如何管理远程工作人员和虚拟团队(二)

您如何确定优秀的远程工作者?

当您需要扩展虚拟团队时,招聘过程会感觉像是完全不同的挑战。您应该如何在不面对面的情况下判断某人是否合适?

正如您在招聘任何职位时所做的那样,您需要寻找针对特定职位的技术能力。但是,软技能在远程角色中也很重要。需要注意的一些最重要的技能包括:

 - 自我激励
 - 优先级和时间管理
 - 组织
 - 通讯

但是,您如何在招聘过程中评估这些功能?以下是寻找最佳人选的一些技巧:

1、请注意他们在招聘过程中的沟通方式。他们会及时回复电子邮件吗?他们的书面沟通清楚吗?您的视频或电话交谈如何?这些交流会告诉您很多有关他们工作和交流的意愿。

2、询问行为面试问题。这些就是考生们害怕的“告诉我……”的问题。这样的问题:“告诉我您在高压期限内的时间”或“告诉我必须在没有太多指导的情况下解决问题的时间”可以帮助您根据实际情况评估上述技能他们分享的例子。

3、询问他们在远程工作的经验。如果他们以前有担任远程角色的经验,请询问他们的情况。如果他们没有在远程团队工作的经验,您仍然可以询问他们对远程工作有什么吸引力,以及他们认为最大的挑战是什么。这些答案可以揭示出他们是否会在您的团队中成长。

您如何将新员工引入虚拟团队?

您有一个新员工加入您的远程团队,并决心让他们感到欢迎。

如果您不能给他们做办公室旅行或邀请他们参加全团队的午餐,还有其他几种方法可以使他们加入公司,并使他们对他们的角色和您的团队感到兴奋。

1、安排视频通话:高达40%的员工在工作中感到被忽视和孤立,当员工不在同一物理空间工作时,这种情况会加剧。当您雇用新员工时,请进行团队视频通话,这样他们可以结识将与之紧密合作的所有人员。进行破冰游戏或某种了解游戏的奖励积分。

2、使用伙伴系统:将新员工与团队中的其他人配对可以有效。您的新团队成员将拥有一个受信任的人员(直接管理人员之外),他们可以向他们询问有关在哪里可以找到特定文档或谁负责批准PTO请求的问题。

3、建立一个入职系统:有很多要跟踪何时入职新员工。删除重要的方面,例如登录或培训很容易。记录正式的入职流程,以便确保跨过T并加点I。这也使您可以招募新员工,使他们知道在最初几周和几个月内的期望。使用我们的员工入职模板,使此操作变得更加轻松。

4、经常签入:认为您的员工刚开始的几周只是“新员工”?再想一想。您的入职时间至少应延续到员工的前90天。经常签入,这样他们就可以完全支持您的团队,从而得到支持。这很重要,尤其是当您考虑到有29%的雇员在其职业生涯的某个时候在工作的前90天内辞职了。

管理远程工作者很困难,但是您也是如此

管理远程员工绝非易事-尤其是当感觉世界已经崩溃时。

领导力需要投入和艰苦的工作,无论您是亲自进行还是远程进行。幸运的是,本指南将为您提供管理虚拟团队所需的所有信息,这些团队不仅表现出色,而且参与度高且满意度高。

发挥这些策略的作用,您将充满信心地进行远程工作。

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准备使用VoIP吗?(一)

作为SparkleComm自己的VoIP服务提供商,可以说我们对VoIP了解一两件事。这是有关其优点的详细指南:

1)降低成本

底线对于每个企业,无论大小,都至关重要。因此,您必须考虑所有节省成本的机会。公司可以实现显着的成本节省的一种方法是采用SparkleComm VoIP电话系统。

重要的是要注意,向VoIP过渡并不能保证您的电话费用会直线下降。企业不同,因此需求也不同。

但是您可以确定的是,切换到VoIP将节省大量成本。VoIP的成本节省有两种方式:直接和间接。

直接节省成本

当涉及传统电话服务时,企业会产生大量的初始成本。特别是以商务电话和PBX硬件的名义。

a)PBX成本

PBX(专用小交换机)是一种本地物理硬件。它可以连接办公室中的许多座机电话,并且可能花费巨款。我们正在谈论数万元,您可以在几年内分期偿还。

您可能会争辩说,模拟电话的成本与IP电话大致相同。确切的价格将根据所需的功能而有所不同。

但是,现场PBX安装是一项昂贵的资本工作。因此,即使只有少数员工的小型企业也需要在物理硬件上进行投资。

VoIP网络消除了对额外硬件的这种需求,因为宽带连接为该服务提供了动力。

为了简化电话系统升级的过渡,此类组织可以使用称为“ SIP中继”的会话发起协议。SIP中继充当语音服务的数字通道,同时维护办公室中现有的电话硬件。SIP中继的主要优点包括降低成本,易于管理以及您可以立即激活服务。

技术领导者使用SIP中继为现有电话系统添加新的语音功能。

b)铜线充电

宽带连接也消除了多余的布线,因为VoIP网络允许语音和数据都在同一通道上。在IT和电信界,正确的说法是全双工。它是同时发送和接收语音和数据的功能。大多数VoIP台式电话只需要连接一个以太网即可。

以太网供电(PoE)使办公室可以与其办公室员工进行更多模块化。此外,这些办公室不需要更改建筑物的电线。

要完全无线化吗?专业VoIP服务也可以作为应用程序在计算机或智能手机上使用。SparkleComm VoIP的灵活性对于企业家和企业都是一个巨大的胜利。

c)通话费用

直接费用也以通话费用的形式出现。与公用交换电话网(PSTN)或传统的电路交换电话网相比,VoIP呼叫便宜得多。

其中很大一部分与数据传输成本的急剧下降有关。最初,数据定价超出了大多数小型企业的承受能力。

即使对于大型组织,用户也不得不限制企业互联网带宽和宽带。但是,今天,互联网速度有所提高,而数据成本相应地下降了。

统计数据显示,使用SparkleComm VoIP的小型企业可以将公司的电话费用减少多达60%。他们还可以节省多达90%的国际电话费用。

大流行后世界:员工对重返工作计划有何看法?(二)

裁员的员工减薪

Facebook的提供远程工作的计划也已被视为一种成本控制策略,因为该公司的在家办公公告以及有关将为搬到生活成本较低地区的工人削减工资的消息。在考虑效仿之前,值得注意的是,有70%的工人认为这样的减薪是“非常”或“某种”不公平的。

与其惩罚员工离职,不如考虑能够激励员工与办公室保持联系的策略,这将为无论何时何地实现人们的最佳工作提供更大的灵活性。将办公室空间重新构想为协作中心,可以通过提供SparkleComm视频会议,培训和其他交互的物理空间来帮助维持员工之间的深层联系和团队合作。同时,为员工提供了从任何地方进行连接以及与其他办公室和位置的员工进行连接所需的SparkleComm统一通信工具,从而提供了最佳的流动性和灵活性。

工作支持工具

应用程序超载长期以来一直是许多技术人员的痛点,研究表明,这种大流行只会使问题变得更糟。员工在2020年在家工作时表示,在整个大流行中他们正在使用更多应用和工具,其中包括:视频会议:48%、虚拟工作工具:25%、数字文档共享:22%、安全工具:16%、云存储工具:16%、项目管理工具:9%。

尽管毫无疑问,技术人员的敏捷性和舒适度使该部门更容易使用新应用,但每天都必须使用更多的工具是有代价的:浪费时间——69%的工人说他们每个工作日损失一个小时在应用程序之间切换,并削弱了生产力和盈利能力。 

在可能的情况下进行精简,例如,通过多合一的SparkleComm统一通信平台,并在可以相互集成的解决方案中进行工作,从而使工作人员可以用更少的钱做更多的事情,可以减少很多这种摩擦和浪费的时间。

重新定义工作

大流行后很久,尤其是在企业内部,就会感觉到冠状病毒的涟漪。为了迫使办公室几乎在一夜之间离开远程站点,COVID-19加快了工作中漫长的转变,并迫使公司及其员工重新考虑“照常营业”的含义。最明显的变化之一就是离职。但是,随着公司考虑重返工作场所,重要的是要密切注意员工的情感和需求。

支持明天的办公室

统一通信为团队提供了他们在任何地方进行协作所需的一切。无论最终决定是允许远程工作还是混合工作,还是完全返回办公室,在大流行期间及以后,实现无缝通信和协作的工具都必须在工作发展中发挥核心作用。通过在单个平台上进行团队消息传递,视频会议电话,以及与广泛的其他业务应用程序轻松集成,劳格科技SparkleComm统一通信减轻了分布式团队的许多痛苦,并可以在需要完成工作的任何地方进行无缝协作。

大流行后世界:员工对重返工作计划有何看法?(一)

当公司在二月份首次因冠状病毒封锁期间关闭办公室时,远程访问的需求既明确又紧迫。但是对于许多组织而言,决定是否重返工作还是维持远程工作安排(也许永远如此)的决定显得更加模糊。一些高科技领导者已经宣布了计划,对于某些员工来说,远程工作将是永久的选择。但是其他企业仍在努力应对,而新的衡量员工对重返工作态度的研究可能会有所帮助。

《远程工作状况调查》对2,000多名工人进行了调查,他们强化了COVID-19期间广泛报道的远程工作的许多主题和好处:员工们说,如果在家中工作,他们生产效率更高,许多人说他们能存更多钱;绝大多数(77%)希望继续选择在家工作。

许多组织正在考虑将远程工作选项扩展到2021年及以后—这些发现表明这是一个明智的举动。但是,调查结果还使人们更清楚地了解了冠状病毒感染后工作场所变化的潜在影响,并阐明了员工敬业度的一些关键需求。

这是员工真正想到的……

停止远程工作

如果员工被迫返回100%基于办公室的工作,他们可能不会跳槽,但是大多数员工对此并不满意。三分之二的工人表示,如果远程工作中断,他们将继续从事当前的工作,但是他们不愿意为雇主付出更多的努力。46%的人说,如果他们被迫全职返回办公室,他们会寻找另一份工作。

尽管员工的幸福感和敬业精神是许多行业的重中之重,但出于以下几个关键原因,这些品质却成为科技公司的命脉。长期以来,心理学家已经认识到敬业度与所谓的组织公民行为之间的联系,这本质上意味着工人愿意超越自己的实际工作。当您利用SparkleComm统一通信平台作为员工端远程协作项目时,就很容易看到有积极进取的员工如何激发公司内部的创新。鉴于其高度的需求性,提供运用SparkleComm统一通信的远程工作也可能在组织招募顶尖人才的能力中发挥作用,这是技术领域的另一个关键竞争优势。

如何管理远程工作人员和虚拟团队(一)

管理团队是艰巨的工作。根据一份报告,中层管理人员报告说,在典型的五天工作周中,将近三天半的压力。但是,当您管理远程工作者时,领导力变得更具挑战性。

当工作人员分散并且无法并行工作时,您将无法立即了解每个人的工作情况。电线被打断,重要的信息在混乱中迷失了,挫败感不断增强。

不要惊慌。我们正在挖掘您需要的一切,以使您更有信心-减少混乱,从而管理远程团队。

为什么远程团队是未来的重要组成部分

远程工作不仅是未来的重要组成部分,还是现在的重要组成部分。当COVID-19大流行病要求亲身团队突然离开办公室时,远程工作激增。斯坦福大学的研究表明,目前多达42%的美国劳动力全职在家工作。

但是,除了全球流行病之外,远程工作多年来一直是热门话题。Buffer的2020年远程工作状况报告发现,高达98%的员工希望在余下的职业生涯中至少有一部分时间需要远程工作。

为什么远程工作对雇主和雇员都如此吸引?这种工作安排具有许多优点,包括:

1、提高生产力:在FlexJobs调查中,有66%的受访者表示,他们在家庭办公室中的生产力要高于传统办公室。他们列举了同事更少的打扰,更少的干扰和安静的环境,这是他们能够更高效地完成任务清单的几个原因。

2、更好的工作与生活平衡:远程团队通常在职业和个人生活之间享有更好的平衡,这对员工来说很重要。盖洛普(Gallup)的一项调查发现,有53%的员工表示,让他们拥有更大的工作与生活平衡的角色对他们来说非常重要。

3、更大的人才库:对于经理和雇主而言,最好的福利之一是他们的人才库不受位置的限制。您可以为空缺职位选择最佳人选,无论他们目前居住在哪里。

结合所有这些优点,您将拥有一个快乐而高效的远程团队,可以在各自的沙发和家庭办公室中出色地完成工作。

管理远程员工有哪些挑战?

远程工作提供了很多好处,但是远程管理并非没有挑战。当您和您的团队成员并肩工作时,您可能会遇到很多独特的障碍。让我们涵盖一些最常见的问题。

透明度和可见度

您知道旧的陈词滥调是视而不见吗?这可以很容易地在您的虚拟团队中发展。

当您的团队成员对其他人正在做的工作缺乏了解时,他们会感到孤立和孤立。

另外,远程工作人员感觉对其经理和团队成员不可见。他们可能会觉得自己在真空中工作,而他们的辛勤工作却未被人注意和赞赏。不幸的是,当您的远程团队成员没有被别人看到和重视的时候,他们就没有那么创新,协作和支持。

沟通与协作

有效的沟通对任何团队都是一个挑战。但是,这对于远程团队来说是一个更大的挑战。

人们没有机会在传递过程中进行快速对话,也没有机会让团队成员偷听别人提到的重要内容。团队成员需要有意识地公开交流。

这并不是每个人都自然而然的,因此也难怪Buffer的2020年远程工作状态报告将通信和协作确定为远程工作的最大挑战。

保持积极的公司文化

您的公司文化与员工息息相关。在Nulab的一项调查中,83%的员工表示,在选择工作地点时,公司文化很重要。

但是,当整个团队分散时,您的文化很难培养和维持。没有有趣的团队外地,欢乐时光或午餐。您需要更加有意识地做另一件事。

追踪生产力

当您管理远程员工时,您不能在办公室门外偷看,并确保团队努力工作。远程管理需要高度的信任,以及一些用于监视生产率的有效系统。

许多经理转向时间跟踪应用程序,以密切关注团队的工作量。幸运的是, 一项调查中有79%的受访者表示,他们相信雇主可以监控自己与工作场所有关的活动。

管理远程团队的解决方案

领导远程团队成员涉及多个挑战,但是好消息是他们并非无法克服。

另外,技术在您身边。正确的技术堆栈可以帮助您管理一支积极高效的远程团队。以下是您应该绝对包含在工具包中的一些解决方案:

1、项目管理软件:一个协同工作的管理平台,像Wrike给你的团队的可见性任务,期限和任务。团队成员可以轻松掌握自己的工作面,但也可以缩小以了解整个团队或整个组织正在开展的工作。

2、时间跟踪解决方案:如果您担心团队远程工作时生产力会下降,那么时间跟踪应用程序可以增强责任感,并为您和您的团队提供可用于高效工作的真实数据。

3、视频会议工具:不幸的是,超过三分之一的远程工作人员表示,他们从来没有与团队面对面。但是,有40%的人表示这将帮助他们建立更深的关系。即使您不能在同一房间,也不要低估面对面交流的重要性。视频会议软件是面对面交谈的第二好选择。

4、即时消息传递平台:您的远程团队需要一个渠道用于快速对话,从与工作有关的问题到有关周末的闲聊。即时消息传递平台可帮助您的团队彼此联系并建立更有意义的纽带。