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小型企业有许多通信工具，但为您的特定业务选择合适的工具需要一些思考。一些工具处理一种特定功能，例如电子邮件、电话、消息传递或SparkleComm 视频会议。其他人可能在一个应用程序中包含许多功能。需要考虑很多。 通信工具可能会花费一分钱，因此充分利用您的投资非常重要。下面列出了在考虑新的通信工具时要寻找的内容。

1.移动友好

不再被束缚在办公桌上，开始从任何地方管理您的业务。如今，大多数小型企业都有员工在旅途中工作。因此，要考虑的最关键功能之一是移动友好性。 

查看您正在考虑的产品是否具有专用的移动应用程序，该应用程序可与多种设备一起使用，包括手机、平板电脑和笔记本电脑。此外，请留意切换功能，让您在旅途中从桌面无缝切换到移动（反之亦然）。

2. 多种用途

如果您经营一家小型企业，则必须从您的投资中获得最大价值。对于通信工具，这意味着您选择的产品应该有多种用途。 

在大多数情况下，从长远来看，选择SparkleComm 统一通信工具可以节省资金。例如，如果您正在寻找一种高级工具，您可能会考虑包含电话、团队消息、视频会议、SMS 和集成的工具。捆绑的工具通常更划算，所以不要将自己限制在一个小马驹上。

3. 易用性

如果你选择一个难用的工具，没有人会使用它。寻找一种直观的通信解决方案，以便即使是最受技术挑战的员工也可以轻松使用它。 

易用性对于面向客户的通信解决方案也至关重要。如果客户对他们必须用来联系您的业务的通信系统感到沮丧，他们将不会长期成为您的客户。

4. 可靠性和安全性 

您的通信解决方案应始终可靠且安全。毕竟，没有人喜欢掉线或只在一天中的特定时间工作的系统。寻找一种让您始终保持联系的工具。 

不要满足于任何低于 24/7 多渠道支持、99.999% 正常运行时间让您在中断和灾难期间保持联系以及行业专家排名第一勾选所有这些框将为您节省大量时间、金钱和未来的挫败感。®

并且不要忘记安全性。通过获得具有七层安全性和全球认证（包括 SOC 2、SOC 3、HITRUST、FINRA、HIPAA、C5、ISO 27017、ISO 27018 和 GDPR 合规性）的工具，确保您的业务始终受到保护。

5. 可扩展性 

即使您的业务现在可能很小，但您的目标可能是增长。因此，请选择一种与您的业务一起成长的通信工具。寻找一种可以让您在几秒钟内添加用户的方法。随着您的通信需求增长，您的解决方案应该能够与您同时扩展。

另一个需要考虑的相关因素是您的通信工具会帮助您发展业务吗？例如，该工具能否帮助您改善客户关系和品牌知名度？它会为您提供强大的分析吗？从分析中获得的见解可以帮助您做出更明智的业务决策。

6. 持续支持

面对现实吧。您没有时间处理沟通问题并同时开展业务。寻找可以让您的业务快速启动和运行并提供持续支持的通信供应商。 

合适的供应商将提供安装帮助，以及咨询、培训、指南和文档、在线会议，以及通过电话、聊天和电子邮件提供的 24/7 支持。

7. 与其他工具的集成

如果您的团队使用多个应用程序和工具来完成工作，那么是时候简化他们的体验了。选择通信工具时，请寻找可以与您当前的业务应用程序集成的工具。例如SparkleComm。  您的通信工具与您的其他业务应用程序的集成度越高，您的操作流程就会越顺畅。

8.文档共享 

共享文件和文档是大多数企业的基本需求，因此请寻找提供内置文档共享功能的通信工具。您还可以选择与文件共享应用程序集成以简化工作流程并改善团队协作。

9. 数字优先

现代现实是您的客户和员工生活在一个数字世界中。他们希望使用现代工具并通过电话、聊天、短信、SparkleComm视频会议、电子邮件等多种数字渠道进行连接。  此外，他们希望在不浪费时间或相关信息的情况下在渠道之间无缝切换。寻找能够实现多渠道数字通信和协作的通信工具。

多年来，现代工作场所发生了迅速变化，在 新冠疫情 之后，远程工作已成为许多企业的必需品。众所周知，在家工作有其优势，但如果没有适当的准备，它可能仍然会带来挑战。特别是，可能会出现有限的合作甚至孤独感，这使得行业领导者难以保持团队的积极性和高生产力水平。 虽然建立一个有效的团队并非易事，但了解如何让您的远程团队保持参与对于创建和维护有效的工作环境至关重要。幸运的是，您可以实施一些策略来解决这些因素。

委派更多，微观管理更少

尽管有必要及时了解最新进展，但有效地委派需要您作为领导者的一定程度的信任。尽管您不在团队中，但请确保不要经常签到让他们不知所措。尝试通过对团队的工作保持信心来找到健康的平衡，但如果出现问题，也要让自己可用且平易近人。陷入微观管理习惯会让人觉得不信任，这会使您的团队士气低落。

帮助创建例程

如果您的员工最近因 新冠疫情 进行了轮班，请鼓励您的员工尽可能遵循他们的标准工作日程序。遵循类似的日程安排有助于纠正许多人在转向远程工作时面临的生产力挑战。

经常表扬

如果没有面对面的互动来培养友情，远程办公可能会相当孤独。没有人可以亲自祝贺您的团队完成的工作，因此请务必在完成目标或项目时通过表扬您的员工来培养健康的工作精神。对出色完成工作的鼓励的话可以大大提高士气。公众赞扬甚至可以帮助您的员工感觉每个人仍在朝着共同的公司目标努力，这将有助于保持您的团队积极性和步入正轨。

与 UC 平台保持联系

与统一通信 (UC) 平台保持联系是加强沟通策略和在员工中建立良好工作习惯的绝佳方式。SparkleComm统一通信平台提供了灵活性，以及​​与其他团队成员协作和联系的机会，无论位于何处。通过保持通信线路畅通和简化工作流程，可以保持井井有条并保持联系。为了保持领先地位，我们很自豪地提供SparkleComm。我们最先进的软件使我们即使在最过渡时期也能成为您值得信赖的统一通信提供商。

大多数企业都会遇到所谓的“应用程序超载”，因为他们的员工每天使用 5 到 15 个应用程序。四分之三的 IT 专业人士表示，应用程序过载是一项严峻的挑战。那么它是如何发生的？ 

这很简单。企业在需要时单独实施解决方案，很少考虑追求统一的解决方案，因为当前需求优先于对未来状态的规划。 但是假设您的员工（以及您的运营成本）显示出应用程序过载的迹象。在这种情况下，是时候考虑将您的业务应用程序与SparkleComm 统一通信即服务(UCaaS) 集成，以实现员工、合作伙伴和客户之间所有类型通信的单一参考点。

下面，我们概述了将您的业务应用程序与 UCaaS 集成的好处。 

1. 节省时间 

将您每天使用的业务应用程序与 UCaaS 连接起来，可以简化工作流程，从而为您的员工节省实时时间。例如，考虑当员工需要传真文件时会发生什么。员工可能会创建文档，但接下来呢？如果没有 UCaaS，员工必须下载文档、打印出来并手动传真。多么麻烦！

使用 UCaaS，同一名员工可以在选择的基于云的应用程序中创建文档，并安装一些简单的插件，直接从笔记本电脑或手机发送传真。这可以节省很多的时间。

2. 降低成本 

随着组织的发展，您对业务应用程序的需求也随之增加。如果没有 SparkleComm UCaaS 系统，您的 IT 员工必须维护多个应用程序，最终用户必须下载多个应用程序才能完成工作。 

维护多个断开连接的应用程序的成本很高，因为您必须单独管理每个应用程序。SparkleComm UCaaS 可以节省成本，因为它需要的最终用户管理工作更少，并且通常需要更少的应用程序。另外，想想SparkleComm UCaaS 带来的便利性：一个供应商，一张账单。 

3. 改善组织  

UCaaS 提供了一个单一的参考点，可以查看不同类型的业务应用程序和您业务的多个方面。例如，假设您的客户支持经理的每周目标是解决特定数量的客户投诉。经理需要一种方法来跟踪已解决的投诉和团队绩效。

经理可能不得不依赖多个应用程序，甚至是关于客户投诉的手写笔记以及过时的设置。但是，借助现代SparkleComm UCaaS 系统，同一位经理可以通过强大的呼叫分析访问即时报告，并且员工可以利用与 CRM 的集成（如 SparkleComm ）。经理可以快速了解呼叫的执行情况、哪个团队产生最佳结果以及每个客户的情况。

4. 使协作更容易  

UCaaS 将所有电话、消息和SparkleComm 视频会议收集在一个地方。它还可以轻松共享文件和创建分配给其他团队成员的任务。 

当员工使用同一个应用程序进行所有业务通信时，组织内外的协作会变得更加容易。当您的通信工具可以与其他业务应用程序集成时，每个人都可以在同一个地方工作，因此不会出现无意的重复工作。

UCaaS 改善协作的另一个好方法是让远程工作人员也能够访问他们完成工作所需的所有业务应用程序和通信工具。UCaaS 支持随时随地工作的员工队伍。

5. 提高生产力

将您的业务应用程序与 UCaaS 集成可以轻松找到项目和任务的必要信息，从而提高生产力。员工无需花时间尝试查找与项目相关的文件和消息，而是可以将所有精力集中在完成手头的任务上。 

无论是在办公室还是在旅途中，员工都可以使用 UCaaS 连接并轻松发送附件、笔记、日历邀请、电话、传真等。所有内容都存储在一个位置，以便于查找和添加书签。

6. 与客户建立更好的关系  

通过统一和简化员工的工作流程，SparkleComm UCaaS 帮助您的员工为您的客户提供更快的服务，从而提高客户忠诚度。 

SparkleComm UCaaS 通过为员工提供更快、更高效地完成工作所需的工具来帮助创造这些动态机会。它还为客户提供了不同的方式，让他们通过任何让他们感觉最舒服的渠道联系您的企业以获得支持，无论是通过网络、社交媒体还是消息传递应用程序。

视频电话会议的好处显然可以改变行业的游戏规则，但现在它已成为正常工作日的一部分。就像您希望为会议室会议做好准备一样，提前工作以保持井井有条、信息丰富且清晰是至关重要的。话虽如此，与面对面的电话会议相比，准备视频电话会议需要一套新的考虑因素。遵循以下概述的步骤将确保最大限度地协作并提高效率。 视频会议清单：

选择正确的基于云的解决方案

基于云的通信通过利用对SparkleComm统一通信功能的完全访问来帮助企业更高效地运行。话虽如此，有效的协作始于正确的解决方案。SparkleComm将最先进的技术与熟练的专业人员相结合，为 UCaaS 提供全面的方法。在过渡时期，我们在这里回答您关于业务连续性的问题并为您的组织提供帮助。

组织参与者和议程

如果您是电话会议的组织者，请务必尽快发送邀请，并附上参加会议的所有详细信息。此外，至少提前一天制定议程也很重要。清楚地概述每个参与者的角色以及他们应该如何准备。

如果您是受邀参加电话会议的参与者，请确保您的角色明确并决定您打算贡献什么。此外，请熟悉将加入电话会议的其他人。了解谁将参加您的进一步准备工作总是有帮助的。

准备演示文稿和笔记

在视频会议之前花点时间澄清您的想法并概述您计划分享的信息。这将显着提高呼叫的效率和效率。

检查互联网连接

为了在视频电话会议中流畅地流式传输，您的 WiFi 信号必须很强。提前检查您的互联网连接，以确保它足够强大以支持视频通信。

保持专业设置

即使在家工作，会议仍然需要一定程度的专业精神。为了保持强大的存在感，请考虑以下事项：

• 穿着专业。
• 找一个没有潜在干扰的安静空间。
• 选择一个光线充足的区域。
• 保持背景清洁和最小化。
• 保持参与

在多任务处理的时代，您可能很想在视频电话会议期间这样做。要在会议期间保持参与，请做详细的笔记以跟踪信息或您想添加的任何评论。当你不做笔记时，与在屏幕上说话的用户保持目光接触，使用适当的肢体语言，如点头和专注。最终，目标是像在会议室中一样行事。

发送跟进

跟进是任何视频电话会议之后的重要一步。利用您在会议期间记下的笔记与您的其他同事联系，了解更多信息。UCaaS 支持的虚拟工作空间软件可以从一个应用程序轻松访问分配任务、发送群组消息、协调日程和共享文档。

许多企业发现他们旧的本地电信系统正在迅速过时。它缺乏使组织更有效率的能力。管理混合劳动力很麻烦，其中一些员工在现场工作，而另一些员工则在远程工作。添加功能可能很困难、成本高昂，有时甚至是不可能的。

考虑将电信系统迁移到云端的好处，以及使切换尽可能无缝的最佳实践。 基于云的系统的好处

与本地系统相比，基于云的系统提供了多项优势。

首先，基于云的系统是远程或混合工作人员相互以及与客户、供应商和其他业务合作伙伴进行通信的最佳方式。这些系统使组织中的每个人都可以利用世界级统一通信系统的所有功能，无论他们身在何处。

其次，基于云的系统实际上保证了业务连续性。与本地系统不同，基于云的系统可以在电源故障、自然灾害或其他可能破坏本地系统的因素期间保持完整功能。

使用基于云的系统，可以以最低的成本不断添加功能，而不会或几乎没有中断。由于功能通常作为运营费用 而不是更昂贵的资本支出推广到多个组织，因此添加功能更具成本效益。例如，基于云的系统可以轻松包含以下功能：

• 通话录音
• 呼叫、文本、电子邮件和网络聊天的全渠道集成
• 多领域工人之间的协作
• . . . 和更多

迁移到云之前要问的问题

在考虑从本地系统迁移到云时，这些问题可以帮助确定它是否是正确的迁移：

• 我们现有的系统缺少哪些功能？添加这些功能会提高我们的生产力吗？
• 我当前的电话系统是否符合 Kari 定律和 RAY BAUM 法案？
• 我们是否为现有系统的维护合同付费？将这些资金分配给不需要维护合同的基于云的系统会更好吗？
• 我们在与远程办公室的私人连接上花费了多少？添加用户或位置的成本是多少？基于云的系统利用您现有的互联网连接，从而节省成本。
• 我们的系统是帮助还是阻碍远程或混合劳动力？

如何选择技术合作伙伴

选择合适的供应商来管理向基于云的系统的迁移有助于使流程无缝化并确保持续的满意度。在考虑供应商时，请提出以下问题：

• 该解决方案能否提供所需的强大功能，例如呼叫中心、软电话集成和协作工具？
• 该解决方案是否通过不同的数据中心故障转移提供地理冗余？多个数据中心的冗余有助于确保业务连续性。
• 我们可以购买自己的手机，还是会一直租用它们？
• 谁将负责项目管理、安装和现场支持？
• 服务和支持的基础在哪里？您会与北美的服务工程师交谈，还是会将您的电话转接到海外？
• 如有必要，您能到现场解决问题吗？
• 你们有不同级别的服务吗？如果有，每一项都包括什么？- 您想要白手套服务，不应该为此支付额外费用。
• 您管理过多少与我们类似的项目？
• 您是在提出一个将我们与其他客户（多租户系统）分组的解决方案，还是我们将有一个单独的多实例系统？多租户系统成本更低，但多实例系统提供更多的安全性和控制。

此外，请务必检查供应商的营业时间，并尝试了解他们的财务稳定性和技术可靠性。财务问题是否让他们偷工减料？他们的客户是否遭受中断？大多数基于云的协议可以持续五年，您需要一个能够长期提供可靠服务的技术合作伙伴。

最后，询问费用。从长远来看，基于云的系统与本地系统相比具有成本竞争力。请记住，您不会花钱购买更新或升级的硬件或维护协议，也不必更换或升级设备来添加功能。

请联系 SparkleComm 就将您的本地系统迁移到基于云的系统或结合了两者的混合系统进行免费咨询。