电话会议录音使会议记录更轻松

不论是电话会议视频会议、办公室会议的会议纪要都需要您花时间记录,对企业而言,最好的解决方案是找到一种快速而准确的会议记录方法。例如:SparkleComm电话会议应用系统。

使用SparkleComm电话会议系统可实现在线远程电话会议录音,代替了纸、笔传统会议记录流程,SparkleComm电话会议系统操作只需单击几下鼠标,即可实现会议录音。使用SparkleComm电话会议录音,在网络会议结束后,能有效的保存语音资料,解决传统纸笔漏登的可能性。通过SparkleComm电话会议系统,优化会议纪要内容可以从以下几个要素进行。

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幸运的是,就像自动洗碗机使清洁厨房变得更加普遍一样,免费的网络会议和通过云计算的免费电话会议也简化了几分钟的操作,只需单击几下鼠标即可。

秘诀是使用电话会议录音,这是使用电话会议技术时可用的一项众所周知的功能,随着网络会议逐渐由坐下会议接手,该功能正日益普及。

首先,使用录音来录制音频视频会议记录

节省员工的时间和差旅费用是大多数人在决定从就座会议的低效率升级到免费网络会议和电话会议的便利时想到的原因,但是网络会议的另一个重要优势是可以将成绩单自动生成,而无需任何人集中精力共享信息或制定决策。

通过使用几个简单的电话会议功能来完成此操作。毕竟,某种意义上,网络会议只是“具有风格的电话会议”。

首先是两个非常受欢迎的功能:电话会议录音和录像机。只需单击一下鼠标,您便可以录制音频和/或视频,并自动保存在您过去的帐户详细信息中,并在会议结束后的几分钟内可以访问和搜索。

会议结束后,录音非常有用。他们可以: - 附在简短会议摘要中的决策或行动项目摘要 - 在网站上为无法参加的人发布 - 保存以供参考

在进行视频会议时,尤其是在存在“演示”元素的情况下,录像机特别方便,它可以捕获您的整个会议。

接下来,SParkleComm电话会议会自动转录您的录音

由人工智能驱动的SparkleComm会自动记录您的会议记录,并在数小时内将其转录成可读的文本。现在,您可以像搜索电子邮件一样搜索会议记录,以立即查明确切的时间和准确地说出的内容!更好的是,您可以搜索您的会议历史记录,并在提到特定主题,日期,联系人或其他任何内容时找到一个或多个会议。所有记录本都安全地存储在您的会议摘要中,以及录音和所有其他会议内容。

最后,请专业录制您的录音

视频音频都可以使用呼叫或视频记录器制作出色的会议记录,但是有时候真正需要的是在Word文档中进行专业书面记录。专业电话会议转录是将您的MP3文件自动发送到打字服务的地方,该服务会将其转换为Word文档。

这种会议记录格式非常方便协会,律师或任何组织的法律记录。甚至在故事发布会中,或者在诸如精神领袖之类的代言人中,作家也使用该功能,他们记录下讲道的内容,然后使用笔记来改善风格。然后,律师还可以设计律师网站,以扩大客户范围。

会议必须包括一个速记员才能记下每个单词的日子已经一去不复返了。

从繁琐的工作中解放用户“大脑”

SparkleComm电话会议应用系统是出色的会议记录工具,打破了传统纸笔或Word文档中进行书面记录。专业电话会议系统才能做到这一点。

现在SparkleComm电话会议应用系统使用行业也非常广泛,从繁琐的工作中解放了用户的“大脑”,加快并优化了会议纪要内容,以便他们可以更好地共享信息并制定更好的决策。同时也为用户节约了时间成本。SparkleComm电话会议应用系统是轻松生成会议记录的简便而有效的工具。

SparkleComm电话会议,可让您自由选择如何随时随地连接会议。

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在SMB中实现呼叫中心的5个问题(三)

使用SparkleComm呼叫中心解决方案可以缓解大多数(如果不是全部)上述问题。在供应商管理所有安全更新,功能升级,应用补丁。由于您现场没有任何设备,因此您也不必担心硬件方面的问题。提供者负责集成,并确保一切正常进行。

流动性问题

如果正在进行的大流行显示出一件事,那就是许多工作不需要人们进入办公室。对于已经过渡到在家工作的呼叫中心员工而言,尤其如此。它可能不是无缝的,但至少您知道可以做到。相当多的中小型企业已经发现拥有流动劳动力的好处,其余的现在正在追赶。

完全远程/移动的劳动力可以为您的公司做什么?一方面,您不需要为呼叫中心在市区设置庞大的办公空间。您无需为空间配备计算机,公用程序,也无需强迫您的工人为昂贵的城市停车位付费。另外,您不必只在您附近寻找人才。想象一下,有能力雇用最好的人才,因为没有人需要上下班吗?

但是,如果您不给员工提供允许他们在家工作的工具,这一切都不会实现。他们需要硬件、软件和培训才能有效地工作,即使在办公室外面也是如此。要实现这一目标可能需要花费大量的计划,但是有了正确的呼叫中心软件服务,这并不是一个不可能的梦想。

 多渠道支持问题

客户耐心等待座席接听电话并解决任何问题的日子已经一去不复返了。如今的消费者无论何时何地都希望得到服务。这意味着需要提供多种客户接触点方式,包括电子邮件、实时聊天、社交媒体、语音、视频、甚至在必要时提供传真。 

问题不止于此。客户也希望获得凝聚力的体验,无论他们如何与您的企业联系。您的代理人应该能够通过电子邮件和电话跟踪票证,或者在多个渠道之间切换。假设某个客户通过电子邮件打开了一个票证,然后要求更新状态,然后您又安排了视频通话以进行故障排除。客户不想一遍又一遍地向不同的代理商重复相同的信息,以寻求解决方案。 

这意味着您需要一个可以跟踪和合并您支持的所有渠道中的票证的解决方案。即使同一位客户有多张票证,您的代理商也需要保持领先地位。幸运的是,许多呼叫中心解决方案都专注于提供有效处理服务票证的工具。因此,在任何中小型企业中实现呼叫中心时,您不必担心的一件事。  

在SMB中实现呼叫中心的5个问题(二)

因此,小企业面临的问题是:您如何增加呼叫中心的数量,以应对需求的突然激增?当然,您可以从其他部门调动员工并让他们接听电话。但是设备,所需的硬件,附加的软件许可证和办公空间又如何呢?您不能简单地在角落里再增加一张椅子并期望事情会完成。

您的企业需要一种能够帮助您快速有效地增加席位的解决方案。您所需要的只是职员,并为他们配备一台电脑和耳机。一个托管联络中心解决方案能为你这样做。如果需要将3个人添加到客户服务台,则可以在几分钟或几小时内完成。无需等待数周或数月即可增加服务。 

同样,随着业务的发展,服务提供商可以永久地帮助您增加所需容量。使用像SparkleComm这样的呼叫中心解决方案的最好之处在于,它还可以减少资源消耗。假设您发现只需要20个代理,而不是预期的25个。只需将这些员工转移到其他区域,只需支付20个席位即可。就这么简单。

技术问题

好的,既然您已经解决了成本和规模问题,对吗?不幸的是,您仍然在呼叫中心管理所有不同的技术时遇到问题。电话系统并不是中小型企业呼叫中心的唯一技术。您还需要CRM软件,数据分析软件,管理工具,用于收集和报告呼叫中心指标,培训系统和计时软件的应用程序。 

上述每个系统处理管理呼叫中心的不同方面。它们几乎都是必不可少的,但不一定能很好地协同工作,甚至根本无法协同工作。您的CRM软件可能未与电话集成,因此座席必须手动拨打号码或在客户记录中添加注释。计时软件不考虑培训时间,这意味着您必须手动更新工作时间。不兼容的清单还在继续。

然后是软件更新的相关问题。当您确实需要一些东西一起工作并且一项服务被更新而破坏了兼容性时,会发生什么?因此,要跟踪所有许可证,软件更新,补丁程序和版本号并非易事。您的呼叫中心可能正在使用过时的软件,该软件容易受到安全漏洞的攻击。

说到这一点,很少有中小型企业具备管理呼叫中心安全性的专业知识。您必须不断监视所有硬件和软件,并在最新的安全补丁程序上保持更新。错过了吗?太糟糕了,您只能希望黑客没有注意到并开始攻击这些漏洞。实际上,专家说,许多企业已经被黑客入侵,而他们根本还不知道。 

在SMB中实现呼叫中心的5个问题(一)

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呼叫中心”一词会让人联想到海绵状办公空间的图像,里面到处都是坐在电脑前的成排的工人。大多数人认为呼叫中心是针对大公司的,它们绝对是正确的。直到几年前。如今,现代化的呼叫中心或联系中心已不再是只有大公司才能负担得起的奢侈品。这是必需的,尤其是对于较小的组织。 

在中小型企业中实现呼叫中心并非易事。甚至在开始部署软件和硬件之前,很多组织就遇到了问题。中小型企业在呼叫中心时处于危险境地。他们依靠卓越的客户体验与大型公司竞争。然而,他们无力挥霍有效的工具或雇用最好的人才。 

那么,中小型企业应该怎么做才能避免这些问题?让我们看一下在中小型企业中部署SparkleComm呼叫中心时可能遇到的主要问题。

成本问题

涉及联络中心和中小型企业的成本问题并不简单。的确,中小型企业没有可供其较大兄弟使用的财务资源。但是深入研究,问题的复杂性就变得显而易见。即使小型企业最初能够负担得起呼叫中心解决方案,但最终还是不得不在整个部署过程中偷工减料。

例如,一开始您需要大量资金来投资您的呼叫中心。大部分预算用于购买设备,租用办公空间和雇用员工。假设一家企业设法负担了启动费用。他们很快意识到他们需要更多资金来保持呼叫中心的正常运行。他们需要支付水电费,投资于代理商培训,购买和续订软件许可证等。 

不可避免地,企业必须在某些方面做出让步,例如质量控制、员工保留和培训。最终,当他们无法负担升级费用时,总体客户体验就会恶化。

幸运的是,一些供应商提供了基于云的联络中心软件,从而解决了成本问题。它类似于托管的VoIP技术,该技术使公司可以通过云获取电话服务。您不需要投资资本支出(例如硬件、软件、服务器等),除了每月的账单之外,运营支出很少。 

规模问题

解决成本问题后,您将遇到下一个主要问题——规模问题。我们所说的规模是什么?考虑一下您的呼叫中心操作以及整个工作周内收到的来电。您在整整7天的通话次数都不太可能。您会在每月或季节性的水平上看到更多的波动。 

在节日期间或夏季,您的公司可能会接到更多电话。否则,您可能会在启动新产品或服务后突然接到大量电话。假设您更新了一项软件服务,而客户遇到了问题。这会将更多呼叫添加到您现有的队列中。 

通过同理心管理虚拟团队的8种方法(六)

8.寻找激励团队的方法

最后,激发您的团队成为自己最好,最真实的版本,将为富有同情心的工作场所铺平道路。维护公司的文化和精神实际上是一项艰巨的任务,但是有了正确的工具和策略,它就可以顺畅地进行。激励员工意味着给予他们自由和灵活性,以进行创造性的工作,庆祝胜利,反思损失并激发新想法。

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创建一种可以激发团队动力的工作场所文化,涉及三个主要方面:

正面认可

员工在受到重视和赞赏时会蓬勃发展。花时间庆祝成功或与团队成员分享工作成果与其他管理任务一样重要。 

以下是在您的日常操作中融入更多正面认可的几种方法:

在SparkleComm会议议程或其他公共论坛中包括团队成员的胜利。

要求每个员工分享他们在那一周完成的事情,无论是在小组聊天电子邮件中还是在SparkleComm视频会议期间。

给超越自我的员工写个性化的笔记。 

积极认可有很长的路要走,这是每位经理人都应该优先考虑的事情。

支持

为员工提供尽可能多的支持是使他们保持动力的好方法。对于员工而言,有一个角落帮助他们克服挑战,解决问题并成长为员工和个人,对他们对角色的奉献产生了深远的影响。

灵活性和自治

如上所述,没有人喜欢受到微管理。实际上,根据有关的一项调查,经理的第二劣质是微观管理。 

与其冲动或强迫性地与员工签到,不如让他们自主地以最适合他们的方式来做好自己的工作。这可能意味着让他们以项目构想运行,或者让他们在可以进行高质量工作的时间内工作。

  善于管理虚拟团队始于同理心

建立一个强调同理心的工作场所将带来更快乐,更高绩效的员工。2020年对每个人来说都是充满挑战的一年,向员工展示您将他们视为朋友,可以对您的团队产生巨大的积极影响。正确的工具,清晰的沟通以及对新的和改进的员工体验的愿景的结合,将使这个不断发展的工作场所栩栩如生。

我们希望本指南能激发您将同情心引入您的远程管理风格和实践中。要了解有关为团队配备正确的交流工具以更好地进行虚拟团队交流的更多信息,请使用劳格SparkleComm统一通信平台吧。