统一通信-即时通讯-视频会议-电话会议-科技新闻及文章

虚拟会议最佳实践

自我介绍

听起来很明显，有时人们需要提醒一下，并不是每个人都熟悉虚拟电话。

尤其是在远程团队中，通过让每个人介绍自己并分享自己的工作（而不是他们正在做的事情-保存状态更新）来启动虚拟会议是个好习惯。

除了介绍外，还可以通过让与会者走动并分享胜利或自上次会议以来发生的积极事情来传播积极态度。发起大型活动，与潜在客户会面或仅完成 任务都可以。

您会发现，在一个组织中，只有一个人不能成就大多数成就。分享这些胜利可以帮助全面提高士气-从右脚开始会议。

注意你的举止

当涉及到时间差异时，总是有可能在凌晨或深夜安排虚拟会议。在这段时间里，会议礼节和举止落在了路旁，所有希望举行富有成效的会议的希望都荡然无存，没有多少咖啡可以节省下来。

提醒自己练习适当的会议礼仪可以使您保持专注和投入，并对参加者表示尊重和考虑。这样做时，您会发现其他人在轮到您发言时也会给予您同样的尊重。请记住一些会议方式：

 - 衣着端庄
 - 准时或早到达
 - 关闭所有不相关的标签或浏览器
 - 不要检查您的电话或电子邮件
 - 在其他人出席时使麦克风静音
 - 切勿进行边际对话
 - 在演示结束时保存问题
 - 谢谢大家的时间

吸引参加者

登录，关闭视频以及从心理上退出虚拟会议（按此顺序）非常容易。但是，关闭视频会使您更容易分心，并导致多任务处理-这对您没有任何帮助。

即使在最繁忙的日子，拟虚会议中的多任务处理也不会给您带来任何好处。您不仅减少了对会议的关注，而且与单独处理相比，在多任务处理中完成相同的任务要花费多达 40％的时间。所以没有人赢。

打开视频可以提高注意力。由于每个人都在互相看着对方，这阻止了与会者检查电话或写电子邮件。

领导力解决方案咨询公司总裁，美国管理协会为期三天的研讨会“领导的虚拟和远程团队”的创建者和主持人唐娜•丹尼斯（Donna Dennis）建议进行讨论，并让所有人在会议中分享自己的角色，然后再进行讨论。她说：“您可以从面对面进行的所有模拟都很好。”

鼓励解决问题和反对想法。演讲后再听演讲会阻碍外部思考和思想交流，并可能导致 集体思考。支持分享所有问题和想法（无论它们多么“遥远”），并愿意就重大决策进行公开讨论；而把判决留在门口。

保持专注

随着与会人数的增加，跳出话题并使整个虚拟会议脱轨变得更加容易。这导致会议拖延，参与者失去兴趣，并且没有实现会议目标。

那么，我们如何避免从一个主题跳到另一个主题并保持原样？罗杰·施瓦兹（Roger Schwarz）是《聪明的领导者，更聪明的团队：您和您的团队如何获得结果的秘诀》的作者 ，在《哈佛商业评论》中写了一篇 文章，内容涉及如何避免出轨：

 - 在下车之前，先在赛道上达成协议。 事先让所有人都同意会议的主题和目标。
 - 在继续之前，请确保您已涵盖所有内容。与其说“好吧，让我们继续”，不如说“我认为我们已经涵盖了主题A的所有内容。每个人都准备好进入主题B了吗？”
 - 测试您对会议出轨的假设。如果有人选择提出一个外部话题，请通过以下方式质疑两个问题之间的关系：“迈克，我不确定您对X的观点与话题B有什么关系。您能解释一下两者之间的关系吗？？
  - 满足所有会议目标后，结束会议！感觉您不需要占用日历上阻止的整个小时。通过尽早完成会议来庆祝工作做得好，这样每个人都可以抽出几分钟时间来喝杯咖啡或完成某些任务。

查看后续步骤

重要的是要记住，在虚拟会议中，您必须为未来制定路线图。富有成效的会议将时间花在专注于前进而不是回头上。

当面授课时，您可以与有影响力的演讲者结束会议，并在剩下的几分钟中吸引所有人的注意力。但是，很难在线传达相同的消息。会议结束时，大多数与会者的手指都在“结束会议”按钮上。

结束会议之前，不要回顾演讲动议或模棱两可的“还有什么要讲的吗？”，而是回顾一下您已完成的工作以及接下来将要发生的事情。总结重大决策，并召集负责执行行动的人员，以确保行动是首要任务。约定截止日期，并通过在工作管理工具中创建和分配任务将其锁定。将演讲稿保存为当面。

当您结束所有人的虚拟会议并就下一步的工作达成一致时，您将开始看到您的会议变得更加富有成效和效率。

网络会议是一个广义的术语，大致上定义了各种在线协作服务，包括电话会议、视频会议和在线举行的商务会议。随着Internet和实时通信方法的兴起，Web会议越来越流行。最近的是SparkleComm。事实证明，Web会议类型在商业界，教育界乃至全球信息共享中至关重要。

网络会议可以是中央分发的，中间人可以向不同地方的其他人提供信息。这种形式的网络会议在讲座和教育信息中更为常见。另一种形式是网络研讨会，在不同位置的两个不同的人之间举行会议。在大多数情况下，会议是实时的，有很多或只有两个不同的参与者。

网络会议在我们的世界中非常普遍。有提供免费云的实际公司视频会议，例如SparkleComm。下面将讨论一些网络会议的优点：

网络会议的优点

1.节省成本和时间

在过去，在网络会议普及之前，来自不同地理位置的人参加的商务会议需要准备几个月的时间，在酒店服务，交通和旅行费用方面需要大量支出。花了几天的时间来购买机票，签证和机场。

但是，使用网络会议，您最多只需要一个小时，就可以让每个人登录其帐户并参加会议。无需定居，不需要酒店和门票。

即使在公司确实采购网络托管服务提供商的情况下，成本差异也无法比拟。

2.无位置费

随着酒店业变得越来越昂贵，找到一种无需花费房间或会议厅就能传递消息的方式是令人欣慰的。只要没有背景噪音，就可以在任何位置举行网络会议。

3.提高生产力

计划和安排任何会议都需要很长时间。为与会者预订房间并进行计划，安排日程和监控出席是一项针对个人的繁琐工作。在大多数情况下，整个过程浪费了本来会花费在实际会议上的时间。

网络会议是通过减少准备时间来提高生产率的有效方法。

4.应用程序和桌面共享

利用Word和PowerPoint文档的可用性，所有可用的演示文稿材料可确保每个人都与演示者位于同一页面上。可以实时获取材料，而无需复印。网络会议桥接了物理位置的限制。

5.员工培训 变得更容易

在员工积极参与不可或缺的公司中，几乎没有时间找到停止工作和参加培训会议的时间。网络会议使员工可以在自己的时间接受相同的信息培训。在高级培训中，甚至可以创建简单的考试来评估他们对所提供信息的理解。

6.改善客户服务

优质的客户服务基于客户提出投诉后的及时响应。由于时间和地理位置的限制，不可能给客户应有的及时反应。

但是，通过SparkleComm会议系统，可以实时与客户服务人员联系，并能够对客户的投诉进行分类。这对于提高您在这些排名网站上的公司评级有很大帮助。一个伟大的网络会议的优势 在业务。

7.灵活

网络会议允许即席会议，否则将无法在短时间内召开。网络会议使会议可以在完全不同的时区之间进行。

8.多样性

如在联合国会议上所见，网络会议加上翻译设备和广告翻译器，使不同国籍和不同地点的人们可以互动和共享信息。

如何选择正确的虚拟呼叫中心解决方案

1）符合政府标准的安全数据中心

如果您的公司在医疗保健或其他政府管制的行业中，则需要安全的数据中心和符合这些标准的传输协议。

通过简单地使用兼容解决方案（例如SparkleComm），您可以避免必须自己开发解决方案的所有麻烦。

2）易于设置和使用

仅仅因为该软件很复杂并且可以处理大量数据，并不意味着它就很难使用。

最好的呼叫中心解决方案在设计时会考虑座席的工作效率。在SparkleComm，我们将其带入了一个新的高度。

我们设计了一种快速的设置过程，可以在数分钟内使您的电话系统启动！

3）历史报告和直观的仪表板

“如果您在2020年不是数据驱动的，那您将输给竞争对手。”

这是许多业务专家的口头禅，今年有88％的公司正在感受到压力，他们在紧迫性上对大数据和AI进行投资。

但是，仅凭数据并不能带来见识。

在SparkleComm，我们为使用和理解直观仪表板中的数据如此简单而感到自豪。

数据是实时的，因此您可以快速识别问题，例如传入或传出呼叫中的流量很大。 

4）功能强大，足以应付复杂的团队和时间表

使用传统的呼叫中心设置，几乎不可能自动执行复杂的流程和计划。这种困难可能导致较低的员工主管比率，较高的管理费用或工作场所的最终混乱。

最好的解决方案是根据每天和每周的日程安排来分配呼叫，而不会出现问题。

更不用说，您可以轻松地协调时间表以减轻不同时区呼叫中心的繁忙时间。

5）优质的服务

在SparkleComm，我们为数百个客户支持团队提供了通信解决方案。我们屡获殊荣的团队将内部客户满意度作为他们的首要任务，以100％内部开展。

如果销售旨在改善客户服务的软件的软件提供商没有出色的服务，则这应该是明确的警告信号。

立即设置您的虚拟呼叫中心

过去的呼叫中心的定义是高成本（导致外包浪潮），座席不满意和高流失率。 

虚拟呼叫中心软件是构建未来呼叫中心的基础。

未来的呼叫中心使员工能够尽力而为。代理商及其灵活的工作选择使他们感到高兴和满足。

公司不再需要为人才支付天价的高科技或法律中心价格。关键员工不在办公室时仍然可以使用。

这样，客户就能获得更好的支持，从而更快。

–经济高效地建立新的呼叫中心

一个虚拟呼叫中心和灵活的工作程序可以让你缩小现有呼叫中心的房地产。但是成长中的企业可以从更大的成本节省中获利。

您不仅必须获得新的租赁，还必须使该物业“可随时投入办公”。借助SparkleComm统一通信软件，您可以扩展和利用现有的办公空间来跨地点创建新团队。

–让您的代理商在任何地方工作

在8.2天每年病假，呼叫中心的员工几乎都高于全国平均水平一整天。这个价格对于雇主来说是昂贵的。由于生产力欠佳，可能会导致不良的客户体验。

使用SparkleComm呼叫中心软件，这很容易复制。他们只需要一个用于远程团队的电话系统和一个Internet连接即可。这样，座席就可以像在家中一样轻松接听家中的电话。

这是劳动力管理的最前沿。您可以在降低成本的同时满足客户服务，员工满意度和业务KPI 。

SparkleComm呼叫中心可以提高座席满意度

客户体验已成为客户服务/呼叫中心领域最热门的主题之一。根据甲骨文的一项研究，有充分的理由，高达86％的现代消费者将为更好的体验支付更高的费用。 

1）处理来自任何地方具有相同电话号码的呼叫

A是一家小型企业，所有者在客户支持方面仍然发挥着关键作用。但是作为企业主，他不能整天坐在办公室里等电话。 

SparkleComm的VoIP的应用让他处理在旅途中调用。无论他是在办公室的云电话中，还是在开会的途中，都可以使用相同的VoIP电话号码。 

您可以自动将传入呼叫路由到移动代表，也可以直接从另一个代表热转移呼叫，而无需“让我们回电给您”。 

转移后，专家甚至可以被带到SparkleComm App自身内部进行快速聊天，以确保顺利过渡。 

2）高峰时间？自动呼叫路由可以帮助您

如果您只是让每个人都排队等候相同的客户支持电话号码，那么您很可能无法有效地使用您的呼叫中心代理。

借助SparkleComm的联络中心解决方案，您可以出售和控制特定部门甚至代理商的呼叫队列。

您可以轻松地设置座席上的呼叫等待，并更改最大长度，退出拨号和其他设置。

3）在您的客户得到全方位支持的地方

想知道如何在通话和其他渠道之间提供一致的体验吗？毕竟，您没有数字巨头的预算，对吗？

答案是使用呼叫中心软件，该软件还与其他所有渠道的CRM集成在一起。通过将所有内容集成到一个一致的全渠道中，这可以帮助您避免使用单独的“多渠道”方法。 

SparkleComm的VoIP电话直接与联络中心通信。因此，您不必依赖昂贵的第三方电话数据分析。

通话、社交媒体、电子邮件营销、内部通信、分析……只要您命名，我们就拥有。您的企业将永远需要的所有CRM集成。

6.避免未来的头痛：找到与您一起成长的软件

您的企业不会永远成为一家创业公司。确保从一开始就考虑统一通信，因此您会找到一种解决方案，该解决方案将与您一起成长，并在成长周期的每个阶段保持成本效益。否则，您将不得不在几年（甚至更快）内重新进行软件搜索。

有一家物理安全公司，致力于为物理安全行业设计和制造硬件和软件产品。他们最初使用内部PBX，但很快发现对于他们不断壮大的分布式团队而言，它的规模无法扩展。当他们雇用新员工时，他们不能给新员工电话，因为他们不想支付额外的钱来增加45个用户，这是升级系统的一部分。

当需要加入远程员工时，障碍变得更大。他们曾尝试为他们的远程用户提供电话，但这需要大量的硬件费用来安装它。这笔费用加上他们需要依靠外部专家来维护和管理系统的事实，这是一个破坏交易的事实。

切换到基于云的SparkleComm统一通信系统，可以使他们的系统升级而没有更多延迟，尤其是在加入新的远程员工和执行其他管理任务时。借助SparkleComm统一通信，可以从任何地方添加新用户，调整分机并更新呼叫路由。他们表示SparkleComm统一通信系统非常直观，登录和完成所需的操作都很简单。

初创公司的WFH：我们的最终建议

作为一家初创企业，您拥有两全其美的优势：处于业务旅程开始之初的好处，并可以获得来自您之前的公司的刻苦学习的经验。

利用这种经验。无论您的启动团队是在一线城市北上广，还是西部开发地区，都要做其他公司希望他们在最近的全球紧急情况发生之前所做的事情。从一开始就将远程功能引入您的业务，因此您的整个组织将完全依靠灵活性来构建。