UcaaS 中的企业电话终极指南

UCaaS 市场正在飞速发展。在全球范围内,它在2020年的价值为258.5亿美元。现在预计到 2028 年将达到近 700 亿美元。这种快速增长的部分原因在于今天谁在采用 UCaaS——不仅仅是中小型企业。由于能够在不中断业务运营的情况下大规模地从本地电话系统切换到云,大型企业也正在采用 UCaaS 从基于云的企业电话中受益。

但企业电话不同于为中小企业设计的统一通信系统中包含的电话功能。如果您正在为您的公司寻找一个平台,您需要确切地知道您从企业解决方案中获得了什么。

在本指南中,我们将揭示统一通信对企业组织的好处,并探索企业电话提供的深度。

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什么是企业电话?

电话是指您的企业用于远距离通信的技术。它包括电话、传真、短信和视频会议

在过去的三年中,这一商业通信领域发展迅速。自 1940 年代以来,企业一直依靠公共交换电话网络 (PSTN) 拨打和接收长途电话和传真。使用这种技术,声音通过模拟电话线传输到电话公司中央办公室的交换机,然后传输到接收者的电话。

随着 90 年代后期引入互联网协议语音 (VoIP) 技术,早期采用者开始使用互联网电话。借助 VoIP 技术,语音数据通过 Internet 传输。这使公司可以节省硬件成本和长途通信。

今天,企业电话提供了企业业务所依赖的所有基本功能——呼叫转移、呼叫保持、三向呼叫、语音邮件和呼叫转移。但是通过SparkleComm UCaaS,您可以获得互联网电话的所有优势以及能够将您的呼叫、文本和传真功能与您的主要业务和协作应用程序集成的统一系统的优势。

企业基于 Internet 的电话提供什么?

借助企业电话,您可以获得更强大的技术、更好的安全性和更轻松的扩展。

虽然详细信息取决于您的提供商,但您可以在SparkleComm UCaaS 中使用企业电话获得以下一些功能:

从一个界面传输文件、共享屏幕、电子邮件和聊天的能力——以及一次完成所有这些操作的能力

轻松自定义交互式语音响应技术、呼叫等待和保持功能

内置业务连续性功能,包括文件备份和实时文件同步

具有符合 HIPPA、GDPR 和其他法规的合规友好功能的电子邮件系统,例如高级电子邮件加密和保护

与您的呼叫中心即服务 (CCaaS) 平台和深入分析和功能集成以确保服务质量,例如呼叫历史记录、服务质量仪表板以及主管的监控、耳语和插入功能

UCaaS 在企业级的优势

使用基于互联网的电话,您不再有依赖电话线的模拟系统的障碍。您的所有通信和协作功能都依赖于互联网,而不是电话公司。这意味着,即使有数百或数千名员工,团队也可以像在同一地点时一样保持联系。

那么为什么不直接使用企业 VoIP 呢?

为了在当今的商业环境中竞争,大多数企业需要的不仅仅是 VoIPSparkleComm统一通信为您提供了企业电话的所有功能和安全性——呼叫、传真、聊天和与数百名员工共享文件的能力,所有这些都在一个系统中。

全国或全球的员工和其他利益相关者可以提供SparkleComm统一通信平台参加视频会议、电话会议、销售演示和培训网络研讨会,并依靠相同的通话和视频质量。

现代SparkleComm UCaaS 将传真数字化,因此您几乎可以立即发送文件,而不必担心跟踪物理文书工作。

而且,您的通信系统和数据可以与其他企业系统一起使用。当您与 CCaaS、CRM 或其他应用程序集成时,数据会在整个系统中实时更新。这为您的团队提供了最新的分析见解和做出更明智的业务决策的能力。

基于云的SparkleComm统一通信使大型企业也能够与完全远程或混合团队一起运营。借助企业SparkleComm UCaaS 和内置的复杂电话,办公室不再需要容纳数百名员工。

这为企业组织开辟了新的可能性,能够缩减房地产成本并扩大人力。

您的公司还可以从更广泛的人才库中招聘,因为员工可以从任何地方连接到您的整个业务系统。而且,它让你成为一个更有吸引力的雇主——根据最近对 12 个国家/地区的 7,250 名员工的调查,45%的人表示,如果他们要换工作,他们只会在提供灵活和远程工作的公司担任新职位选项。

底线是,如果没有企业电话和 UCaaS,在各个方面的竞争将变得越来越困难。

UCaaS 中的企业电话让当今的公司迎接未来

UCaaS 为您提供了将业务通信和协作提升到新水平的工具。无论您是在运行 SMB 还是在企业级别,这都是正确的。

企业电话功能可实现大规模的超精简通信。您可以获得无限制的业务通信方法以及企业级所需的所有功能、集成能力和安全性。

SparkleComm是一个全面的 UCaaS 解决方案,可让您举行上千名参与者的高清质量视频和电话会议,提供与多个流行业务应用程序的完全集成,并提供其先进的统一通信平台的所有功能。

您应该在呼叫中心使用虚拟队列吗?

处理电话突然激增或人员短缺的呼叫中心可能会让客户等待的时间超过必要的时间。客户更有可能放弃呼叫,座席可能更容易感到倦怠。

提供虚拟排队的SparkleComm呼叫中心解决方案有助于解决呼叫量高峰。虽然您不应该仅仅依靠虚拟队列来处理可能导致呼叫者等待时间过长的其他事项(例如人员配备问题),但它们对于呼叫中心来说可能是一项重要资产。

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什么是虚拟排队?

虚拟排队使呼叫中心能够虚拟地保持呼叫者的排队位置,因此呼叫者无需等待。相反,呼叫者可以继续他们的一天,同时让座席有时间不间断地接听客户的电话。

当所有座席都忙于其他客户呼叫时,新来电者将被置于虚拟队列中,而不是被搁置。呼叫者仍然可以选择在线等待下一个可用代理,但可以选择回叫。呼叫者的电话号码被记录下来,当轮到呼叫者与座席通话时,他们会被回拨。

以下是使用SparkleComm呼叫中心系统在您的呼叫中心中加入虚拟队列的一些好处。

提高客户满意度

提供虚拟队列可以有效地减少客户在呼叫呼叫中心时的抱怨。这不仅消除了客户的麻烦,而且还向呼叫者表明您的呼叫中心尊重他们宝贵且有限的时间。更好的满意度可以帮助您建立更强大的品牌。

降低放弃率

许多呼叫者最终在等待与现场座席取得联系时中途放弃。这是呼叫中心最不想要的,这就是为什么采取措施降低呼叫放弃率如此重要的原因。放弃可能会导致更多的重复呼叫,因为客户会再次尝试与代理取得联系。

所有这些不必要的重复呼叫都会给您的呼叫中心系统带来过度的压力,并激怒客户。

消费者的期望正在增加。他们不仅对呼叫中心和其他营业场所的期望更高,而且对事故的容忍度也较低。出于这个原因,呼叫中心经理应该密切关注他们的放弃率指标。

SparkleComm呼叫中心系统的虚拟队列可以通过减少呼叫等待时间来帮助降低放弃率。虽然您可以为您的中心配备更多代理,但即使您的基础架构可以处理过多的代理,这也是一项非常昂贵且劳动密集型的工作。

当然,充足的人员配备很重要。每个呼叫中心都应该有正确数量的座席来处理持续的工作量。这就是有效的劳动力管理预测系统发挥作用的地方,它可以帮助适当地安排座席,以便有足够的工作量来处理工作量,而不会出现人员不足(这可能会使呼叫中心不堪重负)或人员过多(这可能会使呼叫中心花费超过必要的成本)。

也就是说,帮助管理大量呼叫的一种经济高效的方法是利用SparkleComm呼叫中心虚拟队列的强大功能。这对于偶尔激增的呼叫量特别有用,而不是大量呼叫的恒定流。

提高首次呼叫解决率

与让座席同时处理多个客户问题不同,SparkleComm虚拟排队使座席可以专注于他们当前正在接听的电话。这会导致更有效和富有成效的对话,并减少每次客户通话所花费的时间。 

SparkleComm的虚拟排队还让座席有时间提前为回电做准备,并提出准备就绪的潜在解决方案。这最终会提高首次呼叫解决率并带来更快乐的客户。

更好地处理通话量激增

当座席有空时给客户回电时,他们可以减少因呼叫高峰而可能引起的神经紧张情况,尤其是在繁忙时间。反过来,座席也不必担心大量等待等待的呼叫者或被迫匆忙接听客户电话。

虚拟队列的工作情况部分取决于呼叫中心的资源容量。在适当的场景中有效地使用虚拟队列技术可以成为现代呼叫中心的重要资产。虽然处理客户呼叫的最佳方式是在几秒钟或几分钟内接听,但虚拟队列可以成为让客户满意的可靠备份。

在您的呼叫中心配备正确的数字工具已成为成功的关键组成部分。技术正在改变生活的方方面面,包括呼叫中心。随着消费者对他们获得的服务质量的要求越来越高,呼叫中心需要提供服务,而做到这一点的一种方法是确保正确的数字工具到位。

SparkleComm呼叫中心是基于云的解决方案,旨在提高座席效率、提高客户满意度并保护呼叫中心的底线。基于云的SparkleComm统一通信平台不光集成了呼叫中心运营的各个方面,还包括电话、视频会议和团队消息传递

如何进行SparkleComm的语音通话

SparkleComm是一个融合的统一通信系统,它包括但不限于语音通话功能,我们可以对单个或多个功能进行组合,以满足您及企业的需要。本篇文章只是对于如何进行SparkleComm语音通话进行介绍。

SparkleComm的通话功能包括2种类型,其一为网络语音/视频通话,其二为落地普通电话。

首先,你需要下载一个SparkleComm客户端,点击此处可下载。然后你需要一个登录账号,获得方式有2种,第一可以直接在软件上进行注册(注意,此种方式获得的账号仅为试用账号,试用期为一个月),第二通过你的企业管理员进行分配获得。

进入通话页面,直接输入对方的账号,即可快速的进行网络语音/视频通话。或者你可以在通讯录中选择用户进行拨打语音/视频电话。

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正常情况下,在双方APP均在线的情况下,通过拨号盘种呼出的电话均为网络通话,不在线则无法呼叫成功。如果你需要拨打普通电话,请与我们联系,联系电话4001011681或关注劳格科技微信公众号“劳格科技Loogear”联系我们。

SparkleComm会议房间

会议房间

点击会议右侧的管理按钮,选择进入房间,

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进入房间之后若此房间已经邀请过了成员,那么页面会显示成员的姓名、状态、通话状态、号码、角色、账号属性。 成员状态:若成员没有在通话中,显示成员状态为空闲中。 通话状态:通话状态分为:空闲中、连接中、呼叫中、振铃中、通话中、已挂断。 角色:角色分为创建者(拥有者)、管理者、成员。 创建者:又叫拥有者。是指创建此会议的成员。拥有一切权利,比如: 删除会议、转让会议、修改成员角色、修改会议信息等等。 管理者:管理者拥有除了删除会议之外的一切权利。 成员:成员只有查看权限。 账号属性: 点击邀请成员,此时用户看到内部通讯录与在SparkleComm后台管理网站系统里的内部通讯录一致。

用户可以直接勾选通讯录中的成员进行邀请,也可以在搜索框搜索成员进行邀请,也可以点击‘添加外部账号成员’进行邀请。 外部账号:通过点击‘添加外部账号成员’邀请加入会议的成员。 内部账号:内部通讯录里加入有的成员。

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如果用户添加成员错误,在还未点击保存的情况下,可以点击无误成员右侧的删除。

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创建者和管理员可以点击编辑,对对应的会议信息进行修改,或者点击管理下方的修改按钮,对会议信息进行修改。

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在会议房间内,视频会议创建者和管理员可以点击控制面板,对会议进行一些开始会议、结束会议、全员静音、开始录音等等操作。

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点击开始会议,此时被邀请的成员SparkleComm APP会弹出会议电话,成员可以选择接通还是挂断,如果成员选择挂断/未接通,则系统将自动给该成员对应的手机号进行呼叫。

点击管理成员,可以对单个成员进行呼叫、静音、删除等操作,也可以邀请新的成员加入本次会议。成员只能呼叫自己和挂断自己,不能开始会议、全体静音等。 管理员和创建者视图:

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成员视图:

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如何操作SparkleComm电话会议(Web版)

步骤一:打开浏览器,输入地址,进入SparkleComm后台会议管理,如图进入登录页面,输入正确的账号及密码进行登录。

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步骤二:登录成功后,点击会议管理下会议管理菜单,然后点击页面中的“创建会议”,先创建一个会议房间。

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步骤三:点击创建会议后,输入会议名称,电话会议请将会议类型选择“语音会议”,其他暂时可不选,直接点击完成。

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步骤四:会议房间创建完成之后,页面自动跳转到如下界面,点击“邀请成员”按钮,把需要参加会议的人员名称及号码加入到该会议中。

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步骤五:进入到邀请成员界面,点击“+”,输入参会成员的手机号码和名称,然后点击“添加成员”,这样加入的成员就会在右侧已选择成员列表框里显示,把所有成员都加入之后,点击最下方的“完成”。

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步骤六:成员邀请完成后,页面自动回到该会议房间界面。可以查看加入的会议成员信息,可以删除成员及会议管理(呼叫/静音/私语)操作。可以单个成员呼叫,也可以一键式所有成员呼叫即“会议呼叫”。在成员状态,可以看到成员是空闲,振铃中还是会议中。

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步骤七:会议成员的来电及接听,成员直接接听后就进入到了该电话会议中。

iOS手机

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Android手机

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步骤八:会议的结束

两种方式结束会议,一种方式会议成员直接挂断电话;另一种方式,管理员在Web浏览器中操作,将所有成员会议挂断。