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选择适合您业务的最佳沟通工具的7个技巧

为您的独特业务找到合适的交流工具可能会很困难，但是我们有一些提示可帮助您进行搜索。 

1.寻找一种多合一的解决方案 

将所有通信需求集中在一个地方（例如文件共享，团队消息传递和视频聊天），可以减少不同应用程序之间的切换。就像劳格科技的SparkleComm统一通信平台那样，它是新一代的融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。 企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

根据最近的研究，员工每天在不同的应用程序之间跳转超过1000次。这种低效率乍看起来似乎很小，但是却加重了时间的浪费，任务的遗失和错误。

简而言之：功能越多越好。 

2.查找整个团队会喜欢的工具

您的团队成员的年龄和技术娴熟程度很有可能导致他们喜欢不同的工具。购买新的通讯工具时，请考虑每个人的能力。干净，简单的平台可提供真正直观的功能，可以极大地促进员工热情地发挥出所有能力。 

较温和的学习曲线对您的团队和业务都有好处。这意味着花在培训和挫败感上的时间更少，而花在进行重要工作上的时间更多。让您对技术不太满意的团队成员参与测试，可能是一个好主意，以确保您找到一种使他们的生活更轻松而不是压力更大的产品。

3.安全是关键

听说过“ Zoombombing ”吗？今年，各种规模的远程团队都了解了安全连接的重要性。如果您的企业处理敏感信息，这将是两倍：思考金融，教育，医疗保健，保险和高科技。

如果保密性对您的团队和客户很重要，请找出您研究的通信工具可提供多少层安全保护。（例如，劳格SparkleComm提供了七层安全性，这似乎很难被击败。）

每个人都在谈论远程工作的好处……但是，让我们真正了解一下潜在的陷阱。切换到分布式团队时，可能会遇到一个主要问题：沟通混乱。

当您无法步行到同事的办公桌问问题时，很多翻译可能会迷路。有人可能会在电子邮件中误解您的语气，一项任务可能会完全落空。实际上，根据最近的一份报告，协作和沟通是远程工作人员最大的两个挣扎。

您需要做的最后一件事是放慢速度，这可能意味着生产力和收入的损失。幸运的是，有负担得起的工具旨在使每个人（无论在哪里工作）都保持密切联系。

在这篇文章中，我们将看：什么是沟通工具，为什么拥有一个沟通工具很重要以及选择适合您业务的最佳沟通工具的7个技巧。

什么是“沟通工具”？

简而言之，通信工具是数字解决方案，可以帮助团队协作并提高工作效率。在工作场所进行交流的方式有很多，所以自然地，市场上有许多服务于不同关键目的的工具。从团队消息传递到SparkleComm视频通话，从项目管理到任务管理，无所不能。

所有这些工具的共同点是，即使您不在同一空间，它们也可以帮助您和您的团队进行实时连接。

为什么沟通工具对企业很重要？

您是否曾经在永无休止的“回复所有人”电子邮件链中迷路？还是有如此多的会议而您无法完成任何工作？

你不是一个人。我们每天在收件箱中挖掘并在不必要的会议上浪费了几个小时，这些会议本来可以是快速的消息或电子邮件。尽管在线交流工具不一定会消除所有电子邮件或会议，但它们可以帮助您更有效地与他人合作。

例如，组消息传递和聊天工具如SparkleComm即时通讯系统使您可以发出快速消息，而项目管理工具则可以帮助雇主监视项目并快速确定任务的优先级。

考虑到这些事实，可以理解为什么有那么多应用程序旨在帮助我们更快地沟通，更好地协作并最终在更少的时间内完成更多的工作，这是可以理解的。

不过，要知道哪种工具最适合您的业务可能仍然很困难。因此，我们编译了以下通讯工具列表。无论您是一家初创业公司，还是经营财富500强的公司，此列表上都有一个适合您需求的解决方案。

好处5：更高的客户保留率

较高的客户满意度往往会导致更高的客户保留率。“客户保留率”衡量的是您保留客户多长时间。

当客户知道他们将与能够迅速处理问题的知识渊博的代理商建立联系时，他们会更愿意与您保持联系，因为他们知道他们会获得更好的体验。

好处6：更高的座席生产率

基于技能的路由对代理和客户都有好处。一个明显的好处是更高的座席生产率。

座席人员不会闲着等待电话或其他交互的进入。相反，他们将根据自己的技能来处理客户问题，因此会有一系列与其能力相匹配的生产性工作。

好处7：更高的座席满意度

让自己呆在座席上一会儿。您是新代理商，并且收到来自客户的聊天消息。她有一个您在工作中尚未解决的问题，更重要的是，您不记得在培训期间会遇到这个问题。

您现在正面临解决此问题的压力，只是您不确定如何解决。首先想到的是与主管联系，并问他该怎么做。他建议您将互动交流给经验更丰富的同事，因此您可以这样做。

如果发生这种情况的次数足够多，您将对工作感到沮丧。您不会想保持自己没有成功所需的技能或工具的位置。

您也可以从经验丰富的代理商的角度看待这种情况，该代理商正在处理基本的客户交互。对于具有七年经验的代理商而言，仅处理基本问题将很无聊，员工没有太多机会将他们所获得的所有知识都很好地利用（帮助客户）。那个特工会感到与世隔绝，并可能将所有这些技能带到其他地方。

基于技能的路由可确保座席处理适合他们的交互，因此不会给任何人带来过多挑战，也不会使他们获得的工作挑战性不足以保持其兴趣。

好处8：效率更高的联络中心

代理进行交互的效率很低，处理时间增加，这意味着交互变得更加昂贵。但是，当具有正确技能和知识的座席与客户打交道时，首次呼叫解决的机会就更大。

此外，基于技能的路由缩短了其他客户与代理商打交道所需的时间。具有其他技能的业务代表可以自由地与客户交谈。

好处9：管理联络中心更加简单

由于基于技能的路由是联络中心软件（如SparkleComm）的功能，因此管理员无需担心确保特定座席处理特定的交互集，该软件会自动进行处理。

取而代之的是，管理人员可以专注于提高绩效，留住代理人以及以其他方式为联络中心创造价值。

在您的联络中心获得SparkleComm基于技能的路由的好处

劳格SparkleComm联络中心软件具有基于技能的内置路由。基于技能的路由可带来更好的客户体验，更快乐的座席以及更高效的联络中心。

讲授全球重要性的课程

SparkleComm视频具有拓宽学习体验的能力，并最终提高了学生的参与度和生产力。

SparkleComm视频教学中的视频协作可以超越传统的关于事实和等式的书本学习课程，帮助塑造更美好的明天。

SparkleComm视频工具可以帮助创建虚拟笔友，学生可以在教室，学校甚至各个国家/地区相互联系。

学生可以与世界各地的其他孩子合作，建立跨文化的理解和强大的全球认同感。

这项合作有助于扩大学生的世界观和其他文化的知识。

SparkleComm视频会议可以教会人们宽容，接受并鼓励新的思维方式，这些经验将持续一生。

可以从任何地方学习，并可以在日常生活中定期应用。

视频协作以无数种方式扩大了教室的视野。

随着学校和教师发现并制定结合视频的创造性教案计划，全球各地的学生都将从中受益。

现代SparkleComm视频技术正变得越来越容易在教室中使用。

并为教室提供了更多有用的信息，为改善学习体验的无限潜力打开了大门。

强调：

基于技能的路由使客户与最适合解决他们的问题和疑虑的座席相匹配。

基于技能的路由会带来许多好处，包括提高客户满意度和保留率，以及更高的座席满意度和生产率。

基于技能的路由是针对呼叫中心（如SparkleComm）精心设计的协作通信平台的一部分。

客户是否曾经与您的联络中心联系过，并与根本不适合处理客户问题的代理商联系？答案很可能是“是”。没有任何联系中心能够一次成功地将客户带到正确的座席，其成功率达到100％。

但是，您可以采取一些措施来成倍提高您的成功率。您可以实施基于技能的路由。请继续阅读以了解它可以为您的联系中心带来的好处。

什么是基于技能的路由？

基于技能的路由是一种使客户与最有能力解决问题的代理商相匹配的技术。它是市场领先的基于云的联络中心软件的内置功能。

基于技能的路由如何工作？

我们将通过一个示例来说明基于技能的路由的工作方式。 乔恩购买了新的扬声器，但将它们连接到计算机时遇到了问题。他致电联络中心以解决问题。基于乔恩的问题，他与弗兰克有联系，弗兰克专门研究如何将扬声器连接到计算机。

好处1：客户第一次找到合适的代理商

基于技能的路由最明显的好处就是客户可以第一时间找到合适的代理商。

没有人愿意浪费时间或精力与无法帮助他们的经纪人交谈。实际上，这足以使客户放弃像土豆一样的品牌。研究显示，在与公司互动期间，从代表转移到代表之后，有41％的客户停止使用产品或服务。

好处2：改进的首次呼叫解决指标

当客户被路由到合适的代理商时，代理商在第一次交互中解决客户问题的可能性就更高。首次呼叫解决指标是衡量联络中心健康状况的重要指标，它可以显示您能够在首次联系您时为您提供帮助的客户数量。

好处3：减少平均处理时间

平均处理时间的度量标准衡量代理处理客户交互所花费的平均时间。

基于技能的路由使交互可以转到最适合处理这种情况的座席。由于该代理的经验，解决该问题所需的时间会减少，因为这是熟悉解决方案中的常见问题。

好处4：更高的客户满意度

先前的两个好处会影响另一个重要的联络中心指标：客户满意度。

这是有道理的，当经验丰富的代理商可以快速解决您的问题时，您往往会对公司更满意，这使我们获得了下一个好处。