标签: 电话会议

专家说，积极的公司文化对于提高生产力和实现成功的业务成果至关重要。但是，随着工作场所的变化，建立引人入胜的工作环境变得越来越具有挑战性。作为经理和企业主，您知道对于您或您的员工来说，工作已经不再是965了。角色也不受位置限制。如今，越来越多的员工（无论是出于选择还是根据需要）都在远程工作。

那么，当今的中小型企业所有者如何用比大型组织更少的资源来建立一种积极的公司文化（尤其是在竞争激烈的市场中）？

答案的一部分在于基于云的技术。诸如SparkleComm统一通信之类的协作系统可促进协作，提高生产力和营造积极的工作环境。无论每个人在哪里工作，协作的工作区和移动通信都可以将您的团队团结在一起。

统一通信系统提供灵活性

盖洛普（Gallup）在其最新的《美国工作场所状况报告》中指出了远程工作的增长趋势。研究人员发现，在2012年至2016年期间，远程工作者的数量从39％上升到43％，几乎占劳动力的一半！事实上，盖洛普（Gallup）报告说，美国所有工作人员中有29％的主要工作有某种替代工作安排（例如，远程工作或灵活的工作时间），三分之一以上的工作（36％）参加了零工经济。

灵活性增加了保留率并降低了成本

盖洛普发现，当今的员工将灵活性视为积极的组织文化的重要组成部分，因此赋予他们工作方式和时间的灵活性可以增加员工的在职率。当被问到是什么促使他们转换工作的动机时，超过一半的员工（51％）表示，他们将转为提供弹性工作时间的职位。超过三分之一（37％）的员工会切换工作以实现远程工作能力。

灵活的工作安排不仅要取悦员工。它们也可以为公司节省大量成本。例如，当您不需要为每个员工配备办公桌时，就不需要租用太多的物理空间。借助基于云的SparkleComm统一通信系统，您还可以节省硬件和软件升级的费用。您的远程工作人员可以通过任何设备（例如他们自己的手机或笔记本电脑）连接到团队。并且软件由供应商保持最新，因此您不必担心更新。

但是由于这些不断变化的工作安排，如今的团队成员通过电子邮件，即时消息传递和电话会议进行了更多的交流，所有这些都有其弱点。重要信息在一系列电子邮件中丢失。并非所有团队成员都容易访问文件。冗余或令人困惑的技术使会议召开成为头疼的问题。SparkleComm统一通信系统是一种帮助工作的员工轻松地与办公室同事以及客户进行虚拟通信的方法。

合作文化

为了从当今的员工队伍中获得最大的生产力和员工敬业度，领导者需要培养一种协作文化。这里有一些技巧。

提供有效的协作技术。SparkleComm统一通信系统使团队成员可以轻松地交流和共享基本信息。例如，当他们不在现场时，他们可以在每个人都可以访问的中央位置共享文档。他们可以使用移动优先技术通过单击按钮安排和发起音频和视频电话会议，因此远程团队成员可以轻松加入。而且，他们可以在通话中共享他们的屏幕，因此每个人实际上都在同一页面上。

对您想要看到的行为进行建模。为了创建一个能够在所有员工中发挥出最大才能的协作环境，您需要对希望在团队中看到的开放，支持的行为进行建模。接受不同的想法，并确保每个人都有机会做出贡献。也许不需要说出来，但是一定要自己使用协作技术。向他们展示如何支持生产性沟通。

花些时间来面对。即使许多员工喜欢虚拟工作，优秀的经理也知道面对面的互动始终很重要。每天或每周的视频通话，一对一和场外团队会议可保持沟通渠道畅通。盖洛普（Gallup）发现，当员工在异地工作三到四天，在办公室与同事一起工作一到两天时，就会实现最佳参与。

减少会议时间。今天的员工常常抱怨会议太多，这使他们没有足够的时间完成工作。真正想营造积极合作文化的团队领导者知道，会议并非总是取得成果的最佳方法。使用SparkleComm统一通信系统，您实际上可以减少会议时间。使用云上的中央共享平台，团队成员可以在单个应用程序中跟踪进度，分配任务，通过即时消息和视频会议异步通信，发起呼叫和共享文档。无论他们身在何处或在哪个时区，无论他们使用的设备是什么，同事都可以使用正确的通信技术进行更有效的通信。

如何选择托管电话系统

技术可能很有趣。这也可能令人发疯。太多时候，公司会被最新的免费应用所吸引，然后又被下一个和下一个吸引。在不知不觉中，您的技术层正在使工作变得更加艰辛，而不是更加容易。

在选择通信技术来培养协作文化时，请选择以下系统：

简单。选择一站式，基于云的统一通信解决方案，例如SparkleComm统一通信，该解决方案可提供直观，易于使用的工具。

移动优先。无论设备或位置如何，工作人员都需要连接。这意味着即使在办公室，许多员工也将通过移动通信。选择可在任何设备上无缝运行的解决方案。

强大的。您的员工可能具有共同的企业文化，但是每个人都有自己完成工作的方式。一些团队在共享的工作空间中工作得最好，而另一些团队在预定的视频会议中效率更高。借助SparkleComm统一通信系统，您可以适应各种样式和需求。

灵活。确保您的通讯供应商提供适合您公司预算的各种定价选项。

像SparkleComm这样的便于协作的统一通信系统可以提供您成长中的公司所需的工具，以创建一种积极健康的文化，同时仍然充分利用您有限的资源。

今天，我们谈论的是无处不在折磨白领的最大麻烦：电话会议。

无论您是在远程工作，还是在公司工作的日子，您都可能接到了相当多的电话会议。

• 打电话时会怎样？

我们的智能手机使我们可以与世界上几乎任何人进行通信。手机的核心是双向广播，主要设备充当发送器，次要设备充当接收器。

打电话给客户时，您的声音会转换为电子信号。它们由手机的天线处理，并通过无线电波传输 到最近的手机发射塔。然后它们从一个塔跳到另一个塔，直到到达您兄弟的电话。在那时，电信号被转换回可听见的声音。

双向通话质量取决于信号强度。网络之间的连接性（CDMA与GSM）各不相同，您与兼容的基站之间的距离以及与基站之间的物理障碍有所不同。进行电话会议时，这些相同的变量将乘以呼叫者的数量，从而增加通话质量差的可能性。

有限的带宽意味着动态范围压缩比音频质量更注重效率

不幸的是，双向通话（更不用说电话会议）只能提供这么多的带宽。就像蓝牙编解码器如何通过压缩数据来处理音频一样，声音在网络中传递时也会发生同样的情况。动态范围压缩可减少响亮的声音，同时放大更安静的声音。可以说，剥掉脂肪意味着更少的信息传递。这样会以音质为代价产生更有效的处理。

自适应多速率（AMR）音频编解码器用于标准质量呼叫和从200-3400Hz变窄的频带。频谱低端的这种截止会使声音低沉的人感到奇怪或闷闷不乐。根据呼叫条件，AMR传输速率在4.75-12.2kbps之间变化。这个编解码器很棒：它可以在恶劣的条件下维持通话。但是，呼叫者可能会注意到他们说话的时间与对方收到的声音之间存在延迟。您知道刚开始说一个句子是为了让您的同事意外打扰您吗？这是因为有限的带宽和AMR编解码器出于稳定性的考虑而减慢了该过程。

可变比特率可保持稳定的连接，但会牺牲音频质量。

更高质量的呼叫选项是HD语音，它使用自适应多速率宽带（AMR-WB）语音音频编码标准。与AMR相比，这使频率范围翻了一番。在50-7000Hz范围内增加的灵活性使异常高和低的人声音调听起来更自然。与AMR不同，它的传输速率静态为23.85kbps。通过高清语音通话时，您将受益于更高的清晰度和更少的延迟，但是两个呼叫者都必须具有支持高清语音的电话。它也需要更多的数据，当多个呼叫者进入游戏时可能会带来问题。

• 麦克风的质量和环境有所不同

除了服务提供商，电话会议的声音很大程度上取决于所使用的麦克风。通常，每个人都从各自的听筒打电话。这使智能手机的麦克风承担了很多繁重的工作。

虽然旗舰店倾向于集成有坚固的麦克风，但并非所有手机都如此。当您与一群人打交道时，他们中的一两个可能会动摇预算低廉的智能手机，这可能无法消除背景噪音。这可能会渗入电话会议中，从而在每个人讲话时都会造成不必要的强调。

• 5.进行投票

通过在SparkleComm电话会议期间寻求反馈，协调人确保所有参与者都同意所做出的决定。中断常规程序以确认所有参与者都认可所讨论的主题，其影响可以防止以后的误解和混乱。

• 6.进行虚拟头脑风暴会议

如果每个人都在会议开始时提出解决方案或发表评论，那么使用SparkleComm电话会议活动获得解决复杂问题的意见的方法非常有用。辩论可以跟进。主持人需要帮助小组根据具体情况得出最佳行动方案的结论。

• 8.使用时钟隐喻来指导参与

结构化的参与使每个人都有发言的机会。主持人给每个人一个小时的时钟，这取决于在电话会议上有多少参与者。带有“ 1”的人首先讲话，直到下一个人的时间到为止，例如，他们可以讲话五分钟，直到达到时钟的“ 2”小时。以这种方式对参与进行排序可确保所有参与者都有平等的机会被听到。

• 9.玩琐事游戏

在电话会议中玩琐事游戏可以缓解一些压力较大的电话会议活动，也可以增强完成项目任务所需的知识和事实。主持人向参与者询问有关新闻，行业信息或项目事实的问题。参与者用诸如“我知道答案”之类的词说出来，并等待被认出后再给出答案。主持人可以保持评分并为正确答案（例如礼品卡或优惠券）提供少量奖励。

• 10.使用脑筋急转弯

使用脑筋急转弯可以帮助团队为认真思考问题做好准备。例如，主持人可以要求所有电话会议参与者计算他说出的句子中字母“ f”的出现次数，或者主持人可以要求每个参与者右脚坐在地板上并按顺时针方向画圆同时，每个参与者都应该在空中绘制数字6，通常情况下，参与者报告他们的脚改变方向。

结论

尽管通过电话会议进行项目团队会议可以在某种程度上限制交互作用，但是通过将电话会议活动的这10个好主意中的至少一项纳入其中，项目经理可以使他的团队建立并建立富有成效的工作关系。用SparkleComm的视频会议和偶尔的面对面会议补充音频会议也可以帮助建立团队协作。

SparkleComm电话会议使用音频会议技术来进行项目会议。因为该通信介质相对便宜，容易获得并且通常可靠，所以对于地理位置分散的团队来说，电话会议经常发生。为了优化所有参与者的体验，项目经理应在每个项目开始时建立一些会议规则，例如在不讲话时使电话保持静音，使用耳机而不是免提电话以及在每次通话时及时打进电话，以避免浪费宝贵的时间。

项目经理需要制定议程，提前发送审查文件或其他项目信息，并在每次通话开始时核实出席情况。在一个小时的通话中将议程限制为一个或两个主题，以确保可以容纳所有输入。确认呼叫可能会在某些时间段的不方便时间发生，这会产生尊重的气氛。在SparkleComm电话会议活动中至少结合这10个好主意之一，可以帮助激发团队精神并促进协作。

• 1.轮换会议主持人责任

项目经理不需要每次都是会议主持人。通过轮换职责，每个团队成员都有机会扮演该角色，并有机会在主持电话会议活动时听到自己的声音。

• 2.使用“破冰船”

在电话会议上使用“破冰船”练习可以帮助参与者在解决复杂的项目问题之前更好地了解彼此。例如，主持人可以要求所有参与者闭上眼睛，并想象一周中的日子是用颜色来说明有多强的心理联想能力。他应该选择一天，并请参与者说出自己的答案。然后，主持人可以依次询问其余所有参与者，他们选择了什么颜色。随后应该进行热烈的讨论。

• 3.有趣的介绍

当新的团队成员或演讲嘉宾参加会议时，主持人应要求他陈述两个真实的陈述和一个关于自己的虚假陈述。参加通话的每个参与者都可以尝试猜测哪个陈述是错误的。在通常进行的热烈讨论中，与会人员会更多地了解新成员，他们将为富有成果的合作铺平道路。

• 4.进行分组讨论

大多数音频会议系统都支持分组讨论会议，该会议允许参与者使用单独的电话会议与更少的参与者讨论问题。使用此功能，电话会议主持人可以提出问题，进行小组讨论，然后在设定的时间稍后重新召集整个小组。小规模的讨论会鼓励每个人充分参与并打破长电话会议的单调乏味。

高质量多媒体容量的必要性

租用视频会议设备需要有能力协助实时传输和共享补充材料，例如预制视频、演示文稿、图表、图表和图片。这些材料对于在视频会议上表达您的观点至关重要。与实际共享文件相比，将相机对准投影仪的屏幕可能无法准确或清晰地传达您的信息。这意味着您应该选择一个SparkleComm视频会议系统，该系统允许您将此类材料直接集成到视频通话中，以便视频会议中的其他各方都可以接收内容。

与会者的位置及其设备的无缝同步

位置似乎无关紧要，因为互联网连接允许您链接到可能在任何地方的任何人。但是，有一些因素需要考虑，例如硬件和软件的系统技术规格差异，互联网连接以及时区差异。如果您的硬件和软件与与会者的硬件和软件不兼容，则可能无法同步通信和内容共享。因此，明智的做法是确保您的系统与与会者的系统兼容，以实现无缝通信。

高清质量的视频

客户的抖动、延迟和图片质量差是客户用来判断视频会议效果和演示质量的一些视觉元素。商业视频会议需要高质量或中等高清视频。如果包括计算机连接，则系统可能使您能够实时自动地在端点上调整视频质量。在脚本或单线程解决方案中，视频质量通常会下降。但是可以通过使用可变比特率编码或端到端并行处理来克服这一挑战。因此，请选择能够为您提供最佳视频质量的系统，尤其是用于销售和客户会议的系统。

视频会议指的是这样的过程，其中两个或更多遥远位置的一群人或个人利用电信技术的力量来促进面对面的在线会议通信。对于这类企业家来说，购买此类设备可能是不可能的，或者购买不会每天使用的电话会议系统可能没有任何意义。唯一的例外是像SparkleComm这样的多功能设备，它提供了开放平台，允许用户选择自己喜欢的视频会议软件。

因此，唯一可行的解决方案是从视频会议设备租赁服务提供商那里租用所需的系统。租用视频会议设备通常是小型企业家可以承受的，因为租用比购买系统便宜。视频会议租赁设备可以租用一天，一周或一个月之久。该视频会议设备租用选项价格合理且方便，因为视频会议租用公司为安装，测试，实际使用和租用系统的拆除提供技术支持。但是在决定租用此类设备之前，您必须考虑各种因素，以便选择合适的视频会议设备租赁提供商。以下是一些见解和提示，可帮助您确保在租用视频会议设备时考虑最重要的因素。

参会人数

您是否会与个人进行一对一的会议，或者您打算将整个董事会与来自不同城镇，不同城市的成员一起参加？为整个会议室有效拍摄照片和捕获声音所需的视频会议硬件不同于监视器上的简单网络摄像头解决方案。此外，您还必须考虑是一次与一方通信还是同时与另一方通信。所有这些因素决定了您将根据系统规格选择租赁的系统类型。

提供技术支持

您的员工是否了解如何使用电话会议硬件和软件？对于大多数中小型企业家，最可能的答案是“否”。因此，您很有可能需要视频会议租用服务提供商来提供技术专家团队来监督系统的安装，测试，实际操作。使用，以及最终从站点中删除系统。除了提供技术支持外，此类服务还可以确保您不承担任何责任，因为服务提供商将处理系统及其使用的所有技术方面。此外，所提供的专家可以就如何选择和使用特定的电话会议系统提供事前监督和建议。在这种情况下，像SparkleComm这样的多合一系统会议室解决方案非常适合，因为它采用了一体化设计，无需技术监督。

在家，办公室或任何地方工作

当前的疫情及对新冠状病毒的担忧，员工是否应该进入办公室并冒着传染病的风险？理想情况下不是。如何在这种情况下办公是每个企业主们绞尽脑汁考虑的。

同时，减少面对面会议的次数会对社会造成重大影响并停止商务旅行预算。因此，组织需要讨论和质疑当前的灵活和远程工作政策。

但是，如何使远程会议和团队工作像亲自在工作场所一样具有影响力？答案在于确保在线高效，有意义的协作，从而建立与面对面会议相关的参与度，信任度和坦率性。

您可以通过以下四种方式使虚拟会议与亲自进行的会议一样有效。

• 1.通过高质量的音频确保重点讨论

无论您的员工是在嘈杂的开放式办公室，忙碌的咖啡厅中工作，还是在满是儿童或宠物的房间中在家工作，都会产生干扰，使会议参与者无法完全专注于虚拟会议。

您不能靠近说话的人来更好地听取他们的声音，而疯狂调高音量可能会使与会者的声音更大，但不会挡住您的背景噪音。

购买具有主动降噪（ANC）技术的耳机以阻挡背景噪音，使员工可以集中精力并使自己沉浸在会议中。高质量的头戴式耳机还可以确保清晰清晰地听到用户的声音，并确保他们的声音对其他参与者清晰明了（没有背景噪音）。

• 2.使在线会议互动

通过允许所有参与者实时共享和审阅文档，屏幕和想法来创建在线会议环境，以促进协作和共享。无需等待电子邮件到达即可开始完成工作，并且毫无疑问应该编辑哪个版本的文档。可以快速设置会议并通过视频进行此类协作的会议还意味着，只要激发创造力，就可以处理想法。

这意味着可以更快地制定决策，因为团队可以同时审查，讨论和考虑多个方面，从而产生更具交互性和生产力的虚拟会议。Forrester证实了这一点，发现使用视频会议进行协作的团队不仅可以更快地共享信息，还可以缩短产品或服务推出的上市时间。

• 3.提供轻松集成的技术

当您的员工希望与客户，合作伙伴或企业以外的任何人进行沟通时，请不要将技术兼容性视为问题。并非所有人都会使用相同的视频会议设置，因此请确保您选择的平台与各种统一的通信和协作技术集成在一起。

同类最佳的会议电话将通过相同的光滑触摸界面集成多种音频和视频应用程序，包括Zoom，Microsoft Teams，SparkleComm等。高端视频会议栏和耳机也正在模仿这种方法，内置的本机应用程序可用于一键式访问呼叫。

• 4.不要忘记图像质量

多达80％的交流都是由非语言和视觉提示（例如肢体语言和面部表情）组成的，因此在虚拟会议中不要牺牲视频质量。

劣质的相机会使其他与会者显得图像粗糙，并且在大屏幕上看起来特别糟糕。不要在视频质量上妥协-确保远程工作人员，闲杂的房间和小型办公室配备有商务级摄像机，并消除对低质量笔记本电脑版本的依赖。

对于在办公室杂物间中设置的摄像头，请查找诸如自动扬声器跟踪之类的摄像头功能，该功能可聚焦于正在讲话的任何人，因此远程加入的与会者感觉就像他们在同一个房间中。

• 无论您身在何处都富有成效

会议应该毫不费力，技术也不应该成为协作的障碍。灵活的工作政策可以帮助促进虚拟会议的使用，并根据员工的职责，工作量和感觉，鼓励员工在最佳地点工作。遵循这些提示将有助于组织减少员工的通勤时间，禁足自己才是对社会的贡献。

第二种方式：SparkleComm应用程序电话会议

首先需要每位会议成员下载SparkleComm应用程序。

下载地址

步骤一：打开SparkleComm APP，进入登录页面，输入正确的账号密码登录。

步骤二：选择底部Tab栏的“会议”，然后点击右上角“+”。

步骤三：选择“创建会议”，必填项为会议名称，会议类型选择语音会议，其他默认，然后点击确定。

步骤四：会议创建后自动跳到邀请页面，然后在通讯录中选择需要加入会议的成员。

步骤五：邀请成员后，自动回到会议房间中，点击“发起会议”按钮，即可对单个/多个成员进行电话会议呼叫。注意，发起会议只能是当前创建该会议的人员。

步骤六：会议成员收到来电及会议界面。

步骤七：会议的结束。成员可以自行挂断会议，或者主持会议的成员对每个成员进行挂断。

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SparkleComm提供两种方式的电话会议。一种是纯Web方式，另一种是SparkleComm应用程序方式。

第一种方式：纯Web电话会议

步骤一：打开浏览器，输入地址，进入SparkleComm后台会议管理，如图进入登录页面，输入正确的账号及密码进行登录。

步骤二：登录成功后，点击会议管理下会议管理菜单，然后点击页面中的“创建会议”，先创建一个会议房间。

步骤三：点击创建会议后，输入会议名称，电话会议请将会议类型选择“语音会议”，其他暂时可不选，直接点击完成。

步骤四：会议房间创建完成之后，页面自动跳转到如下界面，点击“邀请成员”按钮，把需要参加会议的人员名称及号码加入到该会议中。

步骤五：进入到邀请成员界面，点击“+”，输入参会成员的手机号码和名称，然后点击“添加成员”，这样加入的成员就会在右侧已选择成员列表框里显示，把所有成员都加入之后，点击最下方的“完成”。

步骤六：成员邀请完成后，页面自动回到该会议房间界面。可以查看加入的会议成员信息，可以删除成员及会议管理（呼叫/静音/私语）操作。可以单个成员呼叫，也可以一键式所有成员呼叫即“会议呼叫”。在成员状态，可以看到成员是空闲，振铃中还是会议中。

步骤七：会议成员的来电及接听，成员直接接听后就进入到了该电话会议中。

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步骤八：会议的结束

两种方式结束会议，一种方式会议成员直接挂断电话；另一种方式，管理员在Web浏览器中操作，将所有成员会议挂断。

第二种方式：SparkleComm应用程序电话会议

首先需要每位会议成员下载SparkleComm应用程序。

下载地址

步骤一：打开SparkleComm APP，进入登录页面，输入正确的账号密码登录。

步骤二：选择底部Tab栏的“会议”，然后点击右上角“+”。

步骤三：选择“创建会议”，必填项为会议名称，会议类型选择语音会议，其他默认，然后点击确定。

步骤四：会议创建后自动跳到邀请页面，然后在通讯录中选择需要加入会议的成员。

步骤五：邀请成员后，自动回到会议房间中，点击“发起会议”按钮，即可对单个/多个成员进行电话会议呼叫。注意，发起会议只能是当前创建该会议的人员。

步骤六：会议成员收到来电及会议界面。

步骤七：会议的结束。成员可以自行挂断会议，或者主持会议的成员对每个成员进行挂断。

外部供应商在次日早上向您发送电话会议日历邀请的次数，您是否尝试通过iPhone或Android设备访问电话会议，只是意识到您没有安装该应用程序，因此疯狂地尝试拨打所有电话号码和代码以加入电话会议？

在工作中，您的公司通常使用特定的会议平台，无论是Zoom，SparkleComm还是其他供应商，并且您可能已经在手机上设置了适当的应用程序。但是，在与其他会议供应商合作时，需要进行一些准备。

• 格式化会议号码

以前未安装关联应用程序时，访问会议桥的最简单，最快的方法是拨入电话会议。您要做的就是格式化会议号码，以便您可以从iPhone或Android设备上轻松点击它。

如果您看到一个邀请，其中包括会议号，座席代码和可能的其他代码，则将该号码的格式设置为“ +1（872）240-3212,0000＃”。我们可以使用“逗号”（，）来预格式化拨入号码，以在拨入号码和输入下一个代码之间暂停，并在代码后输入（＃）。

如果需要输入其他代码，则可以在代码后面加上另一个“暂停”和（＃）。这样，您可以方便地进入电话会议，而无需安装其他应用程序，也不必输入所有额外的代码来验证自己。

您也可以使用相同的方法在键盘上输入数字，然后再按下拨号按钮，以绕过验证过程。

• 使用网络应用

另一个快速提示：如果您尚未在设备上下载会议客户端应用程序，请使用会议供应商的Web应用程序。像SparkleComm或Skype for Business这样的公司都包含一个通过其“网络应用程序”访问会话的链接，您可以通过桌面轻松地进行该操作，但也可以在移动设备上工作。通过选择忽略任何会诱使您下载应用程序的横幅，您可以更快地进入会话。

通过不安装本机应用程序而不是使用Web应用程序而错过的事情是访问其应用程序内的特定工具，例如访问白板或演示视频。

尽管通过其本机应用程序拨打电话会议要简单得多，但很多时候您已经预见到要预先安装该应用程序。否则，仅仅为一个电话安装一个新的应用程序甚至都不值得。具备在邀请中格式化会议号的功能，而无需输入任何内容或使用供应商的Web应用程序绕过验证过程，您现在可以专注于手头的呼叫，而不必担心输入所有会议桥代码用手等待语音提示。