成功远程会议的完整指南

会议是现代工作生活的主要内容。无论是一群执行董事会成员讨论整个公司的关键决策,还是一群设计师聚集在一起找出创造事物的最佳方式,企业都是由人经营的,并由协作和讨论推动。但在实体会议变得越来越困难的时代,人们如何保持这种团队合作意识?远程会议是一种虚拟会议,可以通过笔记本电脑甚至移动设备完全在线运行,让企业员工即使身处不同的空间也可以交流和分享想法。

如何召开有效的远程视频会议

远程视频\语音会议技术很普遍。当然,在过去日子中,我们看到了该领域的增长,并且有许多不同类型的虚拟会议软件可供人们使用。但另一方面,远程工作的人可能会发现他们突然经常开会。参加远程电话会议非常容易,以至于日记中挤满了关于任何事情的会议。那么,如何召开有效的远程视频\语音会议呢?

在每次远程电话会议之前,确保与会者设置了会议将持续的特定时间量,并确保它不会超出。无论是短短的 15 分钟还是整整一个小时,都要严格遵守时间。

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会议本身取得成功的关键是明确的议程。在视频\语音会议之前将议程发送给与会者,以便每个人都知道将涵盖哪些要点以及以何种顺序进行。然后有条不紊地处理这些要点,确保每个人都有自己的发言权,并且可以针对每个要点采取具体行动。

通过不偏离视频会议的持续时间和要涵盖的要点,您的SparkleComm远程会议将更加有效,并且您可以专注于在一天的剩余时间里做好工作。

远程电话会议软件

有许多不同类型的远程会议软件可用,您选择的软件在很大程度上取决于可用的功能。虽然 Skype 之类的东西可能对一对一通话有用,但它不适合举办一百人的活动。这就是 SparkleComm 之类的东西派上用场的时候,它是专门为企业设计的。

远程会议工具

您可能希望为远程会议考虑的工具种类是您通常希望在实体会议中找到的工具。能够共享您的屏幕、举手提问以及与您的日历或其他协作工具无缝集成,这些功能都可能会影响您选择的远程会议软件(我们建议使用SpaerkleComm )。

SparkleComm智能虚拟会议助手的作用

SparkleComm智能虚拟会议助手的作用

这是一个协作的时代,伴随着数字化的发展,云和AI技术的逐步成熟,依靠电子及数字结构的通讯,让我们的生活发生了翻天覆也的改变,同时也改变了我们在工作中团队合作和会面的方式。举行物理的面对面会议的时代已经渐行渐远。如今,企业将更多地依赖基于网络协议(IP)的网络会议应用来实现团队或客户之间的沟通。

为了改善SparkleComm网络会议体验,SparkleComm会议研发团队通过对人工智能驱动的虚拟会议助手的开发来提高会议参与度,并减少执行会后活动所需的时间,使之更贴近现实。 enter image description here

SparkleComm虚拟会议助手常见功能包括:

-会议开始、录制和结束等会议中操作的语音控制

-自动记录和转录

-辅助功能,例如隐藏式字幕

-实时语言翻译等包容性功能

-会后活动的自动化设置,包括后续会议安排和任务分配

通过SparkleComm智能虚拟会议助理改进会议体验的好处:

智能虚拟助理能够提高会议效率,而且越来越多的企业希望能使用提供智能虚拟助理的网络会议系统,从而获得以下好处。

-能节约每次会议的会前跟进安排和任务管理,至少10 -18分钟

-减少或消除会议转录和翻译相关的费用

-通过在团队协作工作区中存储会议记录,以方便团队后续访问从而提高团队效率

-能减化会议进程中与记录相关的干扰,使会议过程更加专注于会议内容,从而优化会议时间。

当然,您在考虑虚拟助手功能时有多种选择,其中包括:利用SparkleComm统一通信平台内置的虚拟助手功能,或者单独购买以及第三方云托管服务。 enter image description here 首先单独购买需要考虑系统间的兼容性且会造成费用的增高,是三者中最先被排除的一个选项。

其次第三方云托管应用程序的使用会产生多个合规性、治理和安全问题。其中最主要的原因是,使用第三方应用程序意味着企业将在SparkleComm通信平台之外共享会议内容,例如一些帐表、笔记和文件。这样很难确保在会议中共享或生成内容的完全安全性、数据可能丢失以及加密控制程度。在使用第三方云托管前您需要对第三方应用程序中对端到端加密,将数字权限管理 (DRM) 控制扩展到会议记录和其他内容的能力以及最重要的安全功能评级进行综合了解。

此外,使用第三方虚拟助理可能会限制将会议内容、工作流程和SparkleComm统一通信平台集成的能力。而使用SparkleComm统一通信平台内置的虚拟助手就不会存在这些问题,可以轻松地访问会议参与者,并维护现有团队空间内的所有会议内容和笔记。

虚拟助手的费用和节约优势

在节省费用和提高生产率方面,SparkleComm智能虚拟助手的好处显而易见。但在使用前,企业管理者仍旧应该全面的评估通信解决方案的适用性,结合企业自身需求,着眼于那些能最适合的企业通信会议平台解决方案,并确保可以轻松地将安全策略应用于所有会议内容。

桌面软电话的 5 个主要优势

当您听到“桌面软电话”这个词时,很自然地会认为它是一款真正的桌面电话,但事实并非如此;术语桌面软电话实际上是指允许用户通过 VoIP 拨打电话的软件程序或应用程序。它使您的台式机或笔记本电脑能够充当功能强大的商务电话。 enter image description here 采用最新的技术和SIP标准,桌面软电话因其提供统一通信的能力而赢得了许多企业的青睐。除了您对电话系统的所有期望之外,满载桌面软电话还提供许多标准桌面电话无法提供的特定优势,包括地理灵活性、财务效率、消息传递、在线状态以及许多其他支持团队沟通和协作的功能。

地域灵活性:随时随地工作

SparkleCommVoIP 是一种与位置无关的技术,这使得桌面软电话用户可以完全移动,只要他们可以访问互联网。这使员工能够在任何地方保持一致的办公室体验。

作为接入企业PBX系统的最佳工具,SparkleComm桌面软电话可以作为PBX的全功能办公分机在全球范围内运行。在家或早上在咖啡店使用的笔记本电脑,安装满载SparkleComm软电话,例如用SparkleComm软电话,可用于拨打电话,设置客户访问,将来电转接给其他人部门,甚至检查未接电话录音和语音邮件。值得注意的是,几乎标准桌面电话的所有典型功能都具备。更妙的是,它还有助于避免漫游通话费用并在通过公司电话线拨打电话时保持企业身份。

对于那些经常出差的人,除了桌面软电话外,一些 VoIP PBX 提供商还提供协调的移动软电话以提供更大的移动性。通过将SparkleComm安装在您的智能手机上,您可以随时随地通过您公司的电话线拨打商务电话。

群聊和消息传递:整合协作

数字化转型时代已经开始从根本上重新定义商业通信。语音不再是与同事保持联系的唯一方式,甚至不再是首选方式。相反,群聊、即时消息和内容共享现在是基础。一个强大的桌面软电话可以帮助实现这一切。它为您的员工提供了更动态的沟通方式。只需单击鼠标,您就可以向企业目录中的任何同事发送即时消息,或开始群聊以进行头脑风暴会议。有时,还可以即时共享文件和文档,让团队协作更轻松、更快捷、更方便。

通过将即时消息、群聊、语音呼叫和其他 PBX 电话系统功能等统一通信功能组合在一起,桌面软电话使公司能够在一个平台上保持联系和相互协作。远程工作人员可以通过适合需求的无缝通信体验更紧密地合作。

CRM 集成:与您的联系人保持同步

有效的销售团队依赖于及时性,SparkleComm桌面软电话能够与 3rd 方 CRM 集成,是最有效的工具之一。您有多少次接听电话时不知道来电者是谁,因为该号码未存储在桌面电话的电话簿中?如果您的来电会立即自动打开您的桌面网络浏览器以展开您存储在 3rd 方平台中的来电者详细信息呢?桌面软电话可以让这一切变得非常简单。 由于来电时可以轻松访问来电者详细信息,因此座席可以加快通话速度,从而为来电者提供更好的客户服务体验。

员工在场:消除猜谜游戏

强大的实时状态可见性为呼叫管理提供了战术优势。只需从桌面上查看,员工就可以只呼叫那些有空接听的人,这减少了呼叫等待时间并消除了猜谜游戏。此外,通过了解谁在线且有空,还可以更快、更确定地将来电转接到最佳联系人,减少等待时间、挂断和未接来电,同时提高客户满意度。

可升级软件:节省硬件成本

SparkleComm桌面软电话是基于软件的,这意味着只需利用您现有的计算机或笔记本电脑,您的员工就可以配备功能齐全的商务电话;无需购买任何硬件电话和新布线。想象一下,将您的笔记本电脑放在酒店房间内,您可以立即使用办公室的所有工具。或者增加一名员工只是意味着给他们买一台 PC,他们可以像安装程序一样快速启动和运行。您的业​​务线可以随时随地满足您的需求,无需额外的空间、设备或部署任何额外的电线。

SparkleComm软电话的软件性质也意味着它是面向未来的。硬件老化并最终落入垃圾箱。软件意味着新功能或特性只是一个新补丁或升级。这可确保您的SparkleComm软电话随着您的业务发展而增长,并确保多年来的可靠性。

2021 年的混合赛事:实体与虚拟合二为一

如果您还没有体验过混合会议的众多好处,那么 2021 年是加入并了解为什么它受到全球组织如此欢迎的一年。

无论是股东会议或投资者会议等正式的公司活动、亲密的研讨会、大型贸易展还是娱乐盛会,混合在线活动不仅填补了无法再将大量人员聚集在一起的企业的空白,他们重新打破障碍并扩大企业活动所能达到的可能性。

如果您已准备好在 2021 年成功举办自己的混合SparkleComm视频会议活动,这里有您开始需要知道的一切。

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什么是混合事件?

混合活动将物理世界和虚拟世界结合在一起,因此参与者可以同时在线互动并体验与现场相同的内容。使用先进的SparkleComm视频会议技术,会议、贸易展览和年度股东大会 (AGM)等活动不再仅限于可以亲自参加的人。相反,他们向全球观众开放,他们可以从世界任何地方登录和参与。

随着社会疏远规定继续最大限度地减少允许参加物理活动的人数,SparkleComm视频会议的混合模式不仅是一个必要的现实,它还为使组织者和参与者都受益的激动人心的新创新铺平了道路。

与完全实体会议不同,虚拟研讨会和SparkleComm视频会议是高度可衡量的。该技术允许跟踪参与者并实时收集参与度指标和其他数据。 

选择在线参与还扩大了活动的影响范围,并降低了通常需要飞行和接待重要利益相关者和演讲者相关的差旅费用。

与简单地直播实体活动不同,混合活动使用最新的SparkleComm视频会议技术通过现场投票、问答环节和高清质量的视听等功能促进用户参与,让与会者感觉他们就在现场并参与了行动。

哪些类型的活动适合混合会议?

那么您如何知道您的活动是否适合混合会议模型?好消息是,几乎任何活动都可以通过选择虚拟加入来定制和增强。  以下已证明可以举办出色的混合活动:贸易展览、潜在客户生成网络研讨会、年度股东大会 (AGM) 、投资者更新或会议日、普通会议、分层会议、营销活动、公约、董事会会议、公司通知、产品发布、培训天数、网络广播、视频广播等等。

如何提出混合事件的想法

为您的混合活动提出一个主题或想法可能很困难。那里有无限的可能性,而且由于在线活动非常有市场,组织者觉得他们需要想出一些新的和有创意的东西来吸引尽可能多的观众。

虽然创造性是伟大的并且受到鼓励,但它并不是活动成功的全部以及最终结果。通过遵循一个简单的公式,任何人都可以想出成功的在线活动创意。 

1.从研究您的社区当前感兴趣的主题开始。像Google Trends这样的简单工具可以帮助您了解在线趋势,但也有助于研究您的竞争对手在做什么或对您的客户群进行民意调查。

2.一旦您有了吸引目标受众的主题列表,请将该列表细化为与您的品牌高度相关的主题。

3.从您高度相关的主题列表中,考虑您可以实际接触哪些主持人、赞助商和专家来参与您的活动。您认为会吸引最热情和最引人入胜的演讲者的主题是最适合您的混合SparkleComm视频会议创意。

混合活动的美妙之处在于,您的远程观众仍然可以参与到现场的所有乐趣中。虽然您的活动的目标是达到 KPI 并帮助您的观众取得成功,但不要害怕加入一些轻松的娱乐活动来打破任何枯燥的话题或更长的会议。 

领先的组织都使用SparkleComm虚拟音乐会、艺术比赛和单口喜剧来使他们的混合活动更加令人难忘和身临其境。 

安全第一:7个大流行后的返校提示

2021第2学年仍将大量采用口罩、洗手液和其他安全预防措施,以确保学生和教师的安全。而且,与去年一样,家长和学生对重返学校感到非常恐惧。

学校可以采取哪些措施来保护学生和教师?

学校如何优先考虑安全

学校可以采取以下步骤来确保每个人的安全:

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提供混合学习模型

混合学习是指学生以虚拟方式和亲自上课的情况。混合学习模式可以保护学生和教师的安全有几个原因:

免疫功能低下的学生或与免疫功能低下的家庭成员一起生活的学生仍然可以保持教育的连续性

患有任何疾病(即使是像感冒这样轻微的疾病)的学生都可以在家学习并防止疾病传播

对于担心无法在课堂上保持距离的家长来说,在家学习是孩子保持学习的安全方式

使用正确的技术进行混合学习和交流

以下是管理员必须了解的关于混合学习模型的内容:他们需要一个可靠、安全的平台。这就是SparkleComm统一通信平台非常适合的原因。

SparkleComm是一个统一的通信平台,它是一个基于云的平台,其中包括各种功能:电话视频会议、聊天、文件共享、屏幕共享等,还有呼叫中心功能,可以将呼叫路由到专门的热线来回答问题。

此外,SparkleComm统一通信平台是传达有关不断变化的健康指南和限制的最新信息的绝佳选择。它提供了灵活的沟通渠道,学校可以推送更新,家长和看护人可以通过他们选择的渠道查看更新。

此外,当学校想要与社区分享最新消息时,SparkleComm视频会议会派上用场。它允许大量参与者参加,因此您不必担心错过任何东西。您甚至可以记录会议,稍后将其发布到网上,以便那些无法做到的人仍然可以留在信息循环中。

获得准确信息时分享

不幸的是,冠状病毒导致了另一场大流行——信息不正确。在 2021 年 2 月的一次采访中,有教授指出,大流行导致错误信息(没有正确的事实)和虚假信息(以欺骗为目的传播的虚假信息)的传播。虽然分享错误信息的目的不是为了伤害,但它与虚假信息具有相同的负面影响,后者具有故意破坏性。

学校有责任与学生、家长和看护人、教师和工作人员分享准确的信息。SparkleComm统一通信平台等教育通信工具可以通过短信、电话视频会议轻松共享信息。

内部共享信息

如果有学生生病,其老师通过SparkleComm即时通讯工具发短信通知办公室,那里的工作人员给其他老师发一条信息,告诉他们需要监视生病学生的密切接触者。

通过快速行动和正确的SparkleComm即时通讯工具,教师和工作人员可以防止他们学校发生潜在的疫情。

与家人联系

一些学生(尤其是来自低收入家庭或面临身心健康挑战的学生)很可能无法返回。与这些弱势学生的家庭和看护人联系,使学生能够获得重返学校所需的支持。

SparkleComm统一通信工具提供了多种渠道,可在各种设备上运行,因此很容易与可能只拥有手机的家庭保持联系。

提供行为和心理健康支持

 2020 年 3 月,中国学生的世界发生了变化,他们不能再亲自上学,各地区争先恐后地实施远程学习计划。

在家里,各个年龄段的学生都不得不与承受巨大压力的父母或看护人打交道。有些人失业或减薪,对于全国各地的家庭来说,这是一种压力山大、孤立无援的局面。

心理健康与身体健康同样重要。对于一些学生来说,他们通过学校接受的咨询是解决他们问题的唯一支持。这就是为什么继续以虚拟方式提供心理健康服务至关重要的原因。学校交流工具为学生提供虚拟咨询课程,这样他们就可以照顾好自己的思想和身体。

保护数字信息

在大流行期间保持安全的一部分还意味着保护数字信息。曾经有些地方的学校发生了多起公开披露的网络安全事件。这些事件包括:

教职员工和学生数据泄露

勒索软件攻击

网络钓鱼和社会工程学

拒绝服务攻击

在许多令人不安的案例中,黑客渗透到远程学习课程中,并用令人厌恶的图像扰乱了课程。

市场领先的SparkleComm统一通信平台具有多级内置安全性,可确保数字信息安全。此外,它们全天候受到监控,并提供 99.999% 的正常运行时间保证。

SparkleComm可以作为学校交流工具帮助您有效地共享信息,它提供灵活的通信选项,因此您可以快速轻松地共享准确信息以保护学生、教师和员工。