您需要了解的视频会议礼节

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最新数据表明。80%的高管表示,他们依靠视频会议进行内部团队沟通。这是因为反馈和响应可以是即时的。您甚至可以查看自己是否有影响力,因为可以清晰观察每个人的面孔和表情。

但麻烦的是,如果您以前从未进行过远程电话会议,它们可能会很尴尬且令人尴尬。

没有尴尬的假人,我们中的许多人几乎无法生存面对面的会议,现在我们正在集体调整以适应视频会议礼节。一旦“进入”会话,通常会吸引与会者互相交谈,吃东西或滑动电话。由于人们已经在处理说话者的清晰度问题,缓冲视频和延误,这使事情变得更加复杂。

这是确保您的同事和客户与您进行视频会议的好时机的几种方法。

视频会议最佳实践

我们都看过模因和病毒视频在网上巡回演出。有一个不幸的视频,一位女士在浴室视频会议上不知不觉地离开了她的相机和麦克风,而那个老板却以某种方式设法将自己变成土豆,不得不参加一场像土豆一样的视频通话

不要做那个人!

这里有一些久经考验的视频会议提示,可帮助您避免成为同事永远不会忘记的病毒模因的源头。

保持眼神交流

视频会议的秘密在于,当您注视摄像机时,您主要是在注视其他参与者。

现在这听起来有点违反直觉,因为您必须查看屏幕以弄清楚其他参与者的状况。但是,在通话时,请与您的摄像头一目了然,以进行眼神交流,并确保您的同事感觉像您在积极倾听并集中精力。

做到这一点的一种方法是,如果是外部网络摄像头,则将摄像头尽可能靠近屏幕放置。另外,在进行视频通话时,请避免低头看手机或执行其他任务,因为这似乎不专业。

消除房间的所有干扰物-关闭电视,关闭网络浏览器中不必要的标签,并锁住宠物。成功的视频会议所需要做的就是向摄像机显示一些爱。

避免打扰别人

在一个参与者跳入并开始与另一参与者交谈的地方,电话会议会变得很尴尬。

由于视频会议与面对面会议有很大不同,并且没有肢体语言提示可以让您“渴望说话”,因此经常会出现打断。

因此,这些视频会议最佳实践要求您更加礼貌一点,并允许其他人在发表您的想法之前发表讲话。

如果您确实打断了参与者,请确保这样做有充分的理由-也许您想敦促您的同事做出决定,或者回避激烈的讨论。

确保您的技术完美运行

预先测试您正在使用的任何硬件或视频应用程序,以确保一切正常。我们不想在重要会议中遇到麦克风或摄像头故障,对吗?

在更新视频应用程序或登录会议并大喊大叫时,“没有什么比不上专业和业余爱好者显得更专业和业余的了,“现在可以听到我说话了吗?”

20%的用户表示,视频会议面临的最大挑战是音频质量。获得正确的设备,然后确保它与用于进行视频通话的软件兼容,这一点至关重要。

不说话时将麦克风静音

如果您认为在别人讲话时保持安静,那么您就不会发出任何声音,那是错误的。大多数麦克风可以拾取最微弱的声音,例如打字,咳嗽,咀嚼或点击笔。

这可能会使通话中的其他人分心,并可能导致烦人。如果您的猫在后台咆哮,则没人能完成任何工作。因此,请确保只有在需要发言时才打开麦克风。当您的孩子像女妖一样战斗或您的妈妈希望您尽快洗碗时,您不希望您的同事或客户偷听。这对每个人来说都是非常尴尬的事,而您的同事可能永远不会让您忘记它。

对其他参与者有礼貌

仅仅因为您与其他会议参与者相距不远,并不意味着您对他们会很卑鄙或无礼。将视频协作与面对面的互动一样对待。

延长与您亲自见面时使用的礼貌非常重要。这意味着要通过认真聆听来注意每个说话者,最大程度地减少分心,并避免执行多任务的冲动。

这是一个有用的视频会议提示:微笑和自信。这是在虚拟会议中产生积极感觉的简单而有效的策略。

衣着端庄

我们意识到这是睡衣的季节,您甚至可能连几天都不会梳头,但是要为电视会议付出努力,对吗?

您不必花哨。要在视频通话中留下良好的印象,只需要一件干净的衬衫,洗净的脸和整洁的头发即可。这将帮助您进入工作模式,并避免任何尴尬的一瞥。

第一印象会持续很长时间。现在您已经熟悉了视频会议的礼节,我们相信您将成为您参加的每个虚拟会议的王牌。您还可以阅读有关虚拟会议中面临的常见困难的信息,并与我们找到简单的解决方案。或者,如果您想了解有关远程会议、视频会议的更多信息,请点击SparkleComm申请免费试用。

企业协作:为什么需要它以及如何改进它

企业协作在最基本的层面上取决于大型组织的通信方式。它包括组织的各个成员用来讨论工作,提供反馈和交叉传授其思想的各种技术和平台。企业协作软件的使用还可以揭示有关公司文化的许多信息,以及它们如何帮助或阻碍思想和信息的交换。

企业协作软件每天都变得越来越流行,因为公司正在寻找有效的方法来连接越来越分散的远程团队。实际上,一项调查指出,60%的受访者计划为其业务购买某种协作软件。

在这里,我们讨论什么是企业协作,为什么重要,以及董事和项目经理如何从战略上利用它来提高生产力。我们还将介绍有关实施的常见问题,并介绍一种新工具来帮助您入门。

什么是企业协作?

企业协作是帮助各种团队一起工作的过程,一开始听起来很简单。

但是,在思想领导力和个人品牌建设仍在上升的世界中,许多人现在被聘为独立运作的专家,而不是习惯于作为团队成员的通才。即使这不是您公司的招聘策略,您也可能已经注意到整个组织各个方面的承包商和支持角色最近有所增加。

无论哪种方式,都由企业主管和项目经理来帮助这些人通过一个内聚的系统发挥作用,即使他们可能相距遥远,是一次性贡献者,还是有相互竞争的目标。

除了为日常任务提供支持系统外,团队还需要帮助来了解总体情况,每个项目如何支持该愿景以及每个团队成员有望做出的贡献。

为什么企业协作很重要?

在Inc.com上的文章中,指出了协作的两个不可否认的好处:

1、通过社交工具,SparkleComm视频会议等内部协作,可以提高生产力。

2、通过用户论坛,博客评论,社交媒体,实时网络研讨会,会议和聚会与客户,合作伙伴和供应商进行外部合作,您可以收集反馈来提高创新能力。

跨职能团队协作以及与利益相关者的外部协作可以提高效率和效力,这是有道理的。打开沟通渠道后,可以轻松找到所需信息或寻求同事和客户的反馈和帮助。

除此之外,协作还可以帮助组织满足最重要的业务优先事项,例如改善业务流程和降低企业成本。Aberdeen Group对299个组织进行了调查,发现了企业范围内协作的重大好处:

 - 客户服务指标提高53%
 - 员工生产力提高49%

该数据证明企业协作可以帮助团队和客户。当流程得到改善并且沟通变得更加有效时,团队成员可以专注于为客户提供价值。

企业协作如何提高项目生产力?

企业协作通过整体方法提高了项目生产率。首先,首先要评估一下您的团队今天的位置。哪些工具,工作流程和系统已经到位?这些在短期和长期如何帮助或损害进展?

在确定了哪些方面需要改进之后,就可以继续进行战略。通过同时与协作者讨论将业务目标,项目目标和团队目标之间的点联系起来。在甚至开始建立新的工作方式之前,您必须使每个人都在同一页面上。这正是企业协作的第一阶段所做的。

然后是时候尝试新策略,检查结果并根据需要进行调整了。这些步骤通常很长且涉及很多,但对于弄清楚如何最大程度地发挥团队潜力至关重要。在您进行的过程中,积极聆听人们对他们的项目生产力的评价,并准备对正在或不起作用的内容应用反馈。

当您通过这种方法来进行项目管理时,您可以通过强大的交流实践(例如集中式文档共享和@提及)使每个人都参与其中,从而直接提高协作者的参与度,从而提高工作效率。

安排工作流程的所有组件还有助于在故障发生之前就进行预测。它还使尝试新事物变得更加容易。这是提高生产率的重要组成部分,因为众所周知,如果您始终做您一直做的事情,您将获得相同的结果。

企业协作面临哪些挑战?

企业协作的首要挑战是复杂性。考虑到竞争的声音和优先事项,即使是最简单的工作流程也很难整理。例如,假设一家营销机构正在与一名自由设计师合作开发客户的网站。如果客户更喜欢动手操作,则需要有一个强大的企业协作系统,以防止他们的反馈妨碍前进。

然后是决策。诸如任务管理,会议安排和工作流程指定之类的选择都可以从每个参与者的参与中受益。但是,如果项目经理或主管不创建规则和系统,则很容易造成误解,在没有咨询团队成员的情况下就承诺交付成果,并制造其他问题,使客户和合作者不满意。

即使您的团队已经拥有自己完成工作的内部方式,也可能很难将新手作为一次性贡献者而加入。企业协作本来就是敏捷的,因此,如果您的团队需要在任何阶段调整其流程,那么您都需要快速适应,重新预测并保持一切运转而不会错过任何节奏。

归根结底,在企业中使用企业协作可以节省每个人的大量时间和不必要的麻烦,即使这需要一点点设置或习惯。

企业协作始于文化,而非工具

在过去的十年中,企业协作工具的数量激增。尽管它们是有益的工具,但对于希望立即高效进行团队合作的组织而言,它们并不是开箱即用的解决方案。

毕竟,任何承诺合作的技术都无法独自带来改变。内部文化必须同时发生转变,从个人孤岛到透明而慷慨的思想和资源共享。这种转变不会在一夜之间发生。您的组织必须每天在其实施的流程和执行的策略中进行工作。

良好的企业协作习惯可灌输到您的组织中 您可以开始在宏观和微观层面上将企业协作习惯注入到您的组织中。两种最重要的习惯包括:

 - 将所有项目更新整合到一个源中,这样每个人都可以轻松参考最新信息。
 - 注意项目,阶段甚至单个任务的现实时间表。
 - 注意在预算,资源和人员的实际限制内工作。

为什么要投资企业协作软件

进行企业范围内协作的一种方法是让团队习惯于在协作平台内共享信息。选择一个平台,该平台可以在长电子邮件线程之外实现文件共享和打开对话。

您必须采取一些小步骤,让个人自愿分享他们的工作量,上传他们正在处理的文件,评论最佳实践,甚至吸引其他人参加他们的项目以进行跨团队协作。但是,一旦像共享信息的习惯这样简单的事情在公司文化中根深蒂固,就很容易为企业团队之间的广泛协作建立流程。

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如何管理远程工作人员和虚拟团队(二)

您如何确定优秀的远程工作者?

当您需要扩展虚拟团队时,招聘过程会感觉像是完全不同的挑战。您应该如何在不面对面的情况下判断某人是否合适?

正如您在招聘任何职位时所做的那样,您需要寻找针对特定职位的技术能力。但是,软技能在远程角色中也很重要。需要注意的一些最重要的技能包括:

 - 自我激励
 - 优先级和时间管理
 - 组织
 - 通讯

但是,您如何在招聘过程中评估这些功能?以下是寻找最佳人选的一些技巧:

1、请注意他们在招聘过程中的沟通方式。他们会及时回复电子邮件吗?他们的书面沟通清楚吗?您的视频或电话交谈如何?这些交流会告诉您很多有关他们工作和交流的意愿。

2、询问行为面试问题。这些就是考生们害怕的“告诉我……”的问题。这样的问题:“告诉我您在高压期限内的时间”或“告诉我必须在没有太多指导的情况下解决问题的时间”可以帮助您根据实际情况评估上述技能他们分享的例子。

3、询问他们在远程工作的经验。如果他们以前有担任远程角色的经验,请询问他们的情况。如果他们没有在远程团队工作的经验,您仍然可以询问他们对远程工作有什么吸引力,以及他们认为最大的挑战是什么。这些答案可以揭示出他们是否会在您的团队中成长。

您如何将新员工引入虚拟团队?

您有一个新员工加入您的远程团队,并决心让他们感到欢迎。

如果您不能给他们做办公室旅行或邀请他们参加全团队的午餐,还有其他几种方法可以使他们加入公司,并使他们对他们的角色和您的团队感到兴奋。

1、安排视频通话:高达40%的员工在工作中感到被忽视和孤立,当员工不在同一物理空间工作时,这种情况会加剧。当您雇用新员工时,请进行团队视频通话,这样他们可以结识将与之紧密合作的所有人员。进行破冰游戏或某种了解游戏的奖励积分。

2、使用伙伴系统:将新员工与团队中的其他人配对可以有效。您的新团队成员将拥有一个受信任的人员(直接管理人员之外),他们可以向他们询问有关在哪里可以找到特定文档或谁负责批准PTO请求的问题。

3、建立一个入职系统:有很多要跟踪何时入职新员工。删除重要的方面,例如登录或培训很容易。记录正式的入职流程,以便确保跨过T并加点I。这也使您可以招募新员工,使他们知道在最初几周和几个月内的期望。使用我们的员工入职模板,使此操作变得更加轻松。

4、经常签入:认为您的员工刚开始的几周只是“新员工”?再想一想。您的入职时间至少应延续到员工的前90天。经常签入,这样他们就可以完全支持您的团队,从而得到支持。这很重要,尤其是当您考虑到有29%的雇员在其职业生涯的某个时候在工作的前90天内辞职了。

管理远程工作者很困难,但是您也是如此

管理远程员工绝非易事-尤其是当感觉世界已经崩溃时。

领导力需要投入和艰苦的工作,无论您是亲自进行还是远程进行。幸运的是,本指南将为您提供管理虚拟团队所需的所有信息,这些团队不仅表现出色,而且参与度高且满意度高。

发挥这些策略的作用,您将充满信心地进行远程工作。

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如何管理远程工作人员和虚拟团队(一)

管理团队是艰巨的工作。根据一份报告,中层管理人员报告说,在典型的五天工作周中,将近三天半的压力。但是,当您管理远程工作者时,领导力变得更具挑战性。

当工作人员分散并且无法并行工作时,您将无法立即了解每个人的工作情况。电线被打断,重要的信息在混乱中迷失了,挫败感不断增强。

不要惊慌。我们正在挖掘您需要的一切,以使您更有信心-减少混乱,从而管理远程团队。

为什么远程团队是未来的重要组成部分

远程工作不仅是未来的重要组成部分,还是现在的重要组成部分。当COVID-19大流行病要求亲身团队突然离开办公室时,远程工作激增。斯坦福大学的研究表明,目前多达42%的美国劳动力全职在家工作。

但是,除了全球流行病之外,远程工作多年来一直是热门话题。Buffer的2020年远程工作状况报告发现,高达98%的员工希望在余下的职业生涯中至少有一部分时间需要远程工作。

为什么远程工作对雇主和雇员都如此吸引?这种工作安排具有许多优点,包括:

1、提高生产力:在FlexJobs调查中,有66%的受访者表示,他们在家庭办公室中的生产力要高于传统办公室。他们列举了同事更少的打扰,更少的干扰和安静的环境,这是他们能够更高效地完成任务清单的几个原因。

2、更好的工作与生活平衡:远程团队通常在职业和个人生活之间享有更好的平衡,这对员工来说很重要。盖洛普(Gallup)的一项调查发现,有53%的员工表示,让他们拥有更大的工作与生活平衡的角色对他们来说非常重要。

3、更大的人才库:对于经理和雇主而言,最好的福利之一是他们的人才库不受位置的限制。您可以为空缺职位选择最佳人选,无论他们目前居住在哪里。

结合所有这些优点,您将拥有一个快乐而高效的远程团队,可以在各自的沙发和家庭办公室中出色地完成工作。

管理远程员工有哪些挑战?

远程工作提供了很多好处,但是远程管理并非没有挑战。当您和您的团队成员并肩工作时,您可能会遇到很多独特的障碍。让我们涵盖一些最常见的问题。

透明度和可见度

您知道旧的陈词滥调是视而不见吗?这可以很容易地在您的虚拟团队中发展。

当您的团队成员对其他人正在做的工作缺乏了解时,他们会感到孤立和孤立。

另外,远程工作人员感觉对其经理和团队成员不可见。他们可能会觉得自己在真空中工作,而他们的辛勤工作却未被人注意和赞赏。不幸的是,当您的远程团队成员没有被别人看到和重视的时候,他们就没有那么创新,协作和支持。

沟通与协作

有效的沟通对任何团队都是一个挑战。但是,这对于远程团队来说是一个更大的挑战。

人们没有机会在传递过程中进行快速对话,也没有机会让团队成员偷听别人提到的重要内容。团队成员需要有意识地公开交流。

这并不是每个人都自然而然的,因此也难怪Buffer的2020年远程工作状态报告将通信和协作确定为远程工作的最大挑战。

保持积极的公司文化

您的公司文化与员工息息相关。在Nulab的一项调查中,83%的员工表示,在选择工作地点时,公司文化很重要。

但是,当整个团队分散时,您的文化很难培养和维持。没有有趣的团队外地,欢乐时光或午餐。您需要更加有意识地做另一件事。

追踪生产力

当您管理远程员工时,您不能在办公室门外偷看,并确保团队努力工作。远程管理需要高度的信任,以及一些用于监视生产率的有效系统。

许多经理转向时间跟踪应用程序,以密切关注团队的工作量。幸运的是, 一项调查中有79%的受访者表示,他们相信雇主可以监控自己与工作场所有关的活动。

管理远程团队的解决方案

领导远程团队成员涉及多个挑战,但是好消息是他们并非无法克服。

另外,技术在您身边。正确的技术堆栈可以帮助您管理一支积极高效的远程团队。以下是您应该绝对包含在工具包中的一些解决方案:

1、项目管理软件:一个协同工作的管理平台,像Wrike给你的团队的可见性任务,期限和任务。团队成员可以轻松掌握自己的工作面,但也可以缩小以了解整个团队或整个组织正在开展的工作。

2、时间跟踪解决方案:如果您担心团队远程工作时生产力会下降,那么时间跟踪应用程序可以增强责任感,并为您和您的团队提供可用于高效工作的真实数据。

3、视频会议工具:不幸的是,超过三分之一的远程工作人员表示,他们从来没有与团队面对面。但是,有40%的人表示这将帮助他们建立更深的关系。即使您不能在同一房间,也不要低估面对面交流的重要性。视频会议软件是面对面交谈的第二好选择。

4、即时消息传递平台:您的远程团队需要一个渠道用于快速对话,从与工作有关的问题到有关周末的闲聊。即时消息传递平台可帮助您的团队彼此联系并建立更有意义的纽带。

您可以轻松解决的虚拟会议问题

由于COVID-19 ,移动到远程工作加快了每个工作场所的数字化速度。代理商所有者和项目经理必须善于与员工,客户,团队和其他利益相关者组织有效的虚拟会议,以保持组织目标的正常运行并按时完成。但是,当然,虚拟会议可能会出现问题。

无论您从事哪个行业或地区,虚拟会议对于项目管理的成功至关重要。虚拟会议可帮助业务领导者,专业服务机构和项目经理实现跨职能的协作,提供更好的项目成果,并在多个时区建立人才,创意和技术团队。

但是,仅因为虚拟会议易于建立并且不受地理位置和旅行时间的限制,并不意味着领导者和管理者应滥用对他人时间和工作时间的访问权。变焦疲劳是在家中COVID-19强制性工作期间创造和流行的术语,可以解释为当人们不得不长时间参加几次虚拟会议时出现的精神疲劳。

还建议领导者和项目经理考虑队友和员工的可用性和心理健康,以避免虚拟会议的共同挑战。

虚拟会议的挑战以及如何解决它们

通过准备和实践,可以轻松解决虚拟会议的各种挑战。通过预先花时间为您的组织或团队准备技术应急计划和视频会议指南,您可以克服在线会议问题并保持较高的团队士气和生产力。

以下是虚拟会议和智能解决方案的一些反复出现的挑战,您可以实施这些虚拟解决方案和解决方案来解决这些问题并引导有益的电话会议

变焦疲劳并降低生产率

在引言中我们定义了“缩放疲劳”一词,它的确是在线会议上最严重的问题之一。由于虚拟电话和会议的建立相对容易,因此某些领导者和项目经理可能会滥用其可访问性。

但是,具有创造性和技术性角色(如设计,编写和软件开发)的员工在流程状态下工作良好。当他们参加过多的虚拟会议时,他们的生产力和输出开始下降。

使用虚拟会议解决此问题的方法很简单:安排更少的会议。作为项目经理,您可以选择在特定日期与特定部门进行批量会议,限制会议持续时间,并使用SparkleComm等协作工作区来处理快速问题和更新。

技术问题和浪费时间

技术可以管理但不能控制。通过最佳的设置和实践会议,您可能仍会发现自己在虚拟会议中面临技术挑战。

解决虚拟会议中这一反复出现的挑战的最佳解决方案是制定一个经过测试的备份计划。作为项目经理,您应该发送备份计划的详细信息以及会议的其他相关信息和议程。

这样,如果您遇到技术挑战,您和其他与会者就可以快速切换到备份会议计划,而不会浪费会议时间。确保与会者熟悉您使用的虚拟会议选项。

沟通差距

虚拟会议仅限于音频和视频提示,而面对面的会议则不像肢体语言,语调,步调和手势来增加说话者的语音。

这里有几个步骤可以解决反复出现的虚拟会议难题,并帮助您清楚地传达关键点。

 1. 事先分配清晰,简洁的会议议程。这向与会者阐明了他们对会议的期望以及何时需要参加。
 2. 为您的演示文稿创建幻灯片。这解决了虚拟会议的主要问题之一:消除单调并确保与会者遵循关键会议要点。
 3. 要求所有人在不讲话时将其麦克风静音,并在通话期间坐在安静的地方。
 4. 使用文件和屏幕共享工具吸引与会人员,并记住当您需要每个人的回应或贡献时,请按姓名呼叫每个人。
 5. 坚持会议计划。禁止同事或队友闲逛,偏离议程或延长会议时间。如果您的队友知道您主持了切实可行的会议,那么他们很可能会准备就绪,精力和精力更加集中。
 6. 始终在虚拟会议上为每个与会者提供确切的操作项目。在休会之前,请每个人问他们接下来的步骤,以确保每个人都知道自己的责任。

遥远的时区

有时,您的虚拟会议与会者可能包括其他大洲和时区的队友,客户或利益相关者。

作为项目经理,您可能会习惯于优先考虑自己以及团队的时间和时间表,但是明智的做法是也要考虑其他参与者。花些时间思考如何使每个人都可以在合理的时间参加会议,特别是在经常性会议的情况下。

当您为每个参与人员安排最方便的时间时,您就表示他们得到重视和考虑。这营造了更好的虚拟会议,充满动力的团队以及成功的总体机会。

使用SparkleComm,使虚拟会议中的问题成为过去

从面对面会议过渡到远程会议可能需要很多时间才能适应。幸运的是,SparkleComm帮助团队组织会议记录,创建和分配任务,跟踪项目进度以及管理团队工作量。

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您需要了解的有关远程会议的所有信息(三)

轮到你了!

是时候将您的知识付诸实践了。

尽管面对面会议是理想的选择,但仍有一些方法可以升级您的虚拟会议,因此同样有效。需要记住的一些关键点:

 - 总是自我介绍并分享重大胜利
 - 穿着得体,尊重演讲者
 - 提出有趣的问题并避免多任务处理
 - 保持步调并专注
 - 总是仔细检查动作项目

如何使虚拟会议变得有趣

无论是快速呼叫,协作会议,与客户相关的会议,还是出于某些其他原因,所有讨论的目的都是为了满足关键的组织需求。

但是,虚拟会议有时会变得无聊,因为人与人之间的联系可能会丢失-参加虚拟会议可能会非常不堪重负,尤其是对于新员工而言。有时,羞怯会剥夺员工与其他团队成员建立联系的机会。

反过来,这阻碍了有效的协作和决策。现在该到了时候,我们考虑一些独特的方法了,这些方法可以使远程团队彼此融洽相处。建立信任和归属的基础只需要一点额外的努力。

除了标准做法外,还必须让每个人都参与并参加远程会议,以激励与会人员并保持参与。

以下是改善虚拟会议并使之更具生产力和包容性的几种方法:

 - 使会议更具互动性和吸引力的最有用的方法之一是从破冰船会议或活动开始。一旦参与,它将使每个人都感到包容。他们将在整个会议期间保持参与。

 - 您可以合并一些简单的游戏,这些游戏有封闭式问题或可以选择的选项数量有限。

 - “两个真相与一个谎言”游戏也可以使会议环境更加活跃,从而使团队参与其中。

 - 使用“单词联想”测试对团队的智力理解。这是一种让人们开箱即用的思维方式并不断前进直到玩家无法在链中添加更多单词的好方法。

 - 宠物总能照亮一天。带上您的宠物参加会议,并向同事介绍您的皮毛婴儿。在下一次会议的前五分钟,让大家的宠物共享屏幕。

 - 展现您的艺术风格,并在下次远程会议上上传视觉上吸引人的背景

 - 安排一个虚拟的欢乐时光。这是一种很好的联系员工的方式,可以让他们摆脱压力大的工作时间。

您在虚拟会议邀请中输入了哪些信息?

主持会议需要适当的礼节,以便将商务会议邀请发送给预定的参与者。首先,请确保您的会议邀请看起来正式而专业。

与常规会议相比,虚拟会议有不同的邀请。当您发送会议邀请时,诱使您快速邮寄邀请,以确保来宾不会在预定时间安排或接受其他会议的邀请。

如果您想知道会议邀请的外观,那么本综合指南将告诉您会议邀请所需的一切。

简洁的主题行

以主题行开始邀请,并确保其简短,简单且易于理解。另外,它应该包含日期,会议名称以及关于您要发送的邀请类型的线索。

这样,人们就知道您在什么时间安排会议,并且无需阅读整个电子邮件就可以了解会议议程的内容。

个人介绍(可选)

如果您与平常的会议对象不同,则应在邀请电子邮件的顶部添加简短的个人注释,以使他们知道谁在请求会议。

例如,一个简短的注释,例如“大家好,我希望在项目启动时见到大家!” 或“这是我们即将进行的演示的邀请电子邮件。” 这些可以帮助人们回想起从谁那里接收电子邮件以及用于什么预定目的。

准备要求(可选)

如果您需要与会人员准备一些报告,事先进行设计审查或预先收集有关某些主题的信息,请确保提供准确的说明以明确期望的内容,以免被错过。

会议日期和时间(必填)

必须在会议邀请的电子邮件内容中提及日期和时间。最好在写日期时拼写出几个月,以方便不同位置的人们理解简单的日期格式。另外,包括时区并找出被邀请人的正确时间。

位置/媒介:面对面或在线(必填)

如果是物理会议,则需要提及将要召开会议的物理位置,例如会议室。

虚拟会议中,加入远程讨论的链接将是位置字段,音频准则或任何特定的系统要求。另外,为虚拟会议添加电话号码,因为这样可以使移动电话中参加会议的人们更加轻松。

会议目标(必填)

安排会议的原因,目标。您可以在电子邮件邀请中的简短行中包含会议目的。会议的成果或目标将实现。

议程(可选)

需要包括会议议程,以使参与者知道会议中要讨论的主题或与之相关的任何指示。

此外,如果您的会议围绕审阅文档,报告,提案或某些研究结果而进行,那么最好事先将这些文档附加在同一封邀请电子邮件中。另外,如果参与者无法通过电子邮件访问和查看它们,请在这些文档上附加一个链接。

受邀者名单(可选)

最后,在您的电子邮件邀请结束时,列出将参加会议的所有参与者的姓名,以便所有人都知道与谁进行讨论。

点击SparkleComm开启您的虚拟会议吧!!

引导有效电话会议的提示(三)

5.提前加入

领导者-在这种情况下,您-应该总是在开始通话之前至少5分钟加入通话。没有人喜欢领导迟到的会议。在等待大家加入的同时,准备聊天和闲聊。在每个人都加入之前不要开始正式的介绍,而要与其他人聊天几分钟。

通话中

每个人都在这里,您已经开始了SparkleComm电话会议。下一步你要怎么做?既然大家都认识,那就参加会议吧?无论上下文如何,在通话过程中您都应该做一些事情,以便召开富有成效的会议。

1. 陈述议程

这是启动对话的一种简单方法。陈述一下您发出的议程,并询问是否有人想立即添加任何重要项目。这样您可以控制会议并确保您不要浪费时间在无关紧要的话题上。

2.自我介绍

您不仅应该在开始时自我介绍,还应该介绍其他人。即使您认识所有参与者,也总是一个好主意。您也可以要求他们自我介绍。唯一可以跳过的时间是,如果您与同一小组举行例行会议,或者每个人都一起工作。 

3.用名字提及人,这样每个人都知道谁需要回复

该技巧对避免混乱至关重要,但很少有人这样做。在整个会议中,提出问题或希望得到答复时,请始终与他人交谈。这避免了谁应该回复某事或每个人都在等待其他人接下来讲话的尴尬混乱。它还可以让人们知道谁在答复,因为人们可以通过电话听到相同的声音。 

4.使自己和其他参与者静音 

这是一个基本的电话会议提示,但令人惊讶的是有多少人需要提醒。在电话会议期间,无论您是在咖啡厅,办公室还是在家,您是否真的想让所有人都知道?更糟糕的是,许多麦克风发出的背景噪音会使其他参与者感到迷惑甚至震耳欲聋。作为主持电话的人,您可能也有使其他人静音的工具,因此可以使用它。

5.整个通话中的时间检查

在整个通话期间进行定期时间检查。它提醒每个人保持正轨,不要分心。这也是向所有人显示电话会议即将结束的好方法。 

6.适当结论

当您最后结束讨论时,适当地总结一下。这可能意味着总结讨论,重申所做的任何决定或提示参与者后续行动。如果是定期会议,请提醒所有人下一次通话的时间和日期。

通话后

召开一次有效的电话会议是否就需要这一切?不,即使在结束会议后您仍需要做一些工作。一旦你有你的会议记录准备好了,将其发送给大家。不要忘了包括任何已达成共识的决定,并提醒每个人有关在需要时继续从上次中断的地方继续工作的需要。 

最后,请确保安排后续会议或讨论后需要采取的其他措施。您还可以要求电话会议提供反馈,并考虑下一次进行任何改进。 

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引导有效电话会议的提示(二)

请记住,所有电话会议都是唯一的,因此虽然一个会议的介绍是必要的,但其他会议可能不需要。电话会议的每个人都处于远程状态,而只有一些人正在拨入电话会议,这也是一样。

1.测试设备

在开始电话会议之前,先测试一下设备。不仅仅是您的计算机。检查您的互联网连接,将使用的耳机以及您可能需要的任何其他设备。也不要忘记该软件,尤其是如果您以前没有使用过此特定解决方案的话。确保一切正常后,它应该提醒其他参与者也要这样做。如有需要,可以帮助他们设置设备。可能需要做很多工作,但您会对电话会议的效果感到惊讶。

许多企业使用单独的会议系统,该系统未连接到普通电话。由于每个人每天都不使用该解决方案,因此很难使每个人都在同一页面上。相反,您可能需要考虑一个包含内置会议解决方案的商务电话系统。如果您打算进行定期电话会议,则托管的VoIP服务(如SparkleComm VoIP)是一个绝佳的解决方案。

2.了解软件和硬件

现在您已经知道硬件和软件可以工作了,是时候更好地了解它了。您应该了解用于静音和取消静音的软件和物理按钮。您想要做的最后一件事是听到一些参与者发出的背景噪音或由于有人在家中而在背景中大喊大叫。 

您应该熟悉的其他功能是打开和关闭摄像机。很多时候,电话会议由于突然离去或由于参与者在不希望的时候打开相机而中断。另外,请确保您知道如果碰巧离开或其他原因导致退学,如何重新加入通话。

3. 确定参数

即使在发送议程之前,这也是您应该提前做好的事情。确定电话会议的参数

  • 您会允许还是阻止视频?
  • 如果有人想通过音频加入,可以吗?
  • 参与者可以按照自己的部门要求加入或离开,还是每个人都必须从头到尾都在那儿?
  • 通话会设定时间还是您需要继续进行直到做出特定决定?

这些细节对于每个人都非常重要,因此他们可以进行准备。您真的不想在星期一早上举行电话会议,而电话会议要花4个小时而没有事先通知,使人们感到惊讶!

4. 发出议程

一旦有了参数,就该发送议程了。这听起来可能有些过时,但议程可以帮助所有人了解通话的目的。制定会议议程增加了召开有效电话会议的几率。清楚说明会议主题,呼叫开始和结束的时间,所有参与者的姓名和角色以及任何其他相关详细信息。如果您的呼叫有很多参与者,则可能有助于指定一个记录员或记录呼叫,以便您以后记下详细信息。

您需要了解的有关远程会议的所有信息(二)

虚拟会议最佳实践

自我介绍

听起来很明显,有时人们需要提醒一下,并不是每个人都熟悉虚拟电话

尤其是在远程团队中,通过让每个人介绍自己并分享自己的工作(而不是他们正在做的事情-保存状态更新)来启动虚拟会议是个好习惯。

除了介绍外,还可以通过让与会者走动并分享胜利或自上次会议以来发生的积极事情来传播积极态度。发起大型活动,与潜在客户会面或仅完成 任务都可以。

您会发现,在一个组织中,只有一个人不能成就大多数成就。分享这些胜利可以帮助全面提高士气-从右脚开始会议。

注意你的举止

当涉及到时间差异时,总是有可能在凌晨或深夜安排虚拟会议。在这段时间里,会议礼节和举止落在了路旁,所有希望举行富有成效的会议的希望都荡然无存,没有多少咖啡可以节省下来。

提醒自己练习适当的会议礼仪可以使您保持专注和投入,并对参加者表示尊重和考虑。这样做时,您会发现其他人在轮到您发言时也会给予您同样的尊重。请记住一些会议方式:

 - 衣着端庄
 - 准时或早到达
 - 关闭所有不相关的标签或浏览器
 - 不要检查您的电话或电子邮件
 - 在其他人出席时使麦克风静音
 - 切勿进行边际对话
 - 在演示结束时保存问题
 - 谢谢大家的时间

吸引参加者

登录,关闭视频以及从心理上退出虚拟会议(按此顺序)非常容易。但是,关闭视频会使您更容易分心,并导致多任务处理-这对您没有任何帮助。

即使在最繁忙的日子,拟虚会议中的多任务处理也不会给您带来任何好处。您不仅减少了对会议的关注,而且与单独处理相比,在多任务处理中完成相同的任务要花费多达 40%的时间。所以没有人赢。

打开视频可以提高注意力。由于每个人都在互相看着对方,这阻止了与会者检查电话或写电子邮件。

领导力解决方案咨询公司总裁,美国管理协会为期三天的研讨会“领导的虚拟和远程团队”的创建者和主持人唐娜•丹尼斯(Donna Dennis)建议进行讨论,并让所有人在会议中分享自己的角色,然后再进行讨论。她说:“您可以从面对面进行的所有模拟都很好。”

鼓励解决问题和反对想法。演讲后再听演讲会阻碍外部思考和思想交流,并可能导致 集体思考。支持分享所有问题和想法(无论它们多么“遥远”),并愿意就重大决策进行公开讨论;而把判决留在门口。

保持专注

随着与会人数的增加,跳出话题并使整个虚拟会议脱轨变得更加容易。这导致会议拖延,参与者失去兴趣,并且没有实现会议目标。

那么,我们如何避免从一个主题跳到另一个主题并保持原样?罗杰·施瓦兹(Roger Schwarz)是《聪明的领导者,更聪明的团队:您和您的团队如何获得结果的秘诀》的作者 ,在《哈佛商业评论》中写了一篇 文章,内容涉及如何避免出轨:

 - 在下车之前,先在赛道上达成协议。 事先让所有人都同意会议的主题和目标。
 - 在继续之前,请确保您已涵盖所有内容。与其说“好吧,让我们继续”,不如说“我认为我们已经涵盖了主题A的所有内容。每个人都准备好进入主题B了吗?”
 - 测试您对会议出轨的假设。如果有人选择提出一个外部话题,请通过以下方式质疑两个问题之间的关系:“迈克,我不确定您对X的观点与话题B有什么关系。您能解释一下两者之间的关系吗??
  - 满足所有会议目标后,结束会议!感觉您不需要占用日历上阻止的整个小时。通过尽早完成会议来庆祝工作做得好,这样每个人都可以抽出几分钟时间来喝杯咖啡或完成某些任务。

查看后续步骤

重要的是要记住,在虚拟会议中,您必须为未来制定路线图。富有成效的会议将时间花在专注于前进而不是回头上。

当面授课时,您可以与有影响力的演讲者结束会议,并在剩下的几分钟中吸引所有人的注意力。但是,很难在线传达相同的消息。会议结束时,大多数与会者的手指都在“结束会议”按钮上。

结束会议之前,不要回顾演讲动议或模棱两可的“还有什么要讲的吗?”,而是回顾一下您已完成的工作以及接下来将要发生的事情。总结重大决策,并召集负责执行行动的人员,以确保行动是首要任务。约定截止日期,并通过在工作管理工具中创建和分配任务将其锁定。将演讲稿保存为当面。

当您结束所有人的虚拟会议并就下一步的工作达成一致时,您将开始看到您的会议变得更加富有成效和效率。

您需要了解的有关远程会议的所有信息(一)

虚拟会议已成为现代工作场所工作流程中不可或缺的一部分。尽管它们在工作连续性和沟通中起着至关重要的作用,但是要最大限度地提高远程会议的效率和有效性仍然是很大的挑战。

自然,远程会议的方法与常规的面对面会议有很大不同,因此人们自然以独特的方式进行响应和交互。但是,并不是所有情况下都适合使用远程会议,因此了解何时以及如何利用此技术至关重要。

让我们学习进行有效的虚拟会议所需的所有知识。

虚拟会议如何工作?

虚拟会议利用的技术使个人可以使用Internet连接通过视频和音频进行连接和协作。这是远程工作人员之间的实时交互,以实现共享的目标或计划。

有趣的是,虚拟会议比常规的面对面会议更容易计划和进行。对于许多人来说,这就像启动笔记本电脑并设置一个远程会议应用程序一样容易,其他人也可以“收听”。

您需要转动相机,以便其他人可以看到您,并且需要一个麦克风让其他参与者听到您的声音。此外,买一副耳机或头戴式耳机也是个好主意,因此您可以听别人说什么,而不会打扰周围的其他人。

远程会议有什么好处?

虚拟团队会议为大小企业都提供了无数机会。

无论是参与,跨位置和部门之间的沟通,还是其他潜在的交互,远程会议都是可扩展的且具有成本效益的选择。

以下是对远程会议最常见好处的一些深入见解:

降低成本

老实说-运营和差旅成本会迅速增加公司的支出。虚拟会议可以大大降低公司的管理费用。通过单击远程会话,您可以立即方便地与您的团队和同事互动。

此外,您可以进行内部和外部沟通,并保持健康的关系,而无需上下班。当您进行在线会议时,办公用品,水电,材料等运营支出也将稳步下降,从而节省了企业的时间和金钱。

远程会议使您可以在任何地方与任何人见面,并单击按钮即可提供有关与会者,持续时间,讨论等的详细信息。它还可以根据需要通过自动注释,转录和翻译来简化会议-在面对面会议中,您必须记笔记以跟踪关键点。

改善内部和外部沟通

虚拟团队会议鼓励明确的交流和更好的互动。当每个人在屏幕上都是一个正方形时,人们会迅速学会直接与需要的人进行交流,以及在需要时进行交流,而无需亲自去办公室。

此外,它还可以在虚拟环境中促进健康的工作环境。员工可以通过聊天和Messenger选项更好地建立联系并相互了解。远程协作可以促进沟通,促进协作。

只要主持人始终处于控制之中并阻止干扰并阻止人们互相交谈,一站式就可以实现很多成就。

借助远程会议,距离不再是障碍,您可以在各个位置与客户联系,并与他们建立并保持健康的联系。

节省时间

不可否认,远程会议可以为员工和雇主节省大量时间。

通勤的麻烦,寻找停车位,在加油站停车都不再需要-虚拟会议消除了旅行的需要,并节省了您可以在其他地方更有效利用的时间。

提高生产力

生产力对于公司的成长至关重要。在舒适的家中进行快速的虚拟会议可以激发更高的效率和产出。结果,您可以提高工作效率,这可以帮助企业产生更多的利润。

同样,即时在线会议比常规的面对面会议要有效得多,在常规的面对面会议中,每个人都走到会议室,花时间解决问题,并将会议至少延长10-15分钟。

总而言之,人们可以更快,更高效地完成工作。您可以设置计划,安排时间表,相应地管理时间,并对其进行优化以提高生产率。此外,您还可以管理环境并删除令人分心的东西。

加强跨团队合作

合并的远程会议可以改善跨团队和整体协作。由于您不必依靠公司中的其他人员将您与需要交谈的人联系起来,因此可以促进有效的协作。

此外,对团队进行集中管理,每个成员都可以与相关人员访问,共享,查看和交换文件。它促进透明,安全和快速的通信。在线平台具有促进跨职能团队之间成功进行虚拟协作的多种功能。

远程工作人员优先考虑敏捷性,移动性和无缝的通信方法,这使他们在远程工作时可以毫不费力地实时协作。尽管虚拟会议不能完全取代人际关系,但可以促进员工之间健康,平衡的沟通和协作。

全球人才库

远程会议是一种与全球人们建立联系的有效方式,否则将无法实现。它使您可以快速查找,与地理上相距遥远的其他人建立联系并建立关系。

此外,在招聘人力资本方面,企业有更广泛的选择。新员工不一定必须是本地员工。他们可以居住在世界任何地方,并在需要特定技能时为公司提供寻找和雇用人才资源的机会。

通过虚拟会议,地理障碍不会阻止公司探索全球人才库并寻求最佳资源来扩展业务。

虚拟会议最佳实践

参加虚拟会议的想法可能对您而言并不陌生。您已经参加了许多在线会议和研讨会,以了解发生了什么。

而且总是一样的。

您找到一间房间(最好是安静的房间)并具有良好的Internet连接,然后启动该虚拟会议软件,只是发现甚至没有一半的与会者在线,主要演讲者的麦克风正在进进出出,所以您无法理解一个东西,谁在发出令人讨厌的嘶哑声?

让我们面对现实:虚拟会议很少方便。人们分心,没人愿意打开视频,演示总是比他们需要的更长。

根据我们的虚拟会议调查,只有30%的受访者表示他们的大部分或全部(80-100%)在线会议富有成效。但是虚拟会议不会很快消失。

如果您正遭受这种虚拟协作不景气的困扰,那么现在该是有关如何举办有效的虚拟会议的进阶课程的时候了,这样您的团队就永远不会在再次拨入时退出。

虚拟会议与面对面

关于哪种方法更有效没有争议:面对面会议无疑是赢家,有68%的受访者表示,他们更喜欢面对面会议而不是虚拟会议。但是,重要的是要了解何时安排虚拟会议和面对面会议是合适的。

当与某人面对面会面时,您会得到他们的不间断关注,并且可以看到他们的肢体语言。面对面的互动最适合与潜在或当前的客户会面和工作面试。

但是,当团队处于远程状态且没有其他选择时,虚拟会议对于制定重大决策和推动业务发展必不可少。

让我们讨论一些有效的虚拟会议的技巧,并听取 一些专家的 意见,以帮助他们提高会议的生产力和吸引力。

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