如何充分利用视频会议并避免团队倦怠

如果您发现您和您的团队在经过一整天的视频会议后筋疲力尽,那么您并不孤单。视频会议倦怠是真实存在的,部分原因是视频要求我们长时间盯着屏幕而没有任何精神上的休息——这是一项繁重的提议。从长远来看,为了让视频通话对您的公司来说不那么累人,而且效率更高,请尝试使用一些基于研究的技巧。

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简化您的视频应用程序

超过60% 的公司报告使用三个或更多视频会议平台,这可能会给您的员工带来不必要的挫败感。考虑使用 UCaaaS(统一通信即服务)平台将您的所有通信整合到一个应用程序中。一个不错的选择是SparkleComm,它提供高清视频、消息、文件共享,甚至电话工具,因此您的员工不必经常在产品之间来回切换。

让团队协作更轻松

没有什么比加入视频会议并在前 10 分钟空闲更令人沮丧的了,因为每个人都没有提前沟通。同样,当人们在 会议后没有保持强有力的沟通时,项目往往会因为信息在电子邮件和文本中分散而停滞。利用一个平台,让您的团队在视频会议之前、期间和之后保持联系,将有助于减少时间浪费和沮丧。同样,SparkleComm在这里是一个不错的选择,因为其创新的“团队连接”工具允许用户创建团队消息组,以便他们可以与团队中的每个人发送消息、共享文件和管理任务。

建立在休息

人类根本不是为了整天盯着显示器而设计的,所以鼓励你的员工休息一下以保持精力充沛。他们可以通过最小化会议窗口并从现实生活中的窗口向外看一点(毕竟可以不盯着屏幕听)来做到这一点。您还可以考虑进行 25 或 50 分钟的会议(而不是标准 30 和 60),让您的团队有足够的时间让他们的眼睛休息。

切换您的平台

请记住,视频并不是召开会议的唯一方式。 如果您的视频会议在下午 4 点召开并且团队精力不足,请让人们选择通过电话拨入。在背靠背视频会议期间保持新鲜感的另一种方法是改变您的 环境。利用灵活的视频平台,让您和团队不单单只能用SparkleComm手机版本进行会议,还可以使用SparkleComm PC版。

避免在会议期间同时处理多项任务

我们都知道在进行视频通话时在其他工作中取得优势是多么诱人。但根据《哈佛商业评论》,多任务处理似乎让您完成了更多的工作,但这并不意味着您的工作效率更高。鼓励您的员工关闭任何选项卡或程序,并在会议期间保持在场。如果您的团队可以避免分心并更有效地吸收信息,则可能意味着他们在后端的工作量会减少。

SparkleComm统一通信推动投资回报率和生产力

作为中小型企业,您可能会发现一天中几乎没有足够的时间来完成所有工作,并且使用标准的本地 PBX 系统,您可能会遇到高昂的电话费和单独的消息服务费用。您的通信堆栈应该推动整个企业的价值,提高您的生产力并提高您的投资回报率——业务成功的关键驱动因素。 

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当您使用SparkleComm将消息、视频和电话解决方案捆绑到一个系统中时,您可以毫不费力地提高生产力、增加投资回报率并降低 TCO:一个应用程序、一张账单、一个供应商、一个解决方案。使用 SparkleComm,您还可以访问高级集成分析门户,以帮助您跟踪绩效。因为SparkleComm统一通信平台,除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS/Android/Windows/macOS),采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递,而不用担心信息遗漏、延迟和误发等,从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

想了解SparkleComm如何帮助提高您的业务的投资回报率和生产力?SparkleComm的中小型企业客户报告说他们的投资回报率和生产力有了可衡量的改进,平均投资回报率为52% ,员工生产力提高了33%。他们的客户满意度也提高了 50%,面对面的会议减少了 50%。当您评估一种新的通信工具时,请确保它可以像SparkleComm统一通信一样提供可衡量的结果。

许多企业通过改用 SparkleComm提高了他们的生产力和投资回报率。他们甚至能够通过利用 CRM 和项目管理平台集成来简化工作流程来提高他们的生产力。 

由于他们的员工能够从任何地方进行通信,他们还能够消除在其所在位置常见的恶劣天气条件下通勤上班所浪费的时间以及扩大实体办公空间的费用。结果,他们的收入增加了 230%。

自从许多小型企业使用SparkleComm统一通信以来,他们的收入翻了一番多。他们已经审查了所有其他因素,看看还有什么可能是负责任的,他们已经将SparkleComm做为主要驱动因素。

中小型企业如何选择最好的电话系统

今天的企业比过去更多地依赖通信系统。部分原因是企业必须对市场变化做出快速反应。另一个原因是远程工作比以往任何时候都更受欢迎。即使是较小的公司现在也拥有分散的员工队伍,这意味着您需要一个可以处理它的电话系统。但是中小型企业要选择最好的电话系统,首先需要了解如何选择合适的供应商。

您知道 VoIP 系统是小型企业的最佳选择,并已决定根据您的需要使用托管 VoIP。然而,许多公司在实施时遇到了问题。在选择供应商时,问题就从一开始就出现了。您选择提供最便宜的计划还是功能最多的计划?毕竟,价格和功能是唯一的考虑因素,对吧?

其实提供商可以建立或破坏您的电话系统。值得多花一点钱来获得更好的支持或响应更快的客户服务团队。在购买托管 VoIP 系统时,需要牢记以下几个因素:

1.价格和功能——您需要在两者之间取得平衡。选择便宜的选择或您能负担得起的最昂贵的计划从来都不是一个好主意。查看您的需求并找到适合您预算的计划。

2.客户和技术支持——在技术领域,问题从来都不是是否会出现,而是何时出现的问题。您实际上肯定会遇到问题,但供应商如何处理问题至关重要。他们有完全了解他们系统的专家吗?他们是否提供多种联系方式?

3.服务保证- 想象一下,如果您的手机在一天中间停止工作几个小时。对于大多数企业主来说,这是一个噩梦般的场景。这就是知名供应商提供服务水平协议以保证一定水平的正常运行时间的原因。如果电话系统离线的时间超过一年中的最小值,他们甚至可以根据条款赔偿您的损失。 

4.软件升级– 您的提供商负责所有更新和升级。始终选择推出新功能以跟上行业标准的提供商。他们应该能够在不影响系统性能的情况下推出更新。

5.安全性——与传统固定电话不同,VoIP 系统更容易受到基于互联网的安全风险的影响。您的供应商应积极努力降低此类风险并保护您的系统。虽然您应该采取措施保护您的网络,但大部分繁重的工作都是由供应商完成的。

您需要什么功能?

VoIP 系统具有大量在适当情况下有用的功能。但是,如果您拥有分散的劳动力,则某些功能至关重要,并且比其他功能更重要。所以这里是你应该寻找的:

能够使用多种设备

大多数远程工作人员会在工作日期间处理多种设备。他们可能有一台(或两台)移动设备、一台笔记本电脑和一台台式机。任何称职的电话系统SparkleComm系统都应该允许员工轻松地在它们之间切换。无论他们身在何处或使用哪种设备,他们都应该能够拨打/接听电话。

灾难恢复和业务连续性

您知道备份对于任何系统都很重要,但业务连续性需要的不仅仅是几个备份。电话系统在您的业务中起着至关重要的作用,需要在任何灾难中继续工作。如果任何紧急情况迫使员工在临时办公室或其家中工作,您的电话系统应该支持它。寻找具有故障安全选项的服务,即您可以在需要时通过备用号码或站点重新路由呼叫。

统一通信

当您可以在一个服务中完成所有操作时,为什么还要强迫员工使用多个不同的语音、视频和文本应用程序?托管SparkleComm VoIP 允许您摆脱竞争应用程序并将通信整合到一个地方。在它们之间切换很容易,您不会因为它在另一个设备/应用程序上而错过客户的某些东西。

高级呼叫管理

当您的员工在多个地点工作时,您如何处理呼叫队列和管理等待时间?任何体面的托管 VoIP 服务都应该允许您使用呼叫转移、保留音乐、自动助理、IVR 和响铃组等功能。使用每个功能可以简化您的流程,将它们一起使用可以使系统更加强大。如果您的目标是确保您不会错过任何客户来电,那么SparkleComm VoIP 系统绝对是您的不二之选。

毫无疑问,托管SparkleComm VoIP 是适用于大多数中小型企业的完美电话系统。致电劳格科技进行SparkleComm的演示,体验它对您办公室的影响吧!

小企业有效混合工作的技巧

经过一年多以来的混合工作,我们已经知道了一些混合工作的利弊,让我们介绍一些小型企业可以避免常见陷阱并成功过渡到混合工作模式的方法:

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  1. 保持沟通

这是有效混合工作的第一条途径。通过为团队成员提供多种沟通渠道来保持他们的联系,并定期进行签到以确保每个人都开心和高效。

SparkleComm视频会议特别有用,而不仅仅是会议。考虑为新手和测验或虚拟的入职和破冰会议,以鼓励远程和办公室工作人员之间的联系。

  1. 获取(并使用)正确的工具

如果他们没有办法这样做,你就不能指望混合团队是有效的。用于沟通、协作和生产力的工具在过去几年里出现了巨大的增长,它们对混合工作场所至关重要。 

根据研究,类似SparkleComm这样的视频会议的使用量增幅最大。与六个月前相比,近三分之一的企业现在对它的看法更积极,五分之二的企业更频繁地使用它。

在一个易于使用的应用程序中使用高清视频会议和强大的团队消息传递。这正是SparkleComm所具备的,SparkleComm统一通信还具有文件共享、任务跟踪和一键翻转视频的功能。

  1. 保持灵活性

尊重人们已经学会以新方式工作的事实,并接受它。灵活的工作时间可能意味着有人留在你的公司还是离开,所以不要迟疑地接受这种文化。

在办公室本身,你可以摆脱传统的布局,创造一个更轻松的工作环境——站立式办公桌和舒适的咖啡休息区怎么样?

  1. 设定双方的期望

明确的指示对于确保办公室内和远程团队都了解他们的工作时间、任务和截止日期至关重要。信任也很重要,如果您要通过时间跟踪或电话监控来监控远程工作人员,请让他们知道并给他们提问的机会。

适用于混合工作和小型企业的最佳软件

好吧,您现在可能已经想通了……SparkleComm统一通信拥有无缝和高效混合工作所需的一切。在一个应用程序中,它为您提供视频、电话、消息传递、文件共享和任务管理,以及大量集成,包括:工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等,甚至可以是是云电话服务。

无论您是在远程工作还是在办公室工作,SparkleComm智能工具都可以让您轻松进行交流和协作。七层安全保护您的数据受到保护,并且凭借 99.999% 的 SLA,您无需担心停机。

混合工作是未来的方式之一,因为它可以让企业和员工两全其美,转型带来了机遇和挑战,希望您将这些见解和技巧放在您的口袋里,您就可以享受混合工作带来的好处。不要忘记联系劳格科技以了解SparkleComm统一通信如何促进您的业务。

确保视频会议安全的 4 种方法

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小型企业的视频会议安全

现在专业界发现自己几乎完全在线,现在是再次强调网络安全对中小型企业的重要性的好时机。急于数字化工作流程和程序可能导致一些决策者选择最直接的消费级工具来保持业务连续性。

为什么会有安全和隐私问题?

然而,尚未彻底审查的解决方案可能存在潜在的安全和隐私问题。考虑到企业必须以闪电般的速度适应居家订单,可能并非所有解决方案都放在显微镜下。

SparkleComm视频会议软件

SparkleComm视频会议软件可能属于这一类。成千上万的人转向免费工具来填补协作和沟通的空白。但与此同时,如果企业依赖具有安全漏洞的视频会议软件,他们的运营、数据和员工可能会面临风险。

中小企业在视频会议平台上保护隐私的 4 大技巧

以下是运行安全视频聊天和选择正确解决方案以提高远程劳动力生产力的一些技巧 - 更重要的是,确保安全和保护隐私。

1) 控制邀请对象

巨魔无处不在,他们可能针对您的业务。不隶属于贵公司的人员可能会在网上进行一些破坏活动,如果他们以某种方式获得了 URL 或会议邀请链接,则会中断您的会议。它们会令人讨厌;在最坏的情况下,他们可能会向您发送带有仇恨信息和破坏性、侮辱性行为的垃圾邮件。

然而,您可以控制住巨魔。确保您邀请参加会议的任何人都是已知的员工、客户或经过验证的第三方。建议所有这些参与者不要共享会议链接。此外,请确保在开始后锁定您的视频聊天,以便只有获得批准的受邀者才能加入。

锁定视频会议是内部会议的一个问题,但对于外部参与工作更是如此。如果您正在举办公共网络研讨会并且没有采取这些预防措施,您的会议进程可能会出轨。这可能会导致多种后果,其中最重要的是损害您的企业声誉。

2) 利用管理安全选项

上面的示例是一个警示故事,它强调了拥有强大的管理安全控制对您来说是多么重要。然而,大多数消费级技术将严重缺乏这种能力。如果一个工具确实有这样的功能,它很可能是基本的和有限的。

保持对安全和隐私措施的控制至关重要。大多数免费使用的工具都不够复杂,无法满足您的业务需求。您对安全控制的愿望清单应包括以下方法:

(1)允许用户安全地存储他们的电子邮件地址和姓名,以便他们将来可以快速加入。

(2)要求对所有想要访问该站点的主持人和与会者进行身份验证。

(3)执行各种锁定控制和会议参与者弹出协议。

(4)使主持人能够在预定义参数内自定义会议访问安全性。

(5)允许从公共日历中取消列出会议

(6)控制屏幕共享和录制功能。

(7)在一定时间后自动结束会议,或者如果只剩下一个参加的会议

(8)要求与会者拥有经批准的帐户才能加入。

如果至少没有这些控制措施,您的企业可能在视频会议中实施安全和隐私方面准备不足,从而使您的运营和员工面临风险。

3) 查看隐私政策

该技巧来自联邦贸易委员会,该委员会发布了一份适用于现在依赖视频会议的 SMB 的最佳实践列表。检查隐私政策是 必须的,您真的不应该在没有这样做的情况下继续使用解决方案。

然而,安排应急计划对许多企业来说是一种狂热,审查视频会议工具的隐私政策可能已经被忽视了。如果您假设某个工具以一种方式存储您的数据,但它实际上不符合预期或安全要求,则这可能会导致严重问题。正如 FTC 建议的那样,始终检查SparkleComm会议软件收集的数据类型、使用您的数据的政策以及它是否与任何第三方共享信息。了解思科在开放协作世界中对客户的安全承诺。

4) 专注于加密

选择具有端到端加密的SparkleComm视频会议解决方案是确保您的业务通话和会议安全的唯一真正方法。加密不仅是某些企业的优势,而且对于法律、金融和医疗保健等特定受监管行业的其他企业来说也是强制性的。

该部门缺乏大多数消费级解决方案,而且它们提供的加密远非您业务所需的强大的端到端保护。

提供密码加密、SHA-2 散列和基于网络的录音等功能的工具是安全会议的最佳选择。