协作技术的未来:使用SparkleComm,减少电子邮件

一般公司已经超越了消息和电子邮件,转向了支持的调度和语音识别平台SparkleComm。目前你准备好了协作中心和虚拟助手吗?

电子邮件线程 - 不一定是即时消息 - 它将保持在项目和共享文件之上。微软和谷歌等厂商将生产力应用程序编入虚拟会议室。随着人工智能的发展,专家们仍然看好其提高生产力的前景,因为企业为协作技术的未来设定了方向。

SparkleComm这样的聊天工具可以让员工在他们的条件下节省生产时间。虽然所有各方都需要联机才能与即时消息进行聊天,但协作工具可让参与者在任务之间切换时进行异步响应。还有其他关键功能包括视频或在线会议等实时通信,以及会议管理和任务管理。

协作技术的未来也要求企业能够在公司外部进行沟通。现在,许多组织与合作伙伴,供应商,兼职员工和应急工作人员合作,创建了一个仍需要沟通的复杂供应链。

业务团队倾向于“工作中心”,团队协作工具与文件共享服务,社交平台和前端办公应用程序(如客户关系管理和项目管理软件)的集成已经导致开发“工作中心”,这是员工完成任务的关键。例如,Microsoft Teams集成了Microsoft Office 365生产力套件。

伴随着越来越多的员工选择使用这些工具,内部电子邮件流量趋于下降。电子邮件线程可以快速增长,但却变得笨拙且难以管理。铺天盖地的电子邮件信息,如果不及时清理的话,将会堆积如山,反而产生不好的厌烦情绪,涉及到团队协作,既要考虑到协作工具的高效,又要保证它的简化让你能随时随地迅速开展工作,在使用SparkleComm统一通信协作工具时,允许用户打开项目室,添加文件,创建虚拟白板和安排即兴会议。

SparkleComm统一通信有助于让团队保持负责,因为每个人都可以清楚地看到项目所处的位置以及随之而来的最后期限。

从本质上讲,协作技术的未来在于可以简化通信并为最终用户节省时间的工具。通过SparkleComm统一通信进行一系列的电话、会议、即时消息和其他人进行通信,展开工作,因为它能直接与第三方的应用集成,所以一切顺利。员工可以在不同的聊天群中讨论各种主题,以便团队中的每个人都能看到任何更新,图片,文件等。

这也有助于让团队保持负责,因为每个人都可以清楚地看到项目的位置以及随之而来的最后期限。

协作技术的未来也有人工智能的前景,例如安排会议,提供转录和标记关键词。这允许用户成为活跃的参与者,而不是观察者,并跟上对话和项目。

此外,从基于云的视频会议中挑选的数据可能提供一种更简单的会议安排方式。 这些数据在人工智能和机器学习的帮助下,可以让我们优化平台的使用并提高会议的效率。

但是,在为企业做好充分准备之前,SparkleComm还有很长的路要走。相信在人工智能的冲击下会变得更好。

SparkleComm能提供的即时通讯是什么?

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  • 即时通讯是什么

即时通讯(IM)允许多人通过互联网或组织的内部网络实时通信。简单易用的程序,称为IM客户端,使这成为可能。许多IM客户端可以在Internet上免费下载,甚至可以作为免费的商业软件应用程序使用。消息通常包含简单文本,但该技术还允许交换图像,声音和其他文件。通过使用麦克风和/或网络摄像头,也可以分别称为音频会议视频会议的语音和视频通信。

  • 即时通讯的好处

与电子邮件不同,即时通讯实时发生。SparkleComm统一通信平台的即时通讯软件允许用户查看其他用户是否在线,并且可以立即接收和回复信息。即时消息传递允许朋友和家人保持联系,并且已经取代电话作为许多人的社交通信手段,但它也可以为商业和其他组织提供许多好处。

事实证明,即时消息传递是在组织内共享信息的一种非常有效的方式。对于需要快速响应的简单问题或问题,消息即时文本可能是最佳的通信方式。SparkleComm即时通讯比电话和面对面通话具有更小的破坏性。与长途电话相比,IM也可以节省资金。即时消息交换往往比电话和面对面会议更短,节省了员工时间,如有必要,可以保存IM对话以供将来参考。

即时通讯也越来越受到公司的欢迎,这些公司为客户提供了一种通过在线实时聊天联系客户支持的方式。技术支持人员通过即时消息与客户聊天,同时使用远程访问查看客户的屏幕。这种情况非常适合在线计算机修复和远程桌面支持。

  • 超越即时消息

SparkleComm即时通讯软件不仅仅适用于简单的一对一交换。可以将联系人组织成组,并将消息一次发送到整个组。同时SparkleComm消息传递程序还允许IM会议,或者同时与多个人交换即时消息的能力。如果需要,这可以包括语音通信。电子表格,文字处理文档,幻灯片演示文稿和其他文件可以立即发送给所有参与者。这些文件通常太大而无法作为电子邮件附件发送,但SparkleComm没有这样的限制。

一些即时消息程序与其他形式的群件组合在一起,例如SparkleComm通过屏幕共享和电话会议功能,可以进一步增强协作。这种强大的组合非常适合Internet会议,远程支持或网络会议。

即时通讯,就像之前的电子邮件一样,已经成为一种强大的协作工具,可以为任何需要沟通的个人或团体提供,并且很快将变得不可或缺。

IM安全问题的公司策略

虽然使用IM的商业利益通常超过风险,但在工作场所锁定即时消息仍然对企业安全至关重要。

Twitter在社交交流方面可能风靡一时,但即时通讯(IM)仍然是与不同地点的同事和合作伙伴合作的首选沟通渠道。许多用户认为使用IM可以提高工作效率和效率,提高工作效率。

在企业环境中,IM比Twitter有三大优势:员工可以看到同事何时上线(在线感知),他们可以传输文件和对话。最后一点非常重要,一般新闻委员会已经裁定在Twitter上发布的材料应该被视为公开,并且可以由任何人重新发布。

许多企业都在努力控制社交网络的使用,但IM通常监管不力,它给企业网络带来了各种风险、威胁,包括IM传播的病毒,蠕虫,IM上的垃圾邮件(SPIM),恶意软件和网络钓鱼攻击,意外或故意的数据泄露,不当使用和监管不合规。

大多数IM攻击的唯一目的是欺骗潜在的受害者安装恶意程序。基于IM的攻击需要某种形式的用户交互才能启动,因此攻击者利用社交工程来诱使他们破坏安全程序或忽略常识。

这些攻击通常会利用人们天生的好奇心或自然的帮助欲望。

去年,IM-Worm.Win32.Zeroll的变种似乎能够同时通过几个不同的IM客户端感染病毒。安装后,恶意软件会将自己发送到它找到的任何IM客户端的联系人列表中的地址,以13种不同的语言传输消息。它还联系了远程命令和控制中心,以获取使用不同IRC频道的进一步说明,具体取决于国家和计算机上的即时消息客户端。为了防止Win32 / Slenfbot.AKD蠕虫传播,微软不得不在2010年11月临时暂停Live Messenger中的活动链接,因为“攻击量太大而不能让它继续而没有任何补救措施”。

如果您的企业要使用IM,那么强大的即时消息公司策略是必不可少的,并由用户意识培训提供支持。与任何政策一样,在制定有关IM使用的限制时,必须密切关注业务需求和安全性。

最好的方法是对员工进行合法的业务相关沟通,同时确保满足任何法律和监管目标。您当然可以根据您的电子邮件策略制定IM安全策略,因为可接受的使用方式非常相似。

但是,并非每个员工都需要根据业务需求进行访问,并且还会有其他需要解决的问题,例如帐户的命名约定,以便员工无法冒充其他员工,状态消息的基调以及文件传输的方式启动。当然,最重要的是明确说明可以通过IM传达什么类型或分类的信息。

您的策略应包括公司监控IM使用情况的权利。 (但是,从技术上讲,如果不使用IM防火墙或服务器,很难实施策略。)如果您在内部托管自己的企业IM服务器,则可以通过流量分析和报告,消息关键字搜索来强制执行IM策略和邮件存档。您还可以实施端到端加密和用户身份验证,以及配置内容和URL过滤器,并允许受控地使用许多协作功能,例如集成的实时语音,视频和数据。

对于许多基于Windows的企业,在考虑IM服务器时,Microsoft的Office Live Communications Server是一个明显的选择;但是,还有其他选项,例如开源Openfire企业即时消息服务器(以前称为Jabber)。但是,较小的组织可以考虑使用云服务。这种方法的一大优点是员工不仅限于特定的IM客户端,因此可以更轻松地与可能不使用Windows Messenger的客户进行通信。

SparkleComm即时通讯解决方案设计之初的想法就是当消息在内核会加密传输,并采用TLS通道传输,这样保证了消息不会被窃取、泄露,而且所传输数据将会传递一份副本服务器,业务层服务器可集中保存,可实现消息记录的追溯。

选择云服务意味着无需安装其他硬件或软件。发送到网络或从网络发送的所有IM消息都通过云服务进行路由,在那里扫描病毒,蠕虫和恶意URL。邮件还会与您的内容控件和可接受的IM使用策略进行匹配:自动阻止恶意或可疑或违反策略的邮件。此外,所有消息都会被记录下来,并可以发送到您现有的归档解决方案,以满足法律发现要求和其他相关法规。这种类型的服务使各种规模的组织都可以访问IM的企业级控制。

即使其使用受到控制和监控,SparkleComm即时消息的业务优势也足以抵消潜在的IM安全问题。完全禁止IM意味着你失去了一个伟大的协作工具。这是连接基于家庭和远程工作人员以创建团队社区的好方法,文档可以轻松共享。它不再是最新的技术,但它仍然需要谨慎管理才能成为一种高效的工具而不是黑客的武器。

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(四)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(四)

5.安全

所有用户都应将其设备视为信息窃取的潜在途径。那些使用设备进行公共业务的人应该保护他们,因为他们可以访问任何安全信息。员工应遵守北卡罗来纳州信息技术部颁布的所有州政策并鼓励当地机构员工遵循这些准则作为最佳做法。

用户可以遵循一些简单的规则来保护自己免受安全风险:

- 不要让陌生人使用工作场所发布的设备;
- 不要让设备无人看管,因为这可以为其他人提供安装软件或窃取信息的便捷途径;
- 不要使用不安全的设备发送有关工作场所业务的敏感或机密信息。

六,结论

文本和即时消息为工作场所带来了新的功能,并承担相应的责任。员工有责任根据法规和准则正确维护记录,无论其格式如何。这些媒体的用户还必须了解文本和即时消息引发的安全性和生产力问题。随着这些媒体在工作场所内不断发展,员工必须始终注意他们在文本/即时消息或类似类型的通信方面的职责,这些通信符合G.S.§132中的公共记录定义。

与任何沟通工具一样,员工必须平衡这些技术的能力与记录保存,透明度,安全性和专业性的标准和指南。

应以最大化透明度,维护网络安全性和遵守专业标准的方式使用所有机构通信工具和方法。 这将有助于确保员工避免使用这些新的通信方法的潜在问题,同时仍然收获好处。 DNCR强烈鼓励州政府机构和地方政府评估IM和短信通信的使用,并为其员工提供有关这些消息的保留和管理的指导。

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(三)

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4.记录和保留

G.S.§132通过内容而不是媒体或格式来定义公共记录。当员工用于开展公共业务时,个人和工作场所发布的设备将导致构成公共记录的通信符合G.S.§132的要求,并得到北卡罗来纳州自然和文化资源部的指导。

员工有责任了解并遵守所有适用的保留时间表,这些保留时间表规定了记录应保留多长时间以及是否应永久保留,销毁或转移到国家档案馆保管。如上所述,记录由内容而不是给定通信的格式定义,因此员工必须适当地识别记录的类型。

尽管代理商记录保留时间表可能没有明确提及文本或即时消息,但仍然涵盖了通过这些媒体进行的通信。记录保留和处置计划包括适用于文本或即时消息的各种项目。

通常可以同时保留对话,以便从头到尾显示交换。许多移动设备和即时消息服务和程序允许保存和转发整个会话。来自不同平台的操作软件可能具有保留消息的工具,或者可能存在执行此操作的第三方应用程序。员工有责任确保保留消息,以便在响应记录请求或诉讼时生成消息。

注意:代理商和员工不应依赖服务提供商提供由文本/ IM创建的记录。服务提供商可以保留自己的文本和即时消息记录,但他们不会自动承担向政府实体提供这些记录的副本。使用个人设备的员工负责管理这些记录并确保按照要求保留这些记录。记录保留和处置计划。为不同平台开发的应用程序和工具可以帮助员工解决这个问题。

向员工提供工作发布设备的代理商应注意这些问题,并寻求在与服务提供商签订的合同和服务水平协议中解决这些问题,以确保他们能够获取其公共记录的副本。

以下是代理机构和地方政府的模型合同语言,用于从雇主发行的移动设备上获取服务提供商的公共记录副本:

“服务提供商同意允许代理机构从其电子邮件系统收集所有短信。服务提供商同意代理商有权访问所有数据,无论是谁创建了内容以及出于何种目的。服务提供商将根据以下时间表[特定程序]提供短信:[时间表]。机构内的以下职位有权向[服务提供者内部]提出此类请求。

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(二)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(二)

3.使用消息技术的指导原则

  • 3.1在公共事业中使用消息技术的考虑因素

在实施政策或允许使用文本和即时消息工具时,代理商应计划使用工具进行公共业务。每个机构的官员和管理人员都应该了解这些服务的广泛使用,并应通知员工适当使用文本/ IM。机构负责人还应考虑文本/即时消息对员工的好处,并努力保留这些好处或寻找替代方案,同时遵守记录保留和处置责任。

要考虑的问题:

如何在办公室中使用短信/即时消息?多常?

您的办公室是否有任何特定于文本消息/ IM有助于解决的需求 - 管理目的或与其他部门/第三方的沟通?

员工或官员是否使用工作场所发布的设备进行此类通信?个人设备?什么平台?

员工如何根据公共记录法和其他记录管理职责了解有关管理电子通信的信息?您的办公室当前如何存储和保留短信和即时消息?

是否存在转录或存储短信/ IM的现有方法?如果没有,现有的做法如何适应?或者需要一种新方法?

办公室政策如何解决电子发现对使用短信/即时消息的法律影响?

机构负责人可以使用此信息来帮助确定其代理机构是否以及如何使用这些通信平台进行公共业务。关于所有格式的政府业务的沟通导致创建公共记录,如N.C. G.S.§132所定义。

  • 3.2适当使用

与所有记录一样,必须根据州法律的要求保留和管理与公共业务相关的文本/ IM日志。 N.C.G.S. §132将公共记录定义为“文件,文件,信件......无论其形成或收到的物理形式或特征如何...与公共业务的交易有关... “。

  • 3.2.1个人使用

DNCR强烈鼓励各机构制定关于使用雇主发行的设备和个人使用工作场所发布的设备的政策。员工不得使用工作场所发行的移动电话为政治目的发送短信,进行私人商业交易或从事私人商业活动。

  • 3.2.2专业用途

员工的沟通应该是专业的。虽然文本/ IM允许更快的响应和快速交换想法,但员工应该:

将个人和工作相关的信息分开,
确保他们的信息清晰简洁,
对这些交易所应用与工作相关的相同专业标准电子邮件(电子邮件)或信件,
请注意,根据NC公共记录法,可以披露与公共业务相关的信息。

如果员工选择使用文本或即时消息技术,他们必须密切关注他们维护公共记录的责任。

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(一)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(一)

1.目的

移动设备和即时消息服务为员工提供了一种与工作场所和工作日进行通信的方法。几乎可以随时随地进行直接通信,从短消息到长期交换,可以提高员工的工作效率。根据北卡罗来纳州法规和自然和文化资源部的现有指南,员工有责任管理与公共业务相关的记录。这包括即时消息和文本消息应用程序启用的通信。员工还必须记住,这些形式的通信(如电子邮件或社交媒体通信)可能会导致记录由第三方服务提供商或转发服务托管。无论员工是使用个人或工作场所发布的设备,这些与工作相关的通信都遵守与其他公共记录相同的规则和规定。

本文档旨在解决即时消息(IM)和文本消息是什么以及如何在工作场所使用它们。它还根据一般法规和记录保留和处置时间表处理员工责任。

2.什么是文字消息?什么是即时消息?

  • 2.1文本消息

短信,有时称为“短信”,通常是指使用“短消息服务”(SMS)将屏幕上的消息发送到接收者的电话。短信限制为160个字符。字符定义为需要一个字节的存储的任何符号,包括数字,字母,符号,空格和标点符号。其他形式的文本消息传递包括允许用户发送图片,视频和其他非文本媒体的多媒体消息服务(MMS),以及可以包括格式化文本的增强消息服务(EMS)。

通过“捎带”在电话和运营商基础设施之间经常发生的小型信息传输上交换文本消息。消息不是直接从电话发送到电话,而是通过电话网络使用标准通信协议进行存储和转发。如果电话关闭或没有信号,短信“等待”接收者接收信号。

每条短信还包含有关邮件的数据,包括邮件的发件人和收件人的电话号码,时间戳,目的地电话号码和格式。这些描述其他数据的上下文和内容的重要信息称为元数据。电子邮件软件和在线服务也可以向移动设备发送文本消息。短信也可以从一个来源发送到许多不同的收件人,允许办公室快速联系其许多员工或客户,例如在紧急情况下。

  • 2.2即时消息

即时消息(IM)是一种在线服务,其中用户使用电话,个人计算机(PC)或其他设备上的客户端软件与使用兼容软件的人通信(例如,Apple®的iMessageTM服务,Microsoft的Skype for Business,或者GchatTM服务链接到Google的Gmail®客户端。诸如Facebook©之类的社交媒体网站也能够允许两个注册用户之间的即时消息传递。

即使是能够发送和接收数据的基本移动电话通常还具有预先安装的即时消息软件,允许用户通过移动设备与这些服务的其他用户进行通信。

当用户登录时,服务器加载可用收件人列表(“朋友列表”)。在连接用户之后,该服务允许每个用户的软件直接在另一端与软件“对话”,而无需进一步使用服务器。这是传统即时消息传递模型,但较新的服务有时会在“云中”保存消息30天。美国国家标准与技术研究院(NIST)将云计算定义为“用于实现对可配置计算资源共享池(例如,网络,服务器,存储,应用程序和服务)的无处不在,方便,按需网络访问的模型”可以通过最少的管理工作或服务提供商交互来快速配置和发布。在前面提到的示例中,云指的是由提供商提供的服务器,以便进行业务交易。

IM用户必须记住,他们发送的消息可以临时存储在服务器上,该服务器直到最近才通过即时消息应用于用户到用户的通信。

员工必须牢记使用文本/ IM以及在构成G.S.§132定义的公共记录时管理消息的准则。

  • 2.3对话

即使是涉及公共业务的单个文本消息和即时消息也是公共记录,但是对较新的消息传递服务的通信通常会导致对话。这些是个人之间交换的消息的记录,按时间顺序保存,就像电子邮件交换一样。某些设备会自动以对话形式显示消息。其他包括它作为可选设置。但是,针对多个主题的对话可能会在同一对话中产生多个保留期;因此,保留会话将默认为最长保留期。

贵公司的即时通讯政策是什么?

考虑一下这种情况:您将全体员工聚集在一起进行计划会议。他们用自己的笔记本电脑和手机做笔记并回复紧急电子邮件。房间里面的其中两名员工正在互相发送即时消息。一个人向另一个人发送关于该部门年轻新实习生的评论。虽然房间里没有其他人知道这个私人谈话,但有一天它可能会给公司带来重大问题。

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 事实上,这种电子对话是利用公司资源 - 计算机和通信网络 - 使其成为公司的正式记录。更重要的是,如果当实习生起诉公司处理骚扰问题的那一天,该公司可能被要求制作一份轻率评论的记录,这些评论从未打算超出房间里面的两个人。那些从一个人“瞬间”发送到另一个人的话可能是一支冒烟的枪。

为了避免你认为“这可能永远不会发生在我们身上”,美国管理协会和电子政策研究所进行的“2004年工作场所电子邮件和即时消息调查”中给你一些令人瞠目结舌的统计数据。他们调查了840家公司的数据。在那些表示他们在工作场所使用IM的公司中,有58%的人表示该服务用于个人聊天。最令人不安的是,这些小小的个人信息不仅仅是关于午餐吃什么。调查受访者报告发送和接收以下类型的潜在破坏性IM内容:

-附件:19%

-笑话,八卦,谣言或贬言:16%

-有关公司,同事或客户的机密信息:9%

-性,浪漫或色情内容:6%

就个人而言,这些数字很低。但有很多人,他们倾向于把事情放在即时消息中,以至于他们永远不会对电子邮件做出承诺,因为即时消息“感觉更私密”。可真的是这样吗?

现在公共的即时通讯在安全和保密性方面并不那么令人满意。并不是那么私密。对于公司来说,它所需要的是属于公司自己的企业即时通讯。比如,SparkleComm。它提供公共即时通讯的相关功能,比如包括账号间文本聊天、支持图片/短视频/短语音发送、支持消息推送提示等。更在保密和安全性,以及公司的记录可保留,讯息可追溯方面有更大的可塑性。

IM是一种公认​​的电子通信形式,它应该被视为一种形式。也就是说,IT部门有义务帮助公司为消息传递服务选择适当的技术,并实施有关安全性,记录保留和可接受使用的策略和程序。选择企业即时通讯SparkleComm,避免更多的安全漏洞。

变得越来越重要的在线沟通

随着互联网在社会的广大部分中变得越来越可有可无,在线交流的重要性和重要性也变得非常明显。究竟什么是在线交流以及为什么它对整个世界变得非常重要以及未来对于在线交流有何看法?

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简单明了地说,任何在个人与个人之间或组织与个人之间或组织之间进行的交流称为在线交流。

沟通可以通过多种方式进行。它可以是通过邮件发送给各个收件人的文本形式,甚至可以使用各种社交媒体网站,如Facebook,Twitter和WhatsApp。在频谱的另一端也有个人与个人之间或封闭群体之间以及整个世界之间的音频和视频通信。有些产品,例如SparkleComm,可以让不同的用户使用音频,视频,文本或三者的组合相互通信。

什么是在线交流的特点

在深入了解在线交流的重要性之前,我们必须了解有关在线交流功能的一些基础知识。以下是任何良好的在线交流的一些商标功能。以SparkleComm统一通信平台为例:

SparkleComm即时通讯支持多种语音编码,任何在线通信始终采用数字格式,并使用互联网的范围和传播从发件人/发件人转移到收件人或收件人。

SparkleComm即时通讯沟通是交互式的,由于消息几乎是即时传递的,因此接收者和发送者之间存在高水平的交互性。任何形式的消息都可以在接收者和发送者之间交换,这对于使所有利益相关者都有用非常有用。

SparkleComm的即时沟通具有个性,沟通过程及其交换方式,接收和发送的形式是高度可定制的,同时考虑到最终用户的特定需求和要求,SparkleComm即时通讯能够发送个性表情、图片,能够发送文档,并且支持多种定制方案!

SparkleComm的通信有助于建立社区,如果我们环顾四周,我们肯定会遇到许多情况,其中有成千上万的志同道合的人或拥有相同赌注的人的在线社区。这在很大程度上是非常独特的,仅仅是因为在线交流。使用SparkleComm进行工作上的沟通更能提高效率!

改善整个公司协作的6种方法

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随着远程工作的兴起,有效协作的重要性比以往任何时候都高。尽管鼓励跨部门和职能团队进行沟通是最困难的,但现在您还经常在不同地理位置甚至时区之间促进员工之间的协作。这正在改变业务“团队”的概念,现在紧密合作不再需要在同一个房间或会议空间工作,您需要找到在数字世界中创建互联互通和凝聚力的团队身份的方法。

以下是您可以使用SparkleComm统一通信采取的6个步骤,以便您的团队更轻松地进行交谈,共享和连接,无论他们身在何处:

  • 1.提供多种联系方式。

不同的人喜欢不同的接触方式,每种方法都有不同的沟通方式。通过各种方式为您的团队提供交流,从电子邮件和电话到聊天消息,短信,视频会议和工作区共享。

  • 2.了解不同通信工具之间的优势/差异。

如1中所述,不同的通信工具具有不同的优点。例如,即时消息可以很好地用于快速“是或否”问题,而电话或视频聊天允许进行深入对话,并且电子邮件适用于与一群人共享详细信息。

  • 3.尽可能统一工具。

虽然提供灵活的通信选项很重要,但是让员工跟上太多应用程序并不高效。而SparkleComm统一通信工具可以是在单一界面中集中协作工具的好方法,从远程呼叫和视频聊天即时消息和在线状态。

  • 4.强调使用存在感。

SparkleComm在线状态或能够查看同事当前可用状态的能力可以成为一种强大的工具,但前提是每个人都始终如一地使用它。培训并鼓励您的团队保持最新状态,从可用到远离请勿打扰。了解某人的可用性可以改变您与他们联系的方式 - 例如,如果您知道Jenn正在接听电话,您可以向她发送一封快速电子邮件,以便她可以在她有空的时候跟进。如果您正在通话或在预定会议中,某些统一通信工具甚至会自动更改您的状态。

  • 5.建立及时的文化。

对于分散的团队来说,安排会议可能会更加困难,特别是如果一些与会者处于不同的时区。坚持要求您的团队及时参加数字会议,无论是电话会议还是视频聊天SparkleComm预定会议应始终准时开始,每个人都应保持其业务日历最新,以便更轻松地安排日程安排。为电话和视频会议建立一些基本的公司礼仪规则(例如,在电话会议上,总是让扬声器介绍他们的名字,或者,如果你没有主动说话,请将你的手机静音以减少背景噪音)。

  • 6.确保存储消息应用程序的存档/存储。

电子邮件的优势之一是它能够充当对话档案。如果您正在建立即时消息解决方案,请确保它具有持久消息传递,即会话被保存,存储和搜索。没有什么比无法找到或访问以前共享的信息并且不得不再次要求的信息更令人沮丧。SparkleComm消息在内核会加密传输,采用TLS通道传输,所传输数据将会传递一份副本服务器,业务层服务器可集中保存,实现消息记录的追溯。