您可以轻松解决的虚拟会议问题

由于COVID-19 ,移动到远程工作加快了每个工作场所的数字化速度。代理商所有者和项目经理必须善于与员工,客户,团队和其他利益相关者组织有效的虚拟会议,以保持组织目标的正常运行并按时完成。但是,当然,虚拟会议可能会出现问题。

无论您从事哪个行业或地区,虚拟会议对于项目管理的成功至关重要。虚拟会议可帮助业务主管,专业服务机构和项目经理实现跨职能的协作,提供更好的项目成果,并在多个时区建立人才,创意和技术团队。

但是,仅因为虚拟会议易于建立并且不受地理位置和旅行时间的限制,并不意味着领导者和经理应滥用对他人时间和工作时间的访问权。缩放疲劳是在家中COVID-19强制性工作期间创造和流行的术语,可以解释为当人们不得不长时间参加几次虚拟会议时出现的精神疲劳。

还建议领导者和项目经理考虑队友和员工的可用性和心理健康,以避免虚拟会议的共同挑战。

虚拟会议的挑战以及如何解决它们

通过准备和实践,可以轻松解决虚拟会议的各种挑战。通过预先花时间为您的组织或团队准备技术应急计划和视频会议指南,您可以克服在线会议问题并保持较高的团队士气和生产力。

以下是虚拟会议和智能解决方案的一些反复出现的挑战,您可以实施这些虚拟解决方案和解决方案来解决这些问题并进行有益的电话会议

变焦疲劳并降低生产率

在引言中我们定义了“缩放疲劳”一词,它的确是在线会议上最严重的问题之一。由于虚拟电话和会议的建立相对容易,因此某些领导者和项目经理可能会滥用其可访问性。

但是,具有创造性和技术性角色(如设计,编写和软件开发)的员工在流程状态下工作良好。当他们参加过多的虚拟会议时,他们的生产力和输出开始下降。

使用虚拟会议解决此问题的方法很简单:安排更少的会议。作为项目经理,您可以选择在特定日期与特定部门进行批量会议,限制会议持续时间,并使用SparkleComm之类的协作工作区来处理快速提问和更新。

技术问题和浪费时间

技术可以管理但不能控制。通过最佳的设置和实践会议,您可能仍然会发现自己在虚拟会议中面临技术挑战。

解决虚拟会议中这一反复出现的挑战的最佳解决方案是制定一个经过测试的备份计划。作为项目经理,您应该发送备份计划的详细信息以及会议的其他相关信息和议程。

这样,如果您遇到技术挑战,您和其他与会者就可以快速切换到备份会议计划,而不会浪费会议时间。确保与会者熟悉您使用的虚拟会议选项。

沟通差距

虚拟会议仅限于音频和视频提示,而面对面的会议则不像肢体语言,语调,步调和手势来增加说话者的语音。

这里有几个步骤可以解决反复出现的虚拟会议难题,并帮助您清楚地传达关键点。

1)事先分配清晰,简洁的会议议程。这向与会者阐明了他们对会议的期望以及何时需要参加。

2)为您的演示文稿创建幻灯片。这解决了虚拟会议的主要问题之一:消除单调并确保与会者遵循关键会议要点。 要求所有人在不讲话时将其麦克风静音,并在通话期间坐在安静的地方。

3)使用文件和屏幕共享工具吸引与会人员,并记住当您需要每个人的回应或贡献时,请按姓名呼叫每个人。

4)坚持会议计划。禁止同事或队友闲逛,偏离议程或延长会议时间。如果您的队友知道您主持了切实可行的会议,那么他们很可能会准备就绪,精力和精力更加集中。

5)始终在虚拟会议上为每个与会者提供确切的操作项目。在休会之前,请每个人问他们接下来的步骤,以确保每个人都意识到自己的责任。

遥远的时区

有时,您的虚拟会议与会者可能包括其他大洲和时区的队友,客户或利益相关者。

作为项目经理,您可能会习惯于优先考虑自己以及团队的时间和时间表,但是明智的做法是也要考虑其他参与者。花些时间思考如何使每个人都可以在合理的时间参加会议,特别是在经常性会议的情况下。

当您为每个参与人员安排最方便的时间时,您就表示他们得到重视和考虑。这营造了更好的虚拟会议,充满动力的团队以及成功的总体机会。

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VoIP电话:最大化您的VoIP体系结构(二)

多个地点

在多个地点拥有更大足迹的公司将不得不在每个办公室应对不同的网络需求。

在每个办公室中,您的VoIP配置将是相似的。将工作站连接到电话,然后将电话插入以太网。然后将它们连接到网络交换机。VLAN标记是限制某些网络拥塞的理想选择。

您可能需要选择一个或多个互联网提供商,才能为您的办公室提供高速互联网。随着每个位置的扩展,首选光纤连接。

要跟踪的最关键数据点是每个位置的带宽利用率。借助流音乐,病毒式视频和云通信应用程序,您可能会使用比预期更多的带宽。

每个办公室的IT员工应了解每个办公室中的VoIP架构。为此,我们建议维护文档。对您的IT团队进行培训,并管理电话系统,并对员工进行有关语音邮件,呼叫转移和设置商务电话应用程序的常见问题解答。

远程员工

对于远程员工,您将与各种住宅宽带提供商竞争。员工必然拥有不同的网络设备,因此从IT角度来看,这会增加更多的复杂性。

由于托管的VoIP电话服务可与任何Internet连接一起使用,因此员工可以将台式电话带回家。由于大多数家庭办公室网络设备未启用PoE,因此他们可能需要电源适配器。

许多远程工作的员工可能不需要物理台式电话。他们可以使用安装在计算机甚至智能手机上的SparkleComm VoIP软件电话应用程序。但是,在维护网络性能时也适用相同的原则。

一些宽带网关为其他配置提供有限的设置。这些网关将中断语音数据包,从而导致延迟或掉线。我们建议禁用路由器或网关内的SIP ALG,以获得最佳VoIP性能。从一开始就可以帮助您避免 以后出现VoIP问题。

教育并提醒您的远程人员限制竞争性网络活动,例如视频流或连接的无线设备过多。

VoIP最佳实践,可实现最佳性能

最后,这里是一些有用的方法,请牢记以充分利用VoIP设置。

选择更高速度的宽带提供商。 作为强大的VoIP体系结构的一部分,您将需要坚如磐石的网络带宽。尽管电话仅需要100 Kbps,但您还有许多其他连接云的设备会消耗数据。旨在仅使用您分配的带宽的80%。

改善远程团队沟通的3种方法

随着在COVID-19大流行期间进行远程工作的要求继续存在-美国现在已扩展了建议的社会疏散准则 -员工仅在筒仓中工作很容易。为了确保您的团队或部门(甚至整个组织)的生产率不降低,对于远程团队来说,改变彼此之间的通信方式非常重要。

以下是三种简单的方法来调整您的沟通方式,以确保您现在偏远的团队能够像在办公室一样紧密高效地工作。

1.建立明确的沟通渠道

我们所知道的办公室实际上只是在20世纪初才出现,它是通过(其中包括)便捷的沟通来集中生产力的空间。在此之前,它们实际上只是一个充满文员的文书工厂。我们现在正在进入邮局时代。但是,这个时代的运作方式可能会让人有些困惑。确实,当您不坐在同事旁边并且无法使用会议室时,很难看到如何有效地进行沟通。

这很容易:公司现在需要以办公室在20世纪初的方式集中所有内容,但实际上是这样做。怎么样?为所有人使用一种工具。对于像SparkleComm这样的平台,这是可能的。可以使用SparkleComm来全天沟通和举行视频会议

这很重要,因为如果您为多个不同的团队使用多个不同的平台,则远程团队的通信很容易中断。简而言之:事情将很快变得混乱(将其视为将您的团队划分成多个彼此交谈的独立办公室)。实施此操作后,请确保像安排常规办公室一样安排例行签到,全员参与,集体讨论和会议

2.安排定期的“赶上”

LinkedIn首席执行官杰夫·韦纳提出,在未来几年内将他所谓的“被标记社区化世界各地的公司”。随着远程工作成为越来越被接受的规范,员工不仅会寻求促进生产力和协作的工具,而且会寻求“使他们感觉到,听到并真正与同事联系的软件”。

简而言之,远程团队沟通工具将需要使员工感到自己是真实团队的一部分,而不仅仅是团队的虚拟版本。原因很容易看出:在家里,即兴午餐之类的东西不见了,水冷式头脑风暴也不会发生。这可能会导致脱节的想法,并使员工感到自己不属于团队。但这正在改变。随着远程工作变得越来越普遍,最后一刻的视频聚会午餐现在已成为常态,像SparkleComm这样的应用程序已成为GIF填充的空间,可以在其中进行正式和非正式的工作讨论。重要的是,以与现实生活中相同的方式来对待这些新的远程团队沟通方法,例如虚拟视频群聊工作:它们将增强您的联系感并减少任何烦琐的FOMO。

3.尊重时区差异

在远程工作中会发生某种心理上的“扁平化”。当地理和时区分散的团队都使用一种工具时,很容易忘记一个同事的2:00 pm可能是另一个同事的9:00 pm。这意味着纽约的团队成员可能会被一对一刺激,而莫斯科的同事可能会在深夜开会邀请时睁大眼睛。

重要的是要知道,即使远程平台意味着人们在一天中的所有时间都可以与技术联系,但这并不意味着他们能够做出响应。团队需要尊重工作日的开始和结束。当邮件在正常工作时间以外发送时,SparkleComm可以帮助DM管理员,并且Google使用新月形符号提醒会议组织者可能在办公时间之外安排圆桌会议。随着远程工作变得越来越普遍,尊重同事的时间并适应更友好的远程团队沟通方法变得越来越重要。

SparkleComm如何提供帮助

无论员工位于何处,都能实现远程团队沟通,可以帮助简化向长期远程工作的过渡。SparkleComm的功能使企业能够与世界各地的团队成员和客户建立联系,并有效地管理截止日期。

因此,我们提供了 免费的SparkleComm试用版,以帮助支持向新的工作未来的转变。从今天开始!

VoIP电话:最大化您的VoIP体系结构(一)

VoIP电话:最大化您的VoIP体系结构

除了商务电话服务本身之外,您可能还需要考虑公司所需的VoIP台式电话。高管们可能会得到一部高端电话,而另一部会议室会得到一部电话,而其他人则获得相同的电话以保持一致性。

审核电话系统的使用情况,要求和完善的功能。为您的团队选择合适的VoIP电话组合将帮助每个人最大程度地体验它。

VoIP网络图

VoIP使公司可以使用其现有的IP网络来传输语音和数据。随着宽带速度和可靠性的提高,企业可以依靠它们获得更多服务。

在规划时,您将需要设计一个高性能VoIP网络。随着公司适应不同类型的工作,员工会期待您使用强大的通信系统。

这是一些VoIP网络体系结构示例。我们还包括一个有用的VoIP网络图,该图说明了每个网络。

  • 单人办公室
  • 多个地点
  • 远程员工

您可以使用它们根据当前的办公室设置和增长计划来规划VoIP体系结构。

单人办公室

对于在一个位置运营的企业,他们通常将拥有一个提供宽带连接的互联网服务提供商。该连接可以是有线互联网,DSL或光纤。

每个工作站应至少有一个以太网网络分支。布线应合并到网络交换机中。对于VoIP实施,请考虑使用以太网供电(启用PoE)交换机。它们提供15-30W的电力为VoIP电话供电,而不会影响网络连接。

大型办公室应选择托管交换机,以利用VLAN标记,QoS优化和管理功能。但是对于大多数办公室来说,任何知名品牌的PoE交换机都可以正常工作。

无需将计算机连接到网络分支,而是将VoIP电话连接到网络分支。然后将计算机连接到VoIP电话。此设置也称为菊花链或直通网络配置。这种方法消除了额外布线的需要,并且通过PoE,您将不需要任何额外的电源适配器。

2020 VoIP体系结构指南(三)

四种不同类型的VoIP网络

您可以选择多种VoIP网络,以使用互联网连接提供语音呼叫。您的选择将取决于您现有的设置和设备、预算、IT人员、发展计划等等。

继续阅读以查看我们更新的VoIP网络图。它们将帮助您可视化不同的VoIP网络配置。VoIP网络图可帮助您了解实施并向团队进行解释,以确保顺利实施。

1)商务电话服务

对于大多数公司而言,云中的商务电话服务为您提供了可靠且易于使用的解决方案。无需硬件。您的VoIP提供商最终将负责维护,升级和支持。您提供互联网;商业电话提供商负责其余的工作。

为何这类VoIP网络如此流行,也就不足为奇了。每个台式电话都连接到您的网络交换机。从那里,电话与VoIP提供商同步以自动下载其配置。

此外,借助SparkleComm电话服务,您可以轻松管理电话分机。用户可以使用其iOS或Android智能手机扩展办公室的可用性。他们还可以在旅途中管理语音邮件,呼叫转移和团队消息等功能。

2)SIP中继

SIP是会话发起协议(Session Initiation Protocol)的缩写 ,它是一种应用程序层控制协议,用于在两个或更多人之间建立、维护和终止呼叫。SIP体系结构包括客户端和服务器。

SIP 中继为本地电话系统(如PBX)提供电话服务。它将现有的PBX设置转换为互联网电话网络,使您能够访问负担得起且可无限扩展的电话服务。它还可以从庞大的电信硬件中释放出服务器空间。

SIP中继的优点是您可以维护现有的IP PBX并获得VoIP的好处。缺点是您的电话服务仍仅限于物理办公室。

3)第一代VoIP****

如果您的电话系统是专有的,并且您可能会陷入第一代VoIP电话系统。二十年前,这些替代了固定电话成本的增长。

尽管使用了VoIP,这些电话系统仍需要高度专业的人才来管理和查找过时的组件。这些PBX可能带有SIP或PRI中继,但最终,您将使用不方便远程工作的技术。

添加新的生产线并找到合适的硬件也很昂贵并且需要时间。这些电话系统已经过时了,但是维护它们的成本却超过了它的收益。

4)呼叫中心****

呼叫中心的核心是VoIP网络,旨在处理大量的入站和出站呼叫。您不必在呼叫中心行业就可以使用它们。例如,如果您有销售团队或客户支持部门,则可能需要呼叫中心功能。

SparkleComm呼叫中心的主要功能是对 典型商务电话服务的补充。其他功能包括呼叫排队、实时监控和动态呼叫路由。特别是,他们需要对下班后处理,座席优先级,假期安排和分析进行精细控制。

经理将希望访问详细的呼叫日志以及呼叫记录。主管将希望添加新的业务代表,分析呼叫中心指标并利用静默监控等高级PBX功能。

IT领导者应仔细考虑自己对创建和维护SparkleComm VoIP体系结构的承诺。