视频会议:您企业的6个隐私提示

在社交疏离的当下,公司开始使用视频会议服务来开展业务。这些服务虽然可以帮助您连接,但它们也带来了新的隐私和数据安全风险。在在线主持或参加视频会议之前,请牢记以下提示:

  • 1 采取步骤以确保只有受邀的参与者才能加入您的会议。

人们可能会称其为“通话炸弹”,但这是所有平台的考虑因素:不请自来的人们出现在SparkleComm视频会议上。您的公司可以采取什么措施来降低风险?某些服务允许主持人用密码保护会议。其他人则通过为每个会议或每个参与者提供唯一的ID号来限制访问。

如果您主持定期会议,则大多数服务都允许您为每个会议创建新的密码或ID号。与重用旧凭证相比,该方法更安全,因此应将其作为您员工的策略。

  • 2 利用其他工具限制会议的访问权限。

会议服务使主持人可以选择在预期的参与者到达后锁定会议,从而防止其他人加入。为了获得最大程度的控制,主持人可以启用设置,允许他们批准尝试加入的每个参与者。如果需要,您还可以从会议中删除单个用户。

加入会议时,默认情况下,摄像机和麦克风可能处于打开状态。请注意,参加会议后,与会人员可能会看到您并听到您的声音。如果您不想共享声音或视频,SparkleComm视频会议可以让您静音或关闭相机。您可能可以调整默认设置,以便为下一次会议存储您的首选项,或者–根据服务的不同–您可能需要在每次通话开始时调整设置。

  • 3 检查是否正在录制视频会议。

许多服务允许主持人记录会议以供将来参考。该服务应显示一些正在记录的指示器,例如,亮红色的圆圈或“正在记录”一词。但是请记住,即使这些指示没有出现,也可能会记录会议。我们听说过视频会议的报告,这些视频会议是在参与者不知情的情况下在线共享的。最安全的策略是假设您已被记录下来,并且在可能的情况下,避免通过视频会议共享私人信息。

  • 4 共享屏幕之前请多加注意。

大多数服务都具有允许您与小组共享屏幕上显示的内容的功能,例如幻灯片放映。但是在共享屏幕之前,请确保您在屏幕上没有打开的文档,浏览器窗口或您不希望其他人看到的其他东西。某些服务具有允许主机关闭屏幕共享或将其限制用于主机的选项。

  • 5 不要打开意外的视频会议邀请或单击链接。

随着视频会议的兴起,恶意参与者正在发送模仿会议邀请或来自会议服务的其他通信的电子邮件。为了增加真实性,他们可以复制徽标和企业中熟悉的名称的外观。但是,这些链接可能包含病毒或在您的计算机上安装了恶意软件,而不是使您参加会议。

较安全的做法是事先告知您的员工或客户您计划在一定时间内进行电话/视频会议,他们应该收到邀请函,邀请您的名字。如果他们收到了他们没想到的邀请,请告诉他们不要打开邀请,并且绝对不要单击任何链接。另一个有助于阻止视频会议冒名顶替的提示:如果您使用的服务要求您下载应用程序或桌面应用程序。

  • 6 更新您的视频会议软件。

随着安全问题的出现,许多视频会议公司正在使用补丁和修复程序更新其软件。因此,使用改进的版本对您的企业很重要。当然,只接受直接从服务网站进行的更新。

在您的企业中建立首选的视频会议惯例。您的员工正在尽最大努力在困难时期保持生产力。但是,好心的员工可能会通过启用不符合您公司的隐私或安全标准或可能是彻底的恶意软件的视频会议服务,无意中使敏感数据面临风险。与您的团队分享这些技巧,确定公司范围内视频会议的注意事项,并强调在主持或参加视频会议时需要选择更安全的选项。

如果保密性至关重要,则视频会议可能不是最佳选择。没有会议服务可以保证您信息的安全,因此,如果您需要谈论特别敏感的主题,请考虑使用其他方法。

评估企业服务是否会为您的公司和客户提供更大的安全性,而不是向公众提供免费服务。如果您要与医疗保健提供者进行远程会议,请询问专门的远程医疗会议服务,该服务可以包括更多保护信息私密性的措施。

关于VoIP,一切你需要知道的(一)

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我们现在打电话的方式与过去有很大的不同。今天,你可以简单地使用互联网通过IP (VoIP)进行交流,它让你能够通过互联网连接打电话,让你享受数字化语音传输的好处。

IP电话是什么?

IP语音通常被称为IP电话互联网电话。它是一种技术系统,与传统的ISDN不同,它使用IP连接连接到宽带,这为通过互联网进行语音通信铺平了道路。“IP”代表互联网协议,这是构成通过互联网进行连接的基础网络协议。每个联网设备都有自己的IP地址,数据可以通过这个IP地址在终端设备之间来回发送。

VoIP是如何工作的?

VoIP不使用传统的电话网络。相反,电话通过DSL路由器或支持VoIP的电缆调制解调器连接宽带。在后台发生的过程可以分为三个步骤:声音被转换(你的VoIP应用程序将音频信号数字化。)——数据传输(组成一个电话的大量数据包通过互联网传输。)——解密数据(一旦数据到达目标目的地,它被转换回语音。)

如何使用IP电话

从传统的ISDN电话到VoIP的转变是简单而直接的。在大多数情况下,你甚至不需要一个新设备。它就像这样简单:

网络连接 IP电话需要有足够带宽的互联网连接。你可以在大约100 Kbit/s的情况下获得优异的语音质量。然而,由于你的Internet连接通常用于各种应用程序,我们建议你使用更高的带宽。

兼容的硬件 你需要一个合适的设备来使用VoIP。然而,在大多数情况下,没有必要购买新的硬件。你通常可以使用你的个人电脑,笔记本电脑或智能手机通过VoIP打电话。

VoIP提供商 你在选择合适的供应商时应该考虑:数据保护、可靠性、功能范围等等,如果你不知道该如何选择,不如试试SparkleComm

如何在硬件上使用VoIP

网络电话通常在有良好网络连接的地方工作,而且你还需要正确的硬件。我们将向你介绍如何用你常用的硬件使用IP电话:

通过你的电脑 你需要连接宽带和准备一个被称为软电话的合适的程序,比如SparkleComm。你的电脑也应该配备一个麦克风和扬声器。如果你经常打电话,耳机会给你带来额外的便利。

通过模拟电话 你也可以用你的旧手机来利用新技术。模拟电话适配器(ATA)或ISDN电话适配器允许你连接到DSL调制解调器。适配器将模拟电话信号转换成数字数据包,然后再次解密。这使你可以在你常用的电话上使用VoIP

通过你的智能手机 像你的电脑一样,你的智能手机也可以使用移动VoIP。有些设备已经预装了IP电话客户端,你可以通过“呼叫设置”->“互联网呼叫设置”->“互联网呼叫(SIP)帐户”来开启此功能。你可以下载一个合适的应用程序,比如SparkleComm。你还需要一个稳定的WiFi连接或至少3G连接,以实现卓越的语音质量。请注意,移动VoIP会大大增加你的移动电话所消耗的电量。

一个优秀的呼叫中心管理者是这样做的(三)

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11.平衡工作流程以满足需求

如果你的团队太大,可能会没有足够的工作量让每个人都有事可做。如果你的团队太小,又有可能每个人分到的工作都很多。作为管理者,你的工作就是平衡工作流程和团队规模,以满足你的业务需求。所以时刻关注员工的业务水平是至关重要的,这样你就能预测在任何情况下你需要多少团队成员。SparkleComm可以帮助你检查每天/每周/每月/每年的呼叫量、每日/每周/每月/每年的高峰呼叫时间以及团队成员需要多久的间歇时间,这些信息帮助你能够预测呼叫量、计算人员需求、降低人工成本,并创建确保呼叫中心成功运行的工作时间表。

12.了解业务

作为一名呼叫中心的管理者,你必须对部门的各个方面都很了解。比如:团队成员的表现、技术指标、行业的发展、可能出现的问题及其解决办法,甚至延伸到组织战略(业务、公司和职能)的更大问题,以及你的部门如何为公司的成功做出贡献。但仅仅把你自己隔离在你的部门是不够的,即使是能确保它一直100%运转。你的团队不是在真空中运作的,你需要和同伴合作,SparkleComm可以帮助你与其他部门的经理保持视频联系,提高会面频率。

13.技术选择

当客户对你团队的服务感到满意时,他们的忠诚度才会提高。使用SparkleComm,你的呼叫中心团队成员将拥有完整的数据同步和即时的客户信息,从他们接起电话的那一刻,知识库调用、电话录音、多方通话、IVR智能语音应答等等,这些技术支持确保你的团队可以为客户提供最佳的呼叫体验。

14.了解你所在地区的法律

所有呼叫中心都必须遵守法律。作为管理者,你有责任理解这些法律,并确保你的团队遵守所有适用于你的业务的法律。如果你所在的部门要处理的是严格监管的行业,那么你对呼叫中心管理法律的了解就尤为重要,如果你不确定适用于你团队活动的相关法律,请咨询熟悉你所在行业的律师。

15.检查和改进你的呼叫中心管理方式

你的业务是否成功取决于你是否定期检查和改进呼叫中心管理方式。每三个月,检查一下你和你的团队在日常与客户以及彼此之间的交流中使用的流程是否需要改进。这些流程有效吗?或者它们能更好吗?设定一个目标,在接下来的三个月里实现它们。如果某项呼叫中心管理方式将对你的团队工作方式产生重大影响,你甚至可以在六个月到一年的时间内逐步实施它。不断改进你的呼叫中心管理方式,让你的客户得到他们想要的帮助,你的业务才会蓬勃发展。

想要获得更多的资源来帮助你更好地管理你的业务、组织和安排你的团队吗?收藏我们,你每天都能获得不一样的帮助。

为什么客户喜欢数字支持渠道(二)

科技公司加倍关注数字消息解决方案

消费者有各种需求和偏好,这就是为什么电话和电子邮件支持仍然有用的原因。但是,拥抱社交媒体和SparkleComm消息传递应用程序之类的新渠道至关重要,因为数十亿人在此花费大量时间。实际上,拥有八个以上沟通渠道的品牌拥有忠实的客户群,平均净促销值(NPS)为71,而仅在单个支持渠道上提供的品牌的平均净促销值(NPS)为31。

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如果不按客户要求与客户见面,也可能使他们变成“沉默的”客户,他们很难与您联系,因此不太可能提出投诉。但是,他们更有可能在没有警告的情况下将您留给竞争对手。 幸运的是,科技公司使企业可以轻松地与客户进行数字化交互。例如劳格科技推出的SparkleComm统一通信平台,完全实现数字化交互,SparkleComm是新一代的通讯平台,融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。随着科技公司加倍努力构建更好的消费者对企业聊天解决方案,数字支持的重要性只会越来越高。

部署聊天机器人和智能路由功能

社交媒体和消息传递应用程序可能是异步渠道,但客户仍然希望能够迅速得到答复。当您的支持团队睡着了或被大量消息淹没时,这很难实现。解决该问题的一种方法是部署聊天机器人。

这些软件工具通过对话用户界面吸引客户,并收集信息,处理简单查询并将复杂的问题移交给代理。机器人可能会改变客户支持代表的游戏规则,他们必须花费近90%的时间来回答相同的问题并一遍又一遍地解决相同的问题。减轻了这些任务,座席将有更多时间处理复杂问题并提供个性化服务。 希望进一步改善客户服务的公司也可以部署智能路由。这种基于AI的功能可以对传入的消息进行分类,并将它们路由到具有相关技能的代理。例如,如果客户在延迟交货方面遇到问题,则系统会将消息转发给运输团队或负责解决此类查询的代理商。

转变客户服务不必太复杂

客户仅在实体店或通过电话与公司互动的时代已经过去。对于希望利用客户服务作为其竞争优势的公司而言,社交媒体,SparkleComm统一通信应用程序和其他数字工具正变得至关重要。将新的通信平台整合到您的支持操作中也不必太复杂。

通过部署劳格SparkleComm基于云的统一通信解决方案,您可以将客户服务提升到一个全新的水平,并使您的代理能够通过一个界面处理多个数字渠道。此功能和许多其他功能将帮助您削减成本并提高团队的生产力,从而使客户成为忠诚的拥护者。

为什么客户喜欢数字支持渠道(一)

电话和电子邮件还没有死

智能手机和互联网已经改变了我们的交流习惯。我们不再使用电话与朋友和家人保持联系,而是越来越多地转向社交媒体和消息传递应用程序。例如,仅Facebook Messenger的用户每月就向朋友发送超过210亿张照片,而世界各地的各种社交网络拥有超过35亿用户。这些趋势也改变了人们与公司交谈的方式。 

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客户现在希望享受异步交互的乐趣,并希望通过熟悉的应用程序自由地与您的企业联系,而不必考虑排队或办公时间。仅提供电话和电子邮件支持将不再足够。如果人们对该服务不满意,他们会在微博上将其告知他们的朋友,或者在社交媒体上发布负面评论,以供数百万人观看。品牌不能忽视这些数字渠道。口碑影响了83%的人的购买决定,有效的在线支持可以使您的品牌获得积极的影响。

但是,这些变化对客户服务团队的日常工作意味着什么?电话和电子邮件支持真的死了吗?当然不是。

提供电话支持需要付费

超过一半的客户喜欢通过电子邮件,聊天,社交媒体和其他数字渠道与公司联系。但是,那些因诸如付款纠纷或错过交货之类的复杂问题而烦恼的人,更有可能在电话中寻求真人的帮助。他们想与代理人沟通,以解决困扰他们的问题。

由于无法通过在线支持解决问题,许多客户也被迫致电。 但是主要依靠电话是有代价的。座席一次只能与一个人交谈,而其他客户则处于搁置状态,这与社交媒体和SparkleComm统一通信应用程序不同,在SparkleComm统一通信应用程序中,员工可以同时处理多个查询。即使解决社交媒体上的支持问题可能比语音交互便宜六倍之多,这也迫使公司不得不雇用庞大且昂贵的代理劳动力。

而且,客户通常会在数字渠道上开始他们的旅程。他们检查公司的网站,阅读最新信息,然后联系客户服务。与他们所服务的代理商相比,他们中的许多人最终对产品的了解更多,然后他们不得不搁置呼叫者以检查如何解决问题。所有这些都为客户提供了出色的体验。