确保视频会议安全的 4 种方法

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小型企业的视频会议安全

现在专业界发现自己几乎完全在线,现在是再次强调网络安全对中小型企业的重要性的好时机。急于数字化工作流程和程序可能导致一些决策者选择最直接的消费级工具来保持业务连续性。

为什么会有安全和隐私问题?

然而,尚未彻底审查的解决方案可能存在潜在的安全和隐私问题。考虑到企业必须以闪电般的速度适应居家订单,可能并非所有解决方案都放在显微镜下。

SparkleComm视频会议软件

SparkleComm视频会议软件可能属于这一类。成千上万的人转向免费工具来填补协作和沟通的空白。但与此同时,如果企业依赖具有安全漏洞的视频会议软件,他们的运营、数据和员工可能会面临风险。

中小企业在视频会议平台上保护隐私的 4 大技巧

以下是运行安全视频聊天和选择正确解决方案以提高远程劳动力生产力的一些技巧 - 更重要的是,确保安全和保护隐私。

1) 控制邀请对象

巨魔无处不在,他们可能针对您的业务。不隶属于贵公司的人员可能会在网上进行一些破坏活动,如果他们以某种方式获得了 URL 或会议邀请链接,则会中断您的会议。它们会令人讨厌;在最坏的情况下,他们可能会向您发送带有仇恨信息和破坏性、侮辱性行为的垃圾邮件。

然而,您可以控制住巨魔。确保您邀请参加会议的任何人都是已知的员工、客户或经过验证的第三方。建议所有这些参与者不要共享会议链接。此外,请确保在开始后锁定您的视频聊天,以便只有获得批准的受邀者才能加入。

锁定视频会议是内部会议的一个问题,但对于外部参与工作更是如此。如果您正在举办公共网络研讨会并且没有采取这些预防措施,您的会议进程可能会出轨。这可能会导致多种后果,其中最重要的是损害您的企业声誉。

2) 利用管理安全选项

上面的示例是一个警示故事,它强调了拥有强大的管理安全控制对您来说是多么重要。然而,大多数消费级技术将严重缺乏这种能力。如果一个工具确实有这样的功能,它很可能是基本的和有限的。

保持对安全和隐私措施的控制至关重要。大多数免费使用的工具都不够复杂,无法满足您的业务需求。您对安全控制的愿望清单应包括以下方法:

(1)允许用户安全地存储他们的电子邮件地址和姓名,以便他们将来可以快速加入。

(2)要求对所有想要访问该站点的主持人和与会者进行身份验证。

(3)执行各种锁定控制和会议参与者弹出协议。

(4)使主持人能够在预定义参数内自定义会议访问安全性。

(5)允许从公共日历中取消列出会议

(6)控制屏幕共享和录制功能。

(7)在一定时间后自动结束会议,或者如果只剩下一个参加的会议

(8)要求与会者拥有经批准的帐户才能加入。

如果至少没有这些控制措施,您的企业可能在视频会议中实施安全和隐私方面准备不足,从而使您的运营和员工面临风险。

3) 查看隐私政策

该技巧来自联邦贸易委员会,该委员会发布了一份适用于现在依赖视频会议的 SMB 的最佳实践列表。检查隐私政策是 必须的,您真的不应该在没有这样做的情况下继续使用解决方案。

然而,安排应急计划对许多企业来说是一种狂热,审查视频会议工具的隐私政策可能已经被忽视了。如果您假设某个工具以一种方式存储您的数据,但它实际上不符合预期或安全要求,则这可能会导致严重问题。正如 FTC 建议的那样,始终检查SparkleComm会议软件收集的数据类型、使用您的数据的政策以及它是否与任何第三方共享信息。了解思科在开放协作世界中对客户的安全承诺。

4) 专注于加密

选择具有端到端加密的SparkleComm视频会议解决方案是确保您的业务通话和会议安全的唯一真正方法。加密不仅是某些企业的优势,而且对于法律、金融和医疗保健等特定受监管行业的其他企业来说也是强制性的。

该部门缺乏大多数消费级解决方案,而且它们提供的加密远非您业务所需的强大的端到端保护。

提供密码加密、SHA-2 散列和基于网络的录音等功能的工具是安全会议的最佳选择。

在网络会议如何利用分组会议的最佳实践

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任何参加过大型面对面技术会议的人都可能参加过分组会议。这些会议提供了与相对较少的参与者一起讨论想法、提出问题和/或观看演示的机会。

分组讨论活动有助于加深对主题演讲所涵盖主题的理解,从而在有数十或数百名与会者的片面演讲中提供更多互动和其他元素。通常,会议会在会场的不同分组讨论室同时举行多个会议,让与会者有机会选择与他们最相关的会议。

许多活动——以及日常会议和培训——现在都以虚拟方式进行,重要的是要周到地利用SparkleComm视频会议平台的虚拟分组会议来创造引人入胜的体验。让我们看看虚拟分组讨论如何工作以及它们提供的好处。

音频和视频会议解决方案中分组讨论的概述

虚拟分组会议的工作方式与实体分组会议非常相似:它是从大型会议中分离出来的小型会议。也就是说,每个分组会议都是一个独立于主会议的论坛。参与者可以在会话之间移动并根据需要重新加入主会议。

音频或视频会议主持人可能会出于多种目的选择设置分组讨论,包括但不限于:

举办研讨会或演示。在面对面的会议中,实体分组讨论室非常适合为感兴趣的小规模参与者群体举办有针对性的研讨会或演示。虚拟分组讨论非常适用于类似目的。演示者的优势在于能够与相对较小的活动参加者群体进行互动、回答问题并在更加轻松和轻松的氛围中进行协作。

举行简短的侧边栏聊天。也许主要会议的主持人需要与少数与会者私下交谈几分钟,要么在开始时做更多准备,要么在会议中间重新集结。分组会议使这成为可能,而不必跳到一个全新的会议或电话。

组织团队头脑风暴会议。在大型团队会议或培训课程中,您可能希望人们分成较小的分组,共同制定项目战略或共同开展项目。在这些虚拟头脑风暴会议之后,您可以将每个人带回主会议,向整个团队展示他们的想法。

虚拟分组会议允许参与者通过他们在主会议中使用的大多数相同功能进行交流。他们可以利用视频、音频和聊天进行实时协作。

总体而言,分组讨论提供了一种在活动期间促进小组互动并在项目上更有效地协作的方法。现在让我们回答一些与在线分组讨论相关的常见问题。

音频和视频在虚拟分组讨论中如何工作?

SparkleComm中,每个分组会议都在其自己的网络会议中。如果有人在参加主会议然后进入分组讨论,他们的音频将切换到该会话,然后在分组讨论结束时返回到主会议。同样,如果启用了视频,该设置也会在会话之间传输。还可以使用相同的静音和取消静音以及停止和开始视频的控件,从而可以对背景噪音和隐私进行精细控制。

分组讨论中存在哪些角色?

SparkleComm分组讨论中有三个主要角色:主持人、管理员和与会者。三者的权限不同,但都可以在会话期间使用音频、视频和聊天进行通信。

会议主持人或联合主持人如何管理分组会议?

会议主持人可以广泛控制分组会议。他们甚至可以将与会者预先分配到特定的分组会议,以在会议期间节省时间。主持人和管理员也可以:

开始和停止分组讨论
从分组讨论中删除参与者
关闭所有分组讨论
静音和取消静音参与者
重新呼叫参与者

如何每次都获得正确的视频会议设置

当您从一个会议赶到另一个会议时,很容易降低确保您的视频会议设置正确的优先级。但是,为了让您的视频会议最高效,花一些额外的时间来确保一切就绪是值得的。您如何确保每次视频通话都尽可能顺利,并且尽量减少干扰?

顶级视频会议解决方案带有直观的框架和大量工具,可引导您朝着正确的方向前进。在您开始下一次视频会议之前,请查看以下最佳做法。

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  • 互联网连接

现代视频会议发生在云中,通过互联网连接将视频和音频信号转换成数据包,通过可用带宽传输到会议的另一方或多方。如果您没有具有足够带宽的强大、快速的连接,数据包可能会出现瓶颈并被延迟。结果是画面和声音断断续续、滞后并且不能正确同步。

这种“抖动”可以通过稳定的互联网连接来避免,该连接使您可以访问足够的带宽来满足在任何给定时间传输的数据包数量(称为流量)。使用以太网连接或将您的设备靠近 Wi-Fi 路由器以获得最佳效果。将您的互联网计划升级到更高的速度也可能有所帮助。还要寻找一种视频会议解决方案,以适应较低的速度和带宽,最大限度地减少质量损失。

  • 良好的音响设备

虽然您不需要精心设置,但您需要一个合适的音响系统来举办富有成效的会议。理想情况下,这将包括一个带麦克风的耳机。无线或支持蓝牙的耳机可为您提供更多的移动性,并可与一系列连接的设备配合使用以加入通话。

耳机应具有一些降噪功能以帮助您更好地听到其他声音,麦克风应具有非干扰功能以减少反馈或背景噪音。为获得最佳音频,还应考虑采用自身具有强大的背景噪声消除功能的高质量SparkleComm视频会议解决方案。

  • 兼容的连接设备

要主持或加入视频会议,您需要一台台式机、笔记本电脑、平板电脑、智能手机或多合一协作显示器。同样,您需要通过具有足够带宽的稳定连接来访问 Internet,以支持音频和视频。

如果您使用的是台式计算机或笔记本电脑,则可以通过浏览器选项卡或专用应用程序访问会议。如果您使用平板电脑或智能手机,则更有可能使用移动应用程序。可以通过链接或呼入号码和访问代码访问该会议。

  • 合适的背景

由于您将参加视频,请弄清楚您将坐在哪里,然后仔细查看您的背景。使用您的视频会议软件的视频预览功能,确保一切看起来都很专业,并且您在屏幕上的构图很好。

通常最好使用具有最小杂乱的中性墙以避免分心。如果您没有合适的背景,请选择将您周围的空间变成纯色的虚拟背景;微妙的图案;或精致的专业场景。

  • 高质量的相机

虽然您的手机或笔记本电脑可能有内置摄像头,但为了获得最佳效果,请考虑购买单独的高质量网络摄像头或具有出色摄像头的一体式协作显示器。

还要确保您的相机已定位,以便您可以直接查看它而不是向上或向下。还要确保您的工作区光线充足,以便其他人可以清楚地看到您。瞄准均匀照明,避免坐在你身后的灯或窗户,因为这会产生有问题的背光。

  • 直观的视频会议平台

智能的SparkleComm视频会议平台可以帮助您保持会议正常进行、做笔记、会议结束后进行回顾,并跟进会议记录以备将来参考。确保您使用的是高质量、直观的会议平台并利用其提供的所有功能。

寻找具有 AI 驱动功能的解决方案。这些可能包括手势识别、实时翻译或可以在会议期间处理笔记的虚拟助手。还可以考虑利用问答或现场投票来确保听到每个人的声音。此外,探索与其他工具的任何可用集成,以最大限度地提高生产力。

  • 准备好开始视频会议了吗?

一切就绪后,测试您的设置。与几位同事的练习会议可以帮助您确保从视频质量到声音的每个组件都正常工作。熟悉任何可能派上用场的功能,例如文件共享、消息传递和隐藏式字幕。

在仔细检查您的视频会议设置是否准备就绪后,您就可以满怀信心地开会了。研究表明,经常使用视频有明显的好处,因此确保您在视频会议期间能够全力以赴地发挥作用尤为重要。

转向 VoIP,您应该知道什么?

几乎日常生活的每一个元素都受到技术的影响。对于一家公司来说,座机昨天正在成为技术的一个例子。如果您不转向 VoIP,那将是愚蠢的。老式合同和连接固定电话的前期成本通常是相关的。这意味着真正的物有所值很难解锁。今天的公司需要速度、灵活性和可扩展性。转向 VoIP 是实现统一无缝通信的方法之一。切换到 VoIP 总是具有成本效益和无缝连接。

互联网语音协议 (VoIP)是寻求克服旧电信限制的公司的另一种选择。它允许他们利用互联网的力量并消除过时的基础设施限制。

整个行业的公司都在增加对 VoIP 的使用。到 2021 年,全球 VoIP 市场的价值将达到 1400 亿美元。如此多的公司现在转向 VoIP 而不是固定电话系统,这意味着什么?

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什么是网络电话

在转向 VoIP 之前,首先想到的问题是:“什么是 VoIP?我为什么要转向 VoIP?”。VoIP 意味着 IP 语音,这是一种通过互联网进行的电话交谈,比如:SparkleComm。而不是一个世纪以来以多种形式出现的传统PSTN和 ISDN 电话网络。VoIP 代表 IP 语音(互联网协议)。因此,VoIP 从成本到通话质量、可用性、灵活性等方面的优势都是巨大的,尽管这些较旧的技术在此期间已在全球范围内取得成功。公司和消费者都如此迅速地采用了 VoIP,比如:使用SparkleComm产品。以至于今年这些电信服务的领先供应商 BT 已停止为 ISDN 线路提供任何额外订单。

什么是SIP

SIPVoIP 使用的通信技术,通过复杂的网络和 Internet 路由将您与移动设备另一端的人联系起来。[SIP]19 代表会话发起协议。SIP 中继是与组织外部的电话系统交互所必需的,您购买 SIP 线路以允许公司在需要时进行大量并发呼叫。迁移到 VoIP 服务时,建议至少使用两个服务,但也可以根据需要购买额外的服务,以便为系统提供足够的可用性。

切换到 VoIP 后,我是否需要某条线路(如专线)或一家公司来提供可接受的通话质量?

尽管您在使用 VoIP 系统后需要可靠的互联网连接才能正常工作,避免在整个讨论过程中掉线,但您的线路加速并不像您认为的那么重要。绝大多数商业区域的宽带(带宽)连接速度至少为 10 Mbps,上传速度为 3 Mbps。更现实的值是50Mbps的上传和下载速率。每个单一联播所需的带宽(相当于 0.1Mbps)使 VoIP 呼叫具有可接受的质量水平是 100Kbps。显然,公司内外的大部分在线流量都与网络访问、电子邮件和文档传输有关,但由于 VoIP 连接在大多数工作情况下必不可少,因此不需要足够的带宽分配。此外,大多数企业路由器和防火墙都提供 QoS、

转向 VoIP 时,我是否必须购买设备才能接听电话?

通过 VoIP 系统拨打和接听电话并发现满足您需求的最佳解决方案的三种主要方式主要是每个用户使用系统的方式。一种称为SparkleComm软件电话的基于软件的接收器,需要将耳机连接到您的 PC 才能充分发挥其功能,是拨打和接听电话的最实用和最实惠的方式。它由一个程序组成,在每个单独的用户机器上注册了自己唯一的数字用户扩展名。在我们第一次设置期间,用户 ID 使用 VoIP 系统凭据登录到软件客户端。该界面为用户提供了对从呼叫数据传输到呼叫组统计的整个功能范围的访问。一个完全可以工作的 PC 电话。

塑造未来的顶级商业通信趋势 

商业通信的未来是什么?自从电话发明以来,商业通信发展迅速。技术极大地改善了我们的沟通方式。从强大的移动设备的兴起到虚拟会议的主导地位,商业通信下一步将走向何方? 

最近的一项民意调查显示,48% 的员工将至少兼职远程工作。这意味着消息、视频电话服务将在帮助远程和办公室员工保持联系方面发挥更重要的作用。 

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塑造未来的顶级商业通信趋势 

从采用安全可靠的统一通信到有价值的软件集成,未来的主要趋势集中在提高您的工作流程效率,同时提高您的底线。

  利用SparkleComm统一通信的力量

统一通信将继续存在。事实上,2020 年统一通信和协作市场与 2019 年相比增长了29% 以上,达到 472 亿美元。

借助SparkleComm等高级统一通信工具,您可以为所有工作场所的通信(包括消息、视频电话)创建一个有凝聚力的空间。现在,越来越多的公司转向单一供应商来满足其所有业务和通信需求。这不仅可以简化您的工作流程,还可以减轻因处理多个供应商而引起的痛苦和复杂情况,因为多个供应商只会导致麻烦和更高的成本。

提供更轻松的用户体验仍将是未来的重中之重,这就是统一通信是关键的原因。将所有业务通信必需品(消息、视频会议电话、文本和传真)方便地放置在一个应用程序中,让您的团队随时随地保持联系。 

使用 SparkleComm统一通信平台,您可以随时随地处理所有业务通信。您可以在任何设备上轻松通信,并在手机、平板电脑或笔记本电脑之间无缝切换,而不会在登录时摸索或错过节拍。 

例如当一家屡获殊荣的非营利性临终关怀住所,需要一个经济高效的解决方案来让他们完全移动时,SparkleComm统一通信确保他们永远不会遥不可及。SparkleComm的可靠性和成本效益为他们提供了帮助,他们无所不能,提供基础设施、接收消息、直接呼叫,他们永远不会与需要他们的人脱节。

优先考虑可靠性和安全性

关上门意味着谈话是私密的日子已经一去不复返了。无论您是在内部通信还是向外部各方发送敏感的客户和公司数据,您都需要为自己配备可靠和安全的软件。

企业必须使用提供一流可靠性和全面安全性的企业通信系统来武装自己。这应该包括世界一流的监管合规性和最好的网络安全技术。

SparkleComm统一通信确保您的工作场所安全,在我们的架构和流程中建立七层强大的安全性,以保护您的数据和通信免受欺诈和滥用。我们领先的安全认证包括 SOC 3 和 HITRUST,并符合行业要求,例如 HIPAA 和 FINRA。这些确保用户始终按照行业标准安全地操作。