我们如何在一年的远程工作中保持联系(一)

强调:

我们中的大多数人已经一年多没有见过我们的同事了,但我们仍然像以往一样强烈地合作。

我们文化和技术的变化帮助我们保持联系。

在一年的远程工作中,我们通过以下几种方式使整个公司比以往任何时候都更紧密。

我们用了很多空间来讨论生产力和协作,以及企业如何在远程工作环境中培养这些属性。但我们的生活不仅仅是工作,提高和保持士气以及同事之间的联系感同样重要,它们对员工和整体业务都有相当大的影响。 

enter image description here

我们在过去一年里学到的太多了。就像在许多其他公司一样,2020 年 2 月,我们所有的同事都被派在家工作。一年多后,我们仍然有些同事远离办公室,我们将继续这样做,直到2022 年 1 月。 

我们产品的内在优势

正如其他企业所经历的那样,这种快速转变带来了一些挑战,但我们有一些内在的优势。 

首先,我们实际上是在从任何地方开展工作。我们的SparkleComm统一通信解决方案是专门构建的、可从任何地方访问的解决方案,适用于团队消息传递、视频会议电话。其次,虽然我们的办公室生活蓬勃发展,但我们的许多团队已经在混合基础上工作。我们没有进入大流行感冒。 

但是,远程工作不仅仅是拥有正确的技术。我们必须找到方法来取代我们过去经常进行的联系和随意的对话。 

从表面上看,这些日常互动似乎并不重要,但它们有助于加深同事之间的关系并培养团队合作意识。这反过来又会发展出一种特殊的魔力,这种魔力来自于相互支持和激励的伟人。

这并不总是那么容易。但是今天我们的大多数同事可能会说他们感觉比以往任何时候都更亲近,因为我们的工作反映了这一点。我们如何保持联系?通过工具和文化的结合,可以为其他混合和远程组织提供一些好主意。

首先,让我们来看看让我们保持密切联系的SparkleComm功能:

  1. 视频会议

像许多其他公司一样,我们不得不用视频会议取代很多面对面的接触。如您所料,这包括与我们正在开展的常规业务活动和项目相关的预定会议。 

但是,我们也可以快速切换视频进行非正式的临时聊天,因为没有什么比面对面交谈更合适的了。因为我们不必切换到另一个应用程序来观看视频,SparkleComm使这一切变得简单而流畅。你所要做的就是查找你的同事并点击“视频通话”按钮(如果你已经在用文字聊天,您可以直接启动视频)。您甚至可以直接从“视频”选项卡查看每日会议日程。

  1. SparkleComm调度器

是的,我们经常有很多会议。但是 SparkleComm调度器减轻了管理负担的痛苦。当您在 Microsoft Outlook 中安排会议时,安排程序会处理大量后勤工作,自动将详细信息添加到与会者的SparkleComm帐户。到了开会的时候,大家可以点击立即加入。

  1. 屏幕共享

长期以来,我们一直依靠白板和投影仪等工具在面对面见面时进行视觉协作和分享想法。我们的屏幕共享功能可帮助所有人远程访问同一页面,让您可以选择共享的窗口(并隐藏杂乱的背景)。您甚至可以在共享屏幕上玩得开心、画画和书写,就像亲自面对面一样。

  1. 消息团队   我们的消息传递团队不仅仅是一个聊天应用程序,您还可以在其中跟踪与对话相关的所有消息、文档、照片和其他属性。我们使用团队来跟踪我们所有的项目。我们还将它们用于有趣和基于兴趣的团体,例如我们的SparkleComm兴趣团队,我们在那里分享我们的照片。 

  2. 电话

有时,没有什么比电话更能快速清晰的了(更不用说听到另一个人的声音所带来的所有额外意义和联系了)。SparkleComm也让通过电话连接变得简单,让您只需单击一下,就可以直接从 DM 对话中发起呼叫。

大流行后世界中首席信息官的新角色 (二)

4.重新技能

在具有远见的商业技术模型的掌控下,数字化和自动化技术在大多数商业战略中都将培训和再技能列为重要议题。大流行不仅改变了首席信息官的角色。从员工到IT领导团队,从合作伙伴到副总裁,每个人的未来都有学习曲线。无论是要适应新软件(如SparkleComm统一通信系统),还是要进行低代码应用开发,这些数字学习曲线对于恢复能力都是至关重要的。 

enter image description here

5.财务效率

随着大流行的最初冲击逐渐消退,企业开始实施预算削减。在德勤(Deloitte)进行的研究中,有66%的受访者承认他们的企业正试图在未来12个月内削减成本。这意味着首席信息官必须学会通过部署既能提高效率又能限制成本的业务流程和系统来适应这种财务赤字。 

6.新的CIO角色意味着将敏捷放在首位 

在过去的一年中,我们都知道事情会发生变化。而且它们可以快速变化。敏捷性对于企业生存至关重要。无论是通过改变内部结构,切换产品开发还是引入新政策,企业领导者都需要能够思考。IT是其中必不可少的部分。

在中断期间,CIO做出快速,果断的决策决定成败。为了获得更快的结果,CIO必须优先考虑未来的响应能力和敏捷性,而劳格SparkleComm统一通信平台能提高响应能力,随时保持联系,让企业拒绝中断。

7.优先考虑客户体验

客户期望总是不断变化的,但是这种大流行对我们的客户期望产生了显著影响。在面对面的消费者互动停滞不前的情况下,当今的客户渴望获得个性化,创意性和无缝的在线交流体验。但是,随着新交互的出现,新的问题就产生了,客户发现自己在问“这家公司是否会出售我的个人信息”以及“我的数据安全吗?”

在新技术的推动下,首席信息官们必须将消费者体验作为任何数字转换过程中的关键任务要素,把它放在优先位置。当然,至关重要的是,这不能以牺牲员工的经验为代价,而这是棘手的问题,庆幸的是首席信息官们可以利用SparkleComm统一通信技术来解决它,因为SparkleComm统一通信是高度安全的平台,可以最大程度的保护个人隐私。

首席信息官迈出的重要一步 

该流行病使得人类的技术前进了一大步。对于首席信息官而言,这是巨大的飞跃。首席信息官正在重新定义未来,并且对业务运营越来越看重。劳动世界的运作方式已经发生了真正的好转,这使我们仅向前走了一条路,商业智能的未来在于数字技术。 

这意味着网络安全 解决方案,数据驱动的流程,人工智能和远程数字解决方案正在迅速成为规范。为了促进连续性, 大流行后的CIO必须为未来动员数字化转型计划。 

随着我们进入大流行后世界,IT领导者将成为新的业务领导者,这一点再清楚不过了。CIO的优先事项越来越多地反映了业务优先事项。该CIO的角色是 至关重要的-既要企业转型和生存。 

大流行后世界中首席信息官的新角色 (一)

大流行之后,首席信息官(CIO )的角色发生了巨大变化。到目前为止,CIO (有时是CDO,首席数字官)的角色通常更多地侧重于技术而非业务模型。但是时代在变化,技术领导者和业务领导者的角色比以往任何时候都更加紧密地联系在一起。 自从COVID-19大流行开始以来,已经越来越数字化的业务生态系统已经进入了快速且耗费大量的数字化转型过程。 

今天,技术就是商业。在大流行后的世界里,首席信息官正在做主,并成为高级主管内部的主要声音。  

如今,数字渠道已取代物理平台成为我们的主要通信,协作和交易平台,IT成为了中心舞台。从管理到营销,一个组织的几乎每个方面现在都依赖于数字过程。这意味着CIO正在迅速成为主要的决策者。

在COVID -19大流行之后,CIO的新角色将变得越来越多功能和面向领导。尽管对于某些人来说,这标志着“一生的机会”,但它必然需要很大程度的适应,学习,投入和责任感。 

enter image description here

冠状病毒大流行如何改变了CIO的角色

随着技术对业务运营的重要性日益提高,从资源管理到弹性规划,技能再造和工作场所重塑,以在新的常态下进行长期远程工作,新的挑战不断增加。   1. COVID-19大流行后的卫生管理

COVID-19已将医疗保健推升到每个人的议事日程的最高位置,的确如此,在大流行后的世界中,企业将需要继续优先考虑员工的健康状况。实际上,该过程将越来越以数据为主导。 在短期内,CIO和IT负责人将负责整理和数字化实时关键健康数据(例如对员工的强制性体温测量),以识别和减轻健康风险。 

2.业务连续性的弹性规划

该流行病使我们猝不及防。具有远见卓识的企业在COVID-19爆发之前就开始了数字化转型,具有竞争优势。因此,企业已经强烈提醒了弹性计划的重要性。 

实际上,根据IDG的COVID-19影响研究的一部分进行的研究表明,有49%的IT决策者认为弹性规划有助于他们为当前的健康危机和后续后果做好准备。而这一切的核心就是数字化转型。 

对于CIO而言,数字化转型已成为弹性规划策略的核心。为了确保每个业务战略都具备连续性,尽管遇到了逆境,CIO必须优先考虑有效采用和实施那些可以使业务迅速反弹的技术,如SparkleComm云统一通信技术、AI技术等。这意味着遗留系统和云计算技术将不再存在。 

3.以数字方式转变为远程工作 

该流行病使 CIO们以更加开放的方式进行远程工作,这还会继续。毫不奇怪,这使IT掌控了一切。远程工作的成功在很大程度上取决于技术和可访问性。CIO及其IT团队将负责支持日益庞大的远程员工队伍。 

组织将需要全面数字化。数字化业务需要对诸如SparkleComm这样得基于云统一通信的无缝软件解决方案,先进技术和数据中心进行投资。云优先策略正在推动实现在线业务连续性的方式,并引发了对快速数据迁移流程的日益增长的需求。 

基于云的电话系统的优缺点是什么?(二)

基于云的电话系统缺点

很难否认基于云的电话SparkleComm系统的优势,但是完全通过互联网运行您的商务电话系统也有一些潜在的缺点。

需要更快的网络设备

基于云的电话系统的一个潜在缺点是需要高性能网络设备,如路由器和交换机。

路由器的工作是对网络进行分段、分配 IP 地址和调整网络带宽。较旧的路由器可能与大规模 VoIP 实施不兼容。

Wi-Fi 不能很好地穿过墙壁,随着越来越多的员工使用笔记本电脑和软电话,他们很可能会使用无线连接。如果您的办公室没有进行无线站点审核,您可能会有一些盲点。

需要稳定的互联网连接

如果您的互联网连接失败,将您的电话系统迁移到云端的所有好处都将一无所获。

好消息是可靠的互联网连接是唯一适用的系统要求。在过去的十年中,互联网速度有所提高,其可靠性也有所提高。大多数企业和家庭用户可以使用超过 100 Mbps 的速度并不少见。这可以同时支持 1,000 多个 VoIP 呼叫!

值得庆幸的是,您的云电话服务不会使用大量带宽。您的每条电话线都应具有至少 100 kbps 的可用上传速度。

如果您不确定您的互联网连接有多可靠,您可以参加我们的免费 VoIP 速度测试,看看您的网络是否已准备好进行 VoIP。

如果您的 ISP 出现故障,您可以立即登录到您的仪表板并通过高级呼叫转移直接呼叫手机。如果您没有其他可用的互联网连接,请致电我们的支持团队,我们可以处理这些紧急请求。

可能会出现延迟和抖动

抖动和延迟是您在使用基于SparkleComm时可能会遇到的其他通话质量问题。这只是无线网络的一个自然功能。

以下是电话如何与 VoIP 配合使用。电话被转换为数据包,并通过互联网传输到对方的网络。在这一点上,它被转换回另一端的人听到的音频。

在您的内部网络、ISP 和 VoIP 服务提供商之间,中间有许多服务器。网络抖动和数据包延迟是两个常见的 VoIP 问题。

抖动会导致音频断断续续或呼叫延迟或掉线。测量抖动的 ping 响应的差异。 延迟会导致呼叫者在对话中遇到短暂的延迟或回声。在大多数情况下,它并不明显,但在严重的情况下,它可能会出现问题。

以下是一些您可以尝试解决这些问题的解决方案。

1、检查您的互联网连接并测试您的带宽。 2、尽可能为您的电话和计算机使用以太网连接。 3、考虑启用抖动缓冲,许多 设备已预先启用。

紧急呼叫的位置信息有限

对于大多数人来说,这不会是一个问题。拨打电话时,通过互联网拨打的电话不一定附有准确的位置数据。

当呼叫被转接到紧急呼叫中心(称为 PSAP)时,接线员可能不知道您的位置甚至您的电话号码。默认情况下,呼叫会根据帐户持有人的地址到达最近的 PSAP。

要解决此问题,请更新分配给云电话系统中每条业务电话线的固定地址。当员工在家或不在办公室工作时,您应及时更新。

将电话服务迁移到云端的提示

当公司升级到云时,我们已经看到了相当多的成功 。这可能有点吓人,但只要稍加计划,你就会非常成功。

将您的 办公电话系统迁移到云端将为您带来传统固定电话无法比拟的优势。利大于弊。

基于云的电话系统的优缺点是什么?(一)

基于云的电话系统使用互联网协议语音 (VoIP) 技术来连接电话。它不使用传统技术,如模拟电话线或任何本地硬件。您所需要的只是高速互联网连接。

在云中运行您的电话服务有许多优势,例如降低您的每月商务电话成本并提高远程员工的移动性。

从移动中的小型企业到运营呼叫中心的大型企业,成千上万的企业享受着只有基于云的电话系统才能提供的灵活性和可扩展性 。但它们真的适合所有人吗?

我们对基于云的电话系统的利弊的深入分析应该可以帮助您为您的业务做出最佳决策。

基于云的电话系统优点

我们将首先从在云中运行您公司的电话系统的优势开始。

降低成本

基于云的电话系统比传统的本地电话系统便宜得多。如果您想简化您的通信费用,这是不费吹灰之力的。

为什么成本低这么多?因为云电话系统依赖于您的互联网连接,而传统电话线涉及以下费用:

1、对本地 PBX 的前期投资。 2、经常性维护成本。 3、自动助理、语音邮件转录、呼叫排队等功能的附加组件。 4、现代 VoIP 解决方案实际上可以将您的电话费降低多达 60%。

由于免费的本地号码、免费电话号码和便宜的国际电话,价格可能会降低。传统的固定电话永远不会让您物超所值。

更好的可靠性和性能

您知道吗,即使发生灾难,基于云的电话系统也能帮助您保持业务正常运行?

想想一些超出您控制范围的业务可能出错的事情,例如自然灾害、网络安全攻击,甚至人为错误。

您的企业能否应对这些风险?你的客户会受到什么影响?他们的信息会受到保护吗?本地 PBX 系统的缺点是它依赖于单个位置。这比大多数企业所能承受的风险更大。

相反, 托管 PBX选项依赖于远程数据中心并使用冗余。这意味着,如果一个数据中心出现故障,其他数据中心会继续运行,您的服务将继续不间断地工作。

更快的实施和设置

您的电话系统不应妨碍您的业务发展。

对于传统的电话系统,增长可能既耗时又昂贵。要为每位新员工提供电话号码,您需要添加新的电话线和端口,这可能需要数周时间。这损失了很多生产力。

使用基于云的电话系统,您可以随时扩展您的业务。无论您的公司变化多快,SparkleComm都能让您的所有业务通信保持正常运行。

一旦您设置了虚拟电话系统,您的员工将全天显着提高他们的协作和生产力。

更少的维护

传统的 PBX 不仅设置昂贵,而且需要大量的努力和投资来维护。

传统电话系统至少需要一名或多名专职人员定期维护。这种负担要么落在您忙碌的 IT 员工身上,要么需要您聘请外部承包商。故障和维修会使这变得更加困难。

一个 云PBX系统更具成本效益,因为你的VoIP提供商处理所有的小细节。他们完全在异地管理SparkleComm,这是他们的首要任务。他们会处理出现的任何问题并回答您的任何问题。

顶级云商务电话服务提供商通过提供卓越的客户服务支持他们的解决方案。寻找那些全天候提供实时帮助的人。即使您不需要它,您也会感激他们随时准备提供帮助。

这将使您的 IT 团队腾出时间专注于更重要的工作。

访问强大的呼叫功能

基于云的电话系统将使您能够访问您可能需要的几乎所有 VoIP 功能。一些例子包括:

a.高级呼叫转移 b.自动通话录音 c.语音邮件到电子邮件或文本 d.带有等待音乐的呼叫队列 e.自定义来电显示 f.一键电话会议 g.多级自动客服 h..呼叫分析和日志

这意味着即使在繁忙的季节,您也可以保持优质的客户服务。如果您有 呼叫中心,您可以放心地操作它。

您还可以将您的电话系统与第三方工具(如 CRM 或会计软件)集成。这将帮助您建立一个单一的空间来运行您的业务运营。

最好的部分?出色的服务提供商将允许您添加新功能,而无需硬件更新、复杂的请求或令人困惑的行话。您将能够即时定制您的云电话系统以满足您的任何业务需求。

改善客户体验

您的客户不再需要最低价格的产品。每当他们与您的团队交谈时,他们都渴望获得出色的客户体验。

您的技术不应妨碍提供出色的客户体验。基于云的电话系统具有高效的呼叫路由、高正常运行时间和远程工作的移动性选项,限制了技术缺陷。

轻松支持远程工作

随着今天在家工作变得越来越重要,许多企业已经制定了建立远程劳动力的计划 。带有过时 PBX 系统和笨重布线的传统电话系统已无法满足当今的需求。

远程工作功能开箱即用,无需复杂设置。您的团队可以根据需要使用 VoIP 桌面电话,或者完全跳过它们。或者,您可以让他们下载 商务电话应用程序以启动和运行。这一切都取决于你。

无论情况如何,您团队中的每个人都可以:

保持相同的电话号码,并保持客户和同事可以访问。 使用 VoIP 软电话应用程序拨打和接听电话。 受益于呼叫转移、虚拟语音邮件和通话录音等高级功能。 借助高清语音,清晰地进行通话,通话质量显着 提高。

统一通信

当您的电话系统通过 Internet 工作时,您可以轻松地将所有业务通信集中在一个平台上,而无需干预基础设施和远程办公技术。

该解决方案称为统一通信即服务 ( UCaaS ),包括电话、视频会议、即时消息、电话会议和文件共享。

UCaaS 提高了现场员工和远程团队之间的生产力和协作 。每个人都可以访问他们日常所需的相关通信工具。

基于云的电话系统使员工入职更快,会议更高效。它消除了旧通信系统带来的障碍和孤岛——您可以坐在驾驶座上。