适用于企业和消费者的视频会议最佳实践

COVID-19(冠状病毒)大流行已经大大改变了当今的工作环境,在组织快速数字化其流程和能力以确保连续性的同时,被迫进行通勤的工人人数似乎在不断增加。

值得注意的是,在过去的时间中,视频会议迅猛发展,这是让朋友和家人保持联系,让学生继续在线学习以及为员工确保工作日效率的绝佳工具。

与所有数字和在线工具一样,使用视频会议平台也存在固有的安全风险–消费者和组织现在可以采取的一些具体步骤来提高安全性,包括:

事先确保参加者将进行视频会议的物理环境已得到保护。尤其是,重要的是要记住从可视位置(例如,计算机屏幕,白板等)上以任何形式删除敏感信息。

确保关闭并完全关闭所有正在执行工作的“智能” –物联网(IoT)–听设备,例如数字助理。

保护视频会议将通过的网络。您应该要求ID和密码身份验证才能进入无线网络,并对Wi-Fi流量使用最强级别的加密,以便那些能够访问传输路径任何部分的人将无法将自己注入通信中。您还应该对无线网络以及远程和联机会议工具进行修补和更新-重要的是在发布新代码后尽快进行此操作。

使用端到端加密。不仅涉及通过Internet进行的会议传输,还涉及设备上的加密。如果未使用加密,那么有权访问您设备的其他人仍然可以通过您自己的设备查看(也可以访问)您的会议。

如果将SparkleComm视频会议工具用于商务会议,请确保遵循您的商务信息安全和隐私政策。每个组织都应有一个政策和程序,指明可接受的视频会议工具,这些工具已被批准用于商业目的。对于那些没有这样的政策和程序的国家,许多人可能正在努力实施它们。

此外,利用SparkleComm视频会议作为与朋友和家人保持联系的方式的消费者应:

enter image description here

设置唯一的会议ID和强密码以进行虚拟聚会–这很简单,但非常重要。

不要将您的出席信息在线。甚至在社交媒体中也没有直接消息传递通信。大多数应用要求访问您的联系人和消息,这可能使他们能够访问您的会议。将知道会议信息的人员限制为仅您想参加的人。使用单独的电子邮件地址或通过短信发送会议信息,以确保没有不请自来的嘉宾加入您的会议。

限制可以共享其屏幕或文件的人数。在许多会议平台中,可以通过将屏幕共享更改为“仅限主机”来实现。这将有助于防止未经授权的与会者将不需要的图像和视频“轰炸”您的会议。

不要发布视频会议的照片。这不仅是许多视频会议工具的隐私问题,而且如果不小心,您可能还会发布关联的会议ID。然后,这可能导致不请自来的人加入您的会议并共享不需要的音频,视频,照片或恶意文件。

每个人都到达后锁定您的视频会议。这将防止黑客和其他类型的闯入者在您不知情的情况下进入您的会议。

当您实际上不开会时,切勿将视频会议工具保持打开状态,以免在家中听到和听到声音。这样不仅可以记录视觉和声音,还可以根据工具的配置为您的无线网络创建一条通道。

每种技术都有潜在的安全挑战,消费者和企业必须意识到–视频会议只是其中之一。

但是,以上推荐的做法概述了消费者和组织可以更安全地利用SparkleComm视频会议平台进行工作和休闲的一些关键方式。

富有成效的呼叫中心代表的能力(二)

6)公司和产品知识

您无需记住有关公司产品或服务工作方式的所有信息。但是,如果您不知道,应该知道如何快速查找答案。

例如,出站呼叫中心的职位需要了解公司的独特卖点。

技术支持人员必须熟悉公司产品/服务系列的前端和后端问题。

7)弹性排程

呼叫中心工作可能意味着在正常工作时间之外工作。轮班可能包括隔夜,周末和重大假期。

如果公司遇到召回事件或重大事件,需要您全力以赴,您也可能需要加班。

有这些技能吗?查看您是希望在内部还是在虚拟呼叫中心工作。

内部与虚拟呼叫中心的工作环境

内部呼叫中心 

在传统的呼叫中心,员工在一个巨大的开放式房间中排成一排排的小隔间一起工作。

座席在接班期间会收到数百个电话,并且停机时间极短。因此,工作环境可能嘈杂,分散注意力和紧张。

尽管通勤,您仍会得到同事的友情。只有其他呼叫中心代理知道呼叫者感到沮丧的痛苦。您可以一起休息一下,这样就不会对客户造成困扰。

虚拟呼叫中心

找一个虚拟的呼叫中心工作(如SparkleComm呼叫中心),您将可以在家工作。您可以放弃通勤,节省汽油和汽车费用,还可以兼职照顾所爱的人。只需在您的住所中选择一个安静的办公空间并按照自己的喜好进行设置即可。

呼叫中心以其高周转率而闻名。呼叫中心的倦怠是真实的。但是在家工作可以让您有机会休息一下,并在潮水滚滚时保持禅意。

有了合适的技术,您可以在床上、后院或度假期间接听电话。您甚至可以穿着睡衣工作。

考虑下一步要在SparkleComm呼叫中心工作吗?

VoIP技术正在改善呼叫中心行业。现在,呼叫中心的员工可以在家中工作,并迅速爬上利润丰厚的客户服务事业。

您可以获得解决问题,解决冲突等方面的经验。您再也不必上下班了!

下次致电呼叫中心时,您将对他们所做的所有辛勤工作产生新的赞赏。您甚至可能想加入他们的团队。所以在市场火爆的时候罢工!

富有成效的呼叫中心代表的能力(一)

呼叫中心工作需要什么?

SparkleComm呼叫中心员工是客户服务的第一线。客户希望每个代理商“超越”,以提供最终的客户体验。坏消息?出色的客户服务并不总是那么容易,尤其是通过电话。因此,如果您不愿意与客户交谈,那么在呼叫中心工作可能不是您满意的地方。

成功,富有成效的呼叫中心代表具有:

1)以客户为中心的前景

客户服务代表强烈希望始终提供帮助。您在每次通话中都会留下难忘的经历和忠诚的品牌大使。除非客户满意,否则您不满意。

2)基本的计算机知识和打字技能

大约25%的呼叫中心工作职责包括呼叫后数据输入和计算机管理工作。因此,您需要具有软件,移动应用程序和其他系统的经验。

3)出色的沟通技巧

杰出的沟通能力包括:

说清楚。您需要强大,清晰的电话语音,以传达信任和理解,从而与呼叫者建立融洽的关系。

认真听讲并提出问题,如有必要,请重新表述以解决真正的问题。

耐心回应。您不会对生气的客户感到沮丧。让他们发泄,不要个人对待,他们将更有可能合作。然后,您可以提出一种使所有人满意的解决方案。

准确记录。您必须在CRM软件中记录客户互动以进行记录保存。您的答案应该没有主要的错别字和语法错误。

4)高效,快速解决问题

呼叫者希望他们的问题尽快解决。线路振铃时,您必须立即采取行动,减少保留时间,并找出解决方案,然后才能使呼叫者烦恼。

但是在SaaS呼叫中心工作可能是不可预测的。没有两个呼叫或呼叫者是相同的。

有时,某些开箱即用的情况下您无法遵循该协议。因此,您必须站稳脚跟,并且能够提出可以帮助呼叫者即时的解决方案。

5)有组织的多任务处理

呼叫中心可能需要同时处理许多外联渠道。准备在实时聊天,电子邮件,电话等之间切换。

您每天可能会吸引超过50个客户。因此,您需要专注于激光和敏锐的组织才能将它们保持在一起。

如何使用SparkleComm视频会议进行在线课程(三)

在线教室教学的提示

1.传达您的期望

在您的第一堂虚拟课开始时,向您的学生概述SparkleComm视频会议的工作方式以及您作为主持人和作为参与者拥有的控件。

如果您打算录制课程,则应向所有学生明确说明这一点,并让他们知道在何时何地可以使用这些唱片。您还应该与学生讨论在线做什么和不该做什么,以便他们了解如何在新的课堂环境中表现自己。列出每个人都可以参考的指南是一个好主意,但是要做好准备,以便随着所有人都适应新的学习环境而有所变化。

以下是通过SparkleComm视频进行教学的一些最佳常规做法:

如果正在录制课程,请在每节课开始时提醒学生 

除非您正在说话,否则请将麦克风静音(您可以按空格键快速将自己静音或取消静音!

如果可以的话,坐在安静且光线充足的地方

说话时请尝试看着相机进行眼神交流

如果其他人已经在共享您的屏幕,请不要共享

戴上耳机以防止音频反馈

2.安排课程

使用诸如SparkleComm视频会议之类的工具的好处之一是,它使您可以灵活地安排课程时间。 例如,您可以将40%的时间用于演讲,30%的课堂讨论和30%的小组讨论, 当然,这完全取决于您所教的材料和学生的需求。整理课程计划时,请注意以下几点:

在每堂课之前与学生分享议程,这样他们就知道要覆盖哪些材料以及他们将参加哪些活动

在课堂上的不同时间段,通过聊天或实时回复学生的问题和评论

如果要求学生在分组讨论室一起工作,请确保给学生明确的指示

给学生一对一的聊天时间

提前要求学生使用“屏幕共享”功能演示一些内容

3.确保您的演示文稿和交付内容都优美

这里有一些技巧,可以使您的在线课程更引人入胜,并且更容易理解:

正确照明。当您的脸部光线充足时,学生将能够看到您的面部表情,从而更轻松地与您建立联系。坐在墙前,不要坐在窗户或镜子前,以免相机曝光过度 

在课堂上讲话时就像面对面一样,看着镜头与他人进行目光交流 

不要坐得太远或太靠近相机或麦克风

通过在评论的结尾处停顿,让学生有时间处理和回应您刚才说的话

准备参加在线课程了吗?

远程教学正在作为一种实用且有效的替代方式来进行现场教学。

SparkleComm视频会议为希望在线上课的老师提供了一套功能强大且易于使用的工具。 使用“屏幕共享”和“聊天”等功能来创建沉浸式学习体验,并复制面对面课堂的许多最佳功能。

如果你是一个教育工作者,请下载SparkleComm,免费试用SparkleComm视频会议

如何使用SparkleComm视频会议进行在线课程(二)

3)启动并参加课程

当您的在线课程开始时,您和您的学生所要做的就是单击日历邀请中的链接。这将自动打开SparkleComm应用程序。 或者,您可以通过从“会议”部分的“即将到来”列表中选择课程来直接在应用程序中启动:

另一个选项是转到SparkleComm视频会议,然后单击“加入会议”。那将带您到这里:只需输入会议ID (可以在日历邀请中找到)。

SparkleComm视频会议中5种有用的在线教学工具

1)管理参与者

作为主持人,您可以使用“参加者”面板中列出的功能来管理班级中的参与者,您可以在“ SparkleComm视频会议”信息中心底部的“显示参加者”下找到该功能:

这将打开一个弹出面板,您可以在其中执行以下操作:阻止新成员加入课程(如果他们迟到了,他们就迟到了!),并使所有参与者静音/取消静音。

2)参与者控制

您的学生在加入您的课程后还将可以使用多种功能。他们可以调整摄像机/音频设置,向您发送录制课程的请求,并邀请其他学生加入。当然,他们可以在聊天框中与您彼此发送消息。

3)屏幕分享

班上的任何人都可以使用“ 屏幕共享”功能与小组中的其他人共享文件,窗口或应用程序。只需单击“屏幕共享” ,然后选择要显示的窗口或应用程序。您共享的屏幕周围会出现一个绿色框:该批注功能也是一类头脑风暴过程中记下的笔记和想法,这是一个伟大的工具,屏幕共享设置为您提供了更多的屏幕共享选项,包括“远程控制”,它使您可以将对鼠标和键盘的控制权移交给其他桌面参与者。 

4)记录课程(仅限桌面)

您可以在课程开始时单击“记录”来记录课程。始录制后,您可以暂停或停止录制。您还可以检索您的录音并将其与错过该课程的学生分享,由于您的学生知道他们将在以后获取录音,因此他们可以在课堂上集中精力而不是做笔记。

5)聊天

在课程进行期间,您和您的学生还可以使用文本聊天。此功能对于提供提示,提问或与可能不太愿意在整个课堂上大声说话的学生进行交流特别有用。作为主持人,您可以选择与全班或部分学生聊天,还可以控制学生是否可以私下聊天。