标签: 电话会议

这个电话会议是关于什么的？

对会议中需要讨论的内容有一个具体的想法，有助于使会议步入正轨。与客户分享会议，并引导大家。

我想通过这次电话会议达到什么目的？

这似乎与第一个问题类似，但一个需要传播信息和需要做出决定的电话会议完全不同。了解这一点将有助于你有效地主持会议，使会议保持有用和建设性。

电话会议是这个议程的最佳媒介吗？

你需要用演示或图表来支持你的讨论吗？你应该改用网络会议吗？要求面对面会谈的议题是否特别复杂和微妙？一定要仔细考虑如何合作以获得最佳结果。

谁需要参加这个电话会议？

由于掌握所需信息的人不在场，或者由于技术原因没有加入通话，不得不在通话中胡乱处理某个话题，可能会造成真正的破坏建设性会议。确保所有相关的利益相关者都被邀请参加会议，并有技术支持和资源加入会议。如果有疑问，您可以使用我们的SparkleComm电话会议应用程序给您的参与者打电话，以确保通话顺畅。

谁不需要参加这个电话会议？

最糟糕的感觉莫过于结束了一个2小时的电话会议，却无法从中做出贡献或获得任何有用的东西。确保每个被邀请的人对你的电话会议都至关重要。

参与者将从何处加入呼叫？

他们是从另一个办公室加入的，还是从网络覆盖率差或背景噪音强的地方加入的？您有哪些选项可以防止这些因素干扰您的通话？另外，将SparkleComm电话会议应用程序视为备份计划。

我将在哪里举行这个电话会议？

我接电话的环境是什么？有什么我需要做的，以确保我的电话会议音频质量？我知道有很好的覆盖和/或互联网连接吗？会议期间我需要的东西都准备好了吗？

我需要什么资源来召开电话会议？

在开始呼叫之前，请确保您了解会议解决方案所需的任何技术要求。确保所有公司资源，例如您需要的会议室，都提前预订，以避免由于资源问题而造成的延迟。

电话会议之前人们应该做些什么？

确保您的与会者至少提前2-3天知道他们需要为成功的会议带来哪些行动要点或其他可交付成果。这将确保您在通话期间不必跳过或重复重要主题。

电话会议之前人们应该知道什么信息？

除了拨入信息（应在可能的情况下以足够的时间清楚地分发）外，您还应确保在通话前向每个人简要介绍任何可能的信息点。这确保了这一呼吁将尽可能简短和建设性。

如果你不知道其中一个问题的答案，或者电子邮件可以实现与电话会议相同的目标，请删除此邀请。你的日程安排和你的团队会很感激的。

• 让大家畅通无阻

不间断的规则适用于整个通话，而不仅仅是介绍或弄清楚名称和标题。SparkleComm电话会议只有在每个人的声音都被听到的情况下才真正有效。无论您是谈论大型项目还是一些微小的政策变更，电话会议中的任何人都有其原因，他们的声音与其他人一样重要。

如果您听到您不同意的内容，请等到发言者说完之后再说“我非常不同意您的立场，这就是为什么……”或“谢谢您的贡献，但我想发表一点意见”一个对立点”。切勿试图与某人说话或在电话会议中大喊大叫。这被认为是非常不合适的，更不用说非常不专业了。

• 不要担心您的静音按钮

也就是说，如果外界噪音成为您通话的一个因素，则使手机静音。如果您在家中，并且婴儿在哭，或者配偶的电视声音太大，或者狗在吠叫，这些声音会很快分散其他呼叫者的注意力，并且不利于电话的使用和呼叫。

确保在安排电话会议之前，您知道自己会安静一些以进行通话；如果无法进行此操作，请确保记住静音按钮的位置。这只会使您的电话静音，并防止所有多余的噪音汇入电话。

当然，预防永远是最好的方法。如前所述，请确保通话中您处于安静的空间。将您的通话安排在正常的嘈杂活动之外，例如在孩子入睡（或狗不在后）之后。

• 像面对面一样说话

肢体语言不仅适用于您用手，眼睛和其他身体部位进行的微妙动作；它也适用于您的声音。既可以听到又可以看到情绪，并且很容易感觉到人的声音中的不适感，自信感或刺激感。

如果您不热衷于电话会议，这可能会通过您的讲话方式显示出来，而您的上级可能会接听电话（或您的队友）。在电话会议中进行专业工作与在一般工作环境中一样重要。

对其他来电者保持专业和礼貌
准时参加电话会议
不要说别人
不要说对其他工人不屑一顾
现在不是通知管理者不当行为的时间或地点
坚持对话的话题

SparkleComm电话会议是表达新想法，解决问题和阐明目标的好地方。保持专业水平，并确保每个人都能听到，可以确保通话效果良好。

要进行有效的SparkleComm电话会议，您不能让所有人大声喊叫并试图互相交谈，也不能让人们迟到或根本不打来电话。此外，有故障的Internet连接会完全打断良好的电话会议。以下是SparkleComm电话会议礼节的五个规则，可帮助您进行有效的电话会议。

• 拥有稳定的互联网/电话连接

无论您是主持在线电话会议还是通过电话会议电话，这两种方法都必须保持牢固的连接，这一点同样重要。首先，请确保您的电话连接或Internet连接能够进行此类呼叫，或者确保您选择了适合您需求的电话会议服务。电话会议可以通话吗？您的互联网速度是否允许基于互联网的电话会议服务？

如果答案是否定的，而电话会议是您的业务或项目的主要内容，那么可能是时候升级（或购买）电话或互联网套餐了。如果电话掉线或电话会议期间互联网中断，则可能会造成极大的破坏，尤其是在一开始很难组织的情况下。每个人都必须重新连接，重新启动，并且在过渡期间经常会丢失信息。

您应归功于自己和被呼叫者，以确保您拥有正确的工具来进行有效的呼叫。

• 如果您要说话，请确定自己的身份

并非所有人都能通过您的声音识别您，或者实际上，通话中可能有人的声音与您的声音非常相似。因此，为什么在电话会议上讲话时始终保持自己的身份很重要。

说话要清楚，并说出您的姓名和位置，以便电话的每个人都知道谁在讲话以及关于什么。如果您是团队的领导者，请说明自己的身份，以便每个人都知道向谁提出领导问题，等等。

永远不要以为所有人都知道您是谁，尤其是当您与一个远程团队合作时，没人会见过其他团队成员。可以使用一个简单的词组，例如“这是Amsterdam，然后……”或“嗨，这是Amsterdam，运营经理”，以正确地标识自己并宣传您在公司中的职位。

如果一个或多个团队成员在开始发言之前无法识别自己的身份，请不要打扰他们说的是什么，以询问其姓名或职位；等他们说完话，然后简单地说：“对不起，我不熟悉您的姓名或名称，谁在说话？”尽量不要在电话会议中打扰其他人；它不仅不礼貌，而且会分散注意力和不必要的紧张感。

为企业提供所需的平台，同时采用先进的云部署支持的功能。需要转向更经济高效的电话系统或提供用户的高级协作功能。或者，您是否希望集成您的语音通话和其他关键业务系统和流程？

现在，你可以和我们起使用SparkleComm电话会议通话。

使用SparkleComm电话会议进行沟通是一种云电话服务解决方案，一方面，选择劳格的SparkleComm电话会议通话可以让您以您自己的速度将您的电话迁移到云，另一方面，你不必担心在通话过程中泄露掉信息，被不法分子利用。

所以，安全保密的电话会议至关重要。最近的研究表明，78%的定期会议打电话的人都遇到过打错电话的人。34%的人说他们从不确定谁打来的电话。除了使用SparkleComm电话会议，在任何时候都可以安全地避免这些统计数据的影响。

随着保密性和安全性成为人们关注的焦点，许多组织都在审查他们的电话会议系统。

凭借10多年提供安全会议服务的经验，SparkleComm开发了一些独特的安全功能，包括随时安全。

SparkleComm电话会议是一种创新的电话会议产品，为我们的客户提供了高水平的安全性。

SparkleComm电话会议新更新的语音呼叫功能中系统同时并行发起呼叫，无需参与者逐个呼叫，这就缩短了会议进行前一个一个呼叫的等待时间，而且每个人的手机和PC电脑都可以作为终端设备。后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。这样即使是远程操控或是参与会议都畅通无比。

拥有SparkleComm电话会议工具可以创造更多的互动和价值。

• 如果您使用的是屏幕共享服务，请确保该功能在通话开始之前有效，并且您的对等方已安装了通话前所需的任何东西。SparkleComm提供功能丰富的屏幕共享。

• 如果您是第一次与人见面，或者真的希望人们注意，请考虑SparkleComm的视频会议。

• 就像开会一样，准时开始。

• 如果您要参加电话会议，请立即自我介绍，这样您就可以在三分钟内聆听他们认为一对一的对话时，不会感到惊讶。

• 在通话的前120秒内概述您的身份以及通话原因，然后列出您的议程或目标。通话中的其他人应该立即知道您想要从他们那里得到什么。

• 在每次通话的前几分钟，请确认每个人必须通话多长时间，以便您可以相应地管理对话。

• 如果在线人数超过三个，组织者应进行快速唱名，以确保每个人都在场，并在可能的情况下简要介绍他们。

• 如果可以帮助您完成业务并将其纳入您的日程安排中，则只进行个人介绍。否则，您会浪费很多时间。

• 除非电话是关于您共享专业知识的，否则您讲话的时间不应超过70％。如果有很多人在线，那么这个数字将下降到25％。

• 如果您是电话的组织者，那么当别人没有发言权并且其他人正在垄断谈话时，掌握是您的工作。

• 有策略地使用静音按钮。如果您静音了90％的通话，则可能没有完全注意。

• 不要成为检查电子邮件的人，而需要提出一个重复的问题。如果您发现自己在大多数通话过程中都在检查电子邮件，它们要么时间太长，涉及的人太多，要么就不需要参与其中。

• 通话结束前五分钟，警告所有人已结束，并询问是否有任何问题。 如果可能，请不要让会议延后—这不尊重他人的时间。

• 跟踪通话过程中的后续步骤，并在以后通过电子邮件将其发送以提醒您。

如果你的公司有电话会议的需求，可以选择SparkleComm。

随着数字安全不断受到破坏的威胁，确保自己的数字安全已成为许多组织和个人的首要任务。奇怪的是，很少有人关注电话会议的安全，在那里陈旧过时的安全措施仍然占主导地位。

我们已经遇到并使用了几乎所有与会议电话有关的安全措施。以下是我们认为在SparkleComm电话会议安全方面的最佳实践，您可以在自己的业务中轻松实现。

基本安全功能

每个电话会议帐户都有两个级别的PIN码：主机和来宾。每个参加电话会议的客人都有一个密码当他们想加入呼叫时，只需输入PIN码在主机拨入之前，每个客人都处于等待状态。这是为了确保在主机出现之前不讨论敏感信息。 这种基本的安全级别在定期电话会议的与会者中是众所周知的。下面是使用此格式时要考虑的一些附加安全功能。

请将帐户分配给各个命名用户。除了在报告中更容易跟踪之外，最终用户更有可能保护个性化的详细信息，而不是共享或通用帐户。

即使用户只想举行一次电话会议，也要为他们分配单独的帐户这通常没有相关的成本，可以在线或通过客户服务完成。 不要在部门或组中共享通用帐户。这类似于共享PC登录或电子邮件帐户。如果两个单独的组同时安排冲突的电话会议，或者前雇员为了自己的利益仍然使用这些代码，则会产生额外的风险。

不要把你的主机代码发给别人。这可以让任何人在不知情的情况下随时使用你的帐户。

人们通常会很慢地更改PIN码和拨入号码，这需要经常注意，但通常根本得不到任何注意。如果任何人可以访问PIN码和拨入号码，他们可以在未经允许的情况下加入电话会议这使得不道德的第三方有可能窃听通话并获取敏感信息使用下面提到的高级安全功能可以很容易地避免这种情况。

高级安全功能

以下是更高级的配置和功能，可以在电话会议之前或期间使用，以确保安全：

输入音–当呼叫者进入时，这会播放一个谨慎的音调，让每个人都知道另一个呼叫者加入了，例如，主机可以询问谁加入了。

进入或退出时的名字-呼叫者被提示记录他们的名字，当他们进入会议，例如“XXX已经进入会议”，确定每一个积极。 锁定会议–如果在您的帐户上配置了此功能，您可以使用7锁定您的会议呼叫，这意味着没有其他呼叫者可以加入。 点名–主机可以按8启动自动点名。如果配置了条目上的名称，则会向主机读取名称列表，如果没有，则会向主机读取呼叫者总数的计数。

主机挂断-按35;所有呼叫者都会收到一条信息，然后断开连接。主机可能希望在电话会议结束时使用此选项，以确保电话会议上不会意外或以其他方式留下客人。当一个来电者将其电话线挂起并在整个会议中播放保留音乐时，也可以使用此功能。

自动主机挂断-如果在主机挂断时启用此选项，则所有呼叫者都将断开连接，而不会显示任何消息。这确保了最大的安全性，但在主机被意外断开的情况下，例如信号差时，可能会令人沮丧。

SparkleComm提供了诸如“一次性电话会议”之类的安全功能，这些功能使用“一次性”PIN码和安全名称记录，拒绝任何未声明其名称的呼叫者。

SparkleComm电话会议移动应用程序

上面列出的许多安全特性由于许多原因而被忽略，通常是因为缺乏便利性为了确保会议通话安全方面的最佳实践，请查看SparkleComm电话会议移动应用程序。其他功能包括：

拨号格式。而不是等待每一位客人拨入电话，主机只是选择他们想包括和拨出这意味着让主机控制电话，没有他们的允许，任何人都不能拨入。

企业／组织机构对于办公会议的需求是刚性的。各种类型的会议在工作中的各个环节有着广泛的重要作用，如项目启动会、工作总结会、进展汇报会和协调会。这些会议的面对面召开会对组织者及参与者耗费大量的人力物力。拥有高效便捷的电话会议即可大幅度地削减组织者及参与者的时间资源。同时也给会议带来了传统会议无法比拟的便捷性。

SparkleComm电话会议系统的设计理念就是“让使用者只需要关心会议的内容，会议的其他一切管理工作交由SparkleComm系统完成” 。

但是，每天接听那么多的电话会议，总还是有不令人舒服的地方。都是细节礼节，看起来很简单，从可以避免的技术故障到不良的时间管理，任何事情都会真正影响客户和同事对您的印象，更不用说工作效率了。

因此，就像电子邮件和会议有不成文的规则一样，每个人都应遵循商务电话和电话会议的准则。这将永远带来更高效率（更少烦人）的电话！

• 在通话前同意哪个人正在呼叫谁以及以哪个号码。通话后三分钟以电子邮件发送“应该在哪里打电话给您？”浪费大家的时间。

• 通常，如果您要问别人，您应该主动给他或她打电话。如果您正在帮助其他人，请该人给您打电话，以免将任何人追赶。

• 安排呼叫所需的时间长度，并记住这可能是5分钟，10分钟或20分钟。您不应四舍五入到最近的30分钟增量。

• 如果您提前知道自己要打个电话迟到，请通过电子邮件告知对方，并准备好后打电话给他或她。

• 如果您要呼叫的人没有接听，请勿在第一时间留言。 1-2分钟后再试一次，如果他或她没有接听，请留言并发送电子邮件，让他或她知道您打过电话，并说出您还有多少时间可以使用。除非紧急，请勿在此之后再次致电。

• 如果两个以上的人在通话，请设置拨入电话的功能。有很多相关服务，例如SparkleComm可以帮助您。

• 尽量减少与其他人的通话，并确保开会的每个人都确实有必要。上线的人越多，每个人关注的越少。

• 确保您从安静且信号良好的位置接听电话。只要有可能，使用线路有助于避免信号问题。

• 如果您被困在嘈杂的地方，请立即让人们知道您将保持静音，除非您说话。这是一件值得尊重的事情。

• 如果您不是从经常使用的电话拨打电话，请确保您知道如何操作。当使用未知的办公室电话系统时，这一点尤其重要。

• 不建议使用幻灯片在通话中演示某些内容，除非您正在演示，否则，请不要通过电子邮件发送幻灯片。而是使用SparkleComm之类的屏幕共享服务来确保人们不会窥视，向前跳然后停止关注。

远程会议已成为现代工作流程中不可或缺的一部分。随着技术的进步，俗气的80年代科幻电影已成为现实。在众多技术进步中，电话已被视频会议和虚拟会议所取代。在企业生活的各个方面都使用这种技术的诱惑实在是太真实了，但是在某些情况下，如果能以良好的时尚面对面的人际互动就可以更好地应对这种情况。

我什么时候应该主持远程会议？

频繁的内部会议–可能是项目会议，每周简报或日常团队会议，而团队中的一两个主要成员正巧在旅途中，海外甚至在家中工作。这是利用SparkleComm电话会议平台的合适时机。如果您只是共享信息，请考虑使用群组即时消息或音频会议，因为在这种情况下进行视频会议会有些多余。

收益报告–如果您要与投资者或任何重要的利益相关者讨论报告期的财务结果，最好利用虚拟会议。重要消息最好以面对面的方式传递，因此，我们建议您将电话升级为SparkleComm视频会议。

恶劣的天气条件–有时我们别无选择，只能主持一次远程会议。如果预报员发出红色警报，并且您的雇主通知团队在家工作，则与您的团队保持联系将需要召开电话会议。如果您有演示文稿或任何可视信息要共享，则SparkleComm视频会议非常有用。

紧急情况–您无法解决的情况。可能会发生需要立即引起团队注意的事件，因此远程会议对于采取行动至关重要。在这种情况下，我们建议使用SparkleComm电话会议平台，该平台允许拨出而不是等待您的团队拨入。通过拨出功能，您可以立即联系团队，而不会因PIN码和拨入号码而造成延误。SparkleComm电话会议应用程序能获得便捷的拨出服务，就像口袋里的作战室一样！

我什么时候不应该主持远程会议？

与客户的第一次会面–这是您与客户的第一次会面，您想发挥最大的作用。这样做时，您应该亲自见面并打招呼。与客户建立关系对于确保长期有效的合作关系至关重要。亲自进行此操作可以建立真正的人脉关系，从而巩固基础。但你可以使用SparkleComm视频会议主持与客户的任何后续会议。

坏消息–如果您需要与团队分享坏消息，请礼貌地指示您亲自分享。这取决于情况的严重性，一些坏消息要比其他坏消息差。通过远程会议传递坏消息可能会不经意间表明缺乏关怀或同情心。涉及的另一个主要风险是，由于没有使用完全保密的通信方式，因此您将敏感信息置于黑客的摆布之下。而具有安全意识可以避免尴尬。

紧张的客户关系–主要客户/客户对他们所提供的服务并不完全满意。理想情况下，我们希望在这种棘手的情况下使用一种远程会议形式，以避免任何对抗。但是与客户/客户面对面的交流可以改善双方关系。它向相关方表明您在意并且不想失去他们的业务。面对面见面时，人们之间通常也更加亲切。远程会议的问题在于，我们有时会忘记与人打交道。我们忘记了同理心，只专注于我们自己的目标和需求，忘记了妥协，或者找到了满足每个部分的新解决方案。

团队建设–通常通过参加团队建设演习来实现发展或加强同事之间的关系。这个想法是在个人之间建立联系，以改善沟通和生产力。这些练习最好是面对面完成的，因为当一个人仅通过数字屏幕出现时，在人与人之间建立真正的联系是一个较慢的过程。即使您在世界的其他地方有其他团队，我们也建议每年至少召开两次会议，以确保建立良好的关系。

解决方案

下次计划召开远程会议时，请确保选择适合您目标的正确媒体。 SparkleComm提供了一系列远程会议工具，这些工具可以帮助您的组织。

智者报告发布了最新研究报告“全球统一通信即服务（UCaaS）市场”研究报告，其中提供了行业份额，主要参与者，细分市场和收入。

统一通信即服务是一种服务模型，提供商可以提供各种通信或电信应用程序，软件产品，然后通常通过Web对其进行处理。这种统一的通信将企业使用的所有通信方法集成或统一到一个平台甚至多个通信工具中。例如劳格科技的SparkleComm统一通信平台，除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

2018年，整体统一通信即服务（UCaaS）市场价值近43.7亿美元，预计到2024年年底将达到近171.66亿美元，复合年增长率将近26％ ，在预测期内。自统一通信即服务（UCaaS）成立以来，它已成为BFSI，医疗保健和零售等各个行业的不同业务的经济高效成果。

考虑到过时的联络中心，显然需要易于维护的网络系统，以实现与最终用户行业（包括医疗保健，零售和制造业）的有效通信。云技术的易用性促进了SparkleComm等视频会议服务的采用，从而推动了针对不同业务需求的云服务的采用。基于云的系统的访问还允许医疗保健提供商采用类似SparkleComm的统一通信即服务（UCaaS）。

统一通信即服务（UCaaS）的市场细分

整个统一通信即服务市场非常庞大，几乎所有行业都覆盖了该市场。而且，大多数国家/地区已经采用统一通信即服务（UCaaS）。可以根据类型，应用程序和区域对大型市场进行细分。

可以根据产品类型对统一通信即服务（UCaaS）市场进行细分，如下所示

协作平台和应用程序

会议会议

移动

讯息传递   

可以根据以下应用来细分统一通信即服务（UCaaS）市场

消费品和零售

BFSI

卫生保健

电讯

物流运输

信息技术

旅行和款待

消费品和零售

公共部门和公用事业

统一通信即服务（UCaaS）的市场可以按地区划分，如下所示

美洲

 美国

加拿大

巴西

墨西哥   

        亚太地区

日本

中国

东南亚

韩国

印度

澳大利亚

   欧洲

 法国

德国

英国

俄国

意大利

西班牙

  中东与非洲

南非

埃及

火鸡

以色列

海湾合作委员会国家

未来趋势和行业前景

BYOD以及其他移动解决方案的采用日益广泛，这有助于采用统一通信即服务（UCaaS）解决方案。关于移动优先解决方案，消费者和IP应用程序，可通过来自同一设备的聊天/视频/音频呼叫来启用通信，该通信可解决所有客户的查询。这些解决方案专注于增强客户服务，自助服务和商品查询。这些方面促进了统一通信即服务（如SparkleComm）市场。

理性的人会改变自己以适应周围的世界。一个不合理的人期望世界改变以适应他们。因此，世界被不合理的人所改变。这可能是对萧伯纳（George Bernard Shaw）散文完美的格言的一种歪曲，但对于小型企业运营商而言，这仍然是一个不错的建议。

是时候变得不合理了，现在是时候开始要求您的周围世界发生变化，以更好地适合您的业务。因此您应该瞄准的世界的第一小部分就是您的财务顾问。

电视会议的财务建议

在数字时代，必须中断工作流程才能亲自与财务顾问会面，或者必须保留纸质记录并在一些易受攻击的USB驱动器上随身携带敏感文件，这是不切实际的。所以现在该是开始坚持在线财务建议，数字记录管理和视频会议虚拟会议的时候了。

任何小型企业的财务建议和服务组成部分，最容易在线上转移。毕竟，这里没有需要带给专家的设备，没有货物需要在运输过程中暂时存放。那么，当别人应该为您工作时，为什么还要离开办公室去拜访别人呢？

简单的答案是您不必这样做。越来越多的财务顾问将自己设置为仅在线业务，并且迎合从未见面的客户。这样的安排意味着他们和他们的客户可以更好地控制他们何时见面，并减少在运输中的时间，而在实际工作中花费更多的时间。

在过去十年中，可以使用高速光纤互联网连接的企业数量翻了两番，这意味着普通的小型企业没有理由不能充分利用最新的视频会议和数字通信优势，而SparkleComm视频会议使在线生活变得更加轻松。

视频会议让一切都变得更好

大型金融咨询公司早已确定了提供视频会议服务的需求和成本优势，并且是在其网页上提供自动视频聊天链接的最积极的行业之一。

但是，规模较小的提供商需要将自己组织成某种形式，例如音乐老师在takelessons.com上找到的一站式商店安排，或者那些出租度假屋的人已经在airbnb上建立了。还有一些小企业已经部署了SparkleComm视频会议服务，这样的服务将使小型企业无论其地理位置如何都可以寻找其领域的专家。它将提供一个竞争性环境，从而降低咨询费，而这又加上旅行成本的降低，对任何企业都将有所作为。