如何让您的电话会议更有效率

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就像面对面会议一样,如果远程协作只是一种没有明确目的方式,那么它很快就会成为参与者的时间浪费者。如果您想尊重所有相关方的时间并保持您的业务高效,那么一些电话会议礼仪可以大有帮助。

1、提高电话会议效率,注意时钟,善用每个人的时间

当您安排SparkleComm电话会议时,请设置严格的时间限制并严格遵守。这并不是说电话永远不会或不会偶尔结束,但重要的是要真诚地努力尊重每个人的时间。当电话会议拖延时,人们不仅会失去注意力,而且他们还必须相应地调整其余的日程安排,这可能会导致他们的议程被搁置。保持尊重并注意时钟。

2、有议程、明确的目标和角色期望

议程对于一般会议很重要,但对于SparkleComm电话会议来说绝对是必须的。了解谁在主持会议,在电话会议结束时需要完成什么,以及还有谁在做出贡献,这些都是确保电话会议不会变成一场晦涩难懂的头脑风暴会议的关键因素。这就引出了下一点。

3、保持话题

我们都参加过会议或电话会议,您来谈论一件事,然后出现了一个有趣的观点,该小组想要进一步探索。半个小时后,一行人已经偏离无限远了,会议的初衷却还没有商量。

不要让你的会议被跑题的讨论所劫持。必要时深入探讨要点,但始终牢记会议的基本目标,并明确安排围绕沿途出现的其他主题的讨论。

4、介绍所有参与者是良好的电话会议礼仪

电话会议的一个尴尬方面是无法看到参与者。如果在会议开始前不介绍通话中的每个人,可能很难跟上谁在线谁不在。

通过在通话开始前进行介绍并正确识别通话中的每个人,消除在会议中以第三人称提及某人的可能性,以及与不认识的人通话时的尴尬。

5、使用屏幕共享应用程序提高电话会议效率

当您引用文档时,最好使用屏幕共享应用程序,这样每个人都可以准确地看到您所引用的内容。

6、如果在电话会议期间离开,说明你要离开是很好的电话会议礼仪

SparkleComm电话会议上向您认为在线的人提出问题,却遭到沉默,这是非常令人沮丧的。你不知道他们离开了多久,或者他们是否错过了整个对话。现在,您必须先让他们了解正在发生的事情,然后才能获得他们对该主题的意见。

宣布您何时离开,使通话中的每个人都有机会在您离开之前提出任何最终问题或做出任何最终评论。

7、使用统一通信解决方案来提高电话会议的效率

统一通信解决方案是将业务工具集成到单个通信平台上的商务电话系统,该平台具有用于聊天、会议、状态指示器等的高级应用程序。这些统一通信 (UC) 解决方案使办公室间的通信变得更加容易,并且它们可以极大地帮助进行电话会议。

SparkleComm统一通信如何帮助小型企业提供 24/7 全天候客户服务

没有 IT 团队?没问题。基于云的SparkleComm统一通信的供应商为您管理所有技术。只需使用您的手机、平板电脑或计算机通过 Internet 访问SparkleComm的所有强大功能。真的就是这么简单。 

最新的SparkleComm统一通信技术将电话系统视频会议消息传递结合在一个应用程序中,可帮助您提供所需的服务。它还可以让您和您的团队在工作之外拥有生活。

SparkleComm云统一通信解决方案不仅有效,而且价格实惠。 

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  1. 在基于云的通信解决方案中寻找什么 

如果您正在寻找帮助客户服务的通信解决方案,请考虑以下一些因素:

经验。寻找与许多小企业主合作并了解您的顾虑的供应商。

流动性。随着越来越多的员工在家工作,您的通信系统必须足够灵活以适应远程工作人员。

可靠性。您的通信系统根本无法关闭。好的云通信供应商提供可靠性保证。最好的SparkleComm统一通信将保证他们的系统在 99.999% 的时间内都可以正常运行(这就是所谓的“五个 9”)。

见解。最好的云通信系统可以分析您的团队如何使用它们。例如,这些见解可以帮助您查明客户最常联系您的公司的时间,以便您可以在这些时间增加额外的员工。 

一体化。确保您的通信系统与您在公司使用的其他产品连接。 

安全。您的通信必须是安全的,因为您正在处理客户的个人信息。 

  1. 云通信如何创造工作与生活平衡

整个世界已经迅速转向远程工作。远程工作人员可以为您的企业提供更灵活的工作时间优势,因此您的客户可以在正常工作时间之外联系您的企业。 

然而,虽然远程工作可以为您的客户提供灵活的工作时间,但转移到远程工作人员也可能是一个挑战。您如何确保为客户提供快速响应时间和专业服务? 

把你的手机变成你的办公室。您可以随时选择使用转发到您的手机的企业电话号码。您可以通过桌面电话、计算机和手机拨打和接听电话。

查找允许通过单个应用程序进行电话、视频、消息传递和传真的通信解决方案,例如SparkleComm统一通信。 

确保通信分析可用,以便您可以衡量生产力和评估客户需求。

确保您的解决方案易于使用, 并且具有简单的可自定义设置,就像您的智能手机一样。 

3.尽可能自动化

重要的是要确保当客户与您联系时,他们会找到能够快速解决问题的人。

SparkleComm云统一通信电话系统具有所谓的“路由系统”,可帮助您将客户快速连接到所需的部门。

SparkleComm统一通信解决方案可让您轻松设置电话接听规则以及转接电话。

  4.让客户自助

您的管理工具还应该帮助您制定简单的沟通规则,帮助客户自助,以便您可以专注于更紧急的呼叫。例如,SparkleComm统一通信解决方案,可以在客户呼叫您时轻松设置语音响应菜单。SparkleComm语音响应系统自动接听电话,自动语音为客户提供自助选项,例如查看营业时间。

快速轻松地设置SparkleComm统一通信解决方案 

如果您对笨重的通信系统感到厌倦,为您的公司添加一个新的通信中心似乎令人生畏。使用SparkleComm,您可以在几小时内完成设置,而不是几天。 

SparkleComm统一通信还提供以下机会: 

使用SparkleComm这一个应用程序满足您的所有业务需求(电话、视频、消息和传真)

将您的商务电话与个人电话分开

在几分钟内添加新的位置、线路和团队 

与劳格科技单一供应商合作,简化管理和计费

SparkleComm为您提供经济实惠的解决方案,将您的所有通信需求结合在一个集线器中。SparkleComm轻松处理您的通信,因此您可以花时间发展业务。 

什么是SparkleComm呼叫中心软件,它是如何工作的?

您的电话支持团队是您公司客户和潜在客户的重要联系点。无论他们对产品有疑问还是要求退款,拨打您的商务电话系统的人都希望他们的问题能够迅速得到解决,并提供愉快的客户体验。

不幸的是,太多的组织都在努力有效地处理他们每天接到的大量电话。令人痛苦的漫长等待时间和沮丧、精疲力竭的座席会导致您的客户对他们获得的支持质量不满意,而后果可能对您的底线造成灾难性的影响。根据一项调查,49% 的消费者表示,他们在过去一年中因糟糕的客户服务事件而结束了与公司的关系。

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出于这个原因,许多公司正在转向呼叫中心软件——也称为联络中心软件或呼叫中心解决方案。但究竟什么是呼叫中心软件?呼叫中心解决方案如何工作,您如何找到最适合您组织的呼叫中心软件?我们将在本文下面回答这些问题。

什么是SparkleComm呼叫中心软件?

SparkleComm呼叫中心软件是帮助呼叫中心代理更好地管理通信流程的任何软件应用程序。除了电话,SparkleComm呼叫中心软件还可以帮助管理通过电子邮件、SMS、实时聊天、社交媒体和即时消息传递的客户互动。使用呼叫中心软件可以帮助客户服务团队跟踪并有效响应客户问题,从而提高客户满意度。

SparkleComm呼叫中心软件如何工作?

SparkleComm呼叫中心解决方案是一个集中式平台,可帮助座席监督与客户和潜在客户的持续电话呼叫和其他通信。SparkleComm呼叫中心软件通常与其他主要软件应用程序交互,例如您的客户关系管理 (CRM) 平台或企业资源规划 (ERP) 系统。

组织可以根据其业务需求和目标选择不同的呼叫中心软件功能。SparkleComm呼叫中心解决方案都配备了自动化功能,以节省人工座席大量繁琐的手动工作。例如,自动呼叫分配可以使用交互式语音响应(IVR)技术来确定用户呼叫的原因,然后将他们路由到正确的目的地。

什么是呼入呼出呼叫中心软件?

呼入和呼出联络中心可能需要不同的呼叫中心软件解决方案。这是因为两种类型的呼叫中心都有不同的关注点和可以简化和优化的流程。

SparkleComm呼入呼叫中心软件通常按以下方式工作:

客户的电话号码与现有记录匹配,如果不存在记录则保存。如果记录存在,代理会在接听电话之前获得有关客户的信息。

根据优先级和到达顺序将呼叫置于队列中。座席可以手动接受此呼叫或等待分配。

通话完成后,SparkleComm呼叫中心软件可以自动记录有关交互的详细信息,例如客户的身份、通话时长、讨论的主题等,并将其保存到第三方系统,例如 CRM。

另一方面,SparkleComm呼出呼叫中心软件会生成客户资料供座席呼叫。通话结束后,呼出呼叫中心软件的行为方式与呼入呼叫中心软件大致相同,记录有关呼叫的详细信息并在必要时采取进一步行动,例如自动安排后续行动。

如何开始使用呼叫中心软件

想要开始使用联络中心软件?找到适合您的目标和要求的最佳呼叫中心软件非常重要。一个好主意是使用高度可用、可扩展且易于部署的云联络中心解决方案,您无需承担任何支持或维护义务。

SparkleComm就是一个呼叫中心即服务(CCaaS)软件,适用于您的商务电话系统的基于云的解决方案。SparkleComm呼叫中心软件包含公司改善客户体验所需的所有功能:自动化、自助服务工具、人工智能、劳动力管理、员工协作、数据分析等。我们为金融、医疗保健、媒体、政府、教育、零售等多个行业开发了广泛的呼叫中心解决方案。

准备好了解 SparkleComm如何使您的业务受益了吗?立即与我们联系,讨论您的情况或获取SparkleComm呼叫中心云平台的免费演示。

什么是呼叫中心?

呼叫中心是处理大量商务电话的环境。这些电话通常涉及公司现有或潜在客户。呼叫中心可以处理与客户服务、技术支持、销售、一般查询等有关的电话。

传统上,呼叫中心位于单个物理位置,座席并排坐在办公桌前。然而,数字化的兴起使虚拟呼叫中心成为可能,客户支持团队座席分布在多个分布式位置,甚至在家工作。这种方法使公司能够雇用来自世界各地不同国家和时区的代理的客户支持团队,为客户支持电话提供 24/7 的可用性。

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更重要的是,由于引入SparkleCommVoIP(互联网协议语音)软件,呼叫中心电话不断响起的刻板印象现在已经过时。SparkleCommVoIP 技术是一种基于云的解决方案,它允许客户服务团队通过互联网连接而不是固定电话拨打电话。用户登录到一个中央、标准化的SparkleComm VoIP 界面,允许他们执行呼入和呼出呼叫。

在现代语境中,呼叫中心一词有时会被联络中心取代。尽管这些短语可以互换使用,但它们之间存在细微差别:联络中心可能包括其他形式的支持,以支持通过多种渠道联系的客户,例如电子邮件、实时聊天、网站表单、移动应用程序或社交媒体,这也称为全渠道方法,将多个客户服务运营和沟通渠道结合在一个屋檐下。

呼叫中心有哪四种类型?

每个联络中心都不尽相同——这也意味着每个公司最好的呼叫中心软件都会有所不同。一般来说,呼叫中心可以根据其功能分为几种基本类型。在本节中,我们将讨论您应该了解的四种主要呼叫中心类型。

呼入呼叫中心。

呼入呼叫中心处理来自客户而不是由代理拨打的呼入电话。这意味着呼入呼叫中心倾向于关注客户服务问题。这些电话通常处理以下问题:

产品支持。从帮助安装和开始到退款和换货,产品支持是呼入呼叫中心的基本功能之一。

订单和付款处理。呼叫中心代理可以帮助用户通过电话完成订单,并解决他们的计费、发货或付款处理问题。

技术支援。呼入呼叫中心可以帮助用户处理诸如丢失密码或网站崩溃等技术问题。对于高级查询,代理可以使用呼叫路由将用户发送到专门的 IT 支持台。

呼入呼叫中心的技术包括SparkleComm智能呼叫路由软件,可帮助将用户引导至正确的团队或部门。通过交互式语音响应 (IVR),SparkleComm呼入呼叫中心解决方案可以根据客户的特定查询或问题将客户过滤到不同的队列中。

外呼呼叫中心

相比之下,外呼呼叫中心处理由代理而不是客户或潜在客户拨打的外呼电话。因此,外呼呼叫中心通常由您的业务开发和销售团队的成员组成。这些电话可能会处理以下问题:

销售和潜在客户的产生。对于许多 B2B 公司来说,生成、开发和限定潜在客户是一项必不可少的任务。许多销售团队专门从事冷电话,以识别最有前途的机会并培养它们直到转化。

市场调查。座席可能会拨打外呼电话以执行市场研究,例如客户调查。政治民意调查是另一个众所周知的使用外拨电话进行研究的例子。

筹款和意识。非营利组织可能会使用外呼呼叫中心来筹集资金或提高对特定事业的认识。

客户通知。在某些情况下,公司可能需要拨打外线电话以通知客户有关特定问题的信息,例如产品召回。

这些呼叫中心使用预测拨号器等技术来更好地管理外呼活动。这是一个软件应用程序,它使用智能算法来选择电话号码供座席呼叫。预测拨号器还可以过滤掉忙音和应答机等问题,通过确保座席尽快与真人建立联系来提高呼叫中心的工作效率。

混合呼叫中心

顾名思义,混合呼叫中心处理呼入和呼出电话。使用混合呼叫中心可以帮助座席保持忙碌、最大限度地提高生产力并减少停机时间。但是,使用混合联络中心确实会带来更大的复杂性,因为您将使用更广泛的软件和技术。此外,座席可能需要接受处理各种呼叫的培训。

混合呼叫中心一词有时与混合代理的概念相混淆。混合座席是处理多种形式的客户互动和渠道的呼叫中心员工。尽管混合座席可以同时参与呼入和呼出电话,但他们也可以处理电话以外的渠道上的客户交互,例如聊天、电子邮件、SMS 消息和社交媒体。

因此,并非混合呼叫中心的所有员工都必须是混合座席;有些人可能只专注于呼入或呼出电话。相反,并非所有混合座席都可以在混合呼叫中心工作。例如,有些人可能在处理电话和电子邮件支持的呼入联络中心工作。

自动呼叫中心。

自动化呼叫中心至少使用某种程度的自动化来处理许多呼入(有时是呼出)呼叫。如今,绝大多数联络中心都使用某种程度的自动化。

但是,自动呼叫中心使用的确切类型和自动化程度可能会有很大差异。一些最流行的联络中心自动化形式包括:

自动化交互。呼叫者无需与人工代理交谈,而是可以通过与自动化软件交互来部分或全部解决他们的问题。例如,SparkleComm自动呼叫中心软件可以帮助用户留下语音邮件、查找商店营业时间或位置,或获得其他简单查询的帮助。这可能是人们对自动化联络中心这一术语所设想的最常见的自动化类型。

预测。能够预测联络中心的呼叫数量和类型对于雇用足够的员工并有效处理呼叫量至关重要。预测自动化可以帮助您更好地了解历史数据并预测未来,例如下周四上午 10 点您将接到多少电话。

工作流管理。在处理呼入电话后,座席需要将来电者的身份、通话时长、通话主题以及如何解决通话等信息输入客户关系管理 (CRM) 平台等第三方软件, 自动化工作流管理工具可以捕获并保存这些信息,从而为人工代理节省数小时的繁琐手动工作。

销售和潜在客户的产生。除了呼入联络中心,SparkleComm自动化软件还可以帮助呼出联络中心提高销售和潜在客户生成绩效。例如,销售代理可以创建自动提醒,以跟进有希望的联系,或帮助最近转换的潜在客户开始入职流程。

促进居民和家庭参与长期护理环境

长期居民护理机构有时会因对护理以及与居民和家庭的接触的负面看法而苦苦挣扎。克服这种看法对于您吸引和留住居民以及赢得居民和家庭信任的能力至关重要。

参与长期护理机构的主要挑战

以下是长期护理机构中居民和家庭参与的主要挑战,以及您的机构可以用来通过优化沟通和参与与居民和家庭建立信任的策略。

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  1. 压倒性的设施关系

在医疗机构和长期护理之间移动,居民会遇到很多人。他们与医疗从业人员以及住宿中心的各种工作人员互动。

新人的数量可能会使正在经历重大生活变化的居民不堪重负。尽一切可能使这种过渡尽可能容易。逐步建立这些新的关系可能有助于减轻一些压力。

  1. 面对面访问的障碍

大流行暴露了护理机构在管理居民和家庭成员之间的探视方面面临的严峻挑战。与其他健康环境一样,长期护理机构实施了访客限制,以保护居民和工作人员的健康和安全。

当然,当家人无法见到亲人时,所有相关人员都会感到不便。在某些情况下,他们可能会对护理机构产生负面情绪。 通过启用替代访问方法来缓解由长期护理限制引起的一些问题。例如,提供可靠的SparkleComm统一通信技术,使居民能够进行视觉和口头交流会有所帮助。即使它与亲自访问不同,这种替代方法也可以让家人有时间在一起。当家庭成员不住在设施附近时,SparkleComm统一通信技术特别有用,因为它创造了更多的互动机会。

  1. 居民和家庭对更多定制护理的期望

一些护理机构在协调与居民的关系时使用标准化流程。这种方法被认为更具成本效益和方便,因为它限制了您为满足个人需求而必须投入的时间和资源。

然而,标准化的方法有时也可能显得冷酷无情,这不利于吸引和留住居民。定制护理通常更适合长期参与。这个过程在新居民加入时开始,您与居民会面以了解他们的需求、兴趣和偏好。

例如,食物是人们经常抱怨的住宅生活方面之一。个性化膳食或至少提供满足所有居民需求和兴趣的选择是有帮助的。 对于每个居民来说,居住生活的某些方面是一致的。然而,为居民提供个性化的生活体验表明了他们对他们的福利的真正兴趣。它还有助于您与居民及其家人建立融洽和信任的能力。

  1. 一线员工赋能

在传统的住宿照料模式中,大多数关键决策都是由管理人员和办公室工作人员做出的。然而,这些员工并不是与居民相处时间最多的员工。相反,定期与居民互动的是护士、娱乐协调员、康复提供者、助手和其他一线工作人员。

授权这些一线工作人员做出某些决定或代表居民进行宣传,可以对参与度产生重大影响。它让居民觉得他们有发言权,他们认识和信任的人有能力帮助他们解决出现的需求。家庭成员也更有可能与一线员工互动,因此他们会欣赏这些员工改善亲人体验的能力。

  1. 接受家庭的作用

在某些情况下,长期护理机构很少考虑居民家人参与他们的护理过程。与家人保持距离可能会导致家庭成员的不信任,以及对亲人福祉的有限意识的不满情绪。

设施更有效地接受家庭的角色和参与,只要它对居民有益和可取。除了定期探访外,您还可以让家人参与特殊的日子和活动。

保持家庭参与的另一种方法是通过SparkleComm统一通信平台进行的持续沟通。这种沟通可能采用定期邮件或SparkleComm视频会议的形式。在其中,您可以提供有关设施内正在进行的任何活动、即将到来的时间表以及与设施及其居民相关的任何其他相关项目的更新和信息。

通过SparkleComm 加强居民和家庭的参与

与居民和家庭的接触对于长期护理机构的可行性和成功至关重要。它可以帮助您建立一个对潜在居民有吸引力的快乐社区。它还可以帮助您赢得信任,从而提高您在社区中的声誉。

SparkleComm是基于云的统一通信系统,它非常适合管理您的通信和参与策略。它为您的员工提供跨渠道工具、连接可靠性和一流的安全功能,提供理想的居住体验。