如何改善企业中的虚拟协作

enter image description here2020年初,当COVID-19大流行引发办公室突然外逃时,远程工作人员,他们需要虚拟协作技术,该技术可以反映出他的用户最了解的面对面协作体验。他说:“重要的是,我们有能力支持员工与队友和经理之间建立的人际关系。”

SparkleComm决定部署一个集中的团队协作平台,该平台现在可用于大部分公司通信,文档和工作流。此举极大地促进了远程生产力和参与度。

以下是有关如何改善虚拟协作并充分利用该技术的五个技巧。

1.将您的SparkleComm虚拟协作平台视为工作中心

将协作SparkleComm统一通信平台视为成熟的工作中心而不是独立的消息传递应用程序的组织更有可能看到可衡量的业务收益,例如生产率提高,成本节省和收入增加。为了获得这些胜利,组织必须利用平台的全部功能集并集成第三方应用程序(例如CRM和项目管理软件),以提供更具凝聚力和效率的UX。

将两个或更多个协作工具(例如SparkleComm统一通信)合并到一个工作中心的单供应商策略和应用程序集成,可以实现集中管理,并最大程度地减轻用户负担,以跟上跨多个类似平台的功能和更新。

2.培育虚拟协作文化

任何团队协作工具都只有在员工使用时才起作用,因此,鼓励参与是很重要的。

有关如何改善虚拟协作文化的其他技巧包括以下内容。

3.建立视频规范

SparkleComm视频会议的文化规范因组织而异。在领导层做出有意识的决定并清楚地传达期望。在通话,每个人都打开视频是,因为他们知道我不会参加会议。” “我想见你,我认为我们可以通过这种方式建立更好的联系。”

4.并肩工作

如今的团队协作工具已经走了很长一段路,但仍然很大程度上无法促进在物理办公室中容易进行的计划外对话,同事们可以在那里非正式地就共享项目进行非正式聊天。在SparkleComm视屏通话中可以像在普通办公室中那样进行现成的对话。

在理想的团队协作环境中,技术可以使微妙的工作体验同时逐渐消失在后台。实现这一理想需要一种战略方法。劳格科技SparkleComm统一通信平台能够帮您解决通信相关问题!

办公室中VoIP的三种创新用途

enter image description here数十年来,企业购买电话服务的方式与其他基本服务(例如水电)相同。哪个供应商为您提供了这些服务并没有多大区别。客户关心的只是最终成本。SparkleCommVoIP的出现也没有太大改变,因为许多组织为节省成本而进行的转换比其他任何事情都重要。

但是现在是时候企业将SparkleCommVoIP视为一种竞争优势了。您可以在办公室内以创新的方式部署VoIP,从而在竞争中脱颖而出。SparkleCommVoIP电话服务已不再是一种商品,您可以自定义和个性化它们以适合内部工作流程。

更好的是,您可以使用SparkleCommVoIP作为基础平台来构建智能应用程序。这种灵活性可以以新的方式帮助您的业务工作,而这对于旧式系统而言是不可能的或不切实际的。看一下当今可以在办公室中部署VoIP的三种创新方式:

使用SparkleCommVOIP作为品牌扩展

您上次考虑举行音乐是什么时候?您知道,呼叫者在等待与服务专家交谈时会听到的音乐。语音邮件,节日问候和其他音频接触点呢?每个实例都是在客户眼中巩固您的品牌的另一次机会。

但事实是,大多数小型企业没有时间担心品牌建设。在使用SparkleCommVoIP之前,您还没有办法通过电话建立自己的品牌。大多数VoIP服务为您提供了定制音乐,录音,语音邮件提示等的工具。您可以从数百个样本中进行选择,以选择最能代表您的品牌的样本。您也可以立即将其换出。这有什么用?想象一下您可以根据呼叫者的时间,季节甚至地点来定制录音时的品牌建立机会。

假设您在不同国家/地区拥有客户。每个地区都有自己的假期,节日季节等。因此,来自一个国家/地区的呼叫者将听到适合其所在位置的自定义问候语,而不是对他们毫无意义的随机消息。

虚拟办公室中VOIP的创新使用

很少有组织梦到SparkleCommVoIP可以支持虚拟化的程度。VoIP支持从呼叫转移到同时响铃多个设备的所有功能。您甚至可以为员工复制呼叫中心环境以及所有相关功能,即使他们不在办公室也可以。

现在,许多小型企业认为他们不需要这种高级功能。也许您的员工都不在家工作。但这就是今天的情况,并且将来肯定会改变。想象一下能够从任何位置雇用新员工。您不限于在您的办公室开车距离之内的潜在应聘者。

使用此功能的另一种方法是,如果您在不同的位置都设有办公室。您可以轻松地将员工从一个位置转移到另一个位置,他们可以随身携带他们的电话号码。无需等待新的布线或配置。新员工也不必等待他们的电话号码和线路。您可以在几分钟内通过网络仪表板添加或删除号码!

SparkleCommVOIP和复杂的路由规则

在当前的技术水平上,SparkleCommVoIP支持复杂的路由规则。考虑以下情况,销售人员必须离开办公室进行培训。使用较旧的系统,您可以将来电转移到语音邮件,也可以由其他人来处理客户。对于如何处理单个呼叫,您没有更多选择或精细控制。

在同一情况下,SparkleCommVoIP允许您为传入呼叫设置优先级规则,例如:

如果无人接听,则将来电转移到语音信箱 将经理转接的电话转接到个人手机,但如果是周末或下班时间则不能转接 如果重要客户打来电话,请将呼叫转接到特定的同事,然后将即时消息发送到手机 将转录的语音邮件与原始语音邮件一起作为附件发送到电子邮件收件箱 这些规则可能看起来很复杂,但是VoIP系统现在可以轻松地处理它们。您甚至不需要花费数小时来设置它们,也不需要专家来完成它。大多数托管的VoIP服务允许您使用易于使用的界面来设置这些规则。但是供应商正在努力将该功能推向新的高度。想一想,如果系统足够智能以自行实施这些规则,那么您可以节省所有时间!呼叫者永远不会联系到错误的人,而您的员工在忙碌时也不会受到打扰。

所以你有它。不要只是以相同的旧方式使用SparkleCommVoIP。利用这个机会来重新思考您每天做生意的方式!

您的金融服务需要哪些商务电话系统功能?

沟通是任何企业的生命线。选择适合您通话需求的电话系统可能很困难。那里有很多选择,更不用说数百个供应商了。但是,IP语音(通常称为VoIP)是未来的标准。

起初,企业不想离开其受信任的电话系统。但是在过去的二十年中,IP语音已经表明它比其他任何东西都优越。现在,组织正争先恐后地升级!

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什么是SparkleCommIP语音

让我们摆脱一件事。IP语音不涉及任何特定技术。它是指通过Internet传输的任何语音呼叫。从历史上看,电话使用的PSTN取决于铜线。如今,绝大多数语音呼叫都使用Internet。SparkleCommVoIP最常用的协议是SIP(会话发起协议)。

SparkleCommVOIP的类型

如果您要升级,VoIP通常有两种不同的“风格”。第一种选择是构建自己的基于SIP的系统。这些称为内部VoIP系统,因为硬件物理上位于您办公室的某个位置。您可以控制系统并根据您的特定需求对其进行自定义。

第二种选择是托管VoIP。在这种模式下,受信任的提供商将通过Internet提供电话服务。您无需投资硬件,软件或其他任何东西。尽管您对此类系统的控制较少,但也没有维护,升级成本等麻烦的麻烦。

两种方法都有各自的优缺点。因此,一些组织选择了混合方法。这些系统结合了托管VoIP和基于前提的安装的元素。

为什么您的企业需要SparkleCommVOIP

与传统的基于PSTN的PBX系统相比,基于IP的语音具有许多优势,以至于要永久列出它们。但是主要原因是:

价格 对于一个人或一个家庭来说,座机的成本不是很昂贵。但是大多数企业需要使用通常昂贵的高级功能。这使小型组织处于明显的劣势。但是SparkleCommVoIP的成本远低于现有的任何固定电话服务。在某些情况下,公司可以将电话费用减少多达50%!

高级功能SparkleCommVoIP推出之前,企业电话系统一直处于停滞状态。该领域没有创新发生。IP语音为您带来了众多高级功能。如果您可以想象一个功能,那么某些供应商可能已经在VoIP中实现了它!

PSTN生命周期终止 即使您没有充分考虑这些优点,也有另一个紧迫的理由进行升级。PSTN即将寿终正寝。多个国家/地区的不少提供商已经宣布PSTN的截止日期。对您的公司意味着什么?

在此日期之后,您将无法获得新的电话线路或电话号码。随着越来越多的公司转而使用VoIP,寻找零件进行维修将变得越来越困难。您也不会找到可以修复较旧电话系统的人。

您应该在SparkleCommVOIP电话系统中寻找什么功能?

现在您知道了为什么应该升级,让我们看一下功能。作为一家金融服务公司,您的企业具有独特的通话需求。IP语音的优点在于它灵活且可自定义。这就是为什么各行各业的组织都采用它的原因。

大多数国家对金融服务业的监管相当严格。这意味着您选择的任何电话系统都应符合合规性要求。这些要求通常与数据安全性,隐私性和其他方面有关。

统一沟通 SparkleCommVoIP已经出现了很短的时间,至少与PSTN相比。但是,自首次推出以来,它已取得了突飞猛进的发展。许多组织都使用基于IP的语音作为平台在顶部构建统一的通信套件。

统一沟通是指将不同的渠道整合为一个整体。这意味着员工可以在短信,消息传递,呼叫,视频会议等之间无缝切换。

电话会议 这是任何业务的必备条件,更不用说金融服务公司了。如果您的公司的办公地点分布在多个位置,那么仅此功能便可以为您节省很多钱。您的员工不必出差参加会议。在方便的时间在多个时区的参与者之间建立会议。在您舒适的办公室里与客户会面,完成项目并与合作伙伴合作。没有更多的旅行费用!

自动话务员 曾经有一段时间,企业有接待员将来电转接到正确的人或部门。现在您不必这样做,因为VoIP系统具有此功能。通过自动将呼叫者重定向到合适的人,您可以节省每个人很多时间。

您还可以使用此功能向客户提供有用的信息,例如帐户余额,账单到期日等。服务员可以处理基本查询,腾出代理商来解决更复杂的问题。

移动设备支持 您公司中是否有没有智能手机上班的人?无论您决定使用哪种系统,它都应支持手机和平板电脑。借助多设备铃声之类的其他功能,您的员工不必摆弄三到四个设备。当他们远程工作或旅行时,这是一项必要的功能。

基于Web的界面 这是一项重要功能,可将IP语音与传统PBX系统区分开来。大多数供应商都为用户和管理员提供基于Web的仪表板。您可以设置新用户,修改设置,删除用户和资源,以及需要在此处进行任何其他更改的内容。无需等待技术人员到您的办公室来添加新线。您每次想更改设置时都不需要专家。

高级呼叫路由 这是IP语音擅长的另一个领域。您可以使用VoIP将呼叫路由并转发到另一个国家的多个人,多个设备,整个部门或办公室。对金融服务公司有用的一些方案是:

将来电定向到队列中的多个业务代表 允许员工将多个设备连接到一个号码(台式机,平板电脑和电话) 来电一次响起设备,直到有人接听 轻松将一对一通话转换为视频会议/群组通话 营业时间后将电话转接至其他地点的电话仍然开放 将技术支持请求发送到分组收件箱/语音信箱 其他高级功能 除上述以外,您的公司还可能会发现可视语音邮件和自动转录很有用。您可以记录对话以供以后播放,改善客户体验并遵守法规。大多数VoIP供应商还提供与企业工具(如CRM数据库)的集成。通过基于IP的通信,启用一键式呼叫,从您的网站进行在线呼叫等等。

SparkleCommVOIP语音的好处

从历史上看,商务级电话系统很昂贵。这使它们对任何小型企业来说都是遥不可及的。现在托管的VoIP和IP-PBX使每个人都可以在一个公平的竞争环境中竞争。IP语音将为您提供:

效率和生产力效益 想象一下通过自动化与呼叫相关的过程(如路由和转发)可以节省的时间。您的员工不必浪费时间来管理电话,电子邮件和语音邮件。让他们继续执行更重要的任务。

大多数员工抱怨白天要在不同工具之间切换。这不仅浪费时间,而且打断了他们的思考过程。在截止日期或关键项目上工作时,谁喜欢打扰?通过统一通信和VoIP简化这些工作流程。

隐私权与安全性 作为一家金融服务公司,您需要一个安全的系统并保护您以及您的客户的隐私。即使一家公司认为这没什么大不了的,但政府很可能不会同意您的观点。SparkleCommVoIP系统都会通过Internet发送语音呼叫,这使您容易受到黑客和恶意实体的攻击。因此,您的电话需要与任何其他联网设备相同的保护。

灵活性和可扩展性 曾经不得不更换供应商,但由于合同而不能吗?由于异常高的需求而增加新的生产线,反之亦然?使用传统系统,您必须付费才能做任何事情。如果需要,您无法在几个小时内添加新号码。如果员工从一个办公室搬到另一个办公室,则必须给他们一个新的号码。

IP语音非常灵活,可以扩展您的业务。立即购买所需数量的行和号码。您以后可以随时添加或删除它们。几乎立即配置新行。最好的部分是?VoIP行业不签合同。寻找一个更能满足您需求的供应商?立即切换!

对于金融服务公司而言,可靠且功能丰富的系统不再是奢侈品。这是必须的。多亏了SparkleCommVoIP,现在所有人都可以使用它。升级到IP语音,看看它对您的工作场所有何影响!

选择适合您业务的最佳沟通工具的7个技巧(二)

选择适合您业务的最佳沟通工具的7个技巧

为您的独特业务找到合适的交流工具可能会很困难,但是我们有一些提示可帮助您进行搜索。 

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1.寻找一种多合一的解决方案 

将所有通信需求集中在一个地方(例如文件共享,团队消息传递和视频聊天),可以减少不同应用程序之间的切换。就像劳格科技的SparkleComm统一通信平台那样,它是新一代的融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。 企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS/Android/Windows/macOS),采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议即时消息、文件传递,而不用担心信息遗漏、延迟和误发等,从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

根据最近的研究,员工每天在不同的应用程序之间跳转超过1000次。这种低效率乍看起来似乎很小,但是却加重了时间的浪费,任务的遗失和错误。

简而言之:功能越多越好。 

2.查找整个团队会喜欢的工具

您的团队成员的年龄和技术娴熟程度很有可能导致他们喜欢不同的工具。购买新的通讯工具时,请考虑每个人的能力。干净,简单的平台可提供真正直观的功能,可以极大地促进员工热情地发挥出所有能力。 

较温和的学习曲线对您的团队和业务都有好处。这意味着花在培训和挫败感上的时间更少,而花在进行重要工作上的时间更多。让您对技术不太满意的团队成员参与测试,可能是一个好主意,以确保您找到一种使他们的生活更轻松而不是压力更大的产品。

3.安全是关键

听说过“ Zoombombing ”吗?今年,各种规模的远程团队都了解了安全连接的重要性。如果您的企业处理敏感信息,这将是两倍:思考金融,教育,医疗保健,保险和高科技。

如果保密性对您的团队和客户很重要,请找出您研究的通信工具可提供多少层安全保护。(例如,劳格SparkleComm提供了七层安全性,这似乎很难被击败。)

选择适合您业务的最佳沟通工具的7个技巧(一)

每个人都在谈论远程工作的好处……但是,让我们真正了解一下潜在的陷阱。切换到分布式团队时,可能会遇到一个主要问题:沟通混乱。

当您无法步行到同事的办公桌问问题时,很多翻译可能会迷路。有人可能会在电子邮件中误解您的语气,一项任务可能会完全落空。实际上,根据最近的一份报告,协作和沟通是远程工作人员最大的两个挣扎。

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您需要做的最后一件事是放慢速度,这可能意味着生产力和收入的损失。幸运的是,有负担得起的工具旨在使每个人(无论在哪里工作)都保持密切联系。

在这篇文章中,我们将看:什么是沟通工具,为什么拥有一个沟通工具很重要以及选择适合您业务的最佳沟通工具的7个技巧。

什么是“沟通工具”?

简而言之,通信工具是数字解决方案,可以帮助团队协作并提高工作效率。在工作场所进行交流的方式有很多,所以自然地,市场上有许多服务于不同关键目的的工具。从团队消息传递到SparkleComm视频通话,从项目管理到任务管理,无所不能。

所有这些工具的共同点是,即使您不在同一空间,它们也可以帮助您和您的团队进行实时连接。

为什么沟通工具对企业很重要?

您是否曾经在永无休止的“回复所有人”电子邮件链中迷路?还是有如此多的会议而您无法完成任何工作?

你不是一个人。我们每天在收件箱中挖掘并在不必要的会议上浪费了几个小时,这些会议本来可以是快速的消息或电子邮件。尽管在线交流工具不一定会消除所有电子邮件或会议,但它们可以帮助您更有效地与他人合作。

例如,组消息传递和聊天工具如SparkleComm即时通讯系统使您可以发出快速消息,而项目管理工具则可以帮助雇主监视项目并快速确定任务的优先级。

考虑到这些事实,可以理解为什么有那么多应用程序旨在帮助我们更快地沟通,更好地协作并最终在更少的时间内完成更多的工作,这是可以理解的。

不过,要知道哪种工具最适合您的业务可能仍然很困难。因此,我们编译了以下通讯工具列表。无论您是一家初创业公司,还是经营财富500强的公司,此列表上都有一个适合您需求的解决方案。