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我可以跳过哪些团队会议？

了解您可以不参加的团队会议与了解您需要召开的会议一样重要。这里有两种类型的会议，改为电子邮件（或聊天消息）几乎是更好的。

状态更新

在办公室环境中，获取任务或项目的状态通常就像在团队成员的办公桌前停下来询问事情进展情况一样简单。但是对于拥有分布式办公室或在家工作政策的大型团队来说，快速面对面的问题是不会发生的。

想要安排会议来检查项目是很诱人的，虽然如果项目特别复杂并且有很多移动部分，这可能会有所帮助，但大多数状态更新可能不需要他们自己的单独会议。

如何更换状态更新团队会议

拥有一个协作中心，允许团队成员根据自己的时间提供状态更新。这可能是一个项目管理系统或一个聊天工具（如 SparkleComm即时通讯应用程序），您可以在其中向团队成员发送一条快速消息以进行检查：发送消息而不是开会意味着您的团队不需要停止他们的工作正在告诉你他们在哪里。他们可以提供更新、提出问题，甚至获得快速反馈，如果你觉得你真的有很多话要说的话，还可以安排一次新的团队会议，而不会占用他们一天的大量时间。

信息共享会议

您不需要将每个人都聚集在会议室中作为一个小组阅读幻灯片。如果您所做的只是与您的团队共享信息，您通常可以跳过会议。

除非您共享的信息是机密、敏感或紧迫的，否则为什么不直接向您的团队发送有关新项目、产品、服务甚至只是想法的信息？让他们在自己的时间阅读和吸收内容。

如何取代信息共享会议

考虑您要分享哪些信息以及您需要什么样的反馈或回应。您需要确保内容被吸收和理解，还是您的团队只需要知道它可用？

在共享空间中托管您的信息，您的团队可以在自己的时间查看。如果您需要反馈或想提供问题、疑虑或澄清的渠道，请尝试使用您的团队沟通工具。

同样，这也是SparkleComm统一通信应用程序真正闪耀的地方。您不仅可以向团队发送消息，还可以直接在对话中与他们共享文件。 

2. 入职会议

引入新的团队成员通常涉及大量的对话、培训和聚会。你需要熟悉你的新员工，他们需要了解他们在团队（和公司）中的角色。

虽然一些入职任务可以独立完成，但如果没有至少几次面对面（或SparkleComm视频通话）会议，就很难真正欢迎新的团队成员并让他们跟上进度。 

如何在入职时创建更有成效的会议。有一个计划，在每次入职会议之前，无论是一对一还是整个团队，设定一个意图或目标，以便每个人都了解对话的目的。这使您的新员工能够立即了解对他们的期望，以便他们可以专注于正确的材料。此外，它还可以确保您现有的团队做好准备，并且会议可以顺利开始。即使会议的目的只是为了通过破冰相互了解并获得一些乐趣，也要在您的议程中明确说明。

3. 启动会议

启动一个新项目或开始与新客户合作涉及大量信息，而且通常包括难以在电子邮件或群聊中保留的细微细节或见解。召开真正的启动会议还可以让每个人讨论期望、目标和想法，而不会弄乱提要或为丢失重要信息创造机会。

每个人都可以就他们在新项目中的个人部分提出问题，并且每个人都参加同一个会议，团队和部门可以看到每个人如何适应更大的目标。SparkleComm视频会议的屏幕共享功能在这里非常有用。您可以在讨论项目的同时与其他人分享您的项目、提供状态更新、注释或演示。

如何使启动会议更有成效

提前为每个人提供他们需要的信息。启动会议不应该只是分享信息，它是关于扩展该信息以创建满足期望、提供可交付成果和分配任务的计划。

为避免浪费时间，请在会议开始前向每位会议参与者提供他们需要的所有信息。这意味着爆破议程项目、幻灯片、时间表、图像、模型等。确保给每个人足够的时间来回顾并准备好参加会议。

通过取消信息收集会议，每个人都可以提出问题或准备讨论下一次团队会议议程。您可以直接进入下一次每周会议，而无需等待每个人都掌握了速度。

团队会议可以成为创意和协作的绝佳来源。有时，让整个团队团结在一起可以带来一些最好的工作。每个团队成员离开时都感觉自己很有成就感，就像创造了一些真正有价值的东西。

其他时候，团队会议只不过是一个时间槽。会议参与者感到无聊、困惑，并想知道为什么这不是一封电子邮件？并不总是很清楚哪些会议会很有成效，哪些会很无聊。你可能认为一个话题绝对需要当面讨论，结果却发现真的没有太多可谈的。

仅仅猜测如何召开有效的团队会议并不是一个好策略。召开富有成效的团队会议需要一些思考和计划。继续阅读以了解：

您需要召开哪些团队会议

您可以跳过哪些团队会议

使任何（几乎所有）团队会议变得更好的 4 个技巧

我需要召开哪些团队会议？

并非所有会议都是平等的。如果您决定首先召开会议，您可以选择主持面对面会议、在线会议或群聊。您甚至可以使用非会议替代方案（我们稍后会介绍）。 事实上，如果您当前的团队会议不如您希望的那样有效，您可以尝试以下几种不同的会议形式。

大多数会议都适合一些通用原型。以下是通常会议的三种类型——您不能轻易放弃它们而采用替代方案（例如简单的电子邮件）。

1. 头脑风暴会议

即使您是一个天生具有创造力的人，创造性工作也可能很困难。当您试图在孤岛中提出新想法时，通常很难取得任何新进展。

这就是头脑风暴会议重要且必要的原因。尽管这些会议通常不像其他会议那样僵化（因此他们可能会觉得他们的效率不高），但只要让想法流动并相互转换想法，最终会产生一些非常棒的团队合作。

如何使头脑风暴会议更有成效

如果您和您的团队参加每个头脑风暴会议，希望提出一个惊人的新想法，那么您就是在为失败做好准备。对结果施加太大压力会扼杀创造力，并导致团队成员因害怕看起来“错误”而保持沉默。

为了使您的头脑风暴会议尽可能富有成效，请让它们保持移动。让人们提出想法并写下每一个想法——即使它显然是行不通的。等到会议结束，跟进并整理“好”和“坏”的想法。头脑风暴会议的重点不是确定结果，而是让想法流动起来。

您可以相对轻松地作为一个团队进行头脑风暴，即使团队成员来自不同的国家。有一些很棒的视频会议软件如SparkleComm可以让您进行屏幕共享，这意味着您可以实时查看彼此的工作文档。而且SparkleComm视频会议系统还可以让您的团队在您共享屏幕时实时在文档中进行注释。

步骤 4. 在培训当天，使用 SparkleComm Video 的自定义选项确保一切顺利

提前熟悉所有可用的选项。这将帮助您更轻松地展示您的虚拟课堂培训。不要忘记检查您的互联网连接是否良好，以及您的网络摄像头和耳机是否正常工作。

1.禁止迟到者进入

如果你真的想强制准时，你也可以“锁定”会议室（这样在一定时间后就没有更多的人可以进入）

2.让自己静音

SparkleComm Video 在很大程度上减少了背景噪音，但如果您在一个特别热闹的地方，请点击主仪表板上的麦克风形状的图标以将麦克风静音。如果您所处的环境有很多外界噪音，那么也值得考虑购买降噪耳机。

3. 使您的参与者静音

“邀请参与者”旁边的图标会将您带到一个控件菜单，该菜单允许您将参与者的音频静音，以便您可以专注于演示。 SparkleComm 的新隐藏式字幕功能还可以通过自动将所说的内容转换为屏幕上的实时字幕，帮助与会者在嘈杂的环境中跟上演示的进度。这也可以帮助耳聋或有听力障碍的人听懂对话。

4.暂停视频

如果您想在长时间的训练计划中创造休息时间，您可以暂停视频，直到您准备好返回。

5.分享你的屏幕

如果您希望展示您计算机上的笔记或文件，您可以选择与您的参与者共享您的屏幕：例如，如果您在会话期间对参与者进行投票，则屏幕共享功能会很有用。

6.注释您的共享屏幕

使用注释功能直接在屏幕上绘图，以在演示期间突出显示或演示关键点或学习目标。

7.启用非语言反馈

参加者可以在SparkleComm 会议期间使用聊天框提问和表扬，而无需口头打断演讲者。

8.将遥控器交给参与者

有时，员工可能有疑问，需要在您的文档中指出某些内容。您可能还希望他们通过解决问题让每个人都看到来证明他们对问题的理解。您可以通过将他们指定为主持人来做到这一点。

9.共享任务和资源

随着培训计划的进行，您可以切换管理页面上的“文件共享管理”设置，以与员工共享工作表、练习文件、网站页面和任何其他材料。

使用 SparkleComm Video 从虚拟训练中获得最佳结果

与面对面学习相比，虚拟培训课程通常被视为次要的教学方法。人们争辩说，在线讲师指导的培训缺乏“个人接触”，并且错过了课堂或研讨室的现场氛围。

很容易忘记，设置传统培训课程可能会占用大量资源。不要试图完全跳过培训，选择高质量的视频培训软件，如SparkleComm ，它可以保证您的连接可靠、与您现有的第三方应用程序集成以及从任何地方访问。

如何通过 4 个简单步骤在SparkleComm Video 上设置虚拟培训课程

SparkleComm Video使组织几乎所有涉及远距离通信的事情变得非常容易。SparkleComm视频会议应用程序允许您在一个地方向您的团队发送消息、进行视频会议和拨打电话，从而消除协调在线培训和材料的痛苦。您几乎可以在任何时区通过SparkleComm高清视频组织实时虚拟培训课程。就是这样：

步骤 1：注册 SparkleComm

前往计划和定价页面以选择您需要的功能和附加组件。

步骤 2. 邀请参与者参加预定的远程培训课程

在标准计划中，您最多可以在SparkleComm Video 上添加 1000 名参与者。参与者不需要SparkleComm 帐户即可加入虚拟课堂——他们只需单击互联网浏览器中的链接即可加入。

以下是发送邀请的方法：

1. 点击“安排”创建会议或网络研讨会，然后输入日期和时间。创建会议时间时，请考虑每个参与者的时区。然后继续设置音频、视频和日历选项。（如果您想立即开始会议，只需点击“开始”即可。）

单击“安排”后，您可以选择时间和日期，还可以通过使用会议 ID 和设置密码来使您的会议更加安全——是的，该应用程序也有一个深色主题。

2.您可以通过电子邮件（默认为 Google 或 Microsoft 365）或短信，直接从您手机的SparkleComm 应用程序向参与者发送虚拟讲师指导的培训课程 (VILTS) 邀请。

3.您（或虚拟培训师）甚至可以向参与者提供会议 ID，并要求他们在浏览器上登录虚拟课程。

步骤 3. 准备

使用SparkleComm Video，您无需在虚拟培训会议前数小时进行复杂的技术检查和声音检查。但是，辅导员仍然需要能够轻松访问您想要使用的演示文稿和多媒体材料。以下是一些准备技巧——无论您是使用 SparkleComm Video 还是任何其他虚拟培训工具：

1.清理桌面，以便在培训期间轻松访问所有文件。

2.设置第二个显示监视器。这将使您更轻松地管理在运行在线培训时可能打开的材料和程序。确保您没有在浏览器上打开不需要的网站（如社交媒体）。

3.作为主题专家 (SME) 的主持人经常遭受“知识诅咒”。这是一种认知偏见，使他们认为其他人拥有与他们相同级别的上下文和背景信息（情况并非总是如此）。让非 SME 或外行参加试运行（或观察实际的网络研讨会）以评估演示文稿的可访问性。

在研究他的书《1001 种员工参与方式》时，鲍勃·纳尔逊博士对 300 万份员工调查进行了雄心勃勃的分析。他想发现员工敬业度的最大驱动因素是什么。最伟大的是员工认可，其次是职业发展。他发现，当员工从雇主那里系统地获得学习、发展和晋升机会时，他们会更加投入。

研究表明，与接受企业培训支持的员工相比，自主学习的员工将自己的发展视为进入新雇主的垫脚石的可能性是后者的两倍多。

那不是你想要的。

这并不意味着雇主和经理也应该停止赞助员工的培训。这是最低限度的，相反，他们应该积极创造一个有利于培训的学习环境——例如，允许员工在办公时间学习，减轻他们的工作量，并引入指导计划。

随着混合工作成为新现实，部分由于 COVID-19 的影响，虚拟培训和电子学习（预计到2024 年将成为一个价值 200 亿美元的行业）为雇主提供了一个极好的机会，让他们的员工参与新的工作方法。虚拟培训也是新员工入职的有用资源——尤其是当他们无法参加面对面的介绍课程时。

让我们深入研究：为什么您应该考虑在线进行培训以及如何通过 4 个步骤在 SparkleComm Video 上设置虚拟培训课程。

为什么是虚拟培训？

当您考虑通用电气和宝洁等学院公司的成功和声誉时，很容易看出员工发展与公司成功之间的相关性。中小型企业 (SMB) 可以根据自己的规模获得相同的回报。对于中小型企业，远程培训课程通常是更有效的选择，原因如下：

1.虚拟培训更便宜——对雇主和雇员都是

虚拟讲师指导培训 (VILT) 意味着演示者和员工可以节省后勤、差旅费用、住宿、场地和小吃方面的费用。这减少了组织者在几天或几小时内塞满太多信息的压力。这些资源可以改为转移到提高远程学习经验，包括通过SparkleComm视频会议举办实时在线培训课程，来随着业务进行扩展。

2.虚拟培训支持个人学习的方式

如上所述的学习转储并不完全有利于令人满意的学习体验或长期保留。一致的、记录的课程通常更有效。根据“遗忘曲线”理论，如果不应用，大约 75% 的新信息会在一周内被遗忘。

在虚拟环境中进行培训，您可以教授人们学习方式。为了最大限度地提高您的虚拟课程的有效性，可能值得为您的讲师进行培训，以期让他们成为经过认证的虚拟培训师。

3.参与者可以随时随地加入

通过虚拟培训，员工可以访问相同的标准化课程，无论他们是在公司总部还是在外地度假。

想要鼓励采用和参与吗？最简单的方法之一是简单地使远程培训课程更易于访问，例如，通过SparkleComm视频会议系统在不同的时区都可以使虚拟教室更具交互性。

4.虚拟培训让参与者可以自己调整节奏

不同的人有不同的学习方式，借助当今可用的尖端技术，我们可以放弃一刀切的方法。通过录制的电子学习课程或开放式在线课程式培训，参与者可以在需要复习时返回材料。这可以是通勤时的智能手机、办公室的 PC 或远程工作时的笔记本电脑以及类似SparkleComm这样的视频会议工具。

5.虚拟培训更容易定制

某研究员曾说，为了获得最佳结果，个人应该根据他们需要在公司中使用的技能来匹配不同的培训形式和不同的主题。

使用SparkleComm将生产力提高 40%

高科技通常充满了精通技术的团队，他们一直在使用项目管理工具、文件共享系统和 CRM。为了管理整个产品生命周期，科技公司通常拥有自己的大量技术足迹。但是，虽然这些应用程序是必要的，但管理大量应用程序的不断切换会严重削弱生产力并阻碍对信息的访问。随着应用程序切换减少 40%，很明显切换到SparkleComm统一通信应用程序有助于减少这些痛点。

底线：75% 的整体投资回报率

高科技企业需要能够在全球范围内快速优化团队沟通和协作的工具，同时最大限度地减少与部署和管理相关的升级和成本。SparkleComm统一通信提供的多方面业务改进可以帮助推动价值并在每一个环节实现更好的结果，为技术公司带来平均 75% 的投资回报。

启用移动的全球劳动力：SparkleComm勾选所有复选框

作为一家拥有 1,000 多名分布在不同地区的员工的某全球软件服务公司，面临着许多成长型技术组织都熟悉的挑战。由于快速扩张，该公司最近在世界各地开设了新办事处并雇用了数百名员工，但很快发现其以前的通信堆栈无法满足其需求。

原来该公司每个站点的通信基础设施往往是本地化的，而不是集中式的，因此他们在每个站点都有不同的通信硬件，并且缺乏跨各种解决方案的集成。而现在该公司拥有企业级商务电话SparkleComm统一通信平台——它具有自动专业问候语、按姓名拨号的目录、分机、高级路由功能等，与他们作为全球技术创新者的声誉相匹配。

SparkleComm统一通信系统帮助该公司作为一个组织变得更加紧密，这对于像他们这样地理位置分散的公司来说非常重要。现在他们正在把 SparkleComm统一通信在整个集团内推广，他们有很多方式——语音通话、视频聊天、商务聊天，可以轻松地与他们世界各地任何办事处的任何人联系。

为了推动全球创新，高科技公司面临着越来越大的压力，需要吸引（和留住）顶尖人才，最大限度地提高生产力，并在全球范围内推动商业价值——随着组织变得更加分散，这一壮举越来越具有挑战性. 但最近的一项客户调查显示，部署统一的基于云的通信解决方案如何有助于实现这些目标，甚至更多。

跨行业正在向远程工作转变——只有 5% 的企业希望完全回到办公室。但科技公司正处于领先地位，利用云解决方案的员工敏捷性和舒适性来部署创新的新工作场所结构，以实现在任何位置更好的工作。  

我们最近对全国的 400 多个SparkleComm客户（包括 30 家高科技公司的高管和决策者）进行了调查，以更好地了解一体化消息、视频和电话解决方案如何发挥更大的作用在这个竞争激烈的行业中取得成功所必需的敏捷性和效率水平。

即使在不确定的经济环境中，我们的客户也看到了一些严重的结果。继续阅读以了解他们是如何实现的。

使用SparkleComm提高 87% 的灵活性

虽然跨行业正在转向混合和远程工作，但科技行业正在引领潮流。世界上一些最大的科技公司是最早宣布新工作场所模式的组织之一，大大小小的公司都纷纷效仿。向远程工作的转变既满足了员工的偏好，又让全球高科技企业无论身在何处都能聘用最优秀的候选人。这对我们的客户来说是一个双赢的机会SparkleComm统一通信技术为员工提供了可提高其生产力的尖端工具。作为回报，员工体验和满意度上升，从而提高客户满意度和降低流失率。

但作为一些跨行业垂直分布最分散的组织，科技公司面临着更大的负担，需要使用工具来让人们更轻松地在任何地方进行协作和工作。SparkleComm统一通信平台可在任何设备上使用，显著提高员工的移动性，改善对资源和信息的访问，并使 87% 的员工远程完成工作。借助SparkleComm视频会议等新功能，您只需单击一下，就可以面对面地与分布式团队联系。 

使用SparkleComm将工作流程速度提高 50%

工作流自动化通过减少执行低价值（但必要）任务所需的时间、提高准确性以及减少会抑制工作效率并导致组织盲点的数据孤岛，帮助科技公司实现规模化。

但实施这些工作流程可能很复杂且成本高昂——而且部署时间越长，实现有意义的结果所需的时间就越长。 SparkleComm统一通信将高科技公司的部署速度平均提高了 50%，这要归功于与其他必备业务应用程序的数百种开箱即用集成以及用于灵活、可定制集成的 API。

5. 奖励忠实客户 

75% 的消费者表示他们喜欢提供奖励的公司。忠诚度积分、推荐和特别优惠都是向客户展示您对他们的重视程度的好方法。让我们更详细地了解它们：

忠诚度积分：最常用于杂货店和百货公司，当客户花费一定数量的钱时会收集忠诚度积分。积分往往会出现在会员卡上，然后可以在商店消费，从而降低客户下一次的价格。它们激励客户返回您的商店并成为常客。

客户推荐：推荐计划是鼓励客户宣传您的品牌的明智方法。这是一种口耳相传的营销形式，因为您要求忠实的客户将您推荐给他们的朋友和关系。一旦发生这种情况，他们都会得到某种奖励。客户推荐是双重有效的，因为它们为新客户和忠诚客户提供了激励。

特别优惠：这些不一定只会使忠实客户受益，因为特别优惠往往适用于任何客户。但是，诸如黑色星期五或随机销售之类的特价计划提供了购买动机，因为它们只能持续有限的时间。因此，客户不会在决定是否进行购买时犹豫不决，而且很快就会完成，而且也不会那么内疚。 

您还可以通过要求客户进行评论来让他们感到特别。大多数客户会喜欢知道他们的定制受到重视，并希望帮助小型企业取得成功或启动。正面评价可以为您的企业创造奇迹。当对购买您的产品持观望态度的客户看到正面评价时，他们会更愿意从您那里购买。 

SparkleComm联络中心使员工可以在客户案例得到解决后轻松请求评论。这是因为它可以帮助座席组织他们的收件箱并自动发送电子邮件。员工可以将他们的电子邮件管理解决方案连接到任何收件箱，并借助自动填充的结构化消息回复和联系记录来提高工作效率。 这意味着您的代理可以轻松地向满意的客户请求评论，并鼓励他们宣传您的业务。

正面评价对小型企业很重要，因为客户可能会对从他们从未听说过的企业购买商品持谨慎态度。如果他们看到其他客户的好评，他们会更倾向于购买。 

向不满意的客户挥手告别

客户忠诚度就是与您的客户建立联系。这是关于了解他们想要什么并从头到尾提供无缝的客户服务。 

最好的客户是你最大的推动者。他们说服你，购买你的产品，并乐于看到你成功。因此，使用SparkleComm联络中心解决方案和其他出色的产品来专注于快速响应时间、无缝客户旅程和满足您的员工，您将终生留住您的客户。

3. 绘制客户旅程图

最好的企业主知道如何在购物过程中引导潜在用户并影响他们的决定。客户旅程是客户从头到尾必须经历的体验。而且，良好的客户旅程会推动潜在客户前进并促成销售。 

虽然绘制客户旅程图是尝试吸引新客户的好方法，但它也可以确保您的忠实客户再次光顾。如果客户知道从您那里购买产品是多么容易，他们将更愿意进一步快速购买。 

那么，您如何绘制客户旅程图？绘制客户旅程涉及以客户为中心。您需要了解您的客户正在寻找什么，并使旅程尽可能简单。以下是绘制客户旅程时的一些提示。

倾听客户的反馈：倾听客户的意见并找出可以做的不同的事情总是很重要的。在跟踪客户旅程时，客户反馈尤其重要，因为您可以使用调查来确定他们正在寻找什么以及他们如何找到流程。一些公司喜欢使用NPS 调查来衡量客户体验并预测业务增长。在进行调查时不要忘记跟进以查看您的更改是否有所作为。

直观地思考：旅程地图是所有营销人员的绝佳工具。以视觉方式思考并使用图表或插图将有助于更好地了解客户旅程并建立您的接触点。它还有助于找到任何令人沮丧或效率低下的领域。   了解您的指标：了解您的数字很重要。这些应该用于所有级别的业务，并且在计算客户保留率时特别有用。例如，可以通过了解期末客户数量、期间获得的新客户数量和期初客户数量来跟踪客户保留情况。

劳格科技的SparkleComm联络中心解决方案使跟踪客户旅程变得更容易。我们的全渠道分析使您可以轻松查看所有渠道的完整客户旅程，并深入了解任何渠道的座席表现。您还可以获得有关您的团队的表现和客户体验的即时快照。

4.让你的员工开心

如果没有快乐的员工，就不可能有快乐的客户。您的员工就是您的一线员工。他们是每天与您的客户互动的人，因此，确保他们拥有最优质的工具非常重要，这样他们才能提供最佳的客户体验。 

SparkleComm统一通信应用程序可以帮助团队一起工作，以提供出色的客户支持。通过SparkleComm的团队消息传递、视频会议和商务电话功能，它确保所有员工即使不在同一个地方工作也可以进行协作。这意味着员工可以无缝地就客户案例进行交流，而无需交叉布线。 

出色的客户服务是团队的努力，依赖于所有员工的专业态度。SparkleComm统一通信应用程序有助于保持团队联系并使每个人都在同一页面上。 

快乐的员工和快乐的客户也是通过有效的入职流程创造的。如果员工接受培训，从一开始就专注于客户满意度和客户保留，则会全面提供更好的体验。SparkleComm联络中心解决方案通过提供以下功能来帮助座席保持满意：

自动化：因此座席不会在管理员或响应重复查询上浪费时间

呼叫混合：因此座席不必担心在故障线路上丢失客户 

辅导和学习工具：使座席可以不断发展自己的技能并专注于职业发展 

脚本编写：因此座席总是知道该说什么，并且可以自信地回答许多不同的查询 

SparkleComm联络中心解决方案还有助于劳动力管理和优化。凭借收听通话录音和观看屏幕录音的能力，您可以跟踪座席的表现并使用最佳示例进行入职流程。新代理将准确地看到他们期望达到的标准，并准确地了解他们应该提供的客户服务类型。  

当您的员工开心时，他们会喜欢上班并希望做好工作。他们会受到激励，并会发现工作很有价值。所有这些因素都将提高他们的客户支持技能，并使他们能够更好地提供出色的客户服务体验。当您的座席满意时，他们也会确保您的客户也满意。