标签: 统一通信

如果您经营服务业务，您就会知道公司在客户中的声誉可能意味着公司的成功与失败。在在线客户评论时代，竞争激烈的服务行业中的公司（HVAC（供热通风与空气调节），水暖，建筑等）根本无法以质量低下或不可靠而赢得声誉。

而这家特许经营店的店主理解这一原则。因此，他围绕将客户放在第一位的承诺建立了自己的整个公司文化。这就解释了为什么他30年前创立的专营店不仅存活了下来，而且成为母公司300个专营权组合中最成功的公司之一。

但是直到最近，一个因素限制了他在每次客户体验中提供出色服务的能力。

解决一个客户服务问题，这家五星级公司仍在努力

在服务行业，您需要实时的答案，您不能只问一个经理一个问题然后等待答案。 但这是该公司被迫开展大部分日常业务的方式，因为其通信技术仅限于标准商务电话线。

然后，一个机缘巧合一个，他了解到劳格SparkleComm的多合一统一通信解决方案，他终于能够将剩下的最后一个客户服务弱点变成其业务的另一个竞争优势。他指出，例如，借助SparkleComm应用程序上的即时通讯协作工具，现在他们终于有了实时的团队消息。当他需要立即回答一个问题时，他可以将其告知合适的一个或多个团队，并且他知道有人会在那里回答。这比他们以前打电话给别人并希望尽快回叫的旧方法要好得多。

通过多种方式改善业务

该公司的业务还从SparkleComm统一通信服务中包括的许多其他通讯功能中受益：像他的员工可以在任何设备上使用的商务电话号码，语音邮件转录以及公司用于培训课程和网络研讨会的在线视频会议。

这些不仅仅是为公司员工提供的有趣的新技术工具。劳格科技的SparkleComm统一通信服务实际上正在以可衡量的方式改善他们的运营。自从他们改用SparkleComm以来，他们的净促销员评分已从81（已经是世界一流的评分）提高到85。他将其归功于SparkleComm统一通信带来的更高的效率和沟通能力。

而且该公司的创始人还说他们发现了许多使用这些工具来改善运营的方法，他可以一整天都在使用它们。 

4.个人设备

尽管BYOD并不是一个新趋势，但面对全球大流行，它已获得了广泛的关注。

随着越来越多的员工开始使用BYOD，这些设备使潜在的网关可以访问敏感信息。员工应避免通过个人设备存储和共享敏感信息。

例如，如果个人设备用于共享专有信息（例如SparkleComm视频会议），并且该信息通过个人设备泄露，则该公司可能会承担法律责任。

为了减轻BYOD带来的风险，公司可以使用MDM程序（移动设备管理）。这些程序可以安装在也用于公司业务的个人设备上。该软件充当虚拟设备拆分器，使企业与个人使用分开，并检测病毒和黑客攻击企图。

5.储存与分享

因此，会议在安全的网络上进行，硬件经过审查，与会者遵循所有培训政策，并使用了强身份验证。现在需要存储视频，但是在哪里？一旦将其存储在某个地方，那么如何将其共享给需要查看的其他人？这些问题需要仔细研究，如果使用云解决方案，则必须确保它是安全的。

如果使用内部存储解决方案，则保持安全性要容易得多，但共享信息可能会更加困难，尤其是在需要交给第三方的情况下。有几家云提供商可以为视频会议数据的大量需求提供足够的存储。Box，Dropbox，Google云端硬盘是其中一些较为知名的工具，但它们都存在我所见过的非常基本的问题。这些服务在您共享链接时会提供链接，但还会发出警告，告知所有具有链接的人都可以访问专有数据。

这意味着一旦失去链接，任何人，甚至竞争对手，都将能够看到该数据。众所周知，在这些链接的末尾有一个参数，只需更改该参数，就可以查看该服务器上的其他文件，甚至可以直接下载该文件，即使它只是一个视图。链接。

对于这些情况，最好使用像Azure或AWS这样的云存储服务，其中不仅安全性更好，而且备份和还原功能也更好。

视频会议提供商为何应促进安全共享

视频会议提供商需要在提供具有与视频会议相同级别的安全性和身份验证协议的存储和共享功能方面向前发展。随着在线会议成为知识共享的枢纽，视频会议解决方案提供商应努力以更有效，更简化的方式在组织内部促进视频内容的安全共享。

SparkleComm统一通信平台解决方案是由有能力负担大量服务器库和可用存储空间的公司提出的。他们开始在服务器上租用空间，并将其称为云存储。这导致了一个新的流行语，即服务器更少的计算，公司将所有数据存储在云中（实际上，云服务器只是别人的计算机）。

事实证明，这种方法非常流行，每字节相对便宜，以至于它很快就成为了进行业务的标准方式，即使对于企业级公司也是如此。特别是对于大数据量服务（例如视频会议），出于法律或档案原因，必须将视频会议记录保存一段时间。

我们列出了五个安全视频会议的最佳做法，并列出了安全共享会议录像和公司视频资产的护栏。

1.网络

没有多少人考虑过这一点。所使用的网络是视频会议的骨干网络，因此它必须尽可能安全。由于视频会议中的每台计算机之间可能有许多网络跃点，因此攻击者可以插入很多点，并在中间攻击中执行一个操作，以收听和录制视频会议。禁止在咖啡店中使用公共网络。最好只允许有限范围的经过审查的已知安全IP地址能够加入会议。

使用安全的身份验证方法，并确保对数据流进行加密，以减少中间攻击情形下的人员。

2.硬件

由于视频会议现在可以在包括移动设备在内的几种不同设备上进行，因此这一点可能有些棘手。由于BYOD（自带设备）趋势，几乎不可能知道该计算设备的安全状态（如今，移动电话本质上是计算机）。

根据所需的安全级别，需要参加视频会议的任何人都可以使用公司提供的，锁定并经过审查的设备，或者在其设备上安装了特殊软件，以减少发生或检测到黑客攻击的可能性。

3.政策合规

对于大多数公司而言，像SparkleComm视频会议这样的是推动业务增长的工具。但是如果公司没有管理共享记录会议的政策该怎么办。如果以未经授权的方式共享信息，将会发生什么？即使以错误的方式将数据共享给正确的人，这也可能（很可能会）带来非常重要的数据被错误使用的安全风险。

ITDM应该制定有关如何将数据提供给授权人员的政策，并确保每个人都遵守该政策以最大程度地降低安全风险。

视频会议应该可以提高生产力。相反，它给信息治理带来了新的挑战。随着组织越来越多地使用视频会议解决方案来进行业务通信并提高生产力，他们忽略了一个关键方面-确保会议记录的安全。

在线会议是开展业务的地方，因此，维护这些会议期间生成的信息的机密性对于业务战略至关重要。毕竟，您不希望专有信息落入他人之手。

想象一下这种情况：一家公司即将召开一次重要的视频会议，他们必须存储该录像，并保护其免受知识产权（IP）盗窃的伤害。假设他们将讨论一种利用黑洞为Alcubierre翘曲驱动器供电的新解决方案。并且出于法律或档案原因，必须将视频会议记录保存一段时间。

IT决策者（ITDM）是否清楚了解视频内容的安全共享和保留策略？通常，员工会通过文件共享服务（例如Dropbox和Box）共享视频记录。虽然这些解决方案可以用作快速解决方案，但它可能会导致数据安全问题。您还冒着不符合组织的安全和隐私标准的风险。

那么，公司如何促进SparkleComm视频会议录像的安全共享？在我们深入探讨与视频会议和数据记录相关的风险之前，让我们看一下数字如何成为加速企业领域创新并推动无纸化向云存储转变的关键催化剂。

从无纸化迁移到云存储

当计算机开始在商业世界中流行时，人们感到非常兴奋。计算机有望成为终止所有工具的业务工具，并消除了由于必须管理和存储数据的需求而使许多企业遭受非生产时间的需求。这些数据通常存储在纸质介质上，而电子存储的机会催生了“无纸办公”一词。理想的无纸化办公室根本不使用任何纸张，并且被吹捧为一种节省环境的方法。

在过去的几十年中，诸如电子邮件和传真之类的任务已被电子邮件所取代。现在，库存盘点，库存和归档几乎全是电子的，因此这使得服务器场承担着公司信息存储中的关键任务。

但是，并非所有公司都能负担得起大量的服务器，尤其是在现在，存储数字信息呈指数级增长的需求尤其如此。随着像SparkleComm统一通信平台这样的视频会议服务成为商务工具，对数字存储的需求越来越高。

SparkleComm统一通信平台就是这样一种受欢迎的主机，通过与数百名参与者建立联系，可以促进您的业务发展。作为用于云视频会议的最具创新性的平台之一，SparkleComm会议提供丰富的功能，例如高清视频和音频，创新的白板，即时屏幕和内容共享，跨平台聊天，控制和管理，记录和回放等。

了解会议桥

现在会议桥允许通过电话连接参与者。这需要虚拟会议室和电话线才能拨打电话。这种类型的会议可以容纳数十名参与者，但是如果以三种方式进行呼叫，您将总共只能找到三名参与者。公司通常更喜欢这种方法，因为这样可以节省旅行成本和时间。他们只需要支付现场会议的费用。

特征：

●对于会议桥，将有一个管理员为各个会议室分配DID号。 ●有些参与者可以使用密码来确保安全，而有些参与者可以使用所有用户的通用密码。 ●在以下情况下，也会使用图形用户界面先进的会议系统并允许您查看和了解谁参加了会议。 ●在特殊情况下，还会创建动态会议室，该会议室适用于容量大的大型系统。

随着技术的进步，公司已经可以创建虚拟空间，从而实现轻松的通信方式。在当前情况下，这是一个重要的要求，因为时间和金钱是远远不够的。与人保持联系也变得更加容易，参与者可以随时随地加入全球。无论是小型企业，新兴企业还是大型企业，都选择视频会议，因为您可以比任何其他会议方法更快地启动任何会议。通过更好的沟通，您可以在短时间内发现并解决问题。这是非常积极的一步，因为这可以大大提高组织的生产力。

但是，已经发现，小型企业正在转向不需要软件下载的基于Web的会议平台。公司选择的主要原因在线会议与传统会议相比，时间因素是所有人的主要关切。

视频会议使其用户能够以互联网为媒介进行现场会议，会议，演示和培训。使用此服务，您可以选择从一个发送者到多个接收者的实时点对点通信或多播通信。该通信平台的基本思想是在广泛的地理位置上流传输诸如文本消息，语音或视频通话或聊天之类的数据。

视频会议定义

根据剑桥词典给出的定义，视频会议是一种系统，通过该系统，许多计算机用户可以使用网络摄像头同时通过互联网彼此进行通信。

那么什么是视频会议？

它启用 语音和视频会议。支持屏幕注释、民意调查、发言人管理、聊天讨论、共享白板等也是一些使用的平台。现在，借助SparkleComm统一通信平台，您可以访问，但是要访问所有需要下载和安装的功能。主要目的是进行商务会议、研讨会、演讲、在线教育，甚至通过远程键盘鼠标控制提供直接的客户支持。

视频会议如何工作

关于视频会议及其工作方式很容易理解。公司可以选择购买会议软件或自己进行会议或选择特定的托管服务（例如SparkleComm统一通信平台）。如果您选择主持服务，他们将为您提供举行会议的软件和服务器空间。两种方式都必须具有足够的服务器空间和带宽，才能有效地执行功能。

现在，根据软件类型，您可以选择以下任一选项：

●幻灯片演示，如Power Point。 ●通过网络摄像头发送图片或视频 ●在白板上写字或画图，并使用麦克风进行说明 ●使用主持人的计算机桌面启用屏幕共享 ●使用音频聊天询问或回答问题

用于网络视频会议的工具：

●XML，HTML和ASP标记 ●Java脚本 ●Flash动画 ●即时消息 ●流音频和视频

视频会议的用途是什么？

如果您检查一下 视频会议程序在互联网上，您会找到许多可用的选项。聊天和即时消息传递是主持人基于文本的小组讨论的最常见形式。更高或更高级的级别使用网络摄像头和视频流来在线共享文档。一些使用基于计算机和互联网的系统，而一些使用基于电话的系统来分发音频内容。

随着银行业务从分支机构和柜员转移到电话和在线，客户服务需求也发生了变化。对于依靠传统电话系统为客户提供服务的银行，必要的结果是复杂的多运营商解决方案拼凑而成，从而增加了成本并削弱了客户满意度。这就是为什么具有百年历史的商业银行和消费者银行，在全国各地拥有多个分支机构的银行与统一通信供应商合作，为客户和分支机构创建统一的通信解决方案的原因。据统计，银行不仅在部署的头五个月内完全收回了成本并实现了173％的投资回报率，而且统一通信解决方案使公司在未来可以远程处理越来越多的银行需求的公司中处于领先地位。 

挑战

很久以前一些银行就建立了一个专用的IP语音电话交换系统（PBX），以支持与客户之间以及分支机构之间的通信。由于其位置分布在多个城市，银行需要使用多个电话运营商为其现有系统供电。各个用户还通过其他方式进行了交流。 这种错综复杂的解决方案非理想之举，带来了严峻的挑战和低效率：

与多家电话运营商合作的需要导致了多余的费用。

一些分支机构依赖共享服务。一个市场的中断意味着许多其他分支机构的客户无法使用电话银行。

依赖Skype进行视频会议，该会议未与电话系统集成，并且需要自己的唯一用户名和联系信息。这使得很难与银行网络中的其他人快速建立联系。

解决方案

通过改用一个统一的通信系统，银行看到了一个机会，可以优化其传统电话的许多方面，而这些方面都使公司不必要付出更多的成本。 

尽管银行考虑了其他解决方案和提供商，但事实证明，它可以在无需投资新硬件的情况下切换到SparkleComm统一通信，这是一个关键的区别。这不仅有助于控制通信基础设施的成本，而且与劳格科技合作也可以最大程度地减少业务中断，在部署期间对日常服务的影响较小，并且不需要新的电话号码。

从长远来看，劳格SparkleComm还可以使银行通过以下几个关键方式简化其支持：

单个后端可简化支持和计费功能

定制仪表板

一个SparkleComm电话系统，还集成了团队消息传递和视频会议，通过简化分支之间的通信来减少内部瓶颈

通过七个人的团队（一名高级主管和六名服务台分析师），银行能够在一个月内将其多个分支机构全部转换为新的SparkleComm统一通信系统。现在，技术支持分析师平均每周只需15分钟即可为用户排除故障。

主要好处

无需新硬件（银行甚至能够继续使用其现有手机），与劳格科技进行SparkleComm统一通信的转换在短短五个月内即可收回成本，从而消除了内部基础设施成本以及生产力提高，客户满意度提高带来的间接收益，并降低了IT成本。  

得到教训

尽管实施统一通信系统的快速回报不言而喻，但银行与统一通信供应商的合作伙伴关系还揭示了遗留的PBX系统在业务上可承受多少拖累，以及新系统可带来的复合改进。

过时的系统的瓶颈和服务中断不仅会增加成本并削弱客户满意度，而且这些弱点最终会阻碍收入的增长。通过简化与SparkleComm的通信，银行可以改善其客户服务并消除具有挑战性的内部障碍和瓶颈，同时还可以减少硬件和其他持续成本。 

随着越来越多的企业在COVID-19大流行及以后的大流行中转向移动和分布式运营模式，这是一个有力的教训：升级到SparkleComm的统一通信可实现与客户和员工之间更可靠，无缝通信的双赢，同时改进过时的旧系统的成本。

由于事件可以自动记录，因此通过更多的渠道将事件内容分发给更大的受众非常简单-加上字幕，翻译和转录，内容甚至可以在全球范围内访问。如果面对面会议的与会者曾经不得不在一个分组会议或另一个分组会议之间进行选择（如果会议是在同一时间安排的话），那么就可以通过SparkleComm视频会议事件记录，点播内容以及持续的联系机会来消除这一难题。并在活动结束后在同一虚拟场所进行互动。

这种灵活性（传统活动无法提供）可以帮助吸引更多的受众，不受地域，旅行预算或其他后勤障碍的限制。

6.关注投资回报率

毫无疑问，对于许多组织而言，视频会议的转移已为公司节省了大笔资金-消除了差旅和场地费用，并使组织者可以在全球范围内容纳比面对面设置更多的人员。但是，尽管活动支出可能会急剧下降，但确保参与者和赞助商为其金钱和时间获得价值仍然至关重要。

签约世界一流的主讲嘉宾，提供高质量的流媒体播放以及为有意义的社交活动提供充足的机会，对于使虚拟活动真正使各方受益都大有帮助。 

如果组织者的目标是复制现场活动的经验，那么他们将为失败做好准备。两种格式根本不同，而且像过去几个月中发现的那样，对一种格式有效的方法很难转换为另一种格式。但是，通过专注于开发制作精良，引人入胜的创新型虚拟活动，组织者仍然可以提供更有价值的体验。

正确处理视频会议事件对于接下来的几个月导航并不仅仅重要。随着我们都习惯了基于视频的交流和虚拟体验，长期而言，我们的期望和偏好已经开始发生变化。此外，这种大流行还刺激了高管们重新考虑公司的长期旅行预算，这意味着即使在COVID-19消退之后，虚拟会议也将成为新的规范，完全虚拟或混合形式。现在是活动组织者完善虚拟公式的时候了，借助正确的工具和对实验的承诺，他们将很好地做到这一点。

3.利用线束分析来衡量参与度和成功度

活动组织者的虚拟参与策略是否有效？预算所有者在参加，赞助或主持的每次活动中提出的最困难的问题是，他们如何获取确定活动成功的数据。衡量面对面事件真的很困难。唯一知道的方法是使用分析工具消除猜测，并实际提供硬指标。这一切都是在线发生的事实，因此可以更轻松地跟踪和报告每次互动和有意义的参与。不再需要追逐将名片装在口袋里而不是扫描销售线索的销售人员了——数据就在那里。

对活动参加者的调查提供了一种衡量参与者情绪的方法，这些民意调查的结果有助于指导有关未来活动内容的决策。但是，如果组织者配备了分析软件，则没有必要。这样的SparkleComm解决方案使组织者可以查看哪些内容被消费以及由谁消费，同时还可以测量每个会话期间用户参与度的高峰和低谷。毫无疑问，这是虚拟事件相对于面对面事件的主要优势。

4.个性化内容，使其真正令人难忘

迄今为止，有关虚拟事件的最常见抱怨是，它们是高度制造且重复的，提供了“更多相同的条件”。但是，正如每个活动的组织者都知道的那样，创建与观众产生共鸣的内容的秘诀是让每个人都觉得该内容是专为他们而制作的。

事件组织者可以使用基于人工智能和机器学习的工具，为每个参与者创建个性化的事件体验，从而引导他们进行针对其特定兴趣，角色和行业的会议和社交活动。这种个性化的方法甚至可以扩展到赞助商。与最相关的受众群体建立联系，花时间与真正需要其产品的合适参与者交流，并确保参与者只能看到与他们相关的广告和赞助内容，这很可能导致赞助者与参与者之间的关系。

5.提供录音的灵活性

对于无法实时进行活动的注册者，组织者应制作可共享的事件记录，使注册者可以随时随地观看事件，甚至可以与同行和团队共享特定的兴趣时刻。通过使内容永不过期，虚拟活动可以通过延长活动的持续时间并为活动和参与者提供重要的新价值，使他们有机会在实际事件发生后继续与参与者、演讲者、赞助商或参与者进行互动通过了。SparkleComm提供的灵活性使事件可以持续数年。

2.认识扩大规模的机会    

为了推动技术的整体采用，IT必须与SaaS保持平衡，以使员工能够找到新工具，而又不会失去对IP和其他数据的控制。BYOA（带上您自己的应用程序）对于保持竞争力至关重要，因为它允许团队进行小规模的新技术现场测试，并仅在推动采用和取得成果时才进一步部署。这允许采用源于团队级别的非常特定于功能的技术。  

无论是选择项目管理应用程序还是自动执行其重复任务之一的简单浏览器扩展程序，大多数员工都可以信任来搜索和评估可改善其工作流程的SaaS解决方案如SparkleComm统一通信即服务。工人了解自己的需求，应该有一些余地来做出改善自己工作经验的决定。敏锐的IT专业人士将认识到有机会在更大的企业中扩展这些解决方案。

在大型组织中，当团队有自己的预算来选择和实施工具时，与IT的良好关系对于保持数据安全和集成至关重要。IT必须扮演确保对应用程序进行网络安全标准，ToS合规性和API兼容性审查的角色。但是，您永远不应成为采用可能会使团队更有效的技术的障碍。管理各种SaaS工具的集成和自动化对于避免碎片化并使关键数据交到需要它的每个人手中至关重要。

3.解锁数据并采用自动化以提高效率

信息孤岛时会发生什么？简而言之，尽管采用了可以提高生产力的软件，但团队的效率却下降了。在大多数组织中，跨部门合作对于成功和敏捷至关重要。市场营销可能具有一些有趣的见解，例如销售团队可以从中受益，或者客户参与度得分可以表明工程团队应该关注哪些项目。

这导致了企业中消息传递的兴起，在数字工作流程中的差距基本上被团队成员相互询问数据或帮助的即时消息所弥补。例如员工采用劳格科技的SparkleComm即时通讯系统来完成消息传递。它始于企业社交网络的狂热，而这种狂热让很多通讯公司受益。这些工具非常适合短时间的交互，但是如果没有自动化和工作流管理解决方案，它们最终会增加需要完成的工作。临时完成所有工作后，隐藏的工作，遗漏和压力就会累积。

我们预计在未来的几个月和几年中，自动化将在帮助IT实施和集成多个SaaS工具方面发挥关键作用。例如，SparkleComm统一通信系统通过自动化可重复的流程来提高其创意团队的能力和组织能力，从而能够在其“旅行经历”产品的最后期限之前完成任务。他们遵循一个模板化，半重复性的过程，其中包括网页开发，视频制作等。自动化的这种使用使他们的创意者可以将精力集中在工作的艺术方面，而不是行政方面。

如果每个人都可以在适当的时间轻松访问信息，那么许多公司的前景将更加光明。尽管新的工具和技术可以帮助员工更智能地工作，但如果不将这些工具与公司用来运行其主要功能的更广泛的技术工具集成在一起，则会形成新的数据碎片。一旦IT领导者在支持采用新工具和确保这些技术与其他系统共享数据之间找到平衡，就可以避免分散的情况。