电话会议在商业中的应用

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企业每天都使用电话会议来与公司内部和外部的远程方会面。常见的应用是客户会议或销售演示,项目会议和更新,定期团队会议,培训课程以及与在不同地点工作的员工的沟通。电话会议被视为降低差旅费用的主要手段,通过不必外出参加会议,使工人的工作效率更高。

几乎所有美国公共公司都使用电话会议来报告其季度业绩。这些电话通常允许来自股票分析师的问题,称为收益电话。标准电话会议以免责声明开头,声明在通话期间所说的任何内容都可能是前瞻性陈述,结果可能会有很大差异。首席执行官,首席财务官或投资者关系官员随后将阅读该公司的季度报告。最后,这个电话会被分析师提出问题。

电话会议越来越多地与网络会议结合使用,通过互联网共享演示文稿或文件。这允许电话中的人查看由一个参与者呈现的公司报告,销售数据和公司数据等内容。主要好处是文档的演示者可以对文档中的细节给出清晰的解释,而其他人则同时查看演示文稿。应注意不要在同一网络上混合视频和音频源,因为视频输入可能会导致音质中断。

参与时要注意电话会议礼仪,这一点很重要。例如,在某些情况下,应该避免大喊大叫和多任务处理。还应注意在方便的时间安排呼叫。

电话会议也开始跨越到播客和社交网络的世界,这反过来又促进了新的互动模式。实时流式传输或广播电话会议允许更大的受众访问呼叫而无需拨入电话。此外,电话会议组织者可以在音频流旁边发布拨入号码,为观众成员提供拨入和互动的潜力。

自2014年以来,英国政府已经改变了灵活的工作权利,因此,为公司或组织全职工作的员工可以合法地要求灵活的工作。近年来,由于会议呼叫技术使员工能够远程工作,因此有许多不同类型的灵活工作选项。

劳格科技电话会议系统采用VoIP及TDM传统会议,及二者的混合会议模式。既可以从客户端,也可以从Web端发起会议。邀请的会议成员可以是系统提供的短号码(SIP号码)或者手机及座机号码。会议一旦建立,到管理者主动删除前,将永久保存。同时会议管理提供API接口,支持与其他系统集成,如与现有的OA系统集成,提供会议通知等管理功能。

如何主持电话会议(三)

第三步:进行通话

1.为后来者增加五分钟。

有一些便于在通话开始时进行小谈话的笔记。通过他们的名字,头衔和角色介绍所有与会者。如果有人在五分钟延迟后到达或加入呼叫,请勿中断正在进行的讨论。等到演讲者结束或主题结束后允许后来者自我介绍。

2.回顾会议礼仪。

要求与会者拨入电话以使手机静音以避免背景噪音。要求他们避免使用保留按钮来阻止广播他们公司的保持音乐。告诉在场的所有人静音他们的手机并使他们远离会议电话以防止干扰。确保所有与会者都能听得清清楚楚,以便每个人都能听到他们的声音。

3.坚持议程。

密切关注时钟,以满足与会者和演示者的需求。如果您的时间用完,请先解决最重要的问题。如果有人提出你无法回答或没有预料到的问题,请告诉他们你会尽快回复他们。

4.如有必要,安排一个后续电话。

不要等到通话结束才能这样做。在你得到议程上的问题和答案(Q&A)之前做好。向大家询问下次通话时最方便的日期和时间。如果大多数与会者未定,请在通话结束后发出调度调查。

5.至少需要15分钟才能完成问答。

在电话会议中,您可能无法让每个人都参与其中。为防止这种情况发生,请不要问是否有人有任何问题。相反,要求与讨论主题相关的特定人员提出问题。
例如,您可以问:“Bob,您是否获得了创建主题文本所需的所有信息?”

6.关闭电话。

开始在预定结束时间前约五分钟结束。如果Q&A仍在进行中,请告诉每个人您还有时间再问一个问题。感谢大家的时间,祝他们有一个美好的一天或一周(结束)。

第四步:通话后采取行动

1.创建一个回顾。

通话结束后立即开始这样做。向您的记录员询问会议记录副本。确保列出每个人的责任清单。如果以后出现任何差异,会议记录将以书面形式记录对话。
在发送之前请一位同事校对回顾。无论你有多少次校对材料,第二双眼睛都可以捕捉到你可能忽略的错误。

2.将回顾发送给所有与会者。

您在校对员推荐的任何编辑后立即执行此操作。邀请所有收件人发表评论或提出可能在通话过程中误入歧途的问题。如果您承诺为后续呼叫发送调度调查,请将该链接包含在回顾中。

3.遵循承诺和截止日期。

采取呼叫期间讨论的行动。如果您承诺在以后回答任何问题,请在不超过一周的时间内跟进。满足您设定的截止日期。确保在合理的时间内将任何承诺的工作交付给适当的收件人。

如何主持电话会议(二)

第二步:让自己准备好主持

1.起草你的笔记或谈话要点。

充实已经列入议程的项目,以避免失去焦点。不要起草准备好的声明。坚持一个关键点,短命令和不完整句子的项目符号列表。这样可以防止你发出机械声。一些例子包括:目前的招聘需求状况:会计现已配备齐全。还需要市场营销新任经理和广告新行政助理。两个开口的预算限额= 100,000美元。
福利变化:总部逐步淘汰401k。为新员工制定新的403b计划。健康,牙科,视力保险目前尚未改变,但仍在审核中。

2.列出与会者名单。

包括他们来自哪里以及关于他们的一般个人信息。当您向彼此介绍每个人时,请使用此信息。您还可以在等待其他与会者加入时使用此信息进行聊天。
为您的记录员制作此列表的副本。记录员可以在他们到达或登录时简单地检查每个人的姓名,而不是花时间写出每个人的姓名。

3.检查你要展示的信息。

不要等到最后一分钟。在完成笔记和/或演示后的第二天开始查看信息。尝试将主要点提交到内存中,以便您可以在不停顿查看纸张或屏幕的情况下进行讨论。您保存的每一秒都可以用于其他演示者或问题。

4.在通话前一两天调查房间。

确保所有设备都存在且工作正常。如果您正在使用大房间并且预计有大量的与会者,请寻找具有战略意义的扬声器。如果遗失或发生故障,请尽快通知相关部门。

5.设置通话。

如果可能,请提前10分钟登录电话会议。有些工具不会让您在计划的时间之前登录。其他人不会让任何人沟通,直到有特殊密码的领导者登录。最后一次测试桥,以确保它运行顺利。
如果您不知道如何使用该设备,请提前几天学习。如有必要,请从贵公司的IT部门获取帮助。不知道如何操作软件或硬件可能会让你看起来不专业。

如何主持电话会议(一)

主持电话会议让你有机会展示你管理和指导他人的能力。要想成功地领导一个电话会议,你需要知道如何组织电话会议,为你的角色做好准备,主持会议,并在会议结束后与与会者保持联系。通过练习,你会发现在电话会议中涉及到的许多步骤与面对面的会议类似。

第一步:组织通话
  1. 选择一个方便好用的会议软件。

今天,你有各种各样的网络会议电话软件可供选择。选择一些用户友好的,大多数远程与会者已经安装。如果调用包含幻灯片,请确保选择了带有视频组件的软件。如果安装的软件不是一个现实的选择,选择一个人人都可以免费在线访问的服务。

为了在不需要软件的情况下为与会者提供服务,请确保电话是在一个装有扬声器的房间里进行的。这个拨号选项也将是一个方便的备份,如果网络研讨会软件失败。

2.轮询您的与会者一段方便的时间。

选择三到五个可能的日期和时间。向所有参与者发送电子邮件,以评估每种可能性的可用性。告诉任何无法做出任何时间的人尽快让你知道。

您还可以使用像Doodle这样的在线调度调查。这些工具允许与会者通过单击鼠标选择日期和时间。如果选择此选项,请不要忘记在电子邮件中包含该链接。

如果所有与会者都在同一时区,请避免在午休时间,工作日开始时或正常工作时间之后计划呼叫。

3.写一个议程。

包括需要讨论的主题。涵盖您预期来自其他成员的任何问题或疑虑。首先关注积极的问题。然后,解决挑战并提供解决方案或想法以克服任何障碍。

如果您计划将特定的任务分配给某些与会者,请在发送议程之前与他们讨论。你最不想做的事情就是出其不意地抓住某人,或者给经理或客户不正确的信息。

4.向所有与会者发送初步信息。

包括登录呼叫所需的所有内容,例如呼入号码和密码。将议程草稿附在电子邮件中。要求所有人阅读并通知您是否要添加内容或修改现有内容。

5.指定一个记录员。

为此任务选择最负责任,最周到的实际参与者。确保它们包含所有在场人员的姓名。让他们总结讨论的主要观点,使用议程作为大纲。

如果他们的手机上有数字录音机或录音功能,如果不讨论敏感材料,请让他们使用。

如果您在网络研讨会软件上使用录制功能,请不要跳过此步骤。因为可能会在您最不期望的时候失败。如果发生这种情况,您可以将书面记录作为备份。

6.发送提醒电子邮件。

如果是在午餐后或早上预定通话的前一天,请在通话当天执行此操作。利用此机会发送呼叫所需的任何报告或文档。您有责任确保每个人都在同一页面,并且每个人都在通话前完成了他们的职责。

如何进行电话会议

随着今天的移动劳动力和远程办公的兴起,电话会议——在不同地点的三个或更多的人同时打电话——正成为一种常见的做生意方式。然而,怎么做。

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1.找到合适的服务提供商。

SparkleComm等公司允许您为许多人设置音频/视频会议。根据您的需求和所需的服务水平,有各种价格点,从免费到收费。您可以按电话会议付费(并根据呼入的人数,通话时间等等)收取费用或购买统一费率服务,您也可以按固定的每月费用无限制地访问会议。通常,只有主持人支付服务费用。

有些服务需要您购买硬件和/或添加/切换长途服务,但有预付费服务可以让您使用固定电话,移动电话或计算机。

电话会议也可以与网络会议结合使用,因此参与者可以在通话时同时查看文档或演示文稿。SparkleComm提供共享功能,主持人或其他可以打开文档,点击共享,则可选择共享整个屏幕还是某个应用程序或是屏幕某个区域。

2.获取参与者需要呼叫的所有信息。

通常这是一个电话号码和某种密码。如果您不熟悉将要使用的工具,请提前测试。

3.安排电话会议并邀请其他人参加。

查看有关如何主持电话会议组织电话会议的更多提示。

4.设置合适的环境。

确保您可以从安静的位置拨打电话,同时将背景噪音降至最低。

5.开始通话。

准时,或尽可能提前十分钟登录电话会议。有些工具不允许您在计划的时间之前登录,其他工具将不允许任何人通信,直到具有特殊密码的领导者登录。

6.等待大家加入,然后开始说话。

什么是数字会议系统方案?

人们之间互相沟通的频率越来越高,推动了数字会议系统方案的不断发展。什么是数字会议系统?数字会议系统就是把报到、发言、表决、摄像、语音、显示、网络接入等各自系统有机地连接起来,并把各个子系统的协调和控制功能赋予了中央控制系统,根据会议需求进行安排和调节。数字会议系统方案帮助参会者可以完整无缺的接收整个会议过程的所有信息,在传输过程中不会出现任何的偏差,数字会议系统方案是我们进行远程沟通必不可少的方式方法。

数字会议系统方案是什么组成的?其音频会议系统主要包括:表决型数字会议系统、带同声翻译数字会议系统、摄像跟踪型数字会议系统、讨论型数字会议系统等。数字会议系统方案首先需要考虑的是发言权问题,不管是什么参会者都可以在什么时间发言,必然导致整个数字会议的无序。因此在数字会议系统方案中一般采取以下方式方法来解决此问题。

数字会议中会议主席有优先权,可以管理和控制会议进程。会议主席的话筒可随时通过自己控制面板上的开关键打开和关闭,不受其它发言代表的影响。此外主席机可通过主席优先面板上的优先键关闭所有正在发言代表的话筒,同时主席话筒自己打开。 通过中央控制器可以设置会议发言模式:

  • 一人轮流发言方式

代表席如需要发言,先按代表机上的请求发言键,如此时无其它人发言,控制面板的指示灯变为红色,话筒上的光管也变为红色;如此时有其它代表发言,控制面板上的指示灯变为闪动的绿色,中央控制器会根据现有请求进行排队,在其余代表先发言完毕后,申请发言代表即可发言,此时控制面盘上的指示灯及话筒上的指示光管均为红色。

  • 多人轮流发言模式

这种模式基本与一人发言轮流发言模式功能相同,但可同时允许多名代表同时开启话筒。

  • 所有话筒全开的讨论模式

根据不同数字会议的需要,可以配置带表决的数字会议系统或同声传译数字会议系统

在表决时,数字会议代表只需按下自己面前设备上的表决键,表决结果会显示在主席机的LCD屏上,或通过CCU和DCN软件显示在会议室的其它大屏显示设备上。

同声传译一般最少采用1+3(一个母语种和三个受译语种)语种的传译,除正式代表外还可根据需要增设旁听的席位。 语种分配可经采用有线或无线方式:

¨ 有线语种分配利用DCN系统的电缆干线向会议参加者分配翻译语种,正式代表通过接到装有通道选择器的发言设备上的耳机收听翻译语种,列席代表通过接到通道选择器上的耳机收听翻译语种

¨ 无线语种分配利用红外系统实现无线传送

典型红外系统由红外发射机(应用:通信、电视、广播、雷达),辐射器,红外个人接收机组成。

  • 红外辐射器:用于向整个会场分布红外线信号。安装辐射器时可以将它们嵌入墙面或天花板。正确调整辐射器的安装位置,可达到最佳会场红外线信号覆盖。

  • 红外接收机(包含:天线、滤波器):最多可接收16个语种通道,具有高速换档的通道选择功能,LED显示以及语音放大等功能

  • 红外发射机:为每个语种通道产生一个载波

以上基本介绍了什么是数字会议系统方案,以及其具体的细节问题,数字会议系统是世界生产力发展的重要表现,如果您对于数字会议系统方案有什么疑问可以具体咨询本站数字会议系统专家。

成功的视频会议策略的五个步骤

        SparkleComm全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能,根据对各行业IT领导者的调查,成功的视频会议策略和部署包括几个因素,如采用程序和视频分析。创建一个成功的视频会议战略,主要包括以下几个步骤。

        1.资金。组织如何为视频会议部署付费是成功的主要因素。拥有最成功部署的IT领导者拥有一个专门的协作团队,为视频会议支出提供资金,而IT则做出购买决策。视频会议对于IT来说可能是一场噩梦,因为它需要大量带宽并且对延迟敏感。控制购买决策可确保IT更好地控制系统。

        2.收养计划。成功的视频会议策略应包括用户采用和意识计划。接受调查的近四分之一的IT领导者在其组织中采用了采用程序。这些计划包括培训,远程学习和培训师培训计划。超过一半的用户采用和认知计划的组织在IT内部拥有专门的营销人员。

        3.分析。成功的视频会议策略应包括用于衡量视频使用情况的分析。大多数组织使用分析来衡量视频性能,质量和呼叫长度等指标。大多数组织使用其视频会议供应商提供的指标,而一小部分组织使用第三方分析供应商。与使用第三方服务的组织相比,使用视频会议供应商分析的组织的成功没有差异。

        4.单一视频供应商。具有成功视频会议策略的组织也使用相同的提供商进行房间和桌面视频会议

        5.房间和桌面视频。成功的组织还在小型会议室中使用专用房间系统,而不是为客房配备PC或笔记本电脑和网络摄像头。当笔记本电脑或PC用作视频会议终端而不是专用系统时,可能会出现控制问题。例如,软件更新可能会使PC脱机几个小时,或者笔记本电脑可能会被更新版本替换,而新版本的功能不足以运行视频。

视频会议网络线路选择的两大方式

视频会议主要依靠网络线路进行信号的传输,网络线路从根本上决定了视频会议通信质量的好坏,因此选择合适的络线路,是企业建设视频会议时所需要考虑的头等大事。以下将介绍络线路选择的四大方式方法。

络线路选择方式一:ADSL接入

ADSL(Asymmetrical Digital Subscriber Loop 非对称数字用户线环路)是一种全新的上网方式方法,被欧美等发达国家誉为"现代信息高速公路上的快车"。 它利用现有的一对铜双绞线(即普通电话线),为用户提供上、下行非对称的传输速率(带宽),上行(从用户到网络)为低速传输;下行(从网络到用户)为高速传输。它因其下行速率高、频带宽、性能优等特点而深受广大用户的喜爱,成为继MODEM,ISDN之后的又一种全新更快捷,更高效的接入方式。

一线多用,安装简易。可直接利用现有用户电话线,不需另外申请增加线路,只需在用户侧安装一台ADSLmodem和一只电话分离器,在电脑上装上网卡即可使用。应用广。 家庭办公、远程办公 、高速上网、远程教育、远程医疗、VOD视频点播、视频会议、网间互联 。

络线路选择方式二:无线接入技术

无线接入是指从交换节点到用户终端部分或全部采用无线手段接入技术,无线接入技术可以分为移动接入和固定接入两大类。

移动无线接入网包括蜂窝区移动电话网、无线寻呼网、无绳电话网、集群电话网、卫星全球移动通信网直至个人通信网等等,是当今通信行业中最活跃的领域之一。其中移动接入又可分为高速和低速两种。高速移动接入一般可用蜂窝系统、卫星移动通信系统、集群系统等。低速接入系统可用PGN的微叫、区和毫微小区,如CDMA的 WILLJACS、PHS等,还有象移动的GPRS等。

固定接入是从交换节点到固定用户终端采用无线接入,它实际上是 PSTN/ISDN的无线延伸。其目标是为用户提供透明的PSTN/ISDN业务,固定无线接入系统的终端不含或仅含有限的移动性。接入方式有微波一点多址、蜂窝区移动接入的固定应用、无线用户环路及卫星VSAT网等。固定无线接入系统以提供窄带业务为主,基本上是电话业务。主要的固定无线接入技术有三类,即已经投入使用的多路多点分配业务(MMDS)和直播卫星系统(DBS)以及本地多点分配业务(LMDS)。前两者已为人熟知,而LMDS则是刚刚兴起,近来才逐渐成为热点的新兴宽带无线接入技术,LMDS通常使用20~40GHz频带的高频无线信号,在用户前端设备和基站间收发数字信号,上/下行传输速率可以达到数兆比特每秒。其主要优势是几乎无需外部电缆线路,而且安装迅速灵活,但除了频道干扰外还存在雨衰、视距传输等问题,另外设备价格也还比较贵。

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更好的统一通信解决方案—SparkleComm

什么是统一通信?

简而言之,统一通信(UC)解决方案是一个系统。它允许您将所有通信服务(电话、消息传递、电子邮件、IP电话、会议等)统一在一个接口或门户中。UC解决方案的语音方面是通过互联网语音协议(VoIP)实现的。允许您的业务通信服务和员工统一到一个安全的解决方案中。

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无论您的企业拥有多少个地点或员工,每个人都可以统一到一个完整的系统中。 借助SparkleComm统一通信,这些功能可在所有站点中实现无缝且统一的通信。 查看公司中每个人的可用状态,与个人或团体进行实时聊天,通过扩展名拨号,与同事对讲等。

为用户提供更好的安全统一通信和协作工具,可以提高决策速度,增加对客户的访问和响应能力。 SparkleComm通过其实时通信解决方案组合实现了这一目标。企业可以在自己的网络中,私有云中部署,也可以从我们的服务中获取服务。企业用户需要无处不在的文本、语音、视频、屏幕共享和多媒体协作。如今部署的许多传统电话系统无法跟上现代协作要求。与竞争对手不同,SparkleComm专注于利用现有投资并基于标准的SIP协议构建了一个UC解决方案。我们支持市场领导者的基于SIP的IP电话,不会将您锁定到新一代专有电话。 SparkleComm客户端不仅直观易用,其创新架构使其部署和管理成本更低。SparkleComm统一通信取代了传统的电话系统,可以直接通过网络进行IP电话,同时提供视频通话电话会议视频会议即时通讯等功能。

让生意无处不在

无论你身在何处,都可以享受与办公室相同的功能。我们的统一通信解决方案允许电话您的任何移动设备或者电脑上响;你也可以从你的智能手机上传输文件、发送语音/图片;从任何设备访问业务联系人(云/企业通讯录);也可以同员工随时随地召开视频会议

随时轻松协作

通过先进的高清视频、音频和网络技术,与拿着任何设备的任何同事或客户实时无缝地实现面对面交流,共享重要文档和实时协作。

如何使用SparkleComm进行商务电话会议

您的公司是否在会议和电话会议中淹没?根据最近的TED演讲,普通员工每月参加惊人的62次会议,高管们将近一半的工作时间用于会议。非生产性会议浪费时间和金钱,每年导致企业损失高达370亿美元的生产力。

电话会议通常也好不到哪里去。参与者们会查看自己的社交媒体信息,发送电子邮件,浏览亚马逊的假日购物套餐,除了完全忙于接听电话之外,他们几乎什么都做。但随着越来越多的企业雇佣自由职业者并为员工提供远程办公福利,电话会议是让整个团队进行虚拟签到的重要手段。那么,我们如何确保这些通话保持有效呢?

电话会议已经成为了一种重要的手段,它可以帮助我们以电子邮件不能的方式跨越时间和距离的鸿沟。事实上,电话会议有助于节省30%的差旅费,同时提高员工的参与度。话虽如此,我们都被困在电话里,一个人不停地打电话,而电话调解人努力让团队回到手头的关键问题上。不要让这种事发生在你身上!

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以下提供给您如何保持通话的高效而有效:

1.仅包括必要数量的参与者

包括太多人可能会导致不必要的干扰,特别是当您必须等待人们加入呼叫时。此外,您包含的人越多,将需要考虑的选项和观点就越多,这可能会占用相当长的时间。所以,只包括必须参加会议的人。

2.提前分发会议议程

不要让人们偏离正题!通过在电话前制定一个清晰的、可操作的待办事项清单来防止电话会议被劫持。一个简单的要点总结将使每个人保持一致,并确保参与者提前做好准备。

3.使用最好的技术工具来促进清晰的沟通

音频会议面临的最大问题之一是视频的质量,因此请确保您使用的应用程序将为您提供高品质的声音。这将减少会议期间的中断,并确保会议顺利进行。

如何使用SparkleComm进行电话会议

①首先下载SparkleComm
②接下来,点击底部会议图标,再点击界面右上角“+”—创建房间;
③房间创建成功后可邀请需要参与会议的成员;
④然后回到会议房间页面,直接点击“会议呼叫”即可进行全员呼叫,如果某成员不小心挂掉了,也可对该成员进行单个呼叫;
⑤最后享受伟大的VoIP, SparkleComm处理其余细节以确保您的电话会议成功。

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为什么使用SparkleComm进行电话会议

由于现在大多数人都使用智能手机,因此大多数联系人可能对新技术都保持一个好奇而积极的态度。特别是因为SparkleComm此应用程序可用于具有不同操作系统的手机,例如Android设备、Windows、iOS、Mac、Pad和Linux等。

使用SparkleComm进行电话会议呼叫还可以为您的呼叫参与者提供极大的灵活性。参与者可以随时随地接听电话,无论是在共用空间,咖啡店还是在机场休息室等候下一班航班。

您可以完全控制对话,因为您可以添加人员,静音,共享文件或接收文件。您甚至可以在短时间内安排电话会议。使用劳格科技提供的SparkleComm解决方案进行电话会议也可确保机密信息保密。

请记住,在安排电话会议时,频率并不等同于生产力。电话会议非常适合将团队聚集在一起,但是太多的电话会妨碍工作效率。每周打电话可以很好地与团队成员进行交流。但是请记住,还有其他有用的生产力工具可以简化团队沟通,从而简化即时的答案。电话会议应该是你团队沟通计划的一部分,但不是唯一的解决方案!