电话系统的三种主要类型(一)

许多人有一种幻想,即只有“电话”才是他们的商务电话。实际上,在幕后,还有很多事情要做,以确保世界各地的大量办公电话能够正常工作并到达其呼叫目的地。商务电话使用的电话系统是此方法中的参数之一。它甚至不是放在办公室后墙上的盒子。 

电话系统的三种类型是什么

有三种主要类型的商务电话系统。他们是: 

让我们了解大多数这些商务电话设备的功能以及它们如何变化。

PBX本地 

PBX在分解时的工作原理非常清楚。这是电话公司的真实版本,并且已经使用了几十年。该设备是企业内部的电话亭,可以接听所有已接电话和线路上的所有电话,并为它们提供适当的服务。 

现在,本地PBX系统还包含其他一些功能,但是,传统的PBX可以管理位于系统核心的组织的电话。 

常规系统正迅速被其更年轻,更现代的替代产品:VoIP PBX取代。

VoIP PBX

常规电话系统的改进变体是VoIP PBX或VoIP电话系统。 

好吧,您可能会想,“有什么不同?” 您会发现,传统商务电话系统和VoIP PBX系统之间的主要区别在于它们的操作方式以及所使用的各种技术。 

本地PBX使用称为ISDN的模拟或数字线路,而VoIP PBX使用宽带或数据链路拨打和接听电话。这可能比替代方案便宜一些。 

与替代的PBX相比,使用VoIP PBX的优点是质量更好的语音通话,用户之间的免费通话以及将一个设备用于多个站点的能力。

托管的VoIP电话服务 

这将我们带到了最后但并非最不重要的公司电话系统。最现代的便携式电话系统是托管的VoIP电话系统(例如SparkleComm VoIP)。在办公室的墙壁上,此模型将盒子拆下,并将所有呼叫都带到云中。这种方法需要您的呼叫和文本,将它们转换为数字字节,将其传输到云中,然后以毫秒级的方式将其发送到呼叫的另一端。 

与本地和VoIP PBX相比,SparkleComm VoIP的优势在于更低的成本,更高质量的音频和视频通话,更大的用户通用性以及减少的维护和实施成本。 

如何利用这4种协作方式来发挥自己的优势(五)

4.电话:对于可以理解地不喜欢视频通话的人(例如想加快对话速度的导演),电话可以带来(或更高)生产力。您猜对了,SparkleComm也提供电话服务,您也不必粘在办公桌上也可以打电话。由于所有通信都是在SparkleComm一个应用程序下以数字方式进行的,因此您只需单击一下即可将呼叫切换到任何设备(退出即可在手机上拨打电话)。

面对面的协作风格: 

1.会议:这些会议不一定总是在会议室举行。尝试将其切换并在一个共享的空间(休息室,厨房区域,午餐时间等)开会——您可能会发现保持非正式状态使每个人都有机会提出自己的不同版本。

2.果酱会议:没有人喜欢坐在三个小时的对话中,每个人都在无休止的辩论中来回走动。取而代之的是,举行一次有组织的果酱会议,该会议利用互动来激发创造力。尝试使用白板,让合作者轮流在视觉上分享他们的想法。使用便签对它们进行投票,并在更短的时间内提出针对复杂问题的商定解决方案(除非您拥有数字白板,别忘了在离开时给它拍照)。 

3.研讨会:引入外部参与者可以扩大团队的视野。邀请来宾演讲的人谈论与您正在进行的项目相关的经验教训,可以激发反思性思考更好的合作方式。

不同的协作方式意味着不同的合作方式

说实话,您不能总是建立所需的团队。董事很自然会倾向于与其他董事合作,因为他们很相似。但是,最有效的团队可以利用个人优势以更多维的方式发挥作用。想象一下,一个团队中有八个人具有相似的协作和冲突管理风格。虽然这乍一看可能是有利的,但在实践中,相似的观点实际上可能会阻碍分辨率。想象一下,让大多数人回避问题,而不是为此找到折衷方案……

但实际上,您也不能总是保证所有四种协作样式都可以在一个团队中出现。但是,您仍然可以确保在整个项目过程中都能体现其价值和方法。

从主任的角度来看,请确保明确阐明任务并有效地做出决策。从协调者的角度来看,确保每个人都尊重他人的差异,并以同理心对待方法上的冲突。从发起者的角度来看,请确保寻求外部资源以寻求灵感和采用新方法来处理过时的过程。从分析师的角度来看,请确保为关键声明建立支持数据,并且不要让细节掉入裂缝。

别忘了,多样性具有价值,但是首先,让我们了解一下您的不同之处。

如何利用这4种协作方式来发挥自己的优势(四)

远程和面对面的方式,以促进更好的沟通和团队合作

根据团队成员所处的位置,可以通过多种方式进行协作。远程协作样式:

1.小组渠道:每个人都有一个可以交流,共享文件和管理任务的空间,对团队的整体效率产生了巨大的影响。例如,尝试找到通用的应用程序或软件,使您可以通过语音,视频或文本进行实时聊天,在共享文件上留下注释,以及直接在一个位置分配任务,而不是让您在窗口之间切换和标签不断。例如,类似于SparkleComm统一通信应用程序。

更不用说,对于个人可以如何选择连接的选项可以使每个人以他们喜欢的方式与他们交谈。例如,一位分析师可能更喜欢一封电子邮件,上面写着要参考的信息,而协调器则喜欢发送快速的即时消息来检查同事的工作情况。

2.视频会议:使用支持屏幕共享的会议软件,使您的虚拟会议更加轻松,如SparkleComm视频会议那样:无需在会议之前(或更糟糕的是,在会议期间)提取正确的文档并将其分发给队友,您只需单击一下即可共享屏幕上的内容,从而使所有人都在同一页面上。

SparkleComm还可以让您录制视频会议,以备以后观看,以防万一某人无法参加会议或您只是想错过要回滚的某个点(没有人能幸免于偶尔的思想游荡)。 

3.虚拟注释:通过使用视觉辅助工具,可以轻松进行头脑风暴。这种面对面的协作方式没有一次要说话的亲自限制,它邀请多人在开放的视觉空间中发表想法。

使用SparkleComm视频会议的注释工具,您可以标记文档,幻灯片或其他屏幕上的内容(在史诗独白中最大程度地减少不必要的分发的好方法)。

在这种情况下,参与者还可以使用内置的聊天框功能对彼此的想法进行评论,而不会中断演示流程(分析师或协调员可能会倾向于使用的另一个强大功能)。 

如何利用这4种协作方式来发挥自己的优势(三)

导演

每个小组都可以从董事中受益。您通常被视为决策者和经常发起讨论的人(因为您对表达自己的想法非常满意)。由于您受到切实成果的激励,并按时,按预算达到了里程碑,因此,您天生就有担负责任和履行职责的天赋。

团队合作的优势: 

在项目开始时或不确定期间建立订单

具有影响力和激励能力

划定团队角色和职责,并帮助组织团队的任务

您最擅长的环境: 

快节奏/敏捷(工作快速连续进行,之间的干扰最小)

有条理(工作有据可查并已计划好) 

高效(团队可以在更短的时间内完成更多工作)

小心提防: 

代表他人发言或超越他人发言,给同行蒙上阴影

主导对话

遇到要求很高的要求

协调器 

您就是人与人之间的纽带。您以建立良好的关系并以优雅和谦逊促进团队互动而闻名。因为您受到真诚合作的激励,所以您要付出更多努力以确保听到每个人的意见。就像有时您用SparkleComm即时通讯系统来了解对方的想法,对于那些需要更多帮助的人,您始终可以作为支持资源,采取更委婉的方式让其得到抚慰。

团队合作的优势: 

能够以耐心和理解来解决冲突

坚定地鼓励和激励他人发挥潜力

高度的情商可以利用他人即使没有外在表达时的感受

您最擅长的环境: 

平静(可以进行审议的空间)

和谐(团队成员通过言行举止表现出信任和尊重)

友善(与队友的关系不止于工作)

小心提防: 

不愿说出您的想法有冒犯他人的风险

过度适应他人的需求

对变化过于谨慎并适应现状

发起者

您将各种东西带到桌上,无论做什么都可以轻松看到更大的图景。其他人知道您经常提出一些好主意并展开讨论,以便每个人都可以一起探索新领域。因为您受到新颖性和新发明的激励,所以您不断探索寻求灵感或创造力的外部手段,这对您跳出框框进行思考并不陌生。

团队合作的优势: 

成为变革的拥护者并定期提出建议以改善团队 

通过定期提供新观点来促进令人发指的讨论

通过扮演魔鬼的拥护者来限制集体思考的想法

您最擅长的环境: 

刺激(积极鼓励以不同的方式思考)

表达自由(每个人都可以不经判断就表达自己)

积极而有创造力(失败被视为学习的机会)

小心提防: 

冲动地行动,例如在SparkleComm会议期间模糊未完成的想法或打断讨论

在安排任务优先级或按时完成任务时会感到混乱

将东西放在后燃器上的时间过长(您可能很容易拿起任务,但请务必遵循!)

分析师

您喜欢潜入一个复杂的问题,并以各种方式将其分解,直到找到答案。众所周知,您具有极强的分析能力,并且喜欢按顺序线性地处理工作,先完成一件事,再开始另一件事。因为您受数据及其准确性的激励,所以您非常注重流程,并且希望花一些时间来思考新的想法。  

团队合作的优势: 

提供基于研究的信息,以更好地指导团队的决策

一心一意地专注于情况的真实事实,而不是依靠猜测或假设

观察别人可能忽略的细节

您最擅长的环境: 

自主(大量停机时间可独立处理)

例行活动(每周同一天举行的SparkleComm视频会议,将任务变成习惯等)

安静(能够更轻松地集中注意力和倾听自己的想法)

小心提防: 

过度分析情况并因此而浪费时间;难以付诸行动(分析瘫痪!)

对自己,以及别人的言行举止过于挑剔(特别是如果他们不在您的范围之内)

害怕犯错并因此无视任何批评

您需要了解的有关远程会议的所有信息(三)

轮到你了!

是时候将您的知识付诸实践了。

尽管面对面会议是理想的选择,但仍有一些方法可以升级您的虚拟会议,因此同样有效。需要记住的一些关键点:

 - 总是自我介绍并分享重大胜利
 - 穿着得体,尊重演讲者
 - 提出有趣的问题并避免多任务处理
 - 保持步调并专注
 - 总是仔细检查动作项目

如何使虚拟会议变得有趣

无论是快速呼叫,协作会议,与客户相关的会议,还是出于某些其他原因,所有讨论的目的都是为了满足关键的组织需求。

但是,虚拟会议有时会变得无聊,因为人与人之间的联系可能会丢失-参加虚拟会议可能会非常不堪重负,尤其是对于新员工而言。有时,羞怯会剥夺员工与其他团队成员建立联系的机会。

反过来,这阻碍了有效的协作和决策。现在该到了时候,我们考虑一些独特的方法了,这些方法可以使远程团队彼此融洽相处。建立信任和归属的基础只需要一点额外的努力。

除了标准做法外,还必须让每个人都参与并参加远程会议,以激励与会人员并保持参与。

以下是改善虚拟会议并使之更具生产力和包容性的几种方法:

 - 使会议更具互动性和吸引力的最有用的方法之一是从破冰船会议或活动开始。一旦参与,它将使每个人都感到包容。他们将在整个会议期间保持参与。

 - 您可以合并一些简单的游戏,这些游戏有封闭式问题或可以选择的选项数量有限。

 - “两个真相与一个谎言”游戏也可以使会议环境更加活跃,从而使团队参与其中。

 - 使用“单词联想”测试对团队的智力理解。这是一种让人们开箱即用的思维方式并不断前进直到玩家无法在链中添加更多单词的好方法。

 - 宠物总能照亮一天。带上您的宠物参加会议,并向同事介绍您的皮毛婴儿。在下一次会议的前五分钟,让大家的宠物共享屏幕。

 - 展现您的艺术风格,并在下次远程会议上上传视觉上吸引人的背景

 - 安排一个虚拟的欢乐时光。这是一种很好的联系员工的方式,可以让他们摆脱压力大的工作时间。

您在虚拟会议邀请中输入了哪些信息?

主持会议需要适当的礼节,以便将商务会议邀请发送给预定的参与者。首先,请确保您的会议邀请看起来正式而专业。

与常规会议相比,虚拟会议有不同的邀请。当您发送会议邀请时,诱使您快速邮寄邀请,以确保来宾不会在预定时间安排或接受其他会议的邀请。

如果您想知道会议邀请的外观,那么本综合指南将告诉您会议邀请所需的一切。

简洁的主题行

以主题行开始邀请,并确保其简短,简单且易于理解。另外,它应该包含日期,会议名称以及关于您要发送的邀请类型的线索。

这样,人们就知道您在什么时间安排会议,并且无需阅读整个电子邮件就可以了解会议议程的内容。

个人介绍(可选)

如果您与平常的会议对象不同,则应在邀请电子邮件的顶部添加简短的个人注释,以使他们知道谁在请求会议。

例如,一个简短的注释,例如“大家好,我希望在项目启动时见到大家!” 或“这是我们即将进行的演示的邀请电子邮件。” 这些可以帮助人们回想起从谁那里接收电子邮件以及用于什么预定目的。

准备要求(可选)

如果您需要与会人员准备一些报告,事先进行设计审查或预先收集有关某些主题的信息,请确保提供准确的说明以明确期望的内容,以免被错过。

会议日期和时间(必填)

必须在会议邀请的电子邮件内容中提及日期和时间。最好在写日期时拼写出几个月,以方便不同位置的人们理解简单的日期格式。另外,包括时区并找出被邀请人的正确时间。

位置/媒介:面对面或在线(必填)

如果是物理会议,则需要提及将要召开会议的物理位置,例如会议室。

虚拟会议中,加入远程讨论的链接将是位置字段,音频准则或任何特定的系统要求。另外,为虚拟会议添加电话号码,因为这样可以使移动电话中参加会议的人们更加轻松。

会议目标(必填)

安排会议的原因,目标。您可以在电子邮件邀请中的简短行中包含会议目的。会议的成果或目标将实现。

议程(可选)

需要包括会议议程,以使参与者知道会议中要讨论的主题或与之相关的任何指示。

此外,如果您的会议围绕审阅文档,报告,提案或某些研究结果而进行,那么最好事先将这些文档附加在同一封邀请电子邮件中。另外,如果参与者无法通过电子邮件访问和查看它们,请在这些文档上附加一个链接。

受邀者名单(可选)

最后,在您的电子邮件邀请结束时,列出将参加会议的所有参与者的姓名,以便所有人都知道与谁进行讨论。

点击SparkleComm开启您的虚拟会议吧!!