视频会议的特点

视频会议正处于令人难以置信的过渡时期。在大流行之前,昂贵且复杂的室内系统是主要的商业投资。这些现在正处于个人视频会议设置和即插即用办公系统的次要位置,这些系统在室内和远程体验之间创造了平等。

为什么视频会议对企业很重要

视频会议在大流行期间发挥了关键作用,使企业能够让员工远程工作但仍保持联系。现在,雇主正在进入一个视频会议作为混合工作环境中心的新时代。规划这样一个环境,用户在办公室几天,远程(在家或其他地方)几天,与完全远程工作的员工相比,需要考虑不同的考虑因素。然而,保持不变的是视频会议平台(如SparkleComm视频会议)作为必不可少的通信和协作工具以及业务工作流程的一个组成部分是可用和可靠的关键需求。

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视频会议是如何发展的?

视频会议是模拟面对面会议的两个或多个远程方之间通过 Internet 进行的实时视觉连接。它是统一通信 (UC) 平台的核心组件,可以部署为硬件、软件或 SaaS。视频会议的历史最早可以追溯到 1870 年代,当时贝尔实验室提出了通过有线传输图像和音频的概念。几十年后,在 1920 年代,贝尔电话实验室播放了现场动态图像。在 1990 年代后期,消费者网络摄像头首次流行起来。但直到 2000 年代初和宽带的普遍可用性,公司才广泛采用视频会议系统。如今,公司严重依赖 SaaS 和基于 Web 的视频会议平台(例如LoogearSparkleComm、Google Meet、Microsoft Teams )进行协作、通信和演示。不再担心用户是否会参加视频会议,该技术现在无处不在,以至于企业不得不担心视频会议疲劳等问题,俗称变焦疲劳。

视频会议的商业优势

视频会议在商业领域有很多好处,包括极大的生产力提升。用户可以通过一种有意义的方式联系同事——虽然视频会议技术不能取代办公室中可能发生的面对面的联系,但这是一个值得的近似方式。

类似SparkleComm这样的视频会议支持以下内容:人际交流、协作、演示和教育。招聘、培训、项目管理、与客户协作、销售演示和谈判等任务都受益于SparkleComm企业级视频会议平台。

视频会议技术的特点和能力

视频会议在过去几年已经成熟,特别是近几年的劳格SparkleComm视频会议系统更加值得运用,因为SparkleComm包括以下吸引企业用户的功能:

SparkleComm视频会议系统的虚拟背景有助于避免在凌乱的房间或用户的远程位置分心。公司可以创建品牌背景,为视频会议提供更专业的外观和感觉。

SparkleComm视频会议系统的屏幕共享使参与者可以轻松地以清晰的方式呈现或解释内容。它甚至可以将演示文稿共享为背景,因此感觉更像是一种面对面的体验。

SparkleComm还能使团队成员参与者能够作为观众一起出现在一个屏幕中,而不是出现在单独的格子中。

会议转录服务跟踪行动项目、后续步骤和其他重要的会议记录。

翻译服务使与会者能够以多种语言进行交流并接收实时文字记录。

通往其他应用程序的网关可防止用户启动和在多个程序之间切换。

视频会议也将从人工智能和机器学习中受益。IT 领导者已经开始采用 AI 驱动的功能,例如 SparkleComm视频会议系统中的自动转录、用于开始会议的面部识别和用于控制会议的语音识别。

人工智能可以帮助解决混合工作环境中出现的问题,在这种环境中,一些参与者远程参加,其他人聚集在一个房间里。例如,人工智能可以执行以下操作:

支持主动参与者取景和画质提升;

增加主动降噪和隔音屏障,过滤来自宠物、汽车等的噪音;

通过隐藏式字幕使实时翻译更进一步;

使用面部识别来识别说话者,然后向参与者实时提供有关他们的更多信息;

部署聊天机器人以根据参与者日历自动安排下一次会议。 借助人工智能,如果体验有效,企业可以更好地了解员工和客户如何使用他们的视频会议平台,然后相应地调整他们的策略。

移动化

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移动设备的使用如洪水般泛滥,这是一个游戏规则改变者,呼叫中心要么沉要么游。移动设备(尤其是智能手机)的普及正在改变消费者与企业互动的预期方式。这是客户的年龄,人们对优质服务的看法正在改变——期望比以往任何时候都高。品牌忠诚度现在与你提供的产品关系不大,而与你提供的服务关系更大。

移动设备已经成为我们所依赖的一种工具,给了我们表达的力量和自由,与公司互动的能力也达到了一个全新的水平。现实情况是,智能手机让每个人都能在任何时候连接。现在,24/7访问不仅是理想的,而且是必需的。SparkleComm紧跟这一趋势,继续增加移动功能。

顾客总是忙忙碌碌的。他们感激公司尊重他们的时间。这意味着允许他们通过他们喜欢的渠道联系你。在SparkleComm移动应用程序中,只需简单地点击一下就可以安排回叫选项,就可以让客户满意,同时降低对呼叫中心的一些要求。您允许代理在客户要求的时间联系客户,而不是让大量电话排队等候。这降低了客户的沮丧程度,因为他们不需要等待,这意味着代理可以从正确的角度开始客户交互。

你的顾客会很欣赏你的主意,不要在排队时听糟糕的等待音乐。他们也会对你的公司有更好的印象,因为你尊重他们的时间,表明你关心他们在你公司的整体经验。安排回调是一个很容易实现的功能,更多的公司应该利用这个功能。

想象一下,你在捷蓝航空的手机应用上查看航班延误情况。你的情绪可能已经高涨了。当你感到沮丧或有些烦恼时,你按下应用程序中的“点击与代理聊天”按钮。你会自动与一位代理连接,该代理会说:“你好,史密斯女士,我看到你在询问航班状况,我还能帮你什么忙吗?”

事实上,你被告知姓名,并且代理已经了解你的问题,这可能减轻了你的沮丧程度。最重要的是,SparkleComm座席可以看到你所有的航班信息,而不必让你重复一遍!天才是吧?不完全是。事实上,对于大多数组织来说,开始采用这种级别的服务并不困难,也不是太复杂。这是一个承认客户服务格局正在改变的问题,你承诺的服务水平也必须改变。

毫不费力的服务是消费者所期待的,如今我们看到许多公司提供卓越的客户服务,以提高满意度、收入,并最终保持较高的客户保留率。了解到顾客的偏好正在改变,公司就有机会满足他们对便利服务的期望。如果你不提供,别人就会提供,手机用户也知道自己想要什么样的服务。为了保持竞争力,并迎合那些使用移动设备经验非常直观的新一代用户,采用这些简单、有效的服务水平是必要的。说到移动客户服务,现在是时候要么沉沦,要么失去客户忠诚度,要么满足并超越客户期望。

2021 年呼叫中心软件的 9 个关键要求

什么软件最适合现代呼叫中心?典型的现代呼叫中心是一个基于软件的智能系统。例如劳格SparkleCallCenter呼叫中心系统就是这样一个智能软件,SparkleCallCenterSparkleComm统一通信的软交换技术为核心,在支持传统语音、VoIP、传真、短信接入的基础上,还可支持WAP、彩信、视频和流媒体等传输;在支持PSTN网络接入的同时,也支持2G/2.5G/3G/4G/5G等多种网络接入方式。以下是SparkleComm呼叫中心包含的一些元素:

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1、VoIP 呼叫和 SIP 支持

VoIP 使通话更加实惠。它还具有许多优点和功能,使通信更加丰富和高效。

2、广泛的呼叫功能

这包括自动呼叫分配、交互式语音响应 (IVR)、在线状态管理和即时消息等。

3、与业务工具集成

SparkleComm呼叫中心软件可以轻松插入您的 CRM、PBX、服务台、营销平台、电子商务平台、服务器和 Microsoft Outlook 等业务工具,以有效解决客户问题并管理数据。

4、智能界面

直观的界面非常适合帮助客户服务代理在处理呼叫时足智多谋。通话录音、状态管理和协作都在SparkleComm同一界面上提供,以获得最佳效果。 

5、通话录音

通过通话录音,客户服务代理可以分析通话并从中提取有用的数据。此功能也可用于培训目的。这个高级通话录音功能也是SparkleComm呼叫中心中的一项主要功能之一。

6、灵活性和可扩展性

可以向您的电话系统添加一个或多个用户、模块或功能,以及升级到更强大的方案是无缝的,以促进您的业务增长。

7、出色的通话质量

SparkleComm呼叫中心VoIP 电话系统具有最好的语音和视频编解码器,以在最小带宽内提供卓越的质量。

8、供应和内部支持

SparkleComm呼叫中心工具允许多用户配置和相关的、有效的故障排除工具。

9、安全和加密

处理机密信息和敏感数据常常使呼叫中心成为安全攻击的目标。重要的安全功能,如良好的加密支持是必要的。当然我们SparkleComm是支持实时加密,端到端加密,支持通话启动和关闭加密的,保障了通信的高度安全。

我们所有的解决方案都具有可扩展性、安全性和成本效益。通过切换或扩充您当前的通信系统以包含 VoIP,组织可以立即实现优势,包括实时协作和成本节约。

有兴趣了解有关我们企业SparkleComm呼叫中心解决方案的更多信息吗?立即联系我们的团队了解详情。劳格科技是创新桌面和移动 VoIP 软件及呼叫中心软件产品和解决方案的领先供应商。我们的SparkleComm产品套件包括基于 SIP 的软电话、基于服务器的用户体验管理和 UC 解决方案,使服务提供商、企业和原始设备制造商 (OEM) 能够经济高效地集成语音、视频、状态、即时消息 (IM) 和协作应用程序到他们的 VoIP 产品中,并在固定和移动网络中扩展功能。

改善会议文化的 6 个技巧

如果您在工作中参加或主持很多会议,您可能会遇到各种会议质量的差异。幸运的是,通过几个快速步骤来改善您的整体会议文化非常容易。 这里有一些快速简便的方法可以改善您的企业会议

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  1. 保留会议议程(并坚持下去)

事实证明,良好的计划是改善会议的前提。避免无效会议的最简单方法是提前制定清晰的会议议程,然后确保每个人都坚持下去。这有助于确保没有人跑题,并且每次会议都涉及完成实际工作。

一个以前的调查显示,大多数人认为有明确的目标,以及明确的会议日程,是运行一个成功的会议是必不可少的。

会议议程方面,如果您将这两个步骤结合起来,会很有帮助。这意味着为每个议程项目制定明确的指导方针和说明,使每位与会者更清楚会议的目标和整体议程。

  1. 谨慎选择参会者

不相关的受邀者会减慢会议的速度,减少会议参加者的总数有助于提高会议的成功率。您可以使用SparkleComm视频会议系统来选择你需要邀请的人员。

这些点是有价值的。毕竟,如果您的会议由您的所有团队成员以及来自完全不同部门的您从未见过的人组成,这可能会对您的整体团队合作能力产生负面影响。

这就是为什么重要的是要确保参加会议的每个人都需要出席,并且不会遗漏对应该出席的人的邀请。

  1. 委派会议角色 

这在选择与会者时很有帮助。您需要知道的是,每次会议都需要人来担任特定的角色,而让合适的人担任这些角色是提高会议效率的必经之路。

例如,如果没有与领导会面,您就无法召开有效的会议。这些将是跟踪给定会议的大部分管理工作的人员。

您还需要确保您的会议有一位主持人,以确保一次只有一个人发言。像SparkleComm这样的视频会议系统就具有主持人功能,可以动态调整主持人的权限。如果会议涉及使用 PowerPoint 演示文稿,则您的主持人也可能是负责根据需要更改幻灯片的人。

简而言之,会议上的每个人都应该确切地知道他们的角色或职责是什么,即使该角色仅包括倾听。

  1. 适应特定会议类型

您不会像对待面对面会议那样对待虚拟会议SparkleComm视频会议

当您考虑其他类型的会议如SparkleComm视频会议时,同样的原则也适用。例如,与涉及许多不同团队的大型会议相比,临时签到需要采用不同的方法。

与参加者都是实习生或固定期限合同工的会议相比,您对涉及高级管理人员的会议的计划也有所不同。

每种会议都应基于专门的模板。这有助于确保您可以最大程度地利用会议,并确保每个会议都根据其类型进行适当调整。

  1. 创建更具包容性的会议

最好的会议是协作式的,在这里不同的思想聚集在一起,每个人都感到被鼓励参与。在您计划会议时,请考虑参加的工作和性格类型。这确实有助于改善会议文化。

例如:会不会有很多外向的人可能会垄断谈话?如果是这样,为内向者提供一种提前(以及之后的反馈)以书面形式提交问题的方式可能会公平竞争。虚拟会议非常适合这一点,因为像SparkleComm这样的许多视频会议应用程序都包含一个用于运行评论的聊天框。这只是SparkleComm视频会议应用程序可以为您的团队创建更具包容性和可访问性的会议环境的其中一种方式。

  1. 为下一次会议做准备

除非您有很多时间,否则您通常希望将会议分成多个会议。 这可以通过几种不同的对您有利的方式。首先,它可以是一种有用的方式来跟进先前会议期间讨论的要点。其次,多次会议是检查团队在项目或任务上取得的进展的好方法。

为下一次会议安排讨论也是让与会者开始思考或研究您所谈论的主题的一种有用方式。

最后但同样重要的是,为下一次会议做计划是提高项目和任务结构水平的绝佳方式。如果每次会议都被安排来讨论进展和即将到来的后续步骤,那么每个人都将始终知道他们在做什么,基于项目的决策将变得更加容易。

更好的会议文化触手可及

会议计划得越好,会议就会越顺利。关键是要确保每个人都知道自己的角色是什么,以及会议的行动项目是什么。这样,您就可以避免人们跑题或错过会议的重要接触点。花时间为即将举行的会议做准备也很重要,因为一般来说,会议不是凭空存在的。确保您的会议遵循之前会议的要点,并为下一次会议设置要点。

当你很好地计划你的会议时,你的会议文化会因此得到改善,这可以为整个公司带来巨大的积极成果。

什么是会议文化

虽然有些会议效率高且计划周密,在会议结束时有足够的时间回答问题,但其他人似乎一直在讲,却没有达到任何目的。这些糟糕的会议往往会耗尽你的时间,让你感觉效率低下甚至行动迟缓。

最有效的会议往往也是具有最佳会议文化的会议,这并非巧合。在本文中,我们将介绍:什么是会议文化?为什么会议文化如此重要?不良会议文化的症状。

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什么是会议文化?

从本质上讲,会议文化是所有会议实践的总和:好的和坏的。

一个好的会议将有一个富有成效、友好和开放的文化。另一方面,糟糕的会议往往是曲折的,而不是一针见血,而且它们通常会引起比解决的问题更多的问题。

为什么会议文化如此重要?

我们用数字说话。根据最近的一项研究,以下是员工对运行不善或计划不周的会议的感受,员工表示,会议运行不善的影响有以下情形:44%说他们的生产力受到了影响,43%说不清楚的行动会造成混乱,38%表示对项目的关注减少了。

关于会议文化的事情是,它几乎总是对公司文化的反映。一个不能有效召开会议的公司,一般也不能有效地组织其他公司事务。

那么问题就变成了如何举办一场精彩的会议。值得庆幸的是,改善您的整体会议文化很容易,也许你可以利用一个好的视频会议软件就可以了,例如劳格科技SparkleComm视频会议系统。

不良会议文化的症状

阅读此会议失误列表。如果您的会议出现以下任何症状,可能是时候重新评估您的会议文化了:

议程没有提前发送(或根本没有使用)

议程设定了会议的期望和节奏。如果不知道案卷上有什么,以及每个讨论主题分配了多少时间,就很难保持正轨并使每个人都朝着同一个方向前进。

另一方面,当人们知道会发生什么时,他们也可以准备好讨论,这意味着您不需要在宝贵的会议时间内让每个人都跟上进度。

邀请了错误的人

没有合适的人在房间里,几乎不可能完成任何事情。我们都经历过:您在会议上坐了半小时(或更长时间),才意识到会议内容跟你毫无关系,在此期间你原本的任何事情都无法推进。

当您不打算邀请谁参加时,它可能会创建许多不必要的会议,以可怕的短语“我想我们需要另一次会议”结束,而其他事情几乎没有完成。

相关说明:没有什么比被邀请参加与您的工作无关的会议更令人沮丧的了,对吧?在为团队召开会议时,也要记住这一点。此时选择一个合适视频会议软件太有帮助了,例如使用劳格SparkleComm视频会议系统,它具有灵活的视频会议参与者权限控制功能,包括:拥有者、管理者、主席、成员、参与者等等,每个权限角色有清晰的功能区分。以后你再也不怕邀请了错误的人。

会议参与不平衡

一个充满不同个性的工作场所,那是一件美妙的事情!有些人喜欢在会议中大声讨论,而另一些人则需要更多的时间来处理信息,然后再加入。这两种形式的沟通对于良好的会议文化来说都是有效和必要的,但有时少数人可以垄断谈话。这种不平衡意味着您可能会错过团队的宝贵意见。

会议经常超过预定时间

长时间的会议可能是我们上面列出的三个问题中的任何一个的结果,或者这三个问题结合在一起,这是经常发生的情况。这不是一件可以掉以轻心的事情。

如果您办公室的会议定期进行,这可能会给您的团队带来压力。他们可能会将这种习惯视为无视自己的任务和时间表,这会对员工的满意度和保留率产生负面影响。更重要的是,由于行动项目通常在会议结束时设置,如果重要的人不得不离开以完成其他紧急事件,那么您可能不会在房间里安排您需要的每个人。

人们离开会议时感到困惑或沮丧

“等等,我们现在该怎么办?”如果这就是人们离开你的会议的声音,即使是一小部分时间,你可能需要研究如何用明确的行动项目结束。当涉及到下一步时,灰色区域越少越好。