VoIP电话解决方案入门:比您想象的要容易

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由于技术创新和节省成本,越来越多的企业正在转向VoIP电话解决方案。但是变化可能是可怕的。服务会不会中断?您的员工会努力学习新系统吗?

通常会期望发生任何变化,尤其是在技术方面。但是我们在这里向您保证,向VoIP过渡比您想象的要容易。实际上,我们可以根据将客户转移到我们的SparkleComm VoIP电话解决方案的经验,将其分为五个简单步骤。因此,不用担心,今天就开始您的VoIP之路。

步骤1:选择一个VoIP电话解决方案提供商

选择合适的VoIP电话解决方案提供商是顺利实施的最重要步骤之一。这可能意味着无忧过渡和大规模偏头痛之间的区别。当然,您需要一家以出色的客户服务和可靠性而闻名的提供商。确保您的供应商提供的解决方案不仅易于实施,而且要面向未来,这一点也很重要。例如,SparkleComm是即插即用的VoIP电话解决方案,可快速轻松地实施。当您需要新功能或可用新功能时,可以实时添加它们,而不会影响您的业务。

我们建议您使用此便捷清单,以确保您选择信誉良好的提供商,他们将提供简单而强大的解决方案:

直观的界面。

跨设备的无缝体验。

单击功能。

实时管理和管理功能。

可扩展性。

经过验证的可靠性。

一个安全的解决方案。

步骤2:选择VoIP电话解决方案设备

借助SparkleComm VoIP电话解决方案,您不需要大量设备,这是个好消息。如果您使用的是托管系统,则无需现场安装或维护任何硬件。您所要做的就是确定要使用的电话类型:

IP台式电话看起来就像您的典型办公室台式电话。有很多选项,每个选项都提供从移动集成到蓝牙支持的各种功能。预先定义您的需求,以便您可以选择满足员工需求的IP电话

软电话可在您的PC上运行,使您的员工可以立即访问电话。他们只需要一个耳机!

移动应用程序使员工无论身在何处都能保持联系。这使旅途中的工作变得容易。

步骤3:了解您的网络和连接要求

良好的互联网连接是绝对必要的。为避免掉话和质量下降,请在实施解决方案之前计算带宽需求。我们建议您使用高速宽带连接,并确保您有足够的带宽来覆盖使用该服务的线路数量。如有疑问,请谨慎操作:增加带宽以确保质量不受影响。如果不确定,您的提供商可以帮助您计算带宽需求。

步骤4:测试系统并培训用户

与任何技术实施一样,您应该始终在启动之前进行测试。如果您是在SparkleComm VoIP提供商上完成功课的,那么您的选择可能会有一个专家团队,他们将引导您完成安装过程,并确保一切正常进行。任何故障应在全面启动之前解决。再次,您的提供者应该为您解决任何问题。

直观的SparkleComm VoIP电话解决方案不需要大量培训。实际上,该界面应该易于浏览,为用户提供无缝过渡。首先培训一个核心的超级用户团队也很有用。系统的这些“冠军”可以协助更广泛的采用,并回答新用户的问题。

步骤5:上线!

信不信由你,您现在就可以在整个企业中使用该系统。一个好的供应商将与您同在,确保没有问题并将停机时间降至最低。

新技术通常看起来令人生畏,但我们已经证明,切换到SparkleComm VoIP电话解决方案实际上是不费吹灰之力的。 信誉良好的提供商会指导您完成整个过程,并确保您立即启动并运行。 只需很少的培训,一个易于使用的系统使交流和协作比以往任何时候都更加简单,每个人都会问为什么您没有尽快采取行动。

管理远程工作者的5个技巧

管理一支远程专业人员团队需要带领传统员工队伍的一切工作,以及对远距离(专业而非浪漫)关系的独特欣赏。如果您是经理,并且要负责一个远程团队,那么以下是从传统办公室向虚拟网络过渡的五个技巧:

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1)专业对待您的团队

尊重是任何体面管理系统的基础,也是与远程团队合作时您不会忘记的系统。尽管对偏远地区工人的普遍认识可能是穿着家居服的20岁自由职业者,但情况通常并非如此。根据人口普查局的一项调查,将典型的远程雇员描述为“一名39岁的大学毕业生,无论男女,每年收入约28,0000元”。在家工作的人是真正的专业人员,您应该这样对待他们。

2)设定可衡量的目标。

SMART(特定的,可测量的,可实现的,相关的和有时间限制的)目标在许多情况下都很有用,但在与团队成员进行虚拟合作时尤其重要。由于您并不是亲自监督团队成员的工作方式,因此目标非常重要。具体而言,可测量,可量化的目标是您可以在线准确评估绩效的几种方法之一。

过渡到远程工作环境时,至少要比定性标准更关注可量化的目标。在大多数情况下,项目完成比完成方式更为重要。薪酬结构甚至反映了这一点,因为许多远程工人要么是自由职业者,要么是承包商,并按项目而不是按小时付费。

3)保持时间表

许多在家工作的员工喜欢融合个人和职业生活,但这也带来了风险。进行工作“再做一件事情”的诱惑力很强,尤其是按项目支付时。超过一名远程员工让工作超过了家庭生活,并最终精疲力尽。

坚持时间表,帮助您的员工保持健康的工作与生活平衡。如果您有灵活的工作场所,请让他们选择自己的时间,但要确保他们坚持选择的时间。要使他们对此完全负责可能很困难,但是您至少可以尝试限制他们在非工作时间对电子邮件的响应或从事项目。

4)使用手机

大多数人主要通过电子邮件,即时消息或文本消息进行通信,但是电话仍然是长距离通信的最佳方式。定期拿起电话并打电话给您的员工,并坚持要求他们接听或给您回电。对于以下情况,应该使用电话而不是键入通信:

每周使用SparkleComm视频会议电话会议

任何时候都涉及情绪。

截止日期迫在眉睫时。

与员工单独签到。

5)经常检查

当进行远程工作时,很容易在办公室设置幻灯片中快速处理和解决需要解决的问题。但是,如果解决这些问题的时间过长,那么即使很小的事情也可能成为主要问题。保持与团队合作并与团队保持一致的唯一方法是进行频繁的检查。考虑以下三个方面的方法:

每周举行一次SparkleComm团队视频会议,使每个人都在同一页面上。

至少每两周与您的直接领导进行一对一的SparkleComm视频聊天

将年度审核替换为季度审核。

无论您是举行办公室会议还是SparkleComm虚拟会议,这些做与不做将有助于确保您的所有会议都成功进行。

远程管理员工就像在办公室中管理人员一样。您只需要想办法使传统的管理策略在线运行即可。养成这些习惯,您就可以顺利地运行虚拟团队。

您是公司的远程员工吗?查看这五个技巧,以帮助您在家工作时提高工作效率。

小型企业VoIP最佳做法(二)

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设置服务质量优化

服务质量是指优先处理网络流量的设置。使用正确的设置将确保您的呼叫优先于其他类型的数据。在正常使用期间可能没什么关系。但这在时间和关键网络点都会有所作为。

QoS意味着呼叫不会掉线,因为另一个员工决定同时下载一个大文件。启用QoS后,音频数据包将被标记以进行识别。如果它们与其他数据包竞争,则会获得优先级。这可以使颠簸的声音和清晰的声音之间的所有区别。

了解政府法规

VoIP不受管制和泛滥的日子已经一去不复返了。现在,大多数国家/地区已经制定了控制该行业的法规。一旦开始使用SparkleComm VoIP,您就不想违反法律。不同的国家-甚至不同的州-可能对遵守法规和相应的处罚有特定的规定。可以使用五位数的长途电话号码拨打国际电话吗?何时以及如何纳税(如果有)?事先进行研究很重要,以免以后被罚款。

练习良好的安全习惯

SparkleComm VoIP是一项创新技术,但它与其他任何漏洞一样具有漏洞。当切换到VoIP时,安全性应该是首要考虑的问题之一。未经授权的实体可以像您的网络或员工计算机一样侵入您的电话系统。他们可以使用您的电话进行电信欺诈,或者作为攻击其他企业防御的切入点。

良好的安全性分为两个部分。一种是实施适当的工具-无论是软件还是硬件。第二是意识和培训。如果您的员工在便利贴上写下密码,则拥有最好的软件并不重要。定期的研讨会对预防安全问题大有帮助。

制定备份计划

这看似微不足道,但拥有备份计划至关重要。与传统电话不同,VoIP仪器需要电源和Internet。他们不能从墙上的插座取电。如果发生灾难或紧急情况而断电,则手机将停止工作。没有互联网,也没有电话。

如果您拥有电源和互联网,但办公楼着火了怎么办?您还需要为这种情况准备替代计划。幸运的是,许多服务提供商都提供内置选项。例如,您可以将呼叫重定向到另一个位置,或允许员工在家工作。

进行电话会议面试:要听的四件事(二)

3)口头形象

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在整个面试中,聆听候选人的口头画像。避免过度分析每个细节,而是尝试考虑应聘者在电话中呈现的图像。我们可以听出来他们是坐着,站着还是躺着?您认为他们在做笔记吗?他们似乎对其他事物(例如电视节目或宠物)分心了吗?他们是在积极聆听,还是只有一半在注意?您可以从他们所呈现的口头形象中得出令人惊讶的数量,从而使您能够更准确地判断他们作为员工的潜力。而且劳格SparkleComm不光有电话会议的功能,你还可以利用SparkleComm视频会议功能与应聘者进行视频聊天,此时你无需各方面的猜测,你可以清楚地看见应聘者的长相,肢体语言、神态等,从而更准确地了解他是否符合你的要求。利用SparkleComm的高品质语音质量及视频质量,让参与者犹如亲临现场,这就相当于一场面对面的面试了,何乐而不为呢?

4)对职位的兴趣

在任何面试中,最有前途的候选人不仅会对所提供的职位感兴趣,而且会对您公司作为雇主的独特利益感兴趣。您的最佳前景不会只是找工作。他们将要专门为您服务,而不是您的竞争对手或邻居。

通过SparkleComm电话会议进行面试通常发生在面试过程的开始阶段,因此特别容易评估申请人对您公司的兴趣。提出问题以了解候选人是否已投资于您的公司,并愿意经历可能漫长的招聘过程,例如:

“您有找到新工作的时间表吗?”

“您目前是否正在接受需要在我们的流程完成之前做出决定的任何报价?”

“准备面试的下一阶段需要花一周的时间,这样可以吗? 当然,这不是拖延这一过程的借口。但是对您的公司特别感兴趣的申请人将愿意等待比其他人更长的时间。

使用SparkleComm进行电话面试

下次您需要雇用新员工时,请考虑通过一轮SparkleComm电话会议面试开始这一过程。他们是缩小候选人范围的便捷且有用的方法,无需投入太多时间或金钱。聆听具有较强沟通能力,良好聆听能力并且对您的公司有明显兴趣的申请人。这些是您应邀请进入流程下一阶段的候选人。

小型企业VoIP最佳做法(一)

VoIP技术(特别是托管VoIP)是对传统座机电话的一项重大改进。它比典型的固定电话更容易设置和维护。VoIP的音频质量已经提高到大多数人无法分辨的程度。您会经常获得新功能。最重要的是,它比类似的固定电话计划便宜得多。所有人都可以使用VoIP

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小型企业VoIP解决方案

从技术上讲,针对小型企业的VoIP解决方案与针对大型组织的服务之间没有太大区别。两家供应商将使用相同的基础技术甚至硬件。但是,整个服务产品将完全不同。

这主要是因为小型组织有不同的需求和要求。大型公司可能不得不担心在新系统上培训数千名员工。相比之下,只有十几名员工的小型企业可以在几个小时内接受培训。

另一方面,小型企业可能没有内部专家,他们不了解VoIP。您可能必须依靠提供者或外部顾问。但是,较大的公司可能会雇用专职人员来维护电话。

从长远来看,选择适合小型企业并具有满足其需求经验的供应商将为您提供更好的服务。但是,在深入研究托管SparkleComm VoIP之前,您应该了解一些最佳实践。从PSTN切换时,跟随它们可为您节省很多痛苦。

小型企业VoIP的最佳做法

优先考虑通话质量而不是数据消耗

使用SparkleComm VoIP,您必须在通话质量和带宽之间取得平衡。音频质量越高,您需要的带宽就越多。如果您愿意在质量上做出让步,则可以节省Internet成本。但是,专注于通过牺牲质量来保存数据绝不是一个好主意。

音频质量不仅意味着您听不到对方的声音。这也可能意味着通话中断和连接失败。在某些通话中,您可能会听到奇怪的声音。否则服务代表可能会在客户致电过程中遗漏整个单词。您是否真的希望您的员工和客户每天遭受这种痛苦?