远程工作和VoIP –使您的虚拟团队更加高效(二)

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VoIP如何使您的虚拟团队高效工作?

团队之间自由交流的障碍之一是成本。尽管某些组织可以为员工提供无限制的通话时间,但大多数企业必须为电话设置预算和限制。有时很容易忽略远程工作的困难,并且将预算设置得太低。它限制了团队可以交流的数量,因为您的员工可能担心达到其每月支出限额。

SparkleComm VoIP完全消除了这一障碍。SparkleComm VoIP技术与位置无关。这意味着拨打或接听电话时所处的位置不会影响最终费用。各种类型的呼叫之间的唯一区别是它是否在任何时候都接触PSTN。如果呼叫仅通过Internet传输,则它是免费的。如果必须遍历较旧的网络,则将需要您付费。

从业务角度来看,它转换为所有内部呼叫都是免费的。没错,您的员工之间的所有语音通信都是使用SparkleComm VoIP真正免费的。无论通话中有多少成员,无论是向其中添加视频,还是每个人都坐在哪个办公室,都无所谓。因此,无需担心账单,这很容易导致虚拟团队的生产力更高。

VoIP还在一个平台上汇集了各种通信渠道。虚拟团队可以免费使用视频会议功能。只要您拥有高质量的硬件(屏幕,麦克风,扬声器等),就可以举行虚拟会议。您仅受在任何给定时间可用的带宽以及数据连接速度的限制。

虚拟团队的另一个大问题是时区冲突。安排会议,甚至只是打个电话,都是一场噩梦。如果同事在给定时间忙还是不忙怎么办?工作日中间可能是其他人的凌晨4点。VoIP系统利用一种称为状态信息的东西。它使用户可以将其状态设置为忙碌或忙碌,以便呼叫者确切知道何时可以联系到他们。用户甚至可以设置规则,描述何时应打入电话,何时可以将呼叫路由到语音邮件甚至是同事(如果他们可以帮助的话)。

不少公司也在基于VoIP构建其SparkleComm统一通信套件。它允许虚拟团队在项目上进行协作,而不必在多个应用程序之间跳转,每个应用程序都有自己的怪癖和界面。通过将通讯与其他企业工具整合在一起,您可以释放出巨大的潜力,使虚拟团队更加有效。这一切都始于VoIP

远程工作和VoIP –使您的虚拟团队更加高效(一)

在过去的20年中,现代办公室发生了翻天覆地的变化。上班通常意味着长时间的上下班,并且整年与同一位同事坐在9点到5点的桌子上。今天的情况非常不同。由于技术的迅速创新,许多员工在家里,咖啡店,路上或客户现场工作。您的团队成员遍布全球。

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现实情况是,远程工作将继续存在。企业必须具有灵活性,才能在全球经济中竞争。这就意味着工人无论何时何地都必须做好准备工作。许多公司,尤其是在技术相关领域的公司,为员工提供了完成此任务所需的工具。但是远程工作有其自身的优点和缺点。并非每个团队都能在此模型中发挥良好的作用,也不是每个企业都能从中受益。

远程工作和SparkleComm VoIP

当您的团队坐在遍布六个国家/地区的办公室中时,可能很难沟通。但是,沟通是将团队凝聚在一起的关键,无论他们是真实的还是虚拟的。实际上,对于虚拟团队而言,沟通甚至更为重要。当您失去了与某人面对面交谈的能力时,您需要其他能够弥合差距的工具。

作为虚拟团队成员的人没有奢侈的感觉,他们只能站起来,走向同事并提出问题。您无法在午餐或喝咖啡时讨论工作,而我们通常从肢体语言中获得的很多信息都将丢失。尽管诸如电子邮件和消息传递之类的书面通信可以在一定程度上有所帮助,但诸如语音和视频之类的实时通信渠道变得更加重要。

这就是SparkleComm VoIP介入的地方。无论您部署自己的SIP配置还是从第三方提供商那里购买托管服务,SparkleComm VoIP都可以帮助您的虚拟团队提高生产力。它使您的员工可以处理重要任务,而不会浪费时间为手机打电话或清理电子邮件收件箱。

云电话提供商如何为您的企业带来即时优势

想象一下,您可以在几秒钟内在全球50个国家/地区拥有联系电话号码,而无需花很多钱。可以将它们提供给您的是您的云电话提供商。

大多数小型企业并不认识到SparkleComm云科技可以为他们带来什么机遇,因此值得花几分钟来解决这些优势。

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客户和供应商本地号码

您的外国客户和供应商无需支付国际电话费,就可以使用本地号码与您联系。这使您的客户和供应商联系您变得更容易,更便宜。如果您是一家在法国提供服务的美利坚合众国公司,则可以获取巴黎号码并在美国自己的办公桌上接听电话。该服务需要几分钟的时间来配置,价格仅为几十元。考虑一下您的法国同事给您打电话的便捷程度。您可以拥有多达50个国家/地区的电话号码,并且仍然可以接收同一电话的所有呼叫。您无需移动即可进行设置。没有合同,没有承诺,没有麻烦。

声誉提升

有了国际影响力,您的网站和正式印刷品会看起来更好。您可以在与您进行交易的国家/地区获得本地联系电话号码。它会立即告诉您的客户,您的公司是一家国际知名企业,即使您在一个位置运行所有业务。

灵活性

您无需签订长期合同即可获取国际电话号码。这是一个月的滚动承诺,这意味着您可以根据需要打开和关闭任何电话号码。例如,如果您一年仅与意大利进行6个月的贸易,那么您只能在此期间在罗马拥有多个电话号码。只需点击几下!

动态存在

您可以轻松使用“动态呼叫者ID”,因此将使用您要呼叫的国家/地区中的专用号码来识别您的呼叫,这意味着您的号码将根据被呼叫的目的地自动更改。您的客户可以使用他们的区域号码更轻松地给您回电。

诸如SparkleComm VoIP之类的云电话提供商可以提供的不仅仅是数字。任何中小企业都应该给它一个机会。免费测试SparkleComm并获得更多很棒的想法,云电话如何帮助您的业务发展。

什么是Web会议?(三)

Web会议最佳实践

现在我们知道如何举办成功的Web会议,我们可以分享一些最佳实践,以帮助确保您的在线会议尽可能有效。在下一次Web会议中,请牢记以下三点:

  • 1.注意周围的环境

仅仅因为您不会与其他Web会议参与者在同一个房间里,这并不意味着您可以忽略周围的环境。如果电影海报,脏衣服或杂乱无章的杂物乱七八糟,那么后面的风景可能会让其他人分心。

您环境中的声音也值得关注。我们不建议在拥挤的咖啡厅举办Web会议。噪音会带来干扰。

因此,请您和您的Web会议参加者对您有所帮助,并考虑您在在线会议中的位置。别人注意到的视觉和声音值得您注意。

  • 2.创造引人注目的视觉效果

无论您是主持Web会议还是被要求在会议中进行演示,引人入胜的视觉效果都是您的朋友。为什么?因为它们有助于吸引观众。

  • 3.努力吸引观众

最好的Web会议不是单向对话。让他们参与您的演示文稿并让他们参与,而不是“与会”在与会者上。

为此,您可以给每个人都有发言的机会,也可以请特定的人就其专业领域内的主题提供意见。

您也可以使该技巧更进一步,并要求您的Web会议与会者在会议开始与小组共享之前准备一些东西。

不要太在意这个策略,并且要给您的与会者加倍准备工作。但是,如果您知道他们有要添加到对话中的内容,请让他们准备在网络会议期间进行共享。

SparkleComm:最终的Web会议解决方案

我们教您如何举办成功的Web会议,并介绍了一些最佳做法,以确保会议顺利进行。但是,我们忽略了一件非常重要的事情:用于托管数字聚会的软件工具!

对于网络会议软件,SparkleComm由于其强大的功能和易于使用的界面而成为首选。

SparkleComm用于下一次网络会议,并可以使用以下功能:

屏幕共享。试图告诉与会者如何执行特定任务或工作流程?别!请使用SparkleComm的屏幕共享选项来显示它们。

白板草图。SparkleComm具有白板功能,使用户可以实时书写,绘制和说明他们的想法。

由于可以使用SparkleComm录制网络会议,因此可以将其发送给无法进行实时会议的同事。

自动跟踪。通过自动向他们发送自定义消息,这不仅是一种对您的会议参与者产生最终影响的绝妙方法。它也是一种工具,可以帮助您吸引那些注册了您的网络会议但没有出现的人。

  • 最后

与远程员工举行在线会议并与世界各地的潜在客户建立联系的可能性是无价的!通过Web会议,您的公司可以扩展其覆盖范围并节省资源,而无任何其他麻烦。

只要记住遵循我的四步系统来主持有效的网络会议即可:

创建会议计划;
建立网络会议规则;
保持准点;
记录您的Web会议。

如果您尚未选择网络会议软件,建议您使用SparkleComm。该软件功能强大且直观。免费试用30天,亲自体验一下。

什么是Web会议?(二)

  • 2.建立Web会议规则

现在,您已经为Web会议制定了计划,您需要建立一些基本规则以供与会者遵守。

关于此步骤的好消息是,与会议计划不同,此步骤只需要完成一次,而会议计划必须在每次在线会议之前完成。与与会者设置并共享规则后,您必须执行这些规则。

现在,规则意味着什么?简单:您需要建立适当的方法,让参加者在Web会议期间相互交流。

您设置的规则完全由您决定。但是我们有一些建议:

  • 保持专业精神。

仅仅因为您和您的Web会议参加者不在同一个物理会议室中,并不意味着专业精神就应该被甩在后面。保持会议以业务为导向,穿着适当,并像在传统办公环境中一样进行操作。

  • 注重普通礼貌。

Web会议也不会否定普通礼貌的需要。确保您的与会者没有经常大声喊叫。给每个参与者发言的机会,并确保每个人都受到尊重。再次,就像在传统的办公环境中进行操作一样。

像上面列出的规则一样的简单规则将确保您的Web会议富有成效,并且每个参与者都有机会分享他们的想法和想法。创建一组适用于您的规则,然后在网络会议期间强制执行。

  • 3.留在点

中层经理的平均工作时间是会议的35%。对于高阶管理专业人员来说,这个数字激增到50%-如果所有这些会议都帮助公司向前发展,这将不是问题。不幸的是,研究表明37%的会议完全没有效果。

我们不希望您的Web会议属于37%。技术应该使我们的生活更轻松,更愉快,而不是给我们增加负担。

考虑到这一点,请尽力在在线会议期间始终保持关注。创建Web会议议程后,请尽其所能。不要被束缚。这只会延长您的会议时间,并使您的团队工作效率降低。

如果出现了必须详细讨论的意外主题,请考虑安排后续会议,而不是立即讨论该主题。这样,您可以制定新的Web会议计划并确保以最有效的方式讨论该主题。

永远记住,时间是您最宝贵的资源。不要浪费它!

  • 4.记录您的Web会议

最后但同样重要的是,始终记录您的Web会议。如果您使用的是SparkleComm软件,它可以为您提供会议录音功能。

为什么如此看好会议录音?因为它们非常有用!

想象一下,您刚刚与远程团队举行了一次会议,但是不幸的是,一位重要的工作人员感冒了下来,没能成功。与其尝试在会议期间做笔记以使他们一旦恢复就可以将信息中继给他们,不如直接向他们发送网络会议记录并要求他们在方便时查看它们。

以客户为中心的Web会议也可以记录下来,并在将来用于营销和销售目的。您可能不需要每次获得新线索时都主持实时产品演示。您可能可以直接向他们发送自动录音。

录制的网络会议是您绝对应该利用的主要便利!他们将帮助您提高工作效率和保证。

什么是Web会议?(一)

无论他们身处世界何处,都可以与任何人见面,这是我们在本文中要讨论的话题。

技术已经完全改变了现代企业的运营方式。现在,我们可以向世界各地的客户推销和销售公司的产品,眨眼之间就可以完成传统的耗时任务,甚至可以与来自不同时区的同事进行实时会议。

什么是Web会议?

简而言之,Web会议是指通过Internet托管的任何实时会议,会议,培训课程或演示文稿。

与会者从他们的计算机登录到网络会议,然后可以通过音频和文本聊天功能与其他与会者进行交互,查看会议主持人准备的PowerPoint演示文稿或白板草图,甚至可以选择与他人共享主持人的屏幕。群组。

Web会议的好处是什么?

现在您知道什么是Web会议,我们可以讨论它们为何如此有益。有很多原因使您觉得Web会议很有用,但是我想重点介绍两个主要优点:

  • 1.更好地达到

进入21世纪,许多企业在全球范围内开展业务。例如,您工作的公司可能位于加利福尼亚的旧金山,但可能向纽约,伦敦,北京和世界其他城市的客户销售产品。

如今,甚至不能保证公司的员工可以在内部工作。随着远程工作变得越来越流行,企业领导者需要可靠的方法来与全体员工联系-即使其中一些人居住在不同的国家/地区。

视频会议使组织无论身在何处都可以与任何人(客户和员工)建立联系。

  • 2.节省的资源

正如我们刚刚建立的,现代企业在全球范围内运作。您能想象如果您不得不飞往拥有客户的每个城市并亲自进行产品演示会浪费多少时间和金钱?

远程团队也是如此。如果您必须为外出工作的员工进行广泛的旅行安排以参加会议,那么别无选择。

再次,网络会议为您提供了帮助。您不必将全球的销售人员或员工定期带回公司总部。您只需投资一个可靠的Web会议平台并通过Internet主持会议。

如何举办成功的网络会议

  • 1.制定会议计划

就像生活中的许多事情一样,成功的网络会议几乎总是从一个可靠的计划开始的。

如果您不知道在数字会议中要谈论的话题,该主题为何重要,如何共享重要信息以及与谁共享,则Web会议可能不会结束非常有效。

首先,确定您的Web会议的目的。也许您需要与远程团队联系,并确保所有人都在同一页面上。也许您想为一些潜在客户举办产品演示活动。

无论您的目的是什么,在上线之前都要了解它。

然后决定将邀请谁。实时网络会议期间,您部门中的每个远程员工是否都需要出席?您将向所有人开放产品演示活动,还是仅邀请Web会议?

最后,确定您将使用哪种网络会议工具托管在线聚会。有很多选择,但是SparkleComm始终获得用户的好评。在本文的后面部分,我们将详细讨论SparkleComm及其可为您做什么。

基于VoIP的门铃如何帮助您的业务?(二)

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它是如何工作的?

门蜂鸣器通常带有自己的Web界面进行配置。您可以更改设置,例如蜂鸣器的音量,响铃时间,哪个按钮可以解锁门以及在此页面中停留多长时间。

典型的用例可能如下所示。假设一家企业在其库存仓库的入口处建立了对讲机,以保护敏感库存。访客可以按下一个按钮,以发起对建筑物内电话的呼叫。一旦确定访问被授权,员工就可以嗡嗡声打开门。

使用门铃的优点

使用这种对讲机的主要原因是为了增强企业或工作场所的安全性。并非所有企业都拥有或需要一个空间,使公众可以像店面甚至咖啡馆那样自由漫步。其他组织仅需要保护特定区域。无论出于何种原因,对讲机都是确保只有授权用户才能访问的绝佳方法。

但是使用对讲机还有其他好处。例如,员工不必每次响门铃就浪费时间在门上。这通常在具有多个办公室的建筑物中很有用。敲钟的人可能正在寻找其他业务,而不是您的。在这种情况下,一名工作人员浪费了5分钟步行到门口,回答了问题,然后坐在办公桌前坐了下来。如果您的办公室经常发生这种情况,那么浪费的时间就会迅速增加。

切换到SparkleComm VoIP也为该安全系统带来了灵活性。例如,您可以更改情况允许时接听门铃的电话号码。您甚至可以为对讲机的呼叫建立寻线组,这样就近的人或有空的人都可以使来访者嗡嗡作响。这意味着您可以确保客户或业务合作伙伴不会因为没有人接听而站在门口无人接听。当时不在他们的办公桌前。

对于希望安装门铃并将其与IP系统集成的企业,大多数服务提供商将获得有用的资源。进行试运行,看看您的企业是否也可以从门禁蜂鸣器中受益。

基于VoIP的门铃如何帮助您的业务?(一)

门蜂鸣器(也称为对讲机)在商业世界中非常流行。公司通常将其用作安全系统的一部分,以向特定人员授予对安全区域的访问权限。大多数人至少使用过一次,我们中的某些人每天都会使用它们进入公寓楼,办公室,学校或仓库。

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VoIP实施的早期,无法使用门铃和安全系统是切换到VoIP的缺点之一。在2019年,情况不再如此。从升级到VoIP意味着失去紧急呼叫,门铃,传真等基本功能以来,该行业已经走了很长一段路。

实际上,您现在可以将门铃和对讲机集成到您现有的VoIPSparkleComm统一通信环境中。您可能需要购买新组件或重新利用现有硬件以适应新网络。将门禁蜂鸣器连接到VoIP电话还可以访问模拟系统无法提供的新功能。

许多人认为这些门铃是一种利基产品,但实际情况是企业在任何地方都使用它们。医院,酒店,学校,仓库,退休社区或生活辅助设施只是我想到的几个例子。它们还作为应急系统的一部分,用于在电梯或科学实验室等区域进行通信。

如何将门铃连接到VoIP系统

将门锁连接到IP系统的方法因提供商而异。在大多数情况下,这几乎与添加新的SIP电话相同。就像IP电话一样,有许多制造这种现代门铃的制造商。有些可能与您使用的VoIP服务兼容,而另一些则不兼容。查找所需硬件的最简单方法是询问SparkleComm VoIP服务提供商。他们很可能会为您的客户等客户提供兼容设备的列表。

该系统由3个主要部分组成-门铃或内部对讲机本身,实际的锁定机制和IP电话。新的门蜂鸣器将提供有关设置设备,如何将其连接到锁的说明,甚至可以帮助您在网络上设置设备。安装完成后,对讲功能就像网络上的任何其他IP电话一样。有些对讲机具有一些可能会有用的额外功能,例如背光按钮,耐候性,自动配置等。几乎每个对讲机都与广泛使用的SIP协议兼容。

VoIP –一种提高生产力而不仅仅是呼叫的解决方案(二)

将移动设备带入图片

对于传统的PBX系统,用于拨打电话的设备类型几乎没有灵活性。许多人携带两部手机-一部用于商务,另一部用于个人使用。如果您不在办公桌前一会儿,您可能会错过来自客户的重要电话。如果您由于疾病而经常旅行,定时通勤或在家工作,则无法与办公室保持联系。

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在这种情况下,VoIP提供了许多替代方案。假设公司的高级管理人员可以使用座机,笔记本电脑,个人移动设备和秘书来筛选电话。他们可以使用多设备振铃之类的功能根据时间,位置或其他一些变量将某些呼叫路由到特定设备。

同样,您不必为员工中的每位员工购买固定电话。有些人可能更喜欢使用手机,而另一些人只需要蓝牙耳机即可从工作计算机拨打电话。移动性极大地提高了生产力,而VoIP使之花费很少。

与第三方企业工具集成

大多数组织出于多种目的使用一个以上的应用程序或企业系统。将电话与第三方工具集成在一起可以为员工提供宝贵的帮助。最常见的集成类型是将电话与CRM软件或联络中心应用程序连接。销售人员可以从CRM应用程序内致电客户,而无需切换设备。同样,您可以自动记录所有详细信息,例如持续时间或时间戳,而无需人工干预。

相同的原则适用于联系中心,客户服务代理和技术支持团队。当沮丧的客户致电您的服务热线以解决问题时,您要做的最后一件事就是使他们更加沮丧。但这恰恰是您的代理要求他们提供相同的详细信息(例如帐号),将其搁置(因为他们联系到错误的人或在解决问题之前多次转移)时发生的情况。通过将电话与企业软件集成在一起,您的员工可以提高工作效率,并且可以在更短的时间内解决问题。

这些只是SparkleComm VoIP可以解决任何企业生产力问题的几种方式。这仅仅是开始。VoIP系统是SparkleComm统一通信套件的基础,这通常是组织的下一步。随着该行业创新的不断发展,目前还无法确定VoIP的未来。随着一些国家采取措施淘汰旧的铜线网络,前进的道路是明确的。SparkleComm VoIP必将成为企业呼叫的首选解决方案,并同时提高生产率!

比较商务电话服务(二)

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如果您不再使用当前的托管PBX,则只需与提供商联系即可查看可用的选项。在许多情况下,您可以立即切换到更高的计划。由于不需要升级任何硬件,因此无需支付任何安装或配置成本。服务提供商负责维护PBX硬件,而不是您。

  • 选择企业VoIP服务提供商

由于像SparkleComm这样的VoIP在企业用户中非常受欢迎,因此有许多VoIP服务提供商将与您的企业竞争。虽然起初可能很难决定一家特定的公司,但实际上您可以利用VoIP来发挥自己的优势。

首先,考虑您在商务电话服务方面的需求。问自己一些问题,例如需要多少条线路,将定期使用哪些功能,是否计划在不久的将来扩展业务以及可以负担多少电话服务费用。

然后,您可以查找来自许多企业VoIP提供商的一些优惠。查看他们提供的VoIP服务,价格以及公司的整体声誉。请记住,拥有一个运行良好的电话系统对于您的业务成功至关重要,因此,您应该与建立了可靠的可靠性和良好的客户服务良好记录的VoIP服务提供商合作。

  • 传统商务电话服务

使用传统的电话服务,您的呼叫将通过PSTN或公共交换电话网络进行。PSTN系统在全国范围内可用,由电缆,卫星,移动网络和电话线组成。PSTN网络已经存在了将近一百年,它是第一种使用的电话网络。

使用PSTN电话服务比使用像SparkleComm这样的VoIP贵,这主要是因为PSTN基础结构非常庞大,陈旧且需要定期维护。由于PSTN是模拟的,因此很难长时间发送数据。

当您通过PSTN进行长途通话时,数据在传输过程中将在途中的许多位置停止。由于数据将流经多家公司拥有的设备,因此通过PSTN进行的呼叫可能会非常昂贵。现在,用于承载,交换和路由呼叫的许多基础架构都是完全数字化的,但是“最后一英里”(即本地中心局与客户之间的连接)仍然是模拟的。

  • 将PBX与模拟电话系统配合使用

大多数企业将使用PBX或专用小交换机,这将路由他们在办公室内收到的电话。借助商务电话服务,PBX允许使用各种呼叫功能,例如多个分机,电话会议,呼叫转移,语音邮件等。

使用传统的PSTN电话系统,PBX可以位于用户房屋内,也可以位于远程位置。无论选择哪种选择,模拟PBX都有一个很大的缺点:它非常昂贵。建立使用PBX的完整商务电话系统将需要购买各种类型的硬件,这至少要花费1,000美元。购买,配置和维护显然不包含在购买价格中。因此,您将需要让您的内部技术人员为您做一个,或者您可以聘请专业人士,这可能会花费每小时100美元或更多。

如果您将使用传统的PBX,则应该知道升级或扩展它可能既困难又昂贵。许多PBX系统仅支持有限的线路。如果您的企业发展壮大,并且您需要添加更多扩展,那么您将需要购买更多硬件来适应这种增长。

就像任何其他类型的电子硬件一样,PBX也会遇到问题和故障。如果集团电话出现问题,您可能需要支付昂贵的维修和硬件更换费用。而且,它可能已过时,并且需要每隔几年更换一次。