在网络会议如何利用分组会议的最佳实践

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任何参加过大型面对面技术会议的人都可能参加过分组会议。这些会议提供了与相对较少的参与者一起讨论想法、提出问题和/或观看演示的机会。

分组讨论活动有助于加深对主题演讲所涵盖主题的理解,从而在有数十或数百名与会者的片面演讲中提供更多互动和其他元素。通常,会议会在会场的不同分组讨论室同时举行多个会议,让与会者有机会选择与他们最相关的会议。

许多活动——以及日常会议和培训——现在都以虚拟方式进行,重要的是要周到地利用SparkleComm视频会议平台的虚拟分组会议来创造引人入胜的体验。让我们看看虚拟分组讨论如何工作以及它们提供的好处。

音频和视频会议解决方案中分组讨论的概述

虚拟分组会议的工作方式与实体分组会议非常相似:它是从大型会议中分离出来的小型会议。也就是说,每个分组会议都是一个独立于主会议的论坛。参与者可以在会话之间移动并根据需要重新加入主会议。

音频或视频会议主持人可能会出于多种目的选择设置分组讨论,包括但不限于:

举办研讨会或演示。在面对面的会议中,实体分组讨论室非常适合为感兴趣的小规模参与者群体举办有针对性的研讨会或演示。虚拟分组讨论非常适用于类似目的。演示者的优势在于能够与相对较小的活动参加者群体进行互动、回答问题并在更加轻松和轻松的氛围中进行协作。

举行简短的侧边栏聊天。也许主要会议的主持人需要与少数与会者私下交谈几分钟,要么在开始时做更多准备,要么在会议中间重新集结。分组会议使这成为可能,而不必跳到一个全新的会议或电话。

组织团队头脑风暴会议。在大型团队会议或培训课程中,您可能希望人们分成较小的分组,共同制定项目战略或共同开展项目。在这些虚拟头脑风暴会议之后,您可以将每个人带回主会议,向整个团队展示他们的想法。

虚拟分组会议允许参与者通过他们在主会议中使用的大多数相同功能进行交流。他们可以利用视频、音频和聊天进行实时协作。

总体而言,分组讨论提供了一种在活动期间促进小组互动并在项目上更有效地协作的方法。现在让我们回答一些与在线分组讨论相关的常见问题。

音频和视频在虚拟分组讨论中如何工作?

SparkleComm中,每个分组会议都在其自己的网络会议中。如果有人在参加主会议然后进入分组讨论,他们的音频将切换到该会话,然后在分组讨论结束时返回到主会议。同样,如果启用了视频,该设置也会在会话之间传输。还可以使用相同的静音和取消静音以及停止和开始视频的控件,从而可以对背景噪音和隐私进行精细控制。

分组讨论中存在哪些角色?

SparkleComm分组讨论中有三个主要角色:主持人、管理员和与会者。三者的权限不同,但都可以在会话期间使用音频、视频和聊天进行通信。

会议主持人或联合主持人如何管理分组会议?

会议主持人可以广泛控制分组会议。他们甚至可以将与会者预先分配到特定的分组会议,以在会议期间节省时间。主持人和管理员也可以:

开始和停止分组讨论
从分组讨论中删除参与者
关闭所有分组讨论
静音和取消静音参与者
重新呼叫参与者

如何每次都获得正确的视频会议设置

当您从一个会议赶到另一个会议时,很容易降低确保您的视频会议设置正确的优先级。但是,为了让您的视频会议最高效,花一些额外的时间来确保一切就绪是值得的。您如何确保每次视频通话都尽可能顺利,并且尽量减少干扰?

顶级视频会议解决方案带有直观的框架和大量工具,可引导您朝着正确的方向前进。在您开始下一次视频会议之前,请查看以下最佳做法。

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  • 互联网连接

现代视频会议发生在云中,通过互联网连接将视频和音频信号转换成数据包,通过可用带宽传输到会议的另一方或多方。如果您没有具有足够带宽的强大、快速的连接,数据包可能会出现瓶颈并被延迟。结果是画面和声音断断续续、滞后并且不能正确同步。

这种“抖动”可以通过稳定的互联网连接来避免,该连接使您可以访问足够的带宽来满足在任何给定时间传输的数据包数量(称为流量)。使用以太网连接或将您的设备靠近 Wi-Fi 路由器以获得最佳效果。将您的互联网计划升级到更高的速度也可能有所帮助。还要寻找一种视频会议解决方案,以适应较低的速度和带宽,最大限度地减少质量损失。

  • 良好的音响设备

虽然您不需要精心设置,但您需要一个合适的音响系统来举办富有成效的会议。理想情况下,这将包括一个带麦克风的耳机。无线或支持蓝牙的耳机可为您提供更多的移动性,并可与一系列连接的设备配合使用以加入通话。

耳机应具有一些降噪功能以帮助您更好地听到其他声音,麦克风应具有非干扰功能以减少反馈或背景噪音。为获得最佳音频,还应考虑采用自身具有强大的背景噪声消除功能的高质量SparkleComm视频会议解决方案。

  • 兼容的连接设备

要主持或加入视频会议,您需要一台台式机、笔记本电脑、平板电脑、智能手机或多合一协作显示器。同样,您需要通过具有足够带宽的稳定连接来访问 Internet,以支持音频和视频。

如果您使用的是台式计算机或笔记本电脑,则可以通过浏览器选项卡或专用应用程序访问会议。如果您使用平板电脑或智能手机,则更有可能使用移动应用程序。可以通过链接或呼入号码和访问代码访问该会议。

  • 合适的背景

由于您将参加视频,请弄清楚您将坐在哪里,然后仔细查看您的背景。使用您的视频会议软件的视频预览功能,确保一切看起来都很专业,并且您在屏幕上的构图很好。

通常最好使用具有最小杂乱的中性墙以避免分心。如果您没有合适的背景,请选择将您周围的空间变成纯色的虚拟背景;微妙的图案;或精致的专业场景。

  • 高质量的相机

虽然您的手机或笔记本电脑可能有内置摄像头,但为了获得最佳效果,请考虑购买单独的高质量网络摄像头或具有出色摄像头的一体式协作显示器。

还要确保您的相机已定位,以便您可以直接查看它而不是向上或向下。还要确保您的工作区光线充足,以便其他人可以清楚地看到您。瞄准均匀照明,避免坐在你身后的灯或窗户,因为这会产生有问题的背光。

  • 直观的视频会议平台

智能的SparkleComm视频会议平台可以帮助您保持会议正常进行、做笔记、会议结束后进行回顾,并跟进会议记录以备将来参考。确保您使用的是高质量、直观的会议平台并利用其提供的所有功能。

寻找具有 AI 驱动功能的解决方案。这些可能包括手势识别、实时翻译或可以在会议期间处理笔记的虚拟助手。还可以考虑利用问答或现场投票来确保听到每个人的声音。此外,探索与其他工具的任何可用集成,以最大限度地提高生产力。

  • 准备好开始视频会议了吗?

一切就绪后,测试您的设置。与几位同事的练习会议可以帮助您确保从视频质量到声音的每个组件都正常工作。熟悉任何可能派上用场的功能,例如文件共享、消息传递和隐藏式字幕。

在仔细检查您的视频会议设置是否准备就绪后,您就可以满怀信心地开会了。研究表明,经常使用视频有明显的好处,因此确保您在视频会议期间能够全力以赴地发挥作用尤为重要。

转向 VoIP,您应该知道什么?

几乎日常生活的每一个元素都受到技术的影响。对于一家公司来说,座机昨天正在成为技术的一个例子。如果您不转向 VoIP,那将是愚蠢的。老式合同和连接固定电话的前期成本通常是相关的。这意味着真正的物有所值很难解锁。今天的公司需要速度、灵活性和可扩展性。转向 VoIP 是实现统一无缝通信的方法之一。切换到 VoIP 总是具有成本效益和无缝连接。

互联网语音协议 (VoIP)是寻求克服旧电信限制的公司的另一种选择。它允许他们利用互联网的力量并消除过时的基础设施限制。

整个行业的公司都在增加对 VoIP 的使用。到 2021 年,全球 VoIP 市场的价值将达到 1400 亿美元。如此多的公司现在转向 VoIP 而不是固定电话系统,这意味着什么?

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什么是网络电话

在转向 VoIP 之前,首先想到的问题是:“什么是 VoIP?我为什么要转向 VoIP?”。VoIP 意味着 IP 语音,这是一种通过互联网进行的电话交谈,比如:SparkleComm。而不是一个世纪以来以多种形式出现的传统PSTN和 ISDN 电话网络。VoIP 代表 IP 语音(互联网协议)。因此,VoIP 从成本到通话质量、可用性、灵活性等方面的优势都是巨大的,尽管这些较旧的技术在此期间已在全球范围内取得成功。公司和消费者都如此迅速地采用了 VoIP,比如:使用SparkleComm产品。以至于今年这些电信服务的领先供应商 BT 已停止为 ISDN 线路提供任何额外订单。

什么是SIP

SIPVoIP 使用的通信技术,通过复杂的网络和 Internet 路由将您与移动设备另一端的人联系起来。[SIP]19 代表会话发起协议。SIP 中继是与组织外部的电话系统交互所必需的,您购买 SIP 线路以允许公司在需要时进行大量并发呼叫。迁移到 VoIP 服务时,建议至少使用两个服务,但也可以根据需要购买额外的服务,以便为系统提供足够的可用性。

切换到 VoIP 后,我是否需要某条线路(如专线)或一家公司来提供可接受的通话质量?

尽管您在使用 VoIP 系统后需要可靠的互联网连接才能正常工作,避免在整个讨论过程中掉线,但您的线路加速并不像您认为的那么重要。绝大多数商业区域的宽带(带宽)连接速度至少为 10 Mbps,上传速度为 3 Mbps。更现实的值是50Mbps的上传和下载速率。每个单一联播所需的带宽(相当于 0.1Mbps)使 VoIP 呼叫具有可接受的质量水平是 100Kbps。显然,公司内外的大部分在线流量都与网络访问、电子邮件和文档传输有关,但由于 VoIP 连接在大多数工作情况下必不可少,因此不需要足够的带宽分配。此外,大多数企业路由器和防火墙都提供 QoS、

转向 VoIP 时,我是否必须购买设备才能接听电话?

通过 VoIP 系统拨打和接听电话并发现满足您需求的最佳解决方案的三种主要方式主要是每个用户使用系统的方式。一种称为SparkleComm软件电话的基于软件的接收器,需要将耳机连接到您的 PC 才能充分发挥其功能,是拨打和接听电话的最实用和最实惠的方式。它由一个程序组成,在每个单独的用户机器上注册了自己唯一的数字用户扩展名。在我们第一次设置期间,用户 ID 使用 VoIP 系统凭据登录到软件客户端。该界面为用户提供了对从呼叫数据传输到呼叫组统计的整个功能范围的访问。一个完全可以工作的 PC 电话。

塑造未来的顶级商业通信趋势 

商业通信的未来是什么?自从电话发明以来,商业通信发展迅速。技术极大地改善了我们的沟通方式。从强大的移动设备的兴起到虚拟会议的主导地位,商业通信下一步将走向何方? 

最近的一项民意调查显示,48% 的员工将至少兼职远程工作。这意味着消息、视频电话服务将在帮助远程和办公室员工保持联系方面发挥更重要的作用。 

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塑造未来的顶级商业通信趋势 

从采用安全可靠的统一通信到有价值的软件集成,未来的主要趋势集中在提高您的工作流程效率,同时提高您的底线。

  利用SparkleComm统一通信的力量

统一通信将继续存在。事实上,2020 年统一通信和协作市场与 2019 年相比增长了29% 以上,达到 472 亿美元。

借助SparkleComm等高级统一通信工具,您可以为所有工作场所的通信(包括消息、视频电话)创建一个有凝聚力的空间。现在,越来越多的公司转向单一供应商来满足其所有业务和通信需求。这不仅可以简化您的工作流程,还可以减轻因处理多个供应商而引起的痛苦和复杂情况,因为多个供应商只会导致麻烦和更高的成本。

提供更轻松的用户体验仍将是未来的重中之重,这就是统一通信是关键的原因。将所有业务通信必需品(消息、视频会议电话、文本和传真)方便地放置在一个应用程序中,让您的团队随时随地保持联系。 

使用 SparkleComm统一通信平台,您可以随时随地处理所有业务通信。您可以在任何设备上轻松通信,并在手机、平板电脑或笔记本电脑之间无缝切换,而不会在登录时摸索或错过节拍。 

例如当一家屡获殊荣的非营利性临终关怀住所,需要一个经济高效的解决方案来让他们完全移动时,SparkleComm统一通信确保他们永远不会遥不可及。SparkleComm的可靠性和成本效益为他们提供了帮助,他们无所不能,提供基础设施、接收消息、直接呼叫,他们永远不会与需要他们的人脱节。

优先考虑可靠性和安全性

关上门意味着谈话是私密的日子已经一去不复返了。无论您是在内部通信还是向外部各方发送敏感的客户和公司数据,您都需要为自己配备可靠和安全的软件。

企业必须使用提供一流可靠性和全面安全性的企业通信系统来武装自己。这应该包括世界一流的监管合规性和最好的网络安全技术。

SparkleComm统一通信确保您的工作场所安全,在我们的架构和流程中建立七层强大的安全性,以保护您的数据和通信免受欺诈和滥用。我们领先的安全认证包括 SOC 3 和 HITRUST,并符合行业要求,例如 HIPAA 和 FINRA。这些确保用户始终按照行业标准安全地操作。

开放平台—客户关怀生态系统的核心

在这个高度连接的时代,数字客户服务需要每天使用各种工具。其中包括 CRM 系统、数字客户交互平台、报告工具、语音工具……所有这些都会生成大量数据,所有这些数据都是独立格式化的。

为了提供最佳的客户体验并优化他们的业务,公司必须能够同步这些数据。在本文中,我们将介绍开放平台如何解决这些连接问题。我们还概述了客户服务部门使用的所有工具以及它们如何相互作用。

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开发互联生态系统的开放平台

通过支持互联工具生态系统的开发,开放平台概念使得应对这些挑战成为可能。通过使用开放 API,开放平台允许工具互连,这意味着它们能够通信和交换数据。因此,提供 API 的任何类型的工具都可以连接到开放平台。也可以将平台集成到另一个界面上。

这种类型的平台非常灵活,可以适应每家公司的特定需求,具体取决于其问题和工具。

客户所见与现实

当客户联系公司时,他们专注于通过沟通渠道与客户服务代理的互动。数字通信渠道,例如SparkleComm消息传递,可以随时通过移动电话联系客户服务代理,这意味着客户不受公司电话工作时间及其交互式语音服务器的限制。这些技术使客户服务交流变得更加容易,并促进了更密切关系的发展。因此,客户可以非常简化地了解客户服务,其中包括2 或 3 个主要块。

然而,现实要复杂得多,并且使用了许多工具来确保有效处理这种交互。其中包括提供交易信息的 CRM 系统、规划所需座席数量的劳动力管理工具、允许座席处理消息的数字交互平台。

断开连接的工具与开放平台:具体示例

一个集成的CRM以获得客户的360°视图

为了更好地说明这些问题和开放平台的价值,让我们看一些良好客户服务情况的例子。通过基于互连工具的存在比较它们,可以更容易地理解开放平台的价值。

想象一下客户需要通过电子邮件联系他的电信运营商的情况。在断开连接的系统中,信息不会在不同工具之间流通。座席通过交互管理平台进行响应,但无法轻松访问存储在 CRM 系统中的信息。为了识别客户,他们将不得不询问诸如他们的合同编号等信息。然后他们将不得不使用不同的界面才能访问客户端的文件。这意味着更长的处理时间,给客户带来更繁重的体验,并给公司带来额外成本。

相反,当工具连接起来时,代理和客户的体验会更加顺畅。CRM 和SparkleComm统一通信数字交互平台之间的集成使得同步交易和对话数据成为可能。这意味着所有必要的信息都可用于将消息定向到正确的座席,从而避免了重新路由呼叫的需要。

此外,客户的身份可以从交换开始就被识别出来。因此,代理不需要通过提出不同的问题来识别客户,并且可以直接访问交易历史和相关合约。这种方法在所有不同的渠道上提供了更流畅的体验。

一个连接的聊天机器人,以确保顺利过渡到代理

在客户关系领域越来越普遍的是与聊天机器人的互动。这种类型的程序为客户提供自动响应。好处包括为客户服务代理腾出时间和24/7 全天候服务。

想象一下,由于 SIM 卡被阻止,客户想要与其电信运营商互动的场景。通过开始与品牌商讨论 Messenger,客户进入与聊天机器人的对话,并被要求描述问题的性质。在提供的选项中,无法选择“我的 SIM 卡被阻止”。因此,客户选择选项“我有另一个问题,”我想与代理交谈“。由于在聊天机器人的范围内没有预见到这个特定问题,后一种选择为客户提供了通过代理通过电话联系以解决他们的问题的机会。

如果我们现在考虑使用SparkleComm开放平台的公司的相同场景:

面对 SIM 卡被阻止的问题,客户在SparkleComm上发起对话。与初始场景相同,客户选择选项“我有另一个问题,我想与座席交谈”。一旦客户单击发送此消息,连接到SparkleComm和聊天机器人的开放式数字交互平台就会检测到“我想与代理交谈”这一短语。由于这种表达方式,开放平台将对话分配给SparkleComm上可用的代理。客户随后会与代理取得联系,无需改变沟通渠道即可获得协助。

在此示例中,该公司决定在SparkleComm上使用聊天机器人来处理特定请求。由于聊天机器人无法处理所有请求,因此提供“重定向到代理”选项很重要。

在第一种情况下,体验运行不顺畅。客户必须使用另一个沟通渠道,这会导致进一步的延迟,并且必须再次解释他们的问题。

在第二种情况下,从聊天机器人到代理的过渡是无缝的:客户端立即被重定向到代理,并且可以使用相同的通信渠道(SparkleComm)继续他的对话。由于与聊天机器人的交流历史已传输给代理,因此后者不必再次询问客户有关其身份或问题的信息。代理直接协助客户并帮助解锁他们的 SIM 卡。

结论

正如这些示例所概述的,互连工具可以提供更加无缝的体验。一些最常见的客户挫折包括等待时间长、需要多次解释问题以及重定向到不同渠道。许多这些挫折的原因是客户服务应用程序之间缺乏连接。

客户在联系公司时,只是希望看到他们的问题得到解决,而不应该依赖于公司的内部流程。通过 API 连接到其他工具,类似SparkleComm统一通信这样的开放平台可帮助公司应对这一挑战。