达到零收件箱:如何在通讯超载的世界中生存(三)

2.安排并关闭

控制您与电子邮件的关系的最有效方法可能就是在检查收件箱时更加有意。 

换句话说,不要在进入收件箱时对每封电子邮件做出反应,而应在每天检查和回复邮件时留出专用的时间。将电子邮件主要视为 异步通信的工具,意味着您可以将更多的时间花费在不间断的,专注的工作上。

找出最佳时间集中在检查和回复电子邮件上可能需要一些反复试验。这在很大程度上取决于您的能量水平和工作流程。但是,作为一般指导,有意义的是首先在早上放置一些时间,然后在早上再次放置,然后在午餐后再在下午放置。

为了从这种日程安排中受益,必须调整警报和通知设置,以使您在非电子邮件时间内不会被收件箱打扰。即使您没有阅读电子邮件,通知本身也足以将您的注意力从正在进行的任何工作中解脱出来。 

暂停收件箱,这样您就不会分心,直到您准备好阅读电子邮件为止。您可以使用“免费暂停”或“收件箱暂停”之类的扩展程序来控制何时在收件箱中出现新电子邮件。

您甚至可能在指定的电子邮件检查时间之外完全关闭了电子邮件程序。这种方法的唯一麻烦是,在某些情况下,可能会收到一封紧急电子邮件,要求您立即做出回应。对于这些情况,您可以设置对发件人的自动回复,其中包含有关如何在紧急情况下与您联系的说明,或者您可以设置自定义通知,仅在收到高优先级电子邮件时才会打扰您。

当您检查邮件时,最好在那儿尝试并处理它们。如果您只是在收件箱中放置一条消息,最终您将不得不重新阅读该消息,并就如何采取措施做出决定,从而使工作量加倍。 

3.使用过滤器和文件夹

减少收件箱混乱的另一种经过测试的方法是花一些时间创建过滤器(或“规则”),以便在邮件到达收件箱后将它们自动分类到不同的文件夹中。

您可以根据传入消息的任何属性来创建过滤器,例如发送者,主题行是否包含特定单词,电子邮件是否包含附件,是否直接发送给您或您是否刚刚已抄送邮件。

将收到的电子邮件分类到不同的文件夹中,可以更轻松地确定要优先处理的邮件。例如,您将要立即关注任何以“客户”或“高级管理”文件夹结尾的消息,而那些以“讯”文件夹结尾的消息可以保留,直到您有更多的空闲时间为止,劳格SparkleComm即时通讯系统也具有这样的功能。

4.搜索功能是您的朋友

当涉及实物文件时,遵循严格的归档系统非常有意义,这样您就可以在需要时找到所需的文件。 

但是,有了电子邮件收件箱,永远存在的搜索功能意味着您只需简单地搜索相关的关键字,就可以找到所需的大多数主题和附件。不管收件箱有多混乱,这都是事实(尽管我们仍然建议您使用某种程度的过滤)。 

与仅跳至预定义文件夹中的邮件相比,仅依靠搜索功能可能会更加艰巨。但是,至少,搜索功能的有效性表明,您无需承受压力即可保持完美组织的收件箱。

达到零收件箱:如何在通讯超载的世界中生存(二)

更好的收件箱管理的4条原则

在探讨一些如何实现收件箱为零的策略之前,首先了解哪种心态可以帮助改善与电子邮件的关系非常重要。无论您最终使用哪种特定策略,都应牢记以下原则:

1.不仅仅是电子邮件

电子邮件不是唯一需要我们关注的交流渠道。对于我们大多数人来说,我们的“收件箱”还包含通过社交媒体,物理邮件,语音邮件和其他消息收发应用程序如SparkleComm即时通讯发送的消息。   

这意味着您需要找到一个健康的系统来处理适用于所有渠道的个人通讯。实际上,该系统不能涉及阅读和响应每条消息,这将我们引向下一个重点……

2.你不能全力以赴

由于一天只有几个小时,因此期望自己能够回复收到的每封电子邮件都是不切实际的。而且,大多数进入收件箱的信息可能都不那么重要。

您越早意识到自己无法处理收件箱中的每个项目,就越早专注于处理真正重要的消息。

3.边界很好

设置一些明确的(但要有礼貌!)准则来指导其他人如何与您在线互动可以大大减少您必须处理的电子邮件数量。 

请记住,其他人和您在同一条船上。他们了解在现代世界中,对以您的方式发送的每条消息做出回应是一个不可能的要求,并且他们通常会乐于以更敏锐的方式与您互动。大多数人都会以同情的理解来设定对如何,何时以及是否响应信息请求的明确期望。

  4.对他人做...

如果您希望同事,客户和其他联系人尊重您的沟通界限,则最好也尊重他们的沟通界限。这意味着您应该避免以不断更新的方式轰炸人们,开会后直接打电话给他们,或者在迫在眉睫的截止日期临近时闲逛到他们的办公桌旁进行即兴聊天。

这也意味着您应该尽可能简短地传达信息,如利用SparkleComm即时消息(稍后再介绍)。

将收件箱归零的6个技巧

管理良好的收件箱是为了使您尽可能有效地收听重要消息,同时又将生产力降低的干扰降到最低。使用以下技巧来开发最适合您的收件箱管理系统:

1.充分利用其他交流工具

电子邮件并不是所有类型对话的最佳媒介。我们所有人都参与了电子邮件交换,这似乎拖延了太长时间,而通过接听电话或安排简短的SparkleComm视频会议来迅速解决讨论变得更加有意义。

事实是,您可以通过简单地将更多对话转移到更适合的沟通渠道来减轻管理收件箱的负担。但这并不意味着您需要外出订阅一堆不同的应用程序来获得所有这些不同的通讯选项。 

例如,通过将电话,视频会议和团队消息集成到一个平台中,劳格科技提供了多种电子邮件替代方案,它们更适合于不同部门之间快节奏的团队合作,全部集中在SparkleComm统一通信一个应用程序中。SparkleComm由于具有内置的文件共享功能,因此可以实时共享想法并做出反应,并且可以由多方同时处理文档。您甚至不需要单独的任务管理工具,因为SparkleComm统一通信应用程序使您可以创建任务并将其分配给队友并设置截止日期(甚至对任务进行颜色编码)!

达到零收件箱:如何在通讯超载的世界中生存(一)

您可能会遇到面对大量未读电子邮件的恐惧,或者忽略了一些混乱中丢失的重要消息的恐慌。 也许您想知道是否有可能真正掌握不断填满收件箱的永无止境的消息流的顶部。考虑到传入邮件的数量之多,似乎您永远都在逆流而上。 

好消息是你并不孤单。数十年来,人们一直在努力解决如何管理不断补充的收件箱的问题。到2024年,全球电子邮件使用量预计将达到45亿用户,这个问题不会很快消失。您需要的是一个可持续的收件箱管理系统,该系统可确保您与重要对话保持联系,并为您提供专注于其他生产活动所需的时间和空间。在本文中,我们将研究如何采用“收件箱为零”的原则和策略来保护自己免受通讯过载的影响。 实际上,现在已经有很多通讯平台代替了电子邮件,例如劳格科技SparkleComm统一通信平台就集成了电子邮件、即时消息的功能。

就像我们将看到的那样,收件箱为零并不意味着要拥有一个完全为空的收件箱,而是要想出办法以最小的精神压力来保持您的个人通讯的最上端。

让我们从查看收件箱零开始的方式开始,消除对实现它的含义的常见误解。

收件箱零:真正意义是什么

术语“收件箱为零”最初是由生产力作家Merlin Mann创造的,用于描述一种简单的,三层的收件箱管理方法。 

根据Mann的系统,每当您在收件箱中遇到新电子邮件时,都应通过以下三种方式之一进行处理:

1.如果不需要您采取任何措施,请立即将其存档。

2.如果消息需要快速简单的答案,请在那儿进行答复,然后将其存档。

3.如果该消息需要一个复杂的或深思熟虑的答案,请延迟编写您的答复,直到以后有机会全面答复为止。

像我们大多数人一样,曼恩熟悉每天面对满溢收件箱的压力,并认识到这是许多人可避免的压力来源。在开发他的系统时,他的目标是使我们摆脱不断思考我们的电子邮件所带来的消耗。而且他的哲学很简单:不需要阅读无关的消息,可以立即处理简单的消息,而更长的消息可以等到我们留出时间来正确回答它们。 

不幸的是,许多人误解了收件箱零号的意图,并取而代之的是保持收件箱干净整洁的压迫。 但是,曼恩(Mann)从来没有打算使用“零”一词来暗示您应该对保持收件箱为空做出狂热的承诺。相反,“零”只是指您不希望收件箱中的注意力集中在收件箱上。 

这是关于释放你的精神收件箱,这是收件箱零的精髓。当我们以这种方式思考时,我们意识到有效的收件箱管理系统可以帮助我们在沟通需求与生产性工作的所有其他需求之间取得适当的平衡。   当然,收件箱混乱无助于头脑清晰或有效的项目管理,但也没有使您的所有其他活动服从于达到零未读邮件的毫无意义的目标。因此,考虑到这一点,现在让我们看一下开发实用,有效的收件箱管理系统所需的条件。

改善远程工作时代的视频会议体验

如果您过去六个月来一直生活在困境中,很明显 ,即使在大流行病消退之后,远程工作和分散的团队也将留在这里。

虽然有些工人会逐渐回到亲自(办公室或其他方式) 工作场所的方式,但这只是许多人从任何地方到工作高速公路的入口。

这些永久性的混合式面对面/远程团队需要手段和技术工具来像以前一样有效且可能更频繁地进行沟通和协作。

在所有变更中,SparkleComm一直没有改变的重点是SparkleComm专注于客户反馈并满足实际业务需求。

为了应对工作模型,使用模式和客户反馈的全球变化,重新确定了视频会议和协作产品路线图的优先级,着眼于一系列新功能。

这些新功能使远程工作更加愉悦,简单,个性化和安全适用于最终用户以及支持他们的IT和AV管理员。

为远程工作人员和远程管理员增强SparkleComm视频会议体验?

1.使其更轻松地参加会议

没有什么比主持人或参与者遇到湍流加入或使会议脱离地面时使会议停滞不前了。

无论用户喜欢哪种设备,浏览器或工作地点,该过程都必须平稳,一致且高效, 否则他们将完全放弃该平台。

为了确保一致性,引入了新设计的登录名和简化的加入会议体验。

不管他们的帐户类型或首选的台式机或移动设备,参加者都可以通过SparkleConference-Video会议软件的外观和感觉来迎接与会者。

2.提升会议体验

团队舒适地坐在虚拟会议中后,就可以鼓励参与和自然协作。

最引人注目的是为了寻求参与,我们正在分阶段推出新的会议布局,包括画廊,面板和活动发言人视图,以及经过改进的用户界面和一些有用的会议导航功能。

进一步实现了整个SparkleComm视频会议体验的现代化。

3.提供更多的安全性,灵活性和控制性

由于视频使用和远程工作的空前增长,安全性,隐私和远程管理功能对于企业和IT领导者保持员工连接,安全和高效的工作变得越来越重要。

除了现有的安全功能之外,SparkleConference-Video会议所有通讯均会加密传输,加密分多个层面:控制信号采用基于SIP的TLS通道传输;语音传输采用SRTP的TLS传输。

确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。

如何做到消除变焦疲劳和视频会议疲劳(二)

对抗变焦疲劳的9种最佳方法

现在,我们比以往任何时候都更在线地运行越来越多的会议和活动。这种趋势似乎不会很快改变,但是值得庆幸的是,有很多方法可以最大程度地减少视频会议的疲劳感。

1.切换到仅语音会议

您可以做的第一件事是探索召开会议的其他方式,以打破视频聊天的单调乏味。尝试回拨十年左右,让您的团队通过电话进行电话会议。大多数视频会议工具应具有此选项。

例如,SparkleComm统一通信平台使您可以轻松地将会议从视频切换为音频(反之亦然)。

2.召开更少的会议,而是赶上一条消息

这听起来似乎很明显,但是也许是时候退后一步,看看本周是否安排了所有会议。也许您可以跳过(或取消)一两个?例如,如果您定期举行站立会议,并且日程安排超满,为什么不让每个人都在群聊中更新呢?它可能有助于减轻缩放疲劳。

3.召开较短的会议

也许视频会议的问题与媒体本身无关,而与媒体的运行方式有关。您可以采取一些简单的步骤,使大家的会议更短,更简洁,更轻松。最好的方法之一是在会议开始之前将会议议程发送给团队中的每个人,以便人们可以提前准备他们的问题和评论。

这为会议创造了特殊性和意向性,尊重每个人的时间,并使会议闭幕。

4.让团队中的每个人都进行自我审核

尽管他们看着自己很多,但很多人并不清楚他们在视频聊天中的感觉如何。尽管您可能会觉得自己的房间是宁静的图片,但听起来像是行人闲逛的声音或听起来像是鸽子在窗外摇晃的声音,这听起来可能有些奇怪。

正如我们前面提到的,在您的会议中,所有这些干扰都可能使其他人分心。这样做(并使您的团队也这样做)。录制会议,并用您的视频通话软件讲话,并仔细听讲。麦克风中有回音吗?您的说话距离计算机太远还是太近?在审核期间进行这些调整,以帮助其他人召开会议。

5.在线会议期间不要多任务

面对现实吧-我们在会议期间都承担着多重任务。在会议进行期间尝试去完成一些工作的诱惑是无法抗拒的,尤其是当我们没有那么大的角色要参加的时候。但是,除了粗鲁,低效和烦人之外,多任务处理还对您不利。伦敦大学一项研究的一些参与者在进行多任务处理时,智商下降了15点。

杂耍和快速切换任务会消耗大脑的能量储备,从而导致更多的疲劳。

另外,试图吸引可能会执行多任务的其他通话参与者的注意力可能会极大地消耗精力。因此,无论您是要执行此操作还是您的团队都可能会导致Zoom疲劳。

6.遵循基本的视频聊天礼节

与例会一样,视频会议对于每个团队也应有一套自己的规则。您可以考虑合并以下几种:

1)在向队友打招呼后将麦克风静音,只有在绝对必要时才取消静音。 2)而不是在别人讲话时不打扰问问题,而是看看您是否可以写下您的问题并稍后再问。或者,如果有人要插入或提出问题,请使用聊天框,尤其是在网络研讨会期间: 3)使用屏幕共享和其他演示工具,使队友可以更轻松地访问自己的积分。 4)是否未在在线会议得心应手。 5)如果图片中有家人,宠物或其他任何干扰,请关闭视频。

7.进行体育锻炼

通过远程工作,久坐的生活方式变得不可避免。久坐不动的生活方式与健康不佳和疲劳程度高有关。考虑在工作日安排至少一个小时的体育锻炼时间。更好的是,考虑通过在视频会议中站立或坐在健身球(或稳定球)上而不是椅子上来击败Zoom疲劳。作为奖励,它也有助于保持姿势良好!

8.在会议之间休息

如果您在安排会议上有发言权,请确保在两次约会之间至少保持15分钟的时间以保持喘息。即使在不可避免的长时间会议中,也要时不时将视线从屏幕上移开,或者将窗口最小化并让自己休息一下。无论您有多疲倦,这些都是使您专心的必要条件。

9.关闭您的视频

如果您的队友对此没问题,请关闭视频。视频聊天最让人分心的事情之一就是能够看到自己的脸。根据研究,看到自己的脸,尤其是自己在视频聊天中的负面表情,可能会筋疲力尽。

这是有道理的,因为笔记本电脑的相机有时可能会让人有些不自在,并且在视频中看到自己,就像听到自己的讲话可能会使您非常自觉。为避免这种情况,请不时关闭自己的视频。

可以继续进行视频聊天,但无需担心缩放疲劳

我们在工作中不断适应新的沟通方式,尽管您可能在第99次会议后开始讨厌视频聊天,但这并不一定很糟糕。

适度地,视频聊天可以成为维持我们联系并保持我们前进的生命线。(如果您性格外向,可能会喜欢上它。)

当我们不能在同一个空间中时,这是一种新的方式来了解同事的面孔,并且可以帮助我们与其他国家的队友和客户建立联系,因此我们可以采用另一种方式来建立同事关系。嘿,现在您有9个想法来应对视频会议的疲劳(如果有的话)。