新年前有4个糟糕的电话会议习惯

电话会议礼节:虽然当然不难遵循电话会议的不成文规则,但要注意一些不良的电话会议习惯,这可能会使您的其他呼叫者发疯(无论他们是否告诉您)。尽管其中一些电话会议的禁忌似乎是常识(例如在会议晚些时候打来电话),但您可能会对其中一些不良习惯多久会损害所有参与者的电话会议整体体验感到惊讶。新的一年即将来临,我们认为我们应该分享一些最糟糕的电话会议习惯。

1.给会议带来噪音

当另一个呼叫者加入时,您是否曾经在电话会议中与其他人聊天,突然之间听起来好像您在一家热闹的咖啡店中?参加会议时,请注意周围环境以及通话中可能带来的周围噪音。如果必须从嘈杂的设置中拨打电话,请确保在不讲话时至少使您的线路静音,以将背景噪音降至最低。

2.扬声器给它打电话

谈到将噪音带入会议中,没有什么比免提电话更能引起噪音,回音,反馈和通话质量下降了。尽管我们意识到扬声器在某些情况下是必不可少的,但它们通常是各种电话会议干扰的根源。根据我们的客户支持团队每天处理音频质量会议问题的集体经验,除非绝对必要,否则我们强烈建议不要在电话会议期间使用免提电话。

3.分心的会议

也许您在星巴克排队,或者在收听电话会议时开车带孩子回家放学。无论您正在做什么,无论您在多任务处理方面的表现如何,都将无法全力以赴。如果您打算参加重要的电话会议,请尝试调整您的日程安排,以便您以及所有其他参加电话会议的人都可以。

4.晚点打电话

您是否曾经尝试过悄悄地潜入办公室会议室开会,却遭到同事严厉的不满而招呼?就像您想准时参加商务会议一样,按时参加预定的电话会议通常同样重要。除了可以调适呼叫开始时可能发生的任何重要的通知和介绍之外,准时呼叫还可以确保您加入电话会议不会引起任何可能引起呼叫中断的名称公告或输入提示音。进展。

了解有关不良SparkleComm电话会议习惯和会议最佳实践的更多信息

如何改善呼叫中心性能

呼叫中心操作员只是人,这就是为什么他们不能始终保持相同的高性能水平。

但是,每项业务背后的主要思想和含义是在提供利润的同时提供出色的客户服务。

这是呼叫中心可以提供帮助的地方。

他们充当公司与客户之间的调解人和信息提供者。

尝试让您的工作场所愉快而有效

您可以通过改善工作场所的关系来提高客户服务代理的效率。

它甚至不必非常辛苦——可以尝试非正式会议,而不是可能降低绩效和效率的正式会议

一杯简单的茶或咖啡和一次可爱的会议可以为提高呼叫中心的整体生产率铺平道路。

别忘了神秘购物

神秘购物是了解您的员工与客户打交道的方式的理想方式。您可以找到专业的“购物者”来了解呼叫中心的工作方式。

不要小看外部观点。他们可以从不同的角度看待您的呼叫中心,因此,您将获得一种全新的方式来查看呼叫中心的工作效率。

动机很重要

交流,交流,交流。每个呼叫中​​心和每个座席都需要一点动力,以便能够产生更好的性能并提高生产力。

有许多方法可以达到最佳的座席效率水平。

与每个座席单独交谈,以找出哪种类型的奖励是提供卓越绩效的最佳奖励。

即使在呼叫中心,培训也很重要

练习的人可以取得更好的结果。

这不仅在体育运动中,而且在呼叫中心中都是如此。

如果您要问如何提高呼叫中心的性能,答案是:定期培训。

最重要的培训是第一培训,应在雇用新代理人时进行。

速度是提高客户满意度的关键

每个客户,无论是现有客户还是未来客户,都希望主要解决他们的问题。

这意味着根据呼叫中心所关注或专长的领域(销售,退货),应尽快解决所有问题。

首先,应该对座席进行充分的培训,使其能够在第一次通话中迅速有效地解决所有问题。

呼叫中心软件必须清晰简单

为确保您的座席始终了解他们的工作情况,请为他们提供一个聪明的呼叫中心软件——SparkleCallCenter呼叫中心系统。

SparkleCallCenter呼叫中心系统 ,简称SparkleCC。它以SparkleComm统一通信的软交换技术为核心。

在支持传统语音VoIP、传真、短信接入的基础上,还可支持WAP、彩信、视频和流媒体等传输。

该软件可以非常直观、快速舒适地找到数据。并且应位于云中。

因此,您可以随时随地从任何地方访问它,这可以使事情变得更容易,以防发生意外问题。

将您的呼叫中心视为活体

每个公司都在发展。这比涉及具有标准座席数量的呼叫中心的方式多。

从不断变化的角度看待它,您会发现工作将以更高性能的形式返回。

公司只能和员工一样好。您对它们的投资越多,呼叫中心的效率就越高。

什么是“敏捷”团队?(三)

敏捷团队应该有多大?

您的敏捷团队的最佳规模将根据其正在进行的项目规模和所涉及工作的性质而有所不同。但是,作为一般规则,敏捷团队应具有五到九名成员。 

在Scrum的引导指定对Scrum团队应不小于三,不超过九个。这是因为密切合作是敏捷和Scrum方法的关键。但是,有些企业可能拥有敏捷团队,其中有10人以上,也许不可避免地涉及到反复试验的因素。每个公司都有其自己的特定工作文化和考虑的实践。

敏捷团队的角色是什么?

Scrum模型指定了四个关键角色:Scrum主管,产品所有者,项目团队和利益相关者。 

还要记住迭代和改进的重要性。在每个Sprint的末尾,您都应该准备好最终结果,可以将其交付给客户。这并不意味着它必须是一个充实而完整的项目,但是它确实需要生产一个最低限度可行的产品。

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但是,敏捷团队成员执行的精确任务可能相差很大。没有关于谁应该做什么以及何时做什么的硬性规定,但这就是重点。 

敏捷的基础项目管理

敏捷方法已在客户服务中(例如在呼叫中心)以及许多较小的项目中得到越来越广泛的采用,而不仅仅是在软件开发过程中。 

实际上,从小处着手可能是试验敏捷过程的最有效方法。有人认为敏捷流程最适合于较小的项目,但是,只要您正确地应用它们,高级和复杂的项目也可以从敏捷技术中受益。

看一下您正在进行的不同项目,然后选择一个可以为采用敏捷方法打下良好基础的项目。这将使您能够研究团队结构并收集有价值的见解,然后将其应用于大型项目。 

首先,您需要某种任务管理工具。您可以购买或注册一个新的,某些通信平台内置了此功能,可以使事情变得更轻松。例如,劳格SparkleComm统一通信桌面和移动应用程序具有一项功能,可让您创建任务并将其分配给自己和队友,设置截止日期,甚至对其进行颜色编码以使事情井井有条。然后将这些直接添加到您的小组对话中,以便每个人都可以看到它们。

你可以了解一下敏捷团队如何使用SparkleComm统一通信平台不仅可以更有效地进行交流,而且可以更好地跟踪任务。但是,在选择初始项目作为敏捷流程的测试平台时,请避免选择以下内容:

已经在进行中的项目

需要超过一两个月才能完成的项目

那些(或可能变得)特别复杂的项目

至关重要的项目

什么是“敏捷”团队?(二)

敏捷团队的一个关键特征:他们倾向于跨职能

在他们之间,各个团队成员应具备手头项目所需的所有必要能力和经验。这使他们可以更自由组织,还有助于促进持续集成以及更流畅的工作流程。这包括设计和测试等技术能力,以及包括决策和相关领域知识的业务知识。但是,所涉及的确切角色和职责要比最终结果和整体功能重要得多。敏捷过程的全部重点是,当项目需要时,各个团队成员可以在角色之间切换。 

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敏捷方法的跨职能性质有助于团队成员充分利用他们的才能,而不是将他们限制在一个相当狭窄的角色中。

此外,从团队消息传递到视频会议语音呼叫,建立良好的沟通渠道,可以极大地受益于这种跨功能的协作。敏捷团队可能分散在世界各地,为了高效地开展工作,他们需要一个将所有这些选项结合在一起的交流平台。

一个集所有功能于一身的通信解决方案是对于敏捷团队远程办公的理想选择。例如,劳格SparkleComm统一通信应用程序在一个地方具有多个通信渠道。SparkleComm除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS/Android/Windows/macOS),采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话电话会议视频会议即时消息、文件传递,而不用担心信息遗漏、延迟和误发等,从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

如何建立敏捷团队?

一旦确定了一个适合敏捷团队的项目,然后就需要组建和组织该团队。 

在选择团队成员时,请尝试选择您认为适合敏捷方法的人员。这是一种非传统的方法论,这就是为什么它要求通常具有开放思想的人的原因。为您的敏捷团队选择合适的人员和技能至关重要,但您还需要确保他们掌握合适的项目管理工具。毕竟,如果他们所拥有的工具不足,即使是最有能力的工人也将难以胜任。   SparkleComm可以帮助将远程团队紧密联系在一起,并使他们更加敏捷。SparkleComm视频会议非常适合进行虚拟的每日站立,回顾和积压会议。借助SparkleComm视频会议,您可以发送即时消息(方便与各个同事进行快速接洽)并拨打商务电话,以及组织视频会议,它将您所有的商务沟通需求集中在一起。

呼叫中心到底是什么?

如今的呼叫中心远不止这个过时的短语。它们更复杂,但最重要的是——仍然绝对相关。

我该如何接您的电话

让我们从一个简单的呼叫中心定义开始——一个处理入站和出站呼叫的集中部门。

它为处理白天的大量电话做好了充分的准备。负责所有呼叫的人员是呼叫中心代理。

他们通常使用的是客户支持(入站)和电话营销(出站),但这在很大程度上取决于公司的类型。

如今,许多支持工具和软件可帮助呼叫中心进行客户细分和更有效地解决问题。

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呼叫中心的三种操作方式:

典型的呼叫中心直接位于办公室中。

许多公司仍然采用这种方式——所有的硬件,软件和整个代理团队都直接位于办公场所。

如果您决定内部处理所有呼叫,则可能会帮助您“完全控制”。

另一种选择是外包呼叫中心服务。

有许多拥有所有相关技术和训练有素的人员的专业呼叫中心。通常是大型公司喜欢此选项。

外包的另一个层次是基于云的呼叫中心

此类呼叫中心可以通过计算机或智能手机进行访问,并且由于基于云的软件而可以工作。

最常见的呼叫类型(入站或出站)取决于业务的专业化。

但是,如果只有一种类型占优势,我们可以区分这两种类型的呼叫中心

  • 入站呼叫中心–专注于客户支持。

    呼叫中心代理解决问题,提供信息并回答有关产品的问题。

  • 外拨呼叫中心–专注于电话销售和研究。

    呼叫中心代理会呼叫特定人群以展示产品或收集重要的研究信息。

什么样的东西往往是比较(有时错误地)到呼叫中心与另外一个呼叫中心

例如SparkleComm统一通信中的SparkleCallCenter呼叫中心系统 。

主要区别在于:

呼叫中心仅专注于电话呼叫,而SparkleComm呼叫中心则处理多种渠道(电话,电子邮件,社交媒体,实时聊天等)。

从整体上看,您必须自己决定哪个公司的产品(一般呼叫中心的产品或使用SparkleComm呼叫中心)最适合您的公司。

对于一家公司而言,拥有一个呼叫中心是非常必要的。