你希望的远程工作策略(三)

7.配备正确的工具

进行远程处理具有独特的挑战,但是幸运的是,有许多工具可以使您的分布式团队保持联系。 

如果可以的话,请尝试找到一种工具,该工具结合了您最常使用的功能,从而不必为多个工具付费。例如劳格SparkleComm统一通信平台可以让您在一个应用程序中执行多项操作。  

电话、电子邮件并非始终是最佳选择,因此远程团队应选择提供实时消息传递,视频通话选项以及与其他应用程序例如SparkleComm集成的通信工具

文件管理,设置基于云的文件管理工具也是一个好主意,这样每个人都可以随时访问他们需要的文档和信息。同样,您的应用程序之间的集成在这里可能会有所帮助-SparkleComm统一通信与云存储工具集成,以便您的语音通话录音自动保存到这些工具。

生产力和任务管理,为了确保您的远程团队达到目标,您需要一个任务管理工具,该工具可以使人们轻松地在任何团队或对话中创建,分配,共享和跟踪任务。Asana和Monday.com是一些受欢迎的应用程序,但是SparkleComm的多合一交流应用程序还具有内置的任务功能,可让您在对话中为队友创建任务并为其分配任务。

安全,远程办公意味着许多团队成员将在咖啡馆,联合办公空间,图书馆和其他公共场所接入Wi-Fi网络以完成工作。因此,在过渡到远程工作之前,制定适当的信息安全策略非常重要。确保您的敏感信息存储在安全的云存储平台中,并在连接到公共网络时记住使用虚拟专用网络(VPN)。

8.保持公司文化

有很多方法可以用数字方式维护公司文化,即使您不会看到同事的IRL。 例如,定期的SparkleComm视频会议,对成就的奖励(如礼品卡),以及为团队成员休闲聊天的场所,可以帮助员工团结起来。

还记得我们关于使用能够执行多项任务的应用程序的提示,以便您可以在多种工具上花费更少的钱吗?除了上面提到的任务管理等其他功能之外,劳格科技SparkleComm还可以让您进行屏幕共享和视频通话

9.信任并放手

基于信任,远程工作安排会蓬勃发展。毕竟,比一个人在办公桌前花费的时间更多的方法可以用来衡量一个人的生产力。如果您使用的是项目管理软件,那么很清楚地看到谁在何时何地完成任务。为了与远程团队建立信任,请确保您提供明确的说明和期望,定期提供反馈,并避免进行微观管理。

使您的远程工作策略为您服务

虽然远程工作的热潮只是在最近才开始,但做好准备并没有什么害处。随着员工的分散和数字化,确保您的团队拥有正确的工具和流程以从所需的任何地方完成最佳工作不再是一件棘手的事,使用这些策略可以使您的远程团队立即建立并运行。

你希望的远程工作策略(二)

2.通常交流

良好的沟通是任何成功公司的重要组成部分,但是当您与远程团队合作时,这一点尤为重要。   拥有分散团队的公司需要一种方法,以定期,内部协调的方式对所有员工进行有关公司政策和流程的更新,以使任何人都不会被淘汰。 当然,这不仅适用于公司与员工之间的沟通,也适用于员工与员工之间的沟通。鼓励您的团队相互之间定期召开SparkleComm会议,以使彼此不仅了解项目的最新信息,还可以进行对话并进行一些闲聊。

3.培训主管

除非您要管理远程团队中每个人的日常工作,否则最好确保您的主要经理和主管都接受过处理远程员工的培训。 

由于远程工作仍然是一个相对较新的概念,因此您不太可能拥有经验丰富的人员,并且知道远程工作的所有来龙去脉(以及随之而来的挑战)。考虑创建一个远程工作手册或指南,以便您的经理拥有一套可以参考的准则,并知道在管理远程员工时需要注意什么。

4.顺其自然

即使制定了全面的远程工作计划,您仍可能在工作流程中遇到一些麻烦。 例如,当您在远程工作或与不同时区的同事进行协作时,可能很难协调每个人都可以参加的会议或在截止日期之前进行会议。 为帮助所有人进入同一页面,请确保足够的沟通,在这里劳格SparkleComm统一通信能帮助你实现这一点,设置大量的后续提醒,跟踪时间表的更改,并始终让您的客户知道任何更改或延迟。 

5.定义您的远程工作策略

根据Upwork的说法,大多数招聘经理表示,他们有资源聘用远程员工,但是他们没有必要的程序。在将团队转移到远程工作之前,概述您的期望,与团队中的每个人共享并定期更新。

具体来说,远程策略应涵盖:

可用性:您的员工是否需要在特定工作时间上线,或者他们可以设置时间表?

工具:团队将使用哪些工具进行有效的沟通和协作,例如是否使用SparkleComm这样的统一通信软件?

数据管理:团队将使用哪些工具安全地组织和共享文档和信息?

生产率:团队将如何跟踪项目进度并衡量结果?

6.调整您的招聘期望

当您招聘远程团队时,请注意,有不同的个性和品质对于这些角色特别有价值。

从适应自主权和最小限度的指导,到能够高效地对任务进行优先级排序,远程工作会带来一系列全新的挑战,这些挑战需要某些个性类型。 

如果您希望您的团队(以及您的公司)取得成功,请确保与您的人力资源或招聘团队进行沟通,以使他们知道寻找非常自我激励和强大沟通者的候选人(因为这是其中的两个远程工作的最基本技能)。 刚好在这特殊时期,招聘者可以选择劳格SparkleComm电话会议进行招聘远程工作人员。

你希望的远程工作策略(一)

无论是随处工作的自由还是可以与家人共度更多时间的能力,如今的工人都希望拥有比传统的9到5更高的工作。 员工希望能够设计一种适合他们的工作生活体验,而对于越来越多的劳动力而言,这意味着他们可以远程工作,不是每天去指定的办公室上班,而是希望能够设计一种适合他们的工作生活体验。 

在过去的十年中,远程工作非常流行。实际上,根据劳工统计局的数据,2018年1.44亿工人中约有4200万可以在家工作,这占劳动力的29%。

尽管对灵活工作选项的需求不断增长,并且从提高生产力,节省成本到提高员工敬业度等诸多好处不断增长,但许多公司仍未完全接受远程工作的概念。 

但是随着现代员工队伍的多样化和越来越多的公司开始采用远程办公,今天对于公司和员工来说,确保他们拥有合适的工具来在办公室外完成工作尤为重要。 

在本文中,我们将研究9种远程工作策略,除了从客厅沙发上打开笔记本电脑外,在家工作还有很多。本指南将帮助您立即为公司做准备,并为在企业中建立有效的远程工作文化提供一些有用的建议。 

1.建立灵活的沟通方式

当您有一个远程团队时,您可能会在不同时区拥有队友。因此,请确保您针对每个人的沟通方式制定了策略。会通过视频通话吗?即时通讯?每个小组都有其优势,您应该为团队提供多种选择,以便他们在有一个简单的问题并且可以通过视频进行更深入的对话时发送快速消息。

当您召开大型团队会议以获取整体更新时,能够看到彼此的面孔是使您的远程团队感到更紧密联系的一种方法。劳格科技SparkleComm视频会议平台能帮助您。SparkleComm是新一代的视频会议系统,它从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求,让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备。其语音质量继承SparkleComm的高品质语音质量及视频质量,让参与者犹如亲临现场。

为什么以及如何在电话会议中使电话静音

电话会议可能很麻烦,尤其是在有多个参与者的情况下。

除了处理技术之外,您还必须正确管理呼叫,以便可以高效地召开会议。但是,这并不总是那么顺利。由于参与者位于不同设备上的多个位置,因此每个人都必须遵循正确的电话会议协议。

结果,句子被打乱,通话中断,背景噪音分散了通话中的所有人的注意力。为了有效地进行通话,鼓励所有参与者使电话静音。或者,会议主持人可以选择使用“全部静音”功能。

从大型公司会议到单个演示者呼叫,在几种情况下使电话会议线路静音是有益的。在这些情况下将电话静音可以提供电话会议的优势,例如:

1.清晰的沟通

“能不能重新说一次?”

“抱歉,我错过了。你可以回去吗?”

没有比在电话会议上重复讲话更令人沮丧的了,因为另一行的声音比您的言语还要响亮。电话会议中的电话静音可以使所有参与者清楚地进行通信。

2.高效的会议

没有人喜欢在电话会议上坐得比必要的时间更长。通过静音电话并消除外部干扰的可能性,公司可以通过电话会议进行富有成效的会议。

3.确保适当的会议流程

您是否曾经参加过电话会议,而谈话的方向与预期完全不同?会议组织者可以通过要求所有与会者使电话静音或使用“全部静音”功能来避免这些旁白和出轨。

这样,通话中的每个人都享有适当的会议流程,几乎没有外界干扰。

4.允许一位发言者向所有与会者讲话

公司范围内的通话和演示文稿需要一个人讲话一段时间。如果不静音其他电话或线路,则可能会造成多次中断。

相反,请使其他所有行静音,并在会议结束时提出问题,评论和疑虑。

如何在电话会议中使电话静音

在最近进行的LinkedIn调查中,有65%的人在被问到“您不能没有的会议功能是什么?”时选择了静音按钮。

电话会议中使电话静音的最简单方法是在加入呼叫时要求所有与会者将自己的线路静音。通过简单的会议控件,SparkleComm电话会议用户可以通过单击会议控件中的麦克风按钮轻松地使其麦克风静音。该按钮变为红色表示您的音频已静音。

但是,总会有一两个散乱的人忘记这样做或遇到技术困难。如果背景噪音影响您的电话会议,主持人可以将单个来宾或所有来宾参加者静音。

要使邀请对象静音,请在邀请对象列表中单击邀请对象的名称,然后单击“静音”。在会议面板中,宾客姓名旁边将出现一个图标,表示宾客已被静音。

要使会议中的所有参与者静音,请在会议室左侧的“邀请对象”列表上方选择“使所有邀请对象静音”。会议中所有与会者的台词将被静音。

当然,要使用此功能,您的电话会议平台必须提供它!使用SparkleComm电话会议作为您的公司会议软件。

VoIP系统的优点

通过在传统电话服务上选择SparkleComm VoIP,组织可以利用的优势不仅仅是财务上的。拥抱基于IP的语音服务可以使企业实现无缝连接,从而提高其远程和本地员工的生产力。

让我们仔细研究一下在组织中采用IP语音服务的优点。

1.价格合理的高级功能

SparkleComm VoIP系统凭借其自动话务员和呼叫转移等先进的语音呼叫功能,使中小型企业可以投射大型公司的形象,同时使大型公司看起来更容易接近和访问。与传统电话服务不同,基于IP的电话服务提供完整的电话会议功能,例如内置在其服务中的多方通话,以及其他功能(例如呼叫等待,呼叫者ID等),无需额外付费。这使公司不再需要雇用单独的电话会议提供商来利用这些服务,从而使公司受益。

2.更好的安全性

在这个数据威胁和互联网欺诈日益增长的时代,IP系统语音可以通过利用多年来IP技术的众多进步(例如端到端加密和身份管理)来缓解任何安全威胁。SparkleComm VoIP服务提供商全天候工作,以通过定期的安全审核,软件更新,针对可疑行为的自动警报等确保其网络安全,并确保业务环境永不受影响。

3.节约成本

与传统电话服务相比,SparkleComm VoIP系统往往更便宜,因为语音信号通过Internet而不是传统电话系统传输,这有助于企业节省大量的运输费用。与传统的固定电话服务按月付款不同,如今,许多VoIP电话服务都采用多种付款计划,包括按需付款功能,使公司只能为使用的服务付费。

4.改进的可访问性

除了节省成本外,改善可访问性是采用VoIP系统的另一个主要优势。现代化的基于云的VoIP服务使用户能够从任何地方拨打电话,前提是他们具有良好的数据连接。

在一个迅速走向远程工作的世界中,无论地理位置或时区如何,随时可访问性使企业变得更加灵活和高效。

5.更高的可移植性和更高的可扩展性

与传统的电话服务不同,大多数IP语音电话系统都是高度便携式的,这意味着用户无论身在何处都可以随身携带该服务,自行安装以及立即启动并运行。许多提供商还具有可在多个设备上访问的功能,从而可以随时随地推动无缝通信。

改进的可扩展性是IP服务的另一个优点,这使其成为正在成长的企业的有吸引力的选择。由于在VoIP电话中不需要昂贵的硬件组件或专用电话线,因此它可以随着组织需求的增长而迅速扩展和缩小,而无需购买额外的线路或专用硬件。

6.卓越的语音质量

如今,高速互联网和宽带连接的日益普及促进了当今IP网络上的高质量语音通话。快速稳定的互联网连接和良好的带宽使VoIP呼叫清晰明了,而没有任何延迟问题,延迟或呼叫丢失。除此之外,不断推出诸如降噪麦克风和高级音频压缩之类的创新技术,以确保始终具有出色的语音质量。

VoIP生态系统:主要功能

enter image description here

借助有关什么是IP语音及其在当今企业通信领域中的重要性的入门知识,让我们更深入地研究使现代IP语音电话系统正常工作的一些关键组件。

1.自动呼叫分配器(ACD)/交互式语音响应(IVR)

集成智能呼叫分配和交互式语音响应是大量应用(例如SparkleComm呼叫中心)的关键要素,以确保有效的呼叫路由并降低运营成本。尽管ACD允许联络中心根据给定的协议确定优先级并路由来电,但IVR系统为呼叫者提供量身定制的优质服务。

2.端点设备

端点设备是指管理VoIP呼叫功能所需的所有硬件设备和软件应用程序。这包括可以简单地插入网络的IP台式电话,以及可以安装在计算机或智能手机上的软件和应用程序,可以将这些设备变成虚拟电话。

3.网闸

网守用作流量控制器,在系统中各个端点之间路由呼叫。关守负责控制和管理网络使用情况,从而确保对时间要求严格的语音流量具有优先权。这使企业能够保持其VoIP服务的质量。

4. IP PBX

IP PBX是具有IP连接性的PBX系统,该系统将电话分机连接到公共交换网络,并利用TCP / IP协议栈提供其他音频,视频或即时消息通信。它还为用户执行诸如呼叫转移,语音邮件,总机和呼叫路由之类的服务。

5.媒体网关

这是VoIP组件,它使用诸如异步传输模式(ATM)和Internet协议之类的传输协议实现跨分组网络的多媒体通信。媒体网关还负责使用RTP传输语音数据包,支持各种中继和压缩算法以及管理数字处理资源。

6.媒体服务器和应用程序服务器

在任何IP语音电话系统中,媒体服务器对于集成其他语音邮件功能至关重要,例如语音激活的拨号,自定义呼叫进度音,特殊服务通知,语音邮件转录以及IVR支持等。另一方面,应用程序服务器提供增值服务,例如呼叫转移,等待和转移,专用拨号计划,呼叫详细记录生成,IP网络上的免费拨号服务等。

7.多会议单元(MCU)

多会议单元(MCU)是IP语音服务的不可或缺的组成部分,它允许多个用户同时加入一个音频或视频会议。MCU还可以用于监视会议和对数据流进行代码转换,从而促进具有不同通信协议和网络速度的各种系统之间的同步通信。

8.信令网关控制器(SGC)

信令网关控制器或SGC构成SparkleComm VoIP平台的核心,其任务是将传统的模拟呼叫服务与现代的数字语音呼叫连接起来。除了生成呼叫记录和确保带宽管理控制之外,SGC的某些关键功能还提供对信令系统,语音或媒体呼叫控制协议的支持,以及分配媒体连接。

什么是互联网协议语音(VoIP)?

enter image description here

互联网语音协议(VoIP)被定义为一组硬件和软件协议,可以通过互联网传输和接收实时语音通信。

互联网语音协议(VoIP)是一组硬件和软件协议,可以通过互联网传输和接收实时语音通信。

VoIP支持通过互联网协议(IP)网络传输语音和多媒体内容,从而使电话服务可以通过分组交换协议在计算机网络上运行。通过使用IP以数据包的形式发送语音数据,它使公司可以利互联网作为电话呼叫的传输介质,与传统的电路传输相比,可以节省大量成本并提高灵活性。

互联网协议语音(VOIP)如今已成为标准指南,可以使用VOIP系统而不是依靠传统电话线来通过互联网进行基于语音的电话呼叫。VoIP技术将语音数据转换为数字信号包,对其进行压缩,然后以数字信封的形式通过互联网发送。这些数据包可以在任何VoIP兼容网络上传输,例如局域网(LAN)或广域网。

在本世纪初宽带网络的发展推动下,IP服务语音已经成为一项突破性的创新,它改变了大规模依赖电话通信的公司的格局。当前的全球大流行情况加剧了VoIP在服务提供商,消费者和企业之间的广泛采用,从而为企业通信提供了一种更便宜,更高效,更安全的平台。

根据Persistence Market Research的最新报告,全球VoIP服务市场很可能在2017年至2024年期间呈指数增长。预计到2024年底,收入将达到1945亿元。采用强大的IP语音服务可以促进互联网的转变,使之成为全球统一的电话流量和其他统一通信需求的平台。反过来,这使企业可以在不考虑地理位置的情况下推出无缝通信,而无需依赖传统PBX网络或本地座机。

此外,随着IP电话语音系统以数字数据包的形式传输数据,它使公司可以通过网络发送更多信息,以满足其不断增长的通信需求。借助SparkleComm VoIP,组织可以无缝访问高级应用程序和功能,例如呼叫等待,呼叫转移,固定移动融合,集成现场软件或应用程序等,从而增强了员工的敏捷性和生产力。

由于IP电话语音系统通过Internet协议运行,因此公司可以将其数据安全地存储在云中。此外,许多VoIP提供商通过智能手机,笔记本电脑或平板电脑的在线仪表板,从任何地方提供360度系统管理,从而增强了企业团队的灵活性。

如今,VoIP已成为现代办公工作区不可或缺的一部分,并且在塑造垂直通信的最新趋势(例如SparkleComm统一通信平台等)方面具有相当大的影响力。

使用VoIP最大化生产力—基于云的通信解决方案

SparkleComm VoIP电话服务为拥有1至500名员工的企业提供了一种经济实惠,可扩展且灵活的统一通信解决方案。将电话控制器移出电话柜并移至云中可带来以下好处:

注重安全:增强防御能力和保护组织的技术

24/7技术支持:当您需要专家时

易于实施:我们的专家建议,服务和支持使安装过程变得轻而易举。

基于云的解决方案:从任何位置访问和更新信息

适用于现代员工的沟通和协作应用程序

很容易让个人,团队,企业和经销商能够找到适合其业务需求的统一通信和协作解决方案。

SparkleComm是您进行企业级通信的界面

SparkleComm与任何呼叫服务器或VoIP服务相连,无论您身在何处,都可以访问您的通信线路。

包括功能有:

软电话:具有高级呼叫功能的呼叫-呼叫转移,转接等。

视频会议:即使不在办公室,也可以面对面地与团队联系

云配置:在云中仅配置一次,并将设置下载到设备中。

团队讯息:团队消息在一个窗口中。开始1:1消息或聊天室。

屏幕共享:通过单击将共享的桌面屏幕共享给任何设备上的任何人。

SparkleComm是面向具有远见的企业选择自行管理语音,数据和Internet流量的VoIP中继解决方案。

  • 减少开支

由于IP中继利用企业局域网并替代了成本更高的BRI和PRI,因此降低了与维护和监视单独的语音和数据网络相关的成本。

  • 优化带宽

由于语音和数据服务在企业内部以及与服务提供商的连接上共享相同的网络资源,因此可以优化带宽利用率。

  • 最小化PRI

无论组织的规模大小,都无需多个PRI。

  • 增强业务连续性

通过PBX Admin Portal增强业务连续性,使您能够在服务中断之前或服务中断期间为故障转移需求做准备,并为PBX不可用的情况通过DID管理呼叫转移。

  • 虚拟国外交流

提供虚拟外汇,它支持来自单个Trunk组上多个费率中心的DID。

  • 快速通话路径

由于可以以1的增量添加呼叫路径,而不是在一个较大的块(即完整的23通道PRI)中增加信道容量,因此可以方便快捷地增加呼叫容量。

如何建立,加入和支持远程团队(五)

8.提供持续的培训 

传统的办公环境为您提供了很多发展机会。想要学习新知识或探索新领域的人可能喜欢参加团队会议从其他成员那里吸取经验以此提高自己。 

不幸的是,这对于远程团队来说要复杂一些,在他们解决问题时,您不能只坐在一个更高级的团队成员旁边。在这些情况下,找到替代方案来进行持续的培训和教育很重要。 通过在Airtable或Notion之类的应用程序中建立知识库,您可以将公司的所有资源都放在一个地方,并共享新信息,或者在每个人需要帮助时给他们参考的地方。可以在这些应用程序中引导远程团队成员完成不同的流程,策略和标准。

9.跟踪时间,而不仅仅是输出 

当你的办公桌是在你的客厅,它可以感觉就像你从来没有真正地离开过工作。在线弹出只是再发送一封电子邮件可能简单,而实际上,当其他人都下班后,这封电子邮件将使远程员工的工作量增加几个小时。 

在深夜或清晨工作,它很快就会成为常态,特别是如果希望团队承担大量工作时。当团队成员仅根据他们的输出来衡量时,他们可能最终将所有醒来的时间都花在计算机屏幕后面。 而且,如果仅根据产出来衡量您的工作,而没有按时投入工作,那么它会很快导致倦怠和普遍的不满。 跟踪团队的时间可以帮助您确定是否有人劳累。虽然您不想随意休息或离开办公桌,但对您的团队每天在项目上花费的时间有个大致的了解,可以使您了解分布式团队是否可持续。 此时你可以运用一些很好的时间跟踪应用程序,例如Toggl生成快速摘要报告,使用户可以准确查看他们如何度过自己的时间。

要建立一个分散的团队,请确保您已锁定沟通渠道,从雇用和入职到为员工创造可持续发展的环境而蓬勃发展,对于分散的团队来说,需要进行强有力的沟通,你可以选择劳格科技SparkleComm统一通信平台来实现您的沟通与协作。 如果您的团队不知道该向谁求助,在哪里找到资源或他们需要做什么,那么很难取得成功。 给您的远程队友足够的联系机会,不仅与您保持联系,而且也与彼此保持联系。鼓励他们尽可能进行一对一的SparkleComm视频聊天,并寻找机会让您的团队谈论的不仅仅是工作。 

当您可以创建一种强大的数字文化时,您的远程团队将感觉就像在现场一样紧密相连。

如何建立,加入和支持远程团队(四)

SparkleComm的多合一通讯应用程序使您可以为不同的项目或团队创建不同的组,通过电话和视频通话与队友建立联系,甚至彼此共享文件和屏幕。团队成员不仅可以快速地提出问题并获得反馈,而且还可以轻松地在一个应用程序中进行协作。

项目和任务管理软件。一个项目和任务管理工具可以使您的团队保持专注,并且还可以确保每个新员工都遵循相同的入职流程,而不会遇到任何困难。例如,诸如Asana和Trello之类的工具可让您为项目或任务创建模板。这样,您可以轻松地复制任务,待办事项列表或整个项目,以在入职过程中使用。基于云的文档共享。当您的团队进行远程协作时,来回发送每次都需要下载,保存和重新上传的文档只会让效率不高。它使版本控制变得困难,并且事情可能很快变得混乱。当您加入新的团队成员时(甚至在加入过程结束后),拥有基于云的文档共享应用程序也很重要,团队成员可以在其中访问实时版本的他们随时需要的文件。 

如何支持分布式团队?您已经雇用了合适的团队并将他们带入公司,但是您尚未完成建立分布式团队的工作,您仍然需要将它们设置为长期成功。 现在,让我们看一下如何维持一个可持续的分布式团队。 

7.鼓励有意义的联系

当您在办公室工作时,与同事建立联系很容易,有些人与同事在一起的时间比与家人在一起的时间更多。 但是,当您不能一起吃完午餐或共享相邻的隔间时,这些联系就很难建立。当每个人都处于远程状态时,您需要更加努力地建立那些有意义的联系。 

值得高兴的是现在有了正确的通讯工具,这已变成可能。以下是与远程团队建立有意义的联系的一些想法: 创建一个虚拟俱乐部(例如读书俱乐部)、鼓励在有多名员工的城市举行聚会 、举办年度虚拟年会,员工可以聚在一起选择通过文字聊天或进行SparkleComm视频对话 。鼓励您的团队谈论的不仅仅是他们的工作。寻找机会讨论家庭,嗜好,宠物,运动或其他主题,以帮助您更好地了解彼此并进行有趣的对话。