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虽然拥有合适的视频会议软件和技术可以大大提高会议的可访问性，但它们并不是您唯一需要考虑的事情。您的组织文化起着重要作用。主持人和参与者说话、行动和互动的方式也是如此。考虑到这一点，这里有一些使会议更易于访问的指导。正如您将看到的，我更关注虚拟会议而不是面对面会议，因为它们本质上更易于访问。

1. 营造一种敢说的文化

您和您的组织可以做的最重要的一步是让会议更容易进行，那就是营造一种让人们可以畅所欲言的文化。无论您如何努力使会议具有包容性和可访问性，都不可能一直取悦所有人。但是，如果您的会议是人们可以在需要时询问他们需要什么的安全空间，那么您将处于进行调整并根据需要为人们提供访问权限的理想位置。如果参与者觉得在聊天中说或打字很舒服，“我看不清你的屏幕共享。你能放大吗？” 或“视频中你的吊扇给我带来了麻烦。请你改变你的相机角度或模糊你的背景吗？” 那么每个人都处于更好的位置来取得成功。

2. 提前提供议程和材料

每次会议都需要有明确的议程。对于定期的SparkleComm视频会议，议程可能会包含在会议的名称中（例如每周签到），但实际上，如果每个人提前知道会议的内容，这对每个人都有帮助。添加议程使一切变得清晰，并帮助参与者了解他们需要做些什么来准备。如果残障人士认为他们将成为会议的被动参与者，然后当场要求他们参加，那么他们可能没有充分准备好这样做。

同样，在会议开始前向与会者提供任何材料的副本，例如演示文稿，或者至少在开始时将它们分发出去。当您向人们提供演示文稿的副本时，他们可以在SparkleComm视频会议中使用屏幕阅读器、根据需要放大、按照自己的节奏进行操作、在本地副本上做笔记，并且在技术故障中断时不会失去他们的位置或分心实时演示。

3. 向演示文稿中的图像添加替代文本

在分发会议材料之前（现在您将在会议之前进行），请确保为所有重要图像添加替代文本。替代文本允许那些因残疾或技术问题而无法看到图像的人获得他们所缺少的内容的简要说明。例如，如果您包含财务图表，则替代文本应简要总结您要突出显示的内容，例如“图表显示 2022 年 1 月至 6 月增长 50%”。

在某些会议软件中，您可能无法为某些图像添加替代文字，例如通过聊天共享的图像。在这些情况下，如果图像对会议很重要，演示者可以给出简短的口头描述，或者有人可以在聊天中输入简短描述。

4.使一些会议异步

在会议之前发送您的幻灯片或会议材料是使会议的一部分异步的一种方式（这意味着人们不会实时交互）。当会议具有异步组件时，您在会议上浪费的时间会大大减少，并让人们有机会在现场讨论之前处理信息、思考和集思广益。性格内向、对会议语言没有严格掌握、有言语障碍以及许多其他人发现，在已经完成会议要求完成的一些工作后参加会议非常有帮助。

5. 记录通话

对于重要会议、大型会议和SparkleComm视频会议，录制通话并在之后向人们提供视频。拥有视频意味着任何无法参加的人现在都可以访问您的会议。它还可以让人们重新观看会议的重要部分，做更好的笔记，并澄清他们第一次不理解的任何内容。观看视频的人还可以减慢或加快播放速度，打开隐藏式字幕，有时甚至可以下载音频的副本。

6.启用隐藏式字幕

SparkleComm视频会议中最大的参与者可以选择在会议期间启用自动、机器生成的隐藏式字幕。它被称为实时字幕（在新窗口中打开）, 它包括一个设置，让参与者将他们的字幕翻译成多种语言中的一种。但是，自动生成的字幕总是不够用，因此利用 SparkleComm现在可以选择实时转录会议，并向参与者显示更准确的隐藏式字幕。

7.让辅助功能选择退出，而不是选择加入

许多人在进行虚拟会议时忽略的一个关键步骤是了解他们使用的软件。很少有人知道他们必须采取哪些选择来确保会议安全。当你探索你的软件并了解存在哪些辅助功能，查看您可以永久启用哪些功能，以便它们默认启用。通过这种方式，可访问性功能成为会议人员的选择退出，而不是选择加入。

8. 复习幻灯片的最佳实践

在虚拟会议中演示材料之前，请查看创建和演示幻灯片的最佳实践（在新窗口中打开）因为它们也提高了可访问性。例如，幻灯片的一种最佳做法是将类型设置为比您预期的大得多：面对面会议为 40pt，虚拟会议至少为 24pt。使字体变大会迫使您将页面上的文本保持在最低限度，这是另一个最佳实践。不要弄乱你的幻灯片。始终显示您引用的重要产品、地点和人员（包括他们的头衔）的完整书面名称，因为不是每个人都知道这是谁。

9. 被动参与者：让自己静音

当您是会议的被动参与者时，不将麦克风静音有点不专业，但也不利于可访问性。来自您终端的意外噪音可能会干扰其他人的听力并影响正在使用的任何隐藏式字幕的质量。

如果你参照以上会议指导，并利用SparkleComm视频会议软件进行虚拟会议，你将得到更高效的会议。

旧的工作和办公室范式已经消失，出现的是下一代混合工人。简而言之，混合工作场所模式将继续存在，并且没有回头路。 

现在，确保您的技术和文化准备就绪。这意味着无缝、安全的技术在办公室和远程工作中可以消除人与人之间的距离。这意味着一种支持这种新范式的文化。 

尽管存在所有挑战，但新冠疫情揭示了工作的可能性。全球大部分劳动力几乎在一夜之间转移到远程工作。尽管有相反的担忧，但我们证明了我们可以比以往任何时候都更有效率。   组织成功的关键在于采用混合工作场所模式向前发展，并提供工具以使混合工作人员在工作日的每个阶段保持联系。  SparkleComm视频会议是专为混合型员工设计的全面协作会议平台。这是您建立更有目的性的下一代办公室会议的机会。

沉浸式虚拟办公室允许自发协作

视觉呈现指示器和大量交流选项让您可以轻松地与您的团队在 2D 中闲逛，或者您可以自定义您的 3D 化身并全力以赴。

安全会议以提高生产力

SparkleComm视频会议现在每次会议最多可容纳 1,0000名与会者，并为会议主持人提供创建分组会议以更好地促进协作会议的能力。 

通过协作板释放创造力

SparkleComm视频会议的协作板可让您将团队的想法和内容结合在一起。混合工作人员现在拥有一个集成的、无限的画布，只需单击一下即可。

消息传递让协作变得简单

功能齐全的SparkleComm即时消息传递工具允许混合工作人员在群聊中或直接从您的虚拟会议或办公室一对一地共享消息、文件或表情符号，结果是轻松协作。  

我们知道未能提供灵活的工作安排，例如混合工作场所模型，对组织的招聘、员工敬业度、绩效、福利和保留策略构成重大风险。而SparkleComm视频会议系统让混合型员工能够充分利用他们的一天，同时确保他们与同事和组织保持联系。 

与许多软件服务一样，视频会议提供商提供多个定价层。大多数视频会议服务例如劳格的SparkleComm视频会议提供免费试用，通常为 30 天，而且很多都不需要信用卡，这意味着您不必担心试用期结束时会自动收费。

大多数服务提供具有有限功能集的免费计划。这些对于想要联系朋友和家人的个人或不打算在会议上花费大量时间的分布式团队来说非常有用。但是，一旦您转到付费层级，您就需要注意定价细节。例如，许多经过测试的产品对主机和用户的收费不同。仔细阅读细则，您会发现主持人是可以发起会议的用户。并非所有公司都需要让每个用户都成为主机，这取决于您的组织如何处理协作。这会对您的整体价格产生重大影响，因此请务必在购买前确定细节。

许多服务会根据您需要的主持人和与会者的数量来调整定价。这就是为什么我们建议不要只使用我们顶级视频会议服务中的功能；您还应该利用该试用时间来试验有多少用户需要具有会议管理员身份。换句话说，评估视频会议如何最适合您组织的文化和工作流程。

一般来说，按主持人而不是按用户定价的服务对于网络研讨会类型的环境更具成本效益，在这种环境中，少数主持人将向许多与会者（用户）展示。按用户定价的计划往往对任何人都可以开始会议的协作式参与更具吸引力。

另一个价格考虑因素是硬件。大多数笔记本电脑都有一个麦克风和一个可维修的集成网络摄像头。一些笔记本电脑配备了高质量的网络摄像头，许多高端移动设备也是如此。

然而，台式电脑将需要额外的硬件。如果您正在寻找更清晰的声音或视频，您将需要最好的麦克风和高端网络摄像头。根据您希望以这种方式配备的台式机和会议室的数量，您可能会显著影响视频会议解决方案的总体成本，因此您应该预先为此进行预算。

支持视频会议的挑战

不幸的是，即使在像您的主要办公室这样的集中式网络中，使用任何依赖流的应用程序，尤其是视频，网络越大，竞争带宽的应用程序越多，就越棘手。如果您在高流量网络上运行全部或部分解决方案，您的 IT 人员可能需要调整某些网络设置，以最大限度地减少视频伪影、卡顿或暂停流的过度缓冲。

对于远程工作者来说，情况更加复杂。对于您的 IT帮助台人员来说，这可能是一个长期存在的问题，他们几乎无法控制为远程员工的家庭办公室供电的消费设备和家庭网络路由器。然后是其他外围设备，例如网络摄像头和麦克风。其中大部分不是由 IT 部门购买的，这意味着 IT 支持人员没有接受过为它们提供服务的培训。所有这些都使得在端到端的基础上支持这些家庭用户变得非常困难。这甚至没有考虑处理大部分网络流量的 Internet 上的条件（这也是您的 IT 部门无法控制的）。

大多数企业别无选择，只能根据具体情况处理这个问题。如果 IT 专业人员可以远程为路由器提供服务，就会发生这种情况。如果没有，那么要么将设备发送到中心位置进行重新配置，要么通过电话引导员工完成所需的步骤。

由于这些担忧，为远程工作者开发长期解决方案是一个好主意。例如，IT 可以预先配置多个路由器型号，然后将它们分发给远程工作人员，以便每个人都使用同一个平台。

虚拟专用网络 (VPN) 是另一个相关问题。许多企业要求员工在远程工作时使用这些服务，以保护自己免受网络攻击并保护公司数据。由于它们使用加密，VPN 通常会导致影响视频流性能的带宽或吞吐量问题。它们也由您的视频会议供应商以外的公司运营，因此支持两者的结合通常会成为内部问题。

为了提供帮助，您需要研究用于远程连接的 VPN 产品，并可能与您的 IT 人员合作  ，在您的主网络和用户的家庭网络上实施服务质量(QoS) 功能。这将有助于保护SparkleComm视频会议期间所需的带宽。尽管如此，请注意，公共互联网仍然是它自己的野兽，不可避免地会出现超出 IT 员工控制范围的问题。

不要打折供应商提供的支持资源。除了广泛的在线文档外，最好的SparkleComm视频会议服务还提供电话、电子邮件和聊天支持。以这种方式为最终用户提供支持可能会花费额外的费用，但如果您的 IT 员工人数较少，则值得考虑。寻找有助于培训用户和 IT 专业人员的专业服务部门是另一个重要因素，活跃的用户社区也是一个很好的资源。

会议成本高昂，不仅在人们的薪水方面，而且在认知负荷、精力和士气方面。会议具有干扰性，将人们的注意力从通常需要高度集中的核心工作上转移开。除了电子邮件之外，会议一直被员工评为几十年来最严重的痛点。 

在大流行期间远程工作的背景下，当很多人的压力和焦虑已经很高时，积极减少我们在会议上花费的时间是有道理的。 根据您的工作角色，您可能可以简单地退出某些会议，无论是取消还是放弃它们。如果可以以不同的方式更有效地传达会议内容，请不要召开会议。

那些你不能跳过的会议呢？毕竟，有些会议确实是有价值和重要的。会议让人们相互了解，从而产生友情。特别是在远程工作中，会议有助于建立信任， 当手头有紧急事项且速度成为问题时，会议通常是人们发现问题和做出决策的最快方式。一些会议以其他沟通方法无法提供的方式提供清晰度。

大多数人都知道，当你绝对必须开会时，会议应该有一个有目标的议程，议程应该提前传阅，或者你可以使用应用程序来帮助你举行更好的会议。很少有人会为这些步骤而烦恼。为什么不寻找其他方法来提高会议效率并减少您在会议上花费的时间？以下是如何做到这一点的四种策略。

1. 开会前开半场会议

与其召开一小时的会议，不如安排一次 30 分钟的会议，并在实际会议开始前让所有与会者有机会参与内容。这种策略不仅有助于减少会议时间，还可以让内向者和其他人以比在会议上发言更容易、更舒服的方式参与。

你怎么做呢？使用异步协作工具，例如共享文档或在线白板，人们可以在其中阅读议程、写下问题、集思广益，或者做任何你想让他们“参与”会议的事情。当你给人们一个阅读、消化、评论、集思广益和异步思考的地方时，当他们不在现场时，他们可以花时间去做。他们也可以在最适合他们的时间做这件事，并且不会打断他们的核心工作。

您可能会考虑使用的一些应用例如SparkleComm视频会议平台，甚至是协作式笔记应用。

通过在实际会议之前为人们提供一个记录他们想法的地方，您将获得任何可能不会发言的人更好的参与。更重要的是，您应该能够将实际会议时间显著减少，可能减半，因为已经提前完成了很多工作。 

此策略不适用于所有类型的会议，但它非常适合所有参与者都应参与的会议，例如头脑风暴SparkleComm视频会议或新产品启动会议。

2. 指定计时员

指定一名计时员，并确保介绍该人作为会议计时员。计时员负责确保会议准时开始和结束，以及任何应保持时间限制的部分。

为了准时开始，简单地介绍计时器是一个很好的方法。为了准时结束，计时员可以根据会议的气氛和重要性宣布还剩五分钟、两分钟或一分钟。

3. 就定期会议征求反馈意见

这里有一个策略可以帮助您减少重复会议的持续时间：向与会者征求反馈意见。对于定期会议最有效，例如常设团队SparkleComm视频会议和每周或每月签到，因为格式和某些主题通常每次都相同。

会后，询问具体的反馈意见，例如：

那次会议是否比需要的时间更长？是不是太短了？我们没有涵盖您想讨论的内容吗？我们不需要花这么多时间在什么事情上？如果我们以另一种方式进行，例如在共享文档中集思广益，会议的哪个部分会更好？

您的会议的与会者很可能对如何改进会议有很好的想法，这意味着缩短会议时间，改变格式，或两者兼而有之。

4. 定制你的一对一

您的组织可能有一对一SparkleComm视频会议的规范，这意味着员工和经理之间的定期会议。他们通常每周举行一次，通常持续半小时到 45 分钟。但是谁能说这个时间表对你来说是理想的呢？

通过一对一，双方可以而且应该就会议的频率和持续时间是否有益和有效进行公开对话。每隔一周开一个半小时的会议可能就足够了。尝试在您的下一个一对一SparkleComm视频会议中提出这个话题，看看您和您的对手是否可以就理想的共度时间达成一致。

更短、更高效的会议

不是每个会议都可以取消。也不是每次会议都应该比您最初预期的要短，这取决于会议的目的和期望的结果。但可以肯定的是，知识工作者举行的大多数会议可能会花费更少的时间并提高效率。通过积极专注于减少会议花费的时间，您将大大减轻会议带来的痛苦。更重要的是，您的同事会感谢您。

当新冠疫情于 2020 年初来临时，许多中小型企业 (SMB) 面临着突然的重大人员挑战。为空缺职位招聘人员变得越来越困难，如此多的远程职位的可用性似乎更具吸引力，而且通常更有利可图。

由于许多企业因人员短缺而苦苦挣扎，很少有人专注于对其技术进行现代化改造，以帮助抵消当今劳动力市场带来的复杂性。这样的举措对于改善客户服务至关重要，这通常是企业生存与否的区别。

应对劳动力短缺

随着劳动力短缺的持续存在，企业如何保持正确的客户体验？答案是通过通信和协作技术为面向客户的员工提供超能力。良好的沟通是任何强大客户体验的核心。清晰、高效和有帮助的交付是商业成功的关键。

当面向客户的团队成员可以将更多时间用于客户服务，而将更少时间用于低价值的管理任务时，您的公司将在竞争中处于更有利的地位。尽管招募和留住团队成员可能具有挑战性，但当您拥有合适的技术时，很容易提高员工的工作效率而不会增加压力。

SparkleComm统一通信即服务 (UCaaS) 和呼叫中心即服务 (CCaaS) 是有助于促进更高效的员工协作和更好的客户服务的技术。如果您让客户选择完成他们的预期任务怎么办？也许他们根本不想与员工交谈，而是希望立即回答常见问题？或者设置自动警报以在可用时接收首选信息？或者选择他们希望收到回复的方式和时间？所有这些选项都为客户提供了可以提高满意度的选择，同时也减轻了那些面向客户的员工的压力，这些员工随后可以腾出时间参与更高价值的客户互动。这就是SparkleComm统一通信和呼叫中心平台支持的事情。

需要多个渠道吗？

借助正确的技术，客户可以选择多种参与渠道——电话、聊天、短信、电子邮件，甚至视频会议。同时，您面向客户的代表可以立即获得有关每个呼入呼叫者的信息和上下文。更重要的是，您的整个管理团队可以查看整个业务中的所有参与活动——注意平均保留时间、掉线次数、转接次数以及每次对话的正面或负面情绪。

所有这些场景都可以从领先的SparkleComm统一通信即服务和呼叫中心即服务方法中受益。这些好处的共同点是改善客户服务，从而提高满意度，同时减轻员工负担，从而提高生产力和减少辞职。

随时随地提供客户服务

新冠疫情大流行给我们留下的一个后果是混合劳动力。一些员工将在办公室工作，其他员工将远程工作，许多人可能会在两者之间转换。世界劳动力已经设定了条件。

具有正确工具集的移动员工群的好处是多方面的。SparkleComm统一通信技术允许员工在任何地方提供卓越的客户服务，无论是在办公室、在路上，还是在几十公里外的家中。为什么酒店、餐厅、医生办公室或账户的前台代表必须亲自迎接客户并同时处理呼入电话查询？在高峰时段拆分您的角色，以便当面代表可以热情地迎接亲自出现的人员，远程员工可以从他们工作的任何地方回复呼入电话、聊天、短信或电子邮件查询。

混合劳动力可根据您的需要扩大您的人才库。对于高成本地区的企业来说，地理灵活性为低成本地区提供了招聘机会。在许多情况下，您可能不需要全职远程工作者。现在，在高峰时段增加人员甚至按活动付费都是企业领导者可以选择的选择。

网络安全，易于使用

SparkleCommUCaaS 和 CCaaS 存在于云中，这意味着几乎所有的业务通信服务（包括电话、视频会议、聊天、文件共享和电子邮件）都可供您的所有人员访问，无论他们身在何处。

此外，通过合适的云提供商，您会发现SparkleComm UCaaS 和 CCaaS 服务都驻留在最先进的安全服务器设施中。这些云环境提供企业级安全功能和人员，很少有中小型企业负担不起。这不仅意味着您的应用程序和数据将在您的业务需要时出现，而且对敏感数据被盗的担忧要少得多，这对您的合规团队和法律同事来说是个好消息。

今天的窃贼更加关注中小企业，因为这些企业的安全控制往往较弱。当这些企业将数据存放在安全的云数据中心时，情况并非如此。

技术

当我们讨论有助于提高客户服务效率和响应速度的技术时，我们指的是哪些具体技术？

SparkleComm统一通信即服务方法就做到了这一点——在一个易于使用、安全且高度可靠的平台上统一您的任务关键型业务通信工具。如前所述，SparkleComm UCaaS 的美妙之处在于它允许员工在他们工作的任何地方进行交流和协作。不再是由四堵墙定义的办公室。相反，您会遇到这样一种情况，无论您身在何处，SparkleComm UCaaS 服务也随之而来，这意味着世界现在基本上就是您的办公室。

SparkleComm将多个功能齐全的电话系统与视频会议、团队聊天/短信、呼叫中心、文件共享和协作等功能相结合，集成的桌面和移动应用程序允许用户随时随地访问 SparkleComm，在他们的台式机、笔记本电脑、平板电脑和移动设备上。团队成员能够随时随地交流他们想要的方式，并且可以提供响应反馈，这不仅可以保持内部项目的进展，还有助于回答客户的疑虑或询问。

一个完整的 CCaaS 平台，例如SparkleComm，提供了曾经只为最大的组织保留的客户服务水平。我们以 SMB 价格提供企业级功能和可靠性。SparkleComm呼叫中心通过其全渠道在单个应用程序中集中处理呼叫、网络聊天、电子邮件和 SMS能力。这意味着代表可以通过这些不同的渠道进行处理和沟通，而无需在应用程序之间切换。它通过出站拨号、高级外展活动功能和自动通知功能提供增强的受众参与度。它可以快速轻松地与 CRM 和 WFM 系统集成，为客户提供更加个性化的参与体验。它还提供人工智能驱动的交互分析，以帮助识别可能对您的业务产生最大影响的对话。

SparkleComm统一通信和呼叫中心都具有实时和历史报告功能，以帮助确保最佳效率和生产力。通过单一、直观、基于 Web 的控制面板，管理变得简单。由于SparkleComm的 99.999% 正常运行时间服务水平协议和经过认证的技术支持，您可以信赖来自SparkleComm 24/7/365 的卓越服务、支持和可靠性。

设置比您想象的要容易

大多数 SMB 没有大量 IT 资源，因此认为企业级 IT 技术遥不可及。但是，对于 UCaaS 和 CCaaS，如果您选择了SparkleComm，您的云通信提供商就会成为您的 IT 部门——为您部署和管理服务，而且价格实惠。

业务主管不需要被提醒客户服务的重要性，但他们可能没有意识到技术增强的客户服务计划，具有正确的 UCaaS 或 CCaaS 机制，可以帮助弥补人员短缺，同时改善 CX 甚至提升过程中获利。

视频会议是现代企业不可或缺的工具，视频会议已成为大多数企业的新常态，尤其是那些接受混合工作的企业。甚至在新冠疫情大流行使在家工作成为必要之前，许多公司就已经减少了与工作相关的旅行，并使用类似SparkleComm这样的视频会议来连接卫星办公室甚至不同楼层会议室的工作人员。这一新现实意味着投资于您能找到的最佳视频会议系统至关重要。

您可能已经看到部署在智能会议室中的专有端到端系统仍然存在，但今天的明星玩家是云服务，只需要一个帐户和一个网络摄像头。

SparkleComm视频会议系统能为您做什么

与过去的专有视频会议系统相比，我们已经取得了长足的进步。今天的云视频服务使用 TCP/IP 作为主要的网络协议。 大多数视频通话都是通过互联网而不是专用局域网进行的。此外，它们的硬件支持通常是开放的，这意味着您可以使用与您的计算设备配合使用的任何网络摄像头或麦克风。这些新服务通常支持完全基于 Web 浏览器的体验，无需安装任何应用程序（尽管独立应用程序通常提供最佳体验）。通常也支持移动设备，包括适用于Android、iOS的移动应用程序。

这些系统的挑战在于它们通常不能互操作。这意味着，如果您的员工需要与使用与您不同系统的公司参加视频会议，他们将需要安装兼容的客户端或依赖他们的浏览器。另一方面，优点是这些系统不再需要购买大型系统。相反，它们是按用户或按主机订阅提供的服务，这可以大大降低成本。

现代SparkleComm视频会议系统还提供了大量旧系统从未有过的新功能。一流的SparkleComm视频会议服务让用户可以共享他们的屏幕、远程访问彼此的桌面、通过文本聊天、交换文件、通过数字白板进行交流，甚至向大量被动观众（如网络研讨会）广播会议。其中一些是面向业务的 IP 语音 (VoIP) 软件包的一部分，可让您动态地将语音呼叫更改为视频呼叫，或者只需按一下按钮即可发起共享会议，而不会丢失原始连接。

这些功能非常适合中央办公室，但它们也是在家工作场景的绝佳沟通辅助工具，尤其是从长远来看。但是，视频会议可以走得更远。例如，它是实时解决客户支持问题或在网络研讨会期间与客户实时互动的完美工具。至少在未来几年，这些和其他因素可能会继续推动用户采用这些服务。

SparkleComm视频会议如何降低成本

在疫情时代，我们中的许多人都接触过SparkleComm视频会议。但即使在大流行之前，许多中小型企业 (SMB) 也分布在不同的地理位置。虽然这一趋势对大多数公司而言既有成本优势，也有招聘优势，但它也给沟通带来了复杂的挑战。由于差旅支出的限制，面对面的会议通常是不可行的，对于客户和合作伙伴来说也是如此。这就是SparkleComm视频会议可以大大提高公司利润的地方。

即使不考虑地理位置，SparkleComm视频会议也可以省钱。这一轮竞争者中包含的许多新协作功能旨在自动化过去需要额外费用的任务。两个主要的例子是会议转录和录音。

在较旧的专有系统中，录制会议意味着单独的摄像头或第三方麦克风用于纯音频录制，以及用于存储的服务器空间。SparkleComm视频会议现代服务具有自动录制功能，您只需按一下按钮即可启动，然后自动将录制内容保存到云端并自动与所有与会者共享。

转录在过去需要额外费用，会议经理将录音发送到转录服务。而SparkleComm视频会议服务现在包含虚拟会议助手形式的人工智能(AI)，可以管理诸如出勤跟踪和将会议直接转录为 PDF 或 Word 文档之类的事情。然后，他们可以将这些文档发送给讨论中的每个人，或者将它们保存在共享云存储中。

统一通讯系统通过设备、编程和组织解决方案的组合，整合了众多管理系统，例如电子邮件、电话、网络程序和视频会议。UC 系统的伟大之处在于它为您提供了一种组合的、合理的、适应性强的方法，可以通过任何 PC 或手机，在任何有网络关联的地方与您的团队进行对话。随着精明的通信管理变得更加精细，并且团队越来越熟悉利用他们可用的设备，统一通信系统变成了一种重要的工具，可以完美地融入任何工作流程。组织完全依赖电话系统来解决问题和做出决定的日子已经一去不复返了。相当多最好的电话系统供应商已经将他们的管理扩展到统一通信系统，例如劳格科技提供了SparkleComm统一通信平台。

您可能会对包括您的商务电话系统在内的众多产品感到惊讶。SparkleComm统一通信系统是一种解决方案，它允许群组在任何地方在任何小工具上相互交谈。SparkleComm统一通信系统协助组织将他们的设备整合到一个单独的阶段，任何地方都可以进入，以降低成本并进一步提高效率。人造意识为SparkleComm统一通信系统开辟新的用途，例如语音伙伴和即时会议记录。

本文适用于正在了解通信系统或寻找设备以进一步发展团队合作的企业家。我们可以了解到SparkleComm统一通信系统的大量优势随着目前日益多样化的劳动力，为代表提供与两个朋友和客户在任何地方交谈的简单方法，正在推动统一通信系统的普及。无论是与客户进行视频会议还是与同事发短信，SparkleComm统一通信平台提供多种工具选择，以保持劳动者的通信线路畅通。

它非常简单，可以在任何小工具上访问。由于办公室工作区的传统工作日在很大程度上是过去的遗迹，因此在当今快速、技术驱动的世界中，允许随时与任何小工具进行通信的设备是基本的。在多才多艺和高水平的协调努力中，目前，人们正在以前所未有的方式有效地远离工作场所，它允许更大的适应性、更多的全球化，尤其是更好的沟通。虽然拥有这些通信设备中的每一个都对劳动者有很大帮助，但为它们提供全面捆绑包确实使SparkleComm统一通信系统具有吸引力。在劳动者的输送方式上给予适应性和决定权是很重要的，然而，将这些通信设备整合到一个统一的会议中，为当前的计算机化劳动力提供一致的客户体验至关重要。

探索发现，专家们确切地认识到在一个阶段接近所有通信设备的重要性。66% 的受访者需要为他们的每一次沟通提供一个单独的舞台，他们认为更好的工作流程、提高效率和减少混乱是SparkleComm统一通信最大的优势。如果您正在为您的企业搜索视频会议管理，SparkleComm还可以为您提供帮助，SparkleComm视频会议可以帮助您的企业继续在这个高级时间电信企业中继续成功。

从另一个角度来看，一个好的视频会议类似于一部好的电影。在一部优秀的电影中，有一种“怀疑的暂停”，即观众一开始很清楚自己是坐在电影院里，因此不相信屏幕上出现的图像是真实的，最终将这种怀疑暂停到屏幕上的人物、动作和对话看起来是真实的地步。

同样地，在一个好的视频会议中，参与者最初意识到通过屏幕、摄像机、麦克风和扬声器与另一方沟通，但最终这种“不相信”的面对面接触被暂停，这样几分钟后，双方参与者真的感觉他们是面对面的会面。

在SparkleComm视频会议中实现“暂停怀疑”的久经考验的规则，列举起来很简单，但在技术上执行起来很复杂:

1)视频必须有足够高的分辨率，以便每个听众都能清楚地理解说话者的眼睛、手、面部手势和身体语言。

2)音频必须足够清晰，以便接近说话人在同一房间时听众听到的声音。

3)视频和音频必须流畅、自然地进行，不能有停顿、停顿或间隙。

4)视频和音频之间不能有任何延迟——当说话者的嘴动了，说话者的话必须在同一时刻被听到。

听起来很简单！直到人们考虑到潜伏在互联网阴影下的各种视频会议问题和延迟，它们常常让最专业的视频会议专家感到困惑。为了获得高质量的SparkleComm视频会议，必须避免上述每一个问题。

劣质视听设备。正如前面提到的，为了进行视频会议，每一方都必须有一个网络摄像头和麦克风(用于发送视频和音频)，以及一个屏幕和扬声器(用于接收视频和音频)。许多用户更喜欢使用耳机，它结合了扬声器和麦克风的功能，也克服了讨厌的“回声”。

一个低分辨率的网络相机，只支持低帧率，或处理光对比度差，将打破规则1)。低分辨率或非常小的屏幕图像也会出现在观看者的末端。在音频方面，如果麦克风或耳机不能以适当的灵敏度和数字采样来接收说话人的话语，就会违反规则2)。一个低质量的扬声器也会产生同样的效果。

由于设备的缺陷，视频会议未能实现“暂停怀疑”。但还有可能网络的延迟，低宽带原因导致视频会议并不完美。

我们的工作生活从未如此迅速地转变。经过数年（或在某些情况下是数月）的全职远程工作，现在很多人工作在混合时间表中，我们在办公室和家庭之间分配时间。

这种新的动态提出了一个有趣的问题：举行会议的最佳方式是什么？你应该去办公室吗？或者从家里的笔记本电脑加入？

借助SparkleComm视频会议，团队可以通过互联网连接在世界任何地方开会——该工具对于在世界各地拥有关键成员的企业或提供虚拟学习的教育系统非常有用。

另一方面，面对面的会议将参与者带到同一个物理房间。这是一个建立更密切关系并使用社交线索进行交流的机会。 那么哪个会议更好呢？让我们对比两者的优点：

  SparkleComm视频会议的好处

与面对面会议相比，SparkleComm视频会议有几个主要优势：

1. 降低成本 

SparkleComm视频会议降低了会议成本。通过SparkleComm视频会议，无需大型会议室、复杂的技术设置、差旅费或与为参与者提供小吃、膳食或饮料等便利设施相关的费用。

2. 更高的可访问性

SparkleComm视频会议减少了典型的进入障碍，例如旅行或时区不兼容。参与者可以从任何支持我们的设备轻松加入，从智能手机到平板电脑再到笔记本电脑。 

无论您是在酒店房间还是坐在日光浴平台上，都可以使用SparkleComm视频会议。

3.记录和分享能力

SparkleComm视频会议工具允许您录制会议以供按需查看。对于那些不能在指定时间参加会议的人，录音提供了一种在用户方便的时间和地点从提供的材料中受益的方法。

录音还允许参与者根据需要查看会议点。这对于共享许多要点的重要会议特别有用。易于访问的录音使您的听众能够回顾对他们的工作特别重要的需要他们审查的要点。 

4.其他优势

在SparkleComm视频会议期间，演示者可以在屏幕上共享视频和文档。这使参与者比他们在大房间的一个屏幕上获得的可见性更好。屏幕共享还使您能够进行交互式会议，让多个协作者轻松共享。

说到协作，您还可以在SparkleComm视频会议期间促进分组会议，将员工分成较小的房间，以便与工作团队协作或参加团队建设会议。

  面对面会议的好处 

1.更多“在当下”

面对面会议的参与者往往会更加专注和“出席”会议。由于对周围环境的干扰较少，参与者和演示者可以阅读肢体语言提示并根据需要进行调整，以澄清或扩大正在讨论的要点。

2. 更具协作性

面对面的协作更简单，因为员工可以聚集在一起并在交谈时物理共享文档和资源。您不必担心视频会议礼仪，例如在适当的时间将麦克风静音和取消静音。

  在SparkleComm视频会议或面对面会议之间进行选择

充分了解SparkleComm视频会议和面对面会议的优点后，是时候决定什么适合您的业务了。

在以下情况下选择SparkleComm视频会议：

您有来自不同时区或位置的参与者加入。对于来自不同时区的参与者来说，面对面的会议是不切实际的。

你想节省旅行费用。即使对于同一时区的参与者，差旅费用也会迅速增加，使面对面会议的成本过高。

您的会议有很多参与者。会议中的参与者越多，将他们全部聚集在一个物理位置就越困难。

你想在短时间内见面。如果您的工作文化依赖于自发的团队聚会，那么您需要灵活地随时随地将人员包括在内。

在以下情况下选择面对面会议： 

会议意义重大。如果您有知名客户、有大客户来访，或者会议中心的项目很重要，那么面对面的会议可能是您的最佳选择。

你想建立更密切的关系。如果您想在团队成员之间或您的团队与客户之间建立更密切的关系，面对面的会议可以帮助您创造更加个性化的体验。

  您的业务，您的选择

您的公司必须决定哪种会议形式最适合您的工作结构和文化。您甚至可以根据您的业务需求随时选择两者。 

在当今的混合工作模式中，您可能会发现两者都需要，一些员工远程加入，而另一些员工则在办公室参加。当今SparkleComm视频会议技术的美妙之处在于它为您提供了这种灵活性。  

什么导致变焦疲劳？

变焦疲劳是过度视频会议引起的一种精神紧张。像电脑眼睛疲劳一样，变焦疲劳部分是由盯着电脑（或智能手机）屏幕引起的。它还在某些方面对大脑造成负担，包括缺乏视觉线索和过度刺激。

身体语言，暗示

您可能没有意识到您对肢体语言和其他线索的依赖程度，这些线索很容易亲自接受，但通过SparkleComm视频会议很难或不可能。同样，许多人依靠某种形式的唇语来帮助他们更好地“听”。如果视频和音频不匹配，也会对大脑造成严重破坏。

你的肢体语言也有影响。当你们都在同一个房间里时，即使你瞥了一眼窗外或查看你的笔记，人们也会明白你仍然在集中注意力。但是，如果您在SparkleComm视频通话中没有直视摄像头，则可能看起来您没有在听。但是不断地盯着同一件事看是不自然的，而且也会非常消耗精力。

视觉刺激

通过视频接受所有视觉刺激也比亲自接受更具挑战性。 据报道，“画廊视图——所有会议参与者都出现布雷迪邦奇风格——挑战大脑的中心视觉，迫使它同时解码这么多人，以至于没有人有意义地通过，甚至是演讲者。”

中断

最后，不可能像在会议室里那样进行旁白或要求查看邻居的笔记，而且很难插话。不断的错误开始和相互交谈会扼杀势头。

如何缓解变焦疲劳

缓解或避免变焦疲劳的方法都是减少大脑疲劳。方法包括减少视觉刺激、保持专注和经常休息。下面的提示也可以帮助进行面对面的会议。

保持SparkleComm视频会议简短而集中。理想情况下，它们不应该连续运行超过一个小时。如果是你的会议，制定明确的议程；如果是其他人的会议，请索要摘要。参加SparkleComm视频会议时避免进行其他活动。

不说话时关掉相机。这样，您就不必担心自己在看哪里或做出什么样的表情。转到设置>视频>加入会议时关闭视频以开始没有视频的SparkleComm会议。如果您必须在镜头前，请隐藏自己的视频，这样您就不必担心分心。

如果可用，请使用演讲者视图而不是网格或画廊视图，这样您就不必一次看到所有人。

经常休息电脑。在会议前后安排时间，以远离屏幕。

限制SparkleComm视频会议。在选择SparkleComm视频通话之前，弄清楚你通过聊天、电子邮件或常规电话所做的事情。与您的同事一起安排一周中没有任何视频会议的日子，以便每个人都可以专注于其他工作。

减少会议规模。限制您的邀请列表有助于保持SparkleComm视频会议简短而集中。如果您必须举行大型聚会，请考虑使用分组讨论室。