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小企业主的平衡法

对于企业主来说，混合工作需要一些横向思维。您需要决定工作模式，可能会找到较小的场所，整理技术，并使每个人都处于循环中。

灵活工作时间的谈判也可能很棘手，因为员工可能希望一周中有更多时间在远程工作，而不是企业主想要的。另外，如果您要求员工远程工作，您可能需要提供家庭办公设备。

请记住，混合模型需要一段时间才能适应。与其尝试将旧的工作实践改造成混合方法，不如开发新的工作方式以适应它——包括使用正确的技术，例如SparkleComm统一通信。

（某些）员工缺乏联系

远程工作者可能会错过面对面的联系，这是企业需要解决的问题。大流行意味着同事之间的社交互动要少得多，超过 25% 的员工告诉我们的研究，他们的工作互动较少。

在过去一年左右的时间里，每个人都熟悉了SparkleComm统一通信等软件——在混合模式中，保持在线交流形式至关重要。（尽管如果您希望将所有通信都放在一个方便的包中，那么使用SparkleComm统一通信会更好。）

受访者将电子邮件列为与同事进行社交沟通的第一选择，其次是电话和短信。企业应该选择可靠、易于使用的电子邮件和电话系统，并确保它也包括视频会议，例如像SparkleComm统一通信那样，就包含视频会议功能。

关注生产力

混合型员工可能很难保持积极性和生产力。根据研究表明，四分之一的企业在过去几个月中的生产力下降——这是值得关注的事情。

您可以通过为员工提供跨消息、视频和SparkleComm软电话进行无缝协作的方式来提高生产力并最大限度地发挥团队合作的作用。但是，不要用持续的视频通话和监控来轰炸远程工作人员。

随着工作和家庭之间的界限变得模糊，一些远程员工会发现自己工作时间更长。与您的团队联系，以确保他们不会承受压力和倦怠。

近年来，工作场所已经过渡到一个新的世界。我们的工作方式经历了快速转变，灵活的沟通占据了中心位置。 

现在越来越多的企业正在转向远程和混合工作模式。研究表明，与前几年相比发生了显著变化，97.6% 的员工希望至少在某些时候远程工作。随着这些新的工作模式开始发挥作用，曾经为我们服务的工具即将短缺。随着通信领域的不断发展，企业一直在问“我们如何才能驾驭这个新世界？” 

无论您是希望改善内部或外部沟通，更换现有工具，还是添加新工具，我们都可以帮助您克服沟通难题。具有完全灵活性的正确通信工具（如SparkleComm统一通信平台）可以成为您的竞争优势，也是增强团队协作和生产力的关键。

走正确的道路前进 

以正确的方式驾驭这个新的通信领域至关重要——您的企业的成功取决于它，我们随时为您提供帮助。在这篇博文中，我们将分享在通信方面取得进展的最佳途径。 

路径 1：消息、视频和电话在一起

您是否知道67% 的员工认为统一平台会改善他们的工作流程？统一通信即服务 (UCaaS)使在单个应用程序中进行电话、消息传递和视频会议成为可能。借助多合一的SparkleComm集成通信工具，您可以随时随地通过您首选的渠道轻松进行通信——不再需要在多个应用程序之间切换。     管理多个通信应用程序可能会变得昂贵且令人头疼，这就是为什么 UCaaS 是最佳选择的原因。只有一家供应商可以满足您的所有业务通信需求，这将使您的生活更简单，并为您腾出更多时间专注于您的业务。 

借助SparkleComm等高级 UCaaS 工具，您将看到对业务成果的直接、积极的影响。例如，在部署劳格SparkleComm统一通信和呼叫中心解决方案后，中小型企业客户的员工流动性提高了 68%，客户满意度提高了 50%，员工生产力提高了 33%。 

得益于SparkleComm统一通信，总部位于重庆的某初创公司能够使用SparkleComm统一通信来释放创新并像企业一样进行通信。尽管他们的团队因地理而异，但SparkleComm正在帮助他们建立一个紧密联系且高效的团队，所有团队都朝着一个共同的目标努力，它在内部的价值变得越明显。

现在就找到合适的通信合作伙伴，即使他们在您处于启动模式时提供的超出您的需求。如果一切按计划进行，您很快就会成为一家不断发展壮大的公司，到那时，您会希望您的业务沟通环境支持您的成功，而不是阻碍它。

路径 2：优先考虑生产力

有趣的事实：81% 的员工认为协作应用程序提高了工作效率。如果您的通信和协作工具没有提高生产力，那么请重新考虑您的下一步行动。 

技术旨在最大限度地提高员工、供应商和其他利益相关者之间的生产力，而不是阻碍它。想想你的员工需要什么才能成功，然后给他们。例如，员工不想处理复杂且不可靠的工具。 

使您的员工能够在消息、视频会议、电话、短信和传真之间无缝协作，从而增强他们的能力。甚至考虑一下可以改变员工工作生活的小事，例如让他们在手机上使用公司电话号码，这样他们就可以随时随地轻松连接，而不会被束缚在办公桌上。劳格科技的SparkleComm统一通信平台刚好能帮助您。 SparkleComm是新一代的融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。

在做出决策时，始终将生产力作为重点。问问自己，“这个决定是否有助于提高生产力？” 如果是这样，这是一条需要认真考虑的路径。  

路径 3：移动友好的云

能够在不同地点工作是每个人的首要任务，77% 的企业同意云通信支持移动员工。

员工不想被束缚在办公桌前，尤其是在远程和混合工作日益增多的情况下。通过选择基于云的通信提供商，您可以从任何地方管理您的业务，并使用移动设备、台式机或网络上的任何设备（手机、笔记本电脑、平板电脑，等等）进行通信。使用SparkleComm统一通信，您甚至可以使用切换功能，让您在旅途中从桌面无缝切换到移动（反之亦然）。 

迁移到云并不像您想象的那么可怕，通过合适的供应商，您可以轻松保留现有电话号码或获取新的本地、全球或免费号码。 

我们生活在一个桌面电话现在是可选的而非强制性的时代，所以为什么不利用它呢。

  路径 4：找到可靠的供应商

说到通讯工具，可靠性强是一个要求。如果您不能依靠消息、视频会议或电话来工作，那还有什么意义呢？想象一下，当您与客户进行重要通话时，您的电话意外掉线，这看起来并不美观，而且可能会花费您的业务资金。 

确保您的业务以万无一失的可靠性取得成功。首先，选择一家提供 24/7 多通道支持、99.999% 的正常运行时间让您在停电和灾难期间保持连接的通信供应商，以及被行业专家评为第一的通信供应商。

途径 5：安全凭证至关重要

您知道吗，平均而言，只有 5% 的公司文件夹得到了适当的保护，到2025 年，据估计网络犯罪每年将给全球造成10.5 万亿美元的损失？此外，安全漏洞在过去五年中增加了 67%。这至少可以说是令人担忧的。 

组织比以往任何时候都花更多的钱来保护他们的业务免受安全威胁。在通信合规性和安全规定方面，是时候提高标准了。 

选择一家拥有领先安全认证（例如 SOC 3 和 HITRUST）并符合行业要求（例如 HIPAA 和 FINRA）的通信供应商，以确保您的企业始终按照行业标准安全运营。 

使用SparkleComm统一通信，您将获得多项全球认证，最重要的是，SparkleComm具有七层安全保护，可全面保护您的业务。

UCaaS 可以支持在家混合工作的通信工作流。了解 UCaaS 如何减少隔离、提供办公室级用户体验并管理工作与生活的平衡。

COVID-19 大流行迫使许多企业将员工转变为在家工作模式。远程工作趋势已经建立多年，但 COVID-19几乎在一夜之间将其推向了新的水平。包括统一通信即服务（如SparkleComm）在内的基于云的技术在使这种新常态成为可能方面发挥了关键作用，并且结果好于雇主和雇员的预期。

随着 2022 年的临近，企业正在探索如何安全地将员工带回办公室。对于许多员工来说，在家工作已经变得足够舒适，现在已成为他们首选的工作方式。为了让这部分劳动力保持快乐和参与，IT 决策者必须认识到远程工作生产力需求与基于办公室的工作不同。IT 决策者必须解决在家中混合工作的三个挑战，并探索 UCaaS 如何提供帮助。

在家工作的挑战1：克服孤立

远程工作在 2020 年之前对许多员工来说都是新鲜事物，可以说并不是每个人都适合远程工作。当然，在办公室也是如此，这也是一段时间以来远程工作成为一种增长趋势的原因之一。在这两种情况下，UCaaS 都是提供一致工具集的关键推动因素，无论位于何处。然而，同样真实的是，云和数字技术改变了工作的性质，不再需要传统办公室的物理装饰来提高工作效率。

除此之外，隔离可能是远程工作的最大缺点。随着健康成为混合工作的重要考虑因素，企业必须对这一现实保持敏感。这是 UCaaS 的另一个强大用例，因为这些类似SparkleComm这样的统一通信平台为与办公室和家中的同事交流提供了多种选择。

由于此刻发生了如此多的人际接触，值得注意的是，大多数 UCaaS 应用程序都是实时或接近实时的。例如，异步渠道，如电子邮件，缺乏消息、视频和语音的即时性，所有这些都是与他人面对面交流的良好代理。再加上SparkleComm视频会议的沉浸式特性，UCaaS 提供了许多工具，可以在很大程度上解决远程工作带来的隔离问题。

在家工作的挑战2：拥有办公室级的用户体验

远程工作进展缓慢，主要是因为居家环境不及办公环境。可靠的宽带可能会不一致，而且云之前的世界只能为远程工作者提供有限的工具集。在许多情况下，这些工作人员在其移动设备上的协作能力比有线端点更好。但是移动体验仍然不够好，而且在很长一段时间内都不切实际。

所有这一切都随着 UC，尤其是 UCaaS 发生了变化，UCaaS 只需要宽带连接即可提供更好的用户体验。事实证明，云的进步在支持远程工作方面具有变革性，这催生了当今许多 UCaaS 供应商所呼应的随时随地工作的口头禅。

当员工在家中可以像在办公室一样使用相同的工具集时，在家混合工作的优点就会变得更加强大，而缺点也更容易被容忍。此处的关键是 UCaaS（如SparkleComm） 支持无需绑定到办公桌或会议室的互动协作形式。反过来，这又支持与无论身在何处的同事进行无缝通信。

在家工作的挑战3：管理工作与生活的平衡

虽然 UCaaS是远程工作的关键推动者，但它也可能让事情变得过于简单。数字技术带来了很多效率，但副产品之一是永远在线的文化。多年来，它一直是 24/7 的经济体，但当今技术的实用性和可负担性使其能够渗透到我们的个人生活中。

几乎所有的知识工作者都在为家庭和工作之间的不断模糊而苦苦挣扎，而这种情况只是在大流行期间被放大了。许多员工最终在办公室工作效率更高的一个关键原因仅仅是因为人们可能发现很难将家与工作分开。

正如SparkleComm UCaaS 使在家工作变得容易一样，该技术还可用于帮助创建边界，让员工休息更多、在工作时间远离社交媒体或提醒他们专注于截止日期或会议时间表。当 AI 功能融入SparkleComm UC 应用程序时尤其如此，因为 AI 会随着时间的推移学习工作人员模式和时间表，以便更轻松地设置和管理用户定义的边界，并考虑到工作与生活的平衡。

COVID-19大流行带来的少数积极因素之一是工作实践革命的加速。当然，远程工作是被迫的，但事实证明，有了正确的技术，企业不仅可以生存，而且可以蓬勃发展。

现在，他们已经体验了在家工作的世界，企业主和员工需要做出决定。那些喜欢远程工作的人可能并不热衷于全职返回实体办公室，而其他人则会在这一点上苦苦挣扎。

流行的答案似乎是混合工作模式。根据我们的研究，目前超过一半的企业至少部分处于偏远地区。混合工作可能非常有效，但也并非没有挑战。

什么是混合工作？

混合工作模式包括远程、半远程和办公室员工的混合。根据公司设置，混合型员工可能会在固定日期上班，也可能会挑选。其他人可能永久在办公室工作或全职远程工作。

以前，大多数企业主要以办公室为基础，但现在五分之三的企业至少部分偏远。小企业现在一路领先，虽然大多数的组织计划，在大流行后以支持混合的劳动力。

混合工作场所使用技术（如SparkleComm统一通信协作工具）来实现随时随地工作并使每个人保持联系。如果您正在考虑使用此模型，那么您必须制定策略来培养团队文化和业务增长。

混合工作对小型企业有什么好处？

对员工更好

根据调查显示，人们对远程工作的态度有所改善，66% 的企业对此持积极态度。超过四分之一的员工表示，由于灵活的工作模式，他们去年喜欢与家人共度更多时间。

甚至在 COVID 之前，灵活的工作选择就已成为一种期望。混合工作可以更好地平衡工作与生活并改善心理健康，当员工能够根据他们的生活方式和承诺适应工作时，他们会感到更加放松。

如果员工不需要每天都待在办公室，他们的通勤压力、成本和耗时就会减少。此外，远程工作意味着他们不必住在办公室附近——因此他们可以选择住在更实惠的地区，而不是搬到大城市。

所有这些都意味着更快乐、更敬业的员工队伍，进而带来更高的绩效。将混合工作人员与SparkleComm统一通信等应用程序连接起来很简单，SparkleComm将业务呼叫、团队消息传递和视频会议集中在一个地方。

更适合企业

混合工作的灵活性对企业来说非常有用，尤其是因为它提高了员工保留率。事实上，53%的小企业员工表示，如果拒绝灵活的工作安排，他们更有可能离开。

混合团队意味着您的企业受益于更广泛的人员和技能组合。虽然居住在当地的人可以在办公室工作，但您也可以从世界任何地方招聘远程员工（并与不同时区的员工 24/7 全天候工作）。这个概念对于不断增长的业务也是可扩展的。

混合工作模式降低了成本，非常适合小型企业。在办公室工作人员较少的情况下，您可以拥有更小的办公空间，可能位于城外而不是昂贵的城市。您将节省租金、水电费和设备。 您无需支付如此多的差旅费用，而且减少通勤到工作场所的人数也有助于改善环境。借助较小的办公室团队，您还可以保持社交距离，打造更健康的工作空间。

难怪根据调查的商业领袖中有66% 对混合工作持积极态度。

每家企业都应该能够利用一流的通信功能来支持运营和发展。 囊括视频、聊天和电话功能的SparkleComm统一通信解决方案会减少可能阻碍发展的技术混乱，简化关键商业资产的管理，并且提高工作效率。

以下是现代企业面临的一些挑战，还有将聊天、视频和电话通信整合到一个统一平台会如何简化工作流程并改善任何组织的协作。

技术混乱

想要更好地掌握杂乱的通信解决方案？ 您的员工是否知道该在何时使用哪些工具？ 为了更新一位用户的设置，您是否必须登录多个系统门户网站？

SparkleComm统一的通信平台有助于缓解这些管理难题，具体方式如下：

1）减少复杂的管理 – 使用一个仪表板轻松管理所有通信解决方案，您可以轻松地为用户配置许可证、更改许可证权限、管理自动助理或呼叫路由，还可以构建满足企业需求的通信基础架构。

2）实现一致性 – 使用单一平台上的电话、聊天和视频会议，您只需要培训员工使用一个平台，不必针对来自多家供应商的多个平台提供培训和支持。

3）减轻 IT 团队的工作负担 – 如果您拥有一站式空间，IT 管理员可以在其中解决所有通信问题，而无需应对不同系统和不同供应商，会怎么样？

通信灵活性不足

如今许多员工都在家办公，跨越不同地区和时区。组织必须为员工提供所需的通信灵活性，才能提高工作效率并提供优质的客户服务体验。

您的通信平台必须：

1）提供他们所需的全部工具 – 无论您的团队需要进行视频协作、快速与同事交流信息还是通过电话提供客户支持，SparkleComm统一通信平台都可确保他们实现最高效的通信。

2）确保灵活通信 – 通过将聊天升级为电话会议或视频会议的功能，用户可以轻松提升通信效果。

4）实现随处办公 – 对于如今的远程和混合式劳动力，移动性至关重要，您的员工必须能够在办公室、在家或随时随地开展工作。

不断变化的业务需求

您的通信解决方案仍有提升空间；他们可以成为业务推动因素。SparkleComm 统一通信平台在企业发展的过程中提供原生支持，包括：

1）与领先业务解决方案的集成 – 您的所有通信工具是否已经与其他领先业务解决方案集成？

2）可靠的安全通信 – 端对端加密、安全会议控件和遍布世界各地的云基础架构等功能有助于企业信任其解决方案的安全性和可靠性。

3）随发展而演变的基础架构 – 随时间推移，您的业务需求必然会发生变化，而SparkleComm通信平台可以随着需求的变化而发展并调整。

在选择视频会议方法时，了解将如何使用该技术非常重要。如果主要用于董事会或会议室，那么传统的基于硬件设备的解决方案可能仍然效果最佳。否则，请考虑使用个人使用的视频会议类别。

个人使用的视频会议可以通过专用的桌面设备进行，内置于桌面电话中，或者是使用桌面或移动设备摄像头的基于软件的视频会议（又名网络会议）产品如SparkleComm视频会议软件。

会议室可以配备使用专用设备的个人视频会议；结合相机、计算和音频设备的套件；或者可以连接SparkleComm视频会议平台的笔记本电脑。

了解各种视频会议应用程序部署模型也很重要：内部部署、SaaS 和混合云。IT 必须决定视频会议是独立进行还是集成到具有其他功能（例如 IP 语音和网络研讨会软件）的 UC 平台中。

视频会议软件和供应商

不乏企业级视频会议供应商，包括 Avaya、Cisco、Fuze、Lifesize、Microsoft、Mitel、Poly、RingCentral 和 Loogear。

该类型的架构模式的企业要实施将有助于确定哪些厂商追求的目标。企业还必须决定他们的平台是来自多用途供应商还是单一用途供应商。

企业应根据以下标准对其供应商进行评估： 企业最终用户的地理位置；从传统视频会议平台迁移路径；与同一供应商和第三方服务的集成；定价和许可模式；和技术支持选项。例如，loogear提供了定价低廉的能与第三方集成的SparkleComm视频会议系统。

视频会议的实现

实施视频会议技术在某些方面很容易，但在其他方面却很困难。例如，从头开始编写代码以向应用程序添加视频功能是一项艰巨的任务。

有人建议通过 API 将某些功能卸载到其他服务。这能达到更快的开发时间、成本节约和更新的功能。API 可以启用的一些功能，包括虚拟背景和选择 API 供应商的最佳实践。

端点是视频会议实施的另一个重要方面，不容忽视。企业在评估端点时应考虑三个因素：员工使用视频的频率；他们在公司中的角色，例如他们是否面向客户；以及如何资助端点。

每个组织都根据其用户的需求实施不同的视频会议，尤其是在混合工作环境中。下面收集了以下五个技巧来改进混合视频会议：

1.为会议室添加视频功能，例如可以采用SparkleComm的视频通话功能。

2.考虑虚拟白板。

3.使用第三方设备升级视频通话质量。

4.根据需要补充远程连接。

5.建立文化规范。

远程员工的视频会议最佳实践

向员工推广最佳实践首先要实现专业的家庭视频会议设置。 员工将全部或部分时间远程工作的企业应评估员工的家庭办公环境，并进行调整以提高应用程序性能、视频质量以及摄像头外观和舒适度。

这需要根据视频和音频质量、高速连接和最佳工作流程来选择合适的设备，这可能需要多台显示器。接下来，考虑设置如何照亮和构图用户。其中一些是教授的，例如理想的摄像机角度，有些是购买的，例如环形灯。企业应帮助用户了解某些会议的专业要求，例如品牌虚拟背景的使用、高端外置麦克风以及屏幕共享功能的正确使用方式。

除了在家办公的最佳实践之外，公司还应考虑一些基本的会议最佳实践以避免倦怠，包括将SparkleComm会议限制在一个小时以内、减少用户必须参加的会议总数、重新设定参与者是否需要参加会议的期望在镜头前，避免连续开会。

在由大流行引起的远程工作迅速启动之后，企业对类似SparkleComm的视频会议的使用现在处于最佳状态。IT 和用户需要适应不断变化的工作环境，以充分利用迅速成为必不可少的生产力和协作工具，无论员工是远程还是在办公室。

视频会议具有很多优点，但确实存在一些挑战，其中最大的挑战是如何确保员工在办公室或远程时获得相同的用户体验。因为任何让会议体验变得复杂的事情都不会得到太多关注。

从用户的角度来看，视频会议平台必须易于导航并具有相似的外观和感觉，无论如何或在哪里访问该平台。

带宽可能是另一个重大挑战——特别是如果用户大部分是远程的并且无法访问高速连接。IT 领导者必须花时间了解其首选视频会议平台的带宽要求，包括对高质量视频的要求。如果用户遇到严重的延迟，他们会感到沮丧并放弃平台。当然你可以按照一些有效的方法计算办公室和远程用户的视频会议带宽要求。

如何在办公室处理视频会议是另一个挑战。固定室内系统可能过于昂贵和复杂，无法吸引那些希望视频会议平台具有易用性、移动性和敏捷性的用户。这些系统还往往需要指定的视听技术来协助会议设置。现在，供应商提供了一系列即插即用系统，这些系统更具移动性，并且具有帮助面对面和远程参与者共享体验的功能。例如，劳格 SparkleComm视频会议软件将房间中的每个参加者视为一个人，就像远程参加者一样。

归档、存储和管理视频会议生成的文件可能会让人头疼，尤其是当企业处于高度监管的行业（例如金融或医疗保健）时。例如，法规可能要求 IT 记录和保存视频和音频文件以及在整个电话会议期间可能发生的聊天讨论和文件共享。庆幸的是，劳格 SparkleComm视频会议系统支持讲录用同步转化为会议纪要文本的功能。文本按照发言人记录，记录中包含了发言人的发言内容的文本，同时提供发言人发言录音的超级链接，方便会议纪要整理者的最后核对。

安全性是视频会议中的一个严重问题，尤其是随着该技术用例的增加。远程医疗现在是视频会议平台的流行应用程序，但隐私法规规定了平台的使用方式，包括可以打开哪些功能以及谁可以使用它们。

公司必须确保用于访问视频会议平台的设备得到正确配置和保护，并且监控工具到位以注意任何安全异常。

安全专家提供了以下11 个视频会议安全最佳实践：

执行会议的开始权；

启用等候室并验证与会者；

不要重复使用会议 ID；

添加会议密码；

达到法定人数后锁定会议；

提醒与会者是否正在录制会议；

使用虚拟背景；

谨慎对待聊天室；

使软件保持最新；

使用加密；

禁用不需要的功能。

劳格科技的SparkleComm就是一个安全性极高的视频会议平台，它拥有上述所有的视频会议安全最佳实践。

视频会议正处于令人难以置信的过渡时期。在大流行之前，昂贵且复杂的室内系统是主要的商业投资。这些现在正处于个人视频会议设置和即插即用办公系统的次要位置，这些系统在室内和远程体验之间创造了平等。

为什么视频会议对企业很重要

视频会议在大流行期间发挥了关键作用，使企业能够让员工远程工作但仍保持联系。现在，雇主正在进入一个视频会议作为混合工作环境中心的新时代。规划这样一个环境，用户在办公室几天，远程（在家或其他地方）几天，与完全远程工作的员工相比，需要考虑不同的考虑因素。然而，保持不变的是视频会议平台（如SparkleComm视频会议）作为必不可少的通信和协作工具以及业务工作流程的一个组成部分是可用和可靠的关键需求。

视频会议是如何发展的？

视频会议是模拟面对面会议的两个或多个远程方之间通过 Internet 进行的实时视觉连接。它是统一通信 (UC) 平台的核心组件，可以部署为硬件、软件或 SaaS。视频会议的历史最早可以追溯到 1870 年代，当时贝尔实验室提出了通过有线传输图像和音频的概念。几十年后，在 1920 年代，贝尔电话实验室播放了现场动态图像。在 1990 年代后期，消费者网络摄像头首次流行起来。但直到 2000 年代初和宽带的普遍可用性，公司才广泛采用视频会议系统。如今，公司严重依赖 SaaS 和基于 Web 的视频会议平台（例如Loogear 的SparkleComm、Google Meet、Microsoft Teams ）进行协作、通信和演示。不再担心用户是否会参加视频会议，该技术现在无处不在，以至于企业不得不担心视频会议疲劳等问题，俗称变焦疲劳。

视频会议的商业优势

视频会议在商业领域有很多好处，包括极大的生产力提升。用户可以通过一种有意义的方式联系同事——虽然视频会议技术不能取代办公室中可能发生的面对面的联系，但这是一个值得的近似方式。

类似SparkleComm这样的视频会议支持以下内容：人际交流、协作、演示和教育。招聘、培训、项目管理、与客户协作、销售演示和谈判等任务都受益于SparkleComm企业级视频会议平台。

视频会议技术的特点和能力

视频会议在过去几年已经成熟，特别是近几年的劳格SparkleComm视频会议系统更加值得运用，因为SparkleComm包括以下吸引企业用户的功能：

 SparkleComm视频会议系统的虚拟背景有助于避免在凌乱的房间或用户的远程位置分心。公司可以创建品牌背景，为视频会议提供更专业的外观和感觉。

 SparkleComm视频会议系统的屏幕共享使参与者可以轻松地以清晰的方式呈现或解释内容。它甚至可以将演示文稿共享为背景，因此感觉更像是一种面对面的体验。

SparkleComm还能使团队成员参与者能够作为观众一起出现在一个屏幕中，而不是出现在单独的格子中。

会议转录服务跟踪行动项目、后续步骤和其他重要的会议记录。

翻译服务使与会者能够以多种语言进行交流并接收实时文字记录。

通往其他应用程序的网关可防止用户启动和在多个程序之间切换。

视频会议也将从人工智能和机器学习中受益。IT 领导者已经开始采用 AI 驱动的功能，例如 SparkleComm视频会议系统中的自动转录、用于开始会议的面部识别和用于控制会议的语音识别。

人工智能可以帮助解决混合工作环境中出现的问题，在这种环境中，一些参与者远程参加，其他人聚集在一个房间里。例如，人工智能可以执行以下操作：

支持主动参与者取景和画质提升；

增加主动降噪和隔音屏障，过滤来自宠物、汽车等的噪音；

通过隐藏式字幕使实时翻译更进一步；

使用面部识别来识别说话者，然后向参与者实时提供有关他们的更多信息；

部署聊天机器人以根据参与者日历自动安排下一次会议。 借助人工智能，如果体验有效，企业可以更好地了解员工和客户如何使用他们的视频会议平台，然后相应地调整他们的策略。

如果您在工作中参加或主持很多会议，您可能会遇到各种会议质量的差异。幸运的是，通过几个快速步骤来改善您的整体会议文化非常容易。 这里有一些快速简便的方法可以改善您的企业会议。

1. 保留会议议程（并坚持下去）

事实证明，良好的计划是改善会议的前提。避免无效会议的最简单方法是提前制定清晰的会议议程，然后确保每个人都坚持下去。这有助于确保没有人跑题，并且每次会议都涉及完成实际工作。

一个以前的调查显示，大多数人认为有明确的目标，以及明确的会议日程，是运行一个成功的会议是必不可少的。

在会议议程方面，如果您将这两个步骤结合起来，会很有帮助。这意味着为每个议程项目制定明确的指导方针和说明，使每位与会者更清楚会议的目标和整体议程。

2. 谨慎选择参会者

不相关的受邀者会减慢会议的速度，减少会议参加者的总数有助于提高会议的成功率。您可以使用SparkleComm视频会议系统来选择你需要邀请的人员。

这些点是有价值的。毕竟，如果您的会议由您的所有团队成员以及来自完全不同部门的您从未见过的人组成，这可能会对您的整体团队合作能力产生负面影响。

这就是为什么重要的是要确保参加会议的每个人都需要出席，并且不会遗漏对应该出席的人的邀请。

3. 委派会议角色 

这在选择与会者时很有帮助。您需要知道的是，每次会议都需要人来担任特定的角色，而让合适的人担任这些角色是提高会议效率的必经之路。

例如，如果没有与领导会面，您就无法召开有效的会议。这些将是跟踪给定会议的大部分管理工作的人员。

您还需要确保您的会议有一位主持人，以确保一次只有一个人发言。像SparkleComm这样的视频会议系统就具有主持人功能，可以动态调整主持人的权限。如果会议涉及使用 PowerPoint 演示文稿，则您的主持人也可能是负责根据需要更改幻灯片的人。

简而言之，会议上的每个人都应该确切地知道他们的角色或职责是什么，即使该角色仅包括倾听。

4. 适应特定会议类型

您不会像对待面对面会议那样对待虚拟会议如SparkleComm视频会议。

当您考虑其他类型的会议如SparkleComm视频会议时，同样的原则也适用。例如，与涉及许多不同团队的大型会议相比，临时签到需要采用不同的方法。

与参加者都是实习生或固定期限合同工的会议相比，您对涉及高级管理人员的会议的计划也有所不同。

每种会议都应基于专门的模板。这有助于确保您可以最大程度地利用会议，并确保每个会议都根据其类型进行适当调整。

5. 创建更具包容性的会议

最好的会议是协作式的，在这里不同的思想聚集在一起，每个人都感到被鼓励参与。在您计划会议时，请考虑参加的工作和性格类型。这确实有助于改善会议文化。

例如：会不会有很多外向的人可能会垄断谈话？如果是这样，为内向者提供一种提前（以及之后的反馈）以书面形式提交问题的方式可能会公平竞争。虚拟会议非常适合这一点，因为像SparkleComm这样的许多视频会议应用程序都包含一个用于运行评论的聊天框。这只是SparkleComm视频会议应用程序可以为您的团队创建更具包容性和可访问性的会议环境的其中一种方式。

6. 为下一次会议做准备

除非您有很多时间，否则您通常希望将会议分成多个会议。 这可以通过几种不同的对您有利的方式。首先，它可以是一种有用的方式来跟进先前会议期间讨论的要点。其次，多次会议是检查团队在项目或任务上取得的进展的好方法。

为下一次会议安排讨论也是让与会者开始思考或研究您所谈论的主题的一种有用方式。

最后但同样重要的是，为下一次会议做计划是提高项目和任务结构水平的绝佳方式。如果每次会议都被安排来讨论进展和即将到来的后续步骤，那么每个人都将始终知道他们在做什么，基于项目的决策将变得更加容易。

更好的会议文化触手可及

会议计划得越好，会议就会越顺利。关键是要确保每个人都知道自己的角色是什么，以及会议的行动项目是什么。这样，您就可以避免人们跑题或错过会议的重要接触点。花时间为即将举行的会议做准备也很重要，因为一般来说，会议不是凭空存在的。确保您的会议遵循之前会议的要点，并为下一次会议设置要点。

当你很好地计划你的会议时，你的会议文化会因此得到改善，这可以为整个公司带来巨大的积极成果。

虽然有些会议效率高且计划周密，在会议结束时有足够的时间回答问题，但其他人似乎一直在讲，却没有达到任何目的。这些糟糕的会议往往会耗尽你的时间，让你感觉效率低下甚至行动迟缓。

最有效的会议往往也是具有最佳会议文化的会议，这并非巧合。在本文中，我们将介绍：什么是会议文化？为什么会议文化如此重要？不良会议文化的症状。

什么是会议文化？

从本质上讲，会议文化是所有会议实践的总和：好的和坏的。

一个好的会议将有一个富有成效、友好和开放的文化。另一方面，糟糕的会议往往是曲折的，而不是一针见血，而且它们通常会引起比解决的问题更多的问题。

为什么会议文化如此重要？

我们用数字说话。根据最近的一项研究，以下是员工对运行不善或计划不周的会议的感受，员工表示，会议运行不善的影响有以下情形：44%说他们的生产力受到了影响，43%说不清楚的行动会造成混乱，38%表示对项目的关注减少了。

关于会议文化的事情是，它几乎总是对公司文化的反映。一个不能有效召开会议的公司，一般也不能有效地组织其他公司事务。

那么问题就变成了如何举办一场精彩的会议。值得庆幸的是，改善您的整体会议文化很容易，也许你可以利用一个好的视频会议软件就可以了，例如劳格科技的SparkleComm视频会议系统。

不良会议文化的症状

阅读此会议失误列表。如果您的会议出现以下任何症状，可能是时候重新评估您的会议文化了：

议程没有提前发送（或根本没有使用）

议程设定了会议的期望和节奏。如果不知道案卷上有什么，以及每个讨论主题分配了多少时间，就很难保持正轨并使每个人都朝着同一个方向前进。

另一方面，当人们知道会发生什么时，他们也可以准备好讨论，这意味着您不需要在宝贵的会议时间内让每个人都跟上进度。

邀请了错误的人

没有合适的人在房间里，几乎不可能完成任何事情。我们都经历过：您在会议上坐了半小时（或更长时间），才意识到会议内容跟你毫无关系，在此期间你原本的任何事情都无法推进。

当您不打算邀请谁参加时，它可能会创建许多不必要的会议，以可怕的短语“我想我们需要另一次会议”结束，而其他事情几乎没有完成。

相关说明：没有什么比被邀请参加与您的工作无关的会议更令人沮丧的了，对吧？在为团队召开会议时，也要记住这一点。此时选择一个合适视频会议软件太有帮助了，例如使用劳格SparkleComm视频会议系统，它具有灵活的视频会议参与者权限控制功能，包括：拥有者、管理者、主席、成员、参与者等等，每个权限角色有清晰的功能区分。以后你再也不怕邀请了错误的人。

会议参与不平衡

一个充满不同个性的工作场所，那是一件美妙的事情！有些人喜欢在会议中大声讨论，而另一些人则需要更多的时间来处理信息，然后再加入。这两种形式的沟通对于良好的会议文化来说都是有效和必要的，但有时少数人可以垄断谈话。这种不平衡意味着您可能会错过团队的宝贵意见。

会议经常超过预定时间

长时间的会议可能是我们上面列出的三个问题中的任何一个的结果，或者这三个问题结合在一起，这是经常发生的情况。这不是一件可以掉以轻心的事情。

如果您办公室的会议定期进行，这可能会给您的团队带来压力。他们可能会将这种习惯视为无视自己的任务和时间表，这会对员工的满意度和保留率产生负面影响。更重要的是，由于行动项目通常在会议结束时设置，如果重要的人不得不离开以完成其他紧急事件，那么您可能不会在房间里安排您需要的每个人。

人们离开会议时感到困惑或沮丧

“等等，我们现在该怎么办？”如果这就是人们离开你的会议的声音，即使是一小部分时间，你可能需要研究如何用明确的行动项目结束。当涉及到下一步时，灰色区域越少越好。