管理团队协作应用程序的5个步骤(一)

团队协作应用程序可提供可衡量的生产力和成本优势。请遵循以下五个步骤来解决技术,安全和运营需求,并成功实现部署。

团队协作应用程序已成为员工敬业度的新主要UI。根据Metrigy对超过475个全球组织的“工作场所协作:2021-22”研究报告,将近68%的公司已经采用或将在2021年底采用团队协作应用程序。大流行驱动的向远程工作的转变加快了部署,因为IT和业务主管利用团队应用程序的功能来改善虚拟协作。

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在组织内成功实施团队协作应用程序需要满足各种业务和最终用户的需求。这是确保您的部署提供最大可能的运营收益的五个步骤。

1.考虑业务指标

Metrigy的研究表明,部署团队协作应用程序可提供明显的业务收益,其中包括:

通过使用基于消息的更新来代替状态呼叫,减少了会议次数;

通过将SparkleComm通信集中到与其他应用程序和数据集成的基于上下文的工作区中来提高生产力;

通过提高运营效率节省成本;

通过消除与项目,任务或活动相关的难以关注和未链接的对话来减少电子邮件;

通过使面对客户的个人迅速获得解决机会所需的答案,从而增加了收入。

对员工进行团队协作应用程序如何改善其特定工作流程的教育,使您能够评估和报告软件和产品开发,客户响应能力和销售完成率等方面的改进。

2.使团队协作成为您的工作中心

那些在团队协作投资中获得最高ROI的人将重点放在使用团队应用程序作为工作中心上。这意味着将其他应用程序集成到团队空间中以实现工作流优化。例如,项目管理工具可以将项目状态更新报告到适当的通道中,这可以使个人从团队空间中管理自己的任务。这减少了切换应用程序的需求,并且与项目活动相关的对话可以在上下文通道中发生。

研究发现,项目管理,SparkleComm视频会议,文件管理和CRM是最经常集成到团队空间中的应用程序。此外,低代码/无代码工作流管理工具的出现使员工能够在团队空间内创建自己的可重复工作流。例如,HR员工可以创建工作流来支持入职流程,该流程可以从HR管理应用程序中提取所需的信息。

在家工作的重要提示

enter image description here在家工作是一种趋势,在世界各地的组织中,这种趋势正在缓慢而稳定地增长。即使您不是全职在家工作,许多企业也允许员工在一周内进行一两天的远程工作。利用SparkleComm统一通信工具就是个很好办法。

SparkleComm统一通信了解您的要求

在离开办公室以开始在家办公之前,请盘点在非常规空间中完成工作所需的所有物品。可以是任何设备,例如第二台显示器,文书工作和联系信息。在家里工作一周后,您可能会发现更多想念的东西,但是在离开办公室之前准备好基本知识并没有什么坏处。

已经拥有SparkleComm统一通信进行远程工作人员的组织可能会为家庭办公设备制定预算。找出多少钱,以及您有资格购买适合您的设置的哪些物品。您可能还需要弄清楚谁将为退回旧设备,运输成本,报销或购买流程等付款。

如果您是企业中第一个在家工作的人,那么立即要求您需要的东西很重要。您的经理或老板可能不知道您需要什么,您将对此做出最好的判断。您所需的特定设备将根据您的工作角色而有所不同,但请确保具备以下基本知识:

笔记本电脑可插入的大型显示器 键盘鼠标 摄像头 VoIP电话或应用程序 优质耳机和麦克风

保持正常

工作时间在家工作的危险之一是很难保持正常工作时间。但是制定时间表可以帮助您设置界限,平衡工作和个人生活。滚下床坐在穿着睡衣的办公桌旁很诱人。它可能对某些人有用,但大多数其他人都喜欢有固定的办公时间,即使他们不必去办公室也是如此。

远程工作通常意味着您必须延长工作时间以适应其他时区,尤其是在整个团队都在家工作的时候。但是请确保这些时间是例外而不是规则。让您的同事知道您的工作时间是上午9点至下午5点(或您的日程安排是什么)。不要在正常工作时间以外回答电子邮件或电话,并确保从聊天或群发消息之类的工作系统中注销。

有一个单独的工作区域

如果您是全职甚至是兼职在家工作,那么有一个单独的工作区域很重要。并非每个人都拥有家庭办公室的奢华,但您应该指定一个在家办公的区域。

它可以是客厅角落的桌子,甚至可以是厨房的桌子,但请尽可能避免坐在电视前。最好选择一个单独的带有门的房间,您可以关闭或关闭它,即使它很小(例如,客人卧室或阁楼空间)。

在许多方面,单独的工作区至关重要。它使您的家人知道您在工作,除非有紧急情况,否则不会被打扰。如果您放学后在家带小孩,这尤其有用。它还可以帮助您专注于工作并最大程度地减少分心。

将您的个人和工作设备分开也是个好主意。这为您的雇主提供了安全保障,您不必担心意外将度假照片发送给客户。 还要使您的企业VoIP和个人电话号码保持不同。诸如SparkleComm统一通信的软电话,允许您在设备上使用该软件电话应用程序来拨打电话,因此请使用该功能。

避免分心

仅因为您在家工作并不意味着您一个人。您可能正在与一个合伙人共享空间,该合伙人还在家中工作,或者与孩子和宠物一起工作。当您看到水槽里有成堆的衣物和餐具时,要避免在家工作时分散注意力是很困难的。或当孩子们大叫你与他们一起玩时。

一如既往,设定界限和期望很重要。告诉您的朋友和家人您的工作时间,以使他们知道不要随意通知。当然,您可以接听服务人员的门铃并接受送货。毕竟,这是在家工作的好处之一!但这并不意味着您在工作日中间有时间喝咖啡和聊天。

如果您发现很难停止工作并休息一下,可以使用可以在需要的时候将您锁定在计算机之外的应用。或设置一个屏幕保护程序,让您知道剩下多少时间。还要确保在办公室VoIP系统上设置您的状态信息,大多数都有内置选项,例如午餐或休息时间供用户使用。

与您的团队

沟通如果您想在家工作时获得成功和多产,沟通至关重要。实际上,当您不在办公室时进行过度沟通也无济于事。当您看不见对方或判断对方的语气时,简单的误解很可能会雪上加霜。撰写电子邮件时也要保持积极的态度,这很重要,因为您不想听起来像混蛋。

如果您的雇主还没有良好的SparkleCommVoIP服务,那么该是时候进行投资了。您的电话系统应覆盖所有员工(无论是在办公室还是在家里)进行群组通话,聊天和视频会议。

对于周末团队来说,即席社交时间或虚拟欢乐时光是一个不错的主意。与队友分享笑话和GIF,谈论与孩子在家在家工作的危险,或者传递狗或猫的照片打扰您的工作。将其与群组通话和视频聊天混在一起。如果可行,您甚至可以亲自在当地的咖啡馆见面。

SparkleCommVoIP服务应该足够灵活,可以满足您的通信需求,无论您是参加虚拟培训课程还是下班后与同事聚会。您应该能够轻松地在语音呼叫,聊天和会话之间切换。

通过视频会议削减成本

SparkleComm视频会议的趋势

除了大流行之外,许多中小型企业分布在不同的地理位置,尽管这种趋势对大多数公司而言既有成本,也有聘用利益,但它也给沟通带来了复杂的挑战,即使对于内部员工也是如此。将客户和合作伙伴添加到其中,很难在没有大量旅行的情况下考虑与所有这些人进行交谈,这带来了限制性成本。在这里,SparkleComm视频会议可以大大提高公司的利润。

即使不考虑地理位置,SparkleComm视频会议也可以节省金钱。这一轮竞争者中包括的许多新协作功能旨在使过去需要额外花费的任务自动化。主要的例子是会议记录和录音。

在较早的专有系统中,录制会议意味着单独的摄像机或第三方麦克风(仅用于音频录制),以及用于存储的服务器空间。现代服务具有自动记录功能,因此您可以通过按一个按钮启动一个记录,然后不仅将其自动保存到云中,还可以将其自动与所有会议参与者共享。 enter image description here 转录也要花费额外的成本,因为会议管理者必须至少将音频记录发送给转录服务。SparkleComm视频会议系统以虚拟会议助手的形式包含人工智能(AI),这些助手不仅可以管理诸如出席情况跟踪之类的事情,而且还可以出色地将会议记录直接转录为PDF或Microsoft Word文档。

SparkleComm视频会议易于使用和协作

找到价格范围内的包装后,最重要的考虑因素就是易用性。显然,如果用户界面(UI)对您和您的同事来说都很困难,那么这不仅会导致会议开始时间的延迟,而且可能会阻碍使用更高级的协作功能。这就是这项技术的许多真正价值所在。

对于每条评论,我们都讨论了注册,创建会议,邀请参与者以及设置音频和视频控件的简便性。我们还将从会议受邀者的角度考察用户体验(UX),以及访问智能会议控件的便捷程度。这不仅涵盖了白板式的协作,还涵盖了上述的文件共享,注释和虚拟助手功能。

我们会测试每项服务的主要功能,但具体取决于您自己。您是否需要拨入号码,SparkleCommVoIP支持或同时使用这两个选项?您是否需要屏幕共享或远程控制等功能?一些服务既提供带拨入号码的电话会议(本地或免费电话),又提供VoIP呼叫,而某些则仅提供其中一项。一些提供国际拨入号码。

所审查的所有产品都通过网络摄像头提供视频通话,此功能正在逐渐渗透到多个团队消息传递平台中,例如SparkleComm来说,这是一个完整的视频会议解决方案。

在所有这些审核中,通过SparkleComm视频会议应用系统我们主持并参加了会议,以测试注册用户和未注册用户的体验。我们确保概述了参加会议的难易程度,包括与会人员在参加会议之前是否需要下载软件(这可能会导致延迟)。在这种情况下,与员工就硬件兼容性和您首选的浏览器进行交流非常重要。其他服务仅要求与会者输入密码即可访问会议。

我们的评论还涵盖了房东的管理功能。最好的服务使您可以设置不同类型的会议,例如所有与会者均被静音的演讲风格会议,或演示者可以根据需要将与会者静音和取消静音的讨论或问答模式。其他选项包括启用和禁用网络摄像头,将后来者锁定在会议之外,在为会议做准备时创建等候室以及允许分组讨论。

SparkleComm视频会议演示

对于演示,屏幕共享很重要。但是,还有更精细的选项,例如仅共享一个应用程序,文档或图像的能力,而不仅限于整个桌面。此综述中的大多数视频会议服务不仅在SparkleComm会议期间而且有时在视频通话之外还提供文本聊天模式。

您应该在试用期间尝试所有这些功能,并仔细考虑在各种会议中需要多少实际协作。这意味着不仅要由IT人员来评估服务。您还应该包括各个部门的利益相关者,这样您就可以准确地代表员工在组织内部与组织外部人员之间举行的各种聚会。

如何选择合适的视频会议系统

enter image description here视频会议已经以各种专有格式出现了一段时间。SparkleComm视频会议应用系统专门从事企业解决方案的公司通常会构建这些系统来连接会议室。连接是通过局域网,然后如果链接位于不同建筑物之间,则通常通过租用的电信线路进行。网络流量是使用很大程度上专有的协议和编解码器处理的,而该协议和编解码器仍然是当今使用的基本体系结构。协议处理网络流量流,而编解码器则处理音频和视频图像,在发送侧将其编码为数字位和字节,然后在接收侧将其编码回视频和音频。这通常需要专有的摄像头和麦克风,SparkleComm视频会议应用系统提供专用服务器以及会议系统专有的服务器和客户端应用程序。

当今的云视频服务基本上以相同的方式工作,除了它们使用TCP / IP作为主要网络协议和一小部分基于标准的编解码器来执行转换工作。同样,它们的硬件支持通常是开放的,这意味着您可以使用与计算设备一起使用的任何网络摄像头或麦克风。SparkleComm视频会议应用系统与需要PC或专用会议室智能屏幕的旧专有系统不同,这些新服务通常支持完全基于Web浏览器的体验,而无需安装任何类型的应用程序(尽管专有应用程序通常也可以可用的)。此外,它支持所有类型的移动设备,SparkleComm视频会议应用系统效很好。

即使是现代会议系统,也仍然互动不多,例如,您无法参加使用SparkleComm视频会议客户端上发起的视频会议。一切仍然在一个系统中发生。优点是该系统不再需要专有的客户端,会议室或网络硬件。这也不是一项庞大的系统购买,而是一项基于每个用户或每个主机(请参阅下文中有关主机的更多信息)订阅提供的服务,并且可以大大降低成本。

它们还提供了旧系统根本无法提供的大量新功能,而不仅仅是面对面的交互。一流的视频会议服务使用户可以共享屏幕,远程访问彼此的桌面,通过文本聊天,交换文件,通过数字白板进行通信,甚至可以将广播会议发送给大量的被动查看者(例如网络研讨会)。其中一些是业务支持 的IP语音 (VoIP)程序包的一部分,该程序包使您可以动态地将语音呼叫更改为视频呼叫,或者只需按一下按钮就可以发起共享会议,而不会丢失原始连接。

这些功能非常适合总部办公室使用,但对于在家工作的情况,尤其是从长期的角度来看,它们也是出色的通讯工具。但是视频会议可以走得更远。例如,它是在网络研讨会期间实时解决客户支持问题或与这些客户实时互动的理想工具。这些功能在COVID方面显得有些落后,尽管当流行病到我们身后时,它们会重新流行起来。但是在最近一年中,导致SparkleComm视频会议应用系统需求量增长猛增的主要原因就是消费者需求。

即便如此,对于IT工作者而言,远程办公仍在蓬勃发展。即使在大流行发生之前 ,至少有一半的时间,SparkleComm视频会是这些员工与雇主之间唯一可见的互动。如今,许多公司发现远程办公的好处可以长期发挥作用,这些数字只会不断增长。

呼叫记录对联络中心成功至关重要的4大原因

呼叫记录软件是联络中心运营的基本组成部分,但通常被低估并被认为是理所当然的。有点像您家的管道。建造房屋时要铺设管道,管道始终在后台运行,并为洗碗机,洗衣机等设备供电,但您不会经常考虑在脚下运行的管道。当出问题时,您不能将水用于任何用途。从那时起,您意识到它对于您的日常生活真正至关重要。同样,记录软件为其他联络中心活动提供了动力,但直到联络中心出现故障后,大多数人才真正停止思考其关键含义。

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你为什么要录音?

记录呼叫和数字互动的原因很多。对于许多联络中心而言,由于行业法规的原因,录制不是必须选择的,而其他录制中心的录制则是出于质量,分析和指导目的。幸运的是,优质的录音软件可以轻松,安全地捕获呼叫和数字交互(例如聊天和电子邮件),从而为联络中心提供支持。

1、符合行业法规

许多行业必须遵守联邦,州和国家/地区特定的法规,这些法规要求联系中心合规。许多法规要求记录特定百分比的呼叫。它们还包括捕获客户同意,存储和运输安全性,保留和掩盖某些敏感客户信息的规则。联络中心必须充分熟悉这些法规,并选择正确的记录软件以保持合规性,这一点至关重要。

2、纠纷解决

提供销售和服务支持的大多数公司可以通过使用记录的交互来解决客户纠纷而受益。呼叫记录对于诸如债权代收机构,保险组织以及任何通过电话处理计费交易并需要客户同意销售条款的组织等高要求行业尤其重要。尽管对这种记录的感知需求是主观的,但能够有效解决或解决争议的好处是显而易见的。

3、质量管理与代理商培训

对于大多数联络中心,如果没有通话记录,则没有质量管理。甚至对于您最常任的经纪人而言,定期使用其实际互动的记录来提供反馈和指导也是将信息传达给他们的最令人大开眼界和最有效的方法。它使联络中心经理可以轻松地为新的和长期的联络中心座席提供现实生活中公司特定的优质服务示例。

4、通话分析

呼叫记录对于分析业务代表交互的内容至关重要。没有呼叫记录,就没有呼叫中心分析功能!全渠道的语音和文本分析引擎会提取通过联络中心的每个互动,包括语音。它分析内容并确定趋势和机会,以改善客户体验。

下次打开水龙头时,请考虑一下您对房屋中的管道的依赖性以及保持管道质量的重要性。下次您在联络中心收听电话录音时,请考虑一下可以实现录音功能的录音软件!

了解有关在云中使用呼叫中心记录以满足法规要求的更多信息。使用SparkleComm呼叫中心,更好的管理通话录音,能够在任何时候收听录音,查看通话详情。