如何成功地进行SparkleComm电话会议

我们知道有时候会议是实现我们目标的最好方式。这是不可避免的。由于技术和今天的全球经济,一个新的复杂性层被添加到会议方程中。公司通常有多个办公室、一支流动的销售队伍、远程员工等,因此典型的会议不再是一个房间里的一群人。而是SparkleComm电话会议取代了传统的会议室会议。

如果你拥有并参加了SparkleComm电话会议,那么一些准则和原则可以改进并大大提高其效力和效率。

常识规则 如果一封简单的群发邮件就能达到目的,不要浪费每个人的时间,就不要召集不必要的会议。

准时,准时开始-尊重他人的时间表。注意说话的人-不要一心多用。大声说话,让人听得清楚-不要咕哝,也不要大声喊叫。电话会议的时候,尤其是你该说话的时候,以及不要吃东西。这些基本规则看似显而易见,但众所周知,有时“常识”并不那么普遍。别跟那些破坏大家电话会议的讨厌的人一样!

你是SparkleComm电话会议的主持人吗? 尽量只邀请真正需要电话会议的人。例如,让管理人员在电话中稍后将信息分发给他们的员工。规模越大并不总是越好,正如我们在会议心理学博客上看到的。

如果你要用手机,一定要有一个好的、强信号,否则就用固定电话。没有什么比从主机上掉下来的电话更能扰乱电话会议的流程了。

使用耳机或手机-不要使用免提电话。来自扬声器的反馈对每个人来说都很烦人,而且扬声器往往会放大附近的所有背景噪音。

提前测试会议设备-确保一切正常,会议电话号码正确,等等。

负责人负责监视时钟。每个人都有一个时间表要遵循-这是负责人的工作,以确保电话会议结束时,他们预期结束。

有下一步的计划。例如,在每次通话结束时进行总结,然后发送一封简短的小组电子邮件,其中包含无法参加的人员的总结,以及对下一步工作的明确预期陈述。

你是SparkleComm电话会议的参与者吗? 自我介绍,说出你的地址。不是每个人都能认出你的声音,而其他打电话的人看不到你在看谁,所以要避免混淆,并在适当的时候使用名字。

一次说一个。在旧的电话系统中,如果多人同时通话,则整个通话都会被取消。在较新的系统中,这两种声音可以同时通过,使得任何人都无法理解。

当心噪音。当你不说话的时候,把手机静音。不要用免提电话。关掉你的收音机。让你的宠物和孩子远离。 不要乱翻文件,或进行旁白,或大声打字。

最重要的是,保持冷静,礼貌,专业。电话会议不是争吵、骂人、抱怨之类的地方。如果无法立即解决分歧,请将其脱机。最好在一对一或面对面的情况下进行的对话不应在电话会议期间进行。再次强调,我们的目标是尽可能短的时间内建立一个高效、有效的通话,这样每个人都可以立即开始工作。

如果我们无视这些准则,SparkleComm电话会议可能会浪费大量时间,只会制造怨恨。但是,如果我们将这些基本规则结合起来,我们的要求可能就是我们需要的:帮助我们做我们需要做的事情的工具。这不正是我们要找的吗?使我们更有效率和生产力的工具?有关活动和策略的更多提示,请查看我们的博客!

如何轻松保护电话会议

由于其便利性和成本效益,电话会议设施已成为企业生活中不可避免的一个方面。这是他们的共同点,人们很少考虑这些服务对公司安全和保密构成的严重威胁。但正如我们在上面看到的,它的高端业务开始确保安全的电话会议。在数据安全方面,始终保持主动而不是被动。

2012年1月,黑客牢房“匿名者”承认窃听了联邦调查局、苏格兰场和其他外国警察机构的电话会议。随后,一段16分钟的对话录音被上传到网上。即使在最高层,他们似乎也在努力确保安全的电话会议

在安全漏洞方面,只有大公司和组织成为头条新闻。附带效应是,小企业中存在着幼稚的成分。但规模较小的企业和规模较大的竞争对手面临的风险一样大,甚至可能更大。

据估计,到2021,网络犯罪每年平均花费约4兆8000亿欧元。这个数字我们大多数人都很难理解。大公司(或者至少应该)正在缓慢地采取适当的措施,但通常安全措施松懈的小公司现在面临的风险比以往任何时候都大。

当人们设想网络犯罪时,通常会联想到黑客在盯着电脑代码屏幕疯狂地打字。至少可以说,好莱坞电影塑造的形象有点误导人。就电话会议而言,黑客所需要的只是一个拨入号码和一个密码,以便窃听和收集潜在的敏感信息。最近的研究表明,78%的电话会议用户在电话线上遇到过陌生人,而34%的人说他们永远不确定到底是谁在打电话。

大多数数据盗窃或安全漏洞的情况本质上是机会主义的。一个可以使用拨入和个人识别码的罪犯可能会时不时地检查电话线,看看电话会议是否正在进行。他们甚至可以记录讨论,并为自己的利益使用这些信息。甚至有证据表明,与犯罪集团相比,安全漏洞往往源自竞争对手试图窃取敏感信息和获取不公平优势的行为。

人类的失败和技术上的缺陷同样是罪魁祸首。管理层负责确保员工遵守安全标准,以保护员工和客户。可悲的是,到处都走捷径,因为方便比安全更受欢迎。阅读本文的大多数人都会在他们所有的数字平台上使用相同的密码。

公司的另一个主要风险是缺乏GDPR合规性。自2018年5月以来,如果管理层或任何人正在讨论一名员工的个人详细信息,而一名未经授权的听众加入电话,或无意中向未经授权的第三方披露敏感信息,他们将面临支付高达其全球营业额4%的罚款的风险。

那么有什么解决办法呢?

我们建议使用允许拨出电话会议的服务平台,而不是传统的拨入方法。这意味着让主机控制通话,没有人可以未经同意拨入。

利用一个能准确显示通话对象的平台。为了确保机密性,你不能想当然地认为你的电话会议上有多少人。

如果您使用PIN码,请务必定期更改它们。使用允许“一次性”或“一次性”插销的平台。

打开诸如点名和姓名通知之类的功能,以便可以识别在线上的所有人。

切勿共享任何个人密码或密码。

避免在每个平台上使用相同的密码。

我们的SparkleComm电话会议应用程序是一个一站式提供上述所有服务,确保会议通话的安全性和便利性!使用我们的应用程序,不需要使用PIN码等拨号,主机只需选择他们希望在通话中包括的人,然后像正常电话一样拨出。然后,主机可以在屏幕上清楚地看到正在通话的人,从而消除了任何未经授权的窃听者的可能性。

SparkleComm电话会议解决方案还提供了其他安全功能,如“一次性电话会议”,安全的姓名记录,可拒绝任何未说明姓名的来电者;还有点名功能,可通知您通话中有多少人及其姓名。

我应该使用哪种会议服务来实现会议目的?

会议是一个公司的命脉,有了它我们甚至不用亲自去那里。电话会议服务的发展使得远程团队不必在同一空间。它更具成本效益。你不必带着团队飞遍全国或全球去做决定。不再为住宿和机票支付大笔费用。你还可以通过视频会议来减少公司的碳足迹。您可以选择使用音频、视频或web会议来满足您的会议目的。您将选择哪一种方式来完成会议议程?

会议的目的是什么?

你为什么要见面?为了取得最大的成功,最好的电话会议服务是什么?你一定要集体决定吗?集思广益?共享内部通信信息?培训新员工?团队建设?

让我们看看最适合你的会议目的…

你的目标是让团队在通话结束前做出决定。他们必须预先准备好正确的信息,否则整个会议可能是关于信息收集,而不是决策。

最佳解决方案:视频/音频电话会议

•如果你知道所有与会者都在加快速度,那么音频会议是理想的选择。主持人可以事先与每位与会者进行必要的一对一音频电话会议,以确保每个人都做好了充分的准备。

视频会议也可能是一个完美的解决方案,因为它提供了应用程序共享,与会者可以在其中查看PowerPoint TM演示文稿,因此每个人面前都有相同的信息。

•当您需要团队做出与销售相关的决策时,选择视频会议,因为您可以阅读肢体语言信号,以了解不情愿的、遥远的客户。

有时,事实上已经作出了决定,召开电话会议是为了记录对该决定的协商一致意见。您的会议服务提供商将提供一个录制选项,以便您有批准决定的证据。

冒着头脑风暴

两个人的头脑绝对比一个人强,通过团队集思广益和相互交流,你有更好的机会提出一个战略,让你的企业克服挫折或挑战。

最佳解决方案:SparkleComm视频电话会议

“头脑风暴”喜欢视频会议。你想看到所有的团队把他们的想法带进“会议室”。

视频通话的音频也可以录制,以防有任何创新的想法在创意的喧嚣中迷失。把会议时间控制在30分钟,这样就不会有什么意外。

主持人的工作是包括所有团队成员,并为每个人提供贡献的空间。在虚拟会议之前,您可以向团队中的每个人请求一个创造性的想法来启动会议。重要的是跟进头脑风暴会议中收集到的可操作的见解。你需要能够把所有的创意转化为团队可以实现的目标。

分享内部沟通和培训的信息通常意味着你在教育区。

最佳解决方案:SparkleComm视频电话会议

与会者将由行业领袖或专家进行演讲。它可以采取小组讨论或辩论的形式,与会者可以在那里加快处理相关问题的速度。这些演讲者可能是在讨论公司内部的信息,也可能是提供专业知识以协助新项目的外部人员。通话中的主持人充当与会者和嘉宾演讲者之间的纽带,并在演讲后为问答环节提供便利。

对这些类型的会议使用活动静音功能意味着默认情况下所有与会者都处于静音状态。只有扬声器是非静音的,这样您就不会在会话期间听到任何干扰性的背景声音。当然,如果与会者想参与,他们总是可以关闭静音。

准备好进行项目更新了吗?

最佳解决方案:SparkleComm电话会议解决方案

SparkleComm电话会议非常适合快速赶上每日或每周的更新。

•如果您需要显示统计数据、图表或其他信息,可以使用共享屏幕或PowerPoint视频会议将对团队最为有益。 所有的电话会议都不应该浪费与会者的时间你总是希望待命的人专注、专注,从不分心。这意味着你必须坚持议程要点。

培养团队精神

您的团队可能位于全球不同的角落,但他们也可以从团队建设计划中受益。你可以为团队或任何有助于创造积极的公司文化的参与带来一个激励性的演讲者。你想培养团队成员之间的团结感,他们可能永远不会共享同一个物理空间,但应该从一个强大的共享团队精神运作。

最佳解决方案:SparkleComm视频会议解决方案

SparkleComm视频会议是团队建设会议的首选方法,你希望能够看到你的团队成员,并阅读他们所有的非语言信号。你能更好地了解他们,为此你需要能够看到他们。

成功的会议是指达到预期目标的会议;如今,您的电话会议提供商提供日程安排和跟踪、云记录、报告生成、讨论注释、高清视频、白板、屏幕共享等服务。根据会议的目的,如果您愿意选择SparkleComm视频会议,你还有很多很酷的选择!

如果您有兴趣将远程会议提升到一个新的水平,使其更省时,请注册我们的SparkleComm视频会议免费试用期,并向我们寻求任何建议。我们很乐意帮助你实现你的目标。

在组织电话会议之前要问自己10个问题

这个电话会议是关于什么的?

对会议中需要讨论的内容有一个具体的想法,有助于使会议步入正轨。与客户分享会议,并引导大家。

我想通过这次电话会议达到什么目的?

这似乎与第一个问题类似,但一个需要传播信息和需要做出决定的电话会议完全不同。了解这一点将有助于你有效地主持会议,使会议保持有用和建设性。

电话会议是这个议程的最佳媒介吗?

你需要用演示或图表来支持你的讨论吗?你应该改用网络会议吗?要求面对面会谈的议题是否特别复杂和微妙?一定要仔细考虑如何合作以获得最佳结果。

谁需要参加这个电话会议?

由于掌握所需信息的人不在场,或者由于技术原因没有加入通话,不得不在通话中胡乱处理某个话题,可能会造成真正的破坏建设性会议。确保所有相关的利益相关者都被邀请参加会议,并有技术支持和资源加入会议。如果有疑问,您可以使用我们的SparkleComm电话会议应用程序给您的参与者打电话,以确保通话顺畅。

谁不需要参加这个电话会议?

最糟糕的感觉莫过于结束了一个2小时的电话会议,却无法从中做出贡献或获得任何有用的东西。确保每个被邀请的人对你的电话会议都至关重要。

参与者将从何处加入呼叫?

他们是从另一个办公室加入的,还是从网络覆盖率差或背景噪音强的地方加入的?您有哪些选项可以防止这些因素干扰您的通话?另外,将SparkleComm电话会议应用程序视为备份计划。

我将在哪里举行这个电话会议?

我接电话的环境是什么?有什么我需要做的,以确保我的电话会议音频质量?我知道有很好的覆盖和/或互联网连接吗?会议期间我需要的东西都准备好了吗?

我需要什么资源来召开电话会议?

在开始呼叫之前,请确保您了解会议解决方案所需的任何技术要求。确保所有公司资源,例如您需要的会议室,都提前预订,以避免由于资源问题而造成的延迟。

电话会议之前人们应该做些什么?

确保您的与会者至少提前2-3天知道他们需要为成功的会议带来哪些行动要点或其他可交付成果。这将确保您在通话期间不必跳过或重复重要主题。

电话会议之前人们应该知道什么信息?

除了拨入信息(应在可能的情况下以足够的时间清楚地分发)外,您还应确保在通话前向每个人简要介绍任何可能的信息点。这确保了这一呼吁将尽可能简短和建设性。

如果你不知道其中一个问题的答案,或者电子邮件可以实现与电话会议相同的目标,请删除此邀请。你的日程安排和你的团队会很感激的。

SparkleComm电话会议礼节的5条规则(二)

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  • 让大家畅通无阻

不间断的规则适用于整个通话,而不仅仅是介绍或弄清楚名称和标题。SparkleComm电话会议只有在每个人的声音都被听到的情况下才真正有效。无论您是谈论大型项目还是一些微小的政策变更,电话会议中的任何人都有其原因,他们的声音与其他人一样重要。

如果您听到您不同意的内容,请等到发言者说完之后再说“我非常不同意您的立场,这就是为什么……”或“谢谢您的贡献,但我想发表一点意见”一个对立点”。切勿试图与某人说话或在电话会议中大喊大叫。这被认为是非常不合适的,更不用说非常不专业了。

  • 不要担心您的静音按钮

也就是说,如果外界噪音成为您通话的一个因素,则使手机静音。如果您在家中,并且婴儿在哭,或者配偶的电视声音太大,或者狗在吠叫,这些声音会很快分散其他呼叫者的注意力,并且不利于电话的使用和呼叫。

确保在安排电话会议之前,您知道自己会安静一些以进行通话;如果无法进行此操作,请确保记住静音按钮的位置。这只会使您的电话静音,并防止所有多余的噪音汇入电话。

当然,预防永远是最好的方法。如前所述,请确保通话中您处于安静的空间。将您的通话安排在正常的嘈杂活动之外,例如在孩子入睡(或狗不在后)之后。

  • 像面对面一样说话

肢体语言不仅适用于您用手,眼睛和其他身体部位进行的微妙动作;它也适用于您的声音。既可以听到又可以看到情绪,并且很容易感觉到人的声音中的不适感,自信感或刺激感。

如果您不热衷于电话会议,这可能会通过您的讲话方式显示出来,而您的上级可能会接听电话(或您的队友)。在电话会议中进行专业工作与在一般工作环境中一样重要。

对其他来电者保持专业和礼貌
准时参加电话会议
不要说别人
不要说对其他工人不屑一顾
现在不是通知管理者不当行为的时间或地点
坚持对话的话题

SparkleComm电话会议是表达新想法,解决问题和阐明目标的好地方。保持专业水平,并确保每个人都能听到,可以确保通话效果良好。

SparkleComm电话会议礼节的5条规则(一)

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要进行有效的SparkleComm电话会议,您不能让所有人大声喊叫并试图互相交谈,也不能让人们迟到或根本不打来电话。此外,有故障的Internet连接会完全打断良好的电话会议。以下是SparkleComm电话会议礼节的五个规则,可帮助您进行有效的电话会议

  • 拥有稳定的互联网/电话连接

无论您是主持在线电话会议还是通过电话会议电话,这两种方法都必须保持牢固的连接,这一点同样重要。首先,请确保您的电话连接或Internet连接能够进行此类呼叫,或者确保您选择了适合您需求的电话会议服务。电话会议可以通话吗?您的互联网速度是否允许基于互联网的电话会议服务?

如果答案是否定的,而电话会议是您的业务或项目的主要内容,那么可能是时候升级(或购买)电话或互联网套餐了。如果电话掉线或电话会议期间互联网中断,则可能会造成极大的破坏,尤其是在一开始很难组织的情况下。每个人都必须重新连接,重新启动,并且在过渡期间经常会丢失信息。

您应归功于自己和被呼叫者,以确保您拥有正确的工具来进行有效的呼叫。

  • 如果您要说话,请确定自己的身份

并非所有人都能通过您的声音识别您,或者实际上,通话中可能有人的声音与您的声音非常相似。因此,为什么在电话会议上讲话时始终保持自己的身份很重要。

说话要清楚,并说出您的姓名和位置,以便电话的每个人都知道谁在讲话以及关于什么。如果您是团队的领导者,请说明自己的身份,以便每个人都知道向谁提出领导问题,等等。

永远不要以为所有人都知道您是谁,尤其是当您与一个远程团队合作时,没人会见过其他团队成员。可以使用一个简单的词组,例如“这是Amsterdam,然后……”或“嗨,这是Amsterdam,运营经理”,以正确地标识自己并宣传您在公司中的职位。

如果一个或多个团队成员在开始发言之前无法识别自己的身份,请不要打扰他们说的是什么,以询问其姓名或职位;等他们说完话,然后简单地说:“对不起,我不熟悉您的姓名或名称,谁在说话?”尽量不要在电话会议中打扰其他人;它不仅不礼貌,而且会分散注意力和不必要的紧张感。

随时安全电话会议

为企业提供所需的平台,同时采用先进的云部署支持的功能。需要转向更经济高效的电话系统或提供用户的高级协作功能。或者,您是否希望集成您的语音通话和其他关键业务系统和流程?

现在,你可以和我们起使用SparkleComm电话会议通话。

使用SparkleComm电话会议进行沟通是一种云电话服务解决方案,一方面,选择劳格的SparkleComm电话会议通话可以让您以您自己的速度将您的电话迁移到云,另一方面,你不必担心在通话过程中泄露掉信息,被不法分子利用。

所以,安全保密的电话会议至关重要。最近的研究表明,78%的定期会议打电话的人都遇到过打错电话的人。34%的人说他们从不确定谁打来的电话。除了使用SparkleComm电话会议,在任何时候都可以安全地避免这些统计数据的影响。

随着保密性和安全性成为人们关注的焦点,许多组织都在审查他们的电话会议系统。

凭借10多年提供安全会议服务的经验,SparkleComm开发了一些独特的安全功能,包括随时安全。

SparkleComm电话会议是一种创新的电话会议产品,为我们的客户提供了高水平的安全性。

SparkleComm电话会议新更新的语音呼叫功能中系统同时并行发起呼叫,无需参与者逐个呼叫,这就缩短了会议进行前一个一个呼叫的等待时间,而且每个人的手机和PC电脑都可以作为终端设备。后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。这样即使是远程操控或是参与会议都畅通无比。

拥有SparkleComm电话会议工具可以创造更多的互动和价值。

电话会议的25条不成文规则(二)

  • 如果您使用的是屏幕共享服务,请确保该功能在通话开始之前有效,并且您的对等方已安装了通话前所需的任何东西。SparkleComm提供功能丰富的屏幕共享。

  • 如果您是第一次与人见面,或者真的希望人们注意,请考虑SparkleComm视频会议

  • 就像开会一样,准时开始。

  • 如果您要参加电话会议,请立即自我介绍,这样您就可以在三分钟内聆听他们认为一对一的对话时,不会感到惊讶。

  • 在通话的前120秒内概述您的身份以及通话原因,然后列出您的议程或目标。通话中的其他人应该立即知道您想要从他们那里得到什么。

  • 在每次通话的前几分钟,请确认每个人必须通话多长时间,以便您可以相应地管理对话。

  • 如果在线人数超过三个,组织者应进行快速唱名,以确保每个人都在场,并在可能的情况下简要介绍他们。

  • 如果可以帮助您完成业务并将其纳入您的日程安排中,则只进行个人介绍。否则,您会浪费很多时间。

  • 除非电话是关于您共享专业知识的,否则您讲话的时间不应超过70%。如果有很多人在线,那么这个数字将下降到25%。

  • 如果您是电话的组织者,那么当别人没有发言权并且其他人正在垄断谈话时,掌握是您的工作。

  • 有策略地使用静音按钮。如果您静音了90%的通话,则可能没有完全注意。

  • 不要成为检查电子邮件的人,而需要提出一个重复的问题。如果您发现自己在大多数通话过程中都在检查电子邮件,它们要么时间太长,涉及的人太多,要么就不需要参与其中。

  • 通话结束前五分钟,警告所有人已结束,并询问是否有任何问题。 如果可能,请不要让会议延后—这不尊重他人的时间。

  • 跟踪通话过程中的后续步骤,并在以后通过电子邮件将其发送以提醒您。

如果你的公司有电话会议的需求,可以选择SparkleComm

电话会议安全的最佳做法

随着数字安全不断受到破坏的威胁,确保自己的数字安全已成为许多组织和个人的首要任务。奇怪的是,很少有人关注电话会议的安全,在那里陈旧过时的安全措施仍然占主导地位。

我们已经遇到并使用了几乎所有与会议电话有关的安全措施。以下是我们认为在SparkleComm电话会议安全方面的最佳实践,您可以在自己的业务中轻松实现。

基本安全功能

每个电话会议帐户都有两个级别的PIN码:主机和来宾。每个参加电话会议的客人都有一个密码当他们想加入呼叫时,只需输入PIN码在主机拨入之前,每个客人都处于等待状态。这是为了确保在主机出现之前不讨论敏感信息。 这种基本的安全级别在定期电话会议的与会者中是众所周知的。下面是使用此格式时要考虑的一些附加安全功能。

请将帐户分配给各个命名用户。除了在报告中更容易跟踪之外,最终用户更有可能保护个性化的详细信息,而不是共享或通用帐户。

即使用户只想举行一次电话会议,也要为他们分配单独的帐户这通常没有相关的成本,可以在线或通过客户服务完成。 不要在部门或组中共享通用帐户。这类似于共享PC登录或电子邮件帐户。如果两个单独的组同时安排冲突的电话会议,或者前雇员为了自己的利益仍然使用这些代码,则会产生额外的风险。

不要把你的主机代码发给别人。这可以让任何人在不知情的情况下随时使用你的帐户。

人们通常会很慢地更改PIN码和拨入号码,这需要经常注意,但通常根本得不到任何注意。如果任何人可以访问PIN码和拨入号码,他们可以在未经允许的情况下加入电话会议这使得不道德的第三方有可能窃听通话并获取敏感信息使用下面提到的高级安全功能可以很容易地避免这种情况。

高级安全功能

以下是更高级的配置和功能,可以在电话会议之前或期间使用,以确保安全:

输入音–当呼叫者进入时,这会播放一个谨慎的音调,让每个人都知道另一个呼叫者加入了,例如,主机可以询问谁加入了。

进入或退出时的名字-呼叫者被提示记录他们的名字,当他们进入会议,例如“XXX已经进入会议”,确定每一个积极。 锁定会议–如果在您的帐户上配置了此功能,您可以使用7锁定您的会议呼叫,这意味着没有其他呼叫者可以加入。 点名–主机可以按8启动自动点名。如果配置了条目上的名称,则会向主机读取名称列表,如果没有,则会向主机读取呼叫者总数的计数。

主机挂断-按35;所有呼叫者都会收到一条信息,然后断开连接。主机可能希望在电话会议结束时使用此选项,以确保电话会议上不会意外或以其他方式留下客人。当一个来电者将其电话线挂起并在整个会议中播放保留音乐时,也可以使用此功能。

自动主机挂断-如果在主机挂断时启用此选项,则所有呼叫者都将断开连接,而不会显示任何消息。这确保了最大的安全性,但在主机被意外断开的情况下,例如信号差时,可能会令人沮丧。

SparkleComm提供了诸如“一次性电话会议”之类的安全功能,这些功能使用“一次性”PIN码和安全名称记录,拒绝任何未声明其名称的呼叫者。

SparkleComm电话会议移动应用程序

上面列出的许多安全特性由于许多原因而被忽略,通常是因为缺乏便利性为了确保会议通话安全方面的最佳实践,请查看SparkleComm电话会议移动应用程序。其他功能包括:

拨号格式。而不是等待每一位客人拨入电话,主机只是选择他们想包括和拨出这意味着让主机控制电话,没有他们的允许,任何人都不能拨入。

电话会议的25条不成文规则(一)

企业/组织机构对于办公会议的需求是刚性的。各种类型的会议在工作中的各个环节有着广泛的重要作用,如项目启动会、工作总结会、进展汇报会和协调会。这些会议的面对面召开会对组织者及参与者耗费大量的人力物力。拥有高效便捷的电话会议即可大幅度地削减组织者及参与者的时间资源。同时也给会议带来了传统会议无法比拟的便捷性。

SparkleComm电话会议系统的设计理念就是“让使用者只需要关心会议的内容,会议的其他一切管理工作交由SparkleComm系统完成” 。

但是,每天接听那么多的电话会议,总还是有不令人舒服的地方。都是细节礼节,看起来很简单,从可以避免的技术故障到不良的时间管理,任何事情都会真正影响客户和同事对您的印象,更不用说工作效率了。

因此,就像电子邮件和会议有不成文的规则一样,每个人都应遵循商务电话和电话会议的准则。这将永远带来更高效率(更少烦人)的电话!

  • 在通话前同意哪个人正在呼叫谁以及以哪个号码。通话后三分钟以电子邮件发送“应该在哪里打电话给您?”浪费大家的时间。

  • 通常,如果您要问别人,您应该主动给他或她打电话。如果您正在帮助其他人,请该人给您打电话,以免将任何人追赶。

  • 安排呼叫所需的时间长度,并记住这可能是5分钟,10分钟或20分钟。您不应四舍五入到最近的30分钟增量。

  • 如果您提前知道自己要打个电话迟到,请通过电子邮件告知对方,并准备好后打电话给他或她。

  • 如果您要呼叫的人没有接听,请勿在第一时间留言。 1-2分钟后再试一次,如果他或她没有接听,请留言并发送电子邮件,让他或她知道您打过电话,并说出您还有多少时间可以使用。除非紧急,请勿在此之后再次致电。

  • 如果两个以上的人在通话,请设置拨入电话的功能。有很多相关服务,例如SparkleComm可以帮助您。

  • 尽量减少与其他人的通话,并确保开会的每个人都确实有必要。上线的人越多,每个人关注的越少。

  • 确保您从安静且信号良好的位置接听电话。只要有可能,使用线路有助于避免信号问题。

  • 如果您被困在嘈杂的地方,请立即让人们知道您将保持静音,除非您说话。这是一件值得尊重的事情。

  • 如果您不是从经常使用的电话拨打电话,请确保您知道如何操作。当使用未知的办公室电话系统时,这一点尤其重要。

  • 不建议使用幻灯片在通话中演示某些内容,除非您正在演示,否则,请不要通过电子邮件发送幻灯片。而是使用SparkleComm之类的屏幕共享服务来确保人们不会窥视,向前跳然后停止关注。