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3.检查您的设备

准备必要的设备并在会议前进行检查。预先调整并仔细设置麦克风，视频和电话设备，以便在会议期间不会出现操作故障。

对于在线会议，您需要检查业务会议的通信和软件。如果您的会议因技术问题而中断，那将是非常侮辱性的，所以提前解决它们要好得多。我们建议您仅使用经过验证的现代软件进行在线商务会议和会议，例如SparkleComm。

4.完成会议的准备工作

检查所有座位，在桌子上摆放讲义材料，不要忘记书写材料。安排具有桌子上所有参与者姓名的平板电脑。此外，您还需要准备在商务会议期间可能有用的任何其他材料。如果您的办公室安排了会议，请致电并带领您的客人前往会议室。

您和您的合作伙伴应做好准备并为任何谈判选择做好充分准备。有时在谈判中，需要专业专家的参与。然后，有必要在会议之前与他商定所有条件。

5.从商务会议中获益

即使在准备在线会议的阶段，也值得考虑事件发展的可能选择，并设定最低目标和最大目标。通过这种方法，商务会议将毫无意外地举行，并且肯定会带来计划好处。

要进行在线商务会议，您需要现代软件，例如SparkleComm。这是一个现代计划，借助它，您可以在高层次上进行在线会议。SparkleComm统一通信平台提供无限制的高清视频会议，每次视频会议最多可容纳100人，还有许多其他有趣的功能，如共享屏幕、即时消息等等。

在业务会议之后，记录和发送会议的关键结果（包括决策，操作和未解决的问题）非常重要。一旦业务会议结束，就必须在参与者之间分发这些结果，例如，您可以向每个参与者发送后续邮件。在了解上面讨到论的这些商务会议提示后，您可以召开有效且高效的商务会议。

如何召开商务会议？这使许多管理员和项目经理和公司感到担忧。为什么如此关注这个主题呢？因为在任何企业的核心，总是有很多协议，你需要花费大量的资金和资源。

如果您需要举行商务会议，您必须记住，您的活动的成功直接取决于其准备情况。您不应忽视任何重要细节，只有这样您的商务会议才会在最高级别举行。要做到这一点，您需要知道如何组织业务会议并熟悉这5个有用的业务会议技巧。

1.确定会议的日期和时间

首先，您必须为业务会议设置确切的日期。为此，有必要事先通知会议的所有参与者。根据此活动的格式以及您举办活动的形式，可以是电话，口头或书面邀请，可以通过电子邮件发送。如有必要，有必要向所有与会者发送议题，以便进一步讨论，制定条例，主旨发言人和参考材料。

重要的是不要迟到你的商务会议，所以你应该提前到达。如果是在线会议，您还需要准时准备并开始会议。如果是紧急会议，您可以考虑SparkleComm的视频会议，它具有唤醒功能，无论您是否身处何地是否打开了APP，都可以快速加入会议中，不必担心错过重要会议。

2.选择举行商务会议的地方

有必要考虑哪个地方最适合商务会议。一个合适的地方可以是公司的个人会议室或特殊的会议室。确保您的同事当天不举行商务会议。会议的便利选择是您租用的会议室。这种服务由许多酒店，教育机构和商业中心提供。

有时商务会议安排在餐馆和咖啡馆。当少数参与者出席会议时，此选项可能适用。如果您决定将商务谈判与早餐或午餐结合使用或者在晚餐时进行，那么您必须提前在咖啡馆或餐厅预订餐桌。

您想举行商务会议的地方不应该太吵，因为谈判业务很困难。人们希望拒绝选择充满异国情调和奢侈的地方。因此，你应该选择一个古典环境中的地方；您也可以在办公室举行在线商务会议。

从安全角度来看，VoIP是一场噩梦，它结合了IP网络和语音网络的最严重漏洞。但VoIP的安全挑战可以解决。所需要的只是一个计划。

第1步：分而治之。 VoIP安全存在三个主要威胁：身份验证失败，完整性失败和隐私失败。考虑VoIP实施的每一层的所有三个。

第2步：从物理层开始。确保建筑物LAN的完整性。是否有人容易入侵并发起拒绝服务攻击？您想通过单独设计和安全的网络运行VoIP吗？大多数VoIP设备不支持802.1X身份验证标准，但您可能能够执行基于媒体访问控制的安全性 - 即使它看起来很难管理。如果要使用802.11进行VoIP访问，请询问无线供应商有关QoS和漫游要求的信息。

  相关：寻找IBM Verse 第3步：移动到IP层。动态主机配置协议和DNS等服务对您的VoIP网络至关重要。你有没有计划他们的可靠性和安全性？如果用户将通过Internet访问您的VoIP网络，则需要VPN隧道。 IPSec和安全套接字层VPN供应商正在为其产品添加VoIP支持。

在步骤2,3和4之间的某个地方，你必须处理窃听者。企业局域网中的大多数VoIP都不会被加密，这意味着有人可能会同时在您的网络中同时拨打每个电话。确定可以安装水龙头的位置并保护基础设施的这些部分，或出于监管原因安装自己的部分。提示：查看插入入侵检测系统的位置。

第4步：会话层全部是关于身份验证。在某些地方你必须在VoIP网络上注册这些电话。测试部署通常会关闭身份验证，但不要受到诱惑。

第五步：应用层是困难的部分。您的大多数VoIP网络都将在手机上运行，​​这些手机的硬化和安全性都有限。计划他们的失败以及快速升级其中许多失败的需要。

VoIP服务器都将运行通用操作系统，Windows或Unix。你永远会在VoIP应用程序供应商和操作系统供应商之间产生紧张关系，因为VoIP应用程序供应商不希望你接触其经过精心调整的系统，而操作系统供应商会定期发布补丁。如果您梦想通过互联网进行无保护的VoIP连接，那么您不仅要面对巨大的风险，还要与防火墙供应商一起升级，因为它试图获得正确的VoIP代码。仔细考虑失败的可能性是否值得获益 - 并确保收紧你所拥有的最小目标防火墙。

在VoIP安全性方面需要考虑很多事情。每个公司中的一些VoIP是不可避免的，所以现在就开始解决并找出你将如何保护它。

ATA是一种模数转换器。它从传统手机获取模拟信号，并将其转换为数字数据，以便通过互联网传输。你只需打开盒子里的ATA，将手机中通常插入墙壁插座的电缆插入ATA，然后就可以拨打VoIP电话了。某些ATA可能附带加载到主机上的其他软件进行配置; 但无论如何，这是一个非常简单的设置。

IP电话 - 这些专用电话看起来就像普通电话一样，带有听筒，支架和按钮。但IP电话没有标准的RJ-11电话连接器，而是具有RJ-45 以太网连接器。IP电话直接连接到您的路由器，并拥有所需的所有必要硬件和软件来处理IP呼叫。Wi-Fi电话允许订阅呼叫者从任何Wi-Fi热点拨打VoIP电话。

计算机到计算机 - 这当然是使用VoIP的最简单方法。你甚至不需要支付长途电话费。有几家公司提供免费或非常低成本的软件，您可以将其用于此类VoIP。您只需要软件，麦克风，扬声器，声卡和互联网连接，最好是通过有线或DSL调制解调器获得的快速连接。除了正常的每月ISP费用外，无论距离远近，计算机到计算机通话通常都不收费。

大多数消费者都使用下载和安装特定软件进行VoIP呼叫，例如SparkleComm等。这些应用程序可以下载到配备麦克风和扬声器的任何台式机或笔记本电脑上。在SparkleComm中输入所需的帐户凭据后，用户可以拨打或接听电话。

VoIP可以轻松地将标准互联网连接转换或升级为电话设备，您可以从中进行免费电话呼叫。为了让您的工作更轻松，网上可以随时提供大量免费的VoIP软件。因此，人们可以轻松地绕过电话公司并通过他们的电话设备拨打免费的互联网电话。

如果您从未听说过VoIP，请准备好改变您对长途电话的看法。VoIP或互联网协议语音是一种获取模拟音频信号的方法，就像您在电话上讲话时听到的那种，并将其转换为可通过互联网传输的数字数据。

简而言之，该技术允许将模拟音频信号（在手机通话时产生）转换为数字数据。众所周知，数字形式的数据可以通过虚拟互联网顺利传输。

这有用吗？VoIP可以将标准的互联网连接转变为免费拨打电话的方式。这样做的实际结果是，通过使用一些可用于拨打互联网电话的免费VoIP软件，您完全绕过电话公司（及其收费）。SparkleComm不仅能够降低语音通信的月度费用，而且还能够更好地管理企业的工作流程。

VoIP是一项革命性的技术，有可能彻底改造世界的电话系统。最重要的是，VoIP基本上是一个聪明的“重新发明轮子”。VoIP的应用以及这种新兴技术的潜力，这些技术很可能有一天会完全取代传统的电话系统。

关于VoIP的有趣之处在于，不仅有一种方式可以拨打电话。今天常见的有三种不同的VoIP服务：

ATA - 最简单和最常见的方式是使用称为ATA（模拟电话适配器）的设备。ATA允许您将标准电话连接到计算机或Internet连接以用于VoIP。