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必要性促使世界重新想象各种领域的工作。由于冠状病毒的大流行，我们从未想到的专业可以做到如此遥遥领先，而且成功了。由于视频会议软件（如SparkleComm）的可用性，医生能够“看”他们的病人并在远处开处方。甚至很多的大型科技公司也开始致力于让其整个团队永久在家工作。

那么，如果您在会计师事务所工作，这对您意味着什么？视频会议不仅是技术和健康的趋势。它也是功能强大的远程工作工具，可帮助您更有效地与新客户和新员工竞争，并抓住他们。

如果您能够适应这一新的常态，那么与那些调整缓慢的会计师事务所相比，您将拥有明显的优势。

在这篇文章中，我们将介绍：

通过视频会议进行计费的6大好处

准备好将您的会计远程了吗？

如何通过5个简单的步骤设置虚拟CPA办公室

通过视频会议进行计费的6大好处

既然我们知道所有类型的企业都可以进行远程处理，那么我们应该问的问题是，远程计费如何使您的企业在 COVID-19期间及以后受益？

也许在过去的几个月中，您已经看到一些在家工作的会计师的短期奖励，并且您想知道是否甚至需要回到传统的办公方式。也许您这段时间一直在使客户对电话感到满意，但是在讨论重要的金钱问题时，每个人都错过了那种更加个人化，面对面的方法。无论带给您什么，以下是视频会议可以为会计师事务所带来收益的一些方法：

1.保留来之不易的收入

过时的流程会增加成本，并随着时间的流逝导致收入损失。借助正确的基于云的类似SparkleComm统一沟通渠道，您可以将所有财务，项目管理工具和客户关系流程集成到一个地方，从而节省了时间和金钱。

2.吸引更多潜在客户

您可以从任何地方通过SparkleComm视频会议吸引客户，而不仅仅是从局限的本地地理位置吸引客户。这为您可能无法单独提供现场服务提供了无限可能。

​ 3.通过满足客户不断变化的期望来保持竞争力

我们生活在体验经济中，人们会根据自己的感觉选择消费的东西，而不仅仅是钱包的感觉。当涉及到人们的财务状况时，无论您身在何处，知道您的身影都是无价的。如果您可以与客户进行安全的远程视频会议，则可以使他们的生活更轻松，感觉更好。

如果您可以轻松地设置定期会议或临时会议来讨论客户的财务需求，安全地来回共享敏感文档，甚至包括可能需要保持联系的其他利益相关者，该怎么办？与仅在现场举行会议的公司相比，所有这些都为您带来了可观的竞争优势。您可以使用SparkleComm视频会议来完成所有这些操作。

• 1. 什么是视频会议？

视频会议是使用电话或Internet技术进行的双向交互式通信，可让不同位置的人们聚在一起开会。视频会议可以像私人办公室中两个人之间的对话（点对点）一样简单，也可以涉及多个站点（多点），而在不同站点的大房间中可以有一个以上的人参加。

基本的视频会议设置有一个摄像头和一个麦克风。来自摄像机的视频和来自麦克风的音频被转换为数字格式，并使用通常称为“编解码器”的编码和解码设备传输到接收位置。

在该接收位置是另一个编解码器设备，它将接收的数字流解码为可以在监视器或电视上看到和听到的形式。同时，来自接收位置的摄像机和麦克风的视频和音频将发送回原始位置。

视频会议可节省旅行时间和金钱。参与者可以看到和听到所有其他参与者，并通过语言和视觉进行交流，从而形成面对面的体验。PowerPoint和其他屏幕图形以及其他相机也是可用的演示选项。通过消除航班准备，机场延误，酒店住宿和所有其他商务旅行的不便，减少了人员停机时间，并提高了生产率。在远程教育中，视频会议为无法旅行或负担不起搬迁到传统校园的学生提供了优质的访问。视频会议也可以通过多种方式进行录制和提供，例如DVD，流视频。除远程教育外，其他应用还包括会议，论文和论文答辩等。

如果您不知道如何选择，可以先免费试用SparkleComm视频会议。

• 2.视频会议的好处？

人们在以下情况下使用视频会议：

需要进行实时对话；
视觉信息是对话的重要组成部分；
对话双方不能实际到达同一地点；
旅行的费用或时间是一个考虑因素。
视频会议如何使校园内的人们受益的示例：

客座讲师应邀从另一所机构上课。
研究人员定期与其他机构的同事合作。
另一所大学的论文答辩。
来自校园不同部分的管理员需要就诸如校园战略计划之类的管理员问题进行协作。

• 3.视频会议的礼节

  等待几分钟以设置和关闭视频会议。 遵守时间限制。 切记在不讲话时将麦克风静音。 轮流讲话，并留出时间进行音频延迟。 如果未将麦克风静音，请注意可能引起的音频干扰-咳嗽，纸张打乱，空调装置，笔记本电脑和投影仪风扇，电话铃声等。

  • 4.需要考虑哪些环境问题？

使用SparkleComm视频会议软件时，您应该考虑这些：

服装：

纯色最好。相机上忙碌的衣服会模糊。更简单的模式有助于视频压缩。

灯光：

想想“电视演播室的灯光”。最好使用柔和的白色前灯。标准的头顶灯会投射阴影。相机无法在弱光下正确对焦。

回落：

没有硬线或复杂的图案。
可以使用干擦板，但要注意眩光。
纯色较深是理想的。
避免使用红色背景，因为它们可能很难在查看站点上使用。
给观众一件事要专注-您。
好主意-使用标牌指示您的位置

音频设置：

使麦克风远离扬声器所在的位置。这可能会导致音频环回。
提前测试音频电平。进行测试通话。使用视频会议系统的内置功能进行测试。
确保麦克风远离无关的噪声源：空调，笔记本电脑/投影仪风扇。
可能需要添加回声消除硬件。由于会议系统在处理音频方面变得越来越好，因此这种情况不太常见。

大型会议室注意事项：

放置摄像机以查看主要讲话者和听众。
可能要添加其他相机。
考虑投资购买优质照明。
在特别大的房间中，用麦克风指定进行问答的位置。
避免过度摇摄相机。使用端点“预设”。

• 什么是视频会议设备？

视频会议设备是启用类似SparkleComm的视频电话会议的视听硬件。其中包括摄像机，麦克风，扬声器，遥控器等。它们安装在带有监视器的会议室中，以便会议参与者可以与远程位置的同事进行协作。现代部署可能支持一对多会议（例如，直播广播），或与遍布不同地点并能够互相交谈和看到对方的同伴进行多对多协作。

“会议室系统”是视频会议设备的另一个通用名称。这个空间中的许多供应商都提供会议室系统软件包，其中包括设置虚拟会议室所需的硬件和软件。

• 视频会议设备的功能

视频设备可以提供以下主要区别：

逼真的高清视频质量
高清音频质量，支持多个麦克风
可与网络会议软件互操作
可与VoIP服务互操作
自我诊断和简单的故障排除
房间预订，日历安排
预定事件提醒
事件记录到软件平台，视频服务
动态响应式摄像机（聚焦扬声器）
多显示器（例如双显示器）支持
屏幕共享，支持Web会议类型的功能

• 视频会议设备比较

为了在评估视频会议设备时帮助您确定一种产品与另一种产品的不同之处，请考虑以下四个关键因素：

语音质量和视频质量至关重要。大多数供应商都在努力使音频和视频流尽可能逼真，以便高质量的SparkleComm视频会议可以代替差旅/面对面会议，而不会牺牲生产力。但是，不同产品之间的音频和视频质量可能有所不同。

性能不仅影响会议的质量，还决定了IT管理员需要花费多少时间对设备进行故障排除。每个设备的性能也可能有所不同。

与网络会议软件，VoIP提供商，约会安排功能等的互操作性是买方的另一个主要考虑因素。通过为较大的空间和组添加多个摄像机和/或麦克风来进行升级的能力也很重要。在购买视频会议设备之前，请检查并确保已安装的任何软件都与计划购买的硬件兼容。

除了将会议参与者面对面联系在一起之外，某些视频会议设备还允许用户从他们的移动设备或计算机与小组共享内容。如果您企业的最终用户将需要此功能，请确保检查您购买的设备是否具有此功能。

专注于客户满意度的企业知道，他们需要花费更多的时间、精力和资源来提高客户支持的质量。从而扩大了客户基础，促进了销售，从而增加了利润。你想要你什么步骤将引导你这样的结果?

这8条建议将使代理和客户之间的沟通更加有效和更好。通过将这些技术应用到您的培训计划中，您将提高服务质量并提高客户满意度。

代理商是贵公司的代言人，所以他们需要多少时间就给多少时间:)

1)问候客户

接听电话和问候顾客可以创造第一印象，为接下来的互动定下基调。代理人以不合适的方式接听电话(例如听不清的含糊不清或不充分地介绍公司)会被认为是不专业和不称职的。

告诉你的代理在接电话时应该说什么，以留下好印象，并以正确的方式开始对话。例如:“你好，杰克。这里是SparkleComm。今天我能帮你什么忙吗?”

这是直接联系到适当的呼叫中心礼仪原则。从开始到结束良好的互动是成功的关键。

2)与客户建立关系

与客户建立关系是一个长期的过程，包括客户与公司的每次互动。几个简单的步骤可以帮助加速建立和加强客户和公司之间的联系。

这意味着与客户的每次对话都应该个性化，并且应该满足来电者的需求。客户必须知道你在他身边，你很乐意帮助他。 这是你应该教给你的代理人的。你也可以给忠诚的客户各种优惠，如折扣或礼券。

3)积极倾听技巧

积极倾听是影响客户对呼叫中心服务满意度的关键技能之一。为什么?因为客户想要得到认可和理解。但这还不是全部——这不仅仅是关于客户的感受，而且主要是关于解决他们的问题或疑问:)

但是积极倾听到底是什么意思呢?

(1)除非必要，否则不要打扰顾客。 (2)给他们你的全部注意力。 (3)写下重要的笔记。 (4)如果有必要，问一些澄清问题。

在积极的听力训练中，你可以使用电话录音来演示好的和坏的例子。

4)总结要点

为了成功地解决客户的要求或问题，代理应该始终确保他们理解客户所说的话。教你的代理总结客户的问题或抱怨的要点。这也将表明他们积极和认真地倾听并促进相互理解。

5)个性化服务

区域和全球的领导者努力提供以客户为中心的服务。通过提供个性化的沟通和相关信息，客户对你的服务质量的评价将会提高。

通过呼叫中心软件，代理人员可以在一个地方看到每个呼叫者的详细信息——姓名、公司和过去的交互历史，这些信息与所有集成工具同步:

(1)通话记录，包括录音 (2)通过电子邮件，实时聊天和社交网络交互的历史 (3)帮助台票证的历史 (4)网店订单的历史等

有了详细的客户信息，代理商能够个性化他们的方法，更有效地满足客户的需求。

6)代理自治

有效的客户互动是基于各种培训的。呼叫中心代理也有用于成功交互的脚本。但是，代理应该有一定的自主权和空间去跟随自己的直觉。为什么?因为更自主的代理更有能力通过更灵活、响应更快和更个性化来响应客户的需求。

7)避免使用的短语

客户不想听到否定的回答。有时候说“不”是不可避免的，但是代理可以使用更合适的替代方案。这里有几个简单的单词软化剂的例子，你可以整合到你的代理培训:

(1)不 --> 我可以把这个给你代替吗? (2)我不知道 --> 请稍等，让我调查一下。 (3)那不是我的工作 --> 我可以帮你转接一个能更好地帮助你的同事吗?我会把所有的信息都告诉他，这样你就不用自己重复了。 (4)这是你的错 --> 我理解你为什么沮丧。让我们一起找一个解决办法. (5)冷静下来 -->我们很抱歉。我会尽我最大的努力尽快解决您的问题，过几分钟我再给您回电话。

现在我们已经涵盖了趋势，让我们看一下SparkleComm将要保留的基本呼叫中心技术。每个入站呼叫中心都需要这些解决方案以在2020年保持相关性。

• 1）自动呼叫分配器（ACD）

ACD是将来电自动路由到座席的系统。可以基于不同的策略（例如轮询或基于技能的规则）定向呼叫。这是大多数呼叫中心应用程序背后的逻辑。

• 2）互动语音响应（IVR）

IVR使呼叫者在呼叫时可以直接与电话系统进行交互。例如，他们可以定向到正确的部门或访问自助服务信息-无需代理。与自动话务员不同，IVR系统基于语音。

• 3）客户关系管理（CRM）

CRM软件存储您的销售，客户和业务数据。CRM系统仅与其中的数据一样有用。它是屏幕弹出和其他有用的CTI功能的情报来源。培训呼叫中心员工如何正确使用CRM始终是最佳实践。

• 4）计算机电话集成（CTI）

CTI促进电话和计算机之间的通信。与物理交换不同，这些解决方案通过虚拟接口管理呼叫。例如，将呼叫保持，插入，转接和呼叫驻留通常归入CTI。

• 5）互联网协议语音（VoIP）

VoIP是促进互联网上电话通话的基础技术。它将您的对话转换为数据包，并通过互联网发送它们。SparkleComm的呼叫中心是基于统一通信的VoIP语音，具有高品质的语音质量。

• 6）通话录音

始终需要收听电话并培训您的团队。现在，所有这些都通过云完成。通话记录可以让呼叫中心经理指导员工，从而提高绩效。同样，它使您的团队可以按需回顾以前的对话。

• 7）移动功能

移动应用程序使呼叫中心可以选择处理座席手机上的呼叫。对于大多数人来说，这可能是一个备份选项。由于VoIP不像座机那样基于位置，因此任何具有4G或Wi-Fi连接的现代智能手机都可以使用。移动VoIP应用程序是一项有用的技术，可以为您的团队增加更多的冗余。

• 8）语音邮件到电子邮件的转录

语音邮件到电子邮件可以转换语音邮件并将其发送到收件箱。该呼叫中心技术使用语音识别将语音邮件转换为文本。从那里，您可以确保语音邮件及时有效地返回。

• 9）私人小交换机（PBX）

一个PBX是一个专用电话系统，使用户可以互相交谈。不同的硬件组件协同工作以提供到电话网络的连接。较早的呼叫中心还使用PBX来管理呼入和呼出电话的呼叫路由功能。

• 10）SIP中继

如果您无法升级到托管的虚拟呼叫中心，则可能是PBX。 SIP中继 使您可以将现有的PBX与VoIP服务连接。它通过您的Internet连接而不是本地电话公司路由呼叫。您可以享受VoIP的好处，而不必投资全新的电话系统。