统一通信-即时通讯-视频会议-电话会议-科技新闻及文章

7.建立指导计划

对于大型分布式团队而言，在员工之间建立联系和专业发展可能很困难。对于新员工来说，这也是很大的挑战。在虚拟工作时找到工作凹槽似乎是不可能的壮举。 员工指导计划是一种很好的方式，可以帮助您的团队不仅彼此了解，而且可以激发个人和职业发展。如果您的团队建立在互相帮助的基础上，同理心就会自然而然地出现。 

忙碌的经理们如何做到这一点？即使对于大型团队，也不必太复杂。 

1.为计划制定目标：每个计划都应该有一个目标来支持它。否则，将很难评估事情的进展情况。考虑一下为什么您的团队可以从这样的程序中受益，以及推广该程序的最佳方法。

2.量表的兴趣：发送调查以查看谁可能对被指导或成为指导者感兴趣。该调查应包含有助于您将员工配对在一起的问题，例如“您希望从导师/受训者那里学到什么？” 和“您现在在工作中最忙的是什么？”

3.匹配员工：根据员工调查，匹配您认为在互相帮助，实现目标，专业成长等方面非常合适的员工。在此过程中，不仅要从目标出发，还要确定员工是否有正确的观点，他们如何工作，如何沟通以及个性。与目标相同但在沟通或合作中表现糟糕的员工可能会适得其反，而不会有帮助。

4.主持人指导培训课程：在计划开始之前，为您的指导者举行SparkleComm视频培训课程，以便他们知道如何为被指导者提供帮助和鼓励。帮助您的指导者为他们的受指导者设定目标，使他们可以保持进度并从计划中获得最大收益。

5.提供指导者和受指导者的沟通渠道：为了使指导者/受指导者的关系自由发展，请在团队内部的沟通中提供专用的沟通渠道。例如，在SparkleComm统一通信应用程序中，管理人员可以为每对员工创建指定的即时消息通道。这是导师和受训者交流和建立关系的一种简便方法。 

5.让自己对团队有用

毫无疑问，作为经理，您的工作量很大。从保持与客户的关系持续发展到确保团队达到目标并按绩效进行跟踪，还有很多事情要做！ 

但是，成为经理的最大组成部分之一就是使自己对团队有用。可以谈论与工作有关的问题，甚至可能是一些个人问题（取决于问题和您的关系），对于团队成功大有帮助。 

这种简单但影响深远的行为会在您和您的团队之间建立信任感。实际上，根据盖洛普（Gallup）的一项研究，强大的管理人员按照他们希望从团队中看到的内容来实践自己的讲道，这是最近员工敬业度飙升的主要原因。换句话说，如果您履行自己的价值观，就可以教会团队，您会看到更多愿意工作的敬业员工。那么忙碌的经理该如何为员工安排时间表呢？

有几种方法可以解决此问题：

举行“办公”时间：对于许多学院和大学来说，教授的办公时间是专用时间，学生可以在其中提问，集思广益或在课堂外获得更多帮助。可以在工作场所使用相同的方法。每周为“办公时间”预留30分钟或一个小时，并鼓励员工利用这段时间与您会面。

每周1对1进行：经典的1对1会议是使您的团队参与其中的好方法。与您的每个团队成员安排一次单独会议，可以是SparkleComm视频会议，可确保您积极地支持他们并可以进行交谈。

强制执行“敞开大门”的政策：使自己对团队有用的最好方法就是让他们知道您在那儿。明确指出，员工可以向您提出任何问题，疑问或挑战，而无需提出任何问题，这可以建立您团队之间的信任。

6.与团队建立真诚的关系

向您的远程管理注入同情心的最佳方法（可能是唯一的方法）是与团队建立真正的关系。如果您与每个员工都没有基本的联系，那么领导移情将是一个挑战。

在虚拟环境中这可能很困难，尤其是在您团队中有新成员尚未亲自见面的情况下。但是可以在远程工作时与同事建立真正的关系。让我们看一下几种方法：

练习主动聆听：根据最近的一项研究，高质量，无判断性的聆听可以对情绪和态度产生积极影响。要成为更好的主动听众，请消除干扰并专注于每个人的讲话。他们说完之后，请总结您刚刚听到的内容，并确保您清楚地理解它们。这可能需要一些练习，因为在工作场所分心的事情很普遍，但它可能对您的团队产生长期的积极影响。对于远程员工，你可以选择给他打一个SparkleComm视频电话，倾听他的烦恼。

分享团队的成功：建立与员工关系的一种绝佳方法是建立员工并庆祝美好事物。无论您是庆祝工作中的胜利还是个人生活中的胜利，花时间让您的团队感到重要和认可都对建立人际关系产生了奇迹。

谈论与工作无关的事物：要真正认识某人，您必须探索工作以外的主题。他们住在哪里？他们喜欢在那里生活吗？他们结婚了吗？他们有孩子或宠物吗？这些是有助于建立真正关系的问题。使它们成为您日常运营的重要组成部分。

保持积极，避免八卦：办公室八卦从来都不是在工作场所中产生的生产力或特别好的事情。但是，它确实发生了。有时，员工需要发泄或觉得自己受了冤屈。尽最大努力制止办公室闲话的发生，并将其交换为积极的态度。如果一个团队成员与另一个团队成员有问题，请确保直接与他们解决问题，而不是向其他同事八卦。 

您是否需要与同事讨论重要问题，但是他们都在不同的城市或大洲工作？

没问题。安排电话会议并讨论您需要的一切。

您知道如何使电话会议真正有效吗？

以SparkleComm统一通信系列中的的SparkleConference电话会议为例，主要从以下几个方面考虑：

1.开始通话

遵守时间表并及时加入通话。

技术有时会失败，因此您应该在计划的开始之前登录几分钟。

如果您设法顺利登录，则可以花时间浏览议程要点或喝杯咖啡。

如果出现问题，您仍然有时间再试一次或致电IT部门，以避免压力和延迟。

2.通话中的沟通

如果这是一次正式会议，或者您与不认识的人交流，请确保自我介绍。

坚持议程和相关主题。

否则，SparkleConference电话会议很容易变成关于谈论家常、关注时事新闻的讨论。

说话要清晰，并确保每个人都能理解您想说的话。如果您使用其他语言交流，请格外小心。

例如，如果您使用方言交流，并且您不是当地人士，听起来简直不要过分别扭，因为您的同事很可能听不懂任何事情。

3.SparkleConference电话会议期间该怎么办？

这样的举动是一次“传统的”面对面会议，唯一的区别是参与者与您不在同一个房间。

记下笔记并遵守礼节——不要说话太久，说话时不要打扰别人。要充分利用通话，请在通话结束后尽快记录分钟。

如果您在通话过程中实时记笔记，这将更加容易。

您也可以决定进行通话记录，以便随时返回。SparkleConference电话会议消除了任何距离障碍。

有各种各样的软件可以提供帮助，只需选择适合您需求的软件，然后将SparkleConference电话会议提升到一个新的水平。

视频电话会议和其他针对远程团队的文化构想

由于有了技术，许多工人和企业家都可以在家中或其他任何可以访问互联网和电话的地方完成工作。这种远程工作的自由性既方便又节省运输成本和工作空间开销。因此，许多小型企业和企业家选择雇用远程工作者来执行诸如营销，销售，会计，网站开发等角色。远程团队成员可以自主运行，可以通过电话，电子邮件，聊天甚至偶尔的视频电话会议保持联系。

尽管可以享受所有的自由和好处，但远程工作的代价是拥有强大的公司文化和团队精神。与员工和经理共享工作空间的传统办公环境不同，远程团队很少（甚至曾经）面对面开会。这可能会使团队成员难以建立联系并在个人层面上彼此了解。因此，问题是：您如何在一个远程工作的团队中灌输公司价值观和紧密联系的工作文化？毕竟，除了有竞争力的报酬和福利外，公司的工作文化还是影响员工整体幸福感，生产力和保留能力的重要因素。

这是我们将远程团队召集在一起并创建工作文化的4种主要方法：

1.面对面（如果可能）

尽管每个远程团队都不可能或不切实际，但面对面的开会（即使每年只有一次或两次）是加强公司文化和团队成员之间的纽带的最佳方法之一。如果您的团队是本地团队，则每周或每月一次的会议都可以作为协作进行项目，集思广益并加强工人与受雇公司之间关系的机会。

2.举行定期视频电话会议

当无法亲自开会时，视频电话会议通常是次要的选择，而且设置起来更方便。基于Web的免费视频会议使远程团队可以在易于使用的在线设置中举行例行会议，讨论与工作有关的主题并共享屏幕。无需花费时间或金钱在旅途上，您和您的团队就可以使用视频会议通过Internet连接随时随地进行面对面的会面。

3.使用IM聊天室

即时通讯应用程序（如SparkleComm等）使团队可以创建不同的频道或聊天室来讨论各种主题。即时消息传递是远程团队的理想协作工具，可实现快速简便的通信和文件共享。不用那么认真地讲，许多IM应用程序允许用户在对话中插入动画GIF和模因图像-该功能肯定会在团队成员之间引起许多内部笑话，并有助于创建既富有成效又有趣的工作环境。

4.举办公司年度活动

与我们名单上的第一名保持一致，很高兴通过每年至少组织一次有趣的公司活动来向您的团队表示赞赏他们的努力。无论是假日晚餐还是公司赞助的保龄球，这种场合都为偏远的工人提供了难得的机会，可以亲自聚会和欣赏彼此的公司。

立即与您的团队一起注册视频电话会议

SparkleComm是原始的电话会议，可让您自由选择如何随时随地连接会议。

立即申请试用，体验免费的电话会议，免费的视频会议，网络会议，即时通讯等。

3.让您的团队对项目工作流程负责

远程团队无法抬起头来亲自见面，所以他们很难在问责制上挣扎。这使得他们看到彼此的工作变得更加重要。但是，如果没有正确的远程工作工具（尤其是简化创建，跟踪和关闭任务的项目管理工具和类似SparkleComm的集成的统一通信软件），则很难创建可见性。缺乏可见性会影响远程团队和经理人员。 

对于工人而言，这意味着不断权衡放慢进度以进行更新之间的机会成本，这些更新包括关闭项目管理中的任务，向团队发送消息，通知利益相关者以及推进下一个任务。对于经理而言，这意味着不断评估何时检查其团队以及何时关注个人职责。这种张力使任务很容易滑过裂缝。

将任务管理与您的通信平台集成在一起，可以使您的远程团队更深入地了解项目。另外，很容易看到团队成员陷入困境的地方以及有人可以提供帮助的地方。 

但是有可能使您的团队的工作流程自动化，同时使其更加可见。选择一个与您的首选项目管理工具集成的通信平台。例如，劳格科技的SparkleComm桌面和移动应用程序与任务管理集成在一起，因此项目更新会自动显示在团队的消息传递enter link description here渠道中。您还可以通过在远程入职流程中优先考虑对沟通和项目管理工具的培训来建立这种责任感。这样可以使员工更快地采用软件。 

当您使用它时，请坚持自己进行软件培训。超过40％的经理不接受有关自动化工具的培训，而有效的远程管理将仅更多地取决于领导者对其团队的理解和实施新技术。

4.主持定期团队签到

为了建立和管理具有同理心的团队，从工作流和心态的角度了解团队的位置非常重要。评估员工的实际表现可能很困难，而又不能每天看到他们。 

他们不堪重负吗？家里有事吗？他们在完成项目时遇到困难吗？将签到作为每周工作流程的一部分，使您的团队有机会谈论事情，分享他们的进度或表达他们在何处需要帮助。您可以在每周开始时或中途进行检查，以确保您的团队有能力完成工作。 

站立式会议是此类会议的绝佳选择。站立会议的时间通常为10-15分钟，要求团队中的每个人进行某种更新。这样可以确保整个团队都能听到，并且每个人都参与到对话中。 

为了确保您的团队在每次会议之前都做好充分的准备，请在会议之前发送简短的调查表，以便每个人都知道将要讨论的内容。这是使您的会议（无论持续多长时间）尽可能高效且富有影响力的简单方法。

请记住，尽管这些会议可能更非正式，但您仍应在最后确定行动项目或下一步。定义后续步骤将确保您的员工获得所需的帮助。但是，在没有会议记录的情况下很难设置操作项目。任命团队中的一名成员作为公告人，并让他们在共享空间中发布注释。然后，您的团队可以创建任务并彼此分配任务，因此很明显，谁负责什么时间。SparkleComm视频会议应用程序中的任务管理器功能使团队可以轻松地将会议记录转换为可操作的项目 。 

无论您决定如何构建签到结构，请确保使用适合团队需求的视频会议工具。例如，SparkleComm允许团队直接从团队消息传递功能开始会议，这使团队可以灵活地按自己的条件主持会议。它也可以通过其他方式工作，使您可以与会议中的与会者创建团队聊天，从而可以轻松进行后续操作。

如果员工希望与您进行快速聊天，但是即时消息或电子邮件并没有减少它，这也很好。