3种方式您的企业可以使用SparkleComm进行电话会议(一)

电话会议是一种重要的商务沟通工具。组织比以往任何时候都更多地使用它,特别是随着技术的发展,随着时间的推移提供更多的功能。SparkleComm会议可能是一个简单的电话会议,公司内部有3或4人,或者是一个更复杂的视频会议,有多个人在不同的时间呼叫。

电话运营商多年来一直将会议呼叫作为一项功能。但是,它通常很昂贵,并且与业务可能不必要的功能捆绑在一起。这使得大多数小型企业都无法使用该功能。此外,设置电话会议并不总是那么容易。根据所使用的技术和解决方案,设置电话会议可能与安排面对面会议一样耗时。

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电话会议使用SparkleComm

SparkleComm的引入改变了电话会议的价值主张。SparkleComm使用互联网传输语音信号,如果呼叫中有两个或20个人,则无关紧要。只要您有足够的带宽和高速互联网,电话会议就像普通的VoIP电话一样清晰。

SparkleComm简化了会议呼叫的设置和配置。您可以轻松地将普通呼叫转换为电话会议,反之亦然。企业还可以将视频用作电话会议的一部分,使其成为面对面会议的完全替代品。

但是,如果有些人无法使用相机加入视频会议电话怎么办?使用SparkleComm进行电话会议非常灵活,一些参与者可以加入视频,而其他人则坚持使用音频。参与者可以根据他们的方便轮流呈现材料,静音他们的通话结束或进出会议。

SparkleComm电话会议可以通过多种重要方式节省时间和金钱。企业可以通过多种方式使用此功能,包括:

会议呼叫作为协作工具

很少有人喜欢将所有时间都花在会议上,但他们是团队协作和沟通的重要组成部分。会议用于使团队了解各种项目的状态,在组织内部传达重要变更,并且也是各公司培训课程的组成部分。但这并不意味着会议必须漫长、无聊,并且需要永远建立起来。

公司如何整合社交协作平台?

UC专家Jon Arnold称,在部署社交协作软件时,组织必须让早期采用者参与进来,以确保广泛采用。

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关于如何整合社交协作软件的简短答案是:非常谨慎,开放的思想。社交协作是一个广义的术语,有几十个平台可用,几乎没有标准来与每个产品进行比较。新供应商不仅一直进入市场,而且现有的UC供应商正在推出他们自己的社交协作平台。例如UC供应商劳格科技推出了SparkleComm统一通信平台,它是新一代的通讯平台,融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。

要选择正确的道路,你需要让事情有序地展开。从上到下建立一个现成的社交协作平台可能会失败,除非您有明确定义的工作流程,且每个人都必须遵循。这种情况不是常态,许多员工正在自己搜索网络并自己尝试社交协作平台。员工自己寻找工具的主要原因是现有工具无效,而且在许多情况下,他们看不到来自IT的任何修复。

由于这些社交协作平台(如SparkleComm)基于云,并且通常具有免费增值模式,因此员工不会面临任何自行部署的障碍。这就是使这个过程变得如此广泛普及的原因。他们正在以消费者为中心的方式搜索和使用协作服务,就像他们使用社交媒体一样。当IT决定需要社交协作平台时,许多员工都已在协作的路上。

将社交协作掌握在自己手中的员工已经完成了多项服务,公司已选择了易于使用且满足其需求的员工,这使IT更难以增加价值。

通过让早期采用者参与部署他们的首选平台,而不是从头开始并尝试完全拥有流程,IT将会更快地进行。早期采用者已经在努力识别您所拥有的缺点并将协作平台与其工作流程相匹配。

为了使社交协作平台部署在整个公司范围内取得成功,IT需要确保平台可以在整个组织中扩展,灵活地添加新应用程序,并安全地支持员工使用的所有网络环境和端点。必须仔细考虑这些因素,因为许多社交协作产品都是新的,并且尚未广泛部署以支持企业级需求。而劳格科技SparkleComm统一通信平台则没有这方面的担心,它是专门针对企业级需求而研发的社交协作平台,企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS/Android/Windows/macOS),采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话电话会议视频会议即时消息、文件传递,而不用担心信息遗漏、延迟和误发等,从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

录制电话会议如何工作(四)

现在让我们来看一些用于录制多方电话会议的小工具和技术。多方电话会议是指在不同位置有多个演示者的电话会议

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录制多方电话会议时可以使用麦克风,但可能会有点复杂。您必须在所有不同位置设置麦克风,以单独记录所有演示者。然后你必须使用音频编辑软件拍摄这些录音并将它们粘贴在一起。结果将是高质量的录音,但需要相当多的时间和精力。

记录多方电话会议的最常用方法是使用称为电话录音控制的简单电话适配器,该电话录音控制器从电话呼叫中捕获音频并将其路由到盒式录音机,数字录音机或直接进入计算机。以下是电话适配器的工作原理:

1.将电话线从墙上插入适配器

2.将手机插入适配器的另一侧

3.将适配器的音频输出线插入录音机,数字录音机或计算机 使用电话适配器录制多方电话会议的好处是适配器本身价格便宜(约15至20美元)并且易于设置。

数字混合是一种小型音频混音器,专为电话交谈而设计。它有用于电话线和拨号盘的插孔,用于调节音频电平,使录制的电话对话听起来自然而平衡。

正如我们在前面的介绍中提到的,记录多方电话会议的最常见方式可能还是选择适合您的电话会议服务,如劳格科技SparkleCommSparkleComm电话会议解决方案允许主持人按下他的电话上的键以开始记录对话。您也可以选择默认录制所有通话。录制的呼叫将在电话会议系统中保留指定的天数,或者可以通过电子邮件发送给主持人和/或参与者,如WAV或MP3等数字音频文件。

至于记录电话会议的未来,越来越多的人开始转向廉价或免费的VoIP电话会议录音解决方案,如劳格科技SparkleComm,采用灵活的分层架构方式,提供多重定制化方案,它不光有丰富的会议控制功能,还有会议录制功能,即音频的录制和文本的录制。最重要的是会议所有通讯均会加密传输,加密分多个层面:控制信号采用基于SIP的TLS通道传输;语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。所以劳格SparkleComm也是一款安全性极高的电话会议解决方案。

录制电话会议如何工作(三)

在本节中,我们将解释如何使用数字设备和计算机录制电话会议

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数字录音是将模拟声波转换为计算机理解的1和0的过程。用于录制电话会议的最简单的数字设备是小型手持式数字录音机。这些小工具的外观感觉与普通的迷你盒式磁带录音机相似,只不过它们可以在小型内置闪存卡上录制数百小时的数字音频。手持式数字录音机具有内置麦克风,但大多数都包含一个用于连接外部麦克风的插孔,以获得更好的音质。用于记录电话会议的数字录音机的优点是它们可以通过USB直接连接到计算机以进行上载或进一步编辑。

要在没有手持式数字录音机的情况下录制电话会议,您需要拥有三件东西:

一个麦克风

一张声卡

音频编辑软件

一个电话会议软件(如SparkleComm

大多数台式计算机和笔记本电脑都有内置麦克风用于捕获音频,但是对于录制电话会议,您可能希望拥有与PC兼容的外部麦克风。大多数现代麦克风都可用于模拟和数字(基于计算机)录制。有许多麦克风可以直接插入计算机的标准USB端口。其他人使用1/8“插头连接到计算机声卡上的线路输入或麦克风插孔。

声卡是另一种数字录音设备,是大多数台式机和笔记本电脑的标准配置。声卡负责在模拟信号和数字数据之间来回转换音频。声卡还包含自己的小处理器和内存,因此计算机的主CPU不需要做很多额外的工作来处理传入的音频或播放传出的音频。

音频编辑软件是一种允许用户以数字方式记录和操纵音频的计算机程序。音频编辑软件功能丰富,价格昂贵,如Avid Pro Tools,或简化和免费,如开源程序Audacity。音频编辑软件允许您:

录制到不同的曲目并以数字方式调整曲目级别

通过以数字格式录制,“数字化”磁带,黑胶唱片和现场表演

剪切,粘贴和删除音频块

在不改变音高的情况下改变录音的速度

消除静电,嘶嘶声和外来噪音

导出为WAV,MP3,AIFF或其他音频文件格式

音频编辑软件对于录制电话会议非常有用,因为您可以缩短长时间通话,只保存最重要的时刻。或者,您可以清理在不太理想的情况下制作的录音,例如拥挤的会议室。音频编辑软件对于准备刻录到CD以用于存档目的的音频文件也是必不可少的。

电话会议软件现在也是大多数人采用的形式,例如劳格SparkleComm电话会议系统,其会议支持后台录音,后台录音可以全程混合录音,即所有人在会议中的发言录制在一个轨道中。也支持参与者分时分别录音,参与者可以实时回放错过的发言,也可以随时回放指定人员指定单条发言记录。SparkleComm会议录音均采用加密存储在后台,非授权情况下参与者无法导出转发。

录制电话会议如何工作(二)

麦克风有两种基本类型:多向和单向。多向麦克风具有“多重拾音模式”,这意味着它们可以同时录制来自几个不同方向的声音。单向麦克风仅从麦克风头部前方的区域拾取声音。一种流行的单向麦克风是小型领夹式或轻型麦克风,可以夹在衬衫的翻领上。

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单向麦克风对于一对多的电话会议非常有用,因为只有一个演示者。为了避免使用调音台进行太多的电话会议,你可以购买一个多向桌面麦克风来同时录制许多演示者。

甚至还有专为大型会议室设计的专业会议麦克风。这些麦克风被编程为自动调节电平并增强人类语音的共同频率。几个桌面麦克风也可以“菊花链式”连接在一起,以延伸很长的会议桌。

要使用麦克风录制电话会议,您还需要将麦克风或调音台插入磁带录音机或数字录音设备。

录音提示

麦克风位置:如果使用单向麦克风或耳机,请确保它位于嘴侧或稍微靠近嘴侧,以避免硬辅音,嘶嘶声“s”声和呼吸声。

位置:选择一个小房间,最好是隔热或地毯墙。

公司:与演示者在同一个房间内没有太多人。这将减少打喷嚏,咳嗽或说话等外来噪音。

电话线:尽管VoIP电话和手机与传统电话线相比具有许多优势,但没有什么能满足有线固定电话的通话质量和一致性。而劳格SparkleComm也许就是一个特例,SparkleComm电话会议作为统一通讯平台的组成部分,原生整合SparkleComm的语音通话功能。其语音质量继承SparkleComm的高品质语音质量,让参与者犹如亲临现场。

静音:确保电话会议中的所有其他电话线都与演示者不同。

录制电话会议如何工作(一)

电话会议是与全国各地甚至全世界的参与者召开电话会议的简单且经济实惠的方式。通过记录这些呼叫,电话会议可以用作两个目的,既可以作为实时通信工具,也可以作为档案记录。目前比较著名的电话会议解决方案就包括重庆劳格科技SparkleComm,它是一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能,可安装于智能手机、电脑(PC/Mac)的软件客户端。

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小型和大型组织甚至个人,想要记录和存档电话会议有很多很好的理由。以下是一些:

新闻发布会

企业盈利报告

股东会议

法律证词

记者采访

播客在线播放采访

客户会议

大多数电话会议托管服务包括用于记录电话会议的选项,录制的呼叫将保留在电话会议系统上一段指定的时间,可以使用相同的拨入号码和原始呼叫的访问代码进行访问。一些电话会议服务(如SparkleComm)还将提供录制的硬拷贝或数字音频文件(WAV或MP3)以用于存档目的。SparkleComm会议还默认采用数据存储,会议一旦建立,到管理者主动删除前,永久保存。

在本文章中,我们将介绍记录您自己的电话会议所需的技术。首先,我们将介绍使用标准麦克风录制电话会议。然后我们将查看一些有用的数字设备,用于在您的计算机上记录呼叫。最后,我们将介绍录制多方电话会议的最佳方法。

让我们先用麦克风录制电话会议

使用麦克风录制电话会议时,首先要考虑的是在通话过程中有多少人会说话。许多电话会议是一对多的事件,如果不是所有人都需要讲话,其中单个演示者做的最多,在这种情况下,录制电话会议不是为了记录许多人之间的对话,而是记录单个演讲者。对于一对多的电话会议,您只需要在演示者前面放置一个麦克风。

另一种类型的电话会议是几对多的设置,其中三个或四个发言者轮流向其余的电话会议参与者呈现信息。为了在录制几对多电话会议时获得最佳音质,您需要为每个演示者配备一个单独的麦克风。

在你有多个麦克风录制的情况下,你必须调整每个麦克风的水平,否则会出现一个不健全的记录,例如一个主持人的声音很安静,而另一个发言人的声音非常响亮。为此,所有麦克风都必须连接到调音台,调音台为每个麦克风分配不同的音轨。音频技术人员可以使用调音台调节每个音轨的放大倍数,直到达到音量记录的线路电平(0.5-2V)或推荐的基准电平。

会议的音频控制如何工作(五)

以下是将音频控制作为电话会议主持人的一些建议:

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如果您正在使用VoIP,请测试您自己的麦克风和扬声器,如果不是,则在开始电话会议之前测试手机。确保音量处于适当的水平。

从安静的区域拨打电话,尽可能减少背景噪音。如果可以,请使用耳机以减少干扰声音。

如果您使用手机或智能手机拨打电话,请确保在开始之前有足够的电池电量和强大的信号条。

如果可以帮助,请不要使用免提电话。扬声器电话常常会产生扭曲的声音。

切勿将线路置于保持状态,否则您公司的待机音乐可能会进入会议。

当你开始说话时识别自己,以便其他参与者知道谁在说话。

提前联系您的参与者并请求他们的帮助,同时遵守这些建议。

随着Web会议变得越来越普遍,音频控制只是托管公司捆绑在一起的软件和服务的一个组成部分。会议主持人不仅可以通过使用SparkleComm桌面调整音频控件,还可以看到屏幕显示,允许控制声音以及白板,应用程序和浏览器共享等多种功能。

随着技术的进步,音频控制变得越来越复杂。来自loogear或其他托管公司的会议解决方案可以包括一个音频向导,以帮助参与者和主持人调整他们的音频设备设置,以获得最佳的VoIP会议声音。loogearSparkleComm会议解决方案为每个新用户自动启动其音频调节向导。该向导可帮助用户设置耳机或扬声器音量控制,并测试和调整连接到计算机声卡或USB端口的麦克风的电平。跟踪每个参与者的声音信息,以便主持人知道参与者的音频设备的理想设置以供将来的会议使用。

鉴于音频和Web会议提供的便利性,支持它们的技术必将推进。

会议的音频控制如何工作(四)

以下是音频控制一些可用的功能:

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在会议期间拨打新参与者。主持人可以致电过去的与会者或主题专家,私下与他们交谈,然后将他们添加到会议中。

设置或停用进入和退出通知。预先选择的铃声或其他音调将宣告参与者的到达或离开。

将参与者的线路静音或取消静音。

将所有会议线路静音或取消静音。

提高或降低个人参与者的数量。

断开与会者与会议的连接。

锁定或解锁会议。通过在所有参与者出席后锁定会议,您可以提供更高的安全性。

会议继续,允许会议在主持人挂断后继续。

自动点名。参与者在拨入时记录他们的姓名。然后他们的名字在他们进入和退出会议时播放。

录制会议,以便那些不在场的人可以在以后听到。

只能打开或关闭,允许一些参与者听到但不积极参加会议。

私人谈话允许几个参与者进入私人“迷你会议”,然后重新加入该组。

运营商联系人召集托管公司运营商协助主持人。

劳格科技SparkleComm电话会议系统不仅拥有上述所有功能,还因其会议所有通讯均会加密传输,更能保证会议的安全性。

我们已经看到音频控件可以帮助您的会议顺利运行,但是如果您没有它们会怎么样?接下来让我们看看你能做些什么。 音频控制受限时该怎么办

如果您不与托管公司合作并且音频会议控制有限,您仍然可以采取措施使每个电话会议取得圆满成功。无论您或任何参与者是否使用VoIP网络,这都适用。

会议的音频控制如何工作(三)

托管会议服务—— 您可以与举办电话会议的公司签订合同。这些主机提供专有或共享会议软件以及会议桥,电话或Web工具,如音频控制,操作员协助和其他支持服务。在主办公司的帮助下,您可以随时随地调整电话会议

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接下来,我们来看一些可用的音频控件。

音频控制选项可以使用VoIP网络和计算机,甚至是项目站点的传统电话或移动设备,使您的桌面更容易召开电话会议。根据您的通话选项,您需要可以从桌面或手机运行的音频控件。您可以通过软件或托管公司获得。

一些主机公司提供基于简单按键音组合的手机音频控制。例如,要使用“所有会议”命令拨打与会者,请按* 1。点击* 6静音一行,而* 0允许私人对话。

这些简单命令的优点是,无论您身在何处,您都可以用任何手机主持电话会议,在许多情况下,您可以从笔记本电脑上主持电话会议。一些托管公司还提供带有音频控件的会议托管,以适应移动设备。例如,loogear提供SparkleComm,将SparkleComm的这些功能带到手机,电脑和其他智能设备上。

桌面控件—— 桌面控件在您的计算机屏幕上提供视觉效果,以帮助您管理会议的音频部分等。您可以通过信息查看参与者的姓名,例如他们是在说话还是电话线被静音。您可以单击鼠标,按一两个键,或触摸屏幕的一部分以执行静音或断开与会者或记录会话等功能。

一旦您决定了所需的音频控制类型,您就可以探索特定功能并找到提供所需功能的软件或托管公司。劳格科技SparkleComm也许是您不错的选择,SparkleComm拥有高效便捷的电话会议功能,即可大幅度地削减组织者及参与者的时间资源,同时也给会议带来了传统会议无法比拟的便捷性。

5种方式电话会议可以使您的小型企业受益

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想象一下,在度长假的路上,办公室电话接收率会下降,需要借助第三方电话会议工具进行呼叫转移,这样您就可以方便地协作所有这些工具。电话会议不仅使企业能够促进员工与公司在同一地理位置之间的连接,还可以促进员工,业务合作伙伴和位于其他国家/地区的客户之间的连接。

话虽如此,但能清楚地表明,通过包含视频和音频会议工具的SparkleComm电话会议,企业可以从中受益匪浅,从而消除了高效,顺畅的远程会议的障碍。SparkleComm电话会议服务包括独特的功能集成和各种用于处理呼叫的工具,从可以加入会议的人到实时参与协作的参与者。因此,企业应该采用SparkleComm电话会议来实现顺利运作;

1.聚焦会议

在召开SparkleComm电话会议时,企业可以规划其议程,每个参与者都可以始终如一地保持专注。这为更灵活、更富有成效的会议创造了空间。任何查询或问题都可以轻松解决,并可以帮助您及时做出谨慎的决定。访问所需资源可以根据需要立即采取措施解决问题。通过SparkleComm电话会议,可以立即规划任何业务议程,并确保每个参与者的强烈关注。每个团队成员都可以保持在同一页面上,并确保员工之间更好的互动。

2.改进呼叫管理

SparkleComm电话会议进行过程中,可以探索各种选项,并且交互式Web界面使用户能够查看谁和谁连接以及许多员工进行交互的详细信息,还能查询已拨电话和被静音的数据的详细信息。可以轻松完成呼叫录制,并为呼叫者提供个性化消息,这是企业的一大优势。这有助于建立业务的专业形象,并支持更好的工作环境。

3.节省大量成本

由于员工可以通过SparkleComm 的Web端服务轻松连接,因此企业可以节省大量成本。降低差旅成本可减少汽碳污染足迹并促进环保解决方案。此外,根据需要包含参与者并仅为连接的参与者付费会大大降低通话费用。可以根据需要保留任意数量的呼叫,并且通过SparkleComm电话会议套餐可以经济高效地完成。

4.安全网络

由于高度可靠的技术用于语音会议,并且网络使用安全代码进行保护,因此任何会议都在高度安全的网络上运行并且不会中断。主要有两种类型的加密,例如Wi-Fi保护访问(WPA)和有线等效保密(WEP),可确保网络免受入侵者的攻击。SparkleComm电话会议充当了第一道防线,并确保通过音频或视频聊天共享的任何信息都不会传达给陌生人。

5.使用视觉辅助提高生产力

与视频和图像集成的信息可提高员工的整体集中度。通过视频会议共享图像的可能性可让参与者专注于会议目的。为了提高兴趣水平,幻灯片放映和白板也可用于视频会议。这使得在更短的时间内吸收更多信息,从而提高生产力。

总结全部要点

SparkleComm电话会议为呼叫中心,酒店和医院以及政府事业单位等众多行业带来了诸多益处。SparkleComm电话会议为员工,公司,业务客户和合作伙伴带来的整体有益体验有助于最大限度地提高利润率和业务生产力。