虚拟电话系统的主要特点以及您是否需要它?

****VoIP** 服务提供商提供的标准高级特性和功能包括:**

基本呼叫管理功能 IVR 呼叫排队和自动回叫 可视语音信箱 视频电话会议 团队协作工具 商务短信 通话录音 商务电话分析 第三方集成

基本呼叫管理功能

虚拟电话解决方案提供比固定电话更多的呼叫管理功能,其中最重要的是呼叫路由和呼叫转移。

呼叫转移在首选设备之间按顺序转移呼叫,而无需呼叫者拨打另一个号码来联系他们尝试联系的人。

例如,如果座席在他们的桌面电话上错过了一个呼叫,呼叫转移会自动将入站呼叫发送到他们的移动电话。如果他们不接听电话,电话将转接到他们的家庭电话或他们的SparkleComm语音号码。如果那里没有应答,呼叫可能会被转发到语音信箱或其他代理。

远程呼叫转移为员工提供了更大的灵活性,满足业务需求,并确保呼叫者可以与现场代理通话以提高首次呼叫解决率。

呼叫路由是入站呼叫者根据他们对 IVR(交互式语音响应)提示的响应或基于预先选择的路由模式所经过的预定呼叫路径。

呼叫路由可确保呼叫者与最有资格帮助他们解决特定问题的座席连接,并防止将呼叫转移到没有适当技能的座席。

常见的呼叫路由路径包括循环、同时响铃/呼叫群发、最空闲、基于技能等。

其他呼叫管理功能包括:

呼叫阻塞 请勿打扰 呼叫保持和可定制的保持音乐 自定义问候语 呼叫转移 呼叫筛选和来电显示 办公桌椅 呼叫翻转(在通话期间切换到另一台设备而无需断开连接) 呼叫监控(呼叫插入、呼叫耳语等)

IVR

IVR 是Interactive Voice Response 的缩写,其设计目的不仅在于改进上述呼叫路由流程,而且还提供更高级别的客户自助服务,让座席免于处理更紧迫的问题。

IVR 呼叫菜单可以添加到每个虚拟商务电话号码,本质上是预先录制的提示,询问客户有关其呼叫原因的问题。它可以使用自然语言处理 (NLP) 来“理解”客户所说的话,或者可以在客户通过电话键盘输入响应时遵循提示。(例如,“请按 1 进行咨询,按 2 进行投诉,按 3 进行戒烟帮助……”)

然后,根据客户的回应,IVR 系统将引导他们完成更多预先录制的提示或来自虚拟接待员的回答——而无需将他们与座席联系起来。

最常见的例子之一是 IVR 支付,它允许客户通过电话键盘或语音响应响应提示,通过电话支付或管理他们的账单。

呼叫排队和自动回叫

呼叫排队是一种商务电话系统功能,允许用户对入站呼叫进行分类和管理,将每个呼叫者排成一条线以等待代表接听。

呼叫队列是基于多种因素建立的,例如客户/VIP 客户的重要性、客户呼叫的特定顺序(最常见)以及他们需要帮助的问题类型。

然后呼叫者将等待,直到有代表可以与他们交谈。

这里唯一的缺点是?

更大的企业或拥挤的呼叫队列可能意味着客户的等待时间很长——这是没有人喜欢的。

自动回叫消除了呼叫者等待等待的需要,允许呼叫者选择他们希望何时从可用代理接收客户回叫。

这样,客户可以根据自己的日程安排获得所需的帮助,当回电时间临近时,座席会收到自动提醒。

可视语音信箱

与标准语音邮件不同,VoIP 可视语音邮件除了保存音频附件外,还会自动转录错过的语音邮件。

然后,代表可以选择以文本消息的形式接收这些语音邮件,他们还可以对未接来电/消息发送自动回复,例如“让我在五分钟后给您打电话”或“在开会”。

语音邮件到电子邮件也很有效,因为它会自动将录音和语音邮件转录发送到座席的首选电子邮件地址。

在某些情况下,座席甚至可以直接在语音邮件门户内收听语音邮件,然后可以选择保存录音或删除它们。座席将在等待语音邮件消息时收到通知。

视频电话会议

尤其是随着劳格(SparkleComm)等视频会议工具成为业务通信的重要组成部分,大多数业务电话系统将提供本地视频通话功能作为其计划的一部分。

Web 会议通过允许面对面的实时通信和协作来改善远程团队协作。

用户可以与其他与会者共享他们的屏幕、使用虚拟背景、重新排列相机视图、演示幻灯片、对虚拟投票进行投票、在他们想发言时使用虚拟举手,以及使用团队聊天消息在视频期间相互交流称呼。

团队协作工具

尽管团队协作工具通常与视频会议(尤其是团队聊天消息)结合使用,但它们也可以在整个工作日单独使用。

例如,除了标记其他用户、分配任务以及对聊天消息做出反应之外,用户还可以实时上传文件并对其进行共同注释。用户可以通过单击从聊天消息转换为视频通话,使用白板来说明一个点,甚至可以远程控制另一个用户的屏幕。

尽管今天的电话系统提供商提供基本的团队协作功能,但大多数用户需要集成他们喜欢的协作工具才能访问更高级的协作功能。

商务短信

业务 SMS文本消息让座席可以通过他们的 VoIP 桌面应用程序或移动设备使用他们的业务电话号码向同事或客户发送文本。

座席可以在他们的台式计算机上输入更长的消息以节省时间,并且仍然可以像在智能手机上一样访问整个文本对话历史记录。在某些情况下,可以将自动 SMS 响应或营销文本消息发送给客户或选择接收公司消息的人。

通话录音

VoIP 电话系统中的音频和视频通话(包括屏幕共享、白板等)都存在通话录音。

无限通话录音通常仅适用于更昂贵的付费计划,但供应商通常会在更实惠的计划中包含至少 3-5 GB 的录音空间。

管理员可以设置公司范围的录音规则或允许用户管理自己的录音。这些录音经过转录,以便用户可以轻松搜索关键字,或者可以通过电子邮件或在团队聊天中共享。

录音可以受密码保护,或者用户可以在对话期间的不同时间暂停和重新开始录音以保护隐私。

商务电话分析

商务电话提供实时和历史员工和客户数据和分析。在大多数情况下,这些分析可通过预制的报告模板或允许用户选择 KPI 的完全可定制的报告获得。

用户可以指定特定的日期范围、个人座席、部门、呼叫方向等。这些报告可以在设定的时间间隔内自动发送,以允许用户密切关注不断变化的趋势。

流行的分析包括:

平均通话时长 拨入和拨出电话的数量(每日通话量) 来电位置 通话时间 呼叫中心放弃率 语音分析 支持请求的常见问题/原因 兑换率 顾客满意度

第三方集成

即使具有上述所有功能,团队成员仍可能需要 VoIP 提供商不提供的其他功能。或者,他们可能只是更喜欢使用他们更熟悉的其他工具。

第三方集成允许团队成员将其他业务通信软件和CRM 系统集成到他们的虚拟电话系统中。

例如,您可以将流行的工作流管理工具(如 Asana、Slack 或 Monday.com)集成到您的商务电话系统中。您还可以集成 Microsoft Office 或 Google 日历等工具来安排即将举行的视频会议或电话会议。

如何知道您是否需要虚拟电话系统

在以下情况下,是时候考虑转向虚拟电话了:

您的企业有大量远程员工,或者您的团队成员在出差或销售旅行、客户会议或服务电话中经常离开办公桌。

您使用多种业务通信工具,并且厌倦了在通话时不断从一个平台切换到另一个平台。虚拟电话系统提供与 CRM 工具等第三方软件的高度集成,因此您可以在单一仪表板中查看所有基本信息。

您的每日呼叫量已超过您当前的可用座席数量,或者在过去几个月内呈指数增长。您已超出容量的一个好迹象是未接商务电话或语音邮件消息的增加。

业务或员工数量的增加导致您的电信成本飙升

您最近开设了一个新地点,或者有兴趣将您的业务扩展到多个地点。虚拟电话系统使跨多个地点工作的团队成员和远程员工更容易相互联系。它还减少了客户支持解决时间,因为客户可以更快地联系到代表。

什么是虚拟电话系统?以及它的好处

什么是虚拟电话系统?

虚拟电话系统是一种基于云的商务电话服务,它通过互联网连接拨打和接听电话的一种SparkleComm,而不是通过传统固定电话的铜线。

VoIP 服务还意味着用户可以在多种设备上拨打电话,包括台式计算机上的SparkleComm软电话界面、移动应用程序,甚至是笔记本电脑。

来电可以转接到多个电话号码,以防止未接来电并提供更大的灵活性。由于与值得信赖的 CRM 系统和可调拨号速度的集成,可以更有效地管理拨出电话。

与传统的商务电话号码相比,虚拟电话所需的硬件也少得多,而且可以在网上快速设置——通常不到一天。

公司可以移植任何现有的免费和本地号码,或在多个区号内选择几个他们自己的免费、本地或虚名虚拟号码。还提供国际商务电话号码。

虽然有些公司可能有不同部门的不同电话号码,但通常每个团队成员或部门都可以通过分机代码访问。

这意味着员工可以通过向客户提供他们的虚拟电话号码而不是个人电话号码来保护他们的手机或家庭号码。

虚拟电话系统如何工作?

传统电话号码仅连接到一条电话线。因此,如果电话号码的所有者没有接听,来电者唯一的选择就是挂断电话并尝试其他号码。

虚拟电话系统不限于特定设备、线路或物理位置。

这是因为它们使用互联网协议语音 (VoIP) 进行操作。当通过虚拟网络进行呼叫时,会在呼叫者和被呼叫者之间建立端点连接。然后语音数据被分解成数据包,这允许数据通过互联网传输到另一条线路。一旦该数据包数据到达预期的接收者,它就会变回语音数据。

拨号时,数字电话号码可以将呼叫路由到传统的模拟电话、您的手机、软件电话和台式机。

呼叫者不再需要挂断并重拨其他号码才能接通所需的通话方。基于云的电话系统可以按可定制的顺序将呼叫转发到多个设备。

虚拟电话系统调用路径可能如下所示:

虚拟号码来电 → 办公室座机 → 台式电脑 → 商务手机 → 个人智能手机 → 语音信箱或同事的电话号码

虚拟电话系统有什么好处?

传统电话相比,虚拟商务电话解决方案具有许多优势。

首先,这些系统具有高度的可扩展性,这意味着公司可以从基本的 VoIP 电话服务开始,并根据需要逐步添加新功能或其他用户。

这意味着电话系统不仅可以根据企业的特定需求进行定制——并且可以随之发展——而且用户将避免为他们不需要的功能付费。

此外,用户可以向他们的虚拟呼叫平台添加多个通信渠道,例如视频通话、在线传真或 SMS 文本消息——这是普通旧电话服务 (POTS) 无法实现的。客户和同事将能够通过该渠道进行连接他们更喜欢,并且所有对话都会自动跨渠道和设备同步,以避免丢失重要信息。

保护远程工作者的 5 个最佳实践

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COVID-19 的影响至少在可预见的未来,甚至可能永远改变了远程工作的动态和格局。突然之间,所有行业的组织都不得不以前所未有的强度和速度扩展远程工作人员。也许更重要的是,IT 必须保护这些员工的安全,并确保他们的互动对组织和他们自己来说都是安全可靠的。

不良行为者热衷于利用流离失所的劳动力造成的攻击面增加,从而加剧了挑战。

如果您是商业领袖、IT 经理或网络安全专业人士,其中一个要点就是为任何事情做好准备。如果您还没有这样做,现在是时候采用最佳实践来保护远程工作人员的安全,这样他们就不会在现在或将来无意中对您的组织或他们自己造成伤害。

保护远程工作的最佳实践有哪些?这里有五个将使您的组织和员工更安全、更安全和更高效的方法。

第一:寻找集成的端到端平台。

例如:SparkleComm统一通信

过去几年困扰网络安全团队的最大问题之一是单点解决方案的激增。有的公司有几十个甚至上百个单点产品。一个带有旨在SparkleComm统一通信的解决方案的集成平台减轻了已经捉襟见肘的网络安全团队的负担。这种模式不仅在支持远程劳动力方面更有效,而且更具成本效益。

第 2 项:利用基于云的安全性实现单一管理视图。

由于依赖多个单点产品,大多数组织使用单独的控制台管理其安全产品,从而形成了可见性孤岛。这种模式在当今环境中不仅效率低下,而且存在风险;它限制了您在所有环境(包括多个云)中获得单一视图的能力。借助 SparkleComm统一通信安全解决方案平台,您可以保护云的每一层,而不管云提供商是谁。您可以在威胁对您的组织造成伤害之前识别、应对和缓解威胁。

此外,在提供安全解决方案方面,SparkleComm统一通信是一种比本地基础设施更有效的模型。借助集成的端到端云平台,您可以更快地部署创新,同时简化和加速发布警报、更新保护、识别威胁、管理策略和确保安全远程访问所涉及的流程。

第 3 号:立即开始构建零信任架构

随着向远程工作的意外转变,零信任架构正成为许多组织管理用户身份和访问的关键。使用零信任架构,该模型是“从不信任,始终验证”。这意味着来自每个用户的每个请求都经过实时身份验证、授权和加密。虽然零信任的价值从未受到质疑,但一些组织在如何无缝且经济高效地实施零信任方面存在问题。客户拥有巨大的优势和机会,因为他们可以通过许多组织已经在使用的解决方案(例如SparkleCoom统一通信)轻松地在整个产品组合中采用零信任。

第 4 名:通过自动化和智能实现 SOC 现代化

SparkleComm统一通信、人工智能、自动化和共享威胁情报正在彻底改变安全运营中心(SOC)的世界。如果您的组织没有利用这些功能,您将打一场失败的战斗:您将无法留住最优秀的人才,也无法跟上擅长使用自动化和机器学习的对手发动广泛的攻击。

现代 SOC 应该是云原生的,建立在具有内置自动化、人工智能和机器学习功能的安全信息和事件管理 (SIEM) 基础之上。根据 IDG 的一份名为SEIM 转变:云如何转变安全运营的报告,云原生 SIEM 不仅管理成本低得多,还将提供改进的响应时间和更好的用户体验。

例如,像 SparkleComm统一通信这样的云原生平台服务于安全操作的所有四个方面: 收集云规模的数据;检测威胁;使用 AI 调查威胁,并通过常见任务的内置编排和自动化快速响应事件。SparkleComm统一通信通过与现有工具、应用程序和其他安全产品集成,帮助保护整个企业。可以部署为一项服务,以减轻您自己的 SOC 团队的负担并利用SparkleComm统一通信的安全专业知识。

第 5 号:建立持续的网络安全培训和意识

并非所有网络安全挑战都可以仅靠技术来解决。在当今的环境中,许多员工都是第一次远程和在家工作。这种转变发生得很快,许多员工从未接受过基本网络安全卫生方面的培训,例如使用强密码或不将同一设备用于业务和工作应用程序。

零信任等解决方案可以提供帮助,但网络安全培训、意识和实践也无可替代。即使网络安全团队远程工作,也可以在不中断工作流程或生产力的情况下进行培训。现在不是忽视远程劳动力网络安全培训的时候;现在是加强它的时候了。

采取下一步行动

对于许多组织来说,这是——也应该是——网络安全的一个转折点。远程劳动力的快速扩张正迫使公司应对现代安全挑战,并转向集成、端到端、自动化、基于云、集中管理且日益智能化的安全模型。

SparkleComm统一通信拥有帮助任何规模的组织应对这一转变的战略、解决方案、专业知识和愿景。有关您的组织如何利用最佳实践来保护您的远程劳动力的更多信息,请查看本文和整个特殊信息中心中引用的文章和资源。

什么是 VoIP VPN?以及它的优势

远程工作的兴起 帮助将团队成员的生产率提高了 近 50%,大大提高了团队员工的满意度,甚至降低了员工流失率。

尽管管理人员最初可能担心员工在无人监督的公司时间会做什么,但令人惊讶的现实是,让团队成员在家工作的能力比许多人预期的要多得多。

但是,远程工作有一个主要缺点:当团队成员使用自己的设备和网络访问软件、敏感的客户端数据以及拨打/接听商务电话时,可能会增加安全威胁和隐私问题。

尽管 呼叫加密、双因素身份验证和呼叫日志等VoIP 功能有助于防止或识别异常活动,但仍有安全漏洞和隐私陷阱需要注意——尤其是在涉及您的在线行为时。

使用 VPN 进行 VoIP 通话增加了额外的保护和隐私层,有助于内部和远程工作人员保持SparkleComm安全。但是什么是 VPN,如何使用 VPN 来提高业务通信的安全性?

什么是 VPN?

VPN 或虚拟专用网络是一种安全应用程序,可在 Internet 和您用来访问它的设备之间创建隧道。

隧道对您的 ISP(互联网服务提供商)和您访问的网站隐藏了您的实际 IP 地址,从而有效地允许您匿名浏览互联网。

但是VPN实际上是如何工作的?

VPN 网络连接到全球数百个,通常是数千个不同的专用服务器。(您可以选择首选的 VPN 服务器位置。)

当您使用 Internet 时,VPN 会通过自己的专用服务器重定向您的 IP 地址和请求,屏蔽您的真实 IP 地址、您当前的位置和其他敏感数据。它会加密您的数据,使您无法在线被跟踪,不仅提供隐私,更重要的是提供SparkleComm更好的安全性。

VPN 使用协议——允许您的设备连接到 VPN 服务器的不同方法——为您的特定设备和需求提供最佳体验。

请注意,代理服务器与 VPN 并不完全相同——尽管许多 VPN 提供商也提供代理服务器作为一项功能。

代理服务器还允许您在本地路由器或远程服务器上访问 Internet,同时看起来好像您位于与实际不同的位置。不同之处在于 Web 代理仅加密您的 Web 浏览器流量,而 VPN 会重新路由和加密您的所有 Internet 流量和 Web 活动,包括下载、在线聊天、游戏等。VPN 还可以在多个设备上运行,而代理只能在配置了它们的设备上运行。

VPN的好处

VPN 为住宅和企业用户提供了一系列好处。

首先,VPN 可以让用户规避 Internet 访问和使用限制,无论这些限制是全国范围、学校范围还是工作场所范围。

这不仅意味着您将能够访问在您所在国家/地区或特定建筑物中可能无法轻松访问的网站和在线应用程序,而且您将能够利用 VPN 的强大功能获得更好的购物优惠和运费,是的,甚至可以访问您非常喜欢的所有外国电视节目。

但是,尽管 VPN 可以用于娱乐用途,但它们可以为您的工作场所和 VoIP 电话系统提供真正不同的功能——尤其是考虑到互联网协议语音电话相对于传统座机提供的优势。

VoIP VPN的优势

鉴于 识别数据泄露甚至可能需要 228 天(更不用说控制泄露所需的 80 天),因此您可以采取的任何措施来保护公司数据的安全都是无价的。

VPN 可以阻止网站应用程序和站点访问您的 企业 VoIP 电话系统 和客户数据,帮助您避开烦人的定向广告,并确保黑客无法访问信用卡信息或帐户登录等信息,他们可以用来冒充您的公司。

VPN 的其他优势包括安全的流媒体和下载、更安全的文件共享和团队协作,以及防止 DoS 攻击、数据包嗅探和公共 Wi-Fi 黑客企图。

VoIP VPN 还允许企业解除封锁应用程序,如 Google 和其他可能在某些位置被地理封锁的通信工具。由于 256 位加密,VPN 还为您的商务电话增加了额外的安全层。

此外,能够选择您的确切位置有助于您节省大量的 国际或长途电话费用。

额外的 VPN VoIP 通话优势包括: 1、防止带宽限制,提高语音通话质量 2、由于数据节流预防,更快、更一致的服务 3、网络可扩展性 4、允许远程团队成员从任何地方安全地访问业务通信软件

高科技合作需要更高水平的知识产权保护(二)

高度可用且安全的平台:勾选所有选项

成功的业务协作始于在队友之间建立信任。但要为在线协作创建一个安全的空间,您需要一个高度可用且安全的平台。SparkleComm统一通信的方法是在我们架构的每个级别设计强大的安全措施,以确保数据完整性和保护。

在我们的服务背后,您将看到我们的安全、数据中心和云服务架构的支柱,其中包括以下关键功能:

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“五九”正常运行时间

我们通过实时灾难恢复在我们服务的每个位置完全冗余,确保为我们的客户提供 24/7 的业务连续性。事实上,我们的数据中心有“五九”正常运行时间,达到 99.999%。

认证和标准

我们通过了 ISO 27001 审核的数据中心认证,并提供控制以满足信息安全的机密性、完整性和可用性 (CIA) 原则。为防止您的通信被拦截,我们在所有端点之间提供传输层安全 (TLS) 和安全实时传输协议 (SRTP) 加密。

服务质量

我们通过独立于本地提供商或电信运营商的专用主干网提供连接,并提供全球本地接入号码。如果需要,我们可以为您提供直接连接到我们云的 Direct Connect 电路。我们利用音频和视频的 Opus Interactive 代码以及音频的 G.722 编解码器提供高清语音和视频。您可以通过我们的报告仪表板主动监控电话系统的通话质量表现。您可以主动解决潜在问题或在细粒度级别进行故障排除。

预防诈骗

我们通过访问控制、检测控制和使用限制来防止长途电话欺诈,让您对国际电话进行精细控制。我们的全球安全部门会主动监控您的帐户,以检测不规则的通话模式并防止欺诈性收费。

SparkleComm对领先安全的承诺

过去的一年强调了我们对高可用性和安全性的坚定承诺的价值。正如高科技公司所了解的那样,如果在最需要的时候解决方案不可用,则利用统一的视频、消息电话的集成能力不会动摇。保护您的创新和协作 IP 对于作为混合劳动力一起创新的分布式技术团队至关重要。这就是我们所做工作的本质。

单击此处了解有关SparkleComm领先的安全性和保护协作 IP 的承诺的更多信息。