正确处理远程事件的6种方法(一)

在冠状病毒爆发触发主要行业会议的首次取消半年后,很明显,虚拟聚会已成为新的规范。而不是营销的三分之二说,除非有疫苗,他们会避而远之,从现场活动至少到2021年夏天。 

尽管同一调查显示大多数虚拟事件参与者都对该体验感到满意,但不可否认的是,这种新格式存在许多故障和改进的余地。随着一些事件因乏味和重复的内容而绊倒,以及人际交流的尴尬,无疑需要创新和重新定义事件的机会。 

虚拟事件具有很大的价值,即使在大流行后的世界中,虚拟事件也将持续存在。随着行业将注意力转向主要是虚拟聚会,这里有六种使您的虚拟活动更具吸引力和吸引力的策略。

1.使用视频工具促进更好的联网

考虑到对笨拙的虚拟交互的担忧,事件组织者必须利用工具来促进更自然的对话和交流。 

幸运的是,存在各种各样的此类工具(如SparkleComm),包括大多数视频平台上的实时聊天功能,使与会者能够看到其他人在场,并能够邀请其他与会者参加私人聊天或个人虚拟会议室。对会话,聊天或共享内容的评论和一键式情感反应等功能也可以增强社区感,并创建一个充满活力的反馈循环。 

虚拟圆桌会议或分组讨论室,与会者可以在此举行更私密甚至是非正式的聚会,可以促进更深入,协作的讨论和联网,尤其是亲自参加的活动。分组讨论室中的重点网络休息室可以为与会者提供讨论特定主题或兴趣,共享笔记和内容的空间,并在活动后轻松继续进行讨论。提供安排与主题演讲者和其他感兴趣的与会者进行一对一讨论的选项,也可以促进更大的参与度。这些工具可以使虚拟网络更加令人兴奋,并且使与会者更容易访问。

2.通过互动功能创建有意义而难忘的体验

与会者想要做的最后一件事就是感觉自己好像在被动地从沙发或家庭办公室消费视频会议,而没有任何有意义的方式为活动做贡献。更糟糕的是,如果他们觉得自己被迫坐在一系列视频中,然后可以在更舒适的时间轻松观看这些视频。因此,找到增强互动性的方法至关重要-49%的营销人员认为这是成功举办虚拟活动的最重要要素。

现场民意测验,视频中的测验,联合阅览室和现场研讨会都可以使与会者感觉像是虚拟事件或视频会议的活跃参与者,同时也为体验注入了一些急需的乐趣和社交氛围。

减少SaaS(软件即服务)应用程序的碎片化以提高员工效率(二)

2.认识扩大规模的机会    

为了推动技术的整体采用,IT必须与SaaS保持平衡,以使员工能够找到新工具,而又不会失去对IP和其他数据的控制。BYOA(带上您自己的应用程序)对于保持竞争力至关重要,因为它允许团队进行小规模的新技术现场测试,并仅在推动采用和取得成果时才进一步部署。这允许采用源于团队级别的非常特定于功能的技术。  

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无论是选择项目管理应用程序还是自动执行其重复任务之一的简单浏览器扩展程序,大多数员工都可以信任来搜索和评估可改善其工作流程的SaaS解决方案如SparkleComm统一通信即服务。工人了解自己的需求,应该有一些余地来做出改善自己工作经验的决定。敏锐的IT专业人士将认识到有机会在更大的企业中扩展这些解决方案。

在大型组织中,当团队有自己的预算来选择和实施工具时,与IT的良好关系对于保持数据安全和集成至关重要。IT必须扮演确保对应用程序进行网络安全标准,ToS合规性和API兼容性审查的角色。但是,您永远不应成为采用可能会使团队更有效的技术的障碍。管理各种SaaS工具的集成和自动化对于避免碎片化并使关键数据交到需要它的每个人手中至关重要。

3.解锁数据并采用自动化以提高效率

信息孤岛时会发生什么?简而言之,尽管采用了可以提高生产力的软件,但团队的效率却下降了。在大多数组织中,跨部门合作对于成功和敏捷至关重要。市场营销可能具有一些有趣的见解,例如销售团队可以从中受益,或者客户参与度得分可以表明工程团队应该关注哪些项目。

这导致了企业中消息传递的兴起,在数字工作流程中的差距基本上被团队成员相互询问数据或帮助的即时消息所弥补。例如员工采用劳格科技SparkleComm即时通讯系统来完成消息传递。它始于企业社交网络的狂热,而这种狂热让很多通讯公司受益。这些工具非常适合短时间的交互,但是如果没有自动化和工作流管理解决方案,它们最终会增加需要完成的工作。临时完成所有工作后,隐藏的工作,遗漏和压力就会累积。

我们预计在未来的几个月和几年中,自动化将在帮助IT实施和集成多个SaaS工具方面发挥关键作用。例如,SparkleComm统一通信系统通过自动化可重复的流程来提高其创意团队的能力和组织能力,从而能够在其“旅行经历”产品的最后期限之前完成任务。他们遵循一个模板化,半重复性的过程,其中包括网页开发,视频制作等。自动化的这种使用使他们的创意者可以将精力集中在工作的艺术方面,而不是行政方面。

如果每个人都可以在适当的时间轻松访问信息,那么许多公司的前景将更加光明。尽管新的工具和技术可以帮助员工更智能地工作,但如果不将这些工具与公司用来运行其主要功能的更广泛的技术工具集成在一起,则会形成新的数据碎片。一旦IT领导者在支持采用新工具和确保这些技术与其他系统共享数据之间找到平衡,就可以避免分散的情况。

减少SaaS(软件即服务)应用程序的碎片化以提高员工效率(一)

新的工具和技术可以帮助员工更智能地工作,但前提是必须将它们集成在一起并打破数据孤岛。在过去十年中,SaaS工具的激增使业务效率更高。但是,许多公司已经达到了收益递减的点,当组织中部署的解决方案过多导致工作流程分散时,工人花费的无用时间与实际工作一样多,这些时间花在了寻找和汇总信息。

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想想看:一个普通的企业可能会使用900多个云应用程序来管理其流程,而59%的员工表示,过去一年用于工作的工具数量有所增加。结果是完成工作所需的信息分散在多个系统中,而不是存储在单个位置中。

当技术以时间搜索信息,在应用程序之间切换以及跨工具复制信息的形式创建工作和浪费时,其价值便失去了意义。相反,在SaaS时代,应用程序应该(并且可以)是提高工人生产力和效率的基础。这就是为什么IT介入并简化集成过程以减轻它们所促进的生态系统内的分散问题如此重要的原因。  

1.考虑从安装到集成

在德勤关于业务与IT融合的《技术趋势》报告中,分析师描述了CIO(首席信息官)在颠覆性技术和运营挑战不断变化的格局中的未来。德勒的分析师解释说,随着技术改变现有的业务模式,CIO应该“不仅是结缔组织,而且还是与大量IT计划相交的驱动力。”

CIO们发现自己学会处理的举措之一就是远程工作的增长。在劳工统计局报告说,就业人员的22%的人部分或全部在家里完成他们的工作,在2016年,具有高学历的人中,这个数字跳到43%。IT团队不仅要负责确保远程工作人员拥有在家中工作所需的技术,IT还必须确保远程工作不会加剧团队之间的孤岛问题。

当IT人员开始全面查看并配置远程工作人员所使用的系统时,它便清除了集成之路,并最大限度地利用了该技术的优势。为了构建有影响力的解决方案,IT部门应进行对话,深入探讨使用流程,以找出真正的痛点,并真正解决问题的核心,而不是推动采用其他但意义不大的技术。您的目标应该是减轻用户的痛苦,而不是增加新的过程。战略性IT领导者将不仅考虑安装信息技术,还考虑各个部分如何协同工作以同时解决个人,部门和公司范围内的痛点。幸运的是IT人员找到了解决这一痛点的技术方案,至少在通信方面,IT人员可以部署劳格科技SparkleComm统一通信平台,它是一套融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合的通信平台。SparkleComm采用开放式结构,可以灵活的集成应用,可以方便的与现有或者第三方的应用集成,如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。利用SparkleComm统一通信的集成功能,工人再也不必要在多个应用程序之间穿梭,大大节省了时间提高了工作效率。

创业创新如何帮助企业面对COVID-19

破坏性想法可以为组织提供在社会隔离时期维持运营的方法。在因COVID-19爆发而引起的混乱中工作的企业可能会从创业现场中发现一些技术和策略上的安慰。维持某种正常状态的斗争可以扩展到组织的每个部分,大流行病的不断发展的性质使得很难找到一条清晰的道路。

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由于经常受到初创公司创新启发的数字化转型战略,一些企业可能已经开始走上更远程,更虚拟的道路。有些初创公司可以帮助企业找到具有所需技术专长的远程工作者,甚至可以提供SparkleComm在线视频会议课程来提高他们的技术技能。当前的事件可能需要加快这些行动并进一步探索这些资源。

随着越来越多的人被指示在家中工作,许多团队和部门已经转向远程通信资源(例如SparkleComm)进行电话会议,但是对其他需求的支持又如何呢?

在最近的事件发生之前,远程工作已经不是什么秘密了。许多企业倾向于要求大多数员工在公司办公室进行工作,但是远程工作(甚至在隔离区之外)的采用率也在提高,之前做过一项调查,该报告对3,000名具有数字输出角色的专业人员进行了调查,这些专业人员可以远程工作或可以选择远程工作。根据该报告,超过四分之一的受访者为全远程组织工作。此外,有52%的受访者表示他们出差的可能性较小,并认为他们作为偏远地区的工人生产率更高。

创建该报告是为了帮助领导者了解远程工作者,因COVID-19的传播,滚动锁定,隔离和自我隔离已提高了推进远程工作的需求。该报告可以帮助领导者理解偏远地区的工人为什么倾向于对提供这种就业选择的公司表示很高的忠诚度。有一种观念认为,所有远程工作者都是著名的数字游牧民,他们只是想在巴厘岛的海滩上工作。而数据显示,大多数偏远地区的工人都是正常的日常工作。他们只想要自由,自治和灵活性,而不只扮演一个共同的角色。

远程工作工具的改进和可用性的提高使更多的专业人员可以处理几年前可能面临的挑战的任务。十几年前远程工作是一个挑战,因为一些基础设施和技术让人感到痛苦。而现在高带宽解决方案更容易获得,并且诸如SparkleComm统一通信平台可以容纳数百名参与者的视频通话,而这在仅仅五年前就无法想象。

即使您不打算立即雇用远程工作者,建立远程基础架构并实施远程实践也是有意义的。现在每个人都可以看到,您最好开始计划一个人们会拒绝您的工作机会的时间,因为您没有提供这种灵活性。

您需要什么开始在线会议?

现在,由于技术已完全改变了我们的日常生活,因此对许多企业来说,在线管理会议是有益的。特别是,随着许多公司在全球扩张,并提供人们可以自由工作或在家工作的职位,对于许多公司而言,在线进行商务会议至关重要。这些会议允许人们在相距较远的情况下彼此见面,而且这些会议还可以使会议更具生产力,并可以更快地做出决策。

1.平台

首先,需要有一个良好的平台来进行在线会议。如今,您可以在这里拥有多种功能和优势的多种选择。有些可能在一种情况下工作,而另一些可能在其他情况下工作。

某些在线会议平台的目的不同。例如,诸如SparkleComm,MyOwnConference,Join.me和WebEx之类的程序,其中包括所有基本功能。但是其他服务,例如SparkleComm,不仅仅可以进行电话会议,还可以进行视频会议;并且在会议过程中还可以进行录音和录屏。

2.设备

对于每个大师来说,他的工具对于他的工作都是至关重要的。对于此类虚拟事件的组织者来说,高质量的设备至关重要。实际上,它是决定性的组成部分之一。首先,您绝对应该拥有出色的互联网,如果通过电缆连接则更好。

还需要高质量的监视器,网络摄像头和音频设备,例如麦克风和耳机。房间应该光线充足,因为不良的照明会严重损害印象并妨碍适当的感知。根据您要说的内容,最好随身携带笔记本,荧光笔和笔以便记笔记。

3.议程

每个事件都需要一个经过深思熟虑的计划或议程。虚拟会议也不例外。

在开始会议之前,您应该计划会议的日期和确切时间。向您的听众发送消息以提醒和鼓励他们参与将是非常不错的。当前,安排人们在计算机旁坐在办公室的好时机可能会更加困难。

如果您事先计划会议,那就太好了。您所设想的细节越多,您被混淆的机会就越少。让您的参与者知道会议将持续多长时间。计划每个点,每个问题或解决方案。显然,可能存在一些负面反应,几乎在任何会议中都存在。结果,会议将顺利进行,从而产生积极的印象和气氛。

4.高效的演讲

演示还需要高效。它应该引起并引起人们对这些问题的足够的兴趣。如果您要提供某种视觉效果,那么它就必须具有视觉吸引力,这样参与者就不会感到无聊,而是以正确的方式感知信息。

演示视觉对象上不应包含过多的单词,以免使参与者不知所措。每个细节都可能决定结果。颜色,元素排列,口音,字体…对交付的意识和信心…

5.创意思维定势,准备即兴创作

有时,会议的某些部分可能未按计划进行,这很好。这就是为什么任何会议组织者在开始在线会议时都应准备即兴使用的原因。为会议带来新鲜感。开箱即用。不要过多地遵守固定计划。在这种情况下,即使会议将采用与预期不同的路线,也将继续有效地运行。

您还应该有一种创造性的方法,以便可以使参与者保持专注并可以了解需要的内容。此外,情绪是必不可少的。它们就像整个过程中的花椒。如果演示者本人仅对他的发言感兴趣,则可以参与。与那些只用冷淡而过分理性的方式交付的项目相比,对项目充满兴趣的交付项目似乎对听众更具吸引力。

总而言之,在线会议具有挑战性,因为有时没有真正的交流可以解决任何混乱。因此,请花足够的时间进行准备。第一次可能很困难,可能需要进行大量研究。也许您需要一些专家和经验丰富的人士的咨询。是的,很高兴听到来自不同观点的不同意见,并得出自己的结论来发展自己的路线。

您可能会发现很多问题,并克服了许多意想不到的障碍。但是,如果您始终专注于自己的目标,则要抱有积极的态度,并使用所有工具为之服务,那么您在虚拟会议中成功的可能性就更大。