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在工作中，也许我们参加的最多的活动就是会议了，但是在这个快节奏的时代，我们要怎样才能提高我们的工作效率呢，或者说我们应该怎样提高会议效率呢？

1. 提前在日历上安排合适的时间

有些会议需要在日历周之前举行。例如，任何有大量与会者的会议，例如公司全体会议或季度股东大会，都需要提前安排好，以帮助尽可能多的人为会议安排好时间。

其他会议，尤其是内部SparkleComm视频会议，真的不应该提前太远安排。对于大多数人来说，一两个星期就足够了。如果SparkleComm视频会议的目的是继续或解决已经开始的讨论或项目，您不希望在最近的讨论和会议之间间隔太多时间。人们需要带着他们脑海中仍然新鲜的想法来参加会议。

在寻找适合所有人的会议时间和日期时，请使用会议安排工具。他们消除了日程安排的痛苦并加快了进程。

2.使用清晰的主题行

无论您是通过日历邀请还是简单的电子邮件或SparkleComm即时消息安排会议，请使用清晰的主题行。这是每个人的生产力的关键。主题行应该用几句话来说明会议的主题，而不仅仅是会议的目的。清晰的会议主题行有助于每个人首先了解他们被邀请参加会议的原因。它还提示人们应该如何提前准备。

3. 既有议程又有目标

议程是会议中将要发生的事情的列表，通常按顺序排列。讨论会议确实受益于议程，这是会议日程。

单独的议程并不能告诉人们会议需要发生什么，因此，除了制定议程之外，您还需要实现目标。

会议结束时应该做出哪些决定？本次会议结束时会产生什么结果？如果您被邀请参加与新联系人的会议，那么问“您希望从这次会议中得到什么？”是完全合理的。

根据会议的复杂性，您可能不需要明确议程和目标。例如，SparkleComm签到会议的目的总是相同的：签到、审查进度和提出疑虑。对于此类会议，您可能不需要明确的议程。有时，目标隐含在主题行中，或目标是在工作会议中完成该任务。

4. 定义会议负责人

每次会议都需要一个领导者或共同领导者。在大多数情况下，是召集会议的人，做决定要明确。

我参加过的最糟糕的会议是没有领导。这是没有方向的，没有人知道如何让我们走上正轨。大约进行到一半时，我意识到有几个人认为我应该领导，我对安排它的人感到完全愤怒，却没有明确谁应该推动谈话。最糟糕的是，这次会议对每个人来说都毫无成效。在另一个鲁莽的场景中，我曾经召集一个会议，安排它，并完全打算运行它，结果却让另一个同事完全接管它，这是让人生气的。

5. 失去技术，但做演示

在浪费时间创建幻灯片之前，先问问自己：“我需要演示文稿吗？”

如果答案是肯定的，请记住幻灯片应该用来保持人们的参与度并强化您的观点，而不是为您制作。没有人愿意在他们来听您讲话或与您讨论时观看视频。

如果您有要炫耀的产品或服务，请展示其工作原理。不要显示它的图片或视频。给你的听众真正的干货。

如果您想与每位与会者共享信息，请在会议之前而不是之后发送。人们是否会提前审查是另一回事，但要给他们选择权。然后，您可以花时间深入了解问题的核心，而且时间可能也更少。

每个人都受益于更好的SparkleComm视频会议

SparkleComm视频会议有各种形式和规模，因此有独特的需求。尽管如此，一点准备工作对于让每个放弃时间参加的SparkleComm会议都富有成效大有帮助。知道你打算举行什么样的会议也将帮助你塑造和完善你对它的期望。

企业和行业正在使用虚拟活动来接触客户，确定这些活动的 ROI（投资回报率） 并不像实体会议那样容易，但可以做到。

在新冠疫情大流行之后，随着公司和行业调整会议战略，虚拟活动的数量猛增。但是，尽管它们被广泛使用，但衡量虚拟事件的投资回报率仍然具有挑战性。

理想情况下，用于衡量虚拟活动投资回报率的指标将反映实体活动的指标，包括总体出席率、会议出席率、会议互动性、赞助收入、展厅人流量、展位参观、产生的合格潜在客户、正面新闻等指标，并建立联系。

不幸的是，我们不能使用所有这些指标，因为虚拟事件不会产生与物理事件相同的结果。虚拟事件平台不够复杂，无法提供与物理事件完美的网络等价物。相反，我们需要了解他们做得好的地方，并根据这些基准来衡量他们。

以可访问性为例。虚拟活动平台擅长提供对会议和小组的访问。他们还在流媒体内容以及处理虚拟活动的票务方面做得很好。然而，他们并不擅长创建虚拟展厅。有很多平台可以通过虚拟展位提供某种虚拟展厅体验。然而，许多都处于早期开发阶段，并且没有一个在虚拟活动市场中被主流接受。

虚拟活动平台获得牵引力的地方

目前，使用虚拟活动平台有两个主要原因。第一种是在因疫情取消物理事件时流式传输会话和面板。第二个是提供混合活动体验，那些选择不亲自参加的人仍然可以现场观看SparkleComm视频会议，即使他们错过了一些互动性并且无法亲自走到展厅。许多人仍然对恢复完整的旅行日程感到不安，并正在寻找以虚拟方式例如使用SparkleComm视频会议系统参加更大比例活动的方法，特别是如果他们可以在不错过太多内容和体验的情况下这样做。

事实上，内容是可以衡量虚拟活动投资回报率的一个领域。 明显的指标是远程参加的SparkleComm视频会议代表人数、注册个人会议的人数、直播中的互动量以及赞助网站的点击次数。技术问题将是另一种衡量标准，特别是与访问直播或活动后记录的困难有关的问题。

这些测量值会有所不同，具体取决于您的虚拟活动的性质和目标。但最终目标是展示一个被认为非常有价值的混合活动，以吸引与会者明年亲自出现，并让参展商有机会面对面展示他们的商品。

云通信使来自世界各地的协作、连接和有效协作变得前所未有的容易。为了跟上这个远程和混合工作模式的新时代，公司必须主动适应这种新兴的通信方式和经商方式。

您知道许多企业推荐SparkleComm 作为其客户通向云的独家途径吗？许多企业，就像您一样，已经意识到并正在通过 SparkleComm实现向云通信的转变。 

如果您正在考虑从您的本地解决方案简单而有效地过渡到云统一通信，那么SparkleComm这就是您的最佳选择。

继续阅读以了解企业在切换到SparkleComm元统一通信后享受的 7 项好处： 

1.轻松过渡

我们确保您向SparkleComm云统一通信的过渡尽可能顺利和轻松。我们为您的客户简化了迁移过程，不会对业务造成任何干扰。 

2.提高灵活性

SparkleComm统一通信的集成系统允许您在各种平台之间无缝切换，例如轻松地从视频通话转到手机，而不会中断任何通信。这使远程工作变得更加容易！ 

3.卓越的安全性和隐私性

相信您的数据在各个级别都是安全的，具有卓越的安全性、全球可靠性和隐私性。SparkleComm通过动态的端到端加密，您与您的客户能够在任何地方和任何时间做最好的工作。

4.一流的可靠性 

在这个远程和混合工作环境的时代，连接的重要性空前高涨。将可靠性作为生产力的关键因素，SparkleComm统一通信有效地保护您免受掉线或连接不良的影响。

5.无缝集成

SparkleComm云统一通信解决方案通过其预构建和自定义集成，与您每天使用的业务工具顺利融合！它将大大简化工作、提高生产力、自动化工作流程并减少日常任务的烦恼。

6.多合一解决方案

通过拥有一个统一的通信平台：消息、视频和电话，在您选择的任何设备上，SparkleComm统一通信完全消除了使用多种工具通过单一解决方案完成工作的麻烦。

7.在竞争中保持领先

许多企业已经开始转型，并看到SparkleComm统一通信的高级通信功能在他们的工作环境中发生了巨大的变化。事实上，您的许多竞争对手已经在转向云计算。不要因为延迟迁移而落后。  

 更好、更快、更强

云通信远远超出了内部部署或 PBX 解决方案，这是一个全新的经商时代，使员工能够在一个地方完成更多工作。随着劳动力越来越多地转向远程和混合模型，SparkleComm统一通信超越了传统和过时遗留系统的限制。

由于本地系统需要硬件安装和专门的 IT 团队来维护或排除故障，因此本地系统可能是一个巨大的麻烦，尤其是在需要远程工作的情况下。是时候升级了！ 

通过迁移并利用云通信行业领先的 SparkleComm统一通信功能来改进您开展业务的方式，因此您可以更聪明地工作。

是时候开始实现您的首要业务优先事项了

充分利用SparkleComm云统一通信所提供的优势，并开始看到您今天的工作质量有所不同。通过从您当前的本地解决方案到 SparkleComm云统一通信的简单过渡，您将在我们专业团队的支持、分层安全性和全面的高级集成的支持下，释放这个简单、直观的一体化工具的全部潜力。 

有几个词已成为新冠疫情的代名词——隔离、社交距离、封锁、在家工作和虚拟会议等等。虚拟会议对商业世界来说并不新鲜，但大流行已使其成为全球数百万工人的重要工具。

甚至在 2020 年之前，虚拟会议通常用于国际团队、远程工作人员和公司间业务流程。但由于我们中的许多人在家而不是办公室工作，虚拟会议几乎取代了我们过去与同事和老板的 所有互动。 今天，企业正在使用SparkleComm虚拟会议来进行销售宣传、项目讨论、头脑风暴会议，甚至欢乐时光。不幸的是，这并不意味着 所有这些虚拟会议都是成功或有效的。就像面对面的会议一样，虚拟会议可以成为完成工作的绝佳资源。或者演变成令人沮丧的混乱，没有人愿意关注。

面对面会议和虚拟会议之间的区别

虚拟会议通常无聊、乏味或令人讨厌的最大原因是人们忘记了它是一个完全不同的游戏。您不能应用管理常规会议的规则并使用它们来运行有效的虚拟会议。当然有共同点，但它们完全是不同的野兽。

大多数虚拟会议都包含视频，让经理们误以为事情与面对面会议一样。但你会发现这根本不是真的。

沟通不仅仅是说和听。它还包括面部暗示、肢体语言、语调等。虽然带有视频的虚拟会议确实提供了一些细微差别，但通常很难衡量某人的反应或收集诚实的意见。

虚拟会议的危险

许多人将虚拟会议（甚至是那些有视频的会议）视为处理多项任务或完成其他事情的机会。会议组织者往往准备不足且不知所措。你会看到交替的沉默时间，或者每个人都会同时说话。1 或 2 个人也很容易大声喧哗并主导会议，而牺牲其他参与者的利益。

除此之外，一些或所有参与者可能会遇到技术障碍，甚至在会议开始之前就可能使会议脱轨。即使你坚持只举行视频会议，情况也可能不允许。您需要容纳正在旅行的人或互联网连接不稳定的人。由于大多数人仍然在家工作，因此分心的事情也少之又少。从孩子到宠物和吵闹的室友，很难专注于虚拟会议。

虚拟会议的优势

另一方面，运行良好的虚拟会议可以创造奇迹。它将可能无法以其他方式见面的人们聚集在一起。如果您有团队远程工作或人们居住在不同的时区/国家，虚拟会议可以节省大量时间和费用。会议桥不能很好地替代具有视频、议程和兴奋的参与者的虚拟会议。

虚拟会议使企业可以更频繁地举行会议并在问题变得无法克服之前解决问题。这也是一个在周末赶上同事并进行社交的机会，这是每个人都在家工作时通常不会做的事情。您甚至可以通过虚拟会议运行培训计划、研讨会和其他学习机会。

如何进行有效的虚拟会议

话虽如此，通过正确的工具和计划，您可以获得SparkleComm虚拟会议的好处，而不会遇到任何问题。因此，以下是帮助您进行有效虚拟会议的 4 大技巧：

1. 获得正确的技术

没有办法解决 - 如果没有合适的技术，您将无法召开虚拟会议。最好的部分是有很多选择，您一定会找到适合您业务的（例如：SparkleComm统一通信）。

事实上，您甚至不需要单独的平台来运行SparkleComm虚拟会议。如果您的手机已经有托管的 SparkleCommVoIP 系统，您可以随时使用视频运行虚拟会议。在 SparkleCommVoIP 上运行的统一通信套件集成了视频，因此您无需下载其他应用程序或支付单独的许可证即可召开虚拟会议。

也许最大的技术提示是坚持尽可能多地使用视频。自然，您希望允许意外的发展，但没有视频的虚拟会议不太可能富有成效或有效。还可以通过使用视频来提高召开有效会议的几率。它使每个人都尽可能地靠近，而无需实际在同一个房间里。

但请务必检查您选择的平台是否适合您的需求。您需要考虑以下几点：

• 该应用程序应该很好地处理多个参与者。
• 参与者在必要时加入、退出和重新加入的能力。
• 参与者可以加入视频、纯音频或在这些选项之间切换。
• 所有参与者都可以下载和使用该应用程序，尤其是当组织外部的人需要加入时。
• 你可以和其他人共享屏幕吗？如果有人在他们结束时发出分散注意力的噪音，您是否可以将参与者静音？
• 允许队友通过链接、会议桥或唯一的会话代码加入。
• 会议组织者可以提前安排会议或临时安排会议。

2. 为会议设定目标和期望

SparkleComm虚拟会议可以是团队的每周定期签到、新想法的头脑风暴会议、社交的欢乐时光或让每个人聚在一起进行重大项目更新。每种会议在目标、期望和结论方面都会有所不同。它还将确定会议的长度，并允许每个人围绕它计划他们的日程安排。

例如，您可以为您的团队设置每周的欢乐时光来进行社交活动。这可能只是一个 30 分钟的聊天，让每个人都放松一下，面对面地看到同事进行一些社交互动。参与通常是可选的，这些会议往往是非正式和轻松的。

如果您正在为一个重大项目召开虚拟会议，那么这种轻松的态度是行不通的。您需要为每个人安排一个方便的时间见面，设定议程，确保每个人都参与并确保您达成令人满意的结论。这样的会议将更加正式和有条理，因此每个人都可以重新开始工作或开始分配的任务。

3.做好准备

无论虚拟会议的目标是什么，您都应该做好准备。确保测试您选择的技术——无论是免费选项还是您一直依赖的久经考验的企业工具。要求每个人至少提前 5 分钟登录以测试他们的硬件（硬件和麦克风）。这样您就不会浪费宝贵的会议时间。

想想你想要完成什么以及你需要什么工具来完成。你在向参与者征求意见吗？您可能想考虑一个投票工具或用作虚拟白板的应用程序。您是否打算展示项目的更新或结果？确保提前发送 pdf 或演示文稿，以便您可以在会议期间讨论想法。为什么要把会议时间浪费在让每个人看笔记或幻灯片上，他们以后可以阅读呢？

4. 基本规则

每个虚拟会议都是不同的，因此请为每个人制定基本规则。您打算如何召开会议？准备一些破冰船，尤其是在所有参与者互不认识的情况下。每个人都会积极参与，还是会有几个人在场，而其他人则在听和看？

不要依赖人们自发发言或参加会议。主持人要求每个人自我介绍是很常见的，但没有人知道如何开始。几分钟的沉默后，会有多人同时开始说话。

相反，试着说“鲍勃你想介绍自己吗？” 或“蒂娜和克里斯，你们对这次更新有什么要说的吗？” 关键是直接向特定的人提问。这消除了关于谁应该发言的困惑。它还可以让所有参与者知道此刻谁在说话。

您是否希望保留会议的最后 15 分钟以供反馈、问题和任何讨论？让每个人都提前知道，这样他们就不会被迫用问题打断演讲者。

制定处理冲突、回答疑问和一般性问题的基本规则。您可能会觉得棘手的主题应该等待面对面的会议，但这不一定是真的。即使通过虚拟会议，您也可以随时解决任何情况。如果需要，您可以安排一个单独的一对一会议，参与者较少。

VoIP 对绝大多数中小型企业来说最有意义，不仅仅是因为成本较低；VoIP 是跟上不断发展的通信趋势的唯一方法。软件集成是SparkleComm VoIP 和 UCaaS 的核心，因此您无法在不考虑未来的情况下做出购买决定。 

一方面，仔细考虑每个供应商，看看他们在过去五年中在产品开发方面所做的事情，并跟上 VoIP 和 UCaaS 的趋势。另一方面，想想未来五年你需要什么。

我们注意到去年几乎所有供应商都提到对其客户至关重要的三个趋势。这意味着它们将成为这些供应商希望在 2022 年添加到其平台的关键功能：

网络移动性。尽管一些 VoIP 服务仍然提供移动手持设备，但这些设备似乎正在走下坡路。毕竟，如果边走边说是您的目标，那么当您可以在智能手机上讲话时，为什么还要携带笨重的手机呢？基于地理围栏的无缝语音切换是一种方法。有了它，您的智能手机会检测到它在您公司的无线网络中，并通过 Wi-Fi 而不是您的手机服务无缝连接您的 VoIP 客户端。您将从您的通话计划以及您的企业的SparkleComm VoIP 服务中拨打和接听电话。这通常不仅仅是简单的通话，还包括文本、语音邮件到电子邮件和协作在线会议。

5G 集成。然而，再往前走一点就是无处不在的 5G。当这种情况发生时，一些 VoIP 供应商会将他们的服务连接到 5G。然后，工作人员无论身在何处，只要兼容 5G，就可以通过任何设备访问他们的企业 VoIP 服务。尽管一些供应商使用当前的移动技术来做到这一点，但 4G 的延迟限制通常会提供次优体验。这适用于简单的语音流量，以及视频和协作。5G 是第一个承诺提供使真正的移动统一通信成为现实所需的带宽的移动服务。

人工智能（AI）。如果您当前的电话系统使用自动菜单来帮助路由客户呼叫，或者即使它将其卷须扩展到您网站的电子商务功能，那么预计 UCaaS 供应商会向您推销人工智能。除了聊天机器人功能之外，SparkleComm 统一通信系统还可以使用 AI 来检测安全问题。它还可以在报告和分析方面发挥作用，因此您将对通话和网络质量、通话量以及受 VoIP 服务影响最大的应用程序有更详细的了解。

这些趋势很可能成为未来几年大多数 VoIP 供应商与客户之间的重要卖点。虽然这很好，但请务必充分了解所提供的内容以及供应商将如何交付。5G 实施是真正基于标准的，还是有一些专有的硬件或软件组件？任何新的安全措施将如何影响整体语音性能，供应商是否完全支持行业法规不断变化的安全要求？

如果这一切看起来需要思考很多，请记住，这是非常值得的。与购买和维护自己的本地 PBX 相比，托管SparkleComm VoIP 解决方案可以以更实惠的价格提供您可以从电话或协作系统中想象出企业需要的任何东西。想了解更多关于如何增强您的业务通信的信息吗？了解如何为混合工作打造面向未来的业务 VoIP，并使用最佳的SparkleComm VoIP软件吧。