设置VoIP电话系统的7个简单步骤(一)

越来越多的企业正在考虑转向SparkleComm VoIP。便宜的月度账单和更高级的功能吸引人,但是一些企业仍然不愿跟进。他们认为硬件成本过高,或者设置所有组件将是一个耗时且具有挑战性的过程。但是,如果您准备并选择合适的提供商,则可以无缝过渡到云电话系统。

我们将向您确切演示如何为您的企业设置SparkleComm VoIP,降低前期成本并充分利用新的VoIP电话系统。

VoIP电话系统有何不同?

在进入细节之前,我们需要确定什么使互联网协议语音(VoIP)电话与模拟电话区分开来。

模拟电话通过专用座机直接与公共交换电话网(PSTN)连接。本地电话公司可以方便地拨打电话,实际上需要直接连接到电话插孔。

IP电话通过一个VoIP服务提供商连接到电话网络上网。它将音频转换为数据包,并使用Internet协议(IP)传输它们。然后,提供商的数据中心将信号转换为模拟信号,然后将其传输到PSTN。

由于SIP电话不需要专用的固定电话,因此使用VoIP扩展办公室变得更加容易。在传统电话系统中,要与多名员工共享电话服务,则需要一个内部专用小交换机(PBX)。

现在您知道VoIP是什么了,让我们讨论如何开始设置VoIP电话系统。

1)测试您的网络和Internet连接

您可能会担心VoIP使用多少带宽,但经验法则是每行上载和下载大约100 kbps。

现在,大多数互联网服务提供商都会在其业务计划中提供千兆速度。因此,对于VoIP电话系统,您当前的连接可能足够快。需要注意的是,某些家庭连接的上传 速度要慢得多,例如某些DSL连接。

除了速度以外,影响VoIP通话质量的问题通常还与连接的不稳定有关。抖动和数据包丢失是要检查的两个指标。最好使用有线互联网连接,例如光纤或电缆。微波和其他选项太不稳定。

而且您的网络硬件也可能成为瓶颈。如果路由器或网络无法处理高峰流量,您可能会遇到音频断断续续或其他问题,例如掉线。Wi-Fi在大多数情况下都可以正常工作,但是有线连接总是更好。

进行 VoIP速度测试以对您的网络进行压力测试并发现潜在问题。结果将使您很好地了解您的连接是否可以处理VoIP安装。

您可能还会探索配置服务质量(QoS),以区分VoIP数据包和数据的优先级。这样,语音流量就被置于YouTube或Netflix等流量之上,从而确保更少的延迟和数据包丢失。

COVID-19对科技公司的影响:好与坏(五)

建立您的客户服务团队,以严格的工作时间和预先定义的会议时间获得持续的成功

减少倦怠并确保客户服务团队长期成功的最佳方法是为他们配备正确的工具例如SparkleComm统一通信,并制定一致,灵活的工作时间表。实际上,甚至有必要在某些小时内禁用其工作计算机和电话的访问权限。这样,高科技初创公司和其他公司的客户服务团队将有固定的工作时间表,即使尝试,也无法陷入倦怠的陷阱。然后,为了进一步提高客户服务团队的生产率,可以将特定的时间间隔指定为他们的“打开窗口”,这将指示销售代表有空参加会议和签到。 

具有讽刺意味的是,但在COVID-19和WFH期间消除高科技公司客户服务团队倦怠的最佳方法可能只是限制他们在技术上的时间和对技术的访问。 

将COVID-19的负面影响转化为正面的一切都与关注和努力有关 

自然,由于对产品和服务的需求增加,在COVID-19大流行期间,一些高科技初创公司和历史悠久的公司蓬勃发展。  但是,其他公司却保持了增长和成功的水平,而对他们的产品的需求却没有增加。他们之所以能够做到这一点,不仅因为他们从技术角度做好了充分的准备,而且还因为他们早日关注并积极努力优化了团队的远程工作设置,时间表和策略。 

他们意识到有必要在团队之间进行每日SparkleComm视频会议,以确保项目效率和盈利能力。他们想出了即使没有贸易展览和现场行业活动也能解锁销售的方法。他们为客户服务代表设定了界限,以防止职业倦怠,并最终证明没有它,就有可能实现更好,更健康的生产力。 

通过对每个人的工作情况采取人性化和善解人意的方法,许多高科技初创公司和其他公司克服了COVID-19的挑战,并以一种真正富有成效和强大的方式使用了协作技术。

COVID-19对科技公司的影响:好与坏(四)

在COVID-19期间开展业务,即使没有贸易展览或现场活动 随着贸易展览和行业活动的消失,对于高科技销售团队而言,找到一种替代方法来获得良好口碑已变得势在必行。   对于大多数人来说,做到这一点的最佳方法之一也是不舒服且具有挑战性,这在社交媒体平台上引起关注。例如在过去的几年中,领英的会员资格,参与度和销售机会一直在增加。一些精明的销售代表和市场领导者在弯道上领先一步,并通过发布轶事技巧,最佳实践和思想开端,在早期就建立了令人印象深刻的追随者,现在看来,每个销售领导者都在努力成为领英名人。但这并不能阻止高科技领域的销售领导者抢先一步。根据领英算法的性质,并考虑与高科技销售主管联系的人,在社交媒体平台上轻松吸引您行业内的关注非常容易。 

对于高科技销售主管,我们的最佳建议是开始每天投入一部分时间来学习新技术例如统一通信技术,视频会议技术,在平台上发布,并通过他们的帖子或直接消息与他人互动。不可能有一夜之间的成功,但是有了一致性和微调,销售代表就可以开始吸引可能包含一些潜在客户,潜在客户和客户的受众。 

而且,您的销售团队越能说服潜在客户和潜在客户利用其行业领先的专业知识,就越会信任您的公司并致力于建立合作伙伴关系。 

#3。远程工作导致客户服务团队精疲力尽 

客户服务代表自然总是乐于助人,随时准备为他们服务,不管他们从事的行业是什么。但是在高科技公司中,客户服务团队似乎扑灭了各种火灾。现在,随着生活和工作融为一体,他们在早晨,白天和晚上的所有时间都在工作。 

一场又一场的扑灭大火的结果是什么? 除了糟糕的双关语外,COVID-19和WFH还使高科技客户服务专业人员在一周中持续数小时的时间内不停地上网和专心工作。他们不仅与客户打交道,而且还希望他们也参加团队和公司的SparkleComm会议。 

所有这些义务,除了平衡他们在家里发生的一切外,还导致客户服务代表的倦怠人数增加。但事实是,即使是远程工作,也不一定要这样。 

COVID-19对科技公司的影响:好与坏(三)

克服消除面对面的聚会 

即时通讯非常方便,但是远程完成即席群组视频电话通话则是另外一回事了。对于初学者来说,成功的远程工作需要组织,包括详细的日历,如果您想提高工作效率,则可以安排会议时间和平淡无奇的工作。在一天中的任何时间,您能够随机获得所需电话的机会很小。其次,期望远程团队成员能在瞬间通知是不公平的,特别是当您考虑到人们在家工作时承担的义务数量时。 

因此,我们建议在家里保持类似水平的协作和生产力的一种方法是实施每日站立会议。由于需要召开快速会议以使每个人都能了解项目的进展和完成情况,因此站立会议是敏捷工作方式不可或缺的一部分。他们通常每周或每天举行一次,目的是使团队中的每个人都共同了解谁在做什么,他们走了多远以及何时到期。 

到目前为止,我们发现在进行远程工作时,高科技公司越早可以为远程站立会议设置常规节奏,就越早开始工作变得更加正常,并开始取得巨大进展。您的站立也可以是异步的!您可以尝试与团队聊天,而不是与所有人进行视频通话,因为在特定的时间范围内,小组可以通过消息相互更新。

此外,借助集成的SparkleComm视频会议,这些会议变得越来越容易,而且更加个性化。借助最佳的SparkleComm视听解决方案,可以感觉就像您与团队成员在同一房间。(请记住:请始终打开相机,以使站立会议的效率最大化!) 

#2。销售团队无法再在贸易展览,行业活动或面对面会议上发展业务 

这是针对高科技领域的初创公司的,因为他们倾向于依靠会议,活动和面对面的会议来比主要的高科技公司更频繁地开展业务。

无论如何,由于COVID-19对活动行业的巨大影响,高科技初创公司的销售团队没有建立联系,建立潜在客户的主要工具,而且正如他们的工作名称所示,销售也是如此。没有贸易展览,见面和打招呼或进行教育研讨会,销售团队将无法结识潜在客户,建立关系或达成交易,他们甚至不能把名片放进口袋里,希望打个电话。取而代之的是,销售代表不得不重新发明许多方法,以使自己脱颖而出,以保持对客户和潜在客户的关注,所有这些也都来自他们自己的家。 

您需要了解的视频会议礼节

最新数据表明。80%的高管表示,他们依靠视频会议进行内部团队沟通。这是因为反馈和响应可以是即时的。您甚至可以查看自己是否有影响力,因为可以清晰观察每个人的面孔和表情。

但麻烦的是,如果您以前从未进行过远程电话会议,它们可能会很尴尬且令人尴尬。

没有尴尬的假人,我们中的许多人几乎无法生存面对面的会议,现在我们正在集体调整以适应视频会议礼节。一旦“进入”会话,通常会吸引与会者互相交谈,吃东西或滑动电话。由于人们已经在处理说话者的清晰度问题,缓冲视频和延误,这使事情变得更加复杂。

这是确保您的同事和客户与您进行视频会议的好时机的几种方法。

视频会议最佳实践

我们都看过模因和病毒视频在网上巡回演出。有一个不幸的视频,一位女士在浴室视频会议上不知不觉地离开了她的相机和麦克风,而那个老板却以某种方式设法将自己变成土豆,不得不参加一场像土豆一样的视频通话

不要做那个人!

这里有一些久经考验的视频会议提示,可帮助您避免成为同事永远不会忘记的病毒模因的源头。

保持眼神交流

视频会议的秘密在于,当您注视摄像机时,您主要是在注视其他参与者。

现在这听起来有点违反直觉,因为您必须查看屏幕以弄清楚其他参与者的状况。但是,在通话时,请与您的摄像头一目了然,以进行眼神交流,并确保您的同事感觉像您在积极倾听并集中精力。

做到这一点的一种方法是,如果是外部网络摄像头,则将摄像头尽可能靠近屏幕放置。另外,在进行视频通话时,请避免低头看手机或执行其他任务,因为这似乎不专业。

消除房间的所有干扰物-关闭电视,关闭网络浏览器中不必要的标签,并锁住宠物。成功的视频会议所需要做的就是向摄像机显示一些爱。

避免打扰别人

在一个参与者跳入并开始与另一参与者交谈的地方,电话会议会变得很尴尬。

由于视频会议与面对面会议有很大不同,并且没有肢体语言提示可以让您“渴望说话”,因此经常会出现打断。

因此,这些视频会议最佳实践要求您更加礼貌一点,并允许其他人在发表您的想法之前发表讲话。

如果您确实打断了参与者,请确保这样做有充分的理由-也许您想敦促您的同事做出决定,或者回避激烈的讨论。

确保您的技术完美运行

预先测试您正在使用的任何硬件或视频应用程序,以确保一切正常。我们不想在重要会议中遇到麦克风或摄像头故障,对吗?

在更新视频应用程序或登录会议并大喊大叫时,“没有什么比不上专业和业余爱好者显得更专业和业余的了,“现在可以听到我说话了吗?”

20%的用户表示,视频会议面临的最大挑战是音频质量。获得正确的设备,然后确保它与用于进行视频通话的软件兼容,这一点至关重要。

不说话时将麦克风静音

如果您认为在别人讲话时保持安静,那么您就不会发出任何声音,那是错误的。大多数麦克风可以拾取最微弱的声音,例如打字,咳嗽,咀嚼或点击笔。

这可能会使通话中的其他人分心,并可能导致烦人。如果您的猫在后台咆哮,则没人能完成任何工作。因此,请确保只有在需要发言时才打开麦克风。当您的孩子像女妖一样战斗或您的妈妈希望您尽快洗碗时,您不希望您的同事或客户偷听。这对每个人来说都是非常尴尬的事,而您的同事可能永远不会让您忘记它。

对其他参与者有礼貌

仅仅因为您与其他会议参与者相距不远,并不意味着您对他们会很卑鄙或无礼。将视频协作与面对面的互动一样对待。

延长与您亲自见面时使用的礼貌非常重要。这意味着要通过认真聆听来注意每个说话者,最大程度地减少分心,并避免执行多任务的冲动。

这是一个有用的视频会议提示:微笑和自信。这是在虚拟会议中产生积极感觉的简单而有效的策略。

衣着端庄

我们意识到这是睡衣的季节,您甚至可能连几天都不会梳头,但是要为电视会议付出努力,对吗?

您不必花哨。要在视频通话中留下良好的印象,只需要一件干净的衬衫,洗净的脸和整洁的头发即可。这将帮助您进入工作模式,并避免任何尴尬的一瞥。

第一印象会持续很长时间。现在您已经熟悉了视频会议的礼节,我们相信您将成为您参加的每个虚拟会议的王牌。您还可以阅读有关虚拟会议中面临的常见困难的信息,并与我们找到简单的解决方案。或者,如果您想了解有关远程会议、视频会议的更多信息,请点击SparkleComm申请免费试用。