2.安排并关闭
控制您与电子邮件的关系的最有效方法可能就是在检查收件箱时更加有意。
换句话说，不要在进入收件箱时对每封电子邮件做出反应，而应在每天检查和回复邮件时留出专用的时间。将电子邮件主要视为 异步通信的工具，意味着您可以将更多的时间花费在不间断的，专注的工作上。
找出最佳时间集中在检查和回复电子邮件上可能需要一些反复试验。这在很大程度上取决于您的能量水平和工作流程。但是，作为一般指导，有意义的是首先在早上放置一些时间，然后在早上再次放置，然后在午餐后再在下午放置。
为了从这种日程安排中受益，必须调整警报和通知设置，以使您在非电子邮件时间内不会被收件箱打扰。即使您没有阅读电子邮件，通知本身也足以将您的注意力从正在进行的任何工作中解脱出来。
暂停收件箱，这样您就不会分心，直到您准备好阅读电子邮件为止。您可以使用“免费暂停”或“收件箱暂停”之类的扩展程序来控制何时在收件箱中出现新电子邮件。
您甚至可能在指定的电子邮件检查时间之外完全关闭了电子邮件程序。这种方法的唯一麻烦是，在某些情况下，可能会收到一封紧急电子邮件，要求您立即做出回应。对于这些情况，您可以设置对发件人的自动回复，其中包含有关如何在紧急情况下与您联系的说明，或者您可以设置自定义通知，仅在收到高优先级电子邮件时才会打扰您。
当您检查邮件时，最好在那儿尝试并处理它们。如果您只是在收件箱中放置一条消息，最终您将不得不重新阅读该消息，并就如何采取措施做出决定，从而使工作量加倍。
3.使用过滤器和文件夹
减少收件箱混乱的另一种经过测试的方法是花一些时间创建过滤器（或“规则”），以便在邮件到达收件箱后将它们自动分类到不同的文件夹中。
您可以根据传入消息的任何属性来创建过滤器，例如发送者，主题行是否包含特定单词，电子邮件是否包含附件，是否直接发送给您或您是否刚刚已抄送邮件。
将收到的电子邮件分类到不同的文件夹中，可以更轻松地确定要优先处理的邮件。例如，您将要立即关注任何以“客户”或“高级管理”文件夹结尾的消息，而那些以“通讯”文件夹结尾的消息可以保留，直到您有更多的空闲时间为止，劳格SparkleComm即时通讯系统也具有这样的功能。
4.搜索功能是您的朋友
当涉及实物文件时，遵循严格的归档系统非常有意义，这样您就可以在需要时找到所需的文件。
但是，有了电子邮件收件箱，永远存在的搜索功能意味着您只需简单地搜索相关的关键字，就可以找到所需的大多数主题和附件。不管收件箱有多混乱，这都是事实（尽管我们仍然建议您使用某种程度的过滤）。
与仅跳至预定义文件夹中的邮件相比，仅依靠搜索功能可能会更加艰巨。但是，至少，搜索功能的有效性表明，您无需承受压力即可保持完美组织的收件箱。