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开会要求在固定位置显示的日子已经一去不复返了。通过SparkleComm视频会议，只要他们的互联网服务足够快，人们就可以从世界任何地方进行连接。最好的服务具有使视频会议几乎像面对面会议一样高效的功能，参与者可以看到和听到彼此，通过即时消息聊天，甚至在共享的数字白板上集思广益。实际上，多个与会者共享他们的计算机屏幕的能力以及其他创新功能，实际上可能使某些用户希望所有会议都在线进行。

一流的视频会议服务是多功能平台，将吸引众多用户。仅举几个例子，独奏企业家可以与遥远的潜在客户会面，小型企业可以与分散在全国各地的员工保持积极的沟通，大型企业可以举行从不同国家/地区观看的全公司会议。使用视频会议作为虚拟教室，甚至可以使教育工作者从远程教学中受益。

大多数服务的定价取决于您的组织希望拥有的会议组织者（称为主持人）的数量。通常，与会者参加会议是免费的。一些服务还提供免费计划，其中一些功能出奇的强大。免费服务的常见限制包括会议可以持续多长时间和与会者总数，因此在花时间设置免费视频会议之前，请确保您的需求在这些限制之内。

如果您是视频会议的新手，我们可以帮助您了解如何使用此服务，需要的设备类型以及最受欢迎的服务功能。

• 什么是视频会议？

视频会议就像是一个虚拟会议，计算机或手持设备可以将人们连接在一起，使他们感觉好像他们在同一个会议室一样。可以将其视为针对企业的SparkleComm聊天群。除音频和视频源外，与会人员通常还可以彼此显示其屏幕（称为屏幕共享），并且某些服务还提供诸如模拟白板或聊天室之类的功能。

尽管与召开面对面会议并不完全相同，但成功进行视频会议的唯一障碍是正确的设备。视频会议与会者需要某种类型的高速互联网连接。大多数与会者都使用计算机或便携式计算机参加会议，但是如果您的Wi-Fi足够快，您也可以使用智能手机或平板电脑进行连接。您的设备需要有一个体面的麦克风和一台摄像机。

视频会议最少可容纳两个人，最多可容纳数百人。组织者（或主持人）设置视频会议，并通过共享具有该会议个性化链接的邀请来邀请参与者（也称为与会者）。您需要SparkleComm视频会议服务来创建会议，但是通常与会者不需要帐户即可加入。

凭借易于使用的平台和一些巧妙的功能，视频会议是在各种情况下的有用工具。业务团队可以使用它们与全球的员工和客户建立联系。共享几乎是即时的，并且不存在差旅费用。除会议之外，组织还可以使用视频会议来主持网络研讨会，培训课程和现场活动。此外，教育工作者可以使用该技术进行远程学习，并与其他位置的学生群体联系。

远程工作已成为保持业务发展的重要组成部分。与世界各地的团队一起，甚至只是坐在自己的家中，有效地沟通和最大程度地提高会议效率可能是一个挑战，尤其是当人们在不同时区工作时。

那么，如何才能克服虚拟会议的挑战，并营造一个所有人都参与，听到所有声音的氛围？考虑有关如何使虚拟会议更具吸引力的这六个技巧。

1.会议前的准备

虚拟会议的最佳工具具有三个要素：连接，协作和反馈。当参与者感到参与度更高时，这三者的结合可以为您和您的团队提供最佳的虚拟体验，从而使会议更具生产力。有一些解决方案支持这三个要素。SparkleComm对您来说很幸运，其中有几个。一旦知道要使用的工具，就创建一个议程来涵盖需要讨论的主题。这将提醒您不要误入歧途，并充分利用您的会议时间。

2.分配角色

有时，仅仅拥有一个议程不足以吸引参与者。少数人最终可能会比其他人贡献更多。为了使参与更加平衡，请尝试将不同的角色分配给不同的人。这不仅可以帮助他们专注于会议，而且可以听到更多声音。角色可能包括主持人，笔记记录者，技术支持者和计时员。

3.进行面对面的会议

长时间以来，面对面会议一直是常态。有些人甚至更喜欢他们参加视频会议，因为他们能够顺利进行交流和协作。但是，通过使用视频会议系统的虚拟会议可以实现类似的结果。随着最新技术的发展，这些系统变得更加易于使用和可靠。有了SparkleComm系统，保持团队专注和参与更加容易。

4.从破冰船开始

富有成效的会议从右脚开始。一种使参与者从一开始就参与进来的简单方法是从破冰船开始会议。这可能是一天中的随机问题，一周中已完成的目标或即将到来的周末计划。这些简短的谈话要点可以帮助人们轻松参加会议，并可以为与会者提供一种舒适的参与氛围，尤其是在人们彼此之间不太了解的情况下。

尽管近来的通信技术有所进步，例如面对面的视频，即时消息传递，移动应用程序等等，但很容易忘记音频会议仍然是协作的基石。如果没有针对公司独特需求的一致，高质量的音频，世界上所有的视频聊天和在线会议对您的组织都是无用的。

考虑到其他通信软件的复杂性和创新前景，音频仍然是事后的想法。或者，更常见的是，您只是继续购买旧音频。但是，音频会议变得越来越复杂（尽管不像我们其他协作技术那样明显），做出明智的购买决定比以往任何时候都更为重要。

评估音频会议解决方案时，需要考虑以下几项关键事项：

1）易于使用

尽管可以很容易地假设拨打电话号码并敲入几个PIN码和密码是足够简单的，但对于用户而言，这仍然是令人沮丧的用户体验。如今，音频工具无需在电子邮件中四处寻找附加有邀请的邀请，而是可以通过SparkleComm IP语音（VoIP）自动连接用户，甚至在您加入后即可自动拨出电话给您或您的客人。通过桌面或移动会议。节省时间似乎很小，但是在整个组织的所有会议中却成倍增加，节省的那几分钟节省了大量的成本和时间。

此外，用于台式机和移动设备的音频会议应用程序提供的可见性和功能访问通常在电话会议（例如参与者列表）中有些模糊不清。谁在讲话以及访问音量，静音和子会议控件的指示器。通常可以通过有点陈旧的“ *”命令列表来访问这些命令，使它们在计算机屏幕或移动设备上可见，从而带来更加直观，高效的会议体验。

2）混合网络支持

除了用于电话会议的更加直观的面向用户功能之外，使那些电话成为可能的底层网络基础结构也变得越来越复杂。混合音频支持可在同一呼叫中无缝混合VoIP和传统PSTN，对于促进您的员工以及任何外部访客的自由和选择至关重要。没有混合支持，您可能会通过强制使用特定的连接方法而使音频会议变得过于复杂。

3）与现有工具集成

为了避免不必要地使您的员工的生活复杂化，重要的是要考虑无缝配合我们所谓的用户“惯性”的协作工具。换句话说，工具如何集成到现有工具和工作流程中？如果您的音频会议解决方案与现有的Web和视频解决方案不能很好地配合使用，或者迫使用户导航多个界面和工具来召开会议，那么在优化他们的协作方面就做得不好。您为组织考虑的任何音频会议解决方案都应为现有通信提供无缝的集成路径。

或者，如果您正在考虑添加或切换您的Web或SparkleComm视频会议，则购买会话可能会更改为包含音频会议的Web解决方案，从而使您的员工可以自由，灵活地满足他们的需求，而无需支付传统费用每分钟音频模型。

现在有很多闪亮的新通信工具，其中许多已经成熟到可以进入企业的地步。但是，请不要将音频放到后面，否则最终可能会阻碍协作。

我们保持解决方案的安全性，快速性，响应性和可靠性，并通过后端服务自动化来提高效率。网络，硬件，软件，人员和设施都进行了优化，以保护会议的完整性。

用户可用的增强协作安全性功能

随着越来越多的公司在家工作以及视频会议使用率的上升，安全性对SparkleComm和我们的全球用户而言从未如此重要。

为了使我们的客户在会议期间感到更加安全，我们将安全功能带到了会议体验的最前沿，使主持人和与会人员更易于访问和看到安全性。新的 SparkleComm安全菜单具有三个主要增强功能，可帮助为会议提供额外的安全性。

锁房

主持人可以锁定会议室，以防止任何人加入进行中的会议。请放心，只有与会者中的人在听，这些视频中没有“轰炸机”。

启用候诊室

主持人和参与者经常需要讨论敏感或机密的话题。会议主持人可以配置其设置，以将会议与会者汇集到一个虚拟的等候室中，直到主持人允许他们加入会议为止。

这是监视谁参加您的会议的好方法，也使您有机会确保在客人进入会议之前正确地设置了会议。

主机控制

为了保护您的会议和共享信息，您可以限制与会人员的权限。例如，仅允许那些被允许共享其屏幕或演示文稿的人。

这些增强的控件位于会议室的右上角，由盾牌图标指示，以易于使用，以便会议主持人可以在需要时立即采取措施。

SparkleComm为客户安全可靠地举办虚拟会议和活动已有近30年的历史，通过高级视频会议帮助人员，团队和企业连接世界各地。如今，在可预见的未来，全世界的企业都不得不在家里接受工作，因此，这比现在更加必要。

对于大多数企业来说，安全性问题是一个非常普遍的问题。如今，随着公司在传统办公空间之外开展业务，企业界已经高度意识到安全风险。现在，几乎所有您主持或参加的会议都是通过视频会议进行的，因此比以往任何时候都更加重要。

当企业着眼于数据安全性时，他们不仅需要着眼于防病毒系统。企业需要从整体上审查其虚拟环境。那么，您的视频会议平台的安全性如何？这个问题有两个部分。您的视频会议提供商如何处理您的数据？视频会议软件本身的安全性如何？

在SparkleComm统一通信平台，我们的优先事项与客户的需求保持一致，我们的路线图反映了这一点。最近，我们增加了网络摄像头以支持更大的视频会议，现在我们很高兴提供增强的安全功能，以限制会议中断并防止不必要的客人。

SparkleComm的安全方法

在SparkleComm统一通信平台，我们将安全放在首位，我们的客户可以放心他们的数据是安全的。我们的使命是为全球数以百万计的人提供可靠，安全的视频会议。

我们了解数据安全性和保护的重要性。因此，我们向客户保证，我们绝不会出售或出租数据。毕竟，我们的业务是帮助人们建立联系，而不是出售他们的数据。此外，我们遵守行业最佳实践和全球标准，以确保系统的安全性和完整性。

SparkleComm拥有一个正式的安全计划，该计划有一个专门的团队，该团队会带来适当的行业标准安全控制措施，以维护安全性，机密性和可用性。为了确保我们的客户数据受到保护，SparkleComm积极参与安全计划并获得以下认证：

一个统一通信（UC）平台是最好的业务发展跨所有渠道连接的球队之一。UC使您能够与员工，客户和股东保持联系。作为建立统一通信战略的补充，请了解托管的PBX市场的这五个影响趋势。

1.基于云的电话

传统台式电话的时代已经一落千丈。企业团队通勤，并在世界各地的办公室工作。这些企业需要工具来保持联系。

借助同时支持台式电话和移动设备的基于云的电话系统，企业可以享受现代化的功能，例如短信，聊天和高清视频。SparkleComm提供统一的通信即服务（UCaaS）产品，可直接从云中提供这些基于云的电话功能。

2.行动应用程式

我们快节奏的世界依赖灵活的沟通。UCaaS解决方案将生产力放在首位。您的企业可以使用基于云的电话系统来最大化生产力。强大的移动应用程序可补充托管的PBX服务。在现代便利设施中畅饮，例如移动消息传递，群聊，发短信和打电话。

3.数字接待员

您的业务可能不会以24-7的价格运营，但是您需要始终保持畅通无阻。数字接待员服务使您可以随时捕获重要信息。使用它可以根据一天中的时间，工作时间或假日时间创建自定义问候语。同样，通过按名称拨号目录路由呼叫，可以使呼叫者更轻松地联系特定联系人。

4.虚拟语音信箱

通过语音邮件分类可能很麻烦。如果您可以快速扫描语音邮件，那不是很好吗？虚拟语音邮件使您可以通过过滤和隔离语音邮件来节省时间。将按呼叫直接过滤为音频文件或已转录的语音邮件直接发送到您的收件箱。

5.定制的保持时间

商务通话中的保持时间是电话通讯的平凡而又必要的组成部分。保留时间延长后，呼叫者将立即担心与呼叫断开连接。通过在保持时间内播放自定义消息或音乐，确保呼叫者已连接。托管的PBX服务使您可以在呼叫者耐心等待的情况下流式传输音乐和消息。

准备开始使用统一的PBX服务来统一云中的用户体验了吗？立即申请您的SparkleComm试用 ，并重新定义您使用UCaaS的方式。

焦虑加剧。一个最近的一项调查发现在远程工作充分发挥作用的今年3月和4月，员工报告了较高的压力（67％）和焦虑（57％）水平。我们处在一种特殊的情况下；员工担心工作安全，财务稳定和身体健康。在家中育有孩子的工人被迫在虚拟学校里进行远程工作。其他人可能担心在尝试提供护理时将年迈的父母暴露于病毒中。每天，新闻都会提供更多信息，因此很难为未来做计划并保持乐观的前景。远程工作带来的缺乏个人联系只会加剧焦虑，因为员工不再拥有可以减轻心情并产生希望的随意休息和交谈。

永无休止的工作日。远程工作人员经常发现很难坚持设定时间。工作与个人生活之间的界线变得模糊甚至消失。由于工作和家庭不再分开，许多员工发现自己要花费更长的时间。特别是对于那些年幼的孩子在家中，工作与生活的平衡成为一个挑战。所有这些都意味着那些难以设置清楚界限并且无法抵制“每天打电话”的冲动的员工可能不是远程工作的理想人选。

无法预测三个月，六个月或一年后办公室的状况。每天，新的发展和指南都迫使公司进行调整。尽管春季和夏季向我们展示了公司有可能通过远程劳动力成功运作，但这种方法并非对每个人都是最佳的。当组织展望未来并围绕远程，办公室内和混合工作模型做出决策时，员工应考虑每种模型的利弊。

幸运的是，该技术可以以任何方式为工人提供支持。无论您的组织是选择留在远程，开始将人们带到办公室还是利用混合模型，提供协作工具的SparkleComm统一通信平台都可以使您的整个团队保持联系和参与。

注意安全。冠状病毒周围存在不确定性。会变异吗？从中恢复过来的人是否免疫复发？什么时候可以接种疫苗？在我们找到此类问题的答案之前，我们中的许多人只是觉得在家工作更安全。

幸运的是，统一通信技术使长期工作成为可能。SparkleComm视频会议可保持面对面的交流。一对一和组消息传递，实时屏幕共享以及通过一次单击即可加入SparkleComm会议的功能可促进协作和开放式交流-即使员工彼此之间距离较远。

当然，没有什么是完美的，远程工作也有一些缺点。我们最近探讨了它的缺点，以下是前五名的回顾：

褪色的团队文化。社会化在创建凝聚力团队中起着关键作用。当您仅远程工作时，与同事保持联系变得困难。技术使公司有可能继续促进团队团结（虚拟的茶歇时间和团队琐事见面就是很好的例子），但是这需要花费更多的时间和计划来确保虚拟事件不会落到一边。

努力创新。当我们在休息室与同事聊天时，我们会想到许多最好的主意。当每个人都在自己的私人空间中工作时，可能很难保持这种类型的创意交流和创新。

技术使员工可以参加视频集思广益会议，并且员工可以随时进行小组通话以共享想法。但是，公司应计划这些会议并鼓励参与。团队成员可能需要一些时间来适应这些新的交互方式，以保持创意源源不断。

孤独的感觉。我们中有些人可能会与配偶和孩子一起在家里度过额外的时间，但是对于那些独自生活的人来说，远程工作可能会非常孤独。如果没有通常在办公室里进行的更随意的人际互动，您可能会觉得自己的一生都围绕工作。

沮丧和孤独的感觉并不少见，整天坐在电脑前几乎没有人与人的互动对精神是不利的。视频会议，即时消息和音频呼叫当然可以帮助与外界隔离，但是公司还需要为努力解决这些问题的员工提供适当的心理健康资源。这些工人是尽快返回实体办公室的主要人选，即使只有混合模型也是如此

打招呼以提高灵活性。在实体办公室工作时，您的工作时间很固定。您的一天从到达时开始，到离开时结束。远程工作使您可以选择创建更灵活的时间表。

您可以参加SparkleComm视频会议，与团队成员和客户讨论新项目，然后休息一下，和狗或与配偶共进午餐。如果您是早起的人，则可以尽早签到并在最佳状态下开始工作，中途休息较长时间，然后在一天中晚些时候回去工作。

通信技术可在所有设备上提供统一的体验，并具有移动优先设计，可让您在离开时轻松监控工作项。

成为生产力强国。专家认为，有41％的员工表示在大流行期间远程工作效率更高。对于组织来说，这是绝对的优势。

诸如协作式工作区和桌面共享之类的SparkleComm统一通信技术使员工能够像坐在彼此旁边一样轻松地交换想法和文件。

那些不再通勤的人可以利用这段时间上班，甚至可以提前一天上班。一些员工发现家里的环境比办公室安静，同事的干扰和干扰更少。在家中进行正确的设置可以提高生产力。

舒服点。尽管有很多关于穿着睡衣进行视频会议的笑话，但舒适性是远程工作的绝对优势。如果您在某一天没有视频通话，则可以随意穿任何喜欢的衣服。

您可以节省干洗费用，并且当您真正感到舒适时，您可能会发现自己的工作效率更高。尽管我们建议您在与同事或客户一起出现在屏幕上时穿着适当，但在强迫性的远程工作期间，很多人都采用了更加休闲的着装风格。

好的视频会议软件不会对您的IT团队造成额外的要求。这是在视频会议解决方案中要寻找的内容，以确保无缝的可用性。

软件应该帮助我们更聪明地工作，而不是更努力。不幸的是，并非总是如此。笨拙或不可靠的软件通常会导致创建更多工作，特别是对于需要帮助的用户或解决技术问题的IT团队。对于在现代工作场所中日渐使用的视频会议软件，选择合适的平台可以使用户保持无缝连接，并减少IT人员需要解决的支持问题。

会议是一种非常有价值的工具，可用于内部项目协作，外部通信和演示以及远程控制故障排除功能。选择可靠的会议平台可带来双重好处，即使用户能够与团队和客户进行有效沟通，同时也使IT部门的工作更加轻松。优质的会议服务应该可以正常工作–不会给最终用户或IT部门带来额外的压力。

• 可靠性和易用性是视频会议软件的关键

繁琐的视频会议系统可能会消耗IT资源。任何经验丰富的IT资深人士都知道，设置会议室硬件和协调虚拟会议的问题每天都会变得令人头疼。但是直观的视频会议软件可以轻松地使最终用户在没有IT干预的情况下安排，设置和运行他们的会议，从而使其成为一个无缝的过程，并且不会中断任何人的工作日。

在生产力至关重要的世界中，视频会议软件需要促进而不是阻碍生产力。在会议平台上寻找以下功能，以确保最终用户可以轻松管理工具和功能：

一键式加入： SparkleComm视频会议平台应使人们可以轻松加入会议。无论会议是预先安排的还是即时开始的，与会人员都只需单击（或点击）即可加入会议-特别是在使用移动应用程序时。加入会议的过程越复杂，最终用户联系IT的可能性就越大。

高清音频和视频： 过去，召集IT解决视频会议问题的常见原因是音频或视频连接不可靠。选择一个视频会议平台以确保每次会议都能提供高清音频和视频，这是在不借助IT团队帮助的情况下保持最终用户的参与和知情的关键。

屏幕共享： 屏幕共享是一项非常有用的功能，它允许主持人和参与者与其他会议参与者共享他们的屏幕。此功能可为所有会议参与者进行同步演示和协作。屏幕共享与视频结合使用，是确保您的消息清晰传递的理想方法。

记录和云存储：在现今风险的世界中，记录功能至关重要。记录允许捕获任何会议或演示文稿并将其存储在云中以供以后访问。这对于创建营销和培训材料，归档公司范围内的更新或为最终用户提供指导性指南非常有用。

正常运行时间： 自然地，视频会议平台越可靠，解决技术问题所需的IT可能性就越小。经常崩溃或无法启动的视频会议软件无疑会导致获得常规服务台票。很少遇到问题的可靠视频会议解决方案将使最终用户感到满意且无需IT，因此IT部门可以解决更紧迫的问题。

安全性： 最后但并非最不重要的一点是，传输和存储在云服务器上的数据的安全性至关重要。IT团队一直关注网络安全以及影响整个组织的数据泄露的可能性。当视频会议平台采取必要的措施来防止任何安全隐患时，IT团队可以将精力集中在其他地方的潜在漏洞上。

SparkleComm视频会议软件将这些功能捆绑在一个易于浏览且易于使用的软件包中。

在现代组织中，IT团队对于维持生产力和监视网络安全至关重要，因此确保其工作量不受小请求的困扰，这些小请求可以通过正确的工具避免或快速解决。正确的视频会议软件可以做到这一点。如果您正在寻找一个视频会议平台，该平台具有针对用户，参与者和IT的所有必要功能，那么SparkleComm视频会议就是您的最佳选择。