运行有效呼叫中心活动的提示

呼叫中心活动对任何组织都至关重要。小型企业可能有 2 名员工接听电话,而大型公司可能有多个办公室,每天有数百名座席处理电话。无论规模和复杂程度如何,创建和运行有效的呼叫中心活动都是管理呼叫中心运营的一种方式。

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什么是呼叫中心活动?

呼叫中心活动是通过根据特定标准对呼叫进行细分来改善销售或客户服务的集体和专注的努力。它包括一系列针对特定类型呼叫的活动,例如特定区号的客户、对品牌表示兴趣的潜在客户等。 

运行有效呼叫中心活动的提示

设定 SMART 目标

呼叫中心的活动目标应该是 SMART。它代表 

具体——目标应该回答关于需要做什么、谁来做以及如何做的问题。 

可衡量的——目标应该是可量化的,以便您可以跟踪进度和成功完成。您需要多少新用户才能成功? 

可实现的——设定目标时,确保它们是可以实现的。如果您当前的群组今天有 100 个用户,那么在 1 个月内添加 1000 个新用户几乎是不可能的。 

相关——目标应该与您的业务战略相关。为什么要扩大用户群?它会影响销售或盈利能力吗?

有时限——衡量成功意味着您需要了解时间表。你什么时候开始做这个项目,什么时候停止?你会在 1 个月或 6 个月内实现目标吗? 

创建适当的指标

您不必将自己限制在一个指标上,您可能需要衡量几个指标来量化成功。但是,请确保指标与活动相关。潜在客户转化等基于销售的指标与技术支持活动无关。 

为代理配备正确的工具

每个呼叫中心活动都需要一组不同的流程和任务才能成功。但是每个广告系列都需要一些工具。作为经理,您需要确保您的座席拥有正确的工具和技术,以便在他们的工作中取得成功。使用与您的CRM等其他企业工具集成的灵活且可扩展的SparkleComm VoIP 电话系统实际上是必要的。 

现代SparkleComm VoIP 电话服务将提供许多附加功能,可以帮助您的呼叫中心活动,无论类型如何。IVR、自动话务员、呼叫转移、保持音乐等只是SparkleComm其中的几个例子。SparkleComm为每种情况提供正确的调用脚本并充分利用您已有的所有工具也将帮助您的员工取得成功 。

确保员工受过培训且知识渊博 

无论您的员工多么有经验或技能,他们总是可以使用额外的培训来提高他们的知识库。您的初始入职和培训应该很好地将新代理介绍到他们的角色中。但是您仍然需要根据个别员工的需求找出差距并调整培训。 

培训不必局限于正式会议。员工交流、参加研讨会、书面论文或SparkleComm视频会议说明是培训代理了解您的产品、服务和流程的其他方式。 

自动化基本流程

您的电话座席将在典型的一天内完成许多任务。如果您可以自动化它们,为什么还要让他们承担日常任务呢?拨出、向 CRM 中的客户记录添加注释等基本流程可以通过正确的SparkleComm呼叫中心系统实现自动化。将您的座席从繁琐的任务中解放出来,让他们专注于取得成果。

保持准确的记录——列表和数据库

没有准确及时的数据,任何呼叫中心活动都无法成功。为此,您需要确保您的数据库和呼叫列表经过验证并拥有您需要的数据。许多呼叫中心会定期联系客户以更新他们的记录或从第三方供应商处购买详细的人口统计信息以添加到他们的数据库中。此步骤使您可以从有实力的位置开始,而不会浪费时间一遍又一遍地更正/编辑信息。

SparkleComm云呼叫如何帮助您在混合工作时代取得成功

随着远程和混合工作的日益普及,让您的小型企业保持联系从未如此重要。您的团队可能不再同时在办公室,这意味着本地电话服务不是一种最好的选择。

SparkleComm云呼叫可以弥补这一差距。它不仅可以让您的团队保持联系,还可以使协作更容易进行,根据您公司的确切需求进行扩展,并且作为奖励,可以为您节省资金。

以下是您的小型企业可以从SparkleComm云呼叫解决方案中受益的几种方式。

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什么是云调用,它是如何工作的?

SparkleComm云呼叫统一通信即服务 (UCaaS) 的一种形式,它通过第三方公司或“主机”提供基于语音的通信服务。它取代了您在办公室中找到的传统本地电话系统,摆脱了本地方法带来的混乱和成本。

SparkleComm云呼叫比传统的专用小交换机系统(PBX)功能更丰富,后者需要在物理距离很近的范围内连接多条电话线。PBX 支持基本功能,例如接听电话、呼叫等待、语音邮件和自动应答,但仅此而已。

SparkleComm云呼叫使用 VoIP 或网络语音协议。换句话说,它使您能够通过互联网拨打电话。这些呼叫可以在带有特殊适配器的普通电话、智能手机应用程序、计算机呼叫软件或支持 VoIP 的电话上进行。这些调用的所有数据都存储在云中,信息受到保护并易于更新。

SparkleComm云呼叫功能通过将您的呼叫分解为数字音频数据包并通过互联网将它们发送给呼叫接收者。从那里开始,它就像一个普通的电话,但在很多情况下具有更好的音频质量。这是通过所谓的会话发起协议(SIP)完成的,SIP 是一种用于启动和结束实时通信会话的技术。简而言之,SparkleComm允许进行视频和音频通话

小型企业如何从SparkleComm云呼叫中受益

大多数小型企业在技术或通信需求方面没有大量预算。他们经常不得不在很少的事情上取得成功。这就是为什么昂贵的 PBX 系统对小型企业不实用的原因,尤其是在远程完成大量工作的情况下。

SparkleComm云呼叫的最大好处之一是成本低。您不再需要为电话服务、分钟或语音邮件付费。您只需要访问互联网,其余的一切交给云端呼叫。与 PBX 相比,SparkleComm云呼叫甚至提供了更多扩展的功能集,但无需安装昂贵的专用设备。

由于SparkleComm云呼叫是基于云的,因此数据托管在多个冗余位置,从而提供更可靠的服务。即使服务器出现故障,您的数据也会受到保护。您永远不必担心错过小型企业的机会。

随着您的业务取得成功,您可能会开始考虑扩大您的团队以满足客户和客户的需求。SparkleComm云呼叫可以轻松扩展以根据需要添加新线路。

便利性在SparkleComm云呼叫中也起着重要作用。即使在家工作,也可以轻松为您和您的团队进行设置。要开始接听电话,您只需要一台电脑或电话、一个麦克风、一个互联网连接,在某些情况下,还需要一个内置在电话或笔记本电脑中的前置摄像头。

客户只需拨打一个电话号码即可直接连接到您的企业,就像使用传统电话一样。如果您不在电脑旁,您甚至可以用手机接听电话。

要寻找的关键SparkleComm云呼叫功能

云通话提供了一套通话管理功能,例如:

一个企业电话号码

电话菜单和呼叫路由

呼叫等待

保留/恢复

向前

转移

可视语音信箱

内置安全性

来电显示

SparkleComm还是可提供其他强大协作功能的集成云呼叫解决方案,例如视频会议直接和群组消息传递、文件共享、数字白板等。此外,SparkleComm的日历集成功能可以将您的云通话时间表与您的首选日历应用程序同步,因此您永远不必担心错过电话或会议。

当您的小型企业展望长期远程或混合工作的未来时,SparkleComm云呼叫可能正是您保持发展势头和蓬勃发展所需要的。

消除小企业壁垒,迁移到云端

本地电话系统已过时。如果不对金钱、时间和 IT 资源进行大量投资,许多内容就无法更新。您无法在不利用云计算的老式系统上进行更多投资。您的小型企业不能再容忍本地电话系统所代表的限制,例如:

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成本:设备、安装和持续升级是一笔巨大的开支。

维护:使系统保持最新需要资金,但通常还需要专门的人员来执行更新。

不灵活:与其他协作工具的集成不是无缝的,可能会带来挑战。

创新周期缓慢(或没有):许多设备供应商更新系统的速度很慢,给客户留下了过时的工具。

产品生命周期结束:其他供应商已宣布计划不再支持本地电话系统。

破坏性升级:如果有支持,升级现有电话系统可能意味着业务停机。

云呼叫解决了本地问题

SparkleComm云呼叫解决了本地电话系统所代表的挑战。适合您企业的SparkleComm云呼叫解决方案将使员工能够从任何地方轻松连接和协作。它将让他们通过任何设备见面、聊天或通话,而无需担心技术集成甚至复杂的指令。只需按一下按钮,通话就可以变成会议或转移到另一台设备,员工不会错过任何一个节拍。

有研究表明,在一年内,62% 的小型企业将采用支持电话、会议(音频/视频/网络会议)统一消息IM 和在线状态、移动性和支持通信的业务流程的SparkleComm统一通信集成平台。下面是小型企业接受云呼叫的几个原因。

它为混合工作提供动力。SparkleComm云呼叫为办公室和远程工作人员提供了一个系统,减少了对本地电话系统的依赖,并利用员工设备进行呼叫、会议等。

它更好地支持客户。SparkleComm云呼叫提供高级功能,例如自动接线员、语音邮件等。它还为始终可用的系统提供支持,这些系统可以在任何时间或任何地点与客户联系。

它减少了对现场工作人员的维护要求。通过云调用,软件更新通过云交付,因此现场人员无需维护物理系统。

它让您的小型企业实现成本可预测性。SparkleComm云呼叫通过可预测的每月订阅消除了意外费用,并减少了购买新设备以支持新用户的需要。

随着世界朝着经济复苏的方向努力,企业领导者希望降低风险、拥抱灵活性、提高生产力并为员工提供不间断的联系。SparkleComm云统一通信可以解决上述所有问题,同时帮助建立更敏捷、更有弹性的业务,即使在最不确定的时期也能蓬勃发展。

开始使用SparkleComm云统一通信

部署SparkleComm云统一通信系统不需要大量的前期投资或对现有运营进行大修。

拥有PBX系统的企业可以在与本地基础设施集成和维护的同时尝试云呼叫,随着逐步取得成功而扩展云部署。迁移到云不需要中断业务运营或服务,这意味着您可以使您的业务更加灵活、安全和有弹性,而不会降低生产力。

如果云似乎是您当前呼叫系统的更好替代方案,那么是时候考虑SparkleComm统一通信平台了。

为什么小型企业现在需要SparkleComm云呼叫

云呼叫让小型企业员工可以跨平台协作,客户可以跨渠道联系您,您可以专注于您的业务。

当您的公司考虑如何适应新的混合工作现实时,您可能正在考虑将当前的本地电话系统升级到云呼叫,以便不仅支持混合工作,而且为所有员工提供尽可能最好的通信和协作工具——无论他们在哪里工作。

有数据显示,58% 的员工希望在混合环境中工作,93% 的小型企业同行优先考虑采用混合工作场所技术。这意味着像您这样的小型企业需要通过易于使用的技术来适应不断发展的工作场所,这些技术可以提供员工所需的呼叫、会议、消息传递和协作功能。

您的企业需要一个创新、灵活和协作的SparkleComm呼叫解决方案,您不必花费大量时间或金钱来安装、维护或培训员工使用,您的小型企业需要SparkleComm云呼叫

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云呼叫如何支持混合工作

远程工作在新冠疫情之前就已经存在,并且在大流行期间出于必要而蓬勃发展。现在,混合工作有望成为现代企业的实际模式。

根据有关调查,在 1,000 多名全职和兼职员工中,近四分之三表示他们的工作场所正在支持面对面、混合和完全远程工作的员工。这意味着,作为长期混合工作战略的一部分,需要重新解决在大流行期间对远程工作实施的即时和反应性响应,以使生产性、协作性、远程工作成为更大劳动力的一部分。

根据我们的经验,采用SparkleComm云呼叫中心解决方案的小型企业实现了以下三个好处:

  1. 灵活性

通过SparkleComm云呼叫部署,小型企业员工可以从总部、远程办公室、他们的家或酒店以同样的方式进行连接和协作。最终用户可以轻松地与同事联系,他们可以轻松地从快速通话切换到SparkleComm视频会议——所有这些都可以访问SparkleComm共享应用程序以实现无摩擦协作。

  1. 安全

维护安全连接等同于任何成功的协作和通信平台。现在考虑保护在不同场景下工作的员工——办公室、远程、混合、路上或移动设备。最好的方法是一个统一的系统,无论平台如何,都可以提供相同级别的安全性。SparkleComm统一通信平台将为跨应用程序、设备和平台的呼叫、会议和连接应用基于标准的零信任安全端到端加密和安全身份管理。

  1. 弹性

SparkleComm云呼叫可以为小型企业提供弹性,这意味着平台不仅可靠,而且还使企业能够快速适应不可预见的中断,同时维持运营并保护人员、资产和资源。通过SparkleComm云呼叫,您的小型企业可以享受运营商级基础设施带来的好处,同时轻松享受云服务。

用于管理电话的呼叫中心系统

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呼叫中心系统是用于管理电话呼叫中心的系统。因此,呼叫中心系统是通过以下方式处理来电和去电以实现效率的系统:

接听电话
呼叫者的自动应答系统和语音消息
电话和语音邮件的分配
计划或预定的传出通信
在数据库中记录来电和去电
按需浏览和收听电话
在系统中查看客户信息
客户数据库中的链接和更新
评估客户服务员工的绩效

无论您是正在运营呼叫中心还是打算运营,拥有一个高效运作的SparkleComm呼叫中心系统都非常重要。成功接听和处理电话是您业务整个流程成功的最重要因素之一。一般来说,它对呼叫中心本身的成功的重要性是不言而喻的。

SparkleComm呼叫中心的核心-自动响应系统:交互式语音响应 (IVR) 是一种自动电话系统技术,可与呼叫者交互、收集所需信息并将呼叫路由到适当的座席。

当客户联系公司时,IVR 软件将通过给他们预先录制的问候语做出回应,然后要求他们从设置菜单中选择一个选项。例如:按键盘上的1个号,接收某项服务。

呼叫等待系统包括以下指导呼叫的策略:

最长等待时间 - 将呼叫转发给等待时间最长的座席。
最短通话时间 - 将呼叫路由到总通话时间最少的座席。
最少的响应时间——将呼叫定向到接听最少呼叫的座席。

它允许您在SparkleComm呼叫中心管理和组织呼叫或您打算拨打的电话

呼叫中心系统是服务提供商与连接或联系的客户之间的技术中介:在接收方面,然后是消息,然后根据选择分配呼叫或应答客户或将其转移给适当的管理或代表。甚至将电话及其详细信息包含在数据库和电话记录中,然后对其进行查阅。 除了记录电话和员工绩效的充分报告外,还可以分析绩效并确保代表提供卓越的服务达到客户的信任。

呼叫中心系统有哪些类型?

1、内部呼叫中心系统

呼叫中心系统及其设备安装在贵公司并由贵公司的 IT 人员或通过外部维护合同进行维护。

2、托管呼叫中心系统

其中,呼叫中心系统及其设备由专门从事该业务的公司托管,公司通过计算机网络进行通信,无论是通过互联网还是其他方式。

3、基于云的呼叫中心系统

它是一个完全在互联网上工作的呼叫中心系统,通过计算机或智能手机上的应用程序联系,数据在应用程序上可用,无论是查看还是更新,并具有同步能力数据。

4、基于浏览器的呼叫中心系统

最先进的呼叫中心系统之一是基于计算机浏览器的呼叫中心系统。电话呼叫和呼叫中心系统的所有功能都可以通过互联网连接到浏览器来访问。

SparkleComm呼叫中心系统提供以上四种类型,可以根据贵公司实际按需选择。