保护 VoIP 通信的注意事项

IP 电话 (SparkleCommVoIP) 是小型企业可以购买的最具成本效益的网络解决方案之一,但如果您不睁大眼睛参与其中,您可以很快从这些节省中获益。了解与在数据网络上运行相关的语音的所有方面是成功部署该技术的关键。 VoIP 最重要的方面之一是安全性,但在部署项目和规划会议中却经常被忽视。

出于多种原因,这在当今可能是一个非常严重的错误。首先,由于大流行,许多企业正在转向更加分布式的网络模型。用户在家工作,对于许多公司来说,搬家可能会成为永久性的。这意味着您的干净和整合的办公室网络现在连接到一个潜在的家庭网络老鼠窝,其中未知路由器运行未知(通常是默认)设置,以及连接到个人、非托管设备的大杂烩。这不仅会影响 SparkleCommVoIP 性能(意味着对话的清晰度),还会影响密码保护和流量完整性的安全性。

无论是确保安全的用户身份验证和网络配置,还是在所有 VoIP 通信和数据存储中启用端到端加密,组织都需要努力监督 IT 管理并与其业务 VoIP 提供商密切合作,以确保安全要求得到满足遇到并执行。 enter image description here 选择您的 SparkleCommVoIP 提供商

无论您是小型企业还是大型企业,您需要了解的第一件事(甚至独立于 VoIP统一通信即服务 (UCaaS))是所有云服务通常都需要共享安全性模型。 作为客户,您的企业始终在安全实施您采用的所有云服务方面分担一些责任。

让客户了解这一点很关键,尤其是当公司规模较小且资源较少时,人们认为 VoIP 是一种连接到铜线的机械设备。事实并非如此。VoIP 电话,无论是物理手机、运行软件的计算机还是它、移动应用程序或软电话应用程序,它与插入 PSTN [公共交换电话网络] 的机械电话。它不像普通电话——你将有责任确保客户和供应商之间的安全性有一个闭环。”

协商合同中的安全条款

现在您已经选择了 VoIP 供应商,并且正在考虑做出购买决定的可能性。 建议,只要有可能,企业在与云供应商谈判合同时,应尝试以书面形式获得明确的安全协议和条款。 小公司,大公司,都无所谓。公司越小,谈判这些具体条款的权力就越小,但这是一种“不问,不得到”的情况,看看你能在你的供应商协议中获得关于供应商安全义务的内容。

使用加密的 VoIP 服务

在部署方面,现代 VoIP 服务没有理由不提供端到端加密。 建议组织寻找支持传输层安全性 (TLS) 或安全实时传输协议 (SRTP) 加密的服务,并且在理想情况下不会对核心安全措施进行追加销售。 不要总是选择最便宜的服务;为更安全的 VoIP 支付额外费用是值得的。更好的是,当您不必为云服务的安全性支付额外费用时,作为客户,您应该能够启用加密的 VoIP,然后就可以离开了。同样重要的是,提供商不仅使用加密的信令,而且还使用加密的静态媒体。人们希望他们的对话是私密的,而不是穿越 使用纯文本语音连接互联网。确保您的供应商支持该级别的加密,并且不会花费更多。

不要将您的 SparkleCommVoIP 留在防火墙之外

您的 VoIP 电话是插入以太网或 Wi-Fi 网络的计算设备。 作为连接的端点,客户必须记住,就像任何其他计算设备一样,它也需要位于公司防火墙之后。

更改您的默认密码

无论您从哪个制造商那里收到您的 VoIP 手机,这些设备都将像任何其他带有 Web UI 的硬件一样附带默认凭据。 为了避免导致 Mirai 僵尸网络 DDoS 攻击的那种简单漏洞,最简单的方法就是更改这些默认值。

SparkleComm在线会议——让您的一天更有效率的 3 种方法

虽然视频电话会议已经被使用,但新冠肺炎大流行帮助这个概念火了,因为专业人士在家工作,不再出差开会。从销售电话到团队会议在线会议平台比以往任何时候都更容易。  

您担心视频会议在线平台不如面对面会议有效,或者您的一天不会那么富有成效。劳格科技有一个解决方案,可帮助确保您始终保持高效甚至更高,看看他们的SparkleComm视频会议如何提供帮助:

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什么是SparkleComm

劳格科技SparkleComm是一个用于虚拟会议网络会议网络研讨会和活动、互联房间和远程医疗的在线平台。您可以使用该平台来记录和获取实时转录。 

SparkleComm视频会议平台使用实时智能,提供创建分析和自动警报的能力。还有实时会议控件可帮助您在整个SparkleComm视频会议期间提高工作效率。 

SparkleComm在线会议平台提供企业级安全性,以保护您、您的公司和参与会议的其他人。它提供了出色的互操作性,与会者只需轻轻一按即可加入,无论他们使用的是何种设备、在线会议平台或浏览器。 

提高会议效率的 3 种方法

您总是希望会议富有成效。对于在线会议,这似乎更为重要。SparkleComm提供实时会议控件,可帮助您获得所需的生产力。 

会议很容易偏离轨道,或者参与者忘记会议的背景或会议期间所做的分配。以下是SparkleComm可以让您的会议更有效率的三种方式:

狂欢会议

有时,您的会议日程安排得满满当当。他们充实你的一天,中间没有休息。您担心您将无法参加会议,因为您仍在最后一场会议。 

狂欢会议允许您在当前会议中加入下一个会议。当您的下一次会议还有一分钟时,您会看到一个提醒,您可以单击它加入会议。此功能可以轻松地在两个会议之间来回切换,因此您可以同时参加这两个会议。 

屏幕共享

当您参加在线会议时,有时您需要共享需要看到而不仅仅是听到的信息。使用 SparkleComm,您可以屏幕共享重要信息,例如准备好的白板或注释。您无需寻找电线或电缆即可完成。 

屏幕共享功能使您可以在没有视频或音频的情况下加入会议。这使与会者可以更轻松地专注于呈现的信息,而无需查看任何其他内容或可能会分散注意力的音频。 

录音

有时您的日程安排太满而无法参加重要的会议。使用 SparkleComm,您可以轻松记录会议,然后在闲暇时观看。 

这些录音提供高质量的视频和音频。您不会错过任何一分钟或轻微的手势。你点击“开始录制”按钮,它正在被录制。记录会议的一些常见原因包括:

● 未来的培训课程

● 审查新员工的面试

● 在对会议上所说或同意的事情出现问题时进行审查

● 工作人员无法参加

出于多种原因和目的,会议记录具有价值。

结论

SparkleComm是一个在线会议平台,可以帮助您和您的员工全天提高工作效率。其录制、屏幕共享和狂欢会议等功能使您在视频会议期间更容易参加并提高工作效率。

了解有关 SparkleComm虚拟会议平台的更多信息或申请免费试用吧。 

为您的企业提供客户服务策略

今天的企业不能忽视或将客户服务置于次要地位。一个客户服务战略是作为必需具有组织内部正确的流程和工作流。它必须是最前沿和中心,因为客户满意度是成功的关键。 

糟糕的客户服务会对您业务的所有领域产生多米诺骨牌效应:它会损害您的声誉、侵蚀品牌价值并导致收入损失。研究表明,与积极的体验相比,客户更有可能谈论糟糕的体验——并将其告诉更多人。 

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另一方面,出色的客户服务会给您带来忠实的客户。这些客户在您的产品上花费更多,更频繁地向您购买,最重要的是,将您的业务告诉他们的朋友和家人。他们在社交媒体上留下正面评价,并将成为您最好的营销资产,而您无需在广告上花一分钱。您需要做的就是提供出色的客户体验!

听起来比做更容易,对吧?制定客户服务策略似乎令人生畏,但每个企业都需要一个。当您没有计划时,交付某些东西要困难得多。 

客户服务策略是什么意思?

一个客户服务战略是你的计划来处理所有的客户互动。它使您能够提供符合或超出客户期望的一致服务。重要的是要记住,您需要在定制旅程的每一步都提供卓越的服务。客户与您的业务互动的方式或地点无关紧要。因此,您的客户服务策略应涵盖所有接触点:在线、移动应用程序、电话电子邮件实时聊天,以及他们每次走进您的办公室或商店。部署客户服务策略可以让您的企业:

跨所有渠道始终如一地提供卓越的客户服务

设定目标并衡量进度 

创造并留住忠实客户

将团队重新定位为客户至上的心态

如何制定客户服务策略

创建客户服务愿景

这可能不言而喻,但如果不知道自己的目标是什么,就无法制定有凝聚力的策略。虽然客户满意度应该是您的目标,但每个组织对客户满意度的定义都会有所不同。 

那么第一步:对您的企业来说,满意的客户是什么样的?您的目标可能是确保每次客户互动都是积极的,并且客户会高兴地离开。可能是按时交付您的服务和产品。该公司的愿景可能是建立一个忠实的客户群。

为定制服务设定可实现的目标

您为客户服务团队设定的目标应该是明确且可实现的。不明确的目标意味着您的员工不知道如何实现这些目标,甚至不知道他们是否正在取得进步。如果/何时发生错误,管理人员将不知道他们是否走上正轨或如何纠正路线。 

您的客户服务目标也应该是可以实现的。不要设定几乎不可能实现的目标。以切合实际且合理的目标,让您的团队取得胜利,无论大小。例如,公司可能可以在一个季度内将服务投诉减少 10%。但在同一季度将投诉降至 0 的目标对任何企业来说都是不现实的!

跟踪您的客户旅程并确定所有接触点

识别并记录跨渠道的所有客户交互。您至少需要回答以下几个问题:

客户多久联系您的服务团队?

他们会在购买后不久联系您的支持团队吗?

解决客户投诉需要多少封电子邮件?

新客户最常见的问题是什么?

与您的服务团队互动后,客户购买的东西是多是少?

通过这些问题,您可以深入了解改进流程、了解客户互动的背景,甚至预测客户需求。例如,您可能会发现在购买后 2 个月内未与您的公司联系的客户更有可能转向竞争对手。这可能意味着您需要主动接触此类客户并提供有用的资源。

建立合适的团队

没有合适的员工,您就无法创造或提供卓越的服务。在招聘关键职位和一线员工时,不仅要考虑简历和技术技能。候选人可能在纸面上看起来不错,但可能不适合贵公司的价值观。

确保人力资源部门在招聘员工时知道要问和寻找特定类型人员的正确问题。让每个人都接受相同的客户服务培训,因此他们使用相同的手册和价值观工作。确保员工了解他们的角色如何与更大的客户服务愿景相交。

授权您的团队并为他们提供正确的工具

如果您的政策阻碍他们或他们缺乏合适的工具,即使是最优秀的员工也无法完成他们的工作。有时,组织制定大局战略而忘记将他们的政策和工作流程与客户服务保持一致。 

假设您的服务目标是通过一个电话解决客户问题,这意味着客户不应该给您回电。但是您的经理告诉服务代理在 30 分钟内结束通话,以保持他们的电话号码较少。 

员工应该拥有正确的工具来改善客户互动。考虑一个简单的例子。当客户致电您的服务中心时,他们必须告知他们的姓名、电话号码、帐号和其他详细信息。如果他们最终被转移,那么他们必须重复这些信息。 

SparkleComm VoIP 解决方案可以选择连接您的CRM系统并根据电话号码提取正确的客户帐户信息。使用SparkleComm电话系统,员工可以减少开始帮助客户所需的时间,它还可以改善客户体验,因为您不会浪费他们的宝贵时间。

激发客户至上的心态

有了正确的SparkleComm统一通信工具和其他流程,您就差不多准备好了。但是,您确实需要奖励和激励改善客户体验的员工行为。它不仅需要以薪水或奖金的形式存在。非正式的奖励和非货币激励也可以创造奇迹。 

如果客户给出 5 星评价或在社交媒体或电子邮件上按姓名提及员工,请将该消息通过parkleComm即时通讯系统转发给所有团队并在员工论坛上宣扬。确保每个人都知道在工作中需要和奖励什么样的行为。 

同样,您可以每月或每季度举办一次比赛,看看谁解决了最多的服务问题,提供了出色的客户服务等。礼品卡、令人垂涎的停车位或团队活动可以成为此类比赛的重要奖励。

识别和监控性能指标

了解您的客户服务目标是一回事,但您还需要知道您是否正在实现这些目标。这是您的客户服务策略的最后一部分。用数字和指标量化您的进步和成功。您可以就以下措施向客户寻求直接反馈:

他们对服务交互的满意程度如何?他们可以用 1(非常不满意)到 5(非常满意)的等级来评价他们的体验。

他们向朋友和家人推荐您的公司的可能性有多大?大多数企业将其量化为 1(最不可能)到 10(最有可能)。

解决他们的问题或找到他们正在寻找的答案有多容易?较高的分数表明他们能够快速找到答案或解决问题,从而获得积极的体验。

如何改进您的客户服务策略

许多企业都制定了客户服务策略,但它可能不再适合您。随着情况的变化和您的组织的发展,您将需要调整和更新战略。如果您推出新产品、扩展到不同的市场或将服务添加到您的产品组合中,则可能需要重新调整。 

您可以使用上述框架来检查和优化您的客户服务策略。寻找您的客户遇到的特定痛点,例如等待时间长或帮助指南不足。也许您的客户无法与代理交谈或在高峰时段无法进行实时聊天。此类事件可能意味着您需要升级通信系统、提高容量或切换到不同的提供商。

人员、工具和流程

查看以下三个关键领域,以改进您的客户服务策略:

1- 人

您需要在各个管理级别雇用合适的人员。客户至上的心态需要从上层开始,并渗透到您的一线员工。如果经理和 C 级主管不强调同样的信息,你就不能指望员工把客户放在第一位。

2- 工具

确保您的员工拥有合适的工具来完成他们的工作。从最好的SparkleComm统一通信系统到培训,没有他们,他们就无法提供出色的客户服务。

3- 流程 

确保您的政策、流程和工作流程与您的客户服务愿景保持一致。您应该授权您的员工解决客户投诉并改善服务,而不是在他们的道路上设置障碍,使他们更难做到这一点。

如何现代化您的本地电话系统

电话系统是每个企业都需要的一项重要技术。沟通是公司运营、客户服务等的核心。但是,并非每个电话系统都具有相同的特性和功能。如果您仍在使用本地电话系统,您可能非常清楚它的局限性。因此,您可能正在寻求现代化。

那么,这样做的最佳途径是什么?事实是,传统电话系统让您望而却步,尤其是当您的办公室里没有员工时。采用更灵活技术的公司可以获得很多好处。这通常意味着迁移到云端。本地电话系统和基于云的SparkleComm电话系统之间的主要区别在于后者使用互联网。

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您可能对从本地电话过渡到基于云的,这是正常的,但通常有些不顺利。在您追求现代化的过程中,有几件事需要考虑,您希望确保采用最适合您的新解决方案。

您目前使用本地电话的痛点是什么?

驻留在本地的电话系统有许多缺点。在考虑替换它的理想平台是什么时,请记录您当前的痛点。这些可能包括:

办公室以外的可用性限制

添加新线路或升级的挑战,可能需要提供商干预和高额费用

缺乏使最终用户易于使用的功能(即难以访问的语音邮件)

设备限制,因为大多数本地解决方案仅适用于物理电话

您的电话系统目标是什么?

下一步是记录新的电话系统将为您提供什么,这可能是痛点的答案。这些可能包括:

无论员工身在何处或使用何种设备,都可以灵活使用

增强可用性的功能升级

管理员控制以根据需要添加线路

自动助理根据需要路由呼叫者

高质量的通话清晰度和可靠性

与其他平台的集成

作为统一通信(UC) 平台一部分的SparkleComm电话系统,该平台包括一系列供员工使用的工具

确认您的痛点和目标后,接下来,您将定义物流。

绘制过渡图

现代化背后的物流涉及几个组成部分。首先,您需要定义用户数量、预算、功能和时间表。您不必是电话系统方面的专家,您只需要确定您的要求。

完成此操作后,就该寻找最佳的基于云的电话系统提供商了。寻找一款来支持您的过渡并提供您的业务所需的所有功能和必备品。

一些评估领域更具技术性。例如,您需要确定是否有足够的带宽、工作站连接和网络功能,您的新提供商可以帮助您解决这个问题。

寻找您的新供应商

您当前的电话系统提供商可能有基于云的解决方案。不要觉得有义务和他们呆在一起。货比三家以了解系统的差异以及提供商如何处理支持、安全性和可靠性。

以下是有关如何比较提供商的一些指南。

支持

是 24/7/365 吗?

他们提供什么类型的支持(电话、聊天、电子邮件等)?

他们是否优先考虑支持?

安全

供应商是否有安全认证?

他们的安全协议是什么?

他们是否为所有设备提供端点保护?

他们是否提供垃圾邮件呼叫者保护等特殊功能?

可靠性

他们每年的正常运行时间是多少?

他们如何解决业务连续性问题?

是什么让他们的云“更好”?

特征

它们是否提供了您在理想系统中概述的所有功能?

是否有呼叫分析选项?

电话系统是否有可以在移动设备上访问的应用程序?

安装和实施有多容易?

有培训吗?

预算

总拥有成本 (TCO) 是多少?(注意:从本地迁移到云时,您可能会省钱。您将不再需要投资和维护现场服务器或为技术人员付费。但是,在比较基于云的电话的供应商时,请确保定价是您所获得的公平市场。)

您是否必须使用他们的手机,如果需要,费用是多少?

支持是额外的吗?

是否有不同的计划或等级?

无限通话是月费的一部分吗?

是否提供附加组件(即免费电话号码)?费用是多少?

选择您的新提供商并规划过渡

通过比较后,你会发现SparkleComm统一通信系统是你不错的选择,选择SparkleComm电话系统后,现在开始执行转换。转换过程中需要的东西很少,号码移植是必要的,SparkleComm提供商可以提供帮助。请务必协调切换,以免您的电话系统停机。

您还需要让您的员工为变更做好准备,为他们提供有关变更发生时间、预期情况以及使用SparkleComm统一通信系统所需资源的有用信息,举办培训课程也很有帮助。

现代化您的本地电话系统并切断电源线

您的本地电话达到了它们的目的。几年前它们是有道理的,但现在世界不是这样运作或交流的,是时候消除它们的局限性和高昂的成本了。

为了帮助您找到最佳电话系统,请阅读我们的小型企业电话系统指南。

企业离不开的VoIP 功能

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如果您经营一家企业,VoIP 就是您的朋友。顾名思义,互联网协议语音 (VoIP) 是指使用互联网拨打和接听电话的各种技术。

使用 SparkleComm VoIP,您将获得一个强大的业务工具,其成本仅为安装和维护传统呼叫中心所需费用的一小部分。它还包含一些有用的功能,例如自动助理、IVR、语音邮件和电话会议。

并非所有 VoIP 服务提供商都提供相同的功能。在您的虚拟电话系统中选择您的团队今天和明天实际需要的呼叫功能至关重要。

1) 高级呼叫管理

高级呼叫管理可帮助您优先考虑、保持、路由或阻止来电。此功能支持您的前台操作并减少客户的挫败感。它还提高了 VoIP 通话质量和影响。

2) 呼叫路由

借助高级呼叫路由,您的公司可以系统化他们如何引导来电。您可以按客户类型、目的、问题所有权、座席绩效和员工可用性路由入站呼叫。

3) 匿名来电拒接

并非所有电话都值得接听。您不希望骚扰电话使您的团队无法帮助有真正需求的真正客户。此功能可防止来自匿名或被阻止的来电显示的电话到达您的公司。

4) 自动话务员

要保持热情、乐观和有效地处理一整天的电话,需要付出很多努力。这就是为什么您的面向客户的员工需要他们可以获得的所有帮助。

自动接线员礼貌地帮助接听、升级和路由所有来电。您不需要人工接线员。这是双赢。虚拟接待员可帮助您:

节省招聘成本
让员工保持敏锐
让客户满意

5) 呼叫分析

正确的客户洞察力有助于实现业务转型。但首先,您需要收集和分析大量真实世界的数据。

SparkleComm VoIP 在许多不同的设备上运行,包括桌面电话和软件电话。这意味着他们可以记录和处理各种呼叫数据。其中包括呼叫会话指标、行为趋势、个体座席绩效等。

6) 呼叫转移

永远不要让重要的电话无人接听。无论您的团队在哪里,都可以解决客户的问题。

将办公电话接到的电话转接到手机或其他指定设备。此功能使您可以灵活地在任何地方接听电话并与客户保持联系。

7) 来电通知

对重要电话迅速采取行动。此功能在特定电话接通后立即向指定员工发送电子邮件通知。

定义一组呼叫标准以优化呼叫通知功能。例如,使用它向相关客户经理提醒高价值客户。

8) 呼叫停放

呼叫停放允许您团队中的任何人启用呼叫等待,直到合适的人接听电话。

即使您切换电话线,您也可以不间断地继续通话。在处理“暂留”呼叫之前,使超忙的团队能够接收或拨打优先呼叫。

9) 呼叫状态

很多事情都会惹恼客户。一种是必须拨打商务电话号码才能转接到忙线。如果您的电话服务具有SparkleComm VoIP 呼叫状态功能,则不会发生这种情况。

呼叫状态让您可以查看组织中每个人的电话状态。只需看一眼,您就会知道谁正在忙于处理电话或有空接听下一个紧急电话。