呼叫中心电话系统如何工作

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每天,呼叫中心都会处理几个查询。一个人或一个特定的小组很难处理如此大量的呼叫。因此,需要人工智能来帮助运营商进行日常消费者互动。

SparkleComm呼叫中心系统用于这些特定情况。它简化了程序并提供了清晰的通信链接。它还允许联络中心系统地处理过载的通信。尽管可用于帮助消费者的替代方式有所增加,但电话交谈仍然比其他通讯方式更受欢迎。从本质上讲,现代企业必须采用复杂的系统来帮助跟踪呼入和呼出电话,同时作为所有相关信息的综合解决方案。

以下是呼叫中心可用的电话系统类型:

  • 现有的电话系统

这些通常提供单一使用许可证,这意味着业务用户负责联络中心的更新和操作。他们通常需要建立专有的办公硬件和设备,使其专业且成本高昂。

  • 云托管呼叫中心系统

它们是 SaaS 模型,其中联络中心在线托管并可远程访问,无需下载或安装任何软件。因此,它们是最具成本效益的联络中心解决方案。

呼叫中心电话系统如何运作

联络中心系统的功能将影响向客户提供的帮助和帮助程度。SparkleComm呼叫中心系统包含一个管理框架,可帮助企业处理与技术援助或信息查询相关的呼入电话和通信。

它还用于向特定人口统计数据进行拨出电话以进行业务销售和广告。SparkleComm呼叫中心电话系统通常有助于以下阶段:

1、系统通过在数据库(DB)中查找唯一记录来识别客户;假设调用者不在数据库中,程序通常会为将来的引用创建一条新记录。

2、每当座席接到电话时,就会检索信息并将其显示给接线员,为接线员提供有关客户的充分信息,例如问题的历史记录。有了这样的洞察力,代理可以轻松处理请求。

3、呼叫根据数据库中的现有映射适当地排队,然后自动响应答案或口头确认 - 这取决于座席的专业知识以及队列名称。

4、每当呼叫排队时,分配到该等待线路的座席可以手动接受呼叫,也可以根据安排的方式将其作为自动分配接收。

5、接线员可以通过电话或邮件向客户提供有用的指示。他们还可以请他们的主管或高级代理人寻求帮助和更快的解决方案。同时,他们可以远程访问呼叫者的网络。

6、当座席在那个特定时间无法解决问题时,系统使座席能够跟踪他们与客户的对话,并经常跟踪他们的进度和状态。

7、运营商可以根据消费者的回答将投诉标记为有效、已完成、已解决或需要跟进。

8、每当工单被指定为已完成时,消费者都会收到自动调查文本、电子邮件或寻求反馈的电话。然后,企业可以将这些发现用于营销计划甚至其他原因。

基本上,通过以上列出的阶段,SparkleComm呼叫中心电话系统简化了原本耗时的程序。反过来,它使联络中心操作员的工作变得更简单或更简单,同时还保证了公司员工的绩效和效率,以提供优质和快速的客户服务。

如果您热衷于解决消费者的问题,呼叫中心电话系统永远不会出错。呼叫中心电话系统通过提供客户服务简化了它,同时通过各种通信渠道有效地管理您的业务的传入和传出交互。

除此之外,您还可以减轻客户服务代表的压力,并简化他们确定谁来处理消费者问题的整个过程。更好的是,您可以与消费者进行互动以发展关系,并为您的团队提供更好的控制和可见性。

SparkleComm VoIP电话服务

越来越多的企业正在转向 VoIP 电话服务——这是一个明智的决定。因为使用SparkleComm统一通信解决方案不仅可以拨打电话,还可以视频电话,会议和消息传递。现在可以免费试用。

什么是 VoIP 电话服务?

如果您熟悉这些术语,请随时跳过。如果您需要 VoIP,请继续阅读。

VoIP 代表互联网协议语音。这项技术可以让您通过互联网而不是传统的电话网络拨打和接听电话。

VoIP 电话服务由专门的托管 VoIP提供商或SparkleComm等统一通信平台提供。在后一种情况下,VoIP 服务作为基于云的统一通信 (UCaaS) 平台的一部分内置,您可以使用该平台在不同设备上集中管理所有电话呼叫和其他通信。除了比固定电话便宜得多之外,VoIP 还可以让您通过移动设备或台式机在任何地方通过高速互联网连接进行连接。

IP 语音还为您提供标准电话服务所不具备的高级功能,例如通话录音、来电显示、实时转录、易于定制的语音邮件问候语等。

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VoIP电话系统如何工作?

VoIP 是电话技术的广义术语,可通过 Internet 进行语音呼叫,而不是使用常规电话线。

把你的声音想象成一个模拟信号。VoIP 将其转换为可通过 IP 网络传输的数字格式(称为“数据包”)。IP 或 Internet 协议地址是计算机用来在 Internet 上相互通信的地址。

接通电话后,VoIP会将数据包转换回模拟信号,以便您呼叫的人的电话可以接收到它们(如果您想获得技术知识,模拟信号会使用称为编解码器的软件进行编码和解码) .

您获得SparkleComm的 UCaaS 平台的 VoIP 服务:

  • 高清通话质量

凭借全球语音网络和独特的拆分云架构,SparkleComm旨在为各地的企业和组织提供卓越的通话质量。

  • 真正统一的通信

使用 SparkleComm,您可以确保拨打电话,但您也可以向您的群组线程发送即时消息,向没有SparkleComm应用程序的人拨打电话,甚至可以进行视频会议和屏幕共享——所有这些都来自桌面或移动应用程序。

  • 呼叫转移

如果客户在您离开办公桌时拨打您的公司电话号码,您最多可以设置五个电话号码的呼叫转移。将这些电话发送到您的手机、同事或整个其他部门,再也不要透露您的个人电话号码。

  • 呼叫路由

这对于联络中心或呼叫中心或具有多个部门的公司特别有用,但是任何接到大量来电的企业都可以使用直观的呼叫路由功能来确保将这些电话定向到正确的人。使用SparkleComm,您可以根据座席可用性或技能水平等选项设置具有呼叫路由规则的自动助理。

  • 联络中心功能,完全集成

很有可能,您的企业需要在内部和与客户进行有效沟通。那么,为什么您希望您的联络中心和客户支持通讯与您的内部沟通渠道分开呢?

毫不夸张地说,使用SparkleComm VoIP服务,可以彻底改变您的通信方式。无论您是小型企业还是大型企业,VoIP 都能提供传统电话系统无法提供的经济实惠和功能。

借助呼叫路由、转接和录音等高级功能,您将永远不会错过重要的对话,而 SparkleComm不仅提供语音呼叫和相关的 VoIP 服务,还提供视频会议和消息传递。清晰、可靠的音频(和视频)和强大的安全性是锦上添花。

购买小型企业电话服务时要寻找的功能

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商务电话解决方案一直在变得越来越复杂。在开始搜索新的小型企业电话服务提供商之前,最好了解您可以利用的各种特性和附加功能。

这里有7个比较有用的功能,它们将改善您的小型企业的运营方式。

  • 1、呼叫转移到您的手机

如果您并不总是在办公桌前并且通常使用手机接听电话,那么这是您需要的主要功能之一。

在拨号盘中,您只需单击两下即可在“设置”中轻松添加您的手机号码。现在您可以确保您的电话自动转接到您的手机:

出于多种原因,这是一个有用的功能。首先,每当您遇到电话或其他设备的技术问题时,您都可以立即将所有呼叫从该设备转出。

其次,这是一种很好的方法,可以确保那些本来会打给不在场的员工的电话仍然被接听。假设您的员工这周病了,但本来是要接重要电话的。您需要做的就是调整路由设置,这些电话将直接发送到业务中可用的人的电话线上。

  • 2、轻松的呼叫转移(和呼叫路由)

如果你经营一家小企业,你可能很忙。这意味着你不可能接听你接到的每一个电话。

但是,如果它是重要的客户或潜在客户怎么办?你不想错过那些电话。这是呼叫转移或呼叫转移选项派上用场的地方,如果您不接听电话,您可以将电话设置为直接联系您的办公室经理、秘书,甚至是销售团队。

无论是您同事的手机还是桌面电话,一个好的电话系统解决方案都可以确保您的小型企业几乎不会再错过任何一个电话。

  • 3、保留现有业务电话号码的能力

除非您从头开始一项全新的业务,否则您需要能够移植现有的业务电话号码。为什么?因为您最不想做的就是让您的客户和供应商更新他们已经保存在联系人列表中的电话号码。

使用SparkleComm电话系统,您可以轻松转移现有号码以确保连续性。为您的客户减少工作量,因为他们不需要更新他们为您保存的号码,为您减少工作量,因为您不必花时间更改网站或其他门户上显示的号码。

  • 4、基于云的功能和与您的移动设备的兼容性

云电话系统本质上是一个电话系统,不依赖于一个位置或办公室。使用SparkleComm云电话系统,您可以从任何地方拨打电话,它通常带有移动和桌面应用程序,任何软件更新都将自动安装,无需 IT 帮助。

这种在设置和管理方面的“易用性”是使用基于云的电话服务的一大优势,因为您可以轻松地为您的电话系统添加新用户或新员工。

  • 5、通话安全和加密

如果您的电话涉及敏感数据和信息的讨论,那么您将需要某种程度的安全性。理想情况下,您需要企业级安全级别 - 始终与您的提供商联系以了解他们的安全功能是什么样的。

对于不干涉的安全方法,请确保您的服务提供商在您的所有呼叫中自动包含企业级安全性。这样,您无需手动调整任何设置,即可在每次通话中享受企业级安全性。

6、 可视语音信箱

如果您是一个忙碌的人,有时会错过电话,或者不能总是抽出时间收听您所有的语音邮件。

可视语音邮件基本上是一种将您的语音邮件转录为文本的功能,这意味着您可以随时(例如在会议期间)阅读它们,而不必大声播放语音邮件。

SparkleComm使用 AI 和机器学习不仅可以实时转录您的通话,还可以转录您的语音邮件,甚至还可以让您选择跟进和转发语音邮件。

  • 7、通话录音

通话录音对于一些小型企业来说是一项有用的功能。不是每个人都会使用或经常使用它,但如果您通过电话完成交易或通过电话进行大量宣传,录音很有用,因为它可以让您在未来查看电话。

无论您需要客户电话中讨论的重要问题的证据,还是想分析电话以了解将来如何改进宣传,电话录音都可以让这一切变得更容易。

完美的视频会议设置

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很有可能,您现在已经非常熟悉视频会议应用程序了。

对许多人来说,视频会议总体而言至关重要,而不仅仅是在全球大流行中保持业务连续性。

有趣的是,在混合和远程工作环境中的大多数人似乎都属于两个阵营之一。他们的虚拟会议设置只是他们的笔记本电脑和内置网络摄像头,这完全适合他们。或者他们更特别,需要将视频会议设置得恰到好处才能提高工作效率。如果你属于第二类,这篇文章适合你。

视频会议设置中需要考虑的 5个关键因素

在确定如何设置SparkleComm视频会议时,首先要检查您的清单。这些将帮助您决定需要购买什么以及不需要购买什么。

  • 视频会议软件

这是相当重要的一个部分。当然,并非所有视频会议平台都是平等的。有免费的计划,也有非常昂贵的计划——老实说,你可能会想要一些的东西来进行良好的视频会议

您的企业需要什么?您是否需要实时通话转录?是否需要会议记录和屏幕共享呢?

如果其中任何一个听起来对您很有吸引力,那么如果您需要视频会议软件,您可能需要考虑尝试SparkleComm统一通信平台。

它不仅在一个方便的桌面或移动应用程序中为您提供除视频之外的其他通信渠道(如电话和消息传递)。它还简化了您的业务成本以及您必须花费在管理和学习所有这些工具上的时间。

  • 音频和视频质量

当然,如果您要与同事和客户或潜在客户在线会面,那么您将需要非常好的或出色的视频和音频质量。

它使您可以相互交谈而不会中断或烦人的滞后 - 而且它看起来更专业。许多变量会影响通话的音频质量,包括:

网络连接/带宽
你使用的软件
您的计算机或手机的处理能力
麦克风本身
你的环境多么嘈杂

最后,永远不要计算人为错误。外部麦克风可能放置在不良位置、未打开或完全断开连接。

而对于视频会议的视频部分,如果你不想要像素化的视频,那就寻找内置高清视频的视频会议软件,它可以提供更好的会议体验。

  • 安全设定

无论您的预算是多少,如果您将视频会议用于业务,您的软件都应该具备一定程度的安全性。

例如,SparkleComm可以让主持人选择请离不需要参加的会议成员、开启会议密码,并且还拥有一个虚拟会议室等。

  • 网络带宽

要进行流畅的视频会议,您需要足够的带宽。通常,当电话或在线会议出现故障时,软件会受到指责,但罪魁祸首实际上是您的互联网。

对于从家庭办公室或在旅途中连接的员工,他们在任何地方工作的体验将取决于他们的本地连接。这可以是他们的家庭办公室 Wi-Fi、以太网或移动网络。

  • 视频会议室

如果您的企业正在迁移到或已经处于混合工作环境中,那么您可能会有小型会议室和会议室。这些将需要为日常在线会议、培训课程、网络研讨会、演示文稿等设置视频会议。

根据您拥有的房间数量和房间设置的大小,您需要的视频会议设备会有所不同。(通常,您至少需要一个屏幕和一个具有噪声过滤和自动增益等功能的多向房间麦克风。)

无论您选择从哪个房间开会,参加者的人数都应该合适。并且房间应该光线充足,对外界相对隔音。

小型企业电话系统的分类

对于小企业主来说,最重要的设备或软件之一是您的虚拟电话系统。您可能每天都会使用它,如果您选择合适的,它可以为您带来巨大的竞争优势。

毕竟,每个业务都需要业务通信。为客户、供应商和员工提供便利是必须具备的——小企业可以做到这一点,甚至比大企业做得更好。

如何选择合适的呢?不同的电话系统和服务提供商提供哪些优势?

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究竟什么是小型企业的电话系统?

首先,让我们看看小型企业电话系统到底是什么。

从技术上讲,小型企业的电话系统是电话解决方案,允许您的公司拨打和接听出站和入站商务电话。但除此之外,您可能还需要一些可以将呼叫转接和转接至您的个人手机的东西。

  • 您可以使用的商务电话系统选项类型

如果您像大多数小型企业一样,您可能会在两种主要类型之间进行选择:使用软件电话或 IP 电话系统的商业 VoIP(互联网协议语音)服务,或使用传统电话的 PBX 系统(专用小交换机)线。

VoIP 电话系统:更高级且易于操作的选项。它使用您的互联网连接进行电话通话,您无需太多(或任何)前期投资即可按需付费,而且设置简单。这些通常带有“软电话”应用程序,您可以在 Android 或 iOS 手机(甚至其他移动设备,如 iPad)上使用,如SparkleComm

您可能还会遇到将自己描述为“统一通信”平台的电话系统。这是一个较新的术语,通常这些类型的电话系统也带有其他通信渠道,例如用于企业的 SMS 和即时消息传递。

PBX 系统:投资更重的选择。通常,您需要预先购买更多硬件,并且需要付费让 IT 人员进来帮助您进行更改,例如添加用户或更新语音邮件设置。

如果您有一个分布式或远程团队,或者您需要拨打大量国际电话,因为您的客户群位于不同的国家/地区,那么 VoIP 解决方案可能是您的最佳选择。

重要的是要记住,商务电话系统不仅仅是您拨打电话的方式或您用来拨打电话的设备。它们都是关于将您的业务与客户或客户、合作伙伴、远程员工以及当月恰好在国外的任何人联系起来。

换句话说,它们是建立现代通信业务的基础。