如何在 2022 年计划完美的启动会议

启动会议对于项目的成功至关重要。他们不仅确保利益相关者为共同目标保持一致和团结,而且他们为项目的其余部分定下了基调。如今,大多数启动会议都使用类似SparkleComm这样的虚拟会议技术举行,因为它非常高效,并且允许来自世界各地的利益相关者轻松加入。但是,您如何确保启动会议取得成功? 

我们的专家分享了他们关于如何使用SparkleComm虚拟会议平台规划完美启动会议的技巧。

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什么是启动会议?

启动会议是与项目团队(以及客户或赞助商,如有必要)举行的第一次会议,以概述即将到来的项目的使命陈述、角色、时间表、工具和期望。启动会议不仅仅是信息的广播。这是一个在项目工作正式开始之前共同制定路线图的机会。虽然启动会议通常与项目管理相关,但销售团队也使用它们来设定销售目标和提高团队士气。启动会议可以使用SparkleComm视频会议技术亲自或在线举行。

为什么启动会议对项目管理至关重要?

在项目管理中,启动会议是必不可少的,因为它让您有机会团结在一起,为即将到来的项目设定期望并简化流程。在启动会议上,您应该讨论:

团队将如何合作

共同的项目目标

你们将如何相互登记

您将使用什么虚拟会议技术(SparkleComm视频会议?)

时间表预期

如何克服障碍

如果您需要外部主持的问答环节进行大型小组讨论

如果您没有在项目开始时召开启动会议,您的团队就很难团结起来并与整个项目目标保持一致。跳过这一步,你会发现你的项目和团队成员很难保持正轨。

计划您的项目启动会议

要使启动会议取得成功,您必须做好充分的准备。请记住,这不是您的团队对项目的介绍。他们应该已经具备项目的基本背景知识以及他们在其中的角色。

前期工作做好了吗?

在邀请您的团队参加启动会议之前,请确保您已准备好议程,并列出团队可能会提出的问题。在启动会议之前向您的与会者提供一份议程副本。理想情况下,您还应该包括一份概述关键点或目标的“项目文件”。 

作为启动会议的主持人,您应该已经对您认为适合您的项目的时间表、期望和可交付成果有一个想法。您的工作是带头向团队展示您的想法以供讨论。如果您在启动会议上使用SparkleComm视频会议平台,请确保所有利益相关者都可以访问该平台,以及参加会议的正确说明。 

头脑风暴你的5W

在创建启动会议议程之前,请对项目的 5W 进行头脑风暴。您的议程需要解决项目的人员、内容、原因、地点、时间和方式。这将有助于为您的议程创建模板。

创建启动会议议程

您的启动会议议程应该精简高效。虽然讨论和辩论是可以接受的,但有一个固定的议程将有助于保持对话的结构和重点,这样你就不会错过任何重要的点。您的启动会议议程应源自上述 5W,包括:

  1. 介绍:即使您的团队已经相互认识,介绍对于打破僵局和概述每个人在项目中的角色也很重要。

2、项目背景:提供项目背景和任何先前相关项目的简短摘要。

  1. 项目可交付成果:讨论重要的项目可交付成果,包括您的预期截止日期。要详细。讨论每个可交付成果所需的工作以及谁将负责每项任务。记下每个可交付成果的完成时间,以便您可以将它们添加到您的项目时间表中。

  2. 项目时间表:创建项目时间表的概览,包括预期交付的内容和交付日期。

  3. 就沟通工具和方法达成一致:沟通是任何成功项目的关键。在启动会议上就您将在整个项目中使用的沟通和项目管理工具以及沟通的节奏达成一致。选择SparkleComm视频会议平台,让您可以快速与参加者共享屏幕、实时一起处理文档并使用计算机的网络摄像头看到彼此。在可能的情况下,争取每周追赶。

  4. 建立状态报告系统:设置一个项目管理系统,让您的团队可以立即访问并开始使用该工具。使用启动会议来设定对状态报告的期望,并在项目正式开始之前为团队成员提供充足的时间来熟悉软件。

  5. 讨论风险管理:使用启动会议来确定项目期间可能出现的任何潜在风险或问题。讨论在这些风险确实出现时减轻和解决这些风险的策略。做好准备是应对不可预见问题的最佳防御措施。如果您正在处理预算和时间表,请作为一个团队讨论您必须为潜在问题提供多少回旋余地。

设置您的虚拟会议平台

现在您已经完成了完美的启动会议的计划,是时候通知您的团队并设置您的虚拟会议平台了!

通过使用我们的SparkleComm视频会议解决方案,可以帮助确保启动会议取得成功。这项广受欢迎的服务为您提供了一位专门的虚拟活动经理,SparkleComm将帮助组织和监督您的启动会议、主持您的问答并进行投票以便您可以专注于无缝地完成您的议程,而无需担心技术问题。

准备好开始计划您自己的完美启动会议了吗?立即与SparkleComm视频会议系统的团队联系。

什么是 SIP,它是如何工作的?

SIP(会话发起协议)是一种用于VoIP 通信的协议,允许用户进行语音和视频通话,大部分是免费的。

enter image description here 为什么要使用 SIP

SparkleCommSIP 允许世界各地的人们使用他们的计算机和移动设备通过互联网进行通信。它是Internet 电话的重要组成部分,可让您利用VoIP(IP 语音)的优势,提供丰富的通信体验。

SIP 最有趣的好处是它如何降低通信成本。SIP 用户之间的通话(语音或视频)在全球范围内都是免费的。没有界限,也没有限制性的法律或费用。甚至SIP 应用程序和SIP 地址也是免费获得的。

SIP 作为一种协议也非常强大和高效。许多组织使用 SIP 进行内部和外部通信,以PBX为中心。

SIP 的工作原理

您将获得一个 SIP 地址,在您的计算机或移动设备上获得一个 SIP 客户端,以及其他任何必要的东西(请参阅下面的列表)。然后您需要配置您的 SIP 客户端。您还需要方便地使用您的 SIP 凭据。

需要什么?

如果要通过 SIP 进行通信,则需要以下内容:

一个 SIP 地址/帐户。这是从提供商处免费获得的,您可以在线注册。以下链接可帮助您获得免费的 SIP 帐户。 什么是 SIP 地址? 免费 SIP 地址提供商 注册 SIP 地址 一个 SIP 客户端。这是您安装在计算机或移动设备上的程序。它包含软件电话功能和一些其他功能,并提供一个界面供您进行交流。有不同类型的 SIP 客户端。其中最常见的是VoIP 服务提供商免费提供的应用程序,可与他们的 VoIP 服务一起使用。其中一些支持 SIP,但也有为 SIP 构建的客户端,不依赖任何服务。您可以在任何 SIP 帐户和 PBX 环境中使用它们。您可以查看我们市场上最受欢迎的免费 SIP 客户端列表。 互联网连接。您需要足够的带宽来进行语音和视频通信。语音通信不需要太多,特别是如果您使用增强型编解码器来降低带宽消耗,但视频通信需要稳定的带宽。 听力和谈话设备。耳机、听筒、麦克风和用于视频通信的网络摄像头都是可以接受的。 朋友聊天。也许这是列表中检查的第一项。您可能有好友,但如果您希望通话免费,他们也需要使用 SIP。就像共享电话号码一样共享 SIP 地址。

SparkleCommVoIP 提供商如何?

SIP 是 VoIP 的支柱之一。但是除了 SIP,还有其他信令协议用于IP网络上的语音和视频通信。例如,SparkleCommVoIP使用自己的P2P 架构,其他一些服务提供商也是如此。

大多数 VoIP 服务提供商在他们的服务和他们提供的 VoIP 客户端应用程序中都支持 SIP。

SparkleComm中面向移动工作者的 5 大功能

我们的移动设备在我们的工作生活中发挥着重要作用。调查发现,智能手机将生产力提高了 34%,每天为员工节省了 58 分钟。

随着最近远程和混合工作模式的兴起,自带设备 (BYOD) 的采用预计将继续加速。这就是为什么要满足员工的需求将越来越需要灵活的工具,使他们能够从任何地方完成工作——包括他们自己的移动设备。 

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劳格科技,我们相信我们的移动应用程序应该提供与我们的桌面应用程序一样多的功能——让您随时随地访问您的所有工具。帮助您按自己的方式工作是我们使命的一部分。 

查看这些必备功能,让您可以比以往更轻松地在SparkleComm统一通信移动应用程序上完成工作。

  1. 移动平视显示器

对于接待员、行政助理和其他强大的电话用户来说,忙碌的日子意味着无数的电话。但移动系统传统上缺乏许多可以轻松处理多个呼叫的高级功能。   SparkleComm统一通信将平视显示器(HUD)这些高级功能置于您的掌中。使用移动 HUD,用户可以查看当前谁在线、转接电话、将用户添加到通话中、直接与同事聊天或代表同事接听电话。

2.帖子转发

移动应用程序与 PC 有很大不同。有限的屏幕空间会使过多的信息变得不堪重负,这就是让用户更好地控制他们所看到的内容的原因。

但是SparkleComm新的帖子转发功能使关注最重要的信息变得更加容易。通过SparkleComm的帖子转发,用户可以轻松地将消息或附件从一个对话分享到另一个对话,从而简化应用内消息传递。

 3.设备切换

我们可能在移动设备上做得更多,但工作的灵活性意味着我们也不会完全受限于手机。事实上,对于许多人来说,远程和混合工作意味着有时必须立即切换设备。但切换设备有时可能会造成干扰,例如,如果您正在通话并且需要断开连接并重新拨入。   SparkleComm视频会议系统允许您在会议中快速轻松地切换设备,从您的手机切换到您的桌面,反之亦然,只需按一下按钮,音频或视频通话就不会中断。

  4. 手机作为 SparkleComm的控制器

在可预见的未来,在使家庭和办公室的参与者都参与的会议方面,社交距离要求和远程加入为会议主持人增加了新的挑战。现在,主持人可以使用他们的手机而不是专用控制器来管理SparkleComm中的会议设置。 

使用移动设备作为控制器意味着不再需要对共享设备进行消毒以降低感染风险。这也意味着会议主持人不再被束缚在房间中他们可以访问控制的一个地方,让他们可以自由选择最佳的观看和聆听位置。

  5. SparkleComm帐户的轻松应用

虽然 BYOD 让工作人员在他们选择的设备上完成更多工作,但在让用户启动和运行时,此类策略给管理员带来了挑战。 用户现在可以从SparkleComm移动应用中轻松完成安装,减少了需要动手的支持和帮助管理员和公司所有者获得新用户并更快地运行。

  捆绑在一起:重新设计的移动应用程序用户体验

SparkleComm的移动应用程序功能旨在使团队消息传递、视频会议和电话通话更加丰富和灵活。为了配合这些增强功能,我们重新设计了用户体验,使其更加个性化和直观。现在可以更轻松地自定义移动应用程序上的选项卡,因此您可以在旅途中快速访问对您最重要的功能。现在可以更轻松地访问移动应用程序上的消息、视频和电话设置,以及查看新功能、获得支持或提供反馈。

   完成更多工作——无论您身在何处

随时随地工作的能力意味着员工不能再为了移动性而牺牲功能,他们需要移动工具,让他们无论身在何处都能完成更多工作。

这些功能只是我们如何提供移动应用程序的皮毛,该应用程序提供与用户在桌面上相同的易用性和生产力水平。要从任何地方开始做更多事情,请下载SparkleComm移动应用程序。

视频会议分组讨论室:完整指南

你还记得在学校做小组作业,老师会把班级分成更小的小组吗?每个小组都应该在他们的任务部分私下工作,然后聚集在一起提交报告。SparkleComm视频会议分组讨论室以相同的策略工作,但实际上是虚拟的。它提供与面对面的分组讨论室相同的好处,而不会因不必要的干扰而使视频会议陷入困境。

本指南将涵盖SparkleComm视频会议分组讨论室的基本要素、它们是什么以及如何有效利用虚拟分组讨论。 

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什么是虚拟分组讨论室?

虚拟分组讨论室是具有虚拟交互式分组讨论的视频会议,参与者被分成较小的视频会议并独立工作。在重新加入较大的组之前,每个组都会运行指定的时间。SparkleComm视频会议参与者然后在视频会议结束时聚集在一起报告他们的视频会议发现。

如何利用虚拟分组会议

分组讨论是吸引观众并为他们提供增强的虚拟活动体验的好方法。以下是有关如何有效利用虚拟分组讨论的提示:

在设置虚拟分组讨论室之前定义活动

在计划视频分组讨论之前,请考虑您希望SparkleComm视频会议与会者做什么。是讨论吗?一个演讲?还是活动? 在定义视频分组讨论的目标后,然后将视频参与者相应地分组到视频分组讨论室。定义视频分组会议目标将帮助SparkleComm视频会议参与者更加专注和高效。

在一个虚拟分组会议中不要有太多的视频参与者

不要让您的视频分组讨论室超载!就像在视频会议中一样,视频分组讨论室需要易于管理。如果您的视频分组讨论室有许多视频参与者,请将它们分成较小的视频分组讨论会议。例如,如果虚拟视频会议在一个视频会议中有 40 人,最好将视频分组讨论室分成两个会议,每个视频会议总共有 20 名视频与会者。通过这种方式,视频分组讨论室中的视频参与者可以更好地互动,也更高效。

使它们简短

虚拟分组会议应该很短。分组会议旨在让您的观众保持参与,因此您必须尽一切努力保持这种注意力。一种方法是通过简短的SparkleComm虚拟分组会议,以便视频参与者保持专注并且不会失去兴趣。如果参与者知道等待是值得的,他们不会介意等待。将虚拟分组讨论保持在 20 分钟以内。这足以让参与者互动、讨论和提出他们的观点,而不会感到不知所措或筋疲力尽。

使虚拟视频分组讨论室具有交互性

虚拟视频分组讨论室非常适合帮助SparkleComm视频会议参与者进行协作并有效地相互交流。您可以通过让视频参与者轮流发言和分享他们的SparkleComm视频会议观点来实现交互式虚拟视频分组讨论。这样,每个视频参与者都可以分享他们对手头的虚拟视频会议主题的想法和感受,同时也提供他们独特的视角。通过确保所有参与者都有机会发言,保持SparkleComm视频分组会议的互动性。

提供事后调查

SparkleComm视频会议结束后,为您的参与者提供视频会议分组讨论室反馈调查,以便您了解他们喜欢和不喜欢视频分组会议的哪些方面。这将帮助您在未来为视频参与者改进视频会议室分组会议

结论

SparkleComm虚拟视频分组会议是出色的视频会议工具,视频参与者可以利用它来增强视频会议体验。最重要的是确保虚拟视频分组讨论室将帮助视频参与者参与和协作。

如果您计划视频分组讨论室活动、目标和后勤工作,那么您的视频会议虚拟分组讨论会取得成功。通过SparkleComm,您只需轻轻一按即可创建多个工作组。这是在现有SparkleComm会议的背景下促进小组讨论的好方法,而无需启动额外的会议。 

出于安全原因禁用的 5 个协作功能

大多数企业缺乏足够的协作安全策略,相反,公司正在禁用功能以提高安全性。

自 2020 年以来混合工作的兴起推动了统一通信(如SparkleComm)或 UC 和协作供应商之间的军备竞赛,以在其产品中添加新功能以实现竞争优势和差异化。

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IT 部门在向员工推出新功能之前需要经过长时间的变更流程来测试新功能的日子已经一去不复返了。现在,由于敏捷软件开发与基于云的应用程序相结合,新功能通常会在 IT 人员能够正确测试或准备更新以及解决治理和合规性需求之前推送给用户。

根据 “统一通信管理和端点:2021-22”研究,接受调查的近 400 家公司中有 77% 缺乏主动协作安全策略。这意味着大多数公司不具备评估协作应用程序功能和识别潜在安全风险的能力。

研究还发现,15% 的受访者目前通过禁用协作功能来应对这些风险,而另外 13% 的受访者正在考虑这样做。让我们检查最常禁用的协作功能,并了解组织可能选择禁用它们的原因。

  1. 来宾帐户

来宾帐户使组织外部的用户能够登录协作工作区。但是,来宾帐户可能难以管理。例如,离职的来宾用户可能仍保留对共享文件和聊天的访问权限,或者他们的帐户可能会被盗用。许多组织缺乏自动禁用非活动来宾帐户或验证来宾仍处于活动状态的治理策略。

研究表明,大多数公司正在从访客帐户转向联合访问。该策略使 IT 安全负责人能够设置批准的列表,并确保只有来自受信任合作伙伴的经过验证的帐户才能访问内部协作资源。

  1. 会议录音和转录

录音和转录可能会产生一些潜在的漏洞,例如当会议参与者不知道他们正在被录音,会议主持人还必须确保录音和抄本得到适当保护,以免无意中共享或分发。庆幸的是现在有些应用例如SparkleComm视频会议应用程序会在录音进行时提醒参与者。

对于缺乏可靠治理策略的公司或会议中包含讨论敏感话题或他们不希望记录的个人身份信息的公司,禁用记录可以消除这些风险。

  1. 会中聊天

一些组织,尤其是那些举办涉及公众参与者的会议、活动或课程的组织,通常会禁用参与者之间的会议中聊天,以防止聊天中的中断或骚扰,例如使用SparkleComm视频会议程序时就可以这样设置。

  1. 团队协作

大多数 UC 平台例如SparkleComm统一通信平台现在都包含某种消息传递功能,但如果公司已经在使用其他消息传递应用程序,他们通常会禁用本地消息传递服务。禁用其他团队协作应用程序可降低在 IT 控制和策略实施之外使用未经授权的应用程序的风险。

  1. 虚拟白板

如果公司缺乏保护在其上生成的潜在敏感内容(例如产品设计或其他知识产权)的方法,或者如果他们标准化了不同的独立虚拟白板应用程序,则公司可能希望禁用内置虚拟白板应用程序。

为了最大限度地降低使用协作工具的员工的风险并实现最大的灵活性,公司应建立主动的协作安全策略来评估和防范潜在风险。考虑风险缓解是否涉及禁用环境中的某些协作功能。