商业中9种最有用的统一通信功能(三)

5.消息和聊天

消息传递功能已经发生了转变。在过去与其他UC功能分开的地方,消息传递现在更加动态并与其他工作流集成在一起。

例如,在SparkleComm会议之前,消息和相关文档可以填充虚拟工作空间。会议开始时,文档和消息都保留在该工作区中,以提供背景信息和上下文内容。在团队成员在会议期间进行交谈时,私人消息可以作为个人进行一对一聊天的有用反向渠道。群组消息可以保存在会议上下文中,并链接到文件存储。

从根本上讲,团队可以举行一次会议,而这场会议不仅仅存在于会议之外。集成到会议和文件存储中的以消息为中心的团队协作工作空间非常关键。

轮询也是一项与消息传递有关的有用功能,可收集团队成员的反馈。消息流中的GIF,表情符号和模因也是远程团队进行互动并减轻与大流行相关的在家工作的压力的轻松方式。

6.流动性

移动性是UC的另一个必备功能。组织和团队成员需要能够使用其UC系统,加入会议以及通过任何设备连接到会议室系统的能力,而与OS无关。

无论是在平板电脑,个人电脑,笔记本电脑上还是其他设备上,通过通用界面轻松加入会议的能力,都是至关重要的。根据相关数据,77%的组织正在使用移动应用程序进行视频会议,并且大约75%的公司已部署了诸如SparkleComm的移动UC客户端。

7.虚拟背景和视频布局

虚拟背景可能看起来像个可爱的花招。但是最终用户喜欢它们,并且它们已成为供应商之间的差异化因素。

例如,对于内部团队会议,虚拟背景使用户可以从该技术中获得一些乐趣,这对于固守在家中的工人来说是一个很小但可喜的缓解。无论用户是出现在热带岛屿还是电影背景上,虚拟背景都可以减轻一些在家工作的焦虑并隐藏不整洁的房间。对于与重要客户进行的外部通信,虚拟背景为在家工作增加了专业感。公司甚至可以为员工提供具有公司名称或徽标的品牌背景。

此外,例如劳格SparkleComm统一通信增加了通话中可以看到的人数的视频布局,这已成为供应商之间的一大差异。

商业中9种最有用的统一通信功能(二)

2.易于使用

易用性也是调查中最重要的会议功能列表的首位。最终用户,尤其是远程工作的新手,希望使用易于使用的技术。例如,他们希望准时开始会议,并通过浏览器或一次性安装的客户端轻松加入会议,客户端在安装后自行维护和更新。 界面的直观设计也很关键。用户不想阅读手册来了解如何使用应用程序。劳格SparkleComm受欢迎的部分原因是因为它以视频为中心并且易于参加会议。

易用性对最终用户很重要,但它可能会与IT的首要问题之一冲突:安全性。并且,随着UC产品在这个远程协作时代受到关注,IT和其他业务领导者越来越重视视频会议候机室,安全性和加密。但是劳格SparkleComm视频会议却保证了通讯的绝对安全。SparkleComm会议所有通讯均会加密传输,加密分多个层面:控制信号采用基于SIP的TLS通道传输;语音传输采用SRTP的TLS传输,确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。

3.会议笔录

许多UC平台都在朝着实时会议记录的方向发展,从而消除了用户在会议期间做笔记的需求。通过不做笔记,用户可以在会议中得到更多的参与。

智能的,基于AI的转录功能(一种新兴的UC功能)可以详细说明会议期间谁说了什么,确定会议要点并概述了会议中出现的任务。此外,完成转录后,分析可以创建词云以向用户显示会议中讨论最多的主题。然后,用户可以在词云中单击一个术语,以将其带入转录中的该主题。转录功能正在变得领先,从现在开始一年后它将成为主流。

4.屏幕共享

屏幕共享是另一个较旧的功能,但仍然有用,尤其是当员工在家工作时。实际上,屏幕共享是必不可少的关键功能,没有它,组织将无法拥有完整的UC服务。

顾名思义,屏幕共享使用户能够在会议期间实时共享其桌面和设备(包括文件)的屏幕。当团队需要在视觉文件上进行协作时,例如建筑设计和工程原理图,此功能特别有用。多年来,屏幕共享已实现了一些创新,例如SparkleComm统一通信就包括无线屏幕共享和文件的远程双向注释。

云端电话系统的5大业务

云的时代就在这里。随之而来的是,商业领域正在发生转变,以变得更加基于API。过去几年中的重大变化之一是从传统电话系统转换为AI驱动的云电话系统。

当今的业务需要更加灵活,特别是考虑到最近远程工作的激增。更不用说它们在扩展方面处于显着劣势,传统电话系统通常需要昂贵的硬件和更高的维护成本。当您使用云电话系统时,这些问题将消失。

除了降低成本外,您还需要将云电话系统的其他好处视为转换的重要诱因。

无缝和全面集成

云电话系统使员工可以使用更少的工具来掌握所需的一切。当您决定切换到云电话系统时,您将受益于公司业务通信与每天使用的许多其他应用程序的无缝且完全集成。使用各种业务应用程序时,您将享受更高的效率,同时确保您的员工保持联系,无论他们在办公室,在远程工作还是在旅行。通过这种集成,得益于对音频和视频通信,CRM工具,即时消息传递和电子邮件的轻松访问,生产率将得到提高。

云电话系统与业务应用程序集成在一起,以帮助员工更有效地进行沟通和协作。其他常用的应用程序(例如SparkleComm VoIP)也可以在单个平台中用作云电话系统,因此您不必在不同的应用程序之间切换。

即使在传统通信中存在严重中断(例如由恶劣天气引起的中断)的情况下,业务通信也可以保持无缝连接。云上的所有内容将始终保持可操作性和可访问性,从而确保业务通信的连续性。员工即使无法亲临办公室也可以访问所需的工具。

定制与控制

云电话系统使您的企业可以决定要为员工提供哪些功能。您将能够根据您希望用户访问的内容自定义通信功能。由于云始终在运行,因此您的员工将能够在世界任何地方访问电话系统。他们可以在办公室使用智能手机或台式电话连接到它。

随着业务的增长,您需要雇用更多的员工,开设更多的办事处并招募新客户。这三个重要的变化将从通信系统中受益,该通信系统可以根据您公司的独特需求进行灵活调整和扩展。云电话系统可以轻松添加更多线路,停用分机并处理更大的通话量。

有用的业务功能

使用云电话系统时,您可以创建振铃组,添加用户,交换号码,利用业务SMS,设置动态呼叫路由,使用呼叫分析,利用垃圾邮件阻止功能等等。可以使用迎合企业需求的全面功能套件,可以确保简化所有企业通信。拥有多合一的通信系统还可以提高生产率。

总体而言,这种基于云的SparkleComm统一通信系统易于设置,易于部署,并且在管理用户和功能方面非常简单。平台内的自动备份和冗余确保所有呼叫都经过加密和安全。先进的AI技术驱动的语音情报使用自然语言处理和语音识别功能来协助提供实时建议甚至成绩单。一整套完善的功能将优化您公司内部的业务沟通,最终增加您的收入和利润。

移动简单

多年来,移动技术一直主导着整个商业世界,并且它的普及程度正在不断提高。特别是小型企业,需要一种有效而简单的从多个位置进行通信的方式。基于云的SparkleComm VoIP电话系统可以为移动性需求提供出色的解决方案。您的员工将可以使用功能强大的电话系统,使他们可以在任何可以访问互联网的地方使用任何设备进行通信。

可以使用高质量的视频和音频会议进行远程会议,包括广泛的屏幕共享功能和电话会议的高级功能,而这些功能是传统电信系统无法使用的。

改善时间管理

拥有云电话系统有助于改善用户的时间管理,使他们能够专注于最重要的工作。当一切都在云中时,IT员工还可以避免浪费无数时间摆弄电线和对硬件问题进行故障排除。基于云的电话系统使您的员工可以访问他们所需的一切,以增加他们的时间管理并专注于为公司增加收入。

您的企业将从云电话的功能中受益。使得AI驱动的云电话系统更具吸引力的是成本,它比传统替代产品便宜。当您将业务通信转移到云上时,可以节省硬件和相关维护成本。通过按月支付服务费,您可以避免先期进行大笔投资,同时获得更好的多通道通信解决方案。

SparkleComm使用AI提供了一个创新的统一通信平台,使业务通信更加智能。使用我们的云电话系统的客户超过70,000,您可以确定您将使用传统电信系统的最佳替代产品之一。

赶快使用SparkleCommVoIP电话系统简化您的业务沟通吧!

建立远程团队以取得成功-建立有效的远程工作策略

一旦考虑了企业的远程工作模型并开始聘请远程工作人员,就需要为他们如何协同工作以实现业务目标制定准则。

您的远程员工会遇到并非团队中所有人都立即知道答案的问题。我什么时候可以上网?我可以使用自己的设备吗?我可以加班吗?

全面的远程工作政策为新员工解答了这些问题,并为整个公司做好了准备。它定义了参与规则,并有助于为雇主和雇员设定正确的期望。

您公司的远程工作政策中有六件事要解决:

指定工作时间与时区重叠
为异步协作做好准备
添加信息安全准则
对薪酬和福利设定明确的期望
建立组织的行为准则
符合法规和法规要求

需要帮助了解远程办公是否适合您的业务?我们创建了“建立优秀远程团队的羊群指南”,并牢记了像您这样的领导者。

1.指定工作时间与时区重叠

数量和特异性是这里发挥的两个动力。您希望远程员工在任何一天工作几小时?更重要的是,您希望他们工作几小时?

根据业务需求,您可以设置严格的时间表或让员工自行决定工作多少小时。一些远程公司甚至甚至忽略了工作小时数,而是倾向于衡量结果。

对于分布在全球各地的团队而言,在特定时间的可用性可能是一个问题,而实时协作可能是一个挑战。如果您的团队成员之间相隔12个小时以上的时差,则更是如此。每天至少找到一个特定的时间,使所有团队成员都可以实时协作。

贵公司的远程工作政策应指定远程员工应工作的时间。职能小组可能有自己的节奏,但是您要么需要使每个人每天在线几个小时同时在线(有时甚至在同一办公室工作的团队也面临挑战!),或者确保在不同时间员工之间的顺利交接区域。

明确指定远程团队的工作时间。如果它们分布在各个时区,请确保其工作时间重叠。

2.为异步协作做好准备

在分布于多个时区的远程团队中,实时协作显然是一种奢侈。虽然创建时区重叠的时间表很有帮助,但这并非总是可行的。解决方案是通过计划和沟通,专注于团队内部的异步(异步)协作。

由于因时区差异而导致的等待依赖可能会令人沮丧,因此您的远程工作策略应为处理任务和后续跟踪设定明确的期望。这涉及为可用性和不可用性设置基本规则,并尊重每个团队成员的时间。

此外,您的远程工作策略应指定用于实时和异步协作的工具-团队聊天,视频会议,项目管理,问题跟踪等。SparkleComm是进行远程工作的有效工具之一,即使某些成员位于地球的另一端,这种工具也可以使团队合作成为可能。

SparkleComm视频会议在实现一对一通信中发挥着重要作用。

3.添加信息安全准则

由于远程团队既可以通过私有网络也可以通过公共网络(家庭,咖啡馆,共同工作空间等)工作,因此保护公司信息系统免受未经授权的访问始终是一个挑战。要解决此问题,请创建信息安全准则,并将其添加到您的远程工作策略中。

创建涉及向所有远程员工提供安全硬件的信息安全准则,或者坚持要在员工拥有的设备上实施特定的保护措施。

4.对薪酬和福利设定明确的期望

对远程员工的薪酬和福利设定明确的期望。为了吸引和留住顶尖人才,您可能需要付出更多的努力才能提供适合远程员工需求的福利。

5.建立组织的行为准则

文化背景和敏感性的差异通常是远程团队的优势。但是,它们也可能导致误解和冲突,尤其是当它们的大多数通信不同步时。建立内部和外部通信的行为准则可以避免因“虚拟距离”而引起的任何损害。

建立组织(包括远程员工)的行为准则,以防止任何文化误解。

6.符合法规和法规要求

您的本地就业法可能未明确规定远程工作,因此您需要就合规性问题咨询法律专家。还存在与在线交流相关的法律发展问题,例如欧盟的GDPR。由于远程办公是远程工作的核心,因此这些法律中的规定可能适用于您的业务。

与您的法律团队一起整理文档,使您的远程员工知道彼此之间和/或在企业外部创建,使用和共享数据时需要牢记的内容。

在制定远程工作政策时,请查看当地法律以确保合规性。在线数据和隐私法律与远程工作非常相关。

量身定制您的远程工作方法

您的远程工作策略需要根据您的独特业务需求量身定制。围绕工作时间,协作工具,安全准则,薪酬和福利,行为准则和合规性要求解决这些问题是开始这样做的好方法!

实用技巧,以帮助激发您的呼叫中心代理

担任呼叫中心代理人可能极具挑战性,并且众所周知,这项工作本身会造成高水平的倦怠并带来很高的离职率。尽管这无疑对呼叫中心的士气不利,但它也可能对业务利润产生负面影响。每天由这些客户服务代表管理人员时,呼叫中心主管有责任保持其代理商的积极性,并激发更高水平的生产率和员工福祉。

通过创建更好的工作环境,有效地沟通以及对正确的技术进行投资,管理人员可以使呼叫中心座席更加努力,更加聪明地工作。这里有一些有用的技巧,可以帮助激发您的呼叫中心代理。

创造积极的工作环境

没有积极健康的工作环境,很少有员工能够壮成长。当鼓励员工做自己并采取主动行动时,他们往往会表现得更好。通过创建一个友好且欢迎新想法的环境,管理人员可以提高呼叫中心座席的生产力并减少倦怠程度。

创造积极工作环境的第一步是对空间本身进行投资。干净整洁的办公室配有工作设备,并为员工提供休息的区域,比狭窄或简陋的办公空间更令人愉悦。而对于远程工作的员工,请与他们一起检查以确保他们有一个体面的工作区,可以集中精力和高效地工作。

心理环境与身体环境同样重要,因为充满被攻击性和八卦的工作场所会极大地影响员工的离职率。管理人员应以身作则,发起团队合作游戏也是促进员工之间相互联系并改善沟通的一种极好的方法。即使大多数员工都处于远程状态,在团队中建立积极的心态和友善也是至关重要的。

鼓励双方反馈

呼叫中心扼杀通信时,座席被推动或设定目标的可能性大大降低。必须建立一个定期且可访问的反馈系统,以鼓励员工采取主动行动,同时也让自己容易受到批评。管理人员应规范其呼叫中心座席的反馈,并定期向他们提供有关其正面和负面表现的评论。

设定特定目标

呼叫中心座席需要有目标,以保持动力并为其工作增添意义。如果每一天都和前一天一样,那么工作很容易变得平凡而毫无意义。通过为每个座席制定目标,经理可以为员工提供一个更加努力的理由。但是,这些目标应该是具体且可以实现的,否则代理商将无法看到他们的改进。

经理应该花时间为每个代理制定目标,为整个团队制定目标。目标是达到每天一定的通话水平还是达到一定的平均CSAT分数应该与您的整个公司使命有关,并具有明显而有意义的收益。目标也应该有最后期限,因为时间是奋力向前的员工的重要动力。

在工作中提供卓越奖励

与目标设定相吻合的主要动机是呼叫中心业务代表获得实现这些目标的奖励或嘉奖的机会。奖励计划是一种出色的安排,允许呼叫中心代理通过其成就获得一定程度的奖励,然后可以在以后兑换。为您的员工提供赚取礼品卡或演出门票之类的机会的一种有趣的方式,是激励他们的辛勤工作并奖励超越自己的人。

提供发展机会

对任何人来说,完成无用的工作都不会很积极。尽管某些呼叫中心代理可能不希望在公司内部发展,但至关重要的是向所有人提供发展机会。管理人员应通过为寻求发展的代理商制定职业发展计划并为他们提供晋升的途径来鼓励他们寻求成长。帮助呼叫中心座席确定他们可以改进的领域,并给他们提供学习新技能的机会,这可以激励您的座席推动自己并更加努力。

无论您的呼叫中心代理商是否希望在公司中升职,他们都将从定期的培训课程中受益,这些课程可以教给他们新技能并帮助他们保留旧技能。这些培训课程可帮助给新代理商提供与经验丰富的代理商一起自信地处理客户所需的经验。您的某些座席可能不打算长期留在呼叫中心。但是,他们仍将从培训机会中受益,这些培训机会帮助他们成为更好的工人,并帮助保持每天的磨砺。

利用正确的技术

没有什么比通过过时和不可思议的技术来杀死呼叫中心座席的动力了。通过投资提供智能功能的最新技术,管理人员可以使座席的工作更加舒适并保持积极性。像SparkleComm这样的云呼叫中心软件可以帮助支持代理使用一个易于使用的平台跨多个设备管理客户查询。

SparkleComm呼叫中心提供智能呼叫路由功能,可将呼叫者与具有必要技能以帮助他们的可用座席联系起来。它还提供了实时仪表板,可帮助管理人员掌握其座席的活动和绩效。呼叫分析可以成为管理人员帮助确定增长领域并向其座席提供适当反馈的出色工具。它还可以帮助您实时了解客户对特定答案的反应或座席与呼叫者的平均通话时间。

SparkleComm呼叫中心软件还可以与高清质量的台式电话和耳机配对,以确保为客户和座席提供顺畅的体验。当代理商知道他们可以依靠自己的设备时,他们可以放心地与客户合作,而不必担心打断电话或受到技术干扰。

轻松访问相关的客户信息还可以帮助代理提供更快的服务,而无需在多个平台或应用程序之间来回点击。SparkleComm呼叫中心代理可以提供的客户服务越好,他们帮助下一位客户的动力就越大。

积极进取的员工对底线有利

呼叫中心经理有权拒绝心怀不满,动力不足的呼叫中心座席。 通过创造积极的工作环境,为他们的代理商提供大量的反馈和成长机会,并投资于正确的技术,管理人员可以保持代理商的积极性。 真正带动您的呼叫中心代理的唯一方法就是以身作则。 如果您把他们放在第一位并花时间改善他们的工作经验,那么您的呼叫中心座席将以同等的奉献精神回应。

利用正确的技术来使您的支持人员保持积极性,快来查看SparkleComm呼叫中心软件吧!