最大限度地发挥 UCS 的优势

数字化转型、在家工作安排、远程办公。我们今天的工作方式甚至与两年前的工作方式不同。它还改变了员工的沟通方式。

员工被许多选择和流程淹没。除了在他们的计算机或智能手机上安装视频电话以启用视频会议之外,他们还使用电子邮件和文件共享服务来协作和共享数据,并花时间打电话给客户和直接下属。好消息是统一通信可以让事情变得更简单。

如果您的公司没有实施统一通信战略的技术或人才,他们可以选择通过云提供的服务。

什么是UCS?

SparkleComm统一通信可帮助企业确保其员工拥有完成工作所需的通信工具。统一通信是一种解决方案,可连接您的数字员工正在使用的各种通信系统,其中包括视频会议、视频通话、语音通信、消息传递、文件共享和协作工具。所有这些服务都可以在一个简化的界面中使用。

可以理解的是,我们现在拥有的众多通信工具将使很多 IT 团队难以实施统一通信解决方案。

根据 Gartner 的说法,SparkleComm统一通信即服务是指您通过云提供会议、消息传递、即时消息传递、移动性、企业电话和业务流程。

使用 UCS,提供商将为您完成统一通信工作。反过来,您与其他客户共享基础架构,但您将能够通过 Web 上的自助服务门户配置、管理和访问报告。

UCS 和企业网络

UCS 可以让您的 IT 团队腾出时间来处理更紧迫的任务,并让您专注于更重要的业务事务。所有这一切同时确保您的员工可以更轻松地访问和使用这些通信工具。

这种即服务模式消除了对更多硬件的需求,例如服务器、IP 语音设备,甚至存储单元。您的员工将能够使用这些解决方案而不会增加您的基础设施负担,即使他们同时这样做。而且,您还可以降低成本,因为您可以在必要时添加或删除用户。

在大多数情况下,一些公司无需自己动手即可获得统一通信功能。

UCS 和其他即服务平台

德勤发现,如今十分之九的公司使用某种软件即服务。大约十分之八的公司分别使用一种平台即服务、基础设施即服务、硬件即服务和网络安全即服务。十分之七的公司使用作为服务提供的其他新兴技术。

47% 的公司表示他们将生产力和协作系统作为服务运行。这些数字表明,UCS 在任何组织中都占有一席之地,而且是至关重要的。它有助于将您的 UCS 工具与您当前使用的其他即服务平台集成。

因此,您需要计划如何更好地管理您的即服务平台,这样您就不必超支。例如,雇用将管理您当前工具的 IT 人员应包括管理 UCS 系统所需的能力。

另一个考虑因素是让您的 UCS 与您正在使用的其他平台一起工作。

例如,如果您目前通过云服务向您提供业务连续性和灾难恢复,您应该确保您的 UCS 是您灾难恢复策略的一部分。

好消息是 UCS,就其本质而言,是有弹性的。它减少了您对自己的资源和基础设施的依赖。如果您使用软件即服务,则可以将 UCS 功能与它们集成。例如,云交付的客户关系管理工具可以通过 UCS 获得更多功能。

UCS 的挑战

UCS 就其优点和优势而言,确实存在一些障碍:

它依赖于互联网连接。如果没有快速的互联网接入,您的统一通信系统将像砖块一样有用。 它需要员工的支持。如果您的员工不使用您的 UCS 工具和服务,那么实施这些解决方案就毫无意义。 它只与您的提供商一样好。您需要确保与可靠且可用的服务提供商合作。他们是否提供培训或拥有响应迅速的技术支持团队? 它应该具有适应性和可扩展性。 您还必须考虑所有即服务平台的共同问题,例如数据所有权和安全性。这些只是您在考虑使用 UCS 提供商时可能会遇到的一些问题。评估您的需求与提供商提供的服务,以选择最适合您业务的提供商。

叫中心解决方案流行的原因

呼叫中心的成功取决于客户满意度、生产力的提高和资源利用率的提高。

SparkleComm呼叫中心解决方案是帮助呼叫中心实现预定义 KPI 的工具之一。全渠道呼叫中心解决方案是新常态,您需要了解它们如何使您的呼叫中心受益。以下是此类呼叫中心软件的主要优点。

简化流程

为了全渠道呼叫SparkleComm中心软件的无缝转型,组织应确保所有影响客户的基本业务方法及其战略决策过程都应经过审查和优化,从而为客户提供优质服务。组织将分析他们的跨部门和部门流程,例如根据最新的折扣和促销优惠更改销售和客户服务部门。完全不同的部门之间的劳动力和目标的一致性可以确保与组织相关的所有人员都具有关于业务流程的相似知识领域。

enter image description here

对客户的定制响应

呼叫中心系统地提供有趣的全渠道客户体验可能是一个巨大的挑战。解决所有客户端查询相同不再起作用。由于不断增加的客户查询,公司应该在提供范围相似的查询的同时提供流畅的体验。大多数决策中心软件仍然增加了孤岛,代理很难与潜在客户进行私人口头交流。

SparkleComm呼叫中心提升客户体验

尽管将精力集中在为电话呼叫准备代理上似乎很自然,但从长远来看,客户服务是自助服务。

使用SparkleComm呼叫中心直接的自助服务选项(而不是电话或电子邮件)来回答简单的客户服务查询也很简单。

SparkleComm呼叫中心自助服务基本上省去了中间人。如果客户能在不缓慢地接管问题和资源的情况下得到他们查询的答案,这将增加您的控制力和他们的满足感。

你知道为什么?因此,我们倾向于期望它是智能的,它不仅仅是一次,但是作为客户 - 我们倾向于寻求一致性。激励客户体验不是一次性的工作,真正的代价在于精致、一致的客户体验。但现实情况是,几乎所有人都会遇到危险的客户体验,只要我们在呼叫中心队列中等待了很长时间,并且仍然因未解决的问题而起飞。这是一种糟糕的体验,会降低品牌的信任度,SparkleComm呼叫中心并最终降低客户的生命周期价值。

可靠运行

多渠道和全渠道商业模式的运营设置之间存在很大差异。转向全渠道呼叫中心模型涉及无缝且一致的安排。组织应确保客户在过渡方法期间不会遇到任何故障。例如——如果客户选择退出社交媒体对话并决定与代理人进行任何对话,那么从一个渠道转移到另一个渠道应该没有问题。代理应该从客户随机离开交互的任何地方准确识别目的,以可获得的信息引导口头交流以提供最佳服务。从一个渠道到复杂渠道的无缝过渡也是组织面临的每一个关键挑战之一。借助云呼叫中心技术,

实施全渠道沟通模式后,组织必须不断发展壮大,才能继续向对手前进。因此,每天与忠实客户和整个拥护者互动通常有助于推动更换策略。此外,通过社交媒体平台和替代活动参与的客户将为目前的安排增加价格。积极倾听和积极主动的客户服务通常有助于改进当前的游戏。

我们 SparkleComm拥有具有智能功能的全渠道呼叫中心软件,名为 AC 智能呼叫中心软件。访问https://www.loogear.com/以了解有关此具有统一通信和许多其他功能的智能呼叫中心软件的更多详细信息。

我们真的需要这个团队会议吗?(三)

我可以跳过哪些团队会议

了解您可以不参加的团队会议与了解您需要召开的会议一样重要。这里有两种类型的会议,改为电子邮件(或聊天消息)几乎是更好的。

enter image description here

状态更新

在办公室环境中,获取任务或项目的状态通常就像在团队成员的办公桌前停下来询问事情进展情况一样简单。但是对于拥有分布式办公室或在家工作政策的大型团队来说,快速面对面的问题是不会发生的。

想要安排会议来检查项目是很诱人的,虽然如果项目特别复杂并且有很多移动部分,这可能会有所帮助,但大多数状态更新可能不需要他们自己的单独会议

如何更换状态更新团队会议

拥有一个协作中心,允许团队成员根据自己的时间提供状态更新。这可能是一个项目管理系统或一个聊天工具(如 SparkleComm即时通讯应用程序),您可以在其中向团队成员发送一条快速消息以进行检查:发送消息而不是开会意味着您的团队不需要停止他们的工作正在告诉你他们在哪里。他们可以提供更新、提出问题,甚至获得快速反馈,如果你觉得你真的有很多话要说的话,还可以安排一次新的团队会议,而不会占用他们一天的大量时间。

信息共享会议

您不需要将每个人都聚集在会议室中作为一个小组阅读幻灯片。如果您所做的只是与您的团队共享信息,您通常可以跳过会议。

除非您共享的信息是机密、敏感或紧迫的,否则为什么不直接向您的团队发送有关新项目、产品、服务甚至只是想法的信息?让他们在自己的时间阅读和吸收内容。

如何取代信息共享会议

考虑您要分享哪些信息以及您需要什么样的反馈或回应。您需要确保内容被吸收和理解,还是您的团队只需要知道它可用?

在共享空间中托管您的信息,您的团队可以在自己的时间查看。如果您需要反馈或想提供问题、疑虑或澄清的渠道,请尝试使用您的团队沟通工具。

同样,这也是SparkleComm统一通信应用程序真正闪耀的地方。您不仅可以向团队发送消息,还可以直接在对话中与他们共享文件。 

我们真的需要这个团队会议吗?(二)

  1. 入职会议

引入新的团队成员通常涉及大量的对话、培训和聚会。你需要熟悉你的新员工,他们需要了解他们在团队(和公司)中的角色。

虽然一些入职任务可以独立完成,但如果没有至少几次面对面(或SparkleComm视频通话)会议,就很难真正欢迎新的团队成员并让他们跟上进度。 

enter image description here

如何在入职时创建更有成效的会议。有一个计划,在每次入职会议之前,无论是一对一还是整个团队,设定一个意图或目标,以便每个人都了解对话的目的。这使您的新员工能够立即了解对他们的期望,以便他们可以专注于正确的材料。此外,它还可以确保您现有的团队做好准备,并且会议可以顺利开始。即使会议的目的只是为了通过破冰相互了解并获得一些乐趣,也要在您的议程中明确说明。

  1. 启动会议

启动一个新项目或开始与新客户合作涉及大量信息,而且通常包括难以在电子邮件或群聊中保留的细微细节或见解。召开真正的启动会议还可以让每个人讨论期望、目标和想法,而不会弄乱提要或为丢失重要信息创造机会。

每个人都可以就他们在新项目中的个人部分提出问题,并且每个人都参加同一个会议,团队和部门可以看到每个人如何适应更大的目标。SparkleComm视频会议的屏幕共享功能在这里非常有用。您可以在讨论项目的同时与其他人分享您的项目、提供状态更新、注释或演示。

如何使启动会议更有成效

提前为每个人提供他们需要的信息。启动会议不应该只是分享信息,它是关于扩展该信息以创建满足期望、提供可交付成果和分配任务的计划。

为避免浪费时间,请在会议开始前向每位会议参与者提供他们需要的所有信息。这意味着爆破议程项目、幻灯片、时间表、图像、模型等。确保给每个人足够的时间来回顾并准备好参加会议

通过取消信息收集会议,每个人都可以提出问题或准备讨论下一次团队会议议程。您可以直接进入下一次每周会议,而无需等待每个人都掌握了速度。

我们真的需要这个团队会议吗?(一)

团队会议可以成为创意和协作的绝佳来源。有时,让整个团队团结在一起可以带来一些最好的工作。每个团队成员离开时都感觉自己很有成就感,就像创造了一些真正有价值的东西。

其他时候,团队会议只不过是一个时间槽。会议参与者感到无聊、困惑,并想知道为什么这不是一封电子邮件?并不总是很清楚哪些会议会很有成效,哪些会很无聊。你可能认为一个话题绝对需要当面讨论,结果却发现真的没有太多可谈的。

enter image description here

仅仅猜测如何召开有效的团队会议并不是一个好策略。召开富有成效的团队会议需要一些思考和计划。继续阅读以了解:

您需要召开哪些团队会议

您可以跳过哪些团队会议

使任何(几乎所有)团队会议变得更好的 4 个技巧

我需要召开哪些团队会议?

并非所有会议都是平等的。如果您决定首先召开会议,您可以选择主持面对面会议、在线会议或群聊。您甚至可以使用非会议替代方案(我们稍后会介绍)。 事实上,如果您当前的团队会议不如您希望的那样有效,您可以尝试以下几种不同的会议形式。

大多数会议都适合一些通用原型。以下是通常会议的三种类型——您不能轻易放弃它们而采用替代方案(例如简单的电子邮件)。

  1. 头脑风暴会议

即使您是一个天生具有创造力的人,创造性工作也可能很困难。当您试图在孤岛中提出新想法时,通常很难取得任何新进展。

这就是头脑风暴会议重要且必要的原因。尽管这些会议通常不像其他会议那样僵化(因此他们可能会觉得他们的效率不高),但只要让想法流动并相互转换想法,最终会产生一些非常棒的团队合作。

如何使头脑风暴会议更有成效

如果您和您的团队参加每个头脑风暴会议,希望提出一个惊人的新想法,那么您就是在为失败做好准备。对结果施加太大压力会扼杀创造力,并导致团队成员因害怕看起来“错误”而保持沉默。

为了使您的头脑风暴会议尽可能富有成效,请让它们保持移动。让人们提出想法并写下每一个想法——即使它显然是行不通的。等到会议结束,跟进并整理“好”和“坏”的想法。头脑风暴会议的重点不是确定结果,而是让想法流动起来。

您可以相对轻松地作为一个团队进行头脑风暴,即使团队成员来自不同的国家。有一些很棒的视频会议软件如SparkleComm可以让您进行屏幕共享,这意味着您可以实时查看彼此的工作文档。而且SparkleComm视频会议系统还可以让您的团队在您共享屏幕时实时在文档中进行注释。