企业协作:为什么需要它以及如何改进它

企业协作在最基本的层面上取决于大型组织的通信方式。它包括组织的各个成员用来讨论工作,提供反馈和交叉传授其思想的各种技术和平台。企业协作软件的使用还可以揭示有关公司文化的许多信息,以及它们如何帮助或阻碍思想和信息的交换。

企业协作软件每天都变得越来越流行,因为公司正在寻找有效的方法来连接越来越分散的远程团队。实际上,一项调查指出,60%的受访者计划为其业务购买某种协作软件。

在这里,我们讨论什么是企业协作,为什么重要,以及董事和项目经理如何从战略上利用它来提高生产力。我们还将介绍有关实施的常见问题,并介绍一种新工具来帮助您入门。

什么是企业协作?

企业协作是帮助各种团队一起工作的过程,一开始听起来很简单。

但是,在思想领导力和个人品牌建设仍在上升的世界中,许多人现在被聘为独立运作的专家,而不是习惯于作为团队成员的通才。即使这不是您公司的招聘策略,您也可能已经注意到整个组织各个方面的承包商和支持角色最近有所增加。

无论哪种方式,都由企业主管和项目经理来帮助这些人通过一个内聚的系统发挥作用,即使他们可能相距遥远,是一次性贡献者,还是有相互竞争的目标。

除了为日常任务提供支持系统外,团队还需要帮助来了解总体情况,每个项目如何支持该愿景以及每个团队成员有望做出的贡献。

为什么企业协作很重要?

在Inc.com上的文章中,指出了协作的两个不可否认的好处:

1、通过社交工具,SparkleComm视频会议等内部协作,可以提高生产力。

2、通过用户论坛,博客评论,社交媒体,实时网络研讨会,会议和聚会与客户,合作伙伴和供应商进行外部合作,您可以收集反馈来提高创新能力。

跨职能团队协作以及与利益相关者的外部协作可以提高效率和效力,这是有道理的。打开沟通渠道后,可以轻松找到所需信息或寻求同事和客户的反馈和帮助。

除此之外,协作还可以帮助组织满足最重要的业务优先事项,例如改善业务流程和降低企业成本。Aberdeen Group对299个组织进行了调查,发现了企业范围内协作的重大好处:

 - 客户服务指标提高53%
 - 员工生产力提高49%

该数据证明企业协作可以帮助团队和客户。当流程得到改善并且沟通变得更加有效时,团队成员可以专注于为客户提供价值。

企业协作如何提高项目生产力?

企业协作通过整体方法提高了项目生产率。首先,首先要评估一下您的团队今天的位置。哪些工具,工作流程和系统已经到位?这些在短期和长期如何帮助或损害进展?

在确定了哪些方面需要改进之后,就可以继续进行战略。通过同时与协作者讨论将业务目标,项目目标和团队目标之间的点联系起来。在甚至开始建立新的工作方式之前,您必须使每个人都在同一页面上。这正是企业协作的第一阶段所做的。

然后是时候尝试新策略,检查结果并根据需要进行调整了。这些步骤通常很长且涉及很多,但对于弄清楚如何最大程度地发挥团队潜力至关重要。在您进行的过程中,积极聆听人们对他们的项目生产力的评价,并准备对正在或不起作用的内容应用反馈。

当您通过这种方法来进行项目管理时,您可以通过强大的交流实践(例如集中式文档共享和@提及)使每个人都参与其中,从而直接提高协作者的参与度,从而提高工作效率。

安排工作流程的所有组件还有助于在故障发生之前就进行预测。它还使尝试新事物变得更加容易。这是提高生产率的重要组成部分,因为众所周知,如果您始终做您一直做的事情,您将获得相同的结果。

企业协作面临哪些挑战?

企业协作的首要挑战是复杂性。考虑到竞争的声音和优先事项,即使是最简单的工作流程也很难整理。例如,假设一家营销机构正在与一名自由设计师合作开发客户的网站。如果客户更喜欢动手操作,则需要有一个强大的企业协作系统,以防止他们的反馈妨碍前进。

然后是决策。诸如任务管理,会议安排和工作流程指定之类的选择都可以从每个参与者的参与中受益。但是,如果项目经理或主管不创建规则和系统,则很容易造成误解,在没有咨询团队成员的情况下就承诺交付成果,并制造其他问题,使客户和合作者不满意。

即使您的团队已经拥有自己完成工作的内部方式,也可能很难将新手作为一次性贡献者而加入。企业协作本来就是敏捷的,因此,如果您的团队需要在任何阶段调整其流程,那么您都需要快速适应,重新预测并保持一切运转而不会错过任何节奏。

归根结底,在企业中使用企业协作可以节省每个人的大量时间和不必要的麻烦,即使这需要一点点设置或习惯。

企业协作始于文化,而非工具

在过去的十年中,企业协作工具的数量激增。尽管它们是有益的工具,但对于希望立即高效进行团队合作的组织而言,它们并不是开箱即用的解决方案。

毕竟,任何承诺合作的技术都无法独自带来改变。内部文化必须同时发生转变,从个人孤岛到透明而慷慨的思想和资源共享。这种转变不会在一夜之间发生。您的组织必须每天在其实施的流程和执行的策略中进行工作。

良好的企业协作习惯可灌输到您的组织中 您可以开始在宏观和微观层面上将企业协作习惯注入到您的组织中。两种最重要的习惯包括:

 - 将所有项目更新整合到一个源中,这样每个人都可以轻松参考最新信息。
 - 注意项目,阶段甚至单个任务的现实时间表。
 - 注意在预算,资源和人员的实际限制内工作。

为什么要投资企业协作软件

进行企业范围内协作的一种方法是让团队习惯于在协作平台内共享信息。选择一个平台,该平台可以在长电子邮件线程之外实现文件共享和打开对话。

您必须采取一些小步骤,让个人自愿分享他们的工作量,上传他们正在处理的文件,评论最佳实践,甚至吸引其他人参加他们的项目以进行跨团队协作。但是,一旦像共享信息的习惯这样简单的事情在公司文化中根深蒂固,就很容易为企业团队之间的广泛协作建立流程。

向您的公司介绍SparkleComm作为企业协作平台

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大流行期间召开大型会议的7个步骤(二)

4.会议必须在任何地方都可以访问

无论是从家庭办公室,在汽车中,甚至在机场,今天的会议都可以在任何地方举行。现在,在任何地方都可以使用相同的功能是任何视频解决方案的关键区别所在。

例如,在几次会议中,我不得不离开办公桌去喝咖啡,这意味着不得不把耳机和工作站丢在后面。幸运的是,SparkleComm视频会议只需单击一下即可切换设备,因此我可以与我开会。

5.会议必须具有清晰的音频

虽然可以方便地从任何地方召开会议,但是听取同事不间断的能力至关重要。当我们在远程工作时,我们经常被讨论的噪音所包围。 

这就是为什么音频必须非常清晰—阻止诸如家庭空调系统或背景不安的孩子之类的有害声音的原因。会议控件超级直观且易于查找也很重要,例如SparkleComm视频会议使用户能够一键静音和取消静音,而主持人也能够静音参与者。

6.会议必须选择打开和关闭摄像头

使用快速简单的按钮来打开和关闭视频非常重要。同样,用户应该可以选择从一开始就不播放视频。如果同事的猫一直在屏幕上跳动,您不希望团队分心。

7.会议必须可通过移动应用访问

这些天人们并不总是在家工作。工人们回家度假时,他们可能会把孩子送去上学或在机场开会。视频会议应配备功能强大且功能丰富的移动应用程序,使团队可以轻松地通过手机安排和开始会议。理想情况下,该应用程序提供与台式机和Web版本相同的所有功能,因此员工无论身在何处都可以完全访问上下文。

支持会议的未来

COVID-19重新定义了我们的沟通和协作方式,这一新常态没有任何发展。实际上,即使在COVID-19之后,SparkleComm视频会议仍将是我们工作日的重要方面。55%的雇主期望将来允许更灵活的工作,因为员工每周可以进行一次或两次远程工作。

随着视频会议在工作和生活中继续扮演着举足轻重的角色,因此选择正确的视频会议解决方案非常重要,它不仅可以满足当今不可预测的工作场所的需求,而且还可以满足明天的协作需求。 是否想了解SparkleComm视频会议如何为您的组织做好未来工作的准备?在下面查看我们的网站。https://www.loogear.com/portfolio/video_conference.html

大流行期间召开大型会议的7个步骤(一)

会议是工作的基石,并且不会很快改变。但是,在今年前所未有的转变的,是我们如何见面。现在我们大部分时间在家里工作,我们已经失去了像在办公室一样面对面联系的能力,取而代之的是通过视频进行会议。 

这个新常态带来了一些有趣的挑战。例如,当团队如此分散时,我们如何有效地沟通和协作?在办公室,我们只是在会议室见面以提出想法,视频根本无法提供这种便利。

会议的新面貌

我们是使用SparkleComm统一通信工具来模拟亲自合作经验的专家。在会议室开会的日子似乎是很久以前,但是这一天会再次出现。在此之前,业务仍在继续。

今天的视频会议需要一种不同的方法,看起来像这样:

1.会议必须确保所有类型的互动的安全

视频会议已用于非正式和正式的业务交互。从众所周知的饮水机聊天到市政厅会议,由于我们是远程工作,SparkleComm视频会议是我们亲密联系的主要形式。

您的会议解决方案对于董事会会议应该足够健壮,但是对于“走廊聊天”而言,它应该既友好又用户友好。这意味着超级安全且不受“炸弹”侵害,但同时又易于使用。 

2.会议必须毫不费力地开始

主持或参加SparkleComm视频会议必须毫不费力。这意味着加入会议并开始对话必须非常简单。无需下载,无需长时间开会的代码,无需缓冲,无延迟。 

如果开会时间太长,许多人可能会对这项技术感到沮丧。这可能会莫名其妙地导致人们完全放弃会议,或者默认为协作性较低的通信形式,例如消息传递或电子邮件。无摩擦意味着一键点击就可以进入,就好像您打开会议室门并在桌子旁坐下一样,每个人都加入并时刻准备出发。

3.会议没有时间限制

任何人为的持续时间或限制会议持续时间的功能都是无法接受的。想象一下,当视频中断时,正在进行重要的讨论。将会议限制为任意时间限制可能会严重阻碍协作,因此您的团队应得到更好的支持。

SparkleComm视频会议解决方案为每个呼叫提供无限的持续时间。通常,您只是不知道何时需要额外的五分钟时间来整理并得出最终要点或行动要点,没有人想被切断。

 如何使用SparkleComm视频会议远程招聘和雇用员工(二)

如何通过5个步骤在线面试候选人

1.注册一个视频会议平台

有很多选择-根据经验,请寻找时间限制(有些限制为每次通话40分钟)和用户限制。(是否需要几个人面试您的候选人?)

例如,SparkleComm视频会议非常适合远程招聘,并且很容易启动和运行。SparkleComm与Outlook和Google日历都集成在一起,因此您可以一键将视频会议链接添加到任何邀请中。

2.开始筛选候选人

使用SparkleComm视频会议,您可以在流程的早期阶段筛选候选人时,通过计算机,电话或移动设备进行一对一的采访。这可能包括与两位候选人的会议和它们的引用,以确保他们说他们有比赛过去的业绩经验。

借助SparkleComm视频会议系统,您甚至可以进行屏幕共享,因此,如果您正在招聘一个具有创意的职位,您可以让求职者在聊天时共享他们的作品集!

3.与您的团队分享最佳简历

一旦缩小了竞争者的范围,就该让团队加入了!您可以轻松共享文件并在SparkleComm应用中实时聊天,这是共享求职者简历并讨论流程中下一步的好方法。

4.主持人访谈以衡量“文化增值”

文化适应的时代已经过去。现在是时候寻找候选人的文化背景了。最好的方法之一是通过与团队中特定成员的小组访谈。SparkleComm视频会议小组会议最多可让100名参与者参加标准计划,使您的团队(内部和远程)有机会参加这些重要会议

5.随时随地安全地登上任何人

一旦您选择了新的团队成员并被他们接受,就该入伍了!在与人力资源团队面对面交流时,SparkleComm视频会议可以节省时间,因为您可以同时吸引多名新员工,并轻松共享重要的培训文档或视频,以供他们自己查看。

远程招聘的时候到了

从来没有比现在更好的时候来切换远程招聘了。站在这一增长趋势的最前沿,并借助SparkleComm视频会议平台保持作为小型企业的竞争力。您将拥有更广泛的招聘资源,从而扩大团队的人才深度,同时无论居住在何处,都可以安全地审核和入职新员工。

如何使用SparkleComm视频会议远程招聘和雇用员工(一)

由于不幸的必要性,远程工作在过去几个月中确实爆发了,但是,不要将其称为一夜之间的革命,多年来,在家工作的趋势一直在上升。实际上,在过去的12年中,远程工作增长了159%1,在2019年,据预测,到2028年 73%的企业将拥有远程团队成员。根据2020年前几个月的情况变化,这个数字很可能被淘汰了。

今天,我们将介绍在线面试和招聘候选人的4大好处以及如何以SparkleComm视频会议为例,通过5个步骤在线面试候选人。

在线面试和招聘候选人的好处

当危机消除后,许多小型企业可能会重返100%的实体生活,而其他企业则在注视着他们的团队在远程工作中找到了槽。灵活地适应团队的工作有一些重大好处,例如:

更加多样化的人才库

当您不受办公室门外20-30公里半径的限制时,世界就是您的牡蛎!通过招募远程团队成员,您可以在全国乃至全球范围内建立起拥有强大头脑的更多元化的团队,从而将您的业务提升到一个新的水平。

留住员工

招聘新人才可能会花费很多,而坚持下去的关键之一就是工作的整体幸福感。通过提供远程工作,可以使您的团队更好地平衡工作与生活(甚至对于领导者而言),这只是招募和保留您最好,最聪明的员工的许多方法之一。

敏捷度提高

现在,我们已经准备就绪,可以随时随地工作对于您来说多么重要。不可能知道未来会发生什么,但是拥有一支随时待命的团队似乎是当一切倒置时对冲您赌注的一种方法。

银行里有更多的钱,每个人都可以

当您经营小型企业时,每一分钟都很重要。事实证明,为您的团队提供更大的灵活性可以提高效率并降低成本。不必四处招募候选人来满足团队中更高职位的人,这是节省开支的来源之一,并且不要忘记其他好处,例如不必整天预订会议室和董事会会议室以进行面试。在某些情况下,减少通勤就意味着您的团队也节省了钱,这才是真正的双赢。

无论您对未来有什么计划,了解如何面试求职者并远程聘用他们都是随着业务发展而拥有的一项宝贵技能。幸运的是,借助像SparkleComm这样的超级直观的视频会议软件,这些技能很容易掌握。