您的企业需要什么才能在混合工作中取得成功(二)

2.重新考虑“工作场所”的含义

当每个人都在办公室工作时,工作地点意味着实际的地方。但是混合工作改变了工作场所的定义。尽管办公室以及它们提供的所有会议室和分组讨论空间仍然是重要的组成部分,但混合工作场所需要灵活地将虚拟空间包括在内,在这些虚拟空间中也可以进行沟通和协作。 

在考虑在混合环境中完成工作的地方时,仅考虑办公楼是不够的。公司还必须考虑如何构建和支持在线协作空间。这包括引入诸如SparkleComm统一通信之类的解决方案,该解决方案使工作人员可以在单个应用程序内无缝地进行消息传递,会面和呼叫,并保持这些通信的组织性和上下文关系。

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3.将灵活性扩展到数小时,而不仅仅是位置

混合工作的美妙之处在于,它使员工可以自由地执行工作的各个方面,而这对他们来说是最有意义的。例如,一个人可以在家中准备一个深入的销售平台,然后进入办公室,将其展示给合作伙伴或潜在客户。

但是,要充分发挥其潜力,混合工作模型也需要灵活的工作时间。越来越多的公司告别了传统的朝九晚五。为什么?因为不是每个人在正常的办公时间内都尽其所能,或者总是可以随时待命。 

尽管有时候团队中的每个人都可能需要有空,但是释放夜猫子来燃烧午夜的油或早起的鸟儿可以在白天抢先一步,这可以使员工发挥最大的生产力,并可以提高工作满意度。

4.避免微观管理

正如混合工作意味着结束使用“在座位上的时间”作为绩效指标一样,它还需要标记结束凝视员工的肩膀以确保他们完成工作。这不是因为在其他地方进行工作可能会妨碍经理人员查看员工的工作日。微观管理仅仅是一种不良的管理实践,会侵蚀信任和生产力。 

取而代之的是,考虑到通过照顾支持混合型员工的最佳工作(包括为他们配备所需的工具和开放的交流流程),工作人员将更有能力完成工作。归根结底,如果得到有效管理,结果将说明提高生产率和混合工作可以提供的参与度。

尽自己最大努力的自由 

随着企业将办公室工作的最佳部分结合起来,并在家中工作,成为灵活的新型混合模型,未来将充满激动,但是没有必要着急。

现在,我们有很多信息可供参考,以了解如何在新的混合模型中为员工提供最佳支持。尽管毫无疑问,混合工作将继续发展,因为我们会发现最适合我们独特团队的工作,但现在是重新评估做法并探索可带来最佳结果的工具(如SparkleComm统一通信系统)和流程的好时机,无论员工在哪里工作。

您的企业需要什么才能在混合工作中取得成功(一)

强调:

66%的员工希望保留灵活的工作选择。如果“ WFH”结束,则三分之一的人也准备退出。

企业正在转向混合工作,即员工可以在办公室和家庭之间灵活地分配时间。

混合工作环境中的成功与完全远程或办公室内的成功看起来截然不同。   enter image description here

变革往往来得很缓慢,然后一次就完成。以工作为例。几代人以来,大多数人的工作通常是9到5。尽管在过去十年的大部分时间里,人们都在谈论远程工作(并且采用缓慢),但要使其在一夜之间成为普遍现象却很难。 

但是工作的发展还远远没有完成。随着我们向未来迈进,许多公司可能会降落在办公室和远程站点之间的某个地方,为员工提供混合工作安排。

在远程工作中取得成功

一年前采用远程工作的速度很快,但也取得了巨大的成功。研究和轶事证据均表明,员工的生产力非常高。尽管另一方面,家庭和办公室生活的模糊会使人感觉像我们一直在忙。 在2020年期间得分的提高反映了必须适应一夜变化的本质。无需考虑周全的策略,快速转移到远程工作更多地是在整个过程中进行完善和改进的实验。

下一个领域:混合工作

随着大流行的消退,我们准备进行另一项过渡——混合工作。 

根据微软的说法,73%的员工希望保留灵活的工作选择,而66%的雇主正在考虑适应混合工作的新办公室设计。Google首席执行官正式宣布了他们自己的以混合方法为中心的工作计划。

但另一方面,只有一小部分人准备完全放弃办公室。尽管对于在家办公和办公室办公之间的最佳分配方式尚未达成共识,但大多数人都同意,对于许多员工而言,前进的工作生活将由两者结合而成。 

但是,与急于实施远程工作不同,此下一个转变既允许并要求进行更大的计划,包括研究一些在灵活的混合工作时代中无处可寻的古老工作场所习惯。

1.拥抱开放式沟通

劳格科技,我们将沟通视为组织的命脉,几乎支持我们所做的一切。大多数企业都需要有效和高效地合作,对于混合型工作场所而言更是如此,在混合型工作场所中,强大,持续的沟通实践成为在家,办公室和其他地方工作的员工之间的联系者。

早在上班期间,公司的沟通通常是自上而下的,请求来自高层管理人员,然后向下进行。但是,要支持灵活,混合的组织的需求,沟通就必须保持流畅和持续,并使用适当的工具(如SparkleComm统一通信系统)和流程来支持所有团队和职能内部以及所有团队和职能之间的开放性。

适用于投资咨询的兼容云通信:真的有可能吗?(二)

寻找您可以信赖的云通信合作伙伴以确保合规性

如果您正在为您的投资顾问寻求云通信解决方案,那么在合规性问题上应考虑哪些因素?这是您的云解决方案应解决的一些通信合规性问题的示例:

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投资顾问合规计划:此SEC规则要求投资顾问创建,维护,审查和修订正式的书面合规政策和程序。当组织中指定的合规人员可以通过您的云通信平台(如SparkleComm统一通信)和关联的API访问易于审核的记录时,遵守此要求会变得非常容易。

电子消息传递:根据“账簿和记录规则”,投资顾问必须制作并保留所有与建议,建议等有关的书面通信的副本。寻找一种可记录,存储和监视电子消息的云通信解决方案,保持遵守该法规。

网络存储,第三方安全功能的使用:根据SP规则,顾问必须采用针对管理,技术和物理保障措施的书面政策,以保护客户记录和信息。根据法规S-ID,顾问必须制定和实施防止身份盗用的书面计划,该计划旨在检测,预防和减轻与开设受保障帐户或任何现有受保障帐户有关的身份盗用。根据这些规定,顾问必须与他们的云提供商合作,以确保正确配置了他们正在使用的任何网络存储解决方案,确保云供应商对存储解决方案进行了适当的监督,并且顾问维护了适当的策略和过程以确保合规性。

隐私和退出通知:根据SP规例,顾问必须在不迟于与客户建立关系时(每年一次)向客户提供清晰明显的通知,以准确反映其隐私政策和惯例,并每年向其发出清晰明显的通知。他们的客户准确地解释了选择不向非关联第三方披露有关该客户的非公开个人信息的权利。劳格SparkleComm云通信解决方案可以促进跨所有渠道的所有披露通信的标准化和自动化。

跨分支机构计划:对于通过多个分支机构运营的投资咨询,合规性可能比平时更为复杂。每个分支机构都必须遵守《投资顾问合规计划规则》中的一套书面政策和程序,并且必须在整个多分支生态系统中维护可审核的记录。跨所有分支机构位置的通用云通信解决方案可以充当统一元素,这是合规目的的主要事实来源。

云通信平台或应用程序可以降低风险,提高安全性并提高合规性的另一种方式是与使用AI和机器学习等先进技术的API集成。例如,根据最近的OCIE风险预警,开放式通讯平台与使用多因素身份验证的AI驱动的API结合使用可以使投资咨询减少凭证填充的发生,这是一个越来越引起人们关注的问题。

类似地,与使用自然语言处理进行对话分析的支持AI的API集成可以帮助顾问检测何时以及如何与客户联系以实现更有成效的参与。

有了正确的SparkleComm云通信平台,所有这些事情都是可能的。为什么不亲自看看合规的云通信平台可以为您的咨询服务做什么?今天就向投资顾问索取SparkleComm统一通信的演示吧。

适用于投资咨询的兼容云通信:真的有可能吗?(一)

作为更大的数字化转型计划的一部分,投资顾问无情地转向基于云的通信平台和应用程序时,投资顾问在利用云技术时是否真的有可能保持通信合规性?

为什么当今的投资咨询正在拥抱云通信

尽管从整体上看,金融服务行业在采用云技术方面进展缓慢,但变革之风正在为投资咨询服务集聚力量,这主要是由外部因素(例如全球大流行,使人与人之间的交互作用不见了,客户不断增长)推动的偏好数字互动。

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这是一件好事,因为云技术为投资咨询带来了巨大的收益,其中包括:

更好的客户和员工体验

提高运营效率

减少间接费用

快速部署并提高可靠性

改善业务连续性和灾难恢复

改进的工作流程和协作

增强安全性和合规性

作为一个恰当的例子,考虑一下当今投资顾问与投资者沟通的方式。根据2019年对650多个投资者的调查,投资者偏爱的沟通渠道包括电话,短信,社交媒体消息,类似SparkleComm这样的统一通信平台,电子邮件和网站内容,仅举几例。 

相关研究表明,通过社交媒体、统一通信系统或短信与投资者互动的趋势在2020年呈增长趋势,并且没有放缓的迹象,各个年龄段的富裕投资者都在某种程度上使用社交媒体、统一通信或短信与顾问进行沟通

有专家在评论研究人员的发现时指出,这表明金融专业人士需要在合规性约束范围内寻找方法,以在这些平台上与客户进行交互,因为社交媒体不太可能不再成为人们生活中的关键组成部分,这是最富有的投资者。

投资咨询的安全性和合规性挑战

投资咨询必须满足安全性,合规性和治理控制方面的严格要求。咨询公司必须确保数据,身份,设备和应用程序的保护,同时还要遵守GDPR和CCPA等全面法律。 

但是,除了这种类型的限制之外,投资咨询还受监管机构(包括证券交易委员会),联邦金融机构审查委员会的广泛合规要求和指南的约束,监管机构和商品期货交易委员会。除此之外,还有很多各种单独的法律,而且投资咨询所面临的合规性挑战也变得十分复杂。

在这种情况下,转向云解决方案似乎有点违反直觉。许多人认为云固有地不如本地解决方案安全。但是,通常情况下,感知与现实有很大的不同。

为什么从安全性和合规性的角度考虑云通信?

关于云与本地部署的相对安全性,云业务模型为云服务提供商提供了巨大的市场诱因,使云服务提供商将安全性放在比最终用户组织通常更高的优先级上。云服务提供商可以负担聘请经验丰富的系统和漏洞管理者,其规模经济性使其可以提供全天候的安全监控和响应。

尽管合规性和安全性的最终责任在于投资咨询,但与了解法规环境的信誉良好的云提供商合作可能是迈向更好合规性的重要一步。

设计良好的云通信平台或应用程序特别适合维护通信合规性的任务。例如,可以将所有通信(包括电话,文本,语音消息,视频聊天,聊天机器人交互以及通过SparkleComm统一通信平台发送到社交媒体平台的消息)进行记录,安全地存储,并可以在云中进行访问以进行审核。 

一个安全,可靠的云通信解决方案如SparkleComm可以确保在所有端点和位置以及传输中保护所有通信。这意味着呼叫记录,呼叫日志,SMS,MMS,音频和网络会议以及团队消息传递通信都可以符合相关准则。 借助统一的SparkleComm通信平台,可以在所有通信渠道上对任何要求的披露进行标准化,这也达到了合规性标准的要求。

适用于商业的统一通信功能

enter image description here长期以来一直对统一通信(UC)产生的冲击不是那么统一。用户可以在一个应用程序中发送消息,在台式电话上拨打电话,然后使用另一种会议工具。由于UC产品实际上更加统一,因此今天这种分歧不太明显。

1.高品质的音频和视频

企业仍将拨入语音服务视为一项重要的UC功能。由于组织在大流行中制定了在家工作的政策,因此视频的采用率在最近几个月猛增。现在约有90%的公司将视频会议作为其在家工作策略的一部分。

归根结底,如果音频和视频不起作用,则其他所有内容都将变得毫无意义。就在几年前,人们还认为语音和视频是独立的应用程序。现在,语音和视频正在融合为一个应用程序。

2.易于使用

易用性也是重要的会议功能列表中的佼佼者。最终用户,尤其是远程工作的新手,希望使用易于使用的技术。拉扎尔说,例如,他们希望按时开始会议,并通过浏览器或一次性安装的客户端轻松参加会议,客户端在安装后自行维护和更新。

界面的直观设计也很关键。用户不需要阅读手册来了解如何使用应用程序。像SparkleComm受欢迎的部分原因是因为它以视频为中心并且易于参加会议。但是加入会议可能太容易了,因为供应商还需要以SparkleComm的形式进行越来越多的安全检查。

易用性对最终用户很重要,但它可能会与IT的首要问题之一冲突:安全性。并且,随着SparkleCommUC产品在这个远程协作时代受到关注,IT和其他业务领导者越来越重视视频会议候机室,安全性和加密。

3.会议笔录

SparkleCommUC平台都朝着实时会议记录的方向发展,从而消除了用户在会议期间做笔记的需求。通过不做笔记,用户可以在会议和时刻中得到更多的参与。

智能的,基于AI的转录功能(一种新兴的UC功能)可以详细说明会议期间谁说了什么,确定会议要点并概述了会议中出现的任务。此外,完成转录后,分析可以创建词云以向用户显示会议中讨论最多的主题。然后,用户可以在词云中单击一个术语,以将其带入转录中的该主题。

4.屏幕共享

屏幕共享是另一个较旧的功能,仍然有用,尤其是当员工在家工作时。实际上,屏幕共享是必不可少的关键功能,拉扎尔说。没有它,组织将无法拥有完整的UC服务。

顾名思义,屏幕共享使用户可以在会议期间实时共享其桌面和设备(包括文件)的屏幕。当团队需要在视觉文件(例如建筑设计和工程原理图)上进行协作时,此功能特别有用。

多年来,屏幕共享已经实现了一些创新,包括无线屏幕共享和文件的远程双向注释。

5.消息和聊天

消息传递功能已经发生了转变。SparkleCommUC功能分开的地方,消息传递现在更加动态并与其他工作流集成在一起。

例如,在SparkleComm会议之前,消息和相关文档可以填充虚拟工作空间。会议开始时,文档和消息都保留在该工作区中,以提供背景信息和上下文内容。在团队成员在会议期间进行交谈时,私人消息传递可以作为个人进行一对一聊天的有用反向渠道。群组消息可以保存在会议的上下文中,并链接到文件存储。

轮询也是一项有用的与消息传递相关的功能,可收集来自团队成员的反馈。消息流中的GIF,表情符号和模因也是远程团队进行互动并减轻与大流行相关的在家工作的压力的轻松方式。

6.流动性

移动性是SparkleCommUC的另一个必备功能。组织和团队成员需要具有使用UC系统,加入会议以及通过任何设备连接到会议室系统的能力,而与OS无关。无论是在平板电脑,个人计算机,笔记本电脑还是其他设备上,通过通用界面轻松加入会议的能力至关重要。

7.虚拟背景和SparkleComm视频布局*

虚拟背景可能看起来像个可爱的花招。但是最终用户喜欢它们,并且它们已经成为供应商之间的差异化因素。

例如,对于内部团队会议,虚拟背景使用户可以从该技术中获得一些乐趣,这对于被困在家中的工作人员来说是一个很小但可喜的缓解。无论用户是出现在热带岛屿还是电影背景上,虚拟背景都可以缓解一些在家工作的焦虑并隐藏不整洁的房间。

对于与重要客户的外部通信,虚拟背景为在家工作增加了专业感。公司甚至可以为员工提供具有公司名称或徽标的品牌背景。

另外,视频布局增加了通话中可以看到的人数,这已经成为供应商之间的“一大差异”。

SparkleComm统一通信和协作软件具有许多功能。有些比其他有用。尽管以下功能并未在前七项功能中名列前茅,但仍然值得一提:

通话录音。尽管此功能在某些情况和行业中似乎很重要,许多用户记录会议,但对记录不做任何事情。 流程整合。SparkleCommUC产品可以与人们常用的其他业务应用程序集成,例如日历和电子邮件。开发人员还可以使用API将其他应用程序与SparkleCommUC产品集成在一起。 分组讨论室。通过此功能,会议主持人可以将参加者分配给小组,小组将分别开会,然后返回主会议。

显然,SparkleCommUC多年来已经发展了,随着SparkleCommUC产品成为完全形成的工作中心。