如何避免电话会议的技术难题

电话会议使组织始终受益,因为它使您能够以经济高效的方式与来自不同位置的大量人员建立联系。花了数周时间计划电话会议后,您设法为每个人找到了一个共同的时间表,并进行了几乎所有必要的研究,您才准备就绪。您所要做的就是开始电话会议。但是,在讨论过程中仍然存在许多可能的缺点,例如技术难题。

在技​​术方面,可能会发生无法预料的事件,电话会议最终会变成灾难。在这种情况下,您应该预见可能发生的最坏情况并为此做好准备。幸运的是,您可以采取一些预防措施来避免发生技术难题。这里是其中的一些:

如何避免电话会议中的技术问题

  • 1.依靠好的电话会议设备和软件。

从一开始就拥有好的设备很有用,因为这样可以大大减少事故的发生。SparkleComm电话会议软件是一个很好的选择。

  • 2.在电话会议之前,对每个人的设置进行技术检查。

在进行SparkleComm电话会议之前,请确保对所有内容进行测试。从静音按钮到拨出功能,检查每个功能是否正常工作,以及互联网连接是否稳定。别忘了对其他参与者也做同样的事情。

  • 3.如果您需要帮助,请有经验的操作员待命。

召开电话会议已经很紧张,因此在混合中增加技术难度肯定会使体验变得更加困难。为了让您更轻松地进行操作,请让话务员随时待命,随时准备在电话会议期间为您提供帮助。您还可以请求接线员协助,他们也可以为您监控实时通话。

  • 4.持续更新设备和软件。

优质的设备和软件需要不断更新,以确保其发挥最佳性能。SparkleComm持续性在更新,您可以放心使用。

  • 5.准备计划B,C,依此类推。

如前所述,意外事件仍然可能发生。如果在讨论之前或讨论期间您的软件崩溃了,请事先准备一个备份计划。不要让技术困难破坏电话会议

其他电话会议问题包括背景噪音,扬声器音量低,与会人员声音相互重叠,回声以及扬声器忘记取消静音。要解决此问题,请确保您的电话会议服务具有所有必要的功能,可以防止这些情况的发生。还要使用安静的会议室,并指示您的参与者也这样做。

  • 别担心!

技术失败是不可避免的。但是,请不要因此而阻止您使用电话会议。了解这些问题的原因,并采取必要的步骤解决它们。一旦掌握了这些技巧,您将看到电话会议质量的巨大提高。

VoIP –一种提高生产力而不仅仅是呼叫的解决方案(一)

每个组织都有沟通需求。这是公司在任何行业取得成功的关键。尽管VoIP作为一种廉价的语音通话替代品而在早期就开始流行,但VoIP已经变得越来越重要。一条简单的VoIP电话服务不会花费太多,但是与传统的企业工具相比,即使是更先进的系统也很便宜。

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VoIP –超过语音通话

许多组织改用VoIP来降低成本。从托管供应商那里购买VoIP服务将其转化为运营费用。除非您要设置自己的SIP中继解决方案,否则无需进行任何资本投资。您确切知道每月的账单是多少,没有任何隐藏的费用。只要设备与SIP协议兼容,您甚至可以随时随地更换供应商。

一旦企业开始使用SparkleComm VoIP,他们就会意识到,这不仅仅是一种廉价的拨打电话的方式。VoIP电话服务具有与CRM软件等现有企业工具集成的额外好处。他们配备了数字传真和可视语音邮件等高级功能。实际上,VoIP可以为您节省很多钱。除此之外,它还可以提高生产力,简化协作并减少员工的沟通烦恼。

高品质语音

在个人情况下,消费者可能会接受较差的语音质量。任何企业都无法希望通过能够降低通话质量或迫使用户大喊大叫的另一端生存的系统来生存。缺乏高质量的音频是阻止VoIP首次推出时的障碍之一。幸运的是,技术的改进已使VoIP呼叫与传统座机无法区分开。

语音质量与可靠性息息相关。当员工由于糟糕的通话体验而犹豫不决时,企业如何希望有效沟通?信誉良好的供应商提供的SparkleComm VoIP服务可以极大地提高生产力。由于互联网电话是免费的,因此没有必要将员工每月的通话时间限制为一定数量。您不必限制国际电话或减少打给客户的呼出电话。

VoIP迁移如何扩展到电话之外

您不仅可以通过VoIP超越传统电话,而且您应该这样做。这种价值判断与技术几乎没有关系,与您有关的一切都与技术有关。传统电话可能是您业务中最可靠的技术,但是几十年来它一直没有发展。由于您的旧电话系统提供了无忧服务,因此您不必考虑电话问题,因此,您可能会错过与之相关的相关更改。

VoIP被视为一种成熟的技术,但是对于许多中小型企业来说,它是新技术。从表面上看,它代表了一种更新电话系统的经济方法。这实际上是采用VoIP的一个很好的理由-即使您当前的系统运行良好-也不应该是唯一的理由。您当然可以通过这种方式建立强大的业务案例,但最终的结果应该更大。

如果您现在只是考虑使用VoIP(这是中小型企业之间的常见情况),那么这篇文章可以帮助您做出超出成本节省基准的决策。 VoIP可以看作是一种商品,但它也是更多商品的基础。我将概述三个可以使您超越电话的方框。每种方法都需要进行更长的分析,因此,现在我只是为将来的帖子打下基础。

构件1:将电话从前提迁移到云

对于大多数中小型企业来说,传统电话是基于前提的,通常以基于硬件的PBX为基础。沉没成本和持续成本都很高,因此VoIP的吸引力显而易见。 VoIP是基于互联网的,本质上是一种云应用程序,但如今,它不仅仅是与IP网络的连接。提供商Loogear.inc提供完全基于云的SparkleComm VoIP解决方案,因此IT不必管理复杂的硬件或提供新功能。

当中小型企业今天使用VoIP时,云正在成为首选的部署模型。克服了有关云对于实时通信的可靠性或可伸缩性不足的早期担忧,这意味着基于前提的电话不再拥有任何固有的优势来证明维持现状。基于云的SparkleComm VoIP开辟了新的可能性,不仅是为了跟上技术变革的步伐,而且还使IT的生活变得更加轻松。

构建模块2:从旧电话过渡到统一通信

考虑协作时,进入云至关重要,而这一切都始于SparkleComm VoIPSparkleComm统一通信解决方案始终以VoIP为基础而构建。尽管基于前提的产品很受欢迎,但基于云的SparkleComm统一通信已逐渐成为中小企业的最佳选择。

因此,一旦您准备好进行基于云的通信,则应将迁移到SparkleComm VoIP视为第1步。现在,VoIP可以在基于云的SparkleComm统一通信的保护下与所有其他应用程序进行本机集成。由于SparkleComm VoIP现在可以满足桌面电话的传统需求,并成为多通道环境的一部分,因此工作人员可以在各种模式之间无缝移动,因此这为语音提供了附加值。

现在,电话已成为更大的一部分:当一个平台通过一个界面为所有工作人员提供一致的用户体验时。员工无需跨独立的应用程序进行桥接,并且基于云,他们可以从任何位置或端点以相同的方式使用相同的工具。考虑一下如何使远程或移动工作人员提高生产力。沿着这条道路前进,很明显,SparkleComm统一通信如何将VoIP提升到日常电话之外。

构件3:将联络中心与UC集成

一旦您从SparkleComm VoIP到云再到SparkleComm统一通信,便是下一个级别。供应商和提供商现在都看到最终客户对这种级别的解决方案集成的强烈需求。正如IT努力为上班族提供正确的工具以提高生产力一样,联络中心因其不灵活的旧技术而面临类似的限制。在这两种情况下,基于云的平台都为现代化提供了可行的途径。

在更实际的水平上,企业正在寻求管理更少的技术合作伙伴,因此这种集成形式是有意义的。此外,IT部门在满足不同需求和用例方面面临着持续的挑战,即日常的个人交流,团队协作,为联络中心座席提供正确的工具以及最终提供更好的客户体验。这里有很多事情要做,从整体上考虑时,很难设想出更好的解决方案。这些新的集成产品只能通过云实现,但是除非您从SparkleComm VoIP开始,否则您将永远无法实现。

在虚拟工作场所维护问责制的5种方法(二)

3)与虚拟团队的有效沟通

经理们需要做的不仅仅是确保所有员工都知道对他们的期望。他们还需要每天就项目和需要做的事情与他们进行有效的沟通。员工还需要能够有效地相互交流。在虚拟团队中工作与亲自工作是不同的,您不能只是步行到某人的办公室问他们一个问题。但是,从某些方面来说,它会更好一些,交流会更少,而且由于通信通常是通过电子邮件或短讯进行的,因此有一份副本供以后参考。

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许多虚拟团队还使用在线团队协作软件如SparkleComm视频会议系统定期召开完整的团队会议。这样可以使每个人都知道项目在哪里,并让他们提出问题或对不同主题发表想法。

4)进行实际测量

因为您是在虚拟空间中工作,而不是在物理空间中工作,所以您需要采用不同的方法来衡量成功与失败。例如,一个团队可能会错过最后期限,因为他们正在使用的虚拟工作区应用程序崩溃并且离线了几天,这使得协作变得更加困难。一名员工可能居住在遭受暴风雪袭击的地区,使他们一周没有稳定的互联网连接,该员工不能对此类事情负责。

5)了解员工

仅通过短信或电子邮件进行交互要了解您的员工并非易事,但如果可能的话,请花时间用SparkleComm视频会议系统不时地与他们进行一对一的视频聊天,认识他们作为一个人。这样做将帮助您了解他们的优势和劣势。当您知道某人已经赋予他们可以执行的任务时,让他们对任务负责就容易了。您的员工会对此做出更好的反应,而没有经过特定领域培训的员工会因为错过最后期限而感到沮丧。

有关更多信息,请查看这些有用的提示,以帮助您在工作时保持动力,并了解SparkleComm电话系统如何独特地为您的移动员工提供支持。

您还有其他想法让员工负责吗?在下面的评论中与我们分享!

在虚拟工作场所维护问责制的5种方法(一)

随着越来越多的企业走向全球或允许员工进行通勤,物理办公室正在让位给虚拟工作空间。这个空间使您的所有员工在进行不同项目时可以继续以各种方式进行交互。一些虚拟工作场所使用消息传递程序和白板,而其他一些工作场所则使用视频会议(如SparkleComm)和文件共享。无论您拥有哪种类型的虚拟工作场所,您都希望确保您的员工仍对其项目负责。如果您过去有一些宽松的员工,可以采取以下五种不同的措施来帮助他们在虚拟办公室中负责。

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1)根据员工的表现来判断员工

您是否有一位员工很少进入虚拟工作场所,但在截止日期之前完成出色的工作?一些经理希望与这些员工保持联系,要求他们定期签入或在特定时间范围内回复电子邮件。但是,生产力并不一定要根据员工的忙碌程度来衡量,相反,应该根据员工实际完成多少工作来衡量。有些人可能比其他人花费更少的时间来完成一项任务。只要能按时完成任务并且工作质量很高,员工在工作时的忙碌程度就不一定重要。

另一方面,仅仅因为员工一直在发送电子邮件,接听电话并登录虚拟工作场所,并不总是意味着他们在工作。您无法查看他们是否在计算机上打开了另一个窗口。办公室里也是如此,只是因为您看到某人在他们计算机上的办公桌旁并不意味着他们没有在玩纸牌游戏或上网。让员工负责他们按时完成任务和完成任务的程度。

2)设定明确的目标,期望和政策

仅仅因为某人在虚拟办公室而不是物理办公室并不意味着他们不应该达到某些期望或目标。确保每个人都知道对他们的期望以及不满足这些期望会发生什么。例如,利用SparkleComm统一通信系统远程上班的员工如果错过多个期限,则可能会失去他们的远程上班特权。那些每天不签到工作空间的人可能需要定期用SparkleComm统一通信系统打电话给他们的主管,以查看他们是否有任何新工作。这些政策可能因工作而异,但是在虚拟工作场所工作的人需要知道对他们的期望是什么,如果他们不能达到这些期望会带来什么后果。