扩展为虚拟律师事务所之前:您需要了解的内容(三)

看零件

即使在虚拟律师事务所工作意味着您的团队成员可以更好地控制自己的个人工作安排,但每个人都必须树立专业形象。如果您的律师使用SparkleComm视频会议与客户或推荐合作伙伴进行交流,则这是一个特别重要的因素。

您不必制定法律或其他任何规定,但可以考虑在SparkleComm视频会议期间保持正式服装和适当的周围环境传达明确的期望,以确保公司的形象保持光彩和专业。

发展公司文化

运营虚拟律师事务所会带来一些独特的困难,而这些困难在传统的实体店环境中不一定存在。也许最大的问题是弄清楚当您的同事位于不同地方时如何创建和维护健康,协作的工作文化。

同事可能会发现由于缺乏面对面的沟通而难以建立融洽的关系。这种交流形式难以复制,因为它涉及到人们面部表情,语气和肢体语言的微妙线索。这些提示是帮助人们更好地了解彼此的重要信号,只是想想以书面形式传达幽默,讽刺或嘲讽是多么困难。

在建立紧密的虚拟工作文化时,一个相关的挑战是缺乏传统的“水冷式”聊天。远程工作人员每当通过电话或书面方式进行交互时,都容易感到自己“全天候工作”,并且可能更倾向于使所有内容始终与工作相关。

有几种方法可以解决这些问题。首先是要反复传达公司的核心价值观和使命宣言,以树立团结一致和共同目标的意识。另一种是安排定期的一对一和SparkleComm小组会议,在此期间要留出一些时间进行SparkleComm个人聊天。培育团队合作精神的另一种常用方法是组织定期的聚会,团队成员可以聚会和参加社交聚会,这可能是低调的活动,例如夏季烧烤,或者是更豪华的活动,例如为期一周的年度静修。  

但是,最终,您团队的日常合作准备和建立牢固的关系很大程度上取决于您所使用的通信系统

扩展为虚拟律师事务所之前:您需要了解的内容(二)

如何成立虚拟律师事务所:基础知识

在为律师事务所采用虚拟模型之前,您需要充分考虑以下注意事项:

办公空间

虚拟化之前首先要考虑的事情之一是您是否应该具有任何固定的办公空间。您预计需要经常亲自接待客户吗?一些公司采用混合模型,即劳动力是半分散的,但保留的办公空间较小,而其他公司则完全偏僻,完全取消了实体店的位置。在做出决定之前,请务必检查您所在辖区的正式办公要求,因为在某些城市,没有实体机构就无法开展业务。

团队架构

大多数虚拟公司遵循与传统公司类似的组织层次结构,并使用相同的管理结构来协调律师,法律助理和支持人员之间的关系。 

当然,公司部门的组织方式在很大程度上取决于您处理的事务类型。也就是说,虚拟公司通常有一个招募和转介部门来过滤不匹配的案件,一个诉讼部门以解决无法达成和解的情况,一个营销团队来处理销售和社交媒体,以及一个行政团队来处理常规事项如与帐户和日常操作需求等。

处理

在过渡到远程模型时,您需要更新公司的政策和流程以适应这种变化,并确保在您的员工和承包商开始进行远程操作时,对您的服务的干扰降到最低。 

例如,每个人都应该清楚如何在新的虚拟设置中处理案件。将新案件分配给法律团队后,他们最初将如何与客户联系以收集有关该案件的更多详细信息,以及他们将使用哪些系统来维护信函?定义了更新的流程后,请确保与所有人持续传达这些新期望。毫无疑问,在线时间是什么时候,应该如何分配任务以及应该使用哪些渠道进行沟通

劳格科技SparkleComm统一通信系统将是您不错的选择,且每周主持一次全公司范围的SparkleComm视频会议也是个好主意,在此期间您可以解决有关虚拟案例负载管理的所有问题,至少直到每个人都掌握了为止。 

扩展为虚拟律师事务所之前:您需要了解的内容(一)

虚拟律师事务所放弃了传统的实体办公空间,而是选择主要(即使不是全部)通过使用技术为客户提供服务。在通信技术的重大进步以及不断寻求更具竞争力的商业模式并提高利润率的刺激下,这种方法正变得越来越流行。更重要的是,COVID-19大流行已经使企业和客户之间的互动方式发生了翻天覆地的变化,越来越多的人完全可以利用类似SparkleComm统一通信技术轻松地与企业打交道,而不必亲自与企业进行互动。

但是,成功运营虚拟律师事务所需要什么呢?在虚拟环境中运营公司时,您将面临哪些独特的挑战?在本文中,我们将探讨在成立虚拟律师事务所时需要解决的一些基本问题,并探讨一些可能会在您启动并运营后出现的常见困难。

我们将介绍的内容:

经营虚拟律师事务所的好处

如何成立虚拟律师事务所:基础知识

运营虚拟律师事务所所需的工具

作为一家建立了旨在帮助您的律师,员工和客户保持联系的工具的公司,我们已经亲眼目睹了使公司过渡到通常所需的工具,人员和流程的类型。虚拟世界取得成功。因此,让我们从了解为律师事务所采用远程工作模型的优势开始。

运营虚拟律师事务所的好处

一些律师担心将更多技术纳入其实践的想法,这是理所当然的。他们担心这样做会给他们带来不必要的安全和隐私风险。但是事实是,大多数现代工具如SparkleComm统一通信平台不仅安全可靠,而且对客户端也非常友好和可靠。如果您能克服这种对技术的怀疑(当然,并采用正确的协议),您将体会到虚拟运营一家公司的商业利益:

降低间接费用

虚拟运营公司的核心好处是,您可以节省大量的间接费用。您无需支付固定的办公空间以及随之而来的所有材料和维护成本,而可以在云上运营一家全面运营的律师事务所,而费用仅为一小部分。 

自由

时间是我们拥有的最宝贵的资产之一,无论是往返办公室还是与客户见面,通勤都会占用我们不成比例的大量时间。当您经营一家虚拟律师事务所时,您可以从中获得很多收益。因为你不再需要通勤时间,在家里,在咖啡厅,在任何地方都可以利用SparkleComm统一通信平台完成沟通与协作

吸引和留住人才的更多力量

通过较低的间接费用结构所节省的费用通常意味着与传统律师事务所相比,您有能力更慷慨地补偿律师(和您自己)。当然,更高的薪酬将使您的公司对更好的新人更具吸引力。 许多律师也因为其他原因发现了虚拟公司模式也很有吸引力。事实是,远程工作的律师往往对其工作与生活的平衡享有更多的控制权。他们上下班的时间更少,可以自由选择工作的方式,时间和地点,无论是在家,在咖啡店还是在等孩子们完成舞蹈课时。

更好的客户体验

较低的间接费用意味着您可以选择以较低的计费费率或新的费用结构将部分节省的成本转嫁给客户。这也意味着与传统模式相比,您有能力承担一些风险更大或更不寻常的案件。这些因素的组合可以使您的公司对更广泛的客户群更具吸引力。 

您可以轻松解决的虚拟会议问题

由于COVID-19 ,移动到远程工作加快了每个工作场所的数字化速度。代理商所有者和项目经理必须善于与员工,客户,团队和其他利益相关者组织有效的虚拟会议,以保持组织目标的正常运行并按时完成。但是,当然,虚拟会议可能会出现问题。

无论您从事哪个行业或地区,虚拟会议对于项目管理的成功至关重要。虚拟会议可帮助业务主管,专业服务机构和项目经理实现跨职能的协作,提供更好的项目成果,并在多个时区建立人才,创意和技术团队。

但是,仅因为虚拟会议易于建立并且不受地理位置和旅行时间的限制,并不意味着领导者和经理应滥用对他人时间和工作时间的访问权。缩放疲劳是在家中COVID-19强制性工作期间创造和流行的术语,可以解释为当人们不得不长时间参加几次虚拟会议时出现的精神疲劳。

还建议领导者和项目经理考虑队友和员工的可用性和心理健康,以避免虚拟会议的共同挑战。

虚拟会议的挑战以及如何解决它们

通过准备和实践,可以轻松解决虚拟会议的各种挑战。通过预先花时间为您的组织或团队准备技术应急计划和视频会议指南,您可以克服在线会议问题并保持较高的团队士气和生产力。

以下是虚拟会议和智能解决方案的一些反复出现的挑战,您可以实施这些虚拟解决方案和解决方案来解决这些问题并进行有益的电话会议

变焦疲劳并降低生产率

在引言中我们定义了“缩放疲劳”一词,它的确是在线会议上最严重的问题之一。由于虚拟电话和会议的建立相对容易,因此某些领导者和项目经理可能会滥用其可访问性。

但是,具有创造性和技术性角色(如设计,编写和软件开发)的员工在流程状态下工作良好。当他们参加过多的虚拟会议时,他们的生产力和输出开始下降。

使用虚拟会议解决此问题的方法很简单:安排更少的会议。作为项目经理,您可以选择在特定日期与特定部门进行批量会议,限制会议持续时间,并使用SparkleComm之类的协作工作区来处理快速提问和更新。

技术问题和浪费时间

技术可以管理但不能控制。通过最佳的设置和实践会议,您可能仍然会发现自己在虚拟会议中面临技术挑战。

解决虚拟会议中这一反复出现的挑战的最佳解决方案是制定一个经过测试的备份计划。作为项目经理,您应该发送备份计划的详细信息以及会议的其他相关信息和议程。

这样,如果您遇到技术挑战,您和其他与会者就可以快速切换到备份会议计划,而不会浪费会议时间。确保与会者熟悉您使用的虚拟会议选项。

沟通差距

虚拟会议仅限于音频和视频提示,而面对面的会议则不像肢体语言,语调,步调和手势来增加说话者的语音。

这里有几个步骤可以解决反复出现的虚拟会议难题,并帮助您清楚地传达关键点。

1)事先分配清晰,简洁的会议议程。这向与会者阐明了他们对会议的期望以及何时需要参加。

2)为您的演示文稿创建幻灯片。这解决了虚拟会议的主要问题之一:消除单调并确保与会者遵循关键会议要点。 要求所有人在不讲话时将其麦克风静音,并在通话期间坐在安静的地方。

3)使用文件和屏幕共享工具吸引与会人员,并记住当您需要每个人的回应或贡献时,请按姓名呼叫每个人。

4)坚持会议计划。禁止同事或队友闲逛,偏离议程或延长会议时间。如果您的队友知道您主持了切实可行的会议,那么他们很可能会准备就绪,精力和精力更加集中。

5)始终在虚拟会议上为每个与会者提供确切的操作项目。在休会之前,请每个人问他们接下来的步骤,以确保每个人都意识到自己的责任。

遥远的时区

有时,您的虚拟会议与会者可能包括其他大洲和时区的队友,客户或利益相关者。

作为项目经理,您可能会习惯于优先考虑自己以及团队的时间和时间表,但是明智的做法是也要考虑其他参与者。花些时间思考如何使每个人都可以在合理的时间参加会议,特别是在经常性会议的情况下。

当您为每个参与人员安排最方便的时间时,您就表示他们得到重视和考虑。这营造了更好的虚拟会议,充满动力的团队以及成功的总体机会。

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VoIP电话:最大化您的VoIP体系结构(二)

多个地点

在多个地点拥有更大足迹的公司将不得不在每个办公室应对不同的网络需求。

在每个办公室中,您的VoIP配置将是相似的。将工作站连接到电话,然后将电话插入以太网。然后将它们连接到网络交换机。VLAN标记是限制某些网络拥塞的理想选择。

您可能需要选择一个或多个互联网提供商,才能为您的办公室提供高速互联网。随着每个位置的扩展,首选光纤连接。

要跟踪的最关键数据点是每个位置的带宽利用率。借助流音乐,病毒式视频和云通信应用程序,您可能会使用比预期更多的带宽。

每个办公室的IT员工应了解每个办公室中的VoIP架构。为此,我们建议维护文档。对您的IT团队进行培训,并管理电话系统,并对员工进行有关语音邮件,呼叫转移和设置商务电话应用程序的常见问题解答。

远程员工

对于远程员工,您将与各种住宅宽带提供商竞争。员工必然拥有不同的网络设备,因此从IT角度来看,这会增加更多的复杂性。

由于托管的VoIP电话服务可与任何Internet连接一起使用,因此员工可以将台式电话带回家。由于大多数家庭办公室网络设备未启用PoE,因此他们可能需要电源适配器。

许多远程工作的员工可能不需要物理台式电话。他们可以使用安装在计算机甚至智能手机上的SparkleComm VoIP软件电话应用程序。但是,在维护网络性能时也适用相同的原则。

一些宽带网关为其他配置提供有限的设置。这些网关将中断语音数据包,从而导致延迟或掉线。我们建议禁用路由器或网关内的SIP ALG,以获得最佳VoIP性能。从一开始就可以帮助您避免 以后出现VoIP问题。

教育并提醒您的远程人员限制竞争性网络活动,例如视频流或连接的无线设备过多。

VoIP最佳实践,可实现最佳性能

最后,这里是一些有用的方法,请牢记以充分利用VoIP设置。

选择更高速度的宽带提供商。 作为强大的VoIP体系结构的一部分,您将需要坚如磐石的网络带宽。尽管电话仅需要100 Kbps,但您还有许多其他连接云的设备会消耗数据。旨在仅使用您分配的带宽的80%。