什么是工单?

工单是工作或服务请求的文档,用于跟踪和监控客户或内部利益相关者提出的请求的状态。提供现场服务的公司或从事设备或机械定期检查或维护的行业的公司经常处理工单。 这些任务可以是新的请求、每月计划的维修任务、执行预防性维护或由于新问题重新访问已完成的作业。

参与处理工单的团队

工作请求者:工作请求者是提交工作请求的个人或团队。如前所述,这是客户请求的结果。但也可以自动生成工作单,以便对已完成的任务进行后续审核。 工作批准人:在设备管理的情况下,可以是处理维护请求的批准和分配的特定人员或团队,也可以是对客户的工单请求承担相同角色的客户服务或调度团队。 现场技术人员:该组由维护工程师、现场技术人员或维修人员组成,他们在现场执行与工单相关的实际任务。

工单文档的元素

订单ID:分配给每个工单请求的唯一标识号 标题:工单的名称。 请求日期:提出工作指令的日期 问题描述:关于问题或请求的3-4行简短摘要。 资产:此字段指定需要注意或维修的资产。 SLA:服务团队和技术人员约定或承诺的完成维护工作指令的时间。 成本估算:准确的间接费用,包括与工单有关的所有费用 类别:此处定义的工单类型。它因公司和行业而异。 状态:工单的当前状态。“待解决”、“待处理”、“待回复”、“完成”是常用的状态。 优先级:工单的优先级通常标记为高、中或低 客户信息:提出初始服务请求或问题的客户或利益相关者的详细信息。包括姓名、电话号码、电子邮件地址和位置信息 指派的技师:指派给工单请求的技师的姓名和其他详细信息。 附加文档:任务所需的支持文档

工单是用来做什么的?

在解决问题时,工单是组织工作流程的组成部分。以下是工单帮助组织维护操作的不同方式:

-请求状态:使用工作请求作为参考点有助于跟踪从任务创建到完成的请求的进度。它提供了有关问题的所有相关信息,同时也帮助现场技术人员获得手头工作的完整背景。 -调度资源和工具:由于工单包含有关服务请求的基本细节,因此它也可以作为调度团队和技术人员的信息源,包括完成任务所需的必要资源(包括新零件和工具)。 -文档和优先级排序:工单用于创建服务请求期间使用的活动和资源的详细记录。工单信息还可以帮助调度团队确定哪些任务需要优先处理。

工单流程或工作流包括以下步骤:

接收客户问题或维护请求:当出现问题时,客户或涉众将请求发送给描述问题的支持团队或调度团队。 创建工单:收到请求后,将生成包含要执行任务的所有详细信息的工单。 安排预约:工作订单被安排在特定的时间,并通知维护团队。 将其分配给可用的技术人员:维护团队将任务分配给可用的技术人员或现场工作人员,该技术人员或现场工作人员基于对该位置的接近程度及其工作量。 技师处理服务请求。现场技术人员将前往客户所在地或工厂现场检查问题。他们对设备进行必要的维修,并记录验证过程。 工单关闭和记录:一旦工作完成,技术人员通知维护团队。他们会将工单的状态更改为“完成”,并通知支持团队和客户。

工作订单与采购订单

工单用于捕获服务请求的所有详细信息并跟踪其进度。 另一方面,采购订单是授权采购提出请求的团队所需的资产或资源的文件。在维护管理中,当涉及到订购备件或新设备以完成工作请求时,这两个功能会结合在一起。

维护工作秩序的挑战

工单是获取任何维护请求的基本要素的一种有益方法,但是管理多个这样的任务变得具有挑战性。以下是组织在执行工单请求时面临的两个基本困难

使用Excel或纸质系统跟踪工单效率低下

在数字第一的世界里,继续使用电子表格或打印工单已经不可行了。创建和更新任务所需的时间较长,如果出现错误或错误打印的信息,则需要执行一次性操作。所有这些都会导致效率低下和可避免的时间浪费,而资金维护团队和技术人员发现,由于这些手动任务和重新工作,他们无法高效地完成工作。

维护团队和现场工作人员之间的协调很困难

调度团队和技术人员之间需要建立一个既定的沟通渠道,以便不断地向另一方更新工作请求的状态。如果没有工单管理系统,组织就不得不求助于电子邮件或电话,这意味着大量的电话和中断。这会导致更长的维护周期,因为任何小的更改都需要手动通信。

使用工单管理软件的优势

以下是工单软件使服务团队的生活更轻松的许多方法中的一部分:

将服务团队和现场团队带到同一平台

SparkleComm呼叫中心的工单管理软件将您的派遣团队和现场工程师带到同一平台上。这样,协调就变得非常简单。任何新的与任务相关的信息都可以在系统中更新,并使正确的人能够访问这些信息。

简化的任务管理和自动化的工作流

任何服务订单或工作订单的详细信息都可以在SparkleComm呼叫中心中快速记录和更新。您还可以根据您提出的服务订单类型创建自定义字段。使用自动化工作流,您可以创建基于条件的触发器,以实时自动更改任务的状态或优先级,从而消除手动操作的需要。

如何建立,加入和支持远程团队(二)

2.与合适的人才联系 

尽管在家工作的想法几乎可以吸引任何人,但并不是每个人都有自我约束能力,因为可以在办公室外完成工作。远程工作时会分散注意力,哪怕别人一个简单的问候,因此您需要确保与能够集中精力的人才联系在一起。 

尽管传统工作板可能是一个很好的起点,但您可能还希望转向偏远地区的工作板,以确保您能在正确的受众面前出现。不要忘记转向您的网络。使用58同城,引荐甚至是BOSS直聘或Facebook之类的社交媒体平台来了解您要招聘的职位。使用远程工作主题标签,以确保您的帖子在已经正在搜索远程工作的感兴趣的受众面前展示。

3.有效雇用 

招聘分散的团队意味着您不仅需要关注他们的技能和成就。为了使团队能够远程发展,您需要评估一些特定的特征和技能,这些才能转化为在世界任何地方都能正常工作的能力,包括: 自我激励、故障排除、通讯 、组织等等。

让您的申请人进行不同的测试,看看自己的表现如何,例如带薪试用日,模拟项目或虚拟场景,这些都是在招聘之前评估求职者如何应对偏远情况的好方法。 虽然可以肯定地训练一些远程工作技能,但雇用具有个性特征的团队成员可能会更容易,因为他们可以使他们成功。   如何加入分布式团队 

如果没有稳定的入职流程,新员工就很容易感到失落,特别是如果他们是远程员工。当他们无法在午餐时间突然跳到经理的办公桌问问题或结识新同事时,他们可能会与公司及其新角色脱节(甚至不满意)。

缺乏入门和培训过程也会导致功能问题。如果没有向团队成员详细介绍公司的流程和系统,并没有提供所需的工具,那么他们很可能很难成为团队中的一名有生产能力的成员。 事实上,现在很多企业在招用远程员工的时候,都选择使用SparkleComm视频会议系统进行远程培训。

以下是加入远程团队的一些技巧

4.鼓励团队介绍 

向您的新员工介绍团队中的其他成员,欢迎他们。最好的方法取决于公司的规模以及它们的所在地。 如果您全都位于一个一般区域(例如某个城市或沿海地区,甚至在一个国家内),则公司范围内的SparkleComm视频通话可以帮助您的新团队成员和现有员工树立形象。 

对于较大的团队或分散的团队,这也许是不可能的,这没关系,鼓励您现有的队友与新员工建立联系,无论是通过视频通话还是通过SparkleComm之类的统一通信应用程序(它也可以让您进行视频通话)。

请记住,对于新员工而言,至少要通过视频电话介绍他们的部门团队成员,经理和任何直接报告联系人,这一点很重要。非语言线索和面部表情对于交流非常重要,远程团队需要他们能获得的所有更多交流,劳格SparkleComm视频会议能帮助您!

如何建立,加入和支持远程团队(一)

不久前,远程工作的想法使管理者畏缩。人们并不真的相信可以信任员工在办公室外高效地完成工作,谁能责怪他们呢? 但是这些观点已经改变(或者至少已经开始改变)。分布式团队不断证明自己是有效的,在过去的12年中,远程工作增长了159%,到2020年,又增加了几十倍的工人在远程工作。 

分布式团队对公司及其团队成员都有利。组织无需支付办公空间之类的费用,而可以聘请来自世界各地的最佳人才,而员工则可以提高工作满意度。 但是,只有在正确设置分布式团队的情况下才能实现这些好处。 当您的团队每天不在办公室开会时,拥有合适的工具,系统(如SparkleComm统一通信平台)和流程以确保每个人都可以尽可能高效地工作很重要—首先要建立正确的远程工作基础。   接下来让我们分解一下如何建立一个高效且可持续的分布式团队。

  什么是分布式团队? 

分散的团队在全国甚至世界各地都有员工。他们没有总部或办公室。取而代之的是,员工在家中,甚至在咖啡店和图书馆工作。分布式团队依靠应用程序和软件进行通信,共享文档和文件以及向前推进项目。他们使用SparkleComm视频通话或聊天来代替面对面的会议,或者在团队成员处于相反时区的情况下,他们可能根本无法进行实时交流。 

特别是对于成长中的公司,拥有分散的团队是有效扩展的好方法。当一个公司正在扩大规模时,在全国各地雇用新员工才是更合适的方法,能够整合办公室和远程员工对于公司的成长至关重要。

分布式团队需要很多独立性和组织性。当您需要联系的人可能要等到工作日结束后才在线时,至关重要的是要有适当的系统来保持每个人的工作向前发展。   如何通过9个步骤建立和维持分布式团队

创建一支强大的分布式团队可分为三个阶段: 招聘:找到合适的人才并与之联系  ;入职:组建团队以高效开展工作 ;支持:保持良好的沟通和项目管理 。

让我们分解这些阶段的每个步骤,以确保您做对了。 

如何聘请分布式团队 

为了使分布式团队成功,您需要在角落里找到合适的人。这些人需要与生俱来地了解,远程工作并不意味着整天躺在沙发上或在没有通知的情况下从笔记本电脑中消失。寻找和雇用在独立环境中茁壮成长的团队成员是建立强大的远程团队的第一步。以下是您可以执行的操作: 

1.了解您的公司文化 

对于一个分散的团队而言,公司文化意味着不仅仅是乒乓球桌和下午茶。当您没有团队可用来连接的中心位置时,您的公司文化需要精心定义工作将如何从一个人流向另一个人,如何举行会议等等。 

建立团队结构,包括层次结构和职责。制定工作时间表或确定任何需要重叠的时间,以便人们进行交流。提出对团队会议的期望(如果有的话)以及如何举行。例如,您可能通过SparkleComm视频通话召开了所有团队会议,记住要记录所有内容,此时你可以利用SparkleComm的自动会议记录功能就可以了。尽管您以后可以随时进行更改,但是在开始聘用前为完全远程的公司建立期望并定义公司文化可以帮助您根据他们在业务模型中的适应程度来有效地审查申请人。 

在虚拟项目管理中表现出色的5个技巧(三)

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4.使团队成员对自己的工作负责

项目经理需要确保每个人都在努力。如果团队成员没有遵守他们的承诺,那么团队其他成员很难做到这一点。经理应树立榜样,并明确树立对团队的期望。 

与以往一样,在确定截止日期方面,沟通至关重要。虚拟经理需要定期检查团队。 

网络电话解决方案SparkleComm采用灵活的网络结构,系电信运营商级别的网络应用。同时支持针对企业级别的应用。可以让项目经理随时与团队成员进行沟通。

5.使用时间跟踪工具

当您需要确保员工可以高效地利用他们的时间时,重要的是他们不要感到“微管理”。通过使用评估工具跟踪工作时间和已完成的任务,您可以了解每个团队成员的工作和结果-不会造成不必要的压力。 

项目经理需要监控工作时间,以确保员工的工作时间不会太少或太长时间。许多远程员工将下班后拔掉电源是他们最大的挑战之一。 

建立健康的工作与生活平衡对于虚拟团队而言,与面对面团队一样重要。鼓励员工在完成一天的工作后关闭工作,并建议他们将工作留到第二天早晨。 

确保没有人负担过多的工作,并鼓励团队在难以应付时大声疾呼。 

远程项目管理面临许多挑战,但也有很多优势。虚拟项目可以利用来自所有地理位置的众多个人的专业知识。技术使运行横跨两个或更多大洲的团队的项目成为可能。 

但是,仅靠技术本身并不能为远程项目管理带来的所有挑战提供解决方案。由项目经理通过经常组织视频会议来激励团队成员并建立联系。他们需要通过在出现问题之前识别并消除问题来保持积极主动,以确保项目步入正轨。

在虚拟项目管理中表现出色的5个技巧(二)

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如果员工与团队的其他成员脱节或他们的团队负责人的协作变得困难。虚拟项目经理需要找到通过团队建设练习来激发虚拟团队的方法。鼓励团队在社交基础上互动,而不是简单地谈论工作,这一点很重要。 

在面对面的环境中,员工很自然地聚集在“饮水机”或食堂附近,那里有很多自然的社交时光。通过留出时间进行社交聊天,尝试重现这些时刻。或者,建立讨论区,让人们可以分享他们的个人和专业兴趣或提出建议和意见。 

3.优化虚拟会议

现在可以在云中托管高效的视频会议,团队可以在其中评估项目的进度并设置优先级。通过SparkleComm视频会议软件进行会议,团队成员可以彼此了解并感到更紧密联系。 

项目经理需要安排视频会议并谨慎运行,以便每个人都专注于特定的任务和主题。在确定视频会议解决方案时, 推荐使用SparkleComm统一通信平台,集电话会议视频会议呼叫中心等于一体。特别是在演讲和集思广益的会议上,选择SparkleComm统一通信使您的会议接近完美。 

旨在至少举行一次每周状态会议和每周一次内部会议。同样,最好召开每月或每季度一次的项目评审会议。这可以帮助您更深入地了解项目。状态更新,讨论和项目运行状况更新越多越好。定期开会还将有助于加强团队关系并消除挫败感。 

如果您在多个时区工作,要找到适合所有人的开会时间并不容易。毫不奇怪,如果您要求团队成员定期在工作时间以外工作,他们会感到不满。 

在这种情况下,您可以分解项目的任务,以便将从事相似工作的团队成员紧密放置在一起。或者,您可以更改会议时间以确保每个人均分。